Где должна храниться печать организации

Впервые запись о порядке использования печатей появилась в ЕГСД (Единой государственной системе делопроизводства), одобренной постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04/09/1973 N435 и рекомендованной для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, предприятиями и организациями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

По своему значению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные.

Основная печать. Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности.

Вспомогательная печать. Организации могут иметь вспомогательные(дополнительные) печати, они воспроизводят наименование организации, ее структурного подразделения, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись, как то: секретариат, для счетов, для справок и т.д. Дополнительная печать, содержащая надпись «Для счетов-фактур», должна содержать идентификационный номер налогоплательщика (основание: письмо МНС РФ от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404 «О применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость»). Вспомогательные печати имеют различную форму: круглую, треугольную, четырехугольную и др.

Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, для заверения учетных документов и др.

Угловой штамп является основным штампом, содержит основные реквизиты организации. Все остальные штампы называются вспомогательными (штамп для регистрации входящих документов, для внутренней переписки, для денежно-расчетных документов).

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает персонально начальник организационного отдела, назначенный приказом начальника. В случае его увольнения приказ переиздается. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделением организации для работы, возлагается приказом начальника на работников, получивших печати и штампы и расписавшихся в учетном журнале.

Использование и хранение печатей и штампов.

Основная круглая печать организации находится у начальника организационного отдела, используется в работе и хранится у него в сейфе. Может выдаваться под расписку другим сотрудникам в особых случаях (длительное отсутствие начальника организационного отдела, необходимость использования печати в выходные и праздничные дни, необходимость использования ее за пределами организации).

Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Простые штампы хранятся в закрытых столах, хранение основной и вспомогательных печатей, а также основного штампа осуществляется в опечатываемых сейфах (металлических ящиках), доступ к которым имеет лишь лицо, получившее печати, штампы для использования их в работе и ответственное за их сохранность.

При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие сохранение у данных объектов свойств и качеств, дающих возможность использования их по назначению, а также сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними лицами. При утрате основной печати организации и круглой печатей структурных подразделений руководитель организации должен немедленно сообщить об этом в органы милиции и произвести публикацию в печати.

Учет печатей и штампов.

Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у лица, ответственного за хранение печатей и штампов и хранится в сейфе. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации, назначившего своим приказом лицо, ответственное за учет и хранение печатей и штампов. Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.

Утрата печати или штампа.

В случае утраты печати и штампа руководители учреждений, предприятий, организаций обязаны дать объявление об этом в местной печати. Изготовление печатей и штампов, взамен утерянных, производится по истечении 10 дней с момента подачи объявления. Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных, должны иметь в тексте букву «Д» (дубликат).

Передача, замена, изготовление и уничтожение печатей и штампов.

Замена и приобретение печатей ( штампов ) производится на основании приказа (распоряжения) начальника по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов производится заказ в штемпельную мастерскую. Печати и штампы числятся за получивших их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом начальника.

время и место уничтожения;
состав комиссии;
основание уничтожения печатей и штампов ;
наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов ;
способ уничтожения;
заключение комиссии о приведении печати ( штампа ) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
подписи членов комиссии.

Контроль состояния учета и хранения печатей и штампов.

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая начальнику для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, начальник назначает комиссию для проверки соответствия фактического наличия и состояния печатей и штампов, переданных на хранение указанному лицу, записям в журнале учета. Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому лицу, назначенному ответственным за их учет, с приложением оттисков, передаваемых печатей и штампов.

ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов

N п/п

Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления

Оттиск печати (штампа)

Наименование подразделения, должность и фамилия получателя

Роспись в получении, дата

Результаты ежегодной проверки наличия печатей и штампов: их оттиски и дата проверки

Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления

Оттиск печатей (штампов), возвращенных для уничтожения, дата возврата

Отметка об уничтожении, номер акта и дата

Примечание

Журнал учета печатей

АКТ N _______ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ПЕЧАТИ (ШТАМПА) ОРГАНИЗАЦИИ

Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета печатей и штампов.

Печать(штамп) организации: ______________________________________________
(организационно-правовая форма
__________________________________________________________________
и наименование организации)
ОГРН N ______________________ уничтожен(а) в связи с _______________

__________________________________________________________________
(указать причину: изменение наименования,
__________________________________________________________________
организационно-правовой формы, износ и т.д.)
__________________________________________________________________
Печать(штампа) уничтожил (Ф.И.О.)
__________________________________________________________________

Место и время уничтожения печати _________________________________

Факт уничтожения печати в моем присутствии подтверждаю:

Подписи членов комиссии

____________ /________/
(подпись)

«___» _________ 200__ г.

ОТТИСКИ УНИЧТОЖАЕМОЙ ПЕЧАТИ:

Хранение печати организации

Подборка наиболее важных документов по запросу Хранение печати организации (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Печати и штампы:
Акт об уничтожении печати
Где ставить печать в трудовой книжке
Гербовая печать
Договор без печати
Журнал учета печатей и штампов
Показать все

Печати и штампы:
Акт об уничтожении печати
Где ставить печать в трудовой книжке
Гербовая печать
Договор без печати
Журнал учета печатей и штампов
Показать все

Формы документов

Судебная практика

Подборка судебных решений за 2021 год: Статья 2 «Основные положения об обществах с ограниченной ответственностью» Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» «Как следует из положений части 5 статьи 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 года N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», печать является одним из средств индивидуализации организации и общество обязано обеспечить надлежащие условия ее хранения и порядок использования уполномоченными лицами, исключающий проставление оттиска печати на документы, не исходящие от данной организации.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Статья: О выдаче документов бывшим работникам с учетом требований трудового и архивного законодательства
(Ливена С.В., Зимина С.Ю.)
(«Кадровик-практик», 2022, N 9) Как видите, по ГОСТу запись о месте хранения подлинника и печать организации являются обязательными реквизитами, только если копия выдается для представления в другую организацию, а в Указе такой оговорки нет. Надежнее соблюдать требования обоих нормативных актов и указывать все реквизиты заверительной записи.

Правовые ресурсы

«Горячие» документы
Кодексы и наиболее востребованные законы
Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
Инструкция о порядке изготовления, использования, учета и хранения печатей, штампов.

Печатью также заверяются подписи руководителя учреждения, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым предоставлены соответствующие полномочия.

1.4. Пользование печатями учреждения разрешается только работникам, которым они выданы в установленном настоящей Инструкцией порядке по приказу руководителя.

1.5. Оттиск печати проставляется на документах, оформленных с соблюдением действующих правил, подписанных и согласованных в установленном порядке.

1.6. При расположении оттиска печати на документе следует руководствоваться следующим: оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати. Оттиск печати необходимо размещать, не задевая подписи, на свободном месте.

1.7. Учреждение может иметь штампы с полным и сокращенным наименованием, штампы для входящей и исходящей документации, штамп для кассовых документов, штамп для специалиста по кадровой работе.

1.8. Штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.
2. Изготовление печатей и штампов

2.1. Печати и штампы изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и штампов и их количестве принимает руководитель учреждения.

2.2. Заявка на изготовление печатей и штампов и их эскиз оформляются и передаются в производственный отдел, для размещения заказа на предприятии-изготовителе печатей.

2.3. В случае служебной необходимости по решению руководителя допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей и штампов.

3.Учет, хранение и выдача печатей и штампов

3.1. Учет и выдача печатей и штампов осуществляется по журналу учета и выдачи печатей и штампов, с проставлением их оттисков (Приложение № 1).

3.2. Передача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

3.3. Печати и штампы хранятся в надежно запирающихся шкафах и сейфах, хранить печати и штампы в столах, ящиках, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это право запрещается.

3.4. Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается.
4. Порядок уничтожения печатей и штампов

4.1. По миновании надобности печати и штампы уничтожаются, уничтожение печатей и штампов производится по акту.

4.2. Для уничтожения печатей и штампов создается комиссия.

4.3. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающие возможность их восстановления и дальнейшего использования.

4.4. Отметка об уничтожении печати и штампа проставляется в графе «Примечание» журнала учета и выдачи печатей и штампов.

5. Проверка наличия печатей и штампов

5.1. Проверка наличия печатей и штампов проводится не реже одного раза в год комиссией, назначенной руководителем учреждения.

5.2. В случае утери печати и штампов, лицо ответственное за использование печати, штампа незамедлительно извещает руководителя или лицо его заменяющее об утере, а также принимаются меры по их поиску.

6. Ответственность

6.1. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей и штампов учреждения возлагается на руководителя учреждения и лиц, получивших печать или штамп для использования.

6.2. За нарушение порядка хранения, неправомерное и незаконное использование печатей и штампов работник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

Печати организации: виды, хранение, учет

Первая запись о порядке использования печати появилась в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), одобренной постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.73 № 435 и рекомендованной для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Основные и вспомогательные печати

По своему назначению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные.

Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности.

Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Организации могут иметь вспомогательные (дополнительные) печати – они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок» и т.д.

Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, учетных документов и др.

Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, по существу, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот. Штампы также бывают разных видов.

Угловой (адресный) штамп используется в том случае, если в организации или у предпринимателя отсутствуют типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при краткосрочной переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер.

В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке, т.е. реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать.

Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Регистрационный штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. Он содержит наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу.

Штамп ограничения доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа. Штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штампы с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера, с рамкой; включают краткое наименование фирмы, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия. Их размеры, форма и содержание не регламентируются. Использование специальной штемпельной краски позволяет применять такие штампы для решения производственных задач – маркировки тары, тканей, пластмассы и других поверхностей.

Обратите внимание

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает персонально руководитель организационного отдела, назначенный приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделениям, возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Выдача печатей и штампов регистрируется в учетном журнале.

Использование и хранение печатей и штампов

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя организационного отдела и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим сотрудникам в ситуации, когда руководитель организационного отдела отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основная и вспомогательные печати, адресный штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Учет печатей и штампов

Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу.

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.

ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов

Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления

Оттиск печати (штампа)

Наименование подразделения, должность и фамилия получателя

Подпись получателя, дата

Результаты ежегодной проверки наличия печатей и штампов: их оттиски
и дата проверки

Утрата печати или штампа

В случае утраты печати необходимо обратиться в милицию с соответствующим заявлением. Если был взломан офис, то работники правоохранительных органов осмотрят помещение, из которого была совершена кража. А если печать была похищена из личных вещей, например вместе с папкой документов из автомобиля руководителя, то следователь возьмет объяснения у лица, заявившего о хищении.

Как в самом заявлении, так и впоследствии в объяснениях необходимо как можно конкретнее зафиксировать, что именно было похищено. Кражу печати лучше указать отдельно.

Нелишним будет предоставить в милицию и образец оттиска печати (можно сделать копию какого-либо документа, заверенного ею). При этом необходимо подтвердить факт предоставления копии. Если она прилагается к заявлению о краже, об этом следует написать в заявлении, а если копия представляется после, то нужно получить подпись следователя на сопроводительном письме.

В дальнейшем заявление позволит получить справку из милиции, которая подтвердит факт кражи и поможет доказать невиновность фирмы в случае использования печати похитителями.

Кроме того, после обнаружения кражи и заявления в милицию необходимо сделать заявление о похищении в банк. Чем быстрее организация сообщит о краже в банк, тем меньше у похитителей шансов воспользоваться украденным. Кроме того, работники банка вполне могут помочь и в задержании преступников, если, конечно, вовремя будут уведомлены о случившемся.

Чтобы оградить себя от претензий будущих жертв мошенников, можно дать объявление о краже в СМИ.

Передача, замена, изготовление и уничтожение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов производится заказ в фирму, изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. В акте должны быть указаны:

· время и место уничтожения;

· основание уничтожения печатей и штампов;

· наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;

· заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;

· подписи членов комиссии.

Акт подшивается в специальный наряд, который хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.

ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов, выделенных на уничтожение

Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления

Оттиск печатей (штампов), возвращенных для уничтожения, дата возврата

Отметка об уничтожении, номер акта и дата
Похожие публикации:

Где должна храниться печать организации