Как часто нужно сверяться с контрагентами

Акт сверки

Чтобы не ошибиться во взаиморасчётах, юридические лица и ИП составляют акт сверки по итогам периода.

Что такое акт сверки

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который составляют две компании, чтобы согласовать платежи и понять, должен ли кто-то кому-то. Это не обязательный документ, но им часто пользуются бухгалтерские службы.

Для чего используется

Обычно компании сверяют данные по определённым договорам или счетам-фактурам за конкретный период времени. Цель составления акта сверки — найти и зафиксировать расхождения по всем поступлениям денег.

Выявленная задолженность помогает сторонам договориться о сроках её погашения. Акт сверки вместе с договором, счетами-фактурами, накладными станет подтверждением нарушения сроков при обращении в суд.

Акт сверки взаиморасчётов нужно составлять ежегодно, чтобы вернуть долги, если они есть. Статья 196 Гражданского Кодекса устанавливает срок исковой давности по делам, связанным с возвратом задолженности. А по ст. 200 ГК РФ, подать заявление в суд можно не позже трёх лет с момента обнаружения задолженности.

Если в течение трёх лет вы ничего не сделаете, то должник в суде может сослаться на то, что срок давности истёк. Суд примет решение в его пользу, а вы не получите свои деньги.

Срок исковой давности можно прервать. Для этого нужно составить и подписать акт сверки в течение трёх лет после появления задолженности. Если должник, подписавший акт, так и не выплатил долг, то можно обратиться в суд, который вынесет решение о прерывании срока давности. И у вас будет ещё три года на взыскание задолженности.

Создайте акт сверки в Эльбе

Пользуйтесь всеми возможностями Эльбы 30 дней бесплатно.

Кто участвует в составлении документа

Любая из сторон договора может запросить акт сверки взаиморасчётов. Его составляет бухгалтер по финансовым документам: счетам, счетам-фактурам, актам выполненных работ и т.д.

Перед отправкой документа контрагенту его подписывает главный бухгалтер, руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Акт сверки будет иметь юридическую силу, если его подписал руководитель организации или у бухгалтера есть доверенность, которая позволяет ему подписывать все важные документы организации.

Как провести сверку по расчётам

Акт сверки составляют по одной из позиций:

• По наименованию или артикулу товара.
• По договору.
• По конкретной поставке.
• По определённому промежутку времени.

Лучше составлять акт после получения денег, закрывающих договор, или после того, как товар был поставлен.

Бывает, что акт сверки составляют при проведении инвентаризации имущества и средств организации. Обычно после проведения такой проверки обнаруживают дебиторскую или кредиторскую задолженность. По итогам инвентаризации нужно сразу составить акт сверки и отправить контрагенту.

Как сделать акт сверки

Общепринятой стандартной формы составления акта нет. Документ оформляют в свободной форме или по собственному шаблону.

Обычно акт состоит из вводной части, в которой указывают название документа, дату его составления, назначение и реквизиты организаций, которые его подписали, и таблицы, в которых указывают даты перечисления денег и поступления товаров, реквизиты подтверждающих документов, суммы дебета и кредита.

Акт распечатывают в двух экземплярах. Каждая из сторон получает свой.

Подписанные и заполненные акты направьте контрагенту. Контрагент проверяет информацию, указанную в документе. Если расхождений нет, то контрагент подписывает акт, один экземпляр оставляет себе, второй — отправляет обратно.

С 2016 года документы можно не заверять печатью. Но лучше это сделать, потому что без печати акт сверки будет недействителен в суде.

Чтобы вторая сторона скорее подписала акт сверки, укажите сроки, в которые контрагент должен вернуть второй экземпляр обратно.

Как создать акт в Эльбе

Эльба формирует акт сверки в разделе «Контрагенты» → нужный контрагент → создать новый → период для сверки. В акте появятся данные из разделов «Деньги» и «Документы».

Например, если у ИП в Эльбе есть исходящая накладная, входящий акт и поступление в разделе «Деньги» от одного ООО, то акт сверки будет выглядеть так:

По этому акту ООО должен ИП 119 400₽, и если ООО его подпишет, то согласится с задолженностью.

Статья актуальна на 24.01.2023

Продолжайте читать

Как закрыть ИП: пошаговая инструкция

Открыл ИП и не пользовался им. Как узнать про долги и что делать дальше?

Трудовой стаж самозанятых

Ещё больше полезного

Рассылка для бизнеса

Дайджест о законах, налогах, отчётах два раза в месяц
Успех! Мы выслали подтверждение на адрес указанной вами электронной почты.

Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компании СКБ Контур

Соцсети

Новости и видео — простыми словами, с заботой о бизнесе

Мы всегда рады комментариям по теме статьи, которые не нарушают наши правила и поддерживают дружелюбную атмосферу на сайте. Стараемся в течение 2-4 дней отвечать на все вопросы по Эльбе и несложным бухгалтерским темам. Если вопрос срочный, лучше обратиться в техподдержку .

Электронный акт сверки. Как подготовиться бухгалтеру к новшеству

В июле 2022 года вступает в силу новый формат актов сверки взаиморасчетов. Что это значит для бизнеса?

Федеральная налоговая служба утвердила электронный формат акта сверки взаимных расчётов. Он применяется для проверки корректности проведения и поступления платежей по тому или иному договору между контрагентами. В новом приказе определены требования к файлам для передачи документа. Организации и индивидуальные предприниматели могут обмениваться актами сверки между собой. Кроме того, их можно представлять в налоговые органы по утвержденному формату.

Нововведения начнут действовать с 21 июля 2022 года. При этом акт сверки, как таковой, не является обязательным бухгалтерским документом.

Но зачем и почему эту отчетность бизнесу все-таки вести? Об этом рассказали аналитики бухгалтерского консалтингового агентства «Простые решения».

Просто об акте сверки

Акт сверки взаиморасчётов применяется для того, чтобы исключить ошибки в платежах и удостовериться, что контрагенты ничего друг другу не должны. По факту документ не является обязательным, но удобен при проведении учета.

Как это работает?

Чаще всего предприятия сверяют данные по конкретным договорам. В учет идут оплаченные счета и наличие у обеих сторон оригиналов подписанных закрывающих документов (актов оказанных услуг, ТОРГ12 или универсальных передаточных документов (УПД)). Цель составления акта сверки — найти и зафиксировать расхождения по всем поступлениям денег или закрывающих документов. Выявленная задолженность с одной стороны помогает ликвидировать все расхождения, а с другой — не допустить новых и договориться о сроках погашения задолженностей, ведь их наличие (вместе с договором и накладными) может стать подтверждением нарушения сроков оплаты по договору при обращении в суд.

Если вы — пострадавшая сторона — решите истребовать долги в судебном порядке, помните, что срок давности по таким искам три года. Если в этот период вы не сможете защитить свои права, то уже вряд ли сможете отсудить свои кровно заработанные.

Но срок исковой давности можно прервать. Для этого нужно составить и подписать акт сверки в течение трёх лет после появления задолженности. Если должник, подписавший акт, так и не выплатил долг, то можно обратиться в суд.

Как часто нужно делать акт сверки?

Законодательно обязанность подписывать акт сверки, как таковой, не установлена. Однако существует обязанность проводить инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности как минимум раз в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. устанавливает срок исковой давности по делам, связанным с возвратом задолженности. А по , подать заявление в суд можно не позже трёх лет с момента обнаружения задолженности. При этом локальными актами на предприятии может быть утверждена любая периодичность сверок. Дополнительно обязанность сверок может быть установлена условиями конкретных договоров. Запросить акт сверки может любая из сторон договора. Составляет этот акт бухгалтер по финансовым документам: счетам, счетам-фактурам, актам выполненных работ и т. д. Перед отправкой документа контрагенту его подписывает главный бухгалтер или руководитель организации.

Как оформить документ?

1. по конкретному товару или артикулу;
2. по подписанному договору, если он рамочный или предполагает поэтапное оказание услуги или поставки;
3. по конкретной поставке;
4. за определённый промежуток времени, если с контрагентом, например, подписано несколько договоров на различные услуги или работы.

Бывает, что акт сверки составляют при проведении инвентаризации имущества и средств организации. Обычно после проведения такой проверки обнаруживают дебиторскую или кредиторскую задолженность. По итогам инвентаризации нужно сразу составить акт сверки и отправить контрагенту.

Поскольку документ не является обязательным, общепринятой стандартной формы составления акта нет. Документ оформляют в свободной форме или по собственному шаблону. Но, как мы уже писали выше, ФНС разработала вариант электронного документа. Он вступит в силу 21 июля этого года.

Обычно акт состоит из:

• вводной части, в которой указывают название документа, дату его составления, назначение и реквизиты организаций, которые его подписали;
• таблицы, в которых указывают даты перечисления денег и поступления товаров, реквизиты подтверждающих документов, суммы дебета и кредита.

Акт, как и любой другой документ, обе стороны подписывают в двух экземплярах, и каждая из сторон получает свой.

Подписанные и заполненные акты направьте контрагенту. Контрагент проверяет информацию, указанную в документе. Если расхождений нет, то контрагент подписывает акт, один экземпляр оставляет себе, второй — отправляет обратно.

Согласно законодательству, акты сверки можно не заверять печатью, но эксперты советуют ее все-таки поставить. Для надежности.

• электронный документ
• акт сверки расчетов
• акт сверки с налоговой

Сверка расчетов

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ составлению годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в РФ в обязательном порядке должна предшествовать инвентаризация всех активов и обязательств.

Отметим, что дебиторская задолженность относится к имуществу организации, а кредиторская задолженность — к финансовым обязательствам.

Инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности числящихся на балансе сумм дебиторской и кредиторской задолженностей.

При этом, достоверно оценить правильность отражения сумм задолженности позволяет сверка расчетов контрагентами, которая оформляется актом сверки взаиморасчетов (взаимных расчетов).

Акт сверки взаиморасчетов (взаимных расчетов) с контрагентами – это документ, который составляется бухгалтерией организации для сверки взаимных расчетов между сторонами (организациями, индивидуальными предпринимателями т.п.) за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год).

Акт сверки взаиморасчетов – это документ бухгалтерского оформления, который отражает:

• движение продукции (работ, услуг) и денежных средств между двумя контрагентами за определенный период;
• наличие или отсутствие задолженности одной стороны перед другой на определенную дату.

Акт – это не первичный документ, потому что не подтверждает факт уплаты денежных средств другому лицу, и его использование никак не изменяет финансовое положение сторон.

По сути, это технический документ, использование которого в большинстве случаев является добровольной инициативой бухгалтера.

Его рекомендуют использовать в следующих ситуациях:

• долгосрочное сотрудничество с наличием регулярных поставок товаров или услуг;
• заключение нескольких договоров с одним партнером или составление дополнительных соглашений к существующим договорам;
• предоставление поставщиком отсрочки платежа;
• перечисление покупателем большой суммы предоплаты (аванса) в условиях регулярных поставок;
• высокая стоимость товара; предметом договора является продукция широкого ассортимента.

Данные, которые указывает в акте взаиморасчетов с контрагентами организация-инициатор, должны совпадать с информацией контрагента.

При обнаружении расхождений в учетных данных расхождения фиксируются в заключительной части документа.

Акт сверки взаиморасчетов свидетельствует о признании долга контрагентом. Причем в день подписания акта течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново.

Помимо этого, акт сверки взаимных расчетов можно предъявить в суде в качестве доказательства наличия долга контрагента.

Кроме этого, если между компаниями заключены хотя бы два договора и по ним имеются взаимные задолженности, то проще заключить соглашение о взаимозачете задолженностей по данным договорам.

А уточнить сумму взаимных задолженностей поможет акт сверки расчетов.

При этом, в настоящее время законодательством не установлена официальная форма такого документа.

Также не закреплена законодательством и обязательность составления акта сверки взаиморасчетов с контрагентами, однако, это один из необходимых документов, который используется для контроля за соблюдения всех условий договоров.

При необходимости, каждая организация может разработать собственный бланк акта сверки взаиморасчетов с контрагентами и закрепить его форму в виде приложения к Учетной политике.

Составляя акт сверки взаиморасчетов с контрагентами, фактически может осуществляться проверка сразу нескольких счетов:

• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
• 63 «Резервы по сомнительным долгам»;
• 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»
• 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Сверка взаиморасчетов может проводиться как по конкретному договору, так и по совокупности отношений с организацией-контрагентом за определенный период.

В акте сверки взаиморасчетов должны быть указаны номер, период сверки, наименование организаций.

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами, как правило, должен содержать таблицу, в которой по дебету и кредиту внесены данные по номерам и датам первичных документов, подтверждающих поставку, оплату товаров.

В конце формы акта сверки взаиморасчетов с контрагентами должны быть указаны дебетовые и кредитовые обороты за период и конечное сальдо, показывающее итоговую сумму задолженности.

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами составляется бухгалтерией организации, подписывается генеральным директором и заверяется печатью организации.

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами составляют в двух экземплярах, которые впоследствии отправляются в адрес контрагента.

При этом, чтобы акт сверки взаиморасчетов с контрагентами стал законным документом, он должен быть подписан с обеих сторон уполномоченными лицами.

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами может быть подписан уполномоченными лицами единоличным исполнительным органом организации (например, генеральным директором, финансовым директором и т.д.) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.

• Дебиторская задолженность
• Кредиторская задолженность

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

. будет проводиться сверка расчетов. Необходимо учесть, что максимальный период проведения сверки расчетов составляет три . ); отсутствия в заявлении периода проведения сверки расчетов, сверка расчетов проводится за период с 1 . заявления на проведение сверки расчетов на бумажном носителе акт сверки расчетов формируется не позднее . подразделения, ответственного за проведение сверки расчетов, осуществляет сверку расчетов по данным информационных ресурсов налогового .

. инспекцию в целях проведения совместной сверки расчетов по налогам, сборам, страховым . 8 Временного порядка). Максимальный период сверки расчетов составляет три календарных года деятельности . налогоплательщика, непосредственно предшествующих году сверки расчетов (п. 5 Временного порядка). . участие в эксперименте. Порядок проведения сверки расчетов Получив от учреждения заявление, инспекция . налоговики вправе отказать в проведении сверки расчетов в случае: обращения налогоплательщика не .

. целесообразно провести сверку расчетов с налоговыми органами, поставщиками и подрядчиками. Сверка расчетов по налогам . пеням, штрафам, процентам (далее – акт сверки расчетов по налогам) налогоплательщик (его представитель . получения акта сверки расчетов по налогам (лично или почтой). Акт сверки расчетов по налогам . утвердить в учетной политике. Сверку расчетов целесообразно провести по всем контрагентам . отчетном году осуществлялись расчеты. Акт сверки расчетов будет являться подтверждением операций, .

. следующему выводу: Обязательное составление актов сверки расчетов со всеми контрагентами, с которыми . отсутствие актов сверки. Итоги инвентаризации (сверки) расчетов оформляются Актом инвентаризации расчетов с .

. в заявлении не указали период сверки расчетов, ФНС сформирует результаты за период . в каком размере Акт совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и .

. сумм неустоек (штрафов, пеней) обеспечивает сверку расчетов с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) по . , основанием для списания являются акты сверки расчетов и подтверждающие документы. Пунктом 5 . 10 дней со дня осуществления сверки расчетов с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) по . , имеющих документальное подтверждение, и акта сверки расчетов. Если контрагент не подтвердил наличие .

. обязательном порядке проводится сверка расчетов с территориальным органом Росприроднадзора. Акт сверки расчетов (подписанный обеими . Порядка № 334). Рекомендуемый образец акта сверки расчетов сумм платы за НВОС приведен .

. РФ признал недействующим временный порядок сверки расчетов с налоговиками Организация не смогла .

. НК РФ? Каким образом производить сверку расчетов с арендатором? Организация сдает имущество . НК РФ? Каким образом производить сверку расчетов с арендатором? Рассмотрев вопрос, мы .

. ЕНП необходимо провести с ИФНС сверку расчетов без разногласий и подать заявление . течение месяца после осуществления совместной сверки расчетов Изменен порядок зачета переплаты по .

. указал: в данном случае совместная сверка расчетов не может быть основанием для .
. ранее также указывал , что при сверке расчетов фиксируют сумму переплаты. Но акт .
. оплаты, нужно: в марте выполнить сверку расчетов и убедиться, что расхождений с .
. возвратить на расчетный счет. Совместная сверка расчетов по налогам, сборам, пеням и .

. в налоговый орган с целью сверки расчетов налогоплательщика с бюджетом необязательно. Поэтому . суды правильно указали, что осуществление сверки расчетов с бюджетом в данном случае .

Что важно знать об акте сверки взаиморасчетов

Подготовке акта сверки взаиморасчетов часто не уделяется должного внимания. А зря — ведь именно правильно оформленный акт может сыграть решающую роль в суде. На что важно обратить внимание при проведении сверки взаиморасчетов и как правильно составить акт?

Александр Лавров

Когда составляется акт сверки

В нормативных документах содержится лишь кос­венное указание на то, что необходимо составлять акт сверки расчетов. Так, в п. 27 Положения по веде­нию бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, сказано, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности нужно обязательно провести инвентаризацию расчетов со всеми контра­гентами. Очевидно, речь идет о контрагентах, с которы­ми были взаимоотношения в течение последнего года, а также о тех, с кем не было операций, но есть остатки расчетов.

Если же в налоговом учете создается резерв по со­мнительным долгам, то инвентаризацию дебиторской задолженности нужно проводить на конец каждого от­четного (налогового) периода, то есть ежеквартально или даже ежемесячно (п. 4 ст. 266 НК РФ).

Кроме того, проведение инвентаризации расче­тов может быть установлено материнской компанией для своих «дочек». Сроки обязательной сверки расчетов также могут быть включены в договор с контрагентом.

Акт сверки расчетов, подписанный обеими сто­ронами, — самое достоверное подтверждение саль­до расчетов с контрагентом. Более того, если в учете и отчетности отражена существенная сумма, которая не подтверждена актом сверки, то аудитор вряд ли ее признает.

Контур.Взаиморасчеты быстро сверит операции по трем параметрам: дате, сумме и номеру счета-фактуры или договора.

Как оформляется акт

Единой утвержденной формы акта сверки расчетов нет, но можно договориться с контрагентом и исполь­зовать любую произвольную форму, в которой будут указаны реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные ст. 9 Федерального закона «О бухгал­терском учете». Эту форму можно закрепить в договоре с контрагентом или использовать произвольную форму, например, из бухгалтерской программы.

Особое внимание нужно уделить подписанию акта. Если акт от имени контрагента подписывает не руководитель, то у него должны быть на это соответствующие полномочия, подтвержденные доверенностью или иным аналогичным документом. Однако возможно исключение: полномочия на подписание акта могут явствовать из обстановки. Например, судебная практика признает акт сверки надлежаще оформленным, если он подписан главным бухгалтером, чья подпись заверена печатью организации (Определение Верховного Суда РФ от 30.11.2016 по делу № А27-13820/2015). Если же акт сверки расчетов подписан неуполномоченным лицом, то он не повлечет за собой вообще никаких последствий. В частности, не будет служить доказательством признания долга.

Смотрите шпаргалку по оформлению акта сверки с рекомендациями по отражению сведений.

Для чего нужен акт сверки

Сам по себе акт сверки взаиморасчетов не может устанавливать какие-либо права и обязанности. Суды отказываются взыскивать с контрагента задолжен­ность, которая отражена только в акте сверки и не под­тверждена подписанными первичными документами (постановления Арбитражных судов Западно-Сибир­ского округа от 22.11.2018 по делу № А45-19208/2017, Московского округа от 17.07.2018 по делу № А40-8569/2017, Восточно-Сибирского округа от 07.07.2017 по делу № А33-10710/2016). Однако если в правильно оформленном акте сверки не отражена задолжен­ность перед контрагентом, которая числится в учете организации, то она, скорее всего, будет нереальной. В этом случае акт можно расценивать как признание того, что за­долженность уже погашена — например, прощением долга. Правильнее всего будет еще раз проверить дан­ные учета и по результатам проверки списать задол­женность.

Акт сверки расчетов используется и для подтверж­дения долга. Если должник его признает, то срок иско­вой давности прерывается, и его течение начинается снова (ст. 203 ГК РФ, п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43). А это значит, что продлевается период, в течение которого этот долг можно взыскать и нельзя списать. Если акт сверки подписан уже после того, как истек срок исковой давности по долгу, возник­шему после 1 июня 2015 года, течение исковой давно­сти начинается заново (п. 2 ст. 206 ГК РФ, Федеральный закон от 08.03.2015 № 42-ФЗ).

С помощью акта сверки контрагент также может признать действия тех лиц, которые ранее выступа­ли от его имени, но не имели на это полномочий (п. 1 ст. 183 ГК РФ, п. 123 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25). Например, если от имени поку­пателя в накладной расписался сотрудник, у которого не было на это права, но акт сверки подписан тем ли­цом, у которого такие полномочия были, то товар будет считаться принятым надлежащим образом.

Когда контрагент отказывается подписывать

Сверка расчетов фиксирует уже сложившуюся ситуацию и служит для обеих сторон подтверж­дением того, что в учете все отражено верно. Если контрагент уклоняется от оформления актов сверки, то формально он ничего не нарушает (если такая обязанность не предусмотрена договором), но есть вероятность, что он хочет что-то скрыть. В этом случае мы рекомендуем тщательно проверить все операции с контрагентом, а в будущем, возможно, отказаться от взаимоотношений с ним.

Александр Лавров, аттестованный аудитор