Как правильно ставить печать на документах на подписи или рядом

Эксперты Veta против Артемия Лебедева: как все-таки правильно ставить подпись и печать

Дизайнер утверждает, что ставить подпись и печать друг на друга ни в коем случае нельзя. Мы тоже решили высказаться на тему.

«Никогда не ставьте печать на подпись»

Артемий Лебедев утверждает, что ставить печать на подпись нельзя — при этом ссылается на своего грамотного нотариуса. «Если печать хоть немного перекрывает подпись, то в случае экспертизы ни один криминалист не признает ни подпись, не печать, если одно стоит на другом. Подпись и печать должны быть полностью независимо различимы», — пишет Лебедев.

Если вы взглянете на любой документ, то увидите, что пресловутые буквы «М.П.» всегда стоят под строчкой с подписью. Логично, что в большинстве случаев печать будет перекрывать подпись хотя бы частично. Некоторые специалисты убеждены, что в таком виде фальсифицировать отдельно подпись и печать сложнее. Но есть и те, кто утверждает обратное — печать может скрыть несовершенства поддельной подписи.

Кто прав? Действительно ли криминалисты не возьмутся за проверку документа, где печать и подпись перекрывают друг друга?

Разбираемся по порядку: где подпись, а где печать

Есть два вида экспертизы, которые включают проверку подписи и печати:

1. Проверка подлинности подписи и оттиска печати. Эксперт выясняет, сделана ли подпись конкретным лицом, соответствует ли оттиск печати оригинальному образцу.
2. Проверка давности нанесения подписи и печати. Эксперт определяет временной период, в течение которого поставлены подпись и печать.

Теперь самое важное: для проведения экспертизы и получения результата совершенно неважно, стоят печать и подпись рядом или пересекаются.

Почерковедческую экспертизу можно провести, даже если цвет ручки, которой сделана подпись, значительно бледнее оттиска печати. В этом случае будет использоваться цветоделение — визуальное исследование с применением светофильтров.

В целом, в криминалистической экспертизе это далеко не единственный метод, с помощью которого можно достичь результата, и эксперт должен попробовать их все, пока не преуспеет.

Поэтому не торопитесь менять регламенты и нести весть всем знакомым нотариусам и юристам. Никакой формат проставления печати и подписи не помешает экспертизе.

Печать на документах: как правильно ставить ГОСТ Р 7.0.97-2016

Печать на документах: как правильно ставить в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Согласно п. 5.24 ГОСТа Р 7.0.97-2016 печать на документе заверяет подлинность подписи должностного лица. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

ГОСТ Р 6.30-2003 указывал, что печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность работника, и часть подписи.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит новые требования к реквизиту «печать»: оттиск печати проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, т.е ниже подписи на свободном месте, чтобы подпись свободно читалась.

На финансовых документах, личных документах граждан, документах статистической отчётности печать проставляется в месте обозначенное «МП» («Место печати»).

Что представляет собой печать: это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа.

Печати бывают трех видов:

• гербовые,
• круглые с наименованием организации,
• простые, структурного подразделения.

Гербовые печати используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Технические требования к гербовым печатям – их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам – изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001. Государственный стандарт РФ «Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).

Коммерческие организации используют круглые печати. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название организации. Как на гербовых, так и на круглых печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации.

Есть свои печати и у частных предпринимателей. На такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.

Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес. Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте не закреплены.

Часто мы слышим что документ без печати недействителен, и ставим печать на все подряд документы. На каких документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?

Примерный перечень документов, на которые ставится печать организации, приведен в приложении № 3 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», изданных Росархивом.

В Примерный перечень вошли следующие документы:

1. АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).
2. АРХИВНЫЕ СПРАВКИ.
3. Документы налоговой отчетности.
4. ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на авторефераты.
5. ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).
6. ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.
7. НОРМЫ расхода.
8. ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
9. ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг).
10. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).
11. ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).
12. РЕЕСТРЫ (чеков, поручений, представляемых в банк).
13. СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).
14. СОГЛАШЕНИЯ.
15. СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).
16. СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).
17. ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.
18. УДОСТОВЕРЕНИЯ.
19. УСТАВЫ организаций.

Примерный перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с письменным приказом (распоряжением) руководителя организации.

Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише.

Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах. Регистрационно-учетные формы печатей с их оттисками включаются в номенклатуру дел организации.

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Печати – как использовать грамотно

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

• его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
• все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как оформить гарантийное письмо

Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.

Сергей Россол
корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и партнеры»

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 1)

В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов. В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.

Елена Юсипова
начальник аппарата генерального директора АО «НТЦ Промтехаэро»

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 2)

В этом номере журнала сосредоточимся на порядке использования факсимиле работниками организации: какой алгоритм работы лучше заложить в ЛНА, как потом документировать его выполнение (ввести факсимиле в оборот; определить, кто и на каких документах при каких условиях может его проставлять; как изъять факсимиле у пользователя и уничтожить). Показали образцы оформления приказов об изготовлении факсимиле, введении его в действие, об уничтожении факсимиле; акта о временной передаче штампа-факсимиле от одного пользователя другому; акта об уничтожении факсимиле в присутствии комиссии и лица, чью подпись оно проставляло; журнала учета печатей, штампов, факсимиле и реестра образцов оттисков штампов-факсимиле. Полный комплект документов поможет вам все грамотно организовать.

Елена Юсипова
начальник аппарата генерального директора АО «НТЦ Промтехаэро»

Куда ставить печать на грифе утверждения?

Уточните, пожалуйста, место расположения оттиска печати на грифе утверждения документа должностным лицом. Действующий и прежние ГОСТ на оформление ОРД этого правила не содержали, потому что не требовали заверять гриф утверждения печатью. Но на практике подпись должностного лица в грифе утверждения часто удостоверяют печатью. Согласно новым правилам печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи подписанта. Таким образом, личный росчерк должностного лица виден и не затрагивается печатью даже частично. Насчет того, что оттиск печати может частично затрагивать название должности или расшифровку подписи, ничего не сказано. И если частично «задеть» оттиском печати наименование должности и расшифровку подписи можно, то как быть с датой утверждения, которая будет почти полностью перекрываться оттиском печати? Покажите, пожалуйста, пример правильной постановки оттиска на грифе утверждения.

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

��Ставить печать прямо на подпись: можно или нельзя?

Недавно на нашем форуме обсуждали вид кавычек на печати. Теперь в этой же компании возникла другая проблема с печатью, в которой, напомним, кавычки-«лапки» вместо «елочек». Выяснилось, что ее ставят не туда, куда следует.

Недавно на нашем форуме обсуждали вид кавычек на печати. Теперь в этой же компании возникла другая проблема с печатью, в которой, напомним, кавычки-«лапки» вместо «елочек». Выяснилось, что ее ставят не туда, куда следует.

В договорах и первичных документах печать стоит прямо на подписи.

Некоторые контрагенты выразили недовольство и указали на несоответствие такого способа штамповки ГОСТу.

Однако участники обсуждения отметили, что закон не обязывает компании соблюдать ГОСТ по оформлению документов.

В Федеральном законе от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в РФ» сказано, что документы национальной системы стандартизации применяются на добровольной основе, если иное не установлено законодательством РФ.

А как вы ставите печать? Она перекрывает подпись, задевает ее или стоит обособленно, чтобы подпись хорошо просматривалась?

Напомним, в прошлом году в юридических кругах активно обсуждали рекомендацию никогда не ставить печать на подпись. На «Клерке» об этом писали.

Есть мнение, что это помешает проведению экспертизы подписи.

Между тем специалисты отмечают, что для проведения экспертизы и получения результата совершенно не важно, стоят печать и подпись рядом, или пересекаются.

По этому вопросу есть два противоположных мнения.

1. Ставя печать на подпись, можно защитить компанию от подделок: так злоумышленникам будет сложнее отсканировать (скопировать) подпись и печать по отдельности и использовать их в своих целях.

2. Печать нужно ставить только рядом с подписью. Иначе печать может использоваться, чтобы скрыть изъяны подписи, выполненной другим лицом.

Совет эксперта такой: у компаний, документы которых скреплены «пересекающимися» подписью и печатью, нет оснований для беспокойства. Также отсутствует необходимость менять регламенты работы и отдельно следить за техникой нанесения этих реквизитов на документы.

• #первичные документы
• #печать
• #ГОСТ
• #форум Клерк.Ру