Как рассчитать отпускные
За время ежегодного отпуска сотруднику положены отпускные, которые выплачивает работодатель. Сумма отпускных не равна зарплате, бухгалтер рассчитывает их по другим правилам. Подготовили пошаговую инструкцию для расчета отпускных с примерами.
Правила расчета отпускных
На основной ежегодный оплачиваемый отпуск могут рассчитывать все работники. Работодатель должен оплатить время отдыха, такая выплата называется «отпускные».
Чтобы рассчитать сумму отпускных, нужно определить:
- Продолжительность расчетного периода.
- Заработок сотрудника за расчетный период.
- Средний дневной заработок.
- Итоговую сумму отпускных.
Рассмотрим подробно по шагам, как рассчитываются отпускные.
Телеграм-канал: 60 330 читателей
Бизнес-секреты: новости, анонсы событий, советы предпринимателей
Подписаться
Шаг 1. Определяем продолжительность расчетного периода для отпускных
По каким правилам определять расчетный период, зависит от того, сколько отработал сотрудник у работодателя: больше года или меньше.
Сотрудник отработал больше года. Расчетный период для отпускных — 12 месяцев, предшествующие месяцу отпуска.
Первый рабочий день Марины Соколовой — 22 мая 2022 года. Марина берет отпуск с 10 июля 2023 года. Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующие июлю, — с 1 июля 2022 по 30 июня 2023.
Точно так же определяют расчетный период, когда отпуск начинается в одном году, а заканчивается в другом. Например, если бы отпуск Соколовой был с 29 декабря 2023 года по 16 января 2024 года, за расчетный период взяли бы дни с 1 декабря 2022 по 30 ноября 2023.
Сотрудник отработал меньше года. Значит, расчетный период — все отработанное время. Например, Николая Старовойтова приняли на работу 10 марта 2023 года, а с 15 сентября 2023 года он идет в отпуск. Значит, расчетный период — с 10 марта по 31 августа 2023.
Какие дни исключают из расчетного периода: примеры
Из расчетного периода надо исключить дни, когда сотрудник:
- получал средний заработок, например был в командировке или в оплачиваемом отпуске. Исключение — перерывы для кормления ребенка;
- болел;
- был в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком до полутора лет;
- был в отпуске за свой счет;
- использовал дополнительные оплаченные выходные для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- был в простое по вине работодателя или по причинам, не зависящим от сторон трудового договора. Например, из-за отключения электричества или забастовки, хотя в ней не участвовал;
- был освобожден от работы с полным, частичным сохранением зарплаты или без оплаты.
Рассмотрим на примере.
Инженер Артем Гладышев работает в ООО «Веселые ребята» три года. С 14 ноября 2023 года уходит в отпуск.
У Гладышева есть такие периоды, которые нужно исключить:
— с 1 по 22 августа 2023 года — командировка;
— с 23 по 31 августа 2023 года — отпуск без сохранения зарплаты по семейным обстоятельствам.
Расчетный период для начисления отпускных — с 1 ноября 2022 по 31 октября 2023. Из этого периода нужно исключить дни командировки и отпуска за свой счет. Получается, весь август 2023 года не учитываем.
Другой пример, если в расчетном периоде человек болел.
Менеджер Юлия Васнецова работает в ООО «Стелс» два года. С 7 февраля 2024 уходит в отпуск. Она болела:
— с 24 по 29 декабря 2023 года;
— с 11 по 18 января 2024 года.
Расчетный период Васнецовой — с 1 февраля 2023 по 31 января 2024. Из него исключаем время, когда Юлия болела. А вот праздничные нерабочие дни с 1 по 8 января входят в расчетный период.
Бывает, что весь расчетный период состоит из времени, которое нужно исключить, — например, в случае декрета. Тогда берут предшествующий период, равный расчетному: 12 месяцев до всех исключаемых периодов.
Антонина Спиридонова работает в ООО «Атмосфера» четыре года, уходит в отпуск 14 ноября 2023.
У Спиридоновой есть такие исключаемые периоды:
— с 7 марта по 24 июля 2022 года — отпуск по беременности и родам;
— с 25 июля 2022 года по 13 ноября 2023 года — отпуск по уходу за ребенком до полутора лет.
По общему правилу расчетный период для Антонины — с 1 ноября 2022 по 31 октября 2023. Но он полностью состоит из времени, которое нужно исключить. Поэтому при расчете отпускных берут дни с 1 марта 2021 года по 28 февраля 2022 года — 12 месяцев, предшествующие месяцу ухода в отпуск по беременности и родам.
Еще один частный случай — нужно исключить все дни в расчетном периоде, а в предшествующем периоде человек попросту не работал в компании или у ИП. Тогда в расчет берут дни, отработанные в месяце, в котором сотрудник уходит в отпуск, — до даты начала отдыха.
Например, Илья Агулов работает в компании с 13 марта 2023 года:
- с первого же дня и по 30 августа Илью отправили в командировку;
- с 1 по 30 сентября он ушел в учебный отпуск;
- с 1 по 30 октября Агулова снова отправили в командировку.
С 24 ноября 2023 года Илья решил взять отпуск, директор был не против. Тогда его расчетный период будет с 1 по 23 ноября 2023 года.
Шаг 2. Определяем заработок сотрудника за расчетный период
Чтобы рассчитать заработок, нужно определить, какие выплаты учитываются за это время, а какие — нет.
Выплаты, которые нужно учитывать, — это деньги, которые считаются платой за труд. К ним относят:
- зарплата, которую начислили за отработанное время;
- гонорары, авторские вознаграждения;
- надбавки и доплаты — например, за выслугу лет, совмещение профессий;
- компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда. Это районные коэффициенты и процентные надбавки к зарплате, доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно;
- премии и вознаграждения. Но тут есть особенности, о них — дальше.
При расчете отпускных нужно учесть премии — годовые, полугодовые, квартальные, ежемесячные, разовые. Но только в том случае, если они отвечают одновременно двум условиям:
- Служат вознаграждением за труд. Например, премия за выполнение плана.
- Предусмотрены трудовым договором или локальным нормативным актом организации, например положением об оплате труда.
Другие виды премий — например, к юбилею, за выслугу лет или ко дню рождения компании — не учитывают при расчете.
Как учитывать премии при расчете отпускных
| Вид премии | Как учитывать | Сколько премий можно учесть |
|---|---|---|
| Годовая | Учитывают, если начислили за предыдущий год. Например, сотрудник идет в отпуск в 2023 году, а годовая премия была начислена за 2022. Когда начислена премия — в расчетном периоде или вне его, — не имеет значения | Одну годовую премию |
| Полугодовая, ежеквартальная | Учитывают, если начислили в месяце, который входит в расчетный период | Две полугодовые премии и четыре ежеквартальные за один и тот же трудовой показатель |
| Ежемесячная | Учитывают, если начислили в месяце, который входит в расчетный период | 12 ежемесячных премий за один и тот же трудовой показатель |
| Разовая | Учитывают, только если их начислили в одном из месяцев расчетного периода | Все премии |
Если в расчетном периоде отработаны не все дни, полностью учитывайте только премии, начисленные с учетом отработанного времени. Остальные премии — пропорционально отработанному времени.
Выплаты, которые нужно исключить. Это суммы, начисленные за такие периоды:
- за сотрудником сохраняли средний заработок — например, во время командировки или оплачиваемого отпуска. Исключение — перерывы для кормления ребенка;
- сотрудник получал больничное пособие или пособие по беременности и родам;
- сотруднику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- сотрудник не работал из-за простоя по вине бизнеса или по причинам, не зависящим от сторон трудового договора, например из-за приостановки деятельности компании или ИП;
- сотрудник не участвовал в забастовке, но из-за нее не мог работать.
Еще при расчете отпускных не учитывают выплаты социального характера и те, что не связаны с оплатой труда. Например, материальную помощь, оплату питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха.
Разберем на примере.
Сергей Котов работает в ООО «Ладога» с 1 марта 2023 года. С 1 по 14 июля 2023 года Сергей берет отпуск. Расчетный период — с 1 марта по 30 июня 2023.
С 14 по 18 апреля он был в командировке. Общая сумма выплат за расчетный период — 275 000 ₽. Командировочные — 5000 ₽. Командировочные в расчет не берем.
Дальше переходим к следующему шагу — рассчитаем средний заработок для отпускных.
Шаг 3. Считаем средний дневной заработок для отпускных
Чтобы определить средний дневной заработок, надо учитывать, отработал сотрудник расчетный период полностью или нет. Третья ситуация — у человека вообще нет отработанных дней.
Расчетный период отработан полностью. Средний дневной заработок определяют по формуле:
29,3 — среднемесячное число календарных дней. Это фиксированное значение.
Расчетный период отработан не полностью. Средний дневной заработок рассчитывают по такой формуле:
Число календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце определяют так:
С 15 июня 2023 года Матвей Волков идет в отпуск. Расчетный период для начисления отпускных — с 1 июня 2022 по 31 мая 2023.
С 24 по 26 мая 2023 года Матвей болел. Его заработок в расчетном периоде за минусом пособия по болезни — 448 000 ₽.
Считаем календарные дни для начисления отпускных:
— в полностью отработанных месяцах: 11 мес. × 29,3 = 322,3 д.;
— в мае: 28 д. / 31 д. × 29,3 = 26,46 д.Средний дневной заработок Матвея: 448 000 ₽ / (322,3 д. + 26,46 д.) = 1284,55
Нет отработанных дней. Это ситуация, когда расчетный период полностью состоит из исключаемых дней и сдвинуть его некуда. Тогда среднедневной заработок определяют из оклада:
Рассмотрим на примере. Евгений Сидоров работает в ООО «Альфа» с 1 марта 2023 года. Его оклад — 52 000 ₽. С 1 марта до 31 мая Сидоров был в командировке. С 1 по 11 июня идет в ежегодный оплачиваемый отпуск.
Расчетный период — с 1 марта по 31 мая, он полностью состоит из исключаемого времени. Сдвинуть расчетный период некуда, раньше Сидоров не работал в ООО «Альфа».
Значит, средний дневной заработок определяется из оклада Евгения: 52 000 ₽ / 29,3 = 1774,74 ₽.
Шаг 4. Рассчитываем итоговую сумму отпускных
Когда проделали все шаги выше, отпускные считают по формуле:
Разберем сразу на примерах.
Первый пример. С 12 мая 2023 года Олег Тихонов идет в основной оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней.
Расчетный период — с 1 мая 2022 по 30 апреля 2023. Он отработан полностью, исключаемых дней нет. За расчетный период Олегу начислили 670 000 ₽.
Средний дневной заработок Тихонова: 670 000 ₽ / 12 мес. / 29,3 д/мес = 1905,57
Итоговая сумма отпускных: 1905,57 ₽/д × 28 д. = 53 356,1 ₽.
Второй пример. Рассмотрим еще вариант, когда сотрудница берет ежегодный отпуск сразу после отпуска по уходу за ребенком.
Ольга Дмитриева пять лет работает в компании «Дачные истории». С 17 апреля 2023 года идет в основной оплачиваемый отпуск на 15 календарных дней.
Исключаемые периоды у Дмитриевой:
- с 7 марта по 24 июля 2022 — отпуск по беременности и родам;
- с 25 июля 2022 по 15 апреля 2023 — отпуск по уходу за ребенком.
Стандартный расчетный период — с 1 апреля 2022 по 31 марта 2023. Но он полностью состоит из времени, которое нужно исключить. Поэтому берем расчетный период с 1 марта 2021 года по 28 февраля 2022 года.
Заработок Дмитриевой за это время — 799 400 ₽. У нее нет периодов и доходов, исключаемых из расчета.
Средний дневной заработок: 799 400 ₽ / 12 мес. / 29,3 д/мес = 2273,61 ₽/д.
Итоговая сумма отпускных сотрудницы: 2273,61 ₽/д × 15 д. = 34 104,15 ₽.
Налоги и взносы при выплате отпускных
Со всей суммы отпускных нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
Страховые взносы нужно начислить в месяце исчисления отпускных. Например, сотрудник уходит в отпуск с 1 июля, а отпускные ему начислены в июне. Значит, отпускные войдут в облагаемую базу по страховым взносам в июне.
Взносы в налоговую нужно перечислять ежемесячно до 28-го числа месяца, следующего за отчетным. Если 28‑е число выпадает на выходной, крайний срок — следующий рабочий день.
НДФЛ удерживают в день выплаты отпускных наличными или на карту сотрудника.
Уплатить НДФЛ нужно:
- до 28-го числа текущего месяца — за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22‑е число текущего месяца;
- до 28 января — за период с 1 по 22 января;
- не позднее последнего рабочего дня календарного года — за период с 23 по 31 декабря.
Компании на ОСН могут учесть отпускные в налоговых расходах. Взносы включают в расходы ежемесячно — по мере начисления. Если отпуск приходится на разные месяцы, то отпускные распределяют пропорционально количеству дней отпуска в каждом месяце.
А компании и ИП на УСН «Доходы минус расходы» учитывают отпускные в расходах на дату их выплаты, а взносы — на дату перечисления в бюджет.
Бухгалтерский учет отпускных
ИП не обязаны вести бухучет, поэтому могут пропустить этот раздел.
В бухгалтерском учете отпускные отражают в зависимости от того, создает компания резерв на оплату отпусков или нет. Он нужен для равномерного распределения расходов на выплату отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и страховых взносов с них.
Резерв обязаны создавать все компании, кроме тех, что ведут упрощенный бухучет. Например, это субъекты малого предпринимательства.
Дальше разберем, как начисляются отпускные в бухгалтерском учете в зависимости от резерва.
Проводки, если бизнес создает резерв на оплату отпусков
Расчетный период для отпуска
Подборка наиболее важных документов по запросу Расчетный период для отпуска (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Отпуск:
- 29 4
- 29.4
- 6-НДФЛ компенсация за неиспользованный отпуск
- 6-НДФЛ отпускные
- 6-НДФЛ отпускные и больничные
- Показать все
- Отпуск:
- 29 4
- 29.4
- 6-НДФЛ компенсация за неиспользованный отпуск
- 6-НДФЛ отпускные
- 6-НДФЛ отпускные и больничные
- Показать все
Формы документов
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Путеводитель по кадровым вопросам. Образцы заполнения кадровых документов Дополнительное соглашение к трудовому договору о работе на условиях неполного рабочего времени в период отпуска по уходу за ребенком >>>
Готовое решение: Как рассчитать средний заработок для оплаты отпусков
(КонсультантПлюс, 2023) Расчетный период для начисления отпускных составляет 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (п. 4 Положения о средней заработной плате).
Нормативные акты
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ
(ред. от 04.08.2023, с изм. от 24.10.2023)
(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2023) При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно).
Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922
(ред. от 10.12.2016)
«Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» 4. Расчет среднего заработка работника независимо от режима его работы производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно).
Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
Расчет отпускных в числовых примерах
КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.
Порядок № 100 — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100*.
* Полный текст Порядка № 100 приводим на с. 25. — Примеч. ред.
Общие положения
Прежде чем рассмотреть на числовых примерах порядок расчета суммы отпускных, напомним общие положения, касающиеся данной темы.
Итак, сумма отпускных рассчитывается на основании Порядка № 100 исходя из размера среднедневной заработной платы. Среднедневная заработная плата определяется путем деления суммарного заработка за последние перед началом отпуска 12 календарных месяцев или за меньший фактически отработанный период на соответствующее количество календарных дней 12 календарных месяцев или меньшего отработанного периода.
Сумма отпускных определяется как произведение размера среднедневной заработной платы и количества календарных дней отпуска.
Согласно п. 2 Порядка № 100 в общем случае расчетным периодом для определения суммы отпускных являются 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска.
В случае если работник проработал на предприятии, в учреждении менее года, средняя заработная плата исчисляется исходя из выплат за фактически отработанное время, а именно с первого числа месяца после оформления на работу по первое число месяца, в котором предоставляется отпуск.
При определении количества календарных дней за расчетный период, которые участвуют в расчете отпускных, необходимо иметь в виду, что из общего количества календарных дней за расчетный период исключаются:
1) количество праздничных и нерабочих дней,которые установлены ст. 73 КЗоТ и которые приходятся на расчетный период;
2) период, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично. К таким периодам, в частности, относятся:
— отпуск за свой счет;
— период отпуска для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего (шестилетнего) возраста;
— период простоя не по вине работника, в случае если такой период оплачен ниже среднего заработка;
— рабочие дни, в течение которых работник не работал в связи с переводом его на неполную рабочую неделю по инициативе собственника, т. е. на основании ст. 32 КЗоТ.
Что касается определения суммы заработной платы, которая включается в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных, то выплаты, которые включаются в расчет, перечислены в п. 3 Порядка № 100, а те выплаты, которые не включаются в расчет, — в п. 4 Порядка № 100.
Далее на числовых примерах рассмотрим подробнее порядок расчета отпускных.
Расчетный период — 12 календарных месяцев
Пример 1. Работник принят на работу 02.02.2009 г. С 17.05.2010 г. ему предоставлен ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня.
Прежде всего отметим, что в данном случае работник будет находиться в ежегодном основном отпуске с 17 мая по 10 июня 2010 года включительно (25 календарных дней). Дело в том, что 23 мая 2010 года (Троица) — день, который согласно ст. 73 КЗоТ включен в состав праздничных и нерабочих дней. Как известно, на праздничные и нерабочие дни ежегодные отпуска продлеваются, но сами такие дни не оплачиваются. Получается, что в данном случае работник будет в отпуске 25 календарных дней, но отпускные ему необходимо начислить за 24 календарных дня.
Средняя заработная плата для расчета отпускных в данном случае должна исчисляться исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев, предшествовавших месяцу предоставления отпуска, а именно за май 2009 года — апрель 2010 года.
Предположим, что общая сумма заработной платы за 12 календарных месяцев (май 2009 года — апрель 2010 года) составляет 18000 грн.
Количество календарных дней за расчетный период рассчитывается следующим образом:
365 — 10 = 355, где
10 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ и приходящихся на расчетный период.
Средняя заработная плата для расчета отпускных составит:
18000 : 355 = 50,70 грн.
Сумма отпускных составит:
50,70 x 24 = 1216,80 грн.
Особенности расчета количества праздничных и нерабочих дней в расчетном периоде
Пример 2. Работник принят на работу 01.04.2009 г. С 07.06.2010 г. работнику предоставлен ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня.
В данном случае работник будет находиться в ежегодном основном отпуске с 7 июня по 1 июля 2010 года включительно (25 календарных дней). 28 июня 2010 года (День Конституции) — день, который согласно ст. 73 КЗоТ включен в состав праздничных и нерабочих дней. В связи с этим в данном случае работник будет находиться в отпуске 25 календарных дней, но отпускные ему необходимо рассчитать за 24 календарных дня.
Средняя заработная плата для расчета отпускных должна исчисляться исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев, предшествовавших месяцу предоставления отпуска, а именно за июнь 2009 года — май 2010 года.
Предположим, что общая сумма заработной платы за 12 календарных месяцев (июнь 2009 года — май 2010 года) составляет 21000 грн.
Количество календарных дней за расчетный период рассчитывается следующим образом:
365 — 11 = 354, где
11 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ и приходящихся на расчетный период.
Обращаем внимание: если работник уходит в отпуск в июне 2010 года и расчетным периодом для определения суммы отпускных у него являются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск, то количество праздничных и нерабочих дней в расчетном периоде составляет не 10, а 11 календарных дней. Это связано с тем, что в 2009 году Троица была в июне (7 июня), а в 2010 году Троица — 23 мая. Получается, что в такой ситуации этот нерабочий день должен быть учтен дважды.
Средняя заработная плата для расчета отпускных составит:
21000 : 354 = 59,32 грн.
Сумма отпускных составит:
59,32 x 24 = 1423,68 грн.
Работник принят не с первого календарного дня месяца: определяем расчетный период
Пример 3. Работник принят на работу 03.08.2009 г. С 25.05.2010 г. работнику предоставлен ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня.
В данном случае расчетным периодом является август 2009 года — апрель 2010 года. Несмотря на то что работник принят на работу не с первого календарного дня (1 августа 2009 года), а с первого рабочего дня (3 августа), поскольку 1 и 2 августа 2009 года — выходные дни, весь месяц (август) засчитывается как полный календарный месяц для включения его в расчетный период (см. разъяснение специалиста Минтруда в газете «Оплата труда», 2008, № 1, с. 14).
Предположим, что общая сумма заработной платы за 9 календарных месяцев (август 2009 года — апрель 2010 года) составляет 10800 грн.
Количество календарных дней за расчетный период рассчитывается следующим образом:
273 — 5 = 268, где
273 — количество календарных дней за расчетный период (август 2009 года — апрель 2010 года);
5 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ и приходящихся на расчетный период (август 2009 года — апрель 2010 года).
Средняя заработная плата для расчета отпускных составит:
10800 : 268 = 40,30 грн.
Сумма отпускных составит:
40,30 x 24 = 967,20 грн.
Перед уходом в отпуск работница не имела заработной платы
Пример 4. Работница предприятия сразу после выхода из отпуска для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста уходит в ежегодный отпуск с 07.06.2010 г. продолжительностью 24 календарных дня. Должностной (месячный) оклад работницы, установленный на день ухода в отпуск, — 1350 грн.
Работница будет находиться в отпуске с 7 июня по 1 июля включительно, т. е. 25 календарных дней (28 июня — День Конституции), а оплатить ей необходимо 24 календарных дня.
Для расчета отпускных в данном случае необходимо воспользоваться положениями абз. 3 п. 4 Порядка № 100. В соответствии с ним в случае, если работник перед уходом в отпуск не имел заработка не по своей вине, расчеты производятся исходя из установленной ему в трудовом договоре тарифной ставки, должностного оклада.
Минтруда в письме от 22.12.2005 г. № 717/018/84-05 уточнило, что исчисление средней заработной платы для расчета отпускных в данном случае должно быть произведено исходя из тарифной ставки, должностного оклада, установленного на день ухода работника в ежегодный отпуск.
Итак, расчетным периодом является июнь 2009 года — май 2010 года.
Количество календарных дней, участвующих в расчете средней заработной платы:
Среднедневная заработная плата составит:
(1350 х 12) : 354 = 45,76 грн.
Сумма отпускных составит:
45,76 х 24 = 1098,24 грн.
Работник уходит в отпуск за несколько лет
Пример 5. Работница предприятия два года подряд не была в ежегодном отпуске. С 17 мая 2010 года ей были предоставлены сразу два отпуска подряд на 48 календарных дней (24 x 2).
В данном случае работница будет находиться в ежегодном отпуске с 17 мая по 5 июля 2010 года включительно, т. е. 50 календарных дней, поскольку отпуск у нее должен быть продлен на 2 праздничных и нерабочих дня (23 мая — Троица, 28 июня — День Конституции). Оплате подлежат только 48 календарных дней.
Несмотря на то что в данном случае работница уходит в ежегодный отпуск за два года подряд, порядок расчета отпускных за весь этот период общий, а именно: средняя заработная плата для расчета отпускных должна исчисляться исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев, предшествовавших месяцу предоставления отпуска.
Расчетным периодом в данном случае является май 2009 года — апрель 2010 года.
Предположим, что общая сумма заработной платы за 12 календарных месяцев (май 2009 года — апрель 2010 года) составляет 25000 грн.
Количество календарных дней за расчетный период рассчитывается следующим образом:
365 — 10 = 355, где
10 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ и приходящихся на расчетный период.
Средняя заработная плата для расчета отпускных составит:
25000 : 355 = 70,42 грн.
Сумма отпускных составит:
70,42 x 48 = 3380,16 грн.
Учет квартальных премий в расчете отпускных
Пример 6. Работник предприятия принят на работу 1 октября 2009 года. С 11 мая 2010 года работник уходит в ежегодный отпуск на 24 календарных дня.
Заработная плата за расчетный период (октябрь 2009 года — апрель 2010 года) составила 10500 грн. В январе 2010 года работнику была начислена премия за IV квартал 2009 года в размере 300 грн. В апреле 2010 года работнику начислена премия за I квартал 2010 года в размере 375 грн.
Работник в данном случае будет находиться в ежегодном основном отпуске с 11 мая по 4 июня 2010 года включительно, т. е. 25 календарных дней (отпуск продлевается на один нерабочий день — Троица (23 мая 2010 года)). Оплачивать необходимо 24 календарных дня.
Квартальные премии, равно как и месячные премии, должны учитываться в расчете средней зарплаты для определения суммы отпускных в том месяце, в котором согласно расчетной ведомости они начислены.
Таким образом, общая сумма заработной платы для расчета средней зарплаты составит:
10500 + 300 + 375 = 11175 грн.
Количество календарных дней за расчетный период (октябрь 2009 года — апрель 2010 года) составит:
212 — 4 = 208, где
212 — количество календарных дней за расчетный период (октябрь 2009 года — апрель 2010 года);
4 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ и приходящихся на расчетный период (октябрь 2009 года — апрель 2010 года).
Средняя заработная плата для расчета отпускных составит:
11175 : 208 = 53,73 грн.
Сумма отпускных составит:
53,73 x 24 = 1289,52 грн.
Учитываем в расчете средней зарплаты вознаграждение по итогам работы за год в случае, если расчетный период равен 12 календарным месяцам
Пример 7. Работник уходит в ежегодный основной отпуск с 7 июня 2010 года на 24 календарных дня. Расчетным периодом является июнь 2009 года — май 2010 года. Общая сумма заработной платы за расчетный период (июнь 2009 года — май 2010 года) составила 21600 грн. В январе 2010 года работнику была начислена премия по итогам работы за 2009 год в размере 720 грн.
В соответствии с Порядком № 100 одноразовое вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет включается при расчете средней заработной платы путем прибавления к заработку за каждый месяц расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий календарный год. Другими словами, для включения одноразового вознаграждения по итогам работы за год, которое начислено в текущем году за предыдущий календарный год, в расчет суммы отпускных его сумма должна быть распределена между месяцами расчетного периода.
Получается, что в общем случае, если количество месяцев расчетного периода равно 12, в расчет средней зарплаты для расчета отпускных включается вся сумма одноразового вознаграждения по итогам работы за год и за выслугу лет, которое начислено в текущем году за предыдущий календарный год.
В данном примере вся сумма одноразового вознаграждения по итогам работы за год должна быть включена в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных.
Таким образом, общая сумма заработка за расчетный период (июнь 2009 года — май 2010 года) составит:
21600 + 720 = 22320 грн.
Количество календарных дней за расчетный период (июнь 2009 года — май 2010 года) составит:
365 — 11 = 354, где
11 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ и приходящихся на расчетный период.
Средняя заработная плата для расчета отпускных составит:
22320 : 354 = 63,05 грн.
Сумма отпускных составит:
63,05 x 24 = 1513,20 грн.
Учитываем в расчете средней зарплаты вознаграждение по итогам работы за год в случае, если расчетный период меньше 12 календарных месяцев
Пример 8. Работник принят на работу 1 октября 2009 года.Он уходит в ежегодный основной отпуск с 7 июня 2010 года на 24 календарных дня. Расчетным периодом является октябрь 2009 года — май 2010 года. Общая сумма заработной платы за расчетный период (октябрь 2009 года — май 2010 года) составила 16000 грн. В январе 2010 года работнику была начислена премия по итогам работы за 2009 год в размере 800 грн.
Как было уже отмечено, в соответствии с Порядком № 100 одноразовое вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет включается при расчете средней заработной платы путем прибавления к заработку за каждый месяц расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий календарный год.
В данном примере расчетный период состоит из 8 календарных месяцев. Получается, что сумма одноразового вознаграждения по итогам работы за год, которое начислено работнику в январе 2010 года по итогам работы за 2009 год, должна быть включена в расчет средней зарплаты не в полной сумме (800 грн.), а в сумме, равной 8/12 от 800 грн.
Сумма одноразового вознаграждения по итогам работы за год, которую необходимо включить в расчет средней зарплаты, составит:
8/12 x 800 = 533,33 грн.
Общая сумма заработка, которая включается в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных, составит:
16000 + 533,33 = 16533,33 грн.
Количество календарных дней за расчетный период (октябрь 2009 года — май 2010 года) составит:
243 — 8 = 235, где
243 — количество календарных дней за расчетный период (октябрь 2009 года — май 2010 года);
8 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ и приходящихся на расчетный период (октябрь 2009 года — май 2010 года).
Средняя заработная плата для расчета отпускных составит:
16533,33 : 235 = 70,35 грн.
Сумма отпускных составит:
70,35 x 24 = 1688,40 грн.
Вознаграждение по итогам работы за год начислено в текущем году за текущий год
Пример 9. Работник уходит в ежегодный основной отпуск с 14 июня 2010 года на 24 календарных дня. Расчетным периодом является июнь 2009 года — май 2010 года. Общая сумма заработной платы за расчетный период (июнь 2009 года — май 2010 года) составила 27000 грн. В декабре 2009 года работнику была начислена премия по итогам работы за 2009 год в размере 1000 грн.
Согласно Порядку № 100 одноразовое вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет включается при расчете средней заработной платы путем прибавления к заработку за каждый месяц расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий календарный год.
В случае если это условие не выполняется, а именно вознаграждение начисляется в текущем году за текущий год, такое вознаграждение не включается в расчет средней заработной платы для определения суммы отпускных. На это неоднократно указывали специалисты Минтруда в своих письмах, в частности от 02.03.2007 г. № 696/0/10-07/1 и от 24.06.2008 г. № 411/13/84-08.
Таким образом, получается, что в данном примере премия по итогам работы за 2009 год, которая начислена в декабре 2009 года, не включается в общую сумму заработка за расчетный период (июнь 2009 года — май 2010 года) для расчета отпускных.
Количество календарных дней за расчетный период (июнь 2009 года — май 2010 года) составит:
365 — 11 = 354, где
11 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ и приходящихся на расчетный период.
Средняя заработная плата для расчета отпускных составит:
27000 : 354 = 76,27 грн.
Сумма отпускных составит:
76,27 x 24 = 1830,48 грн.
В расчетном периоде начислены отпускные и средняя заработная плата за период командировки
Пример 10. Работник уходит в ежегодный основной отпуск с 21 июня 2010 года на 24 календарных дня. Расчетным периодом является период июнь 2009 года — май 2010 года. В прошлом году работник был в ежегодном основном отпуске с 25 мая по 18 июня 2009 года включительно (7 июня 2009 года — Троица — день, на который отпуск был продлен, но этот день не оплачивается). Со 2 по 6 ноября 2009 года работник был в командировке.
Заработная плата за расчетный период составила 22223,81 грн.
Средняя заработная плата, сохраненная работнику за период командировки, — 454,55 грн.
Сумма отпускных за прошлый год составила 1690,08 грн., из них приходящихся на май 2009 года — 492,94 грн., на июнь 2009 года — 1197,14 грн.
В соответствии с п. 3 Порядка № 100 при исчислении средней заработной платы для расчета отпускных помимо основной зарплаты также включаются выплаты за период, в течение которого за работником сохранялся средний заработок, в частности за период предыдущего отпуска, служебной командировки.
Следует учесть, что сумму отпускных необходимо включить в расчет средней заработной платы в той ее части, которая приходится на расчетный период. Так, в нашем примере в расчет средней зарплаты включается не вся сумма отпускных за прошлый год (1690,08 грн.), а ее часть, приходящаяся на месяц расчетного периода — на июнь 2009 года. Эта сумма равна 1197,14 грн.
Общая сумма заработка, которая включается в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных, составит:
22223,81 + 1197,14 + 454,55 = 23875,5 грн.
Количество календарных дней за расчетный период (июнь 2009 года — май 2010 года) составит:
365 — 11 = 354, где
11 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ и приходящихся на расчетный период.
Средняя заработная плата для расчета отпускных составит:
23875,5 : 354 = 67,44 грн.
Сумма отпускных составит:
67,44 x 24 = 1618,56 грн.
Материальная помощь к отпуску
Пример 11. Работник уходит в ежегодный основной отпуск с 7 июня 2010 года на 24 календарных дня. Расчетным периодом является июнь 2009 года — май 2010 года.
Работник в прошлом году был в отпуске с 6 по 29 июля 2009 года включительно. Сумма отпускных — 2028,24 грн. Материальная помощь к отпуску, начисленная в июле, составила 1500 грн. Общая сумма заработной платы за расчетный период — 28043,48 грн.
В соответствии с п. 3 Порядка № 100 при исчислении средней заработной платы для расчета отпускных помимо основной зарплаты также включаются выплаты за период, в течение которого за работником сохранялся средний заработок, в частности за период предыдущего отпуска, служебной командировки.
Вместе с тем согласно п. 4 Порядка № 100 одноразовые выплаты, к которым, в частности, относится также и материальная помощь к отпуску, не включается в расчет средней заработной платы для определения суммы отпускных.
Таким образом, получается, что по условиям данного примера сумма отпускных, начисленная за отпуск в прошлом году, включается в расчет средней зарплаты, а сумма материальной помощи к отпуску не включается в расчет средней зарплаты.
Общая сумма заработка, которая включается в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных, составит:
28043,48 + 2028,24 = 30071,72 грн.
Количество календарных дней за расчетный период (июнь 2009 года — май 2010 года) составит:
365 — 11 = 354, где
11 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ и приходящихся на расчетный период.
Средняя заработная плата для расчета отпускных составит:
30071,72 : 354 = 84,95 грн.
Сумма отпускных составит:
84,95 x 24 = 2038,80 грн.
В расчетном периоде начислены больничные
Пример 12. Работник предприятия уходит в отпуск с 17 мая 2010 года на 24 календарных дня. Расчетным периодом является май 2009 года — апрель 2010 года. С 9 по 19 ноября 2009 года работник болел. Сумма оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности составила 384 грн., сумма пособия по временной нетрудоспособности — 307,20 грн. Общая сумма заработной платы за расчетный период (май 2009 года — апрель 2010 года) составила 23142,86 грн.
В соответствии с п. 3 Порядка № 100 при исчислении средней заработной платы для расчета отпускных помимо основной зарплаты также включаются сумма пособия по временной нетрудоспособности и сумма оплаты за счет средств предприятия первых пяти дней временной нетрудоспособности.
Общая сумма заработка, которая включается в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных, составит:
23142,86 + 384 + 307,20 = 23834,06 грн.
Количество календарных дней за расчетный период (май 2009 года — апрель 2010 года) составит:
365 — 10 = 355, где
10 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ и приходящихся на расчетный период.
Средняя заработная плата для расчета отпускных составит:
23834,06 : 355 = 67,14 грн.
Сумма отпускных составит:
67,14 x 24 = 1611,36 грн.
Женщина уходит в ежегодный отпуск сразу после декретного отпуска
Пример 13. Согласно листку нетрудоспособности женщина находилась в отпуске в связи с беременностью и родами с 1 февраля по 6 июня 2010 года включительно. Общая сумма пособия по беременности и родам составила 9450 грн.
С 7 июня 2010 года работница уходит в ежегодный основной отпуск на 24 календарных дня. Расчетным периодом является июнь 2009 года — май 2010 года. Общая сумма зарплаты за период июнь 2009 года — январь 2010 года составила 18400 грн.
В Порядке № 100 прямо о включении суммы пособия по беременности и родам в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных ничего не сказано. Однако, учитывая, что в п. 3 Порядка № 100 указано на необходимость включения в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных сохраняемой средней зарплаты, которая начислена работнику в расчетном периоде (отпускные, средняя зарплата за период командировки), а также включения больничных, считаем правильным включить в расчет средней зарплаты для расчета отпускных и сумму декретных, приходящихся на расчетный период.
Правильность такой точки зрения подтверждает и Минтруда в своем письме от 22.06.2006 г. № 4201/0/14-06/13.
Отметим, что, поскольку в нашем примере расчетным периодом является июнь 2009 года — май 2010 года, в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных попадет не вся сумма пособия по беременности и родам, а та ее часть, которая рассчитана за период, припадающий на расчетный период, а именно за февраль — май 2010 года.
Сумма пособия по беременности и родам, которую необходимо включить в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных, составит:
75 x 120 = 9000 грн., где
75 грн. — сумма средней зарплаты для расчета пособия по беременности и родам;
120 — количество календарных дней отпуска в связи с беременностью и родами, которое приходится на расчетный период, а именно февраль — май 2010 года.
Общая сумма заработка, которая включается в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных, составит:
18400 + 9000 = 27400 грн.
Количество календарных дней за расчетный период (июнь 2009 года — май 2010 года) составит:
365 — 11 = 354, где
11 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ и приходящихся на расчетный период.
Средняя заработная плата для расчета отпускных составит:
27400 : 354 = 77,40 грн.
Сумма отпускных составит:
77,40 x 24 = 1857,60 грн.
Простой в расчетном периоде
Пример 14. Работник уходит в ежегодный основной отпуск с 17 мая 2010 года. С 01.12.2009 г. по 31.12.2009 г. работник не работал в связи с простоем не по его вине. Оплата за время простоя производилась в размере 2/3 оклада.
Расчетным периодом является май 2009 года — апрель 2010 года.
Заработная плата, начисленная за 11 месяцев расчетного периода, составила 19800 грн. Оплата за время простоя — 1200 грн.
Сразу отметим, что в соответствии со ст. 113 КЗоТ время простоя не по вине работника оплачивается в расчете не ниже 2/3 тарифной ставки установленного работнику разряда (оклада).
В свою очередь, согласно абз. 6 п. 2 Порядка № 100 время простоя не по вине работника, в случае если его средний заработок сохранялся частично, из расчетного периода исключается.
Из этого можно сделать такие выводы:
— если же простой произошел по вине работника, то он не оплачивается и из расчетного периода, за который производится расчет средней заработной платы для определения суммы отпускных, не исключается;
— если за время простоя за работником сохранялся полностью средний заработок, то из расчетного периода не исключается период простоя не по его вине.
Общая сумма заработка, которая включается в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных, — 19800 грн.
Количество календарных дней за расчетный период (май 2009 года — апрель 2010 года) составит:
365 — 10 — 31 = 324, где
10 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ и приходящихся на расчетный период;
31 — количество календарных дней, приходящихся на период простоя предприятия не по вине работника.
Средняя заработная плата для расчета отпускных составит:
19800 : 324 = 61,11 грн.
Сумма отпускных составит:
61,11 x 24 = 1466,64 грн.
В расчетном периоде работник находился в отпуске за свой счет
Пример 15. Работница предприятия — инвалид II группы уходит в ежегодный основной отпуск с 17 мая 2010 года на 30 календарных дней. Расчетным периодом является май 2009 года — апрель 2010 года. Со 2 по 25 ноября 2009 года (24 календарных дня) работница была в отпуске за свой счет на основании ст. 25 Закона об отпусках.
Общая сумма заработной платы за расчетный период (май 2009 года — апрель 2010 года) составила 16714,29 грн.
Согласно п. 2 Порядку № 100 период, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, исключается из расчетного периода.
Как известно, Законом об отпусках установлены два вида отпусков за свой счет:
— на основании ст. 25 Закона об отпусках — отпуск за свой счет, который работодатель обязан предоставить работнику в случае, если он за ним обращается;
— на основании ст. 26 Закона об отпусках — отпуск за свой счет, который предоставляется по соглашению сторон (продолжительностью не более 15 календарных дней).
В своих разъяснениях, в частности в письме от 28.07.2008 г. № 3144/0/10-08/13, Минтруда настаивало на том, что период, в течение которого работник находился в отпуске без сохранения заработной платы в соответствии со ст. 26 Закона об отпусках, не исключается из расчетного периода. Обоснованием служило то, что в данном случае уход в такой отпуск зависит от решения самого работника.
По нашему мнению, это не совсем так, ведь отпуск за свой счет как на основании ст. 25, так и на основании ст. 26 Закона об отпусках предоставляется согласно действующему законодательству. Это означает, что из расчетного периода должны быть исключены дни неоплачиваемого отпуска, предоставляемого как на основании ст. 25, так и на основании ст. 26 Закона об отпусках.
Кстати, в газете «Праця i зарплата», 2010, № 13, с. 12, специалисты Минтруда уже согласились с мнением о том, что отпуск за свой счет на основании ст. 26 Закона об отпусках исключается из расчетного периода. Такую консультацию мы приводим в этом номере «Оплаты труда» на с. 10.
Единственное уточнение: исключаться может период отпуска за свой счет, который предоставлен на основании ст. 26 Закона об отпусках, только в пределах 15 календарных дней в год. В случае если такой отпуск вопреки требованию Закона об отпусках предоставлен на больший период, из расчетного периода может быть исключено только 15 календарных дней.
Итак, общая сумма заработка, которая включается в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных, составит 16714,29грн.
Количество календарных дней за расчетный период (май 2009 года — апрель 2010 года) составит:
365 — 10 — 24 = 331, где
10 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ и приходящихся на расчетный период;
24 — количество календарных дней, приходящихся на отпуск за свой счет, предоставленный на основании ст. 25 Закона об отпусках.
Средняя заработная плата для расчета отпускных составит:
16714,29 : 331 = 50,50 грн.
Сумма отпускных составит:
50,50 x 30 = 1515,0 грн.
Пример 16. Работник предприятия уходит в отпуск с 14 июня 2010 года на 24 календарных дня. Со 2 по 16 ноября 2009 года (15 календарных дней) работник был в отпуске за свой счет по семейным обстоятельствам на основании ст. 26 Закона об отпусках.
Общая сумма заработной платы за расчетный период (июнь 2009 года — май 2010 года) составила 21804,76 грн.
Количество календарных дней за расчетный период (июнь 2009 года — май 2010 года) составит:
365 — 11 — 15 = 339, где
11 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ и приходящихся на расчетный период;
15 — количество календарных дней, приходящихся на отпуск за свой счет, предоставленный на основании ст. 26 Закона об отпусках.
Средняя заработная плата для расчета отпускных составит:
21804,76 : 339 = 64,32 грн.
Сумма отпускных составит:
64,32 x 24 = 1543,68 грн.
Неполная рабочая неделя в расчетном периоде
Пример 17. Работник предприятия уходит в ежегодный основной отпуск с 31 мая 2010 года на 24 календарных дня. В период с 1 ноября по 31 декабря 2009 года работников предприятия перевели с 5-дневной рабочей недели на 3-дневную рабочую неделю (рабочие дни — понедельник, вторник, среда) на основании ст. 32 КЗоТ.
Общая сумма заработной платы за расчетный период (май 2009 года — апрель 2010 года) составила 24640 грн.
В соответствии с абз. 6 п. 2 Порядка № 100 время, в течение которого работники согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работали и за ними не сохранялся заработок либо сохранялся частично, исключается из расчетного периода.
Это положение как раз касается ситуации, когда работники по независящим от них причинам работали в режиме неполной рабочей недели на основании ст. 32 КЗоТ. Так, работники предприятия были переведены на работу в условиях неполной рабочей недели согласно приказу работодателя по предприятию в связи с невозможностью обеспечить их работой в течение рабочей недели нормальной продолжительности.
В данной ситуации период, за который производится расчет средней заработной платы для определения суммы отпускных, уменьшается на количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ, а также на количество рабочих дней, на протяжении которых работник не работал при сокращенной рабочей неделе. Выходные дни из расчета не исключаются, поскольку отпуска предоставляются в календарных днях и оплачиваются календарные дни отпуска (см. письмо Минтруда от 07.08.2009 г. № 472/13/84-09).
Количество календарных дней за расчетный период (май 2009 года — апрель 2010 года) составит:
365 — 10 — 17 = 338, где
10 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ и приходящихся на расчетный период;
17 — количество рабочих дней, в течение которых работник не работал при неполной рабочей неделе.
Средняя заработная плата для расчета отпускных составит:
24640 : 338 = 72,90 грн.
Сумма отпускных составит:
72,90 x 24 = 1749,60 грн.
Пример 18. Работник предприятия уходит в ежегодный основной отпуск с 31 мая 2010 года на 24 календарных дня. В период с 1 ноября по 31 декабря 2009 года работник предприятия с согласия руководителя предприятия по своему желанию на основании ст. 56 КЗоТ был переведен с 5-дневной рабочей недели на 3-дневную рабочую неделю (рабочие дни — понедельник, вторник, среда).
Общая сумма заработной платы за расчетный период (май 2009 года — апрель 2010 года) составила 24640 грн.
Обращаем внимание: если работник работает на условиях неполной рабочей недели по собственному желанию (ст. 56 КЗоТ), количество календарных дней за расчетный период определяется в общем порядке, т. е. не уменьшается на количество рабочих дней, в течение которых работник не работал при неполной рабочей неделе.
Количество календарных дней за расчетный период (май 2009 года — апрель 2010 года) составит:
365 — 10 = 355, где
10 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ и приходящихся на расчетный период.
Средняя заработная плата для расчета отпускных составит:
24640 : 355 = 69,41 грн.
Сумма отпускных составит:
69,41 x 24 = 1665,84 грн.
Уверены, что наша статья поможет работникам бухгалтерских служб без труда рассчитывать отпускные для работников, что позволит и самим спокойно уйти в такой долгожданный отпуск.
Как рассчитываются отпускные. Формулы с примерами
Размер компенсации за ежегодный оплачиваемый отпуск рассчитывает бухгалтерия. Сумму отпускных можно выяснить и самостоятельно, ведь она не равна зарплате, и полезно знать заранее, сколько денег вы получите при уходе в отпуск. РБК Life подготовил пошаговую инструкцию для расчета отпускных с примерами.
Чем отпускные отличаются от зарплаты
Отпускные — это денежная выплата, которую работник получает перед уходом в отпуск. Обычно она незначительно отличается от зарплаты, но не равна ей и рассчитывается иначе.
Предоставление отпуска регламентирует глава 19 Трудового кодекса Российской Федерации [1]. В ней сказано, что на основной оплачиваемый отпуск могут рассчитывать все работники. При этом за ними сохраняются средний заработок и должность. Как правило, основной отпуск составляет 28 календарных дней с учетом субботы и воскресенья.
Некоторые работники имеют право на дополнительный оплачиваемый отдых. Например, если они трудятся на вредных производствах, на Крайнем Севере или по ненормированному графику [2]. Отпуск за свой счет или перерыв на учебу не оплачиваются.
По закону взять отпуск можно после полугода непрерывной работы в компании. Исключение: несовершеннолетние, женщины до или сразу после декретного отпуска, люди, которые усыновили ребенка младше трех месяцев. Им по заявлению положен досрочный отпуск [3]. Если вы не входите в вышеперечисленные категории и еще не отработали в компании полгода, можно договориться с работодателем в индивидуальном порядке и отдохнуть раньше.
Как оплачивается и оформляется декретный отпуск
Формула расчета отпускных
Чтобы рассчитать примерную сумму отпускных, нужно разделить зарплату на 29,3 (среднее число дней в месяце) и умножить на количество дней отпуска. Если вы получаете 50 тыс. руб. в месяц и работаете без пропусков (не берете больничный, не ездите в командировки), отпускные за 28 дней составят: 50 000 / 29,3 × 28 = 47 781 (1706 руб. за один день отпуска).
На деле точный порядок расчета гораздо сложнее. Нужно знать среднедневной заработок, а на него влияют годовой доход за расчетный период с премиями и надбавками, количество отработанных дней и другие нюансы [4].
Отпускные = среднедневной заработок × количество дней отпуска.
Среднедневной заработок — это доход за расчетный период, поделенный на количество отработанных дней. Посчитать его сложнее всего. Ниже приводим пошаговую инструкцию.
Если вам неинтересна точная формула расчета выплат, переходите к следующему разделу о том, как увеличить отпускные, выбрав подходящий месяц.
1. Определяем расчетный период
Расчетный период — это 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска с первого по последнее число месяца.
Пример: Николай уходит в отпуск в ноябре 2022 года. Тогда период для расчета среднедневного заработка будет с 1 ноября 2021 года по 31 октября 2022 года.
Бывают ситуации, когда сотрудник не работал (отпуск по уходу за ребенком, временная нетрудоспособность) в расчетном периоде и не получал зарплату.
Пример: Наталья уходит в отпуск в ноябре 2022 года. В расчетном периоде с 1 ноября 2021 года по 31 октября 2022 года она находилась в декретном отпуске и не работала. Но за год до этого, с 1 ноября 2020 года по 31 октября 2021 года, работала и получала зарплату. Тогда средний заработок будет рассчитываться за предыдущий расчетный период.
Shutterstock
2. Узнаем число отработанных дней в расчетном периоде
Расчет среднего заработка включает только те дни, когда сотрудник был на работе и выполнял обязанности, а также выходные, праздники и дни отпуска за свой счет (если их было не больше 14). Если вас незаконно уволили или отстранили от работы, а потом восстановили, пропущенные дни посчитают как рабочие [5].
Если работник выполнял обязанности в течение расчетного периода без пропусков, формула расчета отработанных дней будет такой:
количество отработанных дней = 29,3 × количество отработанных месяцев.
Больничные, командировки, отпуска, декрет, прогулы и другие дни, когда вы не работали (с сохранением зарплаты или без) не считаются отработанными. Тогда действует иная формула расчета:
количество отработанных дней = 29,3 × количество полностью отработанных месяцев + количество дней месяцев, отработанных не полностью.
Количество дней в неполных месяцах считается по формуле:
(число дней в месяце — число неотработанных дней) / число дней в месяце х 29,3.
Пример: Николай уходит в отпуск в ноябре 2022 года. Расчетный период: с 1 ноября 2021 года по 31 октября 2022 года. За это время он уходил в отпуск на 14 дней в июле и на недельный больничный в сентябре.
Получается, что полностью он отработал десять месяцев. И в июле он работал 16 дней: (31 — 14) / 31 × 29,3 = 16.
В сентябре — 22: (30 — 7) / 30 × 29,3 = 22.
Подставляем значения в формулу: 29,3 × 10 + 16 + 22 = 331. Число отработанных дней в расчетном периоде у Николая составляет 331 день.
«Оплачиваются все дни отпуска, в том числе и те, которые приходятся на выходные дни. Исключение из этого правила — праздничные нерабочие дни, упомянутые в ТК или нормативных актах субъектов РФ. Во всех регионах это будут дни с 1 по 8 января, 23 февраля, 8 марта, 1 и 9 мая, 12 июня, 4 ноября.
В каких-то регионах могут быть дополнительные праздничные нерабочие дни. Упомянутые дни, если приходятся на отпуск, не считаются днями отпуска (они не расходуют ваш запас отпускных дней и не оплачиваются)».
Вячеслав Шинкарев Эксперт «СКБ Контур» по расчету заработной платы, страховых взносов и НДФЛ
3. Рассчитываем заработок за расчетный период
Доход включает в себя зарплату и все другие выплаты за труд: надбавки за переработки и работу в выходные и праздники, доплаты за трудовой стаж или качество работы, районный коэффициент, повышение зарплаты.
Премии включаются в расчет среднего заработка не все и не полностью [4]. Учитываются только те выплаты и их части, которые входят в расчетный период.
Shutterstock
Пример: Николай уходит в отпуск в ноябре 2022 года. Расчетный период — с 1 ноября 2021 года по 31 октября 2022 года. Он зарабатывает 50 тыс. руб. в месяц (600 тыс. руб. в год). В декабре 2021-го он получил годовую премию в размере 10 тыс. руб. Эту премию в расчет включат полностью.
При этом Николай получает ежеквартальную премию в размере 5 тыс. руб. Расчетный период начинается в середине квартала (октябрь—декабрь). Тогда в расчет отпускных пойдет две трети премии — сумма за ноябрь и декабрь. Если квартал полностью попадает в расчетный период, премии полностью войдут в расчет среднего заработка.
В расчет отпускных не включаются:
- гарантии (командировочные, отпускные и другие выплаты за дни, оплаченные по среднему заработку);
- компенсации (проезда, проживания и питания в командировке и т.д.);
- больничные, пособия и другие социальные выплаты.
Юрист рассказал о порядке действий при невыплате отпускных
4. Считаем среднедневной заработок
Средний дневной заработок для оплаты отпускных — это доход за расчетный период, поделенный на количество отработанных дней.
Пример: доход Николая за год (учитывая доплаты и исключая больничные и отпускные) составил 650 тыс. руб. за вычетом НДФЛ. Ранее мы посчитали, что он отработал 331 день.
Среднедневной заработок = 650 тыс. руб. / 331 день = 1964 руб.
5. Считаем отпускные
Подставляем значения в формулу. На примере Николая нам известно, что его среднедневной заработок за 331 день работы составил 1964 руб. Он уходит в отпуск на 28 дней. Вспоминаем формулу. Отпускные = среднедневной заработок × количество дней отпуска: 1964 × 28 = 54 992.
Таким образом, Николай получит денежную компенсацию за отпуск в размере 54 992 руб.
Как увеличить отпускные
Если вы работаете на окладе, каждый месяц вам начисляется одинаковая зарплата. Но есть «дорогие» месяцы — с большим количеством праздников и выходных, когда дни стоят дороже (за меньшее количество рабочих дней вы получаете ту же зарплату). В такие месяцы лучше работать и не брать отпуск, потому что вы можете потерять в зарплате.
«Пусть ваш оклад с надбавками составляет 100 тыс. руб. График работы совпадает с производственным календарем при пятидневной неделе. В январе 2023-го по производственному календарю 17 рабочих дней. Значит, стоимость одного рабочего дня составит 5882,35 руб. В августе 2023 года 23 рабочих дня. Значит, стоимость одного рабочего дня составит 3225,81 руб. Другими словами, пропустив только один день в январе (по болезни, в отпуске или по другим причинам), вы в январе недополучите на 2656,54 руб. больше, чем если бы это произошло в августе».
Вячеслав Шинкарев Эксперт «СКБ Контур» по расчету заработной платы, страховых взносов и НДФЛ
Если не хотите получить маленькие отпускные, берите отпуск в месяцы с максимальным количеством рабочих дней по производственному календарю. В 2023 году самый выгодный отпуск приходится на август (23 рабочих дня), март и октябрь (по 22 дня).
Shutterstock
В некоторых случаях людям важнее не больше отдохнуть, а больше заработать. Тогда выгоднее было бы брать отпуск в выходные дни: обычно вы не получаете за них зарплату, а так могли бы и отдыхать, и получать отпускные. Чтобы все сотрудники не уходили в отпуск по выходным, в Трудовом кодексе предусмотрено два ограничения:
- хотя бы один раз отпуск нужно взять не меньше, чем на 14 дней;
- сотрудник обязан согласовать с работодателем минимальную продолжительность отпуска.
Новогодние праздники — 2023. Сколько отдыхаем и выгодно ли брать отпуск
Работодатель может потребовать, чтобы сотрудники брали отпуск минимум на три дня. Если же компания лояльна и других ограничений по использованию дней отпуска не устанавливает, можно взять одну часть отпуска не менее 14 дней, а оставшиеся дни перенести на субботу и воскресенье. Правда, тогда за год вы отдохнете меньше, чем могли бы.
Есть еще несколько моментов, на которые стоит обратить внимание при выборе дат отпуска.
«1. При расчете среднего дневного заработка учитываются квартальные и годовые премии. Если в ближайшее время вас ожидает годовая премия и она будет больше, чем прошлая годовая премия, то, скорее всего, это увеличит сумму вашего среднего заработка. Если вы пойдете в отпуск не до, а после получения премии, то и сумма отпускных будет больше.
2. Если в ближайшее время ожидается повышение зарплаты, то выгоднее идти в отпуск после повышения. Тут есть один нюанс. Если повышение зарплаты было массовым (в целом по подразделению или вообще по всей организации), то достаточно, чтобы дни отпуска пришлись на дни после повышения. При таком повышении средний заработок вам посчитают из повышенного размера заработной платы. Если же повышение было не массовым, а персональным, то чем больше месяцев вы отработаете с новой зарплатой до отпуска, тем выше будет сумма среднего дневного заработка».
Вячеслав Шинкарев Эксперт «СКБ Контур» по расчету заработной платы, страховых взносов и НДФЛ
Комментарии экспертов
На вопросы отвечают: заместитель директора департамента по кадровым услугам Unicon Outsourcing Зульфия Юпашевская, руководитель группы кадрового администрирования в «Авито» Анна Алешина и бухгалтер при Институте профессиональных бухгалтеров и аудиторов России Ирина Смирнова.
Когда выплачиваются отпускные?
Отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска [6]. Если начало отдыха приходится на понедельник, отпускные выплатят не позднее пятницы на предыдущей неделе. Но на деле работодатель может выплатить компенсацию за отпуск и раньше.
Как выплачиваются отпускные сотрудникам на срочном договоре?
Люди, которые работают по срочному трудовому договору, могут уйти в отпуск. Если срочный договор заключен на срок до двух месяцев, то работник получает два рабочих дня отпуска за каждый месяц [7].
Когда договор действует больше двух месяцев, работнику полагается 2,33 дня отпуска за каждый отработанный месяц (как и в случае с трудовыми договорами на неопределенный срок).
Когда действие срочного договора заканчивается и человек увольняется, ему выплачивают отпускные, если он в отпуск не ходил. Компенсация рассчитывается исходя из плановых значений, установленных для работника. Также учитываются характер работы и региональные особенности.
Можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск?
Если человек не уходил в отпуск, он может получить компенсацию только при увольнении или при наличии права на дополнительные дни отпуска. Например, если он работает по ненормированному графику. Тогда положено отдыхать как минимум на три дня больше, чем стандартные 28 календарных дней.
Людям, которые работают на предприятиях с вредными или опасными условиями труда, нельзя заменять дни допотпуска компенсацией. Также работодатель не может заменить отпуск компенсацией беременным женщинам, несовершеннолетним сотрудникам.
Shutterstock
Как выплачиваются отпускные при отзыве из отпуска?
С согласия работника организация может досрочно отозвать его из отпуска. Например, если заменяющий сотрудник заболел, налоговая внезапно нагрянула с проверкой, техническое оборудование сломалось и в других исключительных случаях [8].
При этом происходит перерасчет отпускных. Если сумма отпускных ниже, чем зарплата работника, ему будет доначислена недостающая разница.
Как компенсируют неотгулянный отпуск при увольнении?
Возможны две ситуации.
- Работодатель может предложить взять отпуск с последующим увольнением вне графика отпусков.
- Выплата компенсации за неиспользованный отпуск (она рассчитывается по стандартным формулам, описанным выше).
Как выплачиваются отпускные вахтовикам?
Отпускные работников, которые трудятся по вахтовому методу, рассчитываются так же, как и отпускные работников других категорий. Но в месяц вахтовик может отработать разное количество дней. Например, в феврале 15 дней, а в марте 20 дней.
Если человек в сумме рабочего времени отработал установленную ему норму по своему графику, месяц считается отработанным [9]. Отпуск у вахтовиков начинается сразу после окончания дней междувахтового отдыха. В стаж, который дает право на отпуск, входят дни в пути до места работы и обратно и отдых между вахтами.
Выводы
- Отпускные — это не зарплата. Они рассчитываются по числу дней отдыха, а зарплата — по количеству отработанных дней.
- Для расчета отпускных нужно знать расчетный период, средний дневной заработок за этот период и количество фактически отработанных дней.
- Премии, надбавки, повышение зарплаты учитываются при расчете среднего дневного дохода. А пособия, компенсации, командировочные, больничные — нет.
- Отработанными считаются только дни, когда человек был на рабочем месте и выполнял свои обязанности. Отгулы, больничные, дни отпуска и командировок не считаются отработанными днями.
- Выгоднее брать отпуск в месяце с наибольшим количеством рабочих дней (больше 21 дня). А в «дорогие» месяцы, с большим количеством выходных и праздников, взяв отпуск, вы потеряете в деньгах.