Аренда автомобиля на какой счет отнести затраты

Особенности бухгалтерского учета аренды автотранспорта

Транспортное средство может сдаваться в аренду как с экипажем, так и без экипажа. Статья 603 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее — ГК) определяет аренду транспортного средства с экипажем как фрахтование на время, однако договор фрахтования является самостоятельным договором, относящимся к перевозке.

Требования к форме договора аренды транспортных средств установлены ст. 604 и 614 ГК. Договор аренды транспортных средств должен быть заключен в письменной форме, но при этом он не подлежит регистрации.

Если транспортное средство арендуется с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации, то такой договор рассматривается как договор аренды транспортного средства с экипажем ( следует отличать данный договор от договора перевозки, т.к. они регулируют разные обязательства). В этом случае арендодатель не обладает правами и не наделяется обязанностью перевозчика и, соответственно, не будет стороной в договоре перевозки. Перевозчиком будет являться арендатор, использующий арендованное транспортное средство, если будет использовать его в целях перевозки.

Аренда без экипажа (без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации) – обычный вид имущественной аренды.

Разница между этими договорами аренды транспортного средства заключается в обязанностях по ремонту, включая текущий ремонт, обязанности страховать транспортное средство, а также в ответственности за вред, причиненный третьим лицам арендованным транспортным средством.

В случаях аренды с экипажем на арендаторе лежит обязанность по оплате расходов, связанных с коммерческой эксплуатацией транспортного средства: топлива, других расходных горюче-смазочных материалов, уплата различных транспортных сборов.

На арендодателя возлагается обязательное страхование, а также обязанность капитального и текущих ремонтов.

Ответственность за вред, причиненный транспортному средству, ложится на арендатора только в случаях, если гибель или повреждение транспортного средства произошли по вине арендатора, причем на него возлагается обязанность доказывания отсутствия вины. Ответственность за вред, причиненный третьим лицам арендованным транспортным средством с экипажем, несет арендодатель. Данная норма характеризует отсутствие правоотношений у экипажа с арендатором, поскольку состав экипажа относится к работникам арендодателя.

При аренде без экипажа данные правоотношения строятся в ином режиме. Капитальный и текущий ремонт является обязанностью арендатора, так же как осуществление управления транспортным средством и его технической эксплуатации. Арендатор несет все расходы по содержанию транспортного средства. Он же отвечает за вред, причиненный транспортному средству, или вред, причиненный транспортным средством третьим лицам.

Близким по правовой природе к договору аренды является договор безвозмездного пользования (ссуды). Договор безвозмездного пользования (ссуды) определен п. 1 ст. 643 ГК как сделка, в силу которой одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором. Таким образом, основное отличие ссуды от аренды состоит в том, что ссуда не предполагает оплаты за пользование имуществом.

Гражданский кодекс возлагает на ссудополучателя обязанность содержать полученную вещь в исправном состоянии, нести все расходы по ее содержанию. При этом на ссудополучателя возлагается обязанность по осуществлению как текущего, так и капитального ремонта данного имущества (по договору аренды арендатор не обязан производить капитальный ремонт арендуемого имущества). Так же как и при аренде, расходы по проведению технического осмотра автотранспортного средства несет лицо, осуществляющее владение и пользование соответствующим имуществом (ссудополучатель). Однако и в договоре безвозмездного пользования имуществом стороны могут иным образом распределить обязанности по содержанию соответствующего имущества.

Ссудополучатель должен использовать переданное ему имущество в соответствии с его назначением и не вправе без согласия ссудодателя передавать полученное в безвозмездное пользование имущество в пользование третьим лицам.

Одним из способов использования юридическим лицом автотранспорта физического лица является использование имущества, принадлежащего работнику организации, для нужд нанимателя. В отличие от ранее приведенных способов (аренда и безвозмездное пользование) он регулируется не гражданским, а трудовым законодательством. Правоотношения по использованию транспортного средства работника нанимателем могут возникнуть в силу отдельного соглашения между работником и нанимателем либо при включении в трудовой договор соответствующего условия в соответствии со ст. 19 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК). Согласно ст. 106 ТК работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем. При этом необходимо иметь в виду, что автомобиль может использоваться работником как в служебных, так и в личных целях. В связи с этим в соглашении (трудовом договоре) должен быть определен порядок учета расхода топлива и иных затрат, связанных с эксплуатацией транспортного средства.

Учет расчетов по договору аренды осуществляется:

• арендодателем на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в зависимости от конкретных договоров аренды.

Счетом 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» пользуются коммерческие организации, для которых сдача имущества в аренду является постоянной предпринимательской деятельностью, направленной на извлечение дохода (прибыли). К ним, в частности, относятся организации по прокату имущества.

В иных случаях (например, при текущей аренде) арендодатель осуществляет расчеты с арендатором на счете 76 (субсчет 3) «Прочие дебиторы и кредиторы». Причитающийся с арендатора платеж за аренду имущества (включая налог на добавленную стоимость) он относит на реализацию. На субсчете 76-3 задолженность числится до момента погашения. Плата за аренду включается в объем реализованных услуг (счет 90 «Реализация») и на нее начисляются те налоговые платежи, в которых налогооблагаемой базой служит показатель реализации продукции, работ, услуг;

• арендатором на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» по субсчетам 76-4 «Арендные обязательства», 76-5 «Задолженность по арендным платежам».

Арендатор учитывает арендованные основные средства на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». Поступившие в порядке аренды (приход счета 001 «Арендованные основные средства») основные средства будут числиться на данном счете до момента окончания срока договора аренды и возврата арендодателю (расход счета 001 «Арендованные основные средства»). Кроме того, арендатор может учитывать основные средства за балансом в случае, если арендованное имущество по договору остается на балансе арендодателя.

Переданные в текущую аренду основные средства арендодателю целесообразно учитывать на отдельном субсчете к счету 01 «Основные средства», хотя это не является обязательной нормой. В случае выкупа арендованного имущества по окончании договора аренды арендатор учитывает полученное в аренду имущество на счете 01 «Основные средства», на отдельном субсчете «Арендованное имущество». После перехода права собственности внутри счета 01 по соответствующим субсчетам делаются записи.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 12 (54), декабрь 2007 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

Аренда автомобиля: как оформить и отразить в учете

В статье расскажем как оформить арендные операции, как учитывать автомобиль у арендатора и арендодателя, рассмотрим пример отображения аренды автомобиля в бухучете

• Оформление арендных операций
• Документальное оформление сумм арендной платы
• Учет автомобиля у арендатора
• Учет автомобиля у арендодателя
• Учет арендной платы у арендатора
• Учет арендной платы у арендодателя
• Учет сопутствующих расходов, связанных с арендой автомобиля
• Пример отображения аренды автомобиля в бухучете
• Налоговый учет у арендодателя
• Налоговый учет у арендатора

Содержать собственный автопарк многим предприятиям не всегда выгодно, а иногда – просто не по карману, поэтому часто они прибегают к аренде необходимых им автомобилей. В этой статье рассмотрим вопросы оформления и учета аренды у юрлиц транспортных средств.

Оформление арендных операций

Рассматривать вопрос оформления арендных операций стоит начинать с соответствующего договора найма (аренды), сторонами которого будут, с одной стороны, арендодатель (наймодатель), то есть сторона, передающая автомобиль в аренду, а с другой – арендатор (наниматель), то есть сторона, которая принимает автомобиль в пользование.

По договору аренды арендодатель передает или обязуется передать арендатору имущество в пользование за плату на определенный срок для осуществления хозяйственной деятельности (ч. 1 ст. 283 ХКУ, ст. 759 ГКУ).

При этом, как и при заключении любого иного договора, стороны арендных отношений обязаны определить и согласовать предмет договора и его условия, определенные законом как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению хотя бы одной из сторон должно быть достигнуто соглашение (ч. 1 ст. 638 ГКУ).

К существенным условиям договора аренды относятся (ч. 1 ст. 284 ХКУ):

1) объект аренды (состав и стоимость имущества с учетом ее индексации).

Обратите внимание! Определяя предмет, в договоре аренды автомобиля следует зафиксировать марку и модель автомобиля, государственный номер, год выпуска, цвет, номер кузова, реквизиты свидетельства о регистрации автомобиля в органах МВД (технического паспорта);

2) срок, на который заключается договор аренды. Договор аренды может быть заключен как на определенный срок, так и на неопределенный (ст. 763 ГКУ).

При заключении договора на неопределенный срок каждая из сторон имеет право отказаться от договора в любое время, письменно предупредив об этом другую сторону за 1 месяц, если иные сроки не установлены законом или договором.

Кроме того, в ст. 764 ГКУ и ч. 4 ст. 284 ХКУ предусмотрена возможность автоматической пролонгации договора аренды при фактическом продолжении арендных отношений по истечении срока договора, если одновременно имеют место следующие условия:

• арендатор продолжает пользоваться имуществом после истечения срока договора;
• арендодатель не возражает против этого в течение 1 месяца со дня окончания срока договора.

Договор в таком случае считается возобновленным на срок, ранее установленный им же.

В случае окончания срока договора аренды арендатор обязан вернуть взятое в аренду имущество в том же состоянии, в котором его получил, с учетом нормального износа или в ином состоянии, обусловленном договором (ч. 1 ст. 785 ГКУ);

3) арендная плата с учетом ее индексации;

4) порядок использования амортизационных отчислений;

5) восстановление арендованного имущества и условия его возврата или выкупа.

Правила распределения обязанностей между сторонами по поддержанию в надлежащем состоянии вещи, переданной в аренду, закреплены в ст. 776 ГКУ. В частности, на арендатора возлагается обязанность проведения за его счет текущего ремонта. А вот обязанность проведения капитального ремонта, как правило, возлагается на арендодателя.

Обратите внимание! Эти условия могут быть изменены договором.

Заключая договор аренды автомобиля субъекты хозяйствования должны помнить, что такой договор заключается в письменной форме (ч. 2 ст. 799 ГКУ). Поскольку речь идет об аренде автомобиля предприятием у юридического лица, то обязанности нотариально заверять такой договор нету. Но по желанию сторон и этот договор можно заверить нотариально (скажем, при высокой стоимости автомобиля или при аренде сразу нескольких транспортных средств в рамках одного договора и т.п.).

В отличие от аренды недвижимости ГКУ не требует непосредственную передачу транспортного средства в аренду фиксировать в каких-либо документах. Но, как правило, предприятия предусматривают в соответствующих договорах, что факт передачи автомобиля в аренду они оформляют актом приема-передачи*. Аналогичным актом обычно фиксируют и факт возвращения транспортного средства арендодателю.

* Форма такого акта законодательством не установлена. Поэтому стороны договора определяют ее самостоятельно. За образец можно взять Акт приема-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (форма № ОС-1), форма которого утверждена постановлением Госкомстата «Об утверждении типовых форм первичного учета» от 29.12.1995 г. № 352, и / или Акт приема-передачи транспортного средства, приведенный в приложении 2 к Порядку государственной регистрации (перерегистрации), снятия с учета автомобилей, автобусов, а также самоходных машин, сконструированных на шасси автомобилей, мотоциклов всех типов, марок и моделей, прицепов, полуприцепов, мотоколясок, других приравненных к них мая транспортных средствах и мопедов, утвержденному постановлением КМУ от 07.09.1998 г. № 1388 (далее – Порядок № 1388). Но не забудьте дописать в своем акте приема-передачи, что имущество передается во исполнение такого-то договора аренды автомобиля.

Кроме того, техническое состояние автомобиля, переданного в аренду, советуем также документально зафиксировать. Для этого можно составить акт технического осмотра, который подписывают представители сторон и приобщают к договору аренды.

Как мы уже отмечали, не лишним будет предусмотреть в договоре аренды транспортного средства обязанности сторон:

• по поддержанию его в состоянии, в котором он был передан в пользование (должном состоянии),
• относительно технических осмотров и ремонтов.

В конце концов, установки по этим вопросам, по умолчанию, содержатся в ГКУ. Среди требований можно найти следующие:

• арендатор должен поддерживать транспортное средство в надлежащем техническом состоянии и нести расходы, связанные с его использованием, в т.ч. по уплате налогов и других платежей* (ст. 801 ГКУ);

* Впрочем, в вопросах уплаты налогов следует ориентироваться на Налоговый кодекс Украины, а не на ГКУ. Так, например, транспортный налог за автомобиль, даже переданный в аренду, будет платить его владелец, а не арендатор.

• арендодатель должен страховать транспортное средство. С другой стороны, порядок страхования ответственности арендатора за ущерб, который может быть нанесен другому лицу в связи с использованием автомобиля, устанавливается законом (ч. 2 ст. 802 ГКУ). В частности, в п. 1.6 Закон Украины «Об обязательном страховании гражданско-правовой ответственности владельцев наземных транспортных средств» от 01.07.2004 г. № 1961-IV, который приравнивает пользователей ТС на основании договора аренды к его владельцам относительно обязательного страхования гражданско-правовой ответственности. Следовательно, обязательное страхование гражданско-правовой ответственности при использовании арендованного транспорта лежит именно на арендаторе;
• арендатор обязан возместить убытки, причиненные в связи с потерей или повреждением транспортного средства, если он не докажет, что это произошло не по его вине (ст. 803 ГКУ).

Кроме того, по желанию арендатора владелец транспортного средства может обратиться в сервисный центр МВД с просьбой выдать арендатору временный регистрационный талон на срок, указанный в заявлении или документах, подтверждающих право пользования автомобилем (договор аренды) (п. 16 Порядка № 1388).

Не лишним будет позаботиться и о вопросах субаренды. Напомним: субаренда возможна только с согласия арендодателя, если иное не установлено договором или законом (ст. 774 ГКУ).

При необходимости в договоре аренды можно указать возможность передачи имущества в субаренду третьим лицам для использования по назначению с уведомлением арендодателя (или без него) о заключении договора субаренды.

Документальное оформление сумм арендной платы

Как мы выяснили, правоотношения по начислению и уплате арендной платы прописывают в договоре об аренде транспортного средства. Однако для подтверждения хозяйственной операции по предоставлению и получению услуг по аренде имущества в течение отчетного периода лишь договора об аренде недостаточно, поэтому следует составить отдельный первичный документ. Это в свое время отметило и Министерство финансов Украины в письме от 30.05.2016 г. № 31-11410-09-10/15182.

Оно советует для осуществления арендных платежей составлять Акт выполненных работ (услуг), который и будет основанием для расчетов, порядок которых определяет договор об аренде. Такой документ подписывают должностные лица как арендодателя, так и арендатора.

Если же условия договора об аренде предусматривают составление другого отдельного первичного документа, который является подтверждением для расчетов по предоставлению услуг (аренды имущества), то следует составлять тот первичный документ, что определен таким договором.

Учет автомобиля у арендатора

Объект операционной аренды отражается арендатором на внебалансовом счете бухгалтерского учета по стоимости, указанной в соглашении об аренде (п. 8 П(С)БУ 14 «Аренда»).

Таким образом, принятый в операционную аренду автомобиль арендатор отражает в дебет внебалансового счета 01 «Арендованные необоротные активы» по стоимости, указанной в договоре аренды.

После окончания срока аренды, при возвращении транспортного средства, арендодатель «снимает» эту сумму, показав ее в кредите счета 01.

Учет автомобиля у арендодателя

У юрлица-арендодателя переданный в аренду автомобиль продолжает учитываться в составе объектов ОС, то есть на субсчете 105 «Транспортные средства». *

* Для удобства учета переданным в аренду автомобилям целесообразно присвоить соответствующий аналитический субсчет, открытый для этих целей (например, 1051 «Переданные в аренду транспортные средства»).

При этом по нему в общем порядке арендодатель продолжает начислять амортизацию (п. 16 П (С) БУ 14 «Аренда»).

Арендодатель относит сумму амортотчислений:

• или в дебет счета 23 «Производство» при условии, что аренда является его основным видом деятельности. В дальнейшем эту сумму списывают на субсчет 903 «Себестоимость реализованных работ и услуг»;
• или в дебет субсчета 949 «Прочие расходы операционной деятельности», если аренда не является его основным видом деятельности.

Обратите внимание! Расходы арендодателя на заключение договора аренды (юридические услуги, комиссионные вознаграждения) признают прочими операционными расходами (субсч. 949) того отчетного периода, в котором они имели место (п. 18 П(С)БУ 14 «Аренда»).

Учет арендной платы у арендатора

Арендная плата арендатор начисляет по всем предписаниям П(С)БУ 16 «Расходы» на прямолинейной основе* в течение срока аренды или с учетом способа получения экономических выгод, связанных с использованием объекта операционной аренды (п. 9 П(С)БУ 14 «Аренда»).

* Это означает, что расходы насчитывают пропорционально каждому отчетному периоду, которым является, как правило (хотя и необязательно), отчетный месяц. Такой период лучше зафиксировать в договоре.

При этом арендную плату в зависимости от направления использования арендованного транспортного средства показывают по дебету следующих бухгалтерских счетов:

• 15 «Капитальные инвестиции», если арендованный транспорт используют для создания (строительства) собственных объектов необоротных активов, а арендную плату включаются в первоначальную стоимость таких активов путем капитализации;
• 23 «Производство», если автомобиль участвует непосредственно в процессе производства продукции, выполнения работ, оказания услуг, а сумму арендной платы можно прямо отнести на конкретный вид продукции, работ, услуг (п. 14 П(С)БУ 16 «Расходы» );
• 91 «Общепроизводственные расходы», если автомобиль используют для общепроизводственных целей (пп. 15.4 П(С)БУ 16 «Расходы»);
• 92 «Административные расходы», если автомобиль используют в общехозяйственных (административных) целях (п. 18 П(С)БУ 16 «Расходы»);
• 93 «Расходы на сбыт», если автомобиль используют для нужд сбыта (п. 19 П(С)БУ 16 «Расходы»);
• 94 «Прочие расходы операционной деятельности», если автомобиль используют для других целей, например, для обслуживания объектов жилищно-коммунального и социально-культурного назначения.

Обратите внимание! Если арендную плату арендатор платит авансом, то такую сумму целесообразно относить в дебет счета 39 «Расходы будущих периодов». При этом, окончательное списание таких расходов произойдет в тех периодах, за которые арендную плату перечислили.

Учет арендной платы у арендодателя

У арендатора плату за аренду автомобиля отражают в учете диаметрально противоположно. Доход от аренды признают другим операционным доходом (субсчет 713 «Доход от операционной аренды активов») соответствующего отчетного периода на прямолинейной основе на протяжении срока аренды или с учетом способа получения экономических выгод, связанных с использованием объекта операционной аренды.

Если же аренда является основным видом деятельности, то доход от такой деятельности отражают на субсчете 703 «Доход от реализации работ и услуг» (см. письмо Минфина от 30.07.2008 г. № 31-34000-20-10/29614).

Когда арендную плату за последующие отчетные периоды арендодатель получает авансом, ее отражают сначала в составе доходов будущих периодов на счете 69. «Доходы будущих периодов». В дальнейшем такую сумму следует включать в состав доходов того периода, в котором насчитали арендную плату.

Учет сопутствующих расходов, связанных с арендой автомобиля

Арендатор при получении в аренду автомобиля, кроме непосредственно арендной платы, часто имеет дело с сопутствующими расходами, возникающими в процессе эксплуатации арендованного автомобиля.

Это могут быть, в частности:

• расходы на оплату автостоянки и парковки;
• страхование;
• расходы на техническое обслуживание;
• другие расходы, связанные с содержанием и эксплуатацией арендованного транспортного средства.

Именно здесь ничего особенного не ожидается, ведь все эти расходы арендатор учитывает так же, как и арендную плату.

Пример отображения аренды автомобиля в бухучете

Соответствующие типовые проводки покажем в виде таблицы. Для примера предположим, что арендатор автомобиль использует для административных целей, в то время как для арендодателя арендные операции не является основной деятельностью (см. Табл.).

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция счетов

Дебет

Кредит

Учет у арендодателя

Получено предоплату за шесть месяцев аренды

Начислено налоговое обязательство по НДС

Отражено доходы будущих периодов

Отражено доход за первый месяц аренды*

Списано сумму налогового обязательства за первый месяц аренды*

Начислено амортизацию переданого в аренду автомобиля за первый месяц аренды*

Учет у арендатора

Получено автомобиль в аренду

Перечислено предоплату за шесть месяцев аренды

Отражено налоговый кредит по НДС

Отражено расходы будущих периодов

Признано расходы за первый месяц аренды*

Списано сумму налогового кредита за первый месяц аренды *

Понесено оасходы на содержание арендованого автомобиля (зарплата с начислениями водителя, расходы ГСМ, ремонты и т.п.)

* Аналогичные операции арендодатель и арендатор покажут в учете за второй-шестой месяцы аренды.

Налоговый учет у арендодателя

Для малодоходников (с доходом не более 20 млн грн в год) и для высокодоходников (с доходом, превышающим 20 млн грн в год) арендные операции в налогово-прибыльном учете пройдут без применения разниц, то есть исключительно по правилам бухгалтерского учета.

У НДС-учета своя специфика. Операция по передаче активов в рамках операционной аренды не является объектом обложения НДС (пп. 196.1.2 НКУ). Поэтому передавая автомобиль в операционную аренду НДС-обязательства арендодатель не начисляет и налоговую накладную не составляет.

Зато арендную плату облагают НДС в общем порядке по правилу первого события по ставке 20% (пп. «б» п. 185.1, п. 187.1 НКУ).

Налоговый учет у арендатора

Так же, как и в ситуации с арендодателем, у арендатора (как малодоходника, так и высокодоходника) ситуация с налоговым разницам аналогичная – их просто нет, поэтому ориентиром здесь выступает финрезультат от арендных операций, исчисленный исключительно по правилам бухучета.

Зато суммы «входного» НДС по арендной плате арендатор по правилу первого события включает в состав своего налогового кредита.

Обратите внимание! В случае перечисления предоплаты сразу за несколько периодов, арендатор вправе рассчитывать на весь налоговый кредит. При этом следует должным образом оформить и зарегистрировать налоговую накладную в ЕРНН (п. 198.6 НКУ).

Помните также, что в случае, если арендованный автомобиль используют в операциях, не являющихся хозяйственной деятельностью плательщика, либо в необлагаемой НДС или льготной деятельности, то на сумму налогового кредита придется начислить «компенсирующие» налоговые обязательства (п. 198.5 НКУ).

Аренда автомобиля сотрудника без экипажа – как отразить в учете?

Наша компания собирается заключить с сотрудником, у которого есть личный автомобиль, договор аренды транспортного средства без экипажа. Какие документы, кроме договора, должны быть оформлены? Как организации учесть расходы?

Налоговый учет

По мнению контролирующих органов (письма Минфина России от 06.10.2008 № 03-03-06/1/559, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1), для подтверждения расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства (ТС) необходимы, в том числе:

• акт приемки-передачи арендованного имущества,
• иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора.

К таким документам, в частности, относятся приказ руководителя организации о закреплении арендованного ТС за сотрудниками и заявки на использование арендованного автомобиля. К названным документам нужно приложить также копии путевых листов, которые позволят определить регулярность и время использования, а также маршрут движения арендованных транспортных средств.

Расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) и ремонт автомобиля, понесенные вашей организацией в процессе эксплуатации арендованного автомобиля, подтверждаются документами о приобретении и расходовании топлива, о проведении ремонтных работ.

Документами, подтверждающими покупку ГСМ, являются платежные документы об оплате топлива (например, кассовые чеки). Количество израсходованного топлива подтверждается путевыми листами.

Документами, подтверждающими расходы на ремонт автотранспортного средства, являются, например, акты выполненных ремонтных работ (унифицированная форма акта отсутствует, поэтому исполнитель может составить акт в произвольной форме с соблюдением требований о необходимых реквизитах, установленных ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

При аренде автомобиля без экипажа у вашей организации-арендатора не возникает:

• расчетов по НДС, связанных с данной операцией;
• каких-либо налоговых последствий в части уплаты налога на прибыль;
• обязательств по уплате налога на имущество (т. к. имущество (автомобиль), полученное вашей организацией-арендатором по договору аренды, остается собственностью арендодателя);
• обязательств по уплате транспортного налога (т. к. автомобиль зарегистрирован на арендодателя (ст. 357 НК РФ), при этом, если ваша организация поставит автомобиль на временный учет в ГИБДД, то плательщиком транспортного налога все равно будет арендодатель (письмо Минфина России от 04.03.2011 № 03-05-05-04/04)).

При аренде автомобиля у физического лица, которое не является предпринимателем, ваша организация-арендатор выступает как налоговый агент (п. 2 ст. 226 НК РФ) и должна удержать с суммы арендной платы НДФЛ по ставке 13 % и перечислить удержанную сумму налога в бюджет по месту учета вашей организации-арендатора в налоговом органе не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня ее перечисления на счет физлица (п.п. 4 и 6 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 01.06.2011 № 03-04-06/3-127, от 06.12.2010 № 03-04-06/3-290 и от 16.08.2010 № 03-04-05/3-462).

Страховые взносы

Сумма арендной платы, выплаченная физическому лицу за пользование автомобилем, не облагается страховыми взносами во внебюджетные фонды (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 № 550-19).

Взносы на страхование от несчастных случаев с арендной платы уплачиваются только в том случае, если такая обязанность установлена договором аренды (п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете организации-арендатора формируются проводки (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н):

Дебет 001 – арендованный автомобиль отражен за балансом;

Дебет 20 (26, 44 или иной счет учета затрат) Кредит 73 (76) – начислена арендная плата;

Дебет 20 (26, 44 или иной счет учета затрат) Кредит 60 (76) – учтены расходы на содержание автомобиля;

Дебет 19 Кредит 60 (76) – учтены суммы НДС, предъявленного контрагентами в части расходов по автомобилю;

Дебет 68 Кредит 19 – суммы НДС, предъявленного контрагентами в части расходов по автомобилю, приняты к вычету;

Дебет 73 (76) Кредит 68.01 – удержан НДФЛ из суммы арендной платы, начисленной арендодателю;

Дебет 73 (76) Кредит 51 – выплачена арендная плата за «минусом» удержанного НДФЛ.

Самую полную информацию о порядке заключения договора аренды транспортного средства без экипажа, и о налоговых последствиях, которые возникают у сторон договора, можно найти в справочнике «Договоры: условия, формы, налоги» в разделе «Юридическая поддержка» в ИС 1С:ИТС.

Информационная система 1С:ИТС обновляется каждый день и содержит готовые консультации по бухгалтерскому, налоговому и кадровому учету. Вполне возможно, что ответы на конкретные практические вопросы, которые Вы сейчас ищете, уже есть в разделе «Отвечает аудитор» Информационной системы 1С:ИТС.

Все про учет арендованных авто: от налогов до первички и проводок

Довольно часто организации для решения производственных нужд принимают решение приобрести транспортное средство. Покупка автомобиля не всегда и не для всех компаний целесообразна. Нередко решение руководства сводится к аренде автомобиля в целях компании. Рассмотрим, как правильно отражать расходы на аренду и содержание арендованного автомобиля при исчислении налога на прибыль, в каком случае возникает необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов. Согласно Гражданскому кодексу существует два вида договора аренды транспортного средства: с экипажем и без (договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации). Порядок заключения и форма договора, а также обязанности арендодателя регулируются статьями 642–649 ГК РФ. Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное, несет арендатор (статьи 636, 645 и 646 ГК РФ). Чаще всего организации арендуют транспортные средства юридических или у физических лиц. В зависимости от вида арендодателя и от аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа у организации арендатора возникает различная обязанность по уплате налогов.

Курс с экспертной поддержкой и тестированием с актуальными изменениями 2023-2024 года: вы н аучитесь всему, что необходимо бухгалтеру знать для заполнения и сдачи отчетов общей системы, отработаете заполнение деклараций, будете уверены в своих навыки и сдадите отчетность в налоговую без ошибок! Посмотреть программу

Транспортный налог

Следует сразу отметить, что обязанность по уплате транспортного налога закреплена в статье 357 НК РФ за лицом, на которое зарегистрировано транспортное средство. Таким образом, исчисление и уплату транспортного налога должен осуществлять арендодатель.

Налог на прибыль

• арендованный автомобиль используется для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг,
• при условии соответствия всем критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, такие, как мойка, покупка запчастей, ГСМ, компания имеет право также включать в расходы (подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Вышеуказанные расходы должны быть документально подтверждены и оправданы в соответствии с требованиями законодательства.

В частности, для подтверждения расходов на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль, необходимо оформление путевых листов. Кроме подтверждения расходов на ГСМ, данный документ подтверждает в целом экономическую обоснованность и производственную направленность расходов, связанных с использованием транспортного средства.

Таблица 1. Расходы на аренду и обслуживание транспортного средства

Вид расхода

Вид расхода в НУ

Ссылка на законодательство

Расходы на аренду

пп.10 п.1 ст.264 НК

Услуги по управлению автомобилем

Страховые взносы на услуги по управлению

пп.1 п.1 ст.264 НК

Текущий и капитальный ремонт

Расходы на ремонт основных средств*

пп. 1 и 2 ст. 260 НК*

Расходы на содержание

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК

Материальные расходы** или

пп. 5 п. 1 ст. 254 НК**

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК***

Страхование (ОСАГО, КАСКО)

Расходы на обязательное и добровольное имущественное страхование

пп. 1 п. 1 ст. 263 НК

* если обязанность возложена на арендатора,

** для производственной деятельности,

*** для нужд управления.

Первичные документы

Как было сказано выше, для отражения расходов в налоговом учете необходимо оформлять документы в соответствии с требованиями законодательства.

Расходы на аренду, если иное не предусмотрено договором, можно отражать на основании только договора. Также может быть предусмотрено составление ежемесячного акта на аренду транспортным средством.

Расходы на услуги управления транспортным средством могут быть приняты в налоговом учете на основании оформленных актов на услуги по управлению, составленных согласно требованиям законодательства.

Расходы на ГСМ для налогового учета подтверждаются корректно заполненными путевыми листами.

Рассмотрим подробнее требования к оформлению данного документа и изменений в его форме, вступивших в силу в 2017 году.

Унифицированная форма документа утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Данная форма предусмотрена для автотранспортных организаций. Если компания таковой не является, то она может руководствоваться в качестве основы данной формой документа и разработать собственную форму путевого листа. Если организация примет решение составлять документ по самостоятельно разработанной форме, то необходимо закрепить данную форму в учетной политике и проверить соответствие документа требованиям 402-ФЗ к реквизитам первичного документа.

В 2017 году вступили в силу Приказы Минтранса (от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476), которыми были внесены некоторые изменения в порядок оформления данного документа. Напомним, что порядок заполнения путевых листов закреплен в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Путевой лист должен обязательно содержать следующую информацию и реквизиты (утверждены разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

1. наименование и номер путевого листа;
2. сведения о сроке его действия;
3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4. сведения о транспортном средстве;
5. сведения о водителе;
6. отметка о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля (приказ Минтранса РФ от 18 января 2017 г. № 17);
7. показания одометра при выезде и при заезде;
8. дата и время выезда и заезда в гараж;
9. подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
10. Ф.И.О. водителя;
11. дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя;
12. штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр.

С 15 декабря 2017 в путевом листе обязательно должна содержаться информация об ОГРН или ОГРИП (в случае ИП) собственника транспортного средства.

Еще одно дополнение — в поле «Сведения о транспортном средстве» появился новый обязательный реквизит. В данном поле необходимо заполнять день (число, месяц, год) и время (часы, минуты), когда был проведен предрейсовый контроль технического состояния автомобиля. Данное поле заполняется, если такой предрейсовый контроль предусмотрен законодательством.

Путевой лист теперь не обязан содержать печать (штамп) организации или ИП.

Важное внимание следует уделить информации о маршруте поездок. Несмотря на отсутствие данного требования в Приказе Минтранса, налоговые органы настаивают на наличии полной информации о маршруте поездок. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер (например, поездка в налоговую инспекцию, на переговоры к заказчику).

Величина расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли не ограничена налоговым законодательством. Нормированию подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп.11 п.1 ст.264 НК РФ).

При проверке обоснованности затрат налоговые органы руководствуются Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае значительного превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.

Несмотря на это, организация, учитывая специфику своей деятельности, вправе использовать самостоятельно разработанные нормы, исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875) разрешает организациям, которые не являются автотранспортными, не придерживаться норм Минтранса, а разрабатывать свои нормы.

Если организация не является автотранспортной, необходимо закрепить разработанную норму расхода топлива приказом руководителя организации.

Если организация или ИП оказывает транспортные услуги, то они должны вести журнал регистрации путевых листов, который также иногда называют реестром путевых листов (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

НДФЛ и страховые взносы

Если организация арендует автомобиль у физического лица, то также, как и в случае с юридическим лицом, необходимо заключить договор аренды транспортного средства. В договоре должна содержаться исчерпывающая информация об автомобиле, чтобы можно было точно определить, какое транспортное средство взято в аренду. Так обязательно следует указать марку автомобиля, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Сведения должны соответствовать паспорту транспортного средства или свидетельства о регистрации.

Доходы, получаемые физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).

Организация, в данном случае оплачивающая услуги аренды, выступает налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). В зависимости от того является физическое лицо резидентом Российской Федерации или нет, ставка налога будет 13% или 30% соответственно.

НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК). Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода — из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

В зависимости от того оформлен договор аренды с экипажем или без него, будет возникать необходимость исчисления и уплаты страховых взносов.

Если заключен договор аренды без экипажа, то арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается.

1. В договоре необходимо разделить стоимость аренды и стоимость услуг управления,
2. Как было сказано выше, услуги аренды не являются объектом обложения страховых взносов, но услуги управления облагаются страховыми взносами в ПФР и ФФОМС, так как относятся к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг,
3. Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ).

Если в договоре отсутствует разделение сумм аренды и оказания услуг управления, то высока вероятность того, что проверяющие начислят взносы со всей суммы арендной платы. В таком случае свои интересы придется отстаивать в суде.

Бухгалтерский учет

Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н арендованный автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.

По окончании срока действия договора имущество списывается с забалансового счета арендатора.

Согласно ПБУ 10/99, в случае использования арендованного имущества для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.

Арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль. Возможные бухгалтерские проводки при аренде транспортного средства у физического и юридического лица приведены в Таблице 2.

Обратим внимание, что если аренда у физического лица предполагает аренду у сотрудника организации, то в качестве счета расчетов с арендодателем будет использоваться счет 73, в случае аренды у физического лица — ИП или у юридического лица будет использоваться счет 76.

Таблица 2. Бухгалтерские проводки