Форматы электронных документов
Электронный документ — это файл. Как и у любого файла, у него должен быть формат, причем форматы некоторых электронных документов обязательны. Чем отличаются форматы от форм? Какие документы формализованы? Рассмотрим в статье.
В этой статье:
- Электронные и бумажные документы
- Что такое форматы электронных документов
- В чем разница между форматами и формами электронных документов
- Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов
- Перечень форматов, утвержденных ФНС России
- Форматы и формы электронных документов в Диадоке
Подключайтесь к ЭДО
Диадок поддерживает форматы документов, утвержденные ФНС
Электронные и бумажные документы
Электронный документ (ЭД) — это информация, которая представлена в электронно-цифровом виде. Электронный документ читается компьютерами и другими устройствами, обрабатывается в информационных системах. Передать ЭД можно только по телекоммуникационным сетям связи — через интернет.
Такие характеристики дает закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Как и бумажные аналоги, ЭД имеет реквизиты, которые позволяют установить его подлинность. В целом электронные документы равнозначны бумажным и имеют тот же набор ценностей, а отличаются лишь видом носителя, формой представления данных и возможностью мгновенной передачи на любые расстояния.
При этом стоит разделять:
- документ в электронном виде — изначально создается как бумажный, только затем переводится в цифровой формат (образ),
- электронный документ — сразу формируется в нужном формате.
Это различие важно для электронного документооборота, поскольку образ не считается оригиналом документа. Такой файл не примут госорганы — ФНС, Росстандарт и другие. Официальным признается только первый (единичный) экземпляр, переданный в изначальном формате.
Также следует помнить, что иногда закон требует предоставлять только бумажную версию документа. Например, в законе № 48-ФЗ говорится о том, что переводной и простой вексель составляется только на бумаге (бумажном носителе).
ЭД, как и бумажные аналоги, после подписания получают юридическую силу. Законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» установлено три вида электронных подписей (ЭП):
- простая,
- неквалифицированная,
- квалифицированная.
Документы подписываются любой из них. Но самый серьезный уровень защиты — у усиленной квалифицированной ЭП. Она признается аналогом собственноручной подписи и наделяет документ юридической значимостью без дополнительных условий. При использовании простой и неквалифицированной ЭП стороны должны заключить специальное соглашение.
Чаще всего в рамках ЭДО с контрагентами передают:
- договоры, соглашения, контракты,
- счета-фактуры,
- первичные учетные документы — универсальные передаточные и корректировочные документы, акты приемы работ, документы о передаче товаров.
Использование ЭД позволяет сократить расходы, освободить пространство в офисе, сэкономить время сотрудников на рутинных задачах. ЭД мгновенно доставляются адресатам, помогают не дублировать документы на бумаге. Но при работе с ними нужно соблюдать требования — к содержанию, электронной подписи, форматам, способам передачи. Все это отражено в нормативных, законодательных актах.
Поможем получить электронную подпись и начать онлайн-документооборот
Что такое форматы электронных документов
Формат — это требования к определенной организации документа, к его иерархии и набору реквизитов. Форматы есть только у ЭД, поскольку при неверно заполненных полях и реквизитах файл не будет отправлен через систему ЭДО и его не примут в ФНС.
У разных типов документов правила заполнения отличаются. Определяет тип функция, которая указывается при заполнении. Заполнение формализованных ЭД (счетов-фактур, накладных ТОРГ-12, актов выполненных работ) регламентируют приказы ФНС.
В юридически значимом документообороте используется формат XML, поскольку только в нем можно отправлять счета-фактуры. XML — это расширяемый язык разметки. Структура ЭД такого формата отображает описание документа, пользовательские теги. За счет этого при передаче между ПК не возникает сложностей с совместимостью.
В чем разница между форматами и формами электронных документов
Формат электронного документа отвечает за внутреннее содержание. Разрешенные и рекомендованные форматы устанавливаются ФНС России.
Форма — это «внешность» документа, то, как оформлен визуально. До 2013 года было обязательным применение унифицированных форм первичных учетных документов. Однако теперь в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что их формы могут быть любыми — это определяет руководитель экономического субъекта. Главное, чтобы в форме сохранялся ряд обязательных реквизитов.
Часть бумажной первичной документации по-прежнему составляется по единым формам:
- кассовые документы, например приходный и расходный кассовый ордер,
- транспортная накладная,
- железнодорожные накладные и другие.
Кроме того, жестко форма утверждена для счета-фактуры. Она отражается в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
Обеспечим надежный и безопасный электронный документооборот с контрагентами
Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов
Среди электронных документов выделяют две группы — формализованные и неформализованные. Их разница в следующем:
-
Формализованные документы имеют утвержденный приказами ФНС формат. Это файлы с расширением XML. Такие ЭД заполняются в соответствии с правилами.
Жесткие требования к соблюдению форматов объясняются тем, что единый вид и расширение позволяют налоговым органам принимать и проверять документы в автоматическом режиме. Поэтому при несоблюдении правил возникает риск ошибок, как следствие, штрафные санкции со стороны контролирующего органа. При этом компании должны проверять актуальность форматов.
В списке формализованных ЭД — счет-фактура (СФ), универсальный передаточный документ (УПД), корректировочный СФ и УПД.
Форма электронного документа так же, как и формат, бывает утвержденной и свободной. Как правило, ее определяет организация. О ряде исключений сказано выше.
Перечень форматов, утвержденных ФНС России
Для некоторых видов ЭД Федеральная налоговая служба РФ утвердила конкретные форматы. В их числе:
- УПД. Документ объединяет в себе счет-фактуру и сведения из первичного учетного документа, документа о передаче имущественных прав или об отгрузке товаров. Формат утвержден приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
- Электронный счет-фактура. Аналог бумажного СФ, удостоверяет отгрузку товаров (оказание услуг), их стоимость. Формат утвержден тем же приказом.
- Универсальный корректировочный документ (УКД). Совмещает корректировочный СФ и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг). Формат утвержден приказом ФНС России от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
- Акт о расхождении по форме ТОРГ-2. Документ о расхождениях в количестве (качестве) товара. Формат утвержден приказом ФНС России от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@.
- Товарная накладная по форме ТОРГ-12. Оформляется при продаже товаров поставщиком покупателю. Формат утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
- Акт выполненных работ (оказанных услуг). Оформляется заказчиком и исполнителем для подтверждения работ или оказанных услуг. Формат утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.
Кроме того, как подчеркивают в ФНС, подписать УПД и УКД могут только ответственные на это лица. Если положение дел таково, что их несколько, визировать документ подписью должен каждый сотрудник. Электронные УПД, УКД и счета-фактуры передаются только по защищенным каналам связи, предоставленными оператором ЭДО.
Расскажем о возможностях ЭДО и поможем с переходом на электронные документы
Форматы и формы электронных документов в Диадоке
Сервис обмена юридически значимыми электронными документами Диадок допускает обмен практически любыми файлами. Через систему можно отправить формализованные, полуформализованные, неформализованные ЭД. Рассмотрим перечень подробнее.
Формализованные
- акт приемки-сдачи работ,
- ТОРГ-12,
- счет-фактура, в том числе корректировочный, исправленный,
- универсальный передаточный, корректировочный документы и их исправленные версии.
Полуформализованные
- акт приемки-сдачи работ или услуг (произвольная форма),
- ТОРГ-12 (произвольная форма),
- акт сверки,
- договор,
- внутренняя накладная (ТОРГ 13).
Неформализованные
- информационное письмо,
- договор,
- реестры расходов, актов, акционеров общества,
- ведомость за выполненные работы,
- отчет агента,
- товарно-транспортная накладная,
- ценовой лист,
- кредит-нота,
- транспортная накладная,
- поручение экспедитору, экспедиторская расписка, отчет экспедитора,
- прайс-лист и многие другие.
Также в Диадоке участникам фармацевтического рынка доступен обмен отраслевыми документами — протоколом согласования цен поставки лекарственных препаратов и реестром сертификатов, участникам строительного рынка — КС-2 и КС-3, организациям при работе по договорам хранения — МХ-1 и МХ-3.
Если в списке нет требуемых форматов, обратитесь к менеджеру Диадока. Отсутствие нужного формата связано с тем, что прежде клиенты не высказывали потребности в нем. Но мы готовы дополнить перечень. Возможно и использование собственных форматов.
Переход на ЭД упростит бизнес-процессы в компании, сделает их результативнее и быстрее. Это поможет предприятию стать конкурентоспособным, повысить лояльность клиентов и, как следствие, повысить доходность. С Диадоком изменения пройдут в кратчайшие сроки и с минимальными усилиями.
Откройте все возможности электронного документооборота с Диадоком
Виды электронных документов
Системы электронного документооборота способны работать с различными видами электронных документов . Однако в некоторых случаях существующие нормативы ограничивают их формат.
Документ — материальный носитель с информацией, снабжённый реквизитами, которые позволяют его идентифицировать. Разделение документов на бумажные и электронные — это, фактически, разделение по виду носителя. Для восприятия электронного документа (ЭД) необходимо использовать электронно-вычислительные средства, информацию с бумажного документа человек может считать непосредственно.
Следует различать электронный документ и документ в электронном виде. ЭД изначально создаётся в электронной форме. Документ в электронном виде — это образ бумажного документа, например, его скан или фотография.
Как правило, для изображений бумажных документов можно использовать любой вид электронной цифровой подписи, в то время как для юридически значимого ЭД почти всегда требуется усиленная квалифицированная ЭЦП, без которой применение электронного документа любого вида возможно только внутри организации.
Требования к документам в электронном виде
Документы в электронном виде должны отвечать:
- общим требованиям к оформлению и содержанию, которые идентичны требованиям к аналогичным бумажным документам;
- требованиям, которые делают документ юридически значимым, к ним относятся, в частности, требования, касающиеся электронной подписи;
- индивидуальные требования, перечисленные в инструкциях по работе с конкретным видом документов.
Форматы файлов электронных документов
Электронные документы любого вида записываются на носители и передаются по цифровым каналам связи в виде блоков информации — файлов, которые, в свою очередь, могут иметь различный формат.
Для файлов ЭД чаще всего используют текстовые форматы — PDF, RTF, DOC и другие. Их преимущество в том, что текстовые документы довольно легко можно изменять и редактировать, что удобно при работе над документом и согласовании его содержания. Текстовые форматы файлов используют для договоров, инструкций, распоряжений и других видов электронных документов .
Графические форматы, такие как JPG или BMP предназначены для цифровой записи изображений, их используют для создания электронных образов документов — фотографий и сканов. Графические форматы широко применяют для хранения нераспознанных архивных документов, для чертежей, эскизов и т.п.
В большинстве случаев выбор формата электронных документов диктуется удобством работы с ними. Однако существуют документы, формат которых чётко прописан в законодательстве. Такие документы называются формализованными и к ним относятся счёт-фактура, накладная и акт выполненных работ.
Формализованные документы должны соответствовать требованиям ФНС, в соответствии с которыми для электронных подлинников следует использовать формат XML, а для отсканированных копий — JPG, TIFF, PDF или PNG. То есть для передачи отчётности в налоговые органы следует использовать электронные документы только в формате XML.
Заключение
В электронном документообороте могут использоваться различные виды электронных документов . В большинстве случаев требования к ним точно такие же, как и к аналогичным документам на бумажном носителе.
Выбор формата файла электронного документа, как правило, остаётся на усмотрение пользователя. При необходимости он может использовать даже форматы собственной разработки. Если же речь идёт о формализованных документах, то их форматы утверждены ФНС.
Что такое электронный документ?
Работать с электронными документами удобно и выгодно. Но использовать их повсеместно пока не получается из-за недоработок законодательства, к тому же у некоторых людей все еще есть опасения по поводу надежности и легитимности такого формата. Разберемся, в чем суть электронного документа, когда можно отказаться от бумаги и как обеспечить юридическую значимость договоров, счетов-фактур и т.д.
Электронный документ — это документированная информация, хранящаяся на цифровом носителе и передающаяся по телекоммуникационным каналам связи. Человек воспринимает ее с помощью специального ПО и электронных вычислительных машин.
Согласно статье 6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи», электронный документ равнозначен бумажному и обладает такой же юридической силой после заверения электронной подписью (ЭП).
Виды электронных документов
По способу оформления они делятся на два типа:
- изначально созданные в электронном виде и заверенные ЭП;
- созданные на бумаге, заверенные графической подписью и печатью, впоследствии отсканированные.
Первые называют электронными документами, а вторые — электронными образами документов или скан-копиями. Они очень похожи, но есть несколько важных отличий.
| Электронный документ | Образ | |
|---|---|---|
| Способ создания | Оформляется сразу в электронном виде. | Сначала оформляется на бумаге, затем сканируется и записывается на цифровой носитель. |
| Способ заверения | Электронной подписью. | Бумажный экземпляр — графической собственноручной подписью и печатью. Скан-копия — электронной подписью. |
| Подписанты | Лицо, уполномоченное заверять документы соответствующего типа. | Лицо, уполномоченное заверять образы. Подписант может не иметь полномочий для оформления бумажных документов аналогичного типа. |
| Юридическая сила | Обладает юридической силой и равнозначен бумажному аналогу, если был создан и подписан в соответствии с требованиями законодательства. | Не заменяет оригинал, даже после заверения электронной подписью. |
К электронным документам предъявляются те же требования, что и к бумажным. Они касаются оформления, перечня реквизитов, выбора подписантов, длительности хранения и многого другого. Есть также особые условия обеспечения легитимности именно цифровых документов:
- оформление в единственном экземпляре без предварительного документирования на бумаге;
- использование формата, установленного надзорным органом или организацией;
- подписание электронной подписью лица, указанного в качестве подписанта.
Судом устанавливаются требования к принимаемым документам. Они передаются как отдельные файлы, к которым присоединяются метаданные (электронные подписи, реквизиты), которые тоже содержатся в отдельных файлах. Все конвертируется в единый формат, установленный судом.
Форматы электронных документов
Формат — это структура содержательной части. Он определяет расположение полей, перечень подписантов. Документы делятся на два типа: формализованные (структурированные) и неформализованные (неструктурированные). Формат первых строго определен ФНС и Росстандартом:
- электронные документы — XML;
- образы — JPG, TIFF, PDF, PNG.
Если правильно все заполнять и заверять, информация распознается автоматически при поступлении в надзорный орган. Это уменьшает время рассмотрения обращений.
Неформализованные документы не подлежат массовой обработке, участники ЭДО сами определяют структуру содержательной части. При этом учитываются только требования 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Особые требования предъявляются к формату электронных документов долговременного хранения. Они должны быть доступны для ознакомления и представления в суде десятки лет. Для этого перед отправкой в архив их конвертируют в формат PDF-A. Такие файлы содержат все необходимое для воспроизведения и не обращаются к сторонним базам данных. Документы удастся прочесть, даже если сильно изменятся технологии.
С какими документами можно работать в электронном виде?
Цифровизация охватывает все больше сфер деятельности. Компании активно переходят на ЭДО с государственными органами, контрагентами и сотрудниками. Много документов уже можно оформлять в цифре.
Договоры, контракты, соглашения
Согласно ГК РФ 434, заключить договор, обменяться протоколами разногласий или оформить дополнительное соглашение с контрагентом можно с помощью ЭДО. Главное условие — доказать, что документ исходит от указанного в нем физического или юридического лица. Для этого при заверении используется усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись. Она идентифицирует личность владельца (подписанта) и помогает убедиться, что после подписания реквизиты не менялись.
Список документов, которые находятся у контрагента на подписании
Кадровые документы
Дополнительные условия касаются кадровой документации. Эксперимент Минтруда показал, что ЭДО с сотрудниками удобен, компании с энтузиазмом переходят на него. С ноября 2021 года, после внесения поправок и дополнений в трудовое законодательство можно обмениваться многими видами электронных документов не только с дистанционными, но и со всеми остальными работниками. В цифру переведены трудовые договоры, заявления на увольнение, графики отпусков, приказы о переводе сотрудников.
Заверение согласия на КЭДО в личном кабинете системы Directum HR Pro
Но до сих пор должны оформляться на бумаге журналы по инструктажам, акты о несчастных случаях на производстве и приказы об увольнении.
Первичные учетные документы
В 402-ФЗ прописаны требования к первичным учетным документам. Они могут быть как электронными, так и бумажными. Оформляются после совершения факта хозяйственной жизни. Даже если оригинал документа в электронном виде, возможно, его придется представить в государственные органы именно на бумаге. Для этого цифровой оригинал распечатывают и заверяют графической подписью и печатью, из-за чего не получается полностью перейти на ЭДО при оформлении первичной учетной документации, и иногда ее приходится дублировать на бумаге.
Отчетность
Вся бухгалтерская и налоговая отчетность может оформляться на цифровом носителе. Она заверяется КЭП и передается в ФНС с помощью оператора ЭДО или через сайт ФНС.
Обращения в гос. органы и суды
Некоторые ведомства реализовали подачу обращений через систему ЭДО. Это доступно как физическим, так и юридическим лицам. Можно воспользоваться услугами оператора ЭДО или личным кабинетом гос. органа. С каждым годом становится все меньше ведомств, принимающих исключительно бумажные документы, появляются удобные личные кабинеты для физических и юридических лиц.
Суды уже принимают любые материалы, переданные по телекоммуникационным каналам связи. Это может быть как оригинал, так и образ. Первый обязательно заверяется КЭП, а второй — любой электронной подписью.
Что потребуется для организации электронного документооборота?
ЭДО бывает внутренним и внешним. Первый тип — это обмен документами внутри компании. Для его организации потребуется система электронного документооборота (СЭД). Она упрощает работу с документами и используется в качестве оперативного хранилища информации.
Для обмена юридически значимыми документами с контрагентами придется воспользоваться услугами оператора ЭДО. Это сторонняя организация, выступающая в роли посредника между участниками ЭДО. Она обеспечивает шифрование данных, контролирует отправку и доставку электронных документов, следит за соблюдением требований законодательства, проверяет информацию обо всех подключенных к системе юридических лицах, хранит сведения о действиях с документами, выступает в роли независимой стороны в спорных ситуациях.
Электронные документы — это удобно. Они быстрее оформляются, мгновенно передаются контрагентам или направляются в государственные учреждения, обеспечение их сохранности в течение длительного времени (в отличие от бумажных экземпляров) требует меньших затрат. Поэтому сейчас компании переводят бизнес-процессы в цифровой вид.
«С каждым годом становится все меньше белых пятен в нормативной базе по ЭДО, законы постепенно адаптируются к новой цифровой реальности. Уже признана юридическая значимость многих видов электронных документов. Возможно, вскоре можно будет полностью перевести работу некоторых сотрудников в цифру и забыть о бумажных договорах и актах.»
Электронный документ
Электронный документ — любая текстовая, звуковая, графическая и другая неструктурированная информация, созданная с помощью средств компьютерной обработки информации и сохранённая на машинном носителе. Электронный документ в системе электронного документооборота состоит из текста (содержимого электронного документа) и карточки — формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (наименование документа, автор, дата создания, корреспондент и т.д.)
Электронный документ содержит информацию, которая может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Это может быть текст или электронная форма Microsoft Word, таблица Excel или сообщение в формате электронной почты Internet и т.д. Файлы документов могут не содержать внутри себя структурных элементов (обычные текстовые документы) или, наоборот, быть структурированными. Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах информации (формы Word, электронные таблицы, документы в формате XML).
По сравнению со своим бумажным аналогом, электронный документ обладает рядом бесспорных преимуществ, таких как долговечность, простота редактирования и прочей работы с ним, а также возможность поиска по ключевым словам и удобство в использовании в автоматизированных системах управления предприятием.
В настоящее время существуют различные форматы электронных документов, наиболее распространенным из которых является платформнонезависимый ODF стандарта ИСО 26300.
Особый тип документов представляют собой записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы, таких как электронные формы Microsoft Exchange или документы 1С. Подобный документ, в отличие от обычного электронного документа, не представлен в виде отдельного файла, а является целостной единицей информации, которая имеет уникальный идентификатор, средство отображения и модификации. К этой группе документов можно отнести отчеты, порождаемые в результате работы прикладных ИС. Такие документы динамически формируются из записей различных баз данных. После просмотра или вывода на печать подобный документ прекращает свое существование в информационной системе в качестве единого объекта — он «живет» только в рамках определенного приложения, поэтому, например, для передачи в другое подразделение его следует преобразовать в документ иного типа.
Электронный документ приобретает юридическую значимость благодаря электронной цифровой подписи, которая аналогична подписи на бумажном носителе и равнозначна ей, если при этом соблюдаются определенные условия.
Смотри также:
- Документооборот
- Электронный документооборот
- Система электронного документооборота (СЭД)