Как отчитываться по кассе в налоговую

Как отчитываться по кассе в налоговую

Оставаясь на нашем сайте, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie. Подробности в нашей политике конфиденциальности.

ПРИЛОЖЕНИЕ «КОШЕЛЁК» ДЛЯ БИЗНЕСА
ЧТО ТАКОЕ ОНЛАЙН-КАССА И КАК Её ПОДКЛЮЧИТЬ

После поправок к 54-ФЗ бизнес устанавливает онлайн-кассы. Кто-то уже заменил оборудование, а кто-то только планирует это сделать. Рассказываем подробнее.

ЧТО ТАКОЕ ОНЛАЙН-КАССА

Онлайн-касса — умная касса, которая автоматически отчитывается о кассовых операциях перед налоговой и печатает чеки нового образца.

Налоговая в режиме реального времени получает данные о чеках от онлайн-кассы, а клиенты магазинов, салонов, барбершопов и кофеен — информацию о покупках в электронном виде.

КАК РАБОТАЕТ ОНЛАЙН-КАССА
Клиент оплачивает товар или услугу и получает бумажный чек с QR-кодом или электронный чек.

Данные об операции записываются на фискальный накопитель кассы — блок памяти, который хранит данные и готовит их для отчёта.

Фискальный накопитель отправляет чек оператору фискальных данных — организации, которая шифрует данные и пересылает их в налоговую.

ЧЕМ ОНЛАЙН-КАССА ПОЛЕЗНА ДЛЯ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ

Онлайн-касса избавляет бизнес от рутины:

Экономит время
Предпринимателю не нужно стоять в очереди в налоговой, чтобы зарегистрировать приобретённую кассу — это можно сделать через интернет.

Автоматизирует процессы
Онлайн-касса автоматически передает чеки и отчёты в налоговую службу, считает выручку и организует удалённое управление магазином. Делать это вручную больше не нужно.

Избавляет от лишних проверок
Умная касса отправляет информацию в налоговую через интернет. Из-за этого налоговая сокращает количество личных визитов и дополнительных аудитов.

Дружит с полезным бизнесу ПО
К онлайн-кассе легко подключить дополнительные приложения ― например, для аналитики, обработки данных о покупках клиентов и работы с программами лояльности. Инструменты помогут организовывать закупки или спланировать стимулирующие акции (правда, за них нужно отдельно платить).

Например, вы можете подключить к онлайн-кассе сервис «Кошелёк для бизнеса». Также советуем попробовать новые возможности для своей компании вместе с Кошельком: размещение программы лояльности, реклама или платёжные решения. Заполните заявку ниже, и наш менеджер свяжется с вами.

Работа онлайн-кассы

Сегодня без онлайн-касс могут работать только немногие ИП и компании, их список есть в ст. 2 54-ФЗ, но большинству предприятий ККТ нужна. В статье расскажем, зачем применять онлайн-кассу и как она работает.

Зачем онлайн-касса бизнесу

Закон о применении онлайн-касс приняли, чтобы обеспечить прозрачность торговых операций. Приставка «онлайн-» появилась в названии техники, потому что новые кассы умеют передавать в налоговую через интернет все пробитые чеки о покупках и возвратах. С новыми ККТ бизнес проводит через кассы не только наличные деньги, но и безнал, для этого нужно только подключить эквайринг. Больше не нужно ежегодно проверять каждую кассу в налоговой. Кассу можно зарегистрировать или снять с учета лично в ФНС или онлайн, если есть электронная подпись. А еще обслуживать кассу должен производитель, так что эта Чтобы отправлять данные в налоговую, нужен посредник — оператор фискальных данных (ОФД). Предприниматель или компания заключает с ним договор и получает личный кабинет на сайте ОФД, где можно смотреть чеки, получать аналитические отчеты по кассам и торговым точкам, строить прогнозы. Государство же благодаря онлайн-кассам контролирует работу бизнеса и не дает ему уйти в тень. Если компания или ИП работают честно и данные из касс совпадают с налоговыми декларациями, к ним реже приходят с проверками.

Чем отличаются кассы для маркировки

Если вы продаете маркированные товары, у онлайн-кассы должна быть специальная прошивка, а еще придется заключить допсоглашение с ОФД, чтобы он отправлял чеки и в налоговую, и в систему «Честный знак». Если планируете работать с маркировкой и на текущей кассе такой прошивки нет, придется заменить кассовую программу, а может быть и саму кассу. Касса для маркированных товаров работает особым образом. На товаре есть метка, кассир при продаже считывает ее сканером штрих-кода, и метка попадает в чек. Затем чек с меткой отправляется к оператору фискальных данных, а оттуда — в налоговую и систему маркировки «Честный знак», чтобы там товар с его кодом вывели из оборота. Чтобы обеспечить такую работу, нужна более сложная кассовая программа.

Как работает онлайн-касса

1. Кассир вводит в кассу данные о покупке — вручную или с помощью сканера штрих-кодов. Если покупатель расплачивается наличными деньгами — принимает купюры, если картой или смартфоном — отправляет сумму на банковский терминал (терминал связывается с банком, проверяет карту клиента, списывает с нее средства и печатает «слип» — банковский чек).
2. После приема оплаты через терминал или наличностью кассир пробивает чек на кассе и отдает его клиенту.
3. Фискальный накопитель фиксирует чек, подписывает его фискальным признаком и отправляет ОФД.
4. ОФД фиксирует чек, проверяет его, сохраняет, а затем раз в сутки передает в налоговую накопившиеся чеки с этой кассы.
5. При необходимости покупателю отправляют электронный чек по SMS или e-mail.

Чтобы работать с кассой, ее нужно предварительно зарегистрировать в налоговой:

1. Выбрать, купить или арендовать онлайн-кассу. Собрать ее, проверить работоспособность, настроить кассовую программу.
2. Настроить интернет-соединение. Если планируете пользоваться разными типами связи, настройте в кассе возможность переключения между ними — например, с wi-fi на мобильный интернет.
3. Выбрать ОФД и заключить с ним договор.
4. Подайте заявление о регистрации кассы лично в налоговой, или в личном кабинете на сайте ФНС, или из личного кабинета ОФД. Если в заявлении будут неточности, налоговая откажет в регистрации. Если бланк заполнен верно — присвоит кассе регистрационный номер и отправит вам.
5. В течение суток после получения ответа из налоговой в технику нужно ввести сведения: регистрационный номер из ФНС, данные из ОФД и информацию о вас. Будьте очень внимательны: если допустите ошибку при вводе номера, фискальный накопитель придется просто выбросить!
6. После этого через ОФД из кассы в налоговую отправляется тестовый чек, и ФНС проверяет правильность его работы. Затем в течение 10 рабочих дней присылает регистрационную карточку ККТ.
7. Теперь можно внести регистрационные данные в личном кабинете ОФД и добавить туда кассу.

Что должно быть в чеке онлайн-кассы

В чеке указывают набор реквизитов:

• данные о продавце — это название фирмы или ФИО предпринимателя, налоговый режим, в рамках которого продан товар;
• данные о месте расчета — адрес магазина, организации или сайта;
• номер чека;
• номер смены;
• ФИО кассира;
• время и дата печати чека;
• продажа или возврат;
• название товара или услуги, цена и стоимость с учетом скидки, если скидка была;
• если продавец — плательщик ОСНО, указывают ставку и сумму НДС;
• наличная или безналичная форма расчета;
• QR-код с зашифрованными данными о покупке — при сканировании этого кода с помощью специальной программы чек отображается в электронном виде.

А еще в чеке можно писать приветствия для покупателей, давать рекламу своих товаров и услуг — творчески использовать пространство чека.

Как выбрать онлайн-кассу

Прежде всего нужно решить, какой тип онлайн-кассы вам нужен. Упрощенно можно разделить все кассы на несколько категорий.

Автономная касса. Это небольшой аппарат, который занимает мало места и может работать от аккумулятора. Часто в одном корпусе совмещены касса и банковский терминал. Экран у такого устройства обычно маленький, а кассовая программа довольно простая, так что кассиру приходится запоминать коды товаров или услуг, чтобы пользоваться смарт-кассой. Но с нею удобно работать курьерам, специалистам по надомным услугам, да и в магазине или киоске с небольшой проходимостью она будет хороша. Некоторые модели могут работать с ЕГАИС.

Фискальный регистратор. Это устройство с фискальным накопителем и мини-принтером, которое печатает кассовые чеки и отправляет их в ОФД. А вот кассовой программы на регистраторе нет — его нужно подключить к компьютеру, планшету или смартфону, на котором кассовая программа установлена.

Стационарная касса или POS-система. Это полноценная касса, которая устанавливается на место кассира и работает от электросети. Она включает мини-компьютер и кассовую программу, фискальный накопитель, принтер чеков, большой сенсорный экран или простой экран и клавиатуру. К ней можно подключить сканер штрих-кодов, банковский терминал, весы, мини-клавиатуру для ввода пин-кодов. С ЕГАИС работают большинство таких касс.

Кассы для интернет-магазинов. Для интернет-магазинов нужна касса, которая принимает оплаты через сайт и отправляет покупателям электронные чеки. Если у магазина есть пункт выдачи, это может быть реальная касса, которая умеет печатать бумажные чеки и отправлять электронные. А еще можно работать с облачной, или виртуальной кассой, которую вы арендуете: физически она стоит в дата-центре, там принимает платежи через сайт и рассылает чеки клиентам.

Так что выбирая кассу, нужно отталкиваться от специфики ваших продаж. Для услуг подойдет один вариант, для торговли в крупном магазине другой, для ресторана третий. Важно еще, есть ли маркированные и подакцизные товары, а для продажи алкоголя нужна касса, которая работает с ЕГАИС. Задавайте эти вопросы консультанту при выборе кассы.

Еще один важный момент: объем чеков за день. Для низкой проходимости или услуг может хватить и недорогой смарт-кассы, которая медленнее обрабатывает операции и печатает чеки. Для крупной торговой точки нужна быстрая POS-система.

Перед покупкой обязательно найдите модель своей кассы и кассовой программы в Госреестре ККТ на официальном сайте ФНС. А еще при покупке уточните, придется ли вам вносить абонентскую плату за пользование кассовой программой. Сразу решите, какое дополнительное оборудование для кассы вам нужно — как минимум, это терминал для эквайринга, он тоже должен интегрироваться с кассой. А программа товароучета может заметно упростить анализ статистики, работу с остатками товаров и прочей аналитикой.

Отчеты из касс можно автоматически отправлять в онлайн-бухгалтерию — это упростит работу бухгалтера. Например, Контур.Бухгалтерия умеет принимать такие отчеты, а еще — банковскую выписку. В системе лего вести учет, платить налоги и зарплату, отчитываться через интернет, контролировать финансы, долги, продажи — и не только. Все новички могут бесплатно тестировать Бухгалтерию в течение двух недель.

Регистрация ККТ в налоговой: пошаговая инструкция

Любой бизнес отчитывается перед налоговой службой. Законодательство устроено таким образом, что каждое действие должно быть подкреплено соответствующим документом. Для этого предпринимателю необходимо иметь ККТ. Она позволяет пробивать наименование товара, выпускать чеки и отправлять данные в ФНС. Но одно дело – иметь технику, а другое – ставить на учёт. Где регистрируется контрольно-кассовая машина, как ее поставить на учет и что для этого нужно, подробно расскажем в этой статье.

Зачем нужно регистрировать ККТ

Регистрация необходима всем организациям и индивидуальным предпринимателям, у которых есть контрольно-кассовая машина. Это значит, любой, кто осуществляет расчёты должен не только приобрести соответствующую технику, но и поставить на учет ККТ в ИФНС, где регистрируются все контрольно-кассовые машины. Данные условия прописаны в ФЗ-54. Если ИП или ООО будет пользоваться контрольно-кассовой техникой без выдачи чеков и без передачи данных в налоговый орган, ему грозит наказание.

В качестве него выступает штраф:

• для ИП – в размере от 1500 до 3000 рублей;
• для организации – в размере от 5000 до 10000 рублей.

В некоторых случаях сотрудник ФНС может выписать предупреждение, что указано в статье №14.5 КоАП РФ.
Передача информации от кассового аппарата до ИФНС невозможна без оператора фискальных данных, поэтому необходимо заранее заключить договор с одним из ОФД. Полный список операторов можно посмотреть на официальном сайте налоговой службы.

Техническая поддержка LIFE PAY

Поможем выбрать нужные услуги и настроить работу касс и эквайринга

Регистрация ККТ пошаговая инструкция

Зарегистрировать контрольно-кассовую технику можно несколькими способами:

• присутствие в территориальном налоговом органе,
• регистрация онлайн, через личный кабинет налогоплательщика,
• через оператора фискальных данных.

В первом случае вам придётся как минимум два раза прийти в учреждение. Следовательно, потеряете лишнее время, ожидая своей очереди. Второй вариант универсален и удобен. Предлагаем рассмотреть его детально.

Чтобы перейти к ней, нужно иметь квалифицированную электронную подпись. Не путайте с обычной ЭП. От неё КЭП отличается тем, что выдаётся в специальном органе – в доверенных центрах ФНС.

Также потребуется договор с ОФД, о котором мы говорили выше.

Важно заранее проверить технику. Будет обидно, если вы пройдёте регистрацию, а ККТ не соответствует нормам закона. Итак, пройдитесь по следующим критериям и убедитесь, что они все выполнены:

• контрольно-кассовая техника в рабочем состоянии и не имеет поломок;
• на месте все марки-пломбы;
• в комплекте есть технический паспорт и документы по правильной эксплуатации;
• есть знак «Сервисное обслуживание»;
• предусмотрена техническая поддержка от официального производителя и поставщика;
• на корпусе есть идентификационный знак по образцу ФНС.

Если данные для регистрации собраны, можно приступить непосредственно к регистрации ККТ.

На фото пошаговая инструкция регистрации ККТ в ИФНС для ИП и ООО.

Ещё одним важным пунктом является место регистрации ККТ и наличие адреса вашей кассовой техники в справочнике ФИАС. Это поможет вам в дальнейшем заполнении. Достаточно иметь в справочнике название вашей улицы, где находится техника, чтобы зарегистрировать её. Если данных сведений на сайте нет, то необходимо обратиться в местную администрацию, чтобы она внесла улицу в справочник ФИАС. Лучше сделать это перед регистрацией кассы в ККТ, чем откладывать её или вовсе испортить технику. Да, и такое возможно при неправильном заполнении.

Кассовое оборудование от LIFE PAY

Подберем нужное Вам!

Постановка ККТ на учёт в ФНС

Шаг 1. Создаём личный кабинет ИП на сайте налоговой

Если это ваш первый бизнес, то вероятно у вас ещё нет ЛК на сайте налоговой инспекции. Вам необходимо зарегистрироваться. Как это сделать? Поставить на учет ККТ можно тремя доступными вариантами:

1. С помощью регистрационной карты. Её можно получить в местном ФНС. При себе нужно иметь паспорт.
2. С помощью КЭП. Напоминаем, что она выдаётся в удостоверяющем центре.
3. Через сайт “Госуслуги”. Если нет учётной записи на государственном сайте, заранее позаботьтесь о её наличии.

Шаг 2. Подаём заявление

Для подачи заявление зайдите в свой аккаунт и выберите «Учёт ККТ». Перед вами высветится окошко, в котором нужно выбрать «Зарегистрировать ККТ». Нажав на него, вы увидите два пункта «Заполнить параметры вручную» и «Загрузить из файла». Вам необходимо нажать на первый вариант. На экране высветится страница с заявлением. В бланке довольно много строк, но не стоит пугаться. Мы всё вам подробно расскажем и покажем. Вам остаётся только быть внимательными. И так, что вы увидите:

• В поле «Адрес установки (применения) ККТ» введите адрес, по которому фактически находится техника. Помните, мы говорили о справочнике ФИАС? Именно в этом списке будет храниться информация об улице.
• В строке «Наименование места установки ККТ» напишите тип и название точки продажи. Это может быть как обычный магазин, так и машина-такси. Если вам подходит второй вариант, то укажите модель, марку и регистрационный номер автомобиля.
• Пункт «Модель ККТ» указывается, исходя из выпавшего списка. Для этого нажмите на «Выбрать модель». В поле «Модель ККТ» укажите название и перед вами появится таблица с конкретными моделями, которые находятся в госреестре. Если в этом перечне нет вашей техники, значит, она не разрешена к использованию. Такое может случиться, если вы, например, купили аппарат пару лет назад, а зарегистрировать его решили только сейчас. Что делать в таком случае? Покупать новую кассу.

Внизу укажите заводской номер ККТ. Он будет написан в документах об эксплуатации, техпаспорте или выбит на самом корпусе. Чтобы не ошибиться при заполнении бланка, рекомендуем проверять сведения в базе данных налоговой инспекции.
Далее перед вами появится окошко с выбором модели ФН. Фискальный накопитель – это чип, который есть во всех контрольно-кассовых машинах. Он отвечает за запись, хранение кассовых чеков и их передачу ИФНС. Итак, в строке введите модель ФН и чуть ниже – заводской номер. Эта информация есть на коробке или на самом накопителе.

• Указать особые параметры применения ККТ, если они есть. Так, например, если ваше географическое местоположение говорит, что там нет связи, то стоит поставить галочку напротив «ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме».
• В поле «Оператор фискальных данных» выбираем своего ОФД. Строку с ИНН заполнять не придётся. Система автоматически загрузит эту информацию.

Остаётся нажать на кнопку «Подписать и отправить». Ваше заявление отправляется в ФНС. В течение нескольких минут инспекция проверяет документ. Если всё прошло удачно, в разделе «Учёт контрольно-кассовой техники» появится таблица с зарегистрированной заявкой. В этом же окошке отобразится присвоенный регистрационный номер.

Шаг 3. Проходим процедуру фискализации

Фискализация – это активация кассового аппарата, простыми словами. Таким образом включается в работу фискальный накопитель. Происходит с помощью специальной программы, которая входит в пакет ПО онлайн-кассы. В зависимости от того, какая у вас модель и кто производитель, будут разные интерфейсы, но суть остаётся одинаковой для всех. Мы рассмотрим процедуру фискализации на примере ККТ от компании LIFE PAY.

Кассовое оборудование для вашего бизнеса с LIFE PAY

Подберем нужное вам

• Для начала подключите контрольно-кассовую машину к компьютеру, а затем запустите программу. Утилита автоматически ищет подключенное устройство. Нажмите на кнопку «Далее» и укажите время, чтобы вовремя пройти процедуру. Дело в том, что на активацию даётся одни сутки после подачи заявления на регистрацию ККТ в налоговом органе. Затем кликните на «Зарегистрировать».
• Перед вами откроется окошко «Укажите параметры организации и ККТ». Собственно, название говорит само за себя. Но пройдёмся по всем важным пунктам.
• В строке «Наименование юр.лица или индивидуального предпринимателя» необходимо ввести полное название фирмы. Это значит, что даже ООО или ИП нужно писать в расшифрованном виде.
• «Адрес (место) расчётов» – здесь нужно указать адрес и индекс места, где устанавливается ККТ.
• При выборе версии ФФД укажите 1.05. Именно эта версия была установлена на законодательном уровне с 2019 года.
• В разделе со флажками выберите те пункты, которые подходят вашей организации. Чаще всего не требуется ставить галочки. Далее заполните оставшиеся поля: место расчёта, адрес электронной почты отправителя чека, адрес сайта ФНС, информация о кассире, ИНН кассира. Не забудьте указать признаки агента.

ВАЖНО! Если вы ошибетесь в написании цифр в ИНН, фискальный накопитель будет недействительным, и вам придётся покупать новый. Будьте внимательней и аккуратней. Не стоит торопиться. Лучше несколько раз перепроверить данные.

Теперь смело нажимайте «Далее». В новом окошке заполните информацию об ОФД, с которым у вас заключён договор и выберите вашу систему налогообложения.

Кассовый аппарат распечатает отчёт о регистрации, а на экране появится вкладка, что процесс прошёл успешно. Отчёт выглядит как обычный чек.

Услуги фискализации для любого типа бизнеса с LIFE PAY

Шаг 4. Регистрируем кассу на сайте ОФД

Мы прошли большой путь. Осталось совсем немного. Зайдите в свою учётную запись на веб сайте оператора фискальных данных, с которым вы сотрудничаете. Зайдите в раздел подключения контрольно-кассовой техники. В нём внесите данные, которые были напечатаны в отчёте. Теперь данные могут отправляться в ФНС.

Шаг 5. Завершение регистрации ККТ

Зайдите в свой личный кабинет на сайте налоговой. Нажмите на вкладку «Учёт контрольно-кассовой техники». Из предложенного списка выберите нужную кассу и кликните на регистрационный номер. Появится опция «Завершить регистрацию». В появившемся окошке введите реквизиты из отчёта о регистрации. Затем нажмите «Подписать и отправить». После этого вы получите карточку — отчет о регистрации ККТ, в которой стоит подпись налогового органа. Её можно сохранить в электронном или бумажном виде.

Скажем честно, регистрация ККТ в налоговом органе – не из лёгких. Здесь нужно быть максимально внимательным и аккуратным. Одно неверное движение может привести к незапланированным расходам. Избежать лишних трат можно, обратившись к нам.

Почему бизнес выбирает LIFE PAY?

Техническая поддержка LIFE PAY — ваш надежный партнер в вопросах проведения оплаты. Метод одного окна позволяет решить любую проблему клиента без привлечения партнеров, которые участвуют в процессинге:

— Банка, который предоставляет услуги эквайринга.

— Вендора, который предлагает кассовые аппараты и фискальные накопители

— Оператора фискальных данных

Служба поддержки LIFE PAY научит работать с продуктом, расскажет о необходимом функционале, помогут с регистрацией компании в личном кабинете, ответят на любые вопросы и решат проблемы. Поддержка LIFEPAY — та, на кого можно положиться.

Ждем вас в нашем Телеграм-канале! Там вы найдёте актуальные новости, полезную аналитику, лайфхаки и обзоры на тему бизнеса, финансов, банков, экономики и профессионального роста!

Кассы с передачей данных в налоговую

Информация обо всех продажах должна поступать с онлайн-кассы в налоговую. Так ФНС видит доход предприятия и проверяет, правильно ли предприниматель платит налоги. Это требование 54 ФЗ, закона о применении контрольно-кассовой техники.

За передачу данных в налоговую отвечает оператор фискальных данных — посредник между онлайн-кассой и ФНС. Под данными понимают все документы, которые формирует онлайн-касса: кассовый чек и чек коррекции, отчеты об открытии и закрытии смены, отчеты о регистрации и перерегистрации ККТ.

За работу без онлайн-кассы или за работу с нарушениями, налоговая выписывает штраф: минимум 10 000 ₽ для ИП и миним 30 000 ₽ для компаний.

Как работает кассовый аппарат с онлайн-передачей

Чтобы передать данные в налоговую через оператора фискальных данных нужны:

• фискальный накопитель — специальный чип, на котором в зашифрованном виде хранится информация с каждого выбитого чека.
• договор с оператором фискальных данных. По запросу ФНС, оператор передает информацию о продажах с фискального накопителя.
• подключение к интернету. Онлайн-кассы подключаются к интернету через кабель, SIM-карту или Wi-Fi. Если ФНС не получает информацию с кассового аппарата течение 30 дней, фискальный накопитель блокируется. Онлайн-касса не работает с заблокированным накопителем, а значит через ККТ нельзя будет проводить расчет с клиентами.

Если онлайн передача данных с кассового аппарата не попадает в ФНС в течение 30 дней, фискальный накопитель блокируется. Онлайн-касса не работает с заблокированным накопителем, а значит нельзя рассчитываться с клиентами.

Купить кассовый аппарат с онлайн передачей данных

МодульКасса работает по 54 ФЗ и передает данные в налоговую через оператора фискальных данных. В личном кабинете МодульКассы можно в любой момент проверить соединение с ОФД.

Мы постоянно улучшаем кассу, чтобы сделать ее быстрее и удобнее. Поэтому цена и количество моделей могут меняться. Актуальная информация — на нашем сайте.

Перед тем как начать работать с новым аппаратом, его надо зарегистрировать в налоговой и заключить договор с оператором фискальных данных. С услугой «Касса под ключ» мы готовим онлайн-кассу к работе за вас, настраиваем аппарат и обучаем сотрудников.

Напишите в чат нашему консультанту на сайте. Он поможет выбрать модель, тариф и оформить доставку. Курьер привезет кассу за один-два дня по Москве и до семи рабочих дней в регионы.