Как запросить акт сверки с контрагентом

Как правильно составить и учесть акт сверки с контрагентом

КГ Ермак

Акт сверки – это документ, в котором стороны фиксируют состояние расчетов между контрагентами на определенную дату. Акт сверки необходим, чтобы проверить, все ли операции отражены в бухучете, помогает вовремя выявить и исправить ошибки. Также подписанный акт сверки означает признание суммы задолженности или факт ее отсутствия.

Акт сверки – это документ, в котором стороны фиксируют состояние расчетов между контрагентами на определенную дату. Акт сверки необходим, чтобы проверить, все ли операции отражены в бухучете, помогает вовремя выявить и исправить ошибки. Также подписанный акт сверки означает признание суммы задолженности или факт ее отсутствия.

Кто и когда составляет

Обязанность составлять акты сверки законодательством не установлена. Но обязанность составлять акт сверки стороны вправе закрепить в договоре (п. 4 ст. 421 ГК). Тогда составлять акт стороны должны в сроки, которые установили в договоре. Уклонение от составления акта сверки, а также от его подписания может быть расценено как несоблюдение условий договора.

Срок составления

Акт сверки можно составлять за любой период – месяц, квартал, полугодие, девять месяцев, год. Периодичность составления акта сверки стороны могут предусмотреть в договоре (п. 4 ст. 421 ГК). Как минимум, акт сверки нужно составить по итогам года. Ведь перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организация должна провести инвентаризацию расчетов дебиторской и кредиторской задолженности (п. 27 приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н). Прежде чем проводить инвентаризацию, также стоит заранее свериться с контрагентами, чтобы избежать ошибок.

Запрос об акте сверки

Если контрагент не прислал акт сверки в срок или чтобы инициировать составление акта по собственной инициативе, можно направить контрагенту письменный запрос о сверке. Установленной формы запроса на сверку нет, поэтому вы вправе составить его в произвольной форме. Подписанный акт сверки означает признание суммы задолженности или факт ее отсутствия. Такое признание прерывает течение срока исковой давности и увеличивает период, в течение которого кредитор может обратиться в суд за взысканием долга (ст. 203 ГК, абз. 2 п. 20 постановления Пленума Верховного суда от 29.09.2015 № 43). Акты сверки также влияют на срок списания дебиторской задолженности в налоговом учете. Если вы подписывали акты сверки с контрагентом-должником, то дебиторскую задолженность по такому контрагенту нельзя списать и включить в расходы по налогу на прибыль через три года после ее образования. Это объясняется тем, что подписание акта сверки прерывает срок давности по дебиторской задолженности, и он начинает отсчитываться заново (письма ФНС от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955, от 17.07.2015 № СА-4-7/12693).

Реквизиты и учет

Акт сверки не является первичным документом, потому что он не документирует хозяйственные операции и не соответствует требованиям статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (письмо ФНС от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955). Никаких бухгалтерских проводок из-за появления акта сверки не возникает.

Даже если в результате сверки выявлены расхождения, акт не является основанием для корректировок в учете. Отгрузка товаров, работ, услуг и их оплата производится на основании первичных учетных документов, которые включаются в акт сверки. Именно на основании этих документов и фиксируют в учете операции, поэтому для обращения в суд для взыскания долга одного акта сверки недостаточно.

Сам по себе акт сверки не подтверждает задолженность, если к нему не приложены первичные документы: накладные, акты, платежные поручения, выписки банка. Такие выводы следуют из постановлений Арбитражного суда Московского округа от 17.03.2020 № А40-121019/2019, от 30.04.2019 № А40-233622/2018. Акт сверки не является первичным документом, поэтому жестких требований к реквизитам данного документа не установлено.

Но чтобы акт подтверждал признание контрагентом задолженности в суде, в нем следует указать:

• название документа;
• период, за который составлен акт сверки;
• наименование сторон, адрес, ИНН;
• валюту расчетов;
• входящее сальдо, обороты за период с указанием номера и даты документов, на основании которых проведена операция, конечное сальдо;
• информацию о наличии или отсутствии разногласий по сверке;
• подписи сторон.

Больше полезной информации вы найдете в Системе Главбух.

Как сформировать «Акт сверки расчетов с контрагентом» в программе 1С Бухгалтерия?

Если Ваша организация активно работает с контрагентами, Вам знаком такой документ, как «Акт сверки расчётов». Давайте рассмотрим документ и как с ним работать непосредственно в программе 1С: Бухгалтерии 8.3. Сделать акт сверки в программе 1С можно через раздел «Продажи» или «Покупки», переходим в подраздел «Расчеты с контрагентами» и переходим по команде «Акты сверки расчетов».

Рис. 1 (нажмите для увеличения)

Рис. 2 (нажмите для увеличения)

Попадаем в журнал документов «Акты сверки расчетов с контрагентами», нажимаем на кнопку «Создать» и создаем документ.

Рис. 3 (нажмите для увеличения)

После открытия формы документа, нам нужно его правильно заполнить. Документ делится на три части: «Шапка», «Табличная часть» и «Подвал». Начнем заполнение ШАПКИ документа. Номер проставляется автоматически в соответствии с настройками вашей базы. Дата формирования документа тогда, когда вы делаете сверку или на определенное нужное число. Организация, если у Вас несколько выбираете нужную организацию, если одна, то программа автоматически подставит сама. Контрагент выбираете с каким контрагентом происходит сверка. Валюта сверки, та которая прописана в договоре именно с этим контрагентом. Договор, если у Вас несколько договоров и с каждым договором разные взаиморасчеты, то тоже нужно быть внимательным и выбрать правильный или оставить пустым, тогда сверка будет сформирована полностью по контрагенту. Период Вы можете установить самостоятельно в соответствии с вашими требованиями.

Рис. 4 (нажмите для увеличения)

После заполнения «Шапки». Переходим на заполнение «Табличной части». Нам нужно сделать настройку вкладки «Счета учета расчетов», на данной вкладке нужно выбрать счета, по которым вы взаимодействуете с контрагентом. По умолчанию все основные счета устанавливаются автоматически.

Рис. 5 (нажмите для увеличения)

Далее возвращаемся на вкладку «По данным организации, нажимаем кнопку «Заполнить» и выбираем команду «По нашей организации или контрагенту» или «Только по нашей организации». В нашем примере рассмотрим первый вариант. Данные заполнились на основании документов, которые были созданы в нашей программе.

Рис. 6 (нажмите для увеличения)

В «Подвале» документа мы видим данные на начало и конец периода, который мы выбрали.

Рис. 7 (нажмите для увеличения)

Печатная форма в нашем случае будет выглядеть вот так:

Рис. 8 (нажмите для увеличения)

Если все данные заполнились верно, то мы можем провести документ и поставить галочку «Сверка согласована» (для запрета на редактирование).

Рис. 9 (нажмите для увеличения)

В журнале документов будут стоять две галочки, одна отвечает за то, что «Сверка согласована» другая за то, что документ «Проведен». Документ создан уcпешно.

4 шага для сверки взаиморасчетов с контрагентом

Как создать акт сверки в 1С Бухгалтерия 8.3 между организациями? Как выполнить акт сверки в 1С для нескольких компаний или для одной, но сразу по нескольким договорам?

Несмотря на то, что процедура не является обязательной, однако компаниям выгодно ею пользоваться.

В статье ответим на эти и другие вопросы. И расскажем, как всего за 4 шага выполнить сверку по договорам.

Оформление акта сверки

Для начала в программе 1С Бухгалтерия 8.3 нужно установить флажок Выводить счета-фактуры на закладке Дополнительно в документе Акт сверки Пошаговая инструкция как можно оформить акт сверки расчетов с контрагентом в 1С 8.3:

Шаг № 1.

Для начала следует найти раздел в программе, где выполняется данная процедура. Исходя из того, с каким контрагентом вы работаете, следует выбрать «Покупки» или «Продажа».

Шаг № 2.

После необходимого выбора следует нажать на кнопку «Создать», чтобы сформировать новый Акт сверки в 1С.

Шаг № 3.

На данном этапе необходимо заполнить шапку с дальнейшим выбором продавца или покупателя, валюты, договора и периода, а также указанием названия организации (акт сверки можно формировать в контексте целой компании-контрагента, а не только конкретного документа).

Шаг № 4.

В заключение необходимо нажать кнопку «Заполнить».

Ниже подробно расскажем о том, как заполняется документ.

Программа продолжит заполнить следующие реквизиты. Они обязательные:

1. «Контрагент» − необходимо указать название компании или частного предпринимателя, с которым выполняется сверка.

2. «Договор» − данное поле следует заполнять по необходимости. В случае если оно останется пустым, в конечный вариант акта попадут все взаимосвязи по договорам с контрагентом.

3. «Период» − необходимо указать временной промежуток, по которому будет выполняться сверка.

4. «Организация» и «Валюта» − поля, которые заполняются в автоматическом режиме в зависимости от настроек и фильтров.

Перед нажатием кнопки «Заполнить», зайдите во вкладку «Счета учета расчетов». Она заполняется автоматически, но рекомендуется проверять все настройки. Все данные представлены в виде таблицы и их можно корректировать по необходимости. Далее взаиморасчеты будут опираться именно на предоставленные в таблице данные.

Вкладка «Дополнительно» нужна для расширенной настройки, которую выполнять не обязательно. Здесь можно ввести полные имена участников акта сверки, чтобы потом их отобразить в печатном виде. Затем можно поставить галочки в соответствующих местах для того, чтобы:

• «Разбить по договорам» номер документа в таблице с разбивкой, если он не указан в шапке;
• «Выводить полные названия документов» (например, вместо «Оплата» будет указано «Поступление на расчетный счет» и тому подобное);
• «Выводить счета-фактуры», чтобы в акте присутствовали соответствующие счета-фактуры.

Данные вкладки можно не трогать. Формирование печатной формы акта сверки может выполняться без разбивки по договорам. Можно указывать только счета и оставлять пустые строки на местах, которые предусмотрены для заполнения именами представителей договора. Затем их придется указать при помощи шариковой ручки, на что уйдет немного времени.

Заполнение документа

Первая вкладка документа в программе 1С показывает все необходимые данные. Такое место необходимо заполнить требуемой информацией. Сделать это можно вручную, но лучше воспользоваться автоматизацией. Для этого следует нажать кнопку «Заполнить». После нажатия система предоставит возможность выбрать определенный вариант для выполнения сверки:

1. Исключительно по нашей компании (таблица будет заполнена данными только нашей организации).

2. По нашей организации и контрагенту (будут показаны данные обеих сторон с учетом нашего учета).

Заполненные данные можно поправить. Следует проверить, попали ли важные документы в конечную сверку. Если это произошло, то необходимо перепроверить указанные данные в шапке и во вкладке счета. Также можно проверить настройки фильтрации, по которым выполнялся отбор.

Данные предприятий, фирм и прочих контрагентов заполняются аналогичным способом. Для такой вкладки предусмотрена собственная кнопка «Заполнить». Заполнение выполняется путем простого копирования данных нашей компании, которые были указаны в первой вкладке. Такую информацию также можно корректировать.

Когда все данные указаны, и вся информация проверена, можно посмотреть остаток на начало и конец периода. Такую информацию можно увидеть в нижней части документа. Также предоставляются данные по состоянию расхождений между организацией и контрагентом.

Согласование

Согласование всех данных следует выполнять через вкладку «Дополнительно». Там предоставляются необходимые параметры для настройки итогового печатного варианта договора. Чтобы максимально корректно сформировать документ, следует установить соответствующие флажки. Это позволит:

• при формировании акта по всем расчетам, разбить данные по договорам;
• выводить счета-фактуры;
• настроить указание названия документов.

После выполнения всех манипуляций необходима сверка обеими сторонами договора. Когда это произойдет, то организация и контрагент должны подписать документ. После этого важно установить галочку в соответствующем окошке «Сверка согласована». Таким образом, больше не будет возможности выполнять редактирование в документе. Акт сверки будет защищен от случайных манипуляций, а сам документ не будет выполнять никаких движений.

Печатный вариант акта сверки

Предоставляется возможность распечатки трех форм для акта сверки. Для этого в программе присутствует меню «Печать», которое содержит:

• Акт сверки;
• Акт сверки (с печатью и подписью);
• Конверт.

Первые две формы друг от друга практически ничем не отличаются. Их главным отличием является наличие места для печати. Печатная форма документа содержит:

• дебетовую информацию нашей организации с датой и суммой;
• кредитную информацию со стороны контрагента с датой и суммой;
• обороты за весь период сверки;
• итоговую сумму задолженности;
• название организации, в сторону которой образовалась задолженность.

По просьбам наших клиентов специалисты Первого Бита выполнили доработки в программе 1С и добавили еще один важный Акт сверки, который экономит время и облегчает работу. В нем отражаются данные взаиморасчетов с одним контрагентом по нескольким договорам. В форме документа отражается:

• дебетовая информация нашей организации с датой и суммой по каждому отдельному договору;
• кредитная информация со стороны контрагента с датой и суммой по каждому отдельному договору;
• обороты за весь период сверки;
• итоговая сумма задолженности.

Для чего нужен сверки?

Акт сверки предназначен для того, чтобы выполнять инвентаризацию требуемых расчетов. С помощью данного документа подтверждается состояние между организациями и контрагентами. Акт формируется и подписывается перед сдачей годовой отчетности в бухгалтерии. Рекомендуется прибегать к данной процедуре ежемесячно или каждый квартал. Таким образом, можно оперативно находить ошибки и нестыковки в действующем учете. В акте содержится необходимая информация, чтобы осуществлять расчеты:

• на начало и конец периода сверки;
• по документам по предоставленным услугам или отгруженным товарам;
• по производимым оплатам, в которые входят платежные поручения, зачеты встречных требований и кассовые ордера.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Как запросить акт сверки у контрагента: пошаговая инструкция

Запрос акта сверки с контрагентом направляют, когда нужно проверить состояние взаиморасчетов между заказчиком и поставщиком. В письме обычно пишут: прошу предоставить акт сверки за год по сегодняшнее число. Но можно выбрать любой другой период для проверки.

Скачать образец письма запроса на акт сверки с контрагентом для заполнения

Скачать образец письма о предоставлении акта сверки по госконтракту

Скачать образец письма о направлении акта сверки взаимных расчетов из КонсультантПлюс

Когда потребуется сверить расчеты

Если поставщик направляет вам акт сверки взаимных расчетов, его необходимо рассмотреть, подписать и отправить второй экземпляр контрагенту. Такая проверка нужна для текущего контроля состояния взаиморасчетов сторон. Актирование показывает, сколько товаров, работ и услуг поставил исполнитель и сколько заказчик заплатил за реализованную продукцию. Таким способом стороны проверяют объем исполнения по госконтракту.

Акт проверки взаиморасчетов понадобится сторонам для списания неустоек (ПП РФ № 783 от 04.08.2018).

Для получения расчетной информации заказчик запрашивает у поставщика поверку. В письменном обращении выражают просьбу и указывают период для поверки, к примеру:

прошу предоставить акт сверки с 01.01.2022 по сегодняшнее число или с 01.01.2022 по 31.12.2022.

Подписанный актовый документ публикуется в ЕИС как доказательство того, что контракт исполнен в полном объеме, и стороны не имеют претензий друг к другу.

Что такое акт сверки взаимных расчетов с контрагентом и как его использовать

Это документ, который отражает движение товаров, работ, услуг и денежных средств между двумя контрагентами.

С его помощью можно, например, подтвердить наличие или отсутствие долга. Но только если есть первичные документы или другие косвенные доказательства, так как акт сверки сам по себе не порождает и не прекращает обязательств.

Грамотно составленный акт сверки вы можете использовать и во многих других целях, даже если на момент составления их не было. Например, он может повлиять на исковую давность для взыскания долга. Если должник подписал акт сверки, где признал долг, срок исковой давности по этому требованию, как правило, начинает течь заново.

Жмите на ссылку, чтобы открыть документ в КонсультантПлюс.
Если у вас нет доступа в систему, сразу получите его на 2 дня.

Как запросить проверку

Запрос делается в устной или в официальной письменной форме. Унифицированного бланка для такого письма не предусмотрено. Но есть определенные правила, как официально запросить акт сверки взаиморасчетов у контрагента:

1. Заказчик составляет заявку на имя поставщика. Для этого используют фирменный бланк организации. Письмо составляет сотрудник, ответственный за документооборот.
2. Исполнитель указывает реквизиты и адреса обеих сторон — заказчика и поставщика.
3. Вносится номер и дата исходящего документа.
4. Формируется запрос: подготовить поверку взаиморасчетов по номеру госконтракта за конкретный период.
5. Прописывается дополнительная информация: просьба предоставить счета-фактуры, товарные накладные, документы приемки (например, КС-2, КС-3).

Письмо подписывает руководитель. Исполнитель указывает контакты для связи.

Вам может быть интересно: как написать сопроводительное письмо заказчику

Предлагаем наш шаблон, как запрашивать акт сверки заказчику.

Просим вас прислать акт сверки взаиморасчетов по государственному контракту №_______ от___________ на____________________ (указать предмет договора), за период с «____»________________ 20____ года по «____» ______________ 20____ года для____________________________ (указать причину).

_____________________ (подпись) /_______________/ (расшифровка подписи)

_________________20____г. (дата документа)

А это — образец вызова на сверку расчетов для суда или для контроля исполнения контракта:

Коротко об авторе статьи
Задорожнева Александра

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.