Какой датой принимать документы полученные по эдо

Дата подписания в ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) становится всё более распространённым в современном мире, предоставляя компаниям удобный и эффективный способ обмена документами в цифровом формате. В рамках ЭДО одним из ключевых элементов является дата подписания документов.

Понимание роли и значимости даты подписания в ЭДО является важным аспектом для успешного участия в электронном документообороте.

В чём важность даты подписания в ЭДО

Дата подписания документов в ЭДО имеет важное значение. Это можно рассмотреть на примере подписания первичной документации. Так, в бухгалтерском и налоговом учёте дата подписания первичных документов является ключевым фактором для определения момента, когда произошли хозяйственные операции или события. Кроме того, она позволяет корректно определить хронологию и последовательность бухгалтерских записей и операций.

Вот несколько аспектов, которые отражают значение даты подписания первичных документов:

Определение временной принадлежности операции. Дата подписания первичного документа позволяет определить, в каком периоде была совершена хозяйственная операция. В бухгалтерии существует принцип односторонности записей, согласно которому операции отражаются в учёте на дату их фактического совершения. Поэтому правильное указание даты подписания помогает корректно распределить операции между разными отчётными периодами и соблюсти требования бухгалтерской отчётности.
Соответствие требованиям налогового законодательства. Дата подписания первичных документов имеет значение при определении сроков предъявления отчётности и уплаты налоговых обязательств. Неправильно указанная или отсутствующая дата подписания может привести к нарушению законов и негативным последствиям, таким как штрафы или проверки со стороны налоговых органов.
Доказательство фактов и событий. Дата подписания первичных документов помогает подтвердить момент возникновения прав и обязанностей, а также служит доказательством в случае споров или аудита. Правильно установленная и подтверждённая дата подписания обеспечивает надёжность и достоверность бухгалтерской информации.
Контроль и аудит. Аудиторы и специалисты по внутреннему контролю используют дату подписания первичных документов в качестве одного из элементов проверки достоверности и правильности бухгалтерских записей. Они анализируют соответствие даты подписания с другими документами, операциями или событиями, чтобы убедиться в согласованности и логической последовательности проводимых операций.

Правильная дата подписания документов также важна для соблюдения внутренних правил и процедур организации. Внутренние правила компании могут устанавливать сроки, в течение которых необходимо подписать и зарегистрировать документы, а также определять последствия неправильной или задержанной подписи.

Как формируется дата подписания электронного документа

После создания и проверки документа автор или уполномоченное лицо подписывает его. Для этого используется усиленная квалифицированная электронная подпись, которая обеспечивает подлинность документа и позволяет идентифицировать подписавшего. В момент подписания электронного документа система ЭДО фиксирует дату подписания, которая сохраняется в метаданных документа.

В системах ЭДО используются различные технические механизмы для фиксации и сохранности даты подписания:

Цифровые штампы времени. Это электронные отметки, которые подтверждают, что документ был подписан в определённый момент времени.
Алгоритмы хеширования. При подписании документа система создаёт хеш-значение, которое является уникальным идентификатором содержимого документа. Это хеш-значение также включает информацию о дате и времени создания подписи. При последующей проверке документа система сравнивает хеш-значение с сохранённым значением, чтобы убедиться в его целостности и подлинности.
Контроль доступа и аутентификация. Только уполномоченные пользователи имеют доступ к документам и могут подписывать их. Это помогает предотвратить несанкционированные изменения и обеспечить сохранность даты подписания.

Система электронного документооборота Астрал Докс позволит автоматизировать делопроизводство в вашей компании. Благодаря своему широкому набору функций сервис сделает процесс работы с документацией удобным и быстрым, а также позволит обмениваться электронными документами с контрагентами даже в том случае, если они подключены к другим операторам.

Примеры практического применения даты подписания документов в различных сферах

Бухгалтерский учёт.

Дата подписания документов, в том числе электронных, имеет значение для определения момента учёта расходов и принятия НДС к вычету. Это позволяет организациям точно определить период отражения финансовых операций и соблюсти требования налогового законодательства.

Дата подписания документов является ключевым фактором в определении момента совершения юридической сделки и установления правовых обязательств между сторонами.

В контексте государственных закупок дата подписания документа служит точкой отсчёта для соблюдения сроков и обязательств, установленных в договоре между заказчиком и поставщиком.

В сфере логистики и снабжения дата подписания документа имеет значение при определении сроков доставки товаров или оказания услуг. Она позволяет контролировать выполнение поставок и своевременность выполнения обязательств.

В различных административных процессах, таких как регистрация договоров, сдача отчётности или получение разрешений, дата подписания документа является основополагающей. Она определяет правовые последствия, сроки действия и соблюдение требований законов.

Заключение

Дата подписания документа в электронном документообороте (ЭДО) играет важную роль в практических аспектах бухгалтерского и налогового учёта, правовых отношений, сферы государственных закупок, логистики и административных процессов. Она служит не только для фиксации момента подписания, но и для определения сроков, установления обязательств и обеспечения надёжности и неизменности электронных документов.

Организации должны уделять должное внимание процессу подписания, техническим механизмам фиксации даты, а также архивированию и сохранению метаданных, чтобы обеспечить правовую и финансовую надёжность своего документооборота.

Документы по ЭДО поступили в следующем месяце: как учесть НДС?

При электронном документообороте (далее – ЭДО), например при покупке электроэнергии, акты выполненных работ высылаются не ранее 15 числа следующего месяца, а значит, и подпишутся покупателем электронной цифровой подписью следующим месяцем, а по истечении квартала – в следующем квартале. Акты выполненных работ датированы последним числом месяца (например, акт на потребление электроэнергии за март датирован 31.03.2017, а выслан и подписан по ЭДО уже в апреле 2017 года). В акте указано, что электроэнергия за март 2017 года.
Имеет ли право покупатель включить НДС в книгу покупок в тот период, когда услуга была оказана?

Налогоплательщик вправе уменьшить общую сумму НДС, исчисленную в соответствии со ст. 166 НК РФ, на установленные ст. 171 НК РФ налоговые вычеты (п. 1 ст. 171 НК РФ).

Сумма НДС, принимаемая к вычету (возмещению), определяется на основании данных книги покупок (п. 3 ст. 169 НК РФ), форма и правила ведения которой (далее – Правила ведения книги покупок) приведены в приложении 4 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. В книге покупок регистрируются счета-фактуры (в том числе корректировочные), полученные от продавцов по мере возникновения права на налоговые вычеты в порядке, установленном ст. 172 НК РФ (п. 2 Правил ведения книги покупок).

В общем случае налогоплательщик имеет право принять к вычету сумму НДС, предъявленную ему продавцом при приобретении товаров (работ, услуг) на территории РФ, при одновременном выполнении следующих условий:
– наличие надлежащим образом оформленного счета-фактуры, выставленного продавцом (п. 2 ст. 169, п. 1 ст. 172 НК РФ);
– принятие приобретенных товаров (работ, услуг) на учет при наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ);
– приобретение товаров (работ, услуг) для осуществления операций, облагаемых НДС (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 2 ст. 170 НК РФ).

Следовательно, организация (в частности потребитель электроэнергии) вправе принять к вычету сумму НДС, предъявленную ей исполнителем (поставщиком электроэнергии), в том налоговом периоде (квартале – ст. 163 НК РФ), в котором будут соблюдены все перечисленные условия.

Из приведенных условий следует, что организация вправе принять к вычету сумму “входного” НДС в том периоде, когда получен счет-фактура. Вместе с тем из этого правила есть исключение, содержащееся в п. 1.1 ст. 172 НК РФ, согласно которому при получении счета-фактуры покупателем от продавца товаров (работ, услуг), имущественных прав после завершения налогового периода, в котором эти товары (работы, услуги), имущественные права приняты на учет, но до установленного ст. 174 НК РФ срока представления налоговой декларации за указанный налоговый период покупатель вправе принять к вычету сумму налога в отношении таких товаров (работ, услуг), имущественных прав с того налогового периода, в котором указанные товары (работы, услуги), имущественные права были приняты на учет, с учетом особенностей, предусмотренных ст. 172 НК РФ.

Таким образом, при получении счетов-фактур до 25-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором товары (работы, услуги) приняты на учет, налогоплательщик вправе заявить к вычету НДС по таким товарам (работам, услугам) в том налоговом периоде, в котором товары (работы, услуги) были приняты на учет (письма Минфина России от 28.07.2016 № 03-07-11/44208, от 30.05.2016 № 03-03-06/1/31061, от 02.02.2016 № 03-07-11/4712, от 26.10.2015 № 03-03-06/1/61237, от 19.10.2015 № 03-07-11/59682).

В письме ФНС России от 28.07.2014 № ЕД-4-2/14546 разъяснено, что в случае, если отгрузка товаров произведена в последний день квартала, а файл со счетом-фактурой отправлен оператору 15-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, то регистрация счета-фактуры в книге продаж производится в том квартале, в котором произошла их отгрузка.

В отношении периода принятия к учету товаров (работ, услуг) при наличии первичных учетных документов отметим следующее.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее – Закон № 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни (далее – ФХЖ) подлежит оформлению первичным учетным документом (далее – ПУД), который, в свою очередь, должен составляться при совершении ФХЖ, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (п.п. 1, 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). При этом пунктом 5 данной статьи установлено, что ПУД составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. В силу п. 1 ст. 10 Закона № 402-ФЗ данные, содержащиеся в ПУД, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.

В связи с этим применительно к рассматриваемой ситуации обращаем Ваше внимание на документ: Рекомендация Р 62/2015-КпР “Отражение фактов хозяйственной жизни по поступившим в следующем отчетном периоде первичным учетным документам”, принятая фондом “Национальный негосударственный регулятор бухгалтерского учёта “Бухгалтерский методологический центр” 20 мая 2015 г. (далее – Рекомендация) (Деятельность Бухгалтерского методологического центра (БМЦ) направлена на разработку Федеральных стандартов бухгалтерского учета, Рекомендаций и иных регулирующих документов в области бухгалтерского учета в порядке, предусмотренном Законом № 402-ФЗ). В нем представлены рекомендации по отражению в бухгалтерском учете ситуации, когда в отчетном периоде имел место подлежащий признанию в отчетности ФХЖ, возникающий из гражданско-правовых отношений с другим экономическим субъектом (например, продажа/приобретение товаров, работ, услуг, имущественных прав), при этом соответствующий “внешний” ПУД был составлен и (или) поступил в организацию после окончания отчетного периода, но до даты составления отчетности за данный период.

В Рекомендации отмечено, что своевременная регистрация ФХЖ в регистрах бухгалтерского учета означает, что ФХД должен регистрироваться по его дате совершения, а не дате ПУД, которым ФХЖ оформлен. Следовательно, для принятия к бухгалтерском учету ПУД имеет значение дата совершения ФХЖ, а не дата составления и (или) получения ПУД. Системный анализ действующего законодательства по бухгалтерскому учету показывает, что в регистрах бухгалтерского учета могут регистрироваться ПУД с более поздней датой составления и (или) получения, чем дата окончания отчетного периода, в котором имел место ФХЖ, при наличии в этом документе специальной информации о дате (периоде) совершения ФХЖ. В связи с этим, рекомендовано отражать в бухгалтерском учете данные ПУД по дате свершения ФХЖ, а не по дате составления и (или) получения ПУД (при условии выполнения критериев для признания ФХЖ в отчетном периоде). При этом данный подход применяется в отношении ПУД, составленных как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа.

В качестве примера (смотрите Пример 1) рассмотрена ситуация с поставкой электроэнергии. Специалисты БМЦ разъяснили, что при осуществлении фактической передачи электроэнергии в марте отражение в бухгалтерском учете факта приобретения электроэнергии будет производиться в марте вне зависимости от того, когда будет составлен/получен акт приема-передачи, и вне зависимости от того, в какой форме данный акт будет составлен – в бумажной или в электронной. При этом для акта приема-передачи, составленного в виде электронного документа, даты, возникающие из электронного документооборота (формирования файла, направления поставщиком файла оператору и направления оператором файла покупателю и т.д.), принципиального значения не имеют.

Учитывая изложенное, на наш взгляд, в рассматриваемом случае стоимость услуг контрагента, потребленных на конец месяца (что подтверждается соответствующим ПУД, датированным последним числом месяца и содержащим формулировку “электроэнергия за март”), должна быть отражена в регистрах бухгалтерского учета в периоде фактического потребления электроэнергии, то есть в марте, несмотря на то, что акты за март отправляются контрагентом по ЭДО только в апреле.

Полагаем, что данный вывод соответствует также требованиям, предъявляемым к учетной политике организации, а именно требованиям полноты, своевременности и приоритета содержания перед формой (п. 6 ПБУ 1/2008 “Учетная политика организации” (далее – ПБУ 1/2008)). Кроме того, сказанное согласуется с тем, что ФХЖ должны относиться к тому отчетному периоду, в котором они имели место (п. 5 ПБУ 1/2008, п. 4.1 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России (одобрена Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине России, Президентским советом Института профессиональных бухгалтеров 29.12.1997), п. 18 ПБУ 10/99 “Расходы организации”).

Однако отметим, что существует и противоположная позиция, согласно которой расходы могут быть учтены в бухгалтерском учете только после получения и подписания акта приема-передачи, т.е. на дату подписания акта (смотрите материалы: Вычет по электронным счетам-фактурам (М.В. Фролова, журнал “Туристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение”, № 3, май-июнь 2015 г.); Изменения по НДФЛ и налоговому администрированию, действующие с 2014 года (под редакцией А.В. Брызгалина). – “Налоги и финансовое право”, 2014 г. (Раздел: Некоторые вопросы, касающиеся деятельности, связанной с электроснабжением)).

В связи с этим не исключено, что принятие к учету услуги в периоде ее фактического оказания (по дате акта), а не в периоде подписания акта (даты получения и подписания акта фиксируются у оператора ЭДО), может привести к разногласиям с налоговыми органами.

Вместе с тем напомним, что по рассматриваемому вопросу организация вправе обратиться за разъяснениями в налоговый орган по месту постановки на учет или в Минфин России (пп. 1, пп. 2 п. 1 ст. 21 НК РФ).

Ответ подготовил: Алексеева Анна, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, член Палаты налоговых консультантов
Контроль качества ответа: Родюшкин Сергей, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм

Хотите перейти на ЭДО?
Поможем организовать юридически значимый документооборот с применением электронной подписи.
Оставить заявку >>

Дата принятия документов по ЭДО

Акт выполненных работ от 15.05.2020г принят по ЭДО 02.06.2020г. Счет-фактура датирована также 15.05.2020г. Нужно ли исправлять дату счет-фактуры?

Ответ

Рассмотрев Ваш вопрос, поясняем, что в данном случае исправлять дату счет-фактуры не нужно.

Порядок признания расходов в целях расчета налога на прибыль при методе начисления на основании электронного документа такой же, как и при оформлении документа на бумаге. Расходы, принимаемые в целях исчисления налога на прибыль, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ). Датой признания расходов при электронном документообороте должна признаваться дата составления электронного документа, подтверждающего затраты. Дата формирования электронной подписи не является реквизитом документа и не определяет свершение события хозяйственной жизни. Таким образом, расходы по акту можете принять в учете 15.05.2020, даже если вы подписали этот акт в июне, и «входящий» НДС по счет-фактуре можете также учесть в мае, и исправлять дату СФ не нужно.

Обоснование

При получении счета-фактуры покупателем от продавца товаров (работ, услуг), имущественных прав после завершения налогового периода, в котором эти товары (работы, услуги), имущественные права приняты на учет, но до установленного статьей 174 настоящего Кодекса срока представления налоговой декларации за указанный налоговый период покупатель вправе принять к вычету сумму налога в отношении таких товаров (работ, услуг), имущественных прав с того налогового периода, в котором указанные товары (работы, услуги), имущественные права были приняты на учет, с учетом особенностей, предусмотренных настоящей статьей.

(п. 1.1 введен Федеральным законом от 29.11.2014 N 382-ФЗ)

ст. 172, «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 21.05.2020)

Вопрос: О вычете НДС по услугам, принятым на учет в сентябре, по счету-фактуре, полученному до 25 октября.

Учитывая изложенное, вычет налога на добавленную стоимость по услугам, принятым на учет в сентябре, по счету-фактуре, выставленному 5 октября и полученному до 25 октября, в налоговом периоде, в котором товары приняты на учет, не противоречит налоговому законодательству.

Вопрос: О вычете НДС по услугам, принятым на учет в сентябре, по счету-фактуре, полученному до 25 октября. (Письмо Минфина России от 14.02.2019 N 03-07-11/9305)

При этом, по мнению Минфина России, изложенному в письме от 12.07.2017 N 03-03-06/1/44099, под датой предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, следует понимать дату составления указанных документов.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (пункт 5 статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ).

При этом отдельных правил признания затрат, подтверждаемых электронными первичными документами, главой 25 Кодекса не установлено.

Вопрос: О дате признания в целях налога на прибыль затрат на оплату работ (услуг), подтверждаемых счетом-фактурой, УПД, документом о передаче результатов работ (оказании услуг), составленными в электронной форме. (Письмо ФНС России от 25.03.2019 N СД-4-3/5272)

Для случаев получения счетов-фактур с опозданием предусмотрена специальная норма. Так, согласно абз. 2 п. 1.1 ст. 172 НК РФ при получении счета-фактуры покупателем от продавца товаров после завершения налогового периода, в котором эти товары приняты на учет, но до установленного ст. 174 НК РФ срока представления налоговой декларации за указанный налоговый период покупатель вправе принять к вычету сумму НДС в отношении обозначенных товаров с того налогового периода, в котором указанные товары были приняты на учет.

Таким образом, при получении счетов-фактур до 25-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором товары были приняты на учет, налогоплательщик вправе заявить к вычету НДС по поименованным товарам в том налоговом периоде, в котором товары были приняты на учет (см. Письма Минфина России от 14.02.2019 N 03-07-11/9305, от 08.02.2019 N 03-07-11/7566).

Например, если товары были приняты на учет в сентябре, а счет-фактура выставлен 7 октября, его можно регистрировать в книге покупок за III квартал и за этот же квартал заявлять вычет по НДС.

В ситуации, когда организация подала декларацию 20 октября, а счет-фактура по принятым на учет в сентябре товарам пришел 24 октября, его можно зарегистрировать в дополнительном листе книги покупок за III квартал и подать в инспекцию уточненную декларацию по НДС.

Статья: Первичные документы поступили с опозданием (Ермошина Е.Л.) («Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2019, N 10)

Датой признания расходов при электронном документообороте должна признаваться дата составления электронного документа, подтверждающего затраты.

При налоговом учете расходов датой осуществления услуг (работ) производственного характера признается дата подписания акта их приемки-передачи (п. 2 ст. 272 НК РФ).

Однако при ЭДО может сложиться неоднозначная ситуация с датами.

Например, фирма подписывает с заказчиками акты сдачи-приемки выполненных работ в системе для обмена юридически значимыми документами. Дата передачи работ в актах соответствует дате составления актов. По условиям договора заказчик может принимать работы в течение нескольких дней с момента получения акта и только после этого подписывать акт электронной подписью. Возникает ситуация, когда дата составления акта относится к одному отчетному (налоговому) периоду, а дата фактического подписания документа заказчиком — к следующему периоду. ФНС разъяснила, что в подобных случаях датой признания расходов должна признаваться именно дата составления электронного документа.

Что касается внереализационных расходов, то их датой признается дата расчетов или дата предъявления документов, служащих основанием для расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода (п. 7 ст. 272 НК РФ). Налоговики в комментируемом Письме отметили, что под датой предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, также следует понимать дату их составления.

Но возник следующий вопрос: какую из дат, содержащихся в электронном первичном документе, считать датой его составления?

Ответили налоговики так.

Например, Формат УПД содержит даты:

— составления счета-фактуры («Дата СЧФ»);

— отгрузки товаров (передачи результатов работ), передачи имущественных прав (предъявления оказанных услуг) («ДатаПер»);

— передачи вещи, изготовленной по договору подряда («ДатаПерВещ»);

— принятия товаров (результатов выполненных работ), имущественных прав (подтверждения факта оказания услуг) («ДатаПрин»).

Так вот, датой подписания документа является та дата, когда фактически был подписан документ, независимо от того, совпадает ли она с каким-либо из перечисленных реквизитов.

А период оказания услуг исполнитель может указать в элементе «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав» (НаимТов) или «Наименование работ (услуг)» (НаимРабот). Кстати, в новом Формате УПД (утв. Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@) для автоматизированной обработки такой информации выделены отдельные элементы (ДатаНач; ДатаОкон).

Статья: Комментарий к Письму ФНС России от 25.03.2019 N СД-4-3/5272 (Львовский С.М.) («Нормативные акты для бухгалтера», 2019, N 10)

Описание ситуации: Организация перешла на электронный документооборот с контрагентом А. В связи с этим возникает следующая ситуация: при подписании акта электронной подписью информационная система фиксирует дату подписания, которая может отличаться от даты фактического приема работ/услуг (например, счет-фактура и акт выставлены одной датой, а подписаны — другой).

Вопрос: Поскольку данные от контрагентов поступают после истечения расчетного периода, правомерно ли принимать к учету такие документы в следующем налоговом периоде (квартал), если дата подписания документа относится к следующему периоду?

Ответ: ФНС России Приказом от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@ утверждены электронные форматы представления документа о передаче результатов работ (об оказании услуг) в электронной форме.

Данный Приказ не устанавливает каких-либо правил для определения дат подписания или получения документов в электронном виде.

При определении налоговых обязательств, по нашему мнению, целесообразно руководствоваться общими правилами НК РФ, а также подходом в отношении определения налоговой базы, признания расходов, применения вычетов, сложившимся в отношении первичных документов, составленных на бумаге.

Тематический выпуск: Сложные операции и сделки: бухгалтерский учет, документооборот, применение ККТ (под ред. А.В. Брызгалина) («Налоги и финансовое право», 2018, N 11)

Ответ подготовлен 04.06.2020 г.

Cтатус предоставленных документов актуален на момент формирования ответа.

Ответ подготовлен в соответствии с регламентом Линии консультаций, можно заранее ознакомиться с услугой на сайте www.fkit.ru.

Эксперты Центра клиентской поддержки не могут взять на себя ответственность за возможное различное толкование норм законодательства различными органами и лицами. Решение о принятии или непринятии той или иной точки зрения и о последующих действиях осуществляется Вами самостоятельно.

Электронный документооборот с опозданием

Организация использует электронный документооборот (далее – ЭДО). Регулярными контрагентами организации (например, по услугам электроснабжения) первичные документы и счета-фактуры оформляются (датируются) последней датой каждого месяца. Однако поступают документы в организацию в рамках ЭДО в первых числах следующего месяца. В связи с этим при сверке расчетов, в частности на конец отчетных периодов, регулярно возникают разницы в бухгалтерском учете.
Вправе ли организация отражать в бухгалтерском учете соответствующие суммы по дате документов, а не по дате их поступления по ЭДО (с учетом положений приказа Минфина России от 10.11.2015 № 174н)?
Вправе ли организация принимать к вычету НДС по дате первичных документов и счетов-фактур, а не по дате их поступления в рамках ЭДО?
Вправе ли организация учесть соответствующие суммы расходов в целях налогообложения прибыли по дате указанных первичных документов?

Бухгалтерский учет

Как известно, дата составления первичного учетного документа является одним из обязательных его реквизитов (п. 2 части 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, далее – Закон № 402-ФЗ). Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (часть 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

При этом в п. 4 части 4 ст. 10 Закона № 402-ФЗ в качестве одного из обязательных реквизитов регистров бухгалтерского учета названа “хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета”. В качестве же объектов бухгалтерского учета в силу положений ст. 5 Закона № 402-ФЗ выступают как непосредственно факты хозяйственной жизни, так и обязательства, и расходы экономического субъекта (а также активы, доходы, источники финансирования).

Как указано в части 1 ст. 8 Закона № 402-ФЗ, совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета составляет его учетную политику. Поэтому напомним ряд требований, предъявляемых к учетной политике организации, в частности, нормами п. 6 ПБУ 1/2008 “Учетная политика организации” (далее – 1/2008).

Во-первых, это так называемое “требование полноты” – полнота отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности (абзац 2 п. 6 ПБУ 1/2008). Полагаем, что применительно к рассматриваемой ситуации требование полноты можно трактовать таким образом, что стоимость услуг контрагента, потребленных на конец месяца, что подтверждается соответствующим первичным документом, датированным последним числом месяца, должна найти отражение в регистрах бухгалтерского учета именно на дату первичного документа. Соответственно, если контрагентом отражена отгрузка на указанную дату, а вашей организацией отражено обязательство по оплате данной отгрузки на дату первичного документа, то разницы при сверке расчетов возникнуть не должно.

Полагаем, что вышеизложенное справедливо и в отношении “требования своевременности”, т.е. о необходимости своевременного отражения фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности (абзац 3 п. 6 ПБУ 1/2008).

В равной степени вышесказанное можно отнести и к “требованию приоритета содержания перед формой” – отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования (абзац 5 п. 6 ПБУ 6/01).

Таким образом, с позиции бухгалтерского учета, по нашему мнению, наиболее оправданным было бы отражать обязательства организации перед собственными контрагентами именно по дате первичных документов. Именно на дату первичного документа организации следует принимать к учету в том числе приобретенный объем электроэнергии. В этом случае при сверке расчетов исключается возникновение разниц с контрагентами ввиду отсутствия временного разрыва отражения ими реализации и отражения организацией принятия к учету приобретенных ею товаров, работ, услуг.

НДС

Приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н утвержден Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (далее – Порядок № 174н), вступивший в силу с 01.04.2016.

Как указано в п. 1.1 Порядка № 174н, он устанавливает процедуры документооборота между участниками электронного взаимодействия (далее – участники ЭДО) в рамках выставления и получения счетов-фактур (в том числе исправленных, корректировочных) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС) с применением усиленной квалифицированной электронной подписи в соответствии со ст. 169 НК РФ.

Согласно п. 1.2 Порядка № 174н в случае выставления счета-фактуры в электронной форме с использованием ТКС основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ, является счет-фактура:
1) в электронной форме в утвержденном формате (согласно абзацу 2 п. 9 ст. 169 НК РФ);
2) подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица продавца;
3) выставленный и полученный по ТКС в соответствии с настоящим Порядком № 174н.

Таким образом, обратимся к положениям Порядка № 174н, регламентирующим даты, когда счет-фактура в рамках ЭДО считается выставленным продавцом и полученным покупателем.

Так, согласно п. 1.10 Порядка № 174н датой выставления покупателю счета-фактуры в электронной форме по ТКС считается дата поступления файла счета-фактуры Оператору ЭДО от продавца, указанная в подтверждении этого Оператора ЭДО. Счет-фактура в электронной форме считается выставленным, если продавцу поступило указанное соответствующее подтверждение Оператора ЭДО.

В свою очередь, согласно п. 1.11 Порядка № 174н датой получения покупателем счета-фактуры в электронной форме по ТКС считается дата направления покупателю Оператором ЭДО файла счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении Оператора ЭДО. Счет-фактура при этом считается полученным покупателем, если ему поступило соответствующее упомянутое подтверждение Оператора ЭДО.

Тем самым момент получения организацией счета-фактуры и момент выставления счета-фактуры ее контрагентом, регламентированные Порядком № 174н, фактически зависят не только от действий сторон договора поставки, но и от действий упомянутого Оператора ЭДО, актуальности его программных средств и проч.

Однако необходимо помнить, что приказы Минфина России, включая касающиеся вопросов налогообложения (если к таковым отнести Порядок № 174н), являются подзаконными нормативными актами. Как указано в п. 1 ст. 4 НК РФ, в том числе в отношении нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, уполномоченных осуществлять функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере налогов и сборов, они не могут изменять или дополнять законодательство о налогах и сборах.

Федеральным законом от 29.11.2014 № 382-ФЗ (далее – Закон № 382-ФЗ) введен п. 1.1 ст. 172 НК РФ, вступивший в силу с 01.01.2015.

Эта норма была внесена во исполнение Плана мероприятий (“дорожная карта”) “Совершенствование налогового администрирования” (утвержденного распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р). Документом было запланировано, в частности, законодательное закрепление права налогоплательщика на принятие к вычету НДС по счетам-фактурам, относящимся к налоговому периоду, полученным до срока представления декларации по НДС до 20-го числа месяца, следующего за налоговым периодом. При этом предполагалось, что налогоплательщик вправе применить вычет по НДС либо в периоде принятия товара (работы, услуги) к учету при наличии счета-фактуры к моменту заявления вычета по декларации, либо в периоде получения счета-фактуры при условии принятия товаров (работ, услуг) к учету, а также с выданных авансов, вычеты по которым могут применяться в периоде их перечисления при наличии счета-фактуры к моменту заявления вычета по декларации, либо в периоде получения счета-фактуры. Одной из целей разработки соответствующих положений выступало именно стимулирование перехода налогоплательщиков на электронный документооборот. Тем самым “дорожной картой” было, по сути, предусмотрено решение проблемы выставления счетов-фактур “задним числом”, в том числе и при использовании ЭДО.

Те же намерения законодателя нашли отражение и в Основных направлениях налоговой политики Российской Федерации на 2016 год и на плановый период 2017 и 2018 годов (далее – Основные направления налоговой политики РФ).

В частности, в подразделе 9.1 “Дорожная карта “Совершенствование налогового администрирования” Приложения 1 к Основным направлениям налоговой политики РФ сказано следующее. В настоящее время совершенствование налогового администрирования реализуется в рамках указанной Дорожной карты. При этом разработаны все запланированные Дорожной картой проекты федеральных законов, ряд из которых уже принят. В частности, в законодательство о налогах и сборах внесено изменение, согласно которому предусмотрено право покупателя, получившего счет-фактуру от продавца товаров (работ, услуг), имущественных прав после завершения налогового периода, в котором эти товары (работы, услуги), имущественные права приняты на учет, но до срока представления налоговой декларации за налоговый период, принять к вычету сумму НДС в отношении таких товаров (работ, услуг), имущественных прав в том налоговом периоде, в котором указанные товары (работы, услуги), имущественные права были приняты на учет.

Итак, согласно п. 1.1 ст. 172 НК РФ налоговые вычеты, предусмотренные п. 2 ст. 171 НК РФ, могут быть заявлены в налоговых периодах в пределах трех лет после принятия на учет, в том числе приобретенных налогоплательщиком на территории РФ товаров (работ, услуг).

Как следует из абзаца 2 п. 1.1 ст. 172 НК РФ, при получении счета-фактуры покупателем от продавца после завершения налогового периода, в котором товары (работы, услуги), имущественные права приняты на учет, но до установленного ст. 174 НК РФ срока представления налоговой декларации за указанный налоговый период покупатель вправе принять к вычету соответствующую сумму НДС с того налогового периода, в котором указанные товары (работы, услуги), имущественные права были приняты на учет, с учетом прочих особенностей, предусмотренных ст. 172 НК РФ.

Со ссылкой на эту норму в письме Минфина России от 30.05.2016 № 03-03-06/1/31061, затрагивающем вопросы ЭДО, разъяснено, что при получении счетов-фактур до 25-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором товары (работы, услуги) приняты на учет, налогоплательщик вправе заявить к вычету НДС по таким товарам (работам, услугам) в том налоговом периоде, в котором товары (работы, услуги) были приняты на учет. Об этом же сказано в письмах Минфина России от 02.02.2016 № 03-07-11/4712, от 26.10.2015 № 03-03-06/1/61237, от 19.10.2015 № 03-07-11/59682.

Как мы отметили выше, с точки зрения бухгалтерского учета наиболее оправданным было бы отражать обязательства организации перед собственными контрагентами и принимать к учету приобретенные товары (работы, услуги) именно по дате первичных документов. Таким образом, если учесть, что счета-фактуры поступают в рамках ЭДО в первых числах следующего месяца, то на дату счета-фактуры (последнее число месяца) организация имеет полное право принять к вычету соответствующие суммы НДС. Во всяком случае, это прямо предусмотрено нормами главы 21 НК РФ в редакции Закона № 382-ФЗ.

Налог на прибыль

По мнению Минфина России, высказанному в письме от 27.07.2015 № 03-03-05/42971, если первичный учетный документ, подтверждающий факт оказания длящихся услуг за истекший месяц, составлен непосредственно после окончания месяца, в котором был совершен факт хозяйственной жизни, в течение разумного срока, но до даты представления декларации (до 28 числа), то такие первичные документы, подтверждающие произведенные расходы, следует учитывать в том отчетном периоде, к которому они относятся, о чем должно быть указано в документе.

Иными словами, даже в случае, когда первичный документ датирован первыми числами месяца, следующего за месяцем фактического оказания услуг (по длящимся договорам, например, при поставке электроэнергии), расходы могут быть учтены в целях налогообложения за истекший месяц. В рассматриваемой же ситуации первичный документ непосредственно датирован последним числом месяца поставки электроэнергии.

Таким образом, полагаем очевидным, что вне зависимости от даты поступления документа, зафиксированного в системе ЭДО, организация вправе учесть соответствующие расходы по такому первичному документу для целей налогообложения именно на дату первичного документа. Аналогичная позиция применительно к ситуации использования ЭДО высказана в письмах Минфина России от 30.05.2016 № 03-03-06/1/31061, от 19.10.2015 № 03-07-11/59682. Разъяснено, что для целей налогообложения прибыли расходы подлежат признанию в том отчетном (налоговом) периоде, к которому относятся в соответствии с условиями договора. Датой признания расходов в целях налогообложения прибыли организаций будет признаваться дата документа, сформированного в подтверждение возникновения соответствующих расходов. Соответственно, в Вашем случае такой датой является последняя дата каждого месяца, указанная в первичном документе.

Ответ подготовил: Гильмутдинов Дамир, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Мельникова Елена, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член МоАП