Электронный документооборот внутри организации
СЭД (Система Электронного Документооборота) – это аккредитованная государством система, позволяющая создавать и регистрировать документы, а также обмениваться ими между контрагентами, не применяя бумажные носители.
1.3K открытий
Что такое СЭД
Электронный документооборот регулирует законодательная база. Он затрагивает всех сотрудников организации – менеджеров, исполнительных директоров, HR, технических специалистов.
В чем суть? Вся документация хранится внутри системы, поэтому упрощается поиск и управление файлами. Сервис уменьшает риск утери или порчи бумаг. После перехода на “электронку” меньше времени уходит на подготовку документации, быстрее согласуются бумаги. Сотрудники, получившие доступ, сплоченно работают над одним вопросом, а руководитель в режиме реального времени отслеживает прогресс. Никаких походов из кабинета в кабинет, поиска по столам и в архиве, ожиданий передачи от других сотрудников.
Весь оборот разделяют на внутренний и внешний. Последний включает входящие и исходящие файлы компании, благодаря которым обмениваются информацией с партнерами, клиентами, контролирующими органами. Сюда относят бухгалтерскую и налоговую отчетности, декларации, счет-фактуры, накладные и т.д.
Наблюдение! Не все уделяют должного внимания организации внутреннего документооборота, оставаясь сосредоточенными на внешнем. Напрасно – порядок во взаимодействии между сотрудниками напрямую влияет на эффективность работы компании.
Внутренний обеспечивает обмен между структурными подразделениями и отдельными работниками компании:
- приказы;
- уставы;
- протоколы совещаний;
- инструкции;
- заявления;
- служебные записки;
- технические записки;
- положения о структурных подразделениях.
Внутренний документооборот включает и контроль исполнения поручений. Руководитель в любой момент уточняет, на каком этапе делопроизводство, кто еще не согласовал документ и т.д.
Перечисленные бумаги не выходят за границы предприятия, потому достаточно использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись.
До активной цифровизации оформление и согласование пакета документов занимало несколько недель и более. Бумаги нужно где-то хранить, переносить из кабинета в кабинет, восстанавливать при утере, а также ждать, когда почта доставит отправление в другой филиал. С внедрением ЭДО затраты на подготовку, согласование, утверждение, пересылку бумаг сократились. Сотрудники компании ABT отмечают, что благодаря инструментам автоматизации процесс ускоряется не в разы, а в десятки раз. Но учитывайте, как до внедрения организовались процессы, какова вообще специфика проекта. По моему опыту, после внедрения увеличить эффективность реально на 20-30%, порой – в несколько раз.
К освоению ЭДО часть предпринимателей сначала подтолкнули последствия пандемии, затем – подорожание канцелярских товаров в первой половине 2022 года ввиду известных событий. Но часть руководителей по-прежнему отказывается от минимизации бумаги в документообороте. Что останавливает – необходимость первоначальных инвестиций, неумение рассчитать выгоды, непонимание того, что собой представляет процесс цифровизации. Попробую познакомить вас с СЭД, особенностями инструмента.
Для наших проектов мы внедряли Directum, LanDocs, БОСС-Референт, A2B. Я не могу выделить лучшую из перечисленных, все продукты хороши. Неплохо интегрируются с популярными CRM, стоимость каждой оправдана. То, что подошло мне, может не подойти вам или вашему партнеру, потому не спешите покупать какой-то из этих или других, представленных на рынке продуктов. Остановитесь на 2-5 заинтересовавших программах и воспользуйтесь тестовыми версиями. Так сложится собственное мнение, основываясь на котором проще найти свой вариант.
Как внедрить электронный документооборот в компании?
Затраты на приобретение специализированного программного обеспечения, его настройку и адаптацию даже в небольшой компании могут окупиться благодаря оптимизации работы высокооплачиваемых специалистов и ускорению бизнес-процессов
Обычно в компаниях обрабатывается большое количество документов. Некоторые из них должны храниться в бумажном виде. Но для многих документов подобные требования законодательством не установлены. Потому целесообразным может оказаться переход на электронный документооборот (ЭДО), особенно если учесть последние события, связанные с пандемией.
Поначалу использование электронной «первички» кажется сложным процессом. Однако электронный документооборот является эффективным инструментом бизнеса, поскольку помогает уменьшать временные и финансовые затраты. Именно поэтому его давно используют во многих странах мира, и российские организации уже тоже успешно применяют ЭДО.
Как осуществляется электронный документооборот?
Электронный документооборот – такой способ организации работы с документами, когда они формируются в электронном виде, без использования бумажных носителей, и передаются по телекоммуникационным каналам связи. Иными словами, это документооборот с применением информационной системы.
Существует много видов электронного документооборота. Так, его можно разделить на:
- внешний ЭДО с госорганами – регулируется правилами, принятыми для каждой сферы индивидуально;
- внешний ЭДО с контрагентами – регулируется соглашением сторон ЭДО;
- внутренний ЭДО – регулируется внутренними правилами и регламентами компании.
В первых двух случаях процесс выглядит так: документ (doc- или pdf-файл) заверяют электронной подписью и передают другой стороне через систему оператора ЭДО – этот процесс обычно сравнивают с передачей по e-mail. В функционал оператора входят: передача документов, контроль их формата и заверения электронной подписью, хранение архива. Для минимизации рисков непринятия электронного документа ФНС рекомендуется выбирать одобренных операторов ЭДО, список которых можно найти на сайте www.nalog.ru (налогоплательщики могут направлять жалобы на решения и действия налоговиков с помощью телекоммуникационных каналов связи – читайте об этом в статье «Как подать жалобу в налоговый орган через ТКС?»).
Электронные документы можно хранить на серверах или в электронных архивах с помощью специальных программ. Сроки хранения для них те же, что и для бумажных документов.
Электронная подпись
Чтобы электронному документу придать юридическую значимость, его необходимо подписать электронной подписью.
Электронная подпись (ЭП) – это информация в электронной форме, которая присоединяется к электронному документу и используется для определения подписавшего его лица. Она гарантирует, что это тот самый документ в том виде, в котором его отправили.
Закон устанавливает два вида электронных подписей – простую и усиленную. Вторая может быть квалифицированной (УКЭП) и неквалифицированной.
С помощью УКЭП можно работать с госорганами, сдавать отчетность в контролирующие органы, участвовать в электронных торгах, обмениваться документами с дистанционными работниками, контрагентами (письма, договоры, счета) и др.
УКЭП считается самой надежной. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях. При этом есть документы формализованные, которые надо обязательно подписать УКЭП. Есть неформализованные документы, которые по соглашению сторон могут быть подписаны простой электронной подписью, и они тоже будут легитимны. Например, вы логинитесь в системе ЭДО и отправляете оттуда неформализованный документ, и это уже является фактом подписания документа простой ЭП.
(В статье «Цифровая или “бумажная” подпись: что надежнее?» читайте о преимуществах и недостатках использования простой, усиленной квалифицированной и неквалифицированной электронных подписей, а также о том, что сервисы бесконтактного электронного документооборота экономят ресурсы и снижают риски, которые несет бизнес в процессе работы с бумажными документами.
В статье «Заключение и изменение трудового договора о дистанционной работе» можно прочитать о том, будет ли договор считаться заключенным, если при его оформлении не использовалась электронная подпись или если сотрудник сначала трудился в офисе, а потом устно договорился о дистанционной работе.)
Внедрение ЭДО
Рассмотрим, как ввести в компании электронный документооборот, который будет осуществляться через оператора ЭДО.
- Для начала определите круг контрагентов, которые планируют или уже используют ЭДО. Затем сформулируйте запросы компании, т.е. нужно понять, ради чего вы внедряете ЭДО и какого можно ждать эффекта. Если вы исследовали все эти составляющие и результат вас удовлетворил, переходим ко второму пункту.
- Выберите платформу ЭДО, приобретите соответствующий программный продукт и сопутствующее оборудование.
- Выберите оператора ЭДО и заключите с ним договор. В данном случае пользователь подключается к сервису и одновременно к сети доверенных операторов и единому регламенту обмена.
- Купите сертификат ЭП. Приобрести его можно в удостоверяющих центрах, которые прошли аккредитацию в Минкомсвязи.
- Подключите партнеров к ЭДО.
- После оплаты услуг оператора и регистрации можно легитимно создавать, подписывать, отправлять и получать счета-фактуры и другие электронные документы.
В зависимости от потребностей компании степень перехода на электронный документооборот может быть разной: одни процессы можно перевести в электронный формат полностью, другие – оставить в гибридной модели.
О внутреннем ЭДО на примере правового подразделения юрлица
В компании все структурные подразделения взаимосвязаны. Ежедневно между ними происходит обмен информацией и документами, и ЭДО помогает оптимизировать этот процесс. Так, почти в каждом бизнесе правовой департамент выполняет две основные функции – согласование договоров и подготовку претензий и исков, что требует взаимодействия с другими подразделениями. Внутренний ЭДО позволит ускорить юридические процессы и тем самым высвободить время сотрудников компании.
Подготовка претензий и исков
Запрос юристам о подготовке претензии, ответа на претензию или искового заявления выглядит как обычная заявка. Но для ее подачи нужны первичные документы, подтверждающие или опровергающие те или иные обстоятельства, которые лягут в основу создаваемого документа.
Программу, обеспечивающую электронный документооборот, можно настроить так, что направить заявку юристу будет невозможно без добавления необходимых документов. Это исключит случаи направления «пустых» запросов и возврата заявок на доработку инициатору. В правилах системы можно предусмотреть направление срочных заявок и др. Подготовительная работа по созданию заявки, сбору документов и получению информации может проходить в сроки, установленные в программе, с фиксацией комментариев согласующих и заинтересованных лиц.
Согласование договоров
В данном процессе обычно принимают участие сотрудники нескольких подразделений –инициатор договора, юристы, бухгалтерия, финансисты. Для правильного толкования условий и порядка исполнения договора привлекают специалистов и из других подразделений. Система ЭДО позволит всем участникам этого процесса проводить параллельное или последовательное согласование. Можно подключиться к ней удаленно и отслеживать версии документа, комментарии и правки каждого согласующего, определять сроки согласования. Так вы получите прозрачный и понятный процесс движения договоров внутри компании.
Плюсы и минусы электронного документооборота
Очевидным плюсом ЭДО является уменьшение временных и финансовых затрат на создание, поиск, отправку и хранение документов. Можно работать с документами удаленно в любое время в удобном месте – нужен только Интернет.
Кстати, электронные документы можно использовать в арбитражном суде в качестве доказательства правомерности тех или иных действий.
Минусом можно назвать возможное отсутствие у контрагентов ЭДО. Но сейчас многие операторы ЭДО предлагают помощь в подключении контрагентов: рассылки, индивидуальные обзвоны, специальные мероприятия, готовые наборы документов и регламентов. Системные интеграторы и ИТ-компании могут помочь в настройке систем участников электронного документооборота, что ускорит переход на ЭДО и обеспечит максимальное число подключенных контрагентов.
Необходимо учесть затраты на разработку или приобретение системы, внедрение и настройку ЭДО, обучение персонала. Нужно быть готовым к тому, что программу, скорее всего, придется дорабатывать и адаптировать под особенности бизнеса, – это также потребует вложений. Может показаться, что небольшой компании тратиться на специализированное программное обеспечение нецелесообразно, но на начальном этапе ее развития внедрение внутреннего ЭДО может пройти быстрее и при наращивании оборотов в будущем позволит оптимизировать бизнес-процессы.
Читайте также
Эксперимент по электронному ведению кадровых документов
Минтруд проводит эксперимент среди работодателей и работников по использованию электронных документов, связанных с работой, без их дублирования на бумажном носителе
22 июля 2020 Советы
Мы в «КРОК» используем большой набор инструментов для управления документооборотом и организации бизнес-процессов. В системе электронного документооборота ECM мы храним контент, который появляется в ходе осуществления продаж, тендеров и выполнения проектов. Всем документам присуща версионность, и за каждым закреплена история работы с ним. Пользователям они становятся доступны исходя из политики прав доступа. Система автоматизации бизнес-процессов BPM обеспечивает согласование документов, заявок и запросов согласно установленным в компании правилам. Причем гибкая система позволяет быстро настроить новые правила согласования или поправить текущие в случае необходимости. У нас есть внутренний корпоративный портал, где размещается нужная сотрудникам информация в виде базы знаний. Также мы используем сервисы ЭДО, которые позволяют обмениваться с контрагентами юридически значимыми документами в электронном виде.
Положительных моментов, связанных с переходом на электронный документооборот в компании, гораздо больше, чем отрицательных нюансов. Затраты на приобретение специализированного ПО, внедрение и техническую поддержку окупаются благодаря оптимизации работы высокооплачиваемых специалистов. Высвободившееся время они могут тратить на решение приоритетных и более сложных задач, что благотворно скажется на развитии бизнеса.
Как организовать электронный документооборот в компании
Электронный документооборот позволяет компании оптимизировать бизнес-процессы и снизить затраты. Работа с бумажными документами часто приводит к ошибкам, бумаги теряются, на решение этих и других проблем приходится тратить ресурсы бизнеса. Поэтому все больше компаний в России задумываются о том, как перейти на электронный документооборот – в нашей новой статье мы расскажем об этом процессе.
Виды электронного документооборота
Прежде чем начать, стоит разобраться в терминах. Существует два важных в рамках нашей темы понятия:
- СЭД – это система электронного документооборота внутри компании. Это инструмент, который позволяет электронно взаимодействовать департаментам и отдельно взятым сотрудникам внутри компании.
- ЭДО – это юридический значимая система электронного документооборота с внешними подрядчикам.
В нашей статьей речь пойдет о СЭД – системе документооборота внутри компании.
Как перейти на электронный документооборот
Итак, как организовать электронный документооборот? Как и при любом внедрении ИТ-систем здесь нужно будет пройти несколько этапов:
- Аудит текущих процессов документооборота – нужно будет понять, какие вообще документы есть в компании
- Каковы процессы работы с документами сейчас – как они двигаются между отделами и сотрудниками, каковы правила утверждения и т.п.
- Анализ доступных инструментов – вполне вероятно, что задачу внедрения СЭД можно будет упростить, если в компании уже пользуются инструментами с частично электронным документооборотом – например, система бронирования OTT For Business позволяет выгружать закрывающие документы по командировкам в электронном виде.
- Создание электронного архива всех документов – это нужно для обеспечения непрерывности работы компании при переходе на систему СЭД.
О чем нужно помнить
Ответ на вопрос «как настроить электронный документооборот?» лежит в работе с узкими местами процесса работы с документами. Необходимо предусмотреть такие моменты как:
- потерю документов
- дублирование важных бумаг
- длительные согласования
И продумать, как СЭД поможет устранить эти узкие места. Такой анализ также поможет понять, где ситуация с документооборотом хуже всего и стоит компании больше всего потерь уже сейчас. В таком случае логично будет начать автоматизацию именно с этого бизнес-процесса/департамента организации.
Документы для внедрения СЭД
Как и все в бизнесе, проект по внедрению системы электронного документооборота должен быть соответствующим образом оформлен документально. Первый документ, который здесь понадобится – это техническое задание (ТЗ). В нем описываются требования к системе, состав ее функциональных модулей и т.п.
На базе ТЗ составляется план внедрения СЭД, который фиксируется с помощью приказа по организации. При этом единой утвержденной формы такого приказа нет, составить его можно в свободной форме. Включить в приказ нужно:
- сроки ввода системы СЭД в эксплуатацию;
- какие методологические документы используются – ТЗ, внутренние регламенты и инструкции;
- ответственные лица по проекту
- в какие должностные инструкции нужно будет внести изменения.
После принятия документации и тестового внедрения системы, уже можно переходить к полноценному внедрению по всей компании.
Как организовать электронный документооборот в компании и какими законами он регулируется
Электронный документооборот в Украине имеет такую же юридическую силу, как и бумажный. Закон об электронном документообороте регулирует этот процесс, поэтому переходить на ЭДО безопасно и компаниям, и государственным структурам.
Рассказываем, когда Украина сделала ЭДО законным, чем это урегулировано и как компаниям перейти ЭДО.
Какие законы регулируют электронные документы
Бизнес и государственные органы в Украине могут выбирать, в каком формате вести документы и обмениваться ими с контрагентами — в бумажном или электронном.
Документооборот регулируется Законом об электронных документах и электронном документообороте , который приняли еще в 2003 году. В нем указано, что документ не может быть недействительным только из-за электронного формата — форма не влияет на юридическую силу.
При этом электронный документ, как и любой другой, должен быть правильно оформлен и содержать необходимые реквизиты:
- название юридического лица — компании, что создала документ;
- название вида документа;
- дату создания;
- электронную подпись или электронную печать.
В зависимости от документа необходимыми могут быть и другие реквизиты. Но эти четыре — обязательны.
Также в законе прописано, что электронные документы могут быть доказательствами в суде.
Раньше в законах не было четко указано, что считается датой оформления электронного документа, но поправки в Налоговый кодекс урегулировали этот вопрос. Дата оформления документа — это дата его составления. Не имеет значения, когда на документ поставили электронную подпись.
Благодаря этим законам, кодексам и нормативным документам переход на электронный документооборот в Украине абсолютно законен и безопасен. Ведь даже законопроекты и подобные правительственные акты ведут в электронном виде, как постановил Закон о переходе на электронный документооборот.
Как регулируется переход на электронный документооборот в компании
Порядок электронного документооборота в компании регулируется внутренним положением и соответствующим приказом.
Положение об ЭДО – это своеобразная инструкция, в которой прописаны все условия ведения документооборота: как создавать документ, принимать, проверять, хранить, редактировать, подписывать, уничтожать и так далее. Желательно прописать каждую процедуру.
Приказом об ЭДО подтверждают внедрение электронного формата документов в компании с конкретной даты. Дополняют его списком сотрудников, которые будут работать с системой, и приказами разным отделам обеспечить условия для внедрения.
Как предприятию перейти на электронный документооборот
Если компания серьезно задумывается о переходе на электронный документооборот, ей стоит начать с выбора подходящей системы. Для этого стоит разработать критерии и определить свои приоритеты. Например, бюджет, возможность интегрировать в систему другие продукты и так далее.
Прежде чем покупать, постарайтесь выбрать 2-3 продукта и протестировать их, и уже потом определиться и купить ту систему, которая будет для вас наиболее удобной.
На украинском рынке довольно большой выбор программ для ЭДО. Наш продукт Deals предназначен для обмена документами с контрагентами; в нем можно подписывать документы онлайн с помощью КЭП.
Megapolis.DocNet . С ее помощью можно перевести все документы компании в электронный формат, подписывать их с помощью квалифицированных электронных подписей (КЭП) и автоматизировать бизнес-процессы, связанные с документооборотом.
Если вы определились с программным решением, можно переходить к следующему шагу. Разработайте инструкцию для сотрудников, и пропишите в ней детально все правила и условия работы с ЭДО и системой: как подписывать и пересылать документы, как соблюдать конфиденциальность — все нюансы должны быть понятны из этой инструкции.
Затем научите сотрудников работать в системе. Часто в этом помогает интегратор продукта. На этом этапе нужно выдать КЭП тем сотрудникам, которые будут подписывать документы. Среди них СЕО, главбух, директор по финансам и прочие.
После этого расскажите контрагентам о том, что перешли на электронный документооборот, и укажите, какой системой пользуетесь. С ними можно составить дополнительный договор, в котором также прописать все условия работы в системе.
И чтобы окончательно утвердить решение о переходе, компания может выдать приказ о внедрении электронного документооборота. Этот шаг не обязательный, но так вы обезопасите себя от возможных неприятностей.
После этого останется только адаптироваться к новому формату работы и наслаждаться его преимуществами.