Авансовый отчёт по командировке: заполнение, документы для подтверждения
Рассмотрим, для чего предназначен авансовой отчёт, как его правильно составить и какие документы к нему приложить.
Назначение авансового отчёта
Авансовый отчёт — это финансовый документ, предназначенный для правильного ведения бухгалтерского и налогового учёта. В нём отображаются расходы организации, в том числе командировочные расходы и первичные документы, подтверждающие эти расходы.
Перед тем как отправить работника в служебную поездку, работодателю необходимо выдать ему аванс на оплату проезда, жилья, питания и других командировочных расходов. Если есть возможность, можно оплатить авансом часть расходов с расчетного счёта организации, например, ж/д и авиабилеты, счета за проживание. Денежные средства оформляются подотчётной суммой и выдаются в кассе либо путём перевода на карточку.
После возвращения из командировки работнику нужно доказать, что деньги были потрачены по назначению. По п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749; далее — Положение о командировках), работник заполняет авансовый отчёт, где указывает все расходы и прикладывает к нему подтверждающие документы (чеки, билеты, контрольные купоны и т.д.).
Указанный порядок распространяется на все виды командировочных расходов, кроме суточных (в таком случае достаточно передать деньги работнику без оформления их под отчёт). Соответственно, отражать их в авансовом отчёте не требуется. Но отразить размер суточных можно и в авансовом отчёте отдельной строкой.
Форма авансового отчёта по командировке и правила его заполнения
Большинство организаций и ИП используют унифицированный бланк авансового отчёта по форме № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55) (скачать бланк).
Однако организации могут самостоятельно разработать форму авансового отчёта, которая будет отличаться от унифицированной, и закрепить её в учётной политике. Допустим, можно удалить графы с указанием счетов бухучёта.
При заполнении формы № АО-1 необходимо учесть, что:
- код ОКПО должен состоять из 8 цифр
- в поле «Отчёт в сумме» необходимо указать фактически израсходованную денежную сумму, если она отличается от размера аванса
- если компания не имеет структурных подразделений, можно не указывать наименование и код подразделения
- в пустой строчке таблицы слева допускается написать «Получен аванс на банковскую карту» (в стандартном варианте бланка предусмотрена только выдача из кассы)
- цифра «Израсходовано» в таблице должна совпадать с цифрой в поле «Отчёт в сумме» (допускается отличие от цифры «Итого получено»)
- поле «Остаток» заполняется, если цифра «Итого получено» превышает цифру «Израсходовано»
- поле «Перерасход» заполняется, если цифра «Итого получено» меньше цифры «Израсходовано»
Обратите внимание: авансовый отчёт оформляется в 1 экземпляре. Срок хранения – не менее 5 лет, а при возникновении споров либо разногласий – до принятия решения по делу (ст. 277 перечня типовых управленческих документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Документы для подтверждения расходов в авансовом отчёте по командировке
Каждая израсходованная подотчётным лицом сумма должна быть подтверждена соответствующим документом (одним либо несколькими). Все подтверждающие документы должны быть приложены к авансовому отчёту и храниться вместе с ним.
Если служебная поездка заграничная, необходимо построчно перевести первичные документы. Для этого необязательно обращаться к профессионалам. Допускается перевод самого работника, в достаточной мере владеющего иностранным языком (письмо Минфина от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).
Расходы на поезд, самолёт
Ранее работники сдавали в бухгалтерию железнодорожные билеты и авиабилеты (вместе с посадочным талоном со штампом о досмотре).
Так как в 2022 году большинство проездных документов оформляются в электронной форме, состав документов изменился.
Подтверждающие документы при покупке электронных билетов:
- На самолёт:
-
- маршрут или квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок по п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134)
-
- бумажный посадочный талон со штампом о досмотре или справка от перевозчика (письмо Минфина от 28.02.2019 № 03-03-05/12957)
- На поезд: контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на ж/д транспорте по п. 2 приказа Минтранса от 21.08.2012 № 322)
Другие командировочные расходы
Если при расчёте за другие командировочные расходы (оплата гостиницы и т.д.) кассовый чек или бланк строгой отчётности получен в электронном виде, чтобы подтвердить эти расходы, нужно распечатать его на бумаге. Минфин в письме от 21.04.2017 № 03-01-15/24307 установил, что такой документ подойдёт, чтобы обосновать командировочные расходы.
Срок сдачи авансового отчёта
По законодательству руководитель организации самостоятельно устанавливает срок, когда в бухгалтерию должны быть предоставлены авансовый отчёт и подтверждающие документы. Поэтому он может быть любым (п. 6.3 указания Центробанка от 11.03.2014 № 5587-У).
Однако для командировок есть исключение, касающееся всех работодателей: работник обязан предоставить авансовый отчёт по командировке в течение 3 рабочих дней после возвращения (п. 26 Положения о командировках).
Ниже приведём пример заполнения авансового отчёта по командировке.
Авансовый отчет по командировке в 2023 году — образец
Авансовый отчет по командировке — обязательный документ. О том, кто, как и когда его составляет, мы расскажем в данной статье. И конечно, предложим вам образец заполнения этого документа.
Вам помогут документы и бланки:
- Авансовый отчет по командировке: правила составления в 2023 году
- Загранкомандировка: есть ли особенности
- Итоги
Авансовый отчет по командировке: правила составления в 2023 году
Если ваш персонал часто ездит в командировки, количество авансовых отчетов может быть существенным. А поскольку в составлении отчета непосредственное участие принимают работники, зачастую далекие от документооборота, ошибок не избежать. Чтобы сократить их количество, а также предупредить поток вопросов о том, как и что заполнять, сделайте мини-инструкцию и доведите ее до сотрудников.
Обратить внимание разъездного персонала необходимо на следующие моменты:
- Срок представления отчета: 3 рабочих дня после возвращения из поездки (п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Известите работника, что в случае задержки отчета могут быть негативные последствия. Воздействовать на работников вы можете материально.
ВНИМАНИЕ! С ноября 2020 года срок для представления отчета в течение 3-х рабочих дней сохранился только для случаев командировки. В остальных ситуациях срок сдачи авансового отчета утверждается руководителем предприятия.
- Форма авансового отчета: в зависимости от того, как у вас организован документооборот, можно использовать унифицированную форму АО-1 или собственный бланк организации.
ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.
- Количество экземпляров: отчет составляется в 1 экземпляре.
- Что заполнять работнику: оборотную сторону в форме АО-1 или поля, отведенные для работника, если используется форма, разработанная компанией.
- Обязательное наличие подтверждающих расходы документов: билеты, счета за гостиницу и т. п. Подтверждать не нужно только суточные.
Бланк авансового отчета можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Заполненный образец авансового отчета по командировке вы можете посмотреть и скачать здесь:
Скачать заполненный образец авансового отчета
Загранкомандировка: есть ли особенности
Безусловно, есть. И связаны они с тем, что в загранкомандировках работник расходует валюту.
Поэтому, во-первых, суммы в отчете должны указываться в рублях и в валюте.
Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Во-вторых, все подтверждающие документы должны быть переведены на русский язык. Перевод должен быть построчным, на отдельном листе, а не на самих документах. Его может сделать как сторонний переводчик, так и владеющий языком сотрудник, на которого возложена такая обязанность (см., например, письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).
В остальном порядок оформления, утверждения и принятия «заграничного» авансового отчета к учету аналогичен отчету по командировке внутри страны.
Итоги
Форма авансового отчета по загранкомандировке не отличается от того же отчета по командировке внутри страны. Можно применять унифицированный бланк или разработать собственный, исходя из требований ФСБУ 27/2021.
Авансовый отчет по командировке в 1С
Компенсация расходов на командировку для сотрудников включает проезд, оплату за жилье и дополнительные расходы – суточные для оплаты питания. Бухгалтер оформляет все командировочные расходы в авансовом отчете. Обычно перед поездкой выдается сумма под отчет сотруднику. По приезду он отчитывается о потраченной сумме, т.е. передает в бухгалтерию билеты (чеки) об оплате за проезд, квитанции об оплате за жилье. Размер суточных для работника в командировке устанавливается совместным соглашением либо местным нормативным документом. Суточные расходы в командировке выплачиваются за каждый день командировки, включая дни пути, а также за выходные и нерабочие (праздничные дни). Если сотрудник имеет возможность в любой период приезжать обратно в место своего обычного проживания, то суточные не компенсируются. Рассмотрим, как командировка оформляется в 1С 8 «Бухгалтерия» 3.0.
2. Выдача аванса подотчетному лицу
Аванс подотчетному лицу может быть выдан наличными.
Рис. 1 Выдача аванса подотчетному лицу наличными
При этом формируется проводка:
Рис. 2 Проводка для выдачи аванса подотчетному лицу
Также аванс может быть перечислен на банковскую карту сотрудника.
Рис.3 Перечисление аванса подотчетному лицу на карту При перечислении на карту сотрудника подотчетных средств в 1С 8 «Бухгалтерия» редакции 3.0 формируется проводка:
Рис. 4 Проводка при перечислении аванса подотчетному лицу на карту
После того как работник возвращается из командировки и передает бухгалтеру документы, подтверждающие его расходы, в 1С:Бухгалтерия редакции 3.0 оформляется авансовый отчет.3. Оформление авансового отчета по командировке в 1С
Меню «Банк и касса 1 Авансовые отчеты».
Рис. 5 Авансовый отчет в 1С 8 Бухгалтерия 3.0
Жмем «Создать». Видом операции выбираем «Авансовый отчет» (вид операции «Авансовый отчет по командировке» в 1С:Бухгалтерия необходим только для упрощенного учета).
На вкладке «Авансы» добавляем документы, с помощью которых были получены сотрудником подотчетные денежные средства:
Рис. 6 Документы для получения подотчетных денежных средств в 1С 8 «Бухгалтерия» 3.0
Вкладка «товары» заполняется в случае если сотрудником приобретались какие-либо товары/материалы или услуги.
Рис. 7 Товары в Авансовом отчете в 1С 8 «Бухгалтерия» 3.0
Закладка «Оплата» в 1С:Бухгалтерия, ред. 3.0 заполняется в случае оплаты/погашения задолженности контрагенту. В этом случае сотрудник предъявляет приходно-кассовый ордер той организации, которая получила от него денежные средства.
Рис. 8 Оплата в Авансовом отчете в 1С 8 Бухгалтерия 3.0
На закладке «Прочее» заполняются командировочные расходы сотрудников.
Рис. 10 Заполнение командировочных расходов сотрудников в 1С 8 «Бухгалтерия» 3.0
После проведения нашего документа образуются проводки:
Рис. 11 Проводки Авансового отчета в 1С 8 «Бухгалтерия» 3.0
После заполнения авансового отчета по командировке, можно увидеть сколько осталось у сотрудника подотчетных денежных средств организации. Если у сотрудника остался излишек денежных средств, то он должен их вернуть организации, если же у него образовалась переплата, то организация возмещает ему излишне потраченные средства. Данную информацию можно увидеть, если сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 в 1С 8 «Бухгалтерия», ред. 3.0.
Рис. 12 Оборотно-сальдовая ведомость в 1С 8 Бухгалтерия 3.0
Специалист компании «Кодерлайн» Раиля ЗалипскаяЭлектронный авансовый отчет: оформляем в командировке
Оформление командировок часто сопровождается ошибками в документах, долгим согласованием затрат, операционными издержками и потерей времени командируемого, руководителей и бухгалтерии. По возвращении из деловой поездки еще нужно отчитаться о тратах — оформить авансовый отчет. Оказывается, приступить к его подготовке можно заранее, не дожидаясь возвращения в офис. Как и с помощью чего это сделать, читайте в нашей статье.
Авансовый отчёт — это первичный учетный документ, подтверждающий, что сотрудник (подотчетное лицо) потратил средства компании на ее нужды. Для доказательства сумм работник прикладывает подтверждающие документы — чеки, билеты, служебные записки, посадочные талоны и т.д. Иногда один расход подтверждается несколькими чеками, или в одном чеке указываются суммы, относящиеся к разным типам расходов. Из-за этого подготовка документа часто затягивается.
Нюансы работы с авансовым отчетом по командировке
С 2020 года каждая компания сама решает, в какой срок сотрудники должны отчитаться о расходах. Раньше на это отводилось 3 рабочих дня, сейчас срок может быть увеличен работодателем. Главное — подготовить его до окончания налогового периода, чтобы успеть принять к учету все суммы и правильно посчитать налог.
Сроки подготовки авансового отчета могут затягиваться до недели из-за:
- потери подтверждающих документов;
- ошибок в заполнении табличной части;
- неправильного определения категорий расходов;
- длительного согласования из-за недочетов и доработок.
Командировка и электронный авансовый отчет в 2 этапа
С 2013 года оформлять, проверять и согласовывать авансовый отчет по командировке можно в электронном виде. Ничего не придется распечатывать и нести в бухгалтерию или руководителю для ознакомления. Документы мгновенно передаются из одного подразделения в другое через информационную систему. Это уже значительно экономит время.
Еще больше оптимизировать работу можно за счет отказа от одних этапов и сокращения других.
Алгоритм работы с авансовыми отчетами в электронном виде
Отправить заявление на выдачу средств
Театр начинается с вешалки, а авансовый отчет по командировке — с согласования поездки и финансирования. Например, в системе Directum RX процесс выстроен так: сотрудник заполняет заявку на командировку, указывает примерные суммы трат и их обоснования, информацию о поездке: город назначения, даты, способ передвижения. Можно оформить заявку в несколько мест. Некоторые поля карточки командировки заполняются автоматически, например, ФИО сотрудника и его подразделение. Это помогает сэкономить время и избежать ошибок.
Если в качестве транспорта используется личный автомобиль, в системе указывается его регистрационный номер и модель.
После подписания заявки бухгалтер автоматически получит от руководителя задачу на выдачу средств подотчетному лицу. В этот момент формируется авансовый отчет, а подотчетные лица смогут приступить к его заполнению.
Заполнить авансовый отчет по командировке
После заполнения полей сформируется документ, в который «подгрузятся» все указанные траты:
- покупка билетов;
- оплата проживания в гостинице;
- суточные;
- покупка необходимых для работы вещей, например, канцтоваров, и т.д.
Занести в систему подтверждающие документы можно несколькими способами:
- импортировать электронные билеты и чеки или скан-образы бумажных подтверждающих документов вручную;
- загрузить электронные документы или скан-образы бумажных автоматически через чат-бот или рабочий почтовый ящик.
При этом система управления документами и процессами может использоваться для хранения электронных подтверждающих документов и скан-образов, а бумажные оригиналы останутся в бухгалтерии.
Искусственный интеллект в помощь бухгалтеру
Серьезно ускорить подготовку электронного авансового отчета помогут механизмы на основе искусственного интеллекта. Например, встроенные в систему ИИ-сервисы могут распознавать и извлекать информацию с чеков и билетов, определять категорию расходов и заполнить за человека табличную часть отчета
Тем более что государство всячески способствует цифровизации трудовых отношений, а ИТ-вендоры предлагают все больше вариантов для организации цифровых кадровых и бухгалтерских процессов. Уже сейчас можно переводить командировки и авансовые отчеты в электронный вид, чтобы экономить время на формальном заполнении документов и направить интеллектуальные ресурсы в творческую, полезную для бизнеса работу.
Поделитесь новостью
Планируете внедрять цифровые инструменты?
Узнайте, чем будут полезны решения Directum для вашей компании! Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня — определим ваши интересы и подготовим индивидуальную презентацию.