Как заполнить путевой лист легкового автомобиля образец заполнения

Подробный пример с пояснениями, как заполняется путевой лист легкового автомобиля

Как заполняется путевой лист легкового автомобиля? Серьёзный вопрос, если вспомнить, что на основании путевого листа:

• компания учитывает затраты на ГСМ и, соответственно, уменьшает налог на прибыль;
• начисляется зарплата водителю.

Ну и самое, наверное, мотивирующее — если у водителя нет при себе путевого листа (или же есть, но заполнен неправильно), то при остановке и проверке сотрудником ГИБДД это приведет к штрафу (ч.2 ст. 12.3 КоАП) или же спровоцирует более серьезную проверку на предприятии.

Унифицированная форма путевого листа, утвержденная Положением Госкомстата от 28.11.1997 № 78, сейчас не обязательна, можно разработать свою, только учесть при этом все обязательные требования Приказа Минтранса № 152 от 18.09.2018. Но проще и целесообразнее использовать все-таки унифицированную форму — как показывает практика, в этом случае меньше вопросов и претензий со стороны проверяющих работников.

Ниже вы увидите пример заполнения путевого листа с подробными пояснениями.

Серия. Может быть, может нет — зависит от вашей внутренней системы нумерации путевых листов или если они заказывались в типографии. В примере есть – Д-I.

Номер. Укажите порядковый номер путевого листа согласно внутренней системе нумерации, в примере 63.

Срок действия. Путевой лист выдается строго на один рейс или на одну смену, если на нее приходится несколько рейсов (до 01 марта 2019 года путевые листы можно было делать на период до 1 месяца). В примере срок действия — один день: 10 октября 2018 года.

Организация. Если собственник — компания, то нужно вписать наименование, организационно-правовую форму, местонахождение с точностью до этажа и офиса, номер телефона и основной госрегистрационный номер юр. лица (номер, который присваивается компании при регистрации, состоит из 13-ти цифр). Пример: ООО “Старт”, г. Тюмень, ул. Баумана 29, 5 этаж, офис 506; +7 932 321-31-27; 1177232004817 .

Код ОКПО. Это общероссийский классификатор предприятий и организаций. Впишите код, присвоенный вашей организации. Например, 07651234.

Как в путевом листе заполнять марку автомобиля, государственный номерной знак, водителя, удостоверение, гаражный и табельный номера

Марка автомобиля. Например, Ford Focus 1.6 (Форд Фокус).

Государственный номерной знак. Например, m2820ax/72rus.

Гаражный номер. Если в организации несколько автомобилей и им присвоены гаражные номера – тогда указывается такой номер и в путевом листе. Можно указать вместо этого инвентарный номер, или оставить без заполнения, не является обязательным реквизитом.

Водитель. Здесь указывается ФИО, например, Иванов Иван Иванович.

Табельный номер. Это табельный номер сотрудника, присвоенный ему организацией.

Удостоверение №. Это номер водительского удостоверения водителя, например, 72 МА 567 890.

Класс. Это класс водителя, если на предприятии установлена классность. Можно вместо класса указать категорию.

Предрейсовый осмотр, послерейсовый осмотр. Работодатель обязан организовать предрейсовый и послерейсловый медицинский осмотр водителя. Это можно сделать, приняв на работу медицинского работника на неполную ставку и оборудовав кабинет для осмотров, или с помощью аутсорсинга. Медработник в путевом листе отмечает дату и время проведения осмотра, заверяет свой подписью, указывая фамилию и инициалы.

Что писать в задании водителю

В распоряжении. Здесь нужно указать, из какой организации выезжает автомобиль.

Адрес подачи. Адрес, откуда выезжает авто.

Время выезда из гаража, часов, минут. Нужно указать дату и время.

Диспетчер-нарядчик. ФИО и подпись диспетчера-нарядчика, подтверждающие выезд и возвращение авто в гараж.

Время возвращения в гараж. Указывается время, когда авто вернулось в гараж. Указываются дата и время.

Опоздания, ожидания, простои в пути, заезды в гараж и прочие отметки. Указывается, если соответствующие опоздания, ожидания и т. д. были. Также нужно указать время обеда водителя.

Автомобиль сдал. Водитель. Подпись и расшифровка. Всё понятно.

Ниже место печати.

Как заполнять колонку «состояние автомобиля»

Предрейсовый контроль. Необходимо написать «Автомобиль прошёл предрейсовый (или предсменный) контроль технического состояния», указать дату и время.

Контролёр технического состояния автотранспортных средств. Здесь контролёр ставит свою подпись и расшифровывает её.

Показания одометра. Пишется, какое число показывает одометр (в примере 20 150) и дата, когда снимались показания одометра (в примере 10.10.2018; 8:59).

Механик и выезд разрешаю. Здесь всё ясно.

Автомобиль в технически исправном состоянии принял. Водитель. Тоже понятно – водитель подписывается и расшифровывают свою подпись.

Горючее марка, код. Марка горючего, например, бензин АИ95. Код указывается согласно классификатору ОКПД, в примере – 19.20.21.100 – бензин автомобильный.

Обратите внимание!

Актуальные шаблоны путевых листов (легкового автомобиля, грузового автомобиля, автобуса) можно купить у нас на сайте.

[popup_trigger tag=”button”]ЗАКАЗАТЬ[/popup_trigger]

Движение горючего

Как рассчитываются нормы списания ГСМ, как производится списание ГСМ по нормам и сверх норм (в т.ч. за счет средств предприятия и за счет виновного лица), какие ошибки чаще всего допускают при учете ГСМ и запчастей и как это все правильно оформлять документально — очень подробно и с примерами в мастер-классе «Как вести учет ГСМ и запчастей в 1С».

Выдано по заправочному листу №. Указывается количество горючего, выданного организацией, если у неё есть свои запасы. Могут также указываться данные о количестве заправленного топлива на АЗС. Например, 38л. Если горючее выдается по заправочному листу – нужно указать его номер.

Остаток при выезде. Количество горючего, которое было в баке при выезде авто на линию, например, 8.

Остаток при возвращении. Количество горючего, которое было в баке по возвращении, например, 11.

Расход по норме. Нужно брать цифры из Методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (распоряжение Минтранса от 14 марта 2008 года №АМ-23-р). Мы для примера взяли Ford Focus 1.6. Согласно Методическим рекомендациям на 100 км он расходует 16,6 л бензина.

Расход фактический. Пишем, сколько было израсходовано на самом деле. Допустим, израсходовали чуть больше — 17 л.

Экономия. Это поле заполняется, если расход топлива по факту меньше, чем по норме. В нашем случае реальный расход больше, чем по норме, поэтому не заполняем это поле.

Перерасход. По аналогии с экономией: заполняем, если фактический расход больше, чем по норме. В нашем примере авто «съело» 0,4 л больше, чем полагалось по норме.

Автомобиль принял. Показания одометра при возвращении в гараж. Показание одометра при возвращении в гараж, км. В нашем примере показание одометра будет 20 344.

Механик. Подпись расшифровка подписи. Тут всё понятно.

Как правильно заполнять обратную сторону путевого листа

Обратная сторона путевого листа — это таблица, где отражаются конкретные поездки авто. Допустим, наше авто совершало поездки весь день и у него было 7 мест назначения.

Сначала рассмотрим таблицу

Номер по порядку. Тут указываются номера поездок. В нашем примере их 7.

Код заказчика — заполняется, если поездка осуществляется по заказу сторонней организации – оказываются услуги перевозки. В таком случае берется код из реестра заказчиков, для идентификации клиента.

Место отправления и место назначения. Указываем адрес, откуда авто выехало. У нас это «г. Тюмень, Ул. Республики, 65». Местом назначения для той поездки будет «г. Тюмень, Республики, 37».

При этом место назначения предыдущей поездки является местом отправления для следующей поездки.

Время выезда и возвращения. Тут всё понятно. Указываем время, когда авто выехало из места отправления и прибыло в место назначения. Первая поездка была совершена всего за 5 минут, т.к. расстояние — всего 300 метров.

Пройдено, км. Первая поездка оказалась длиной всего в 0,3 км.

Подпись лица, пользовавшегося автомобилем.

Результат работы автомобиля за смену и расчёт заработной платы

Всего в наряде, ч. В нашем случае это 9 часов.

Пройдено, км. 184 км.

Расчёт заработной платы.

За километраж, руб. км. Заполняется, если водителю начисляется зарплата, исходя из пройденного расстояния. Но у нас, например, повременная оплата.

За часы, руб. коп. Пусть будет 2 356 руб. 50 коп.

Итого, руб. коп. 2 356 руб. 50 коп.

Расчёт произвёл, должность, подпись, расшифровка подписи. Думаем, тут не должно возникнуть вопросов.

Мы постарались как можно точнее рассказать, как заполняется путевой лист на легковой автомобиль и дать пример заполнения. Надеемся, вам эта статья пригодится. Если остались вопросы, спрашивайте в комментариях.

Статьи о заполнении путевых листов на другие виды автотранспорта:

Авторы статьи: Ольга Карагаева, Галина Деревянчук

Как заполнять путевой лист для легкового автомобиля?

Для того, чтобы в частной или государственной организации могли отчитаться перед налоговиками за расход средств на покупку топлива, смазочных материалов, а также за амортизацию транспортного средства, используется путевой лист автомобиля.

Этот документ необходимо иметь водителю как легкового, так и грузового автомобиля, он входит в обязательный перечень документов, которые должны быть у водителя штатного транспортного средства.

Более того, при отсутствии путевого листа на водителя накладывается штраф в размере 500 рублей, согласно статье 12.3 часть вторая КоАП.

Редакция портала Vodi.su напоминает, что у водителей, работающих на штатном легковом транспорте, должны при себе быть такие документы:

• водительские права;
• документы на автомобиль — свидетельство о регистрации;
• путевой лист форма №3;
• разрешение на перевозку грузов и товарно-транспортная накладная (если вы перевозите какие-либо грузы).

Стоит также отметить, что путевой лист не является обязательным для водителей, работающих на частных предпринимателей, которые платят налоги по упрощенной схеме, поскольку такая схема налогообложения не предусматривает отчетности за расход средств.

Не нужен он и тем юридическим лицам, для которых амортизация автомобиля и расходы на топливо не имеют такого уж важного значения.

Что указывается в путевом листе легкового автомобиля?

Форма номер 3 была утверждена еще в 1997 году и с тех пор не претерпела особых изменений.

Заполняют путевой лист в бухгалтерии или в диспетчерской, присутствие водителя при этом не является обязательным, он просто должен проверить точность введенных данных. Для тех автомобилей, которые выполняют свою ежедневную работу в пределах одного города или региона, путевой лист выдается на месяц. Если же водителя отправляют в командировку в другой регион, то лист выписывается на срок командировки.

Заполнение путевого листа не представляет особых сложностей для бухгалтера, однако работа эта монотонная и рутинная, если учесть, что во многих организациях, например в службах такси, таких автомобилей может насчитываться сотни или даже тысячи штук.

Путевой лист имеет две стороны. На лицевой стороне в самом верху идет “шапка”, куда вписывается:

• номер и серия листа, дата выдачи;
• название компании и ее коды по ОКУД и ОКПО;
• марка автомобиля, его регистрационный и табельный номера;
• Данные водителя — ФИО, номер и серия ВУ, категория.

Далее идет раздел “Задание водителю”. В нем указывается адрес самой компании, а также пункт назначения. Обычно, если легковой автомобиль используется для разных поточных задач — поезжай туда-то, привези то-то, мотнись-ка в службу доставки и так далее — то в данной графе может просто указываться название города, области, или даже несколько областей, чтобы каждый раз не выписывать лист, если нужно отвезти главного бухгалтера в налоговую, а по пути она вспомнит, что ей еще куда-то нужно съездить.

Самому водителю гораздо важнее обратить внимание на отдельные графы в данном разделе:

• “Автомобиль технически исправен” — то есть нужно убедиться, что он технически исправен, а только потом подписывать;
• Километраж на момент выезда и возвращения должен соответствовать показаниям спидометра;
• “Движение горючего” — указывается остаток бензина в баке на момент выезда, все заправки в пути, остаток на момент возвращения;
• Отметки — указывается простой в рабочее время (например простой в пробке с работающим двигателем с 13.00 по 13.40);
• Возвращение и принятие автомобиля механиком — механик своей подписью подтверждает, что автомобиль вернулся с задания в технически исправном состоянии (или указывает характер поломок, ремонтных работ — замена фильтра, доливка масла).

Понятно, что все эти данные сверяются подписями и подтверждаются чеками.

В бухгалтерии ведут особые журналы, куда вписываются номера путевых листов, расходы на топливо, ГСМ, ремонт, пройденный километраж. На основе всей этой информации высчитывается заработная плата водителю.

На обратной стороне путевого листа имеется таблица, в которую вписывается каждый отдельно взятый пункт назначения, время прибытия и убытия, пройденный километраж на момент прибытия в данный пункт.

Нужно сказать, что если легковой автомобиль доставляет грузы по какому-либо адресу, то заказчик должен подтвердить печатью и подписью правильность заполнения данной графы путевого листа.

Ну и в самом низу оборотной стороны путевого лица есть поля для указания общего времени нахождения водителя за рулем и количество пройденных километров. Здесь же производится расчет зарплаты — в зависимости от способа начисления зарплаты (за километраж или за время), указывается сумма в рублях.

Разумеется, что любой водитель должен быть заинтересован в правильном заполнении путевого листа, поскольку от этого зависит его доход.

Скачать образец можно нажав на фото правой кнопкой мыши и выбрав сохранить изображение как.. или по этой ссылке в высоком качестве (скачивание будет происходить с нашего сайте, не переживайте вирусов нет)

Путевой лист

Путевой лист является одним из первичных учетных документов, который применяется на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд. Транспорт может быть как арендованный, так и личный. Разберемся в тонкостях заполнения путевого листа с учетом изменений 2021 года.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Роль документа

Путевой лист должны оформлять индивидуальные предприниматели и юридические лица. Документ решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

• его техническое состояние;
• пройденный километраж;
• часы работы водителя;
• совершенные переезды в течение смены;
• расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники, строительной техники.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

• водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
• бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
• сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
• если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
• путевой лист.

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

Внимание! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить подпись о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности заполнения листа

С введением новых реквизитов в 2021 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Важно! В период, на который выписан путевой лист, автомобиль могут использовать несколько водителей. В этом случае можно открыть несколько листов: для каждого водителя на одно ТС.

Как заполнить путевой лист

Информация по заполнению путевых листов представлена в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368. Документ заменил ранее действующий приказ ведомства от 18 сентября 2008 года № 152.

В качестве примера рассматриваем путевой лист легкового автомобиля (измененная унифицированная форма № 3). Наши бланк и образец уже включают в себя новые обязательные реквизиты 2021 года.

Итак, в лист по порядку вписываются:

1. Серия и номер листа.
2. Дата составления документа.
3. Сведения о собственнике ТС. Для ЮЛ указывают: название, организационно-правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
4. Название организации, составившей документ, и ее адрес.
5. Код по ОКПО.
6. Данные о сроке действия путевого листа: число, месяц, год. Это период, в течение которого можно эксплуатировать ТС по данному путевому листу. Можно выдать лист и на несколько дней (при долгом маршруте) — тогда отмечают даты начала и конца периода эксплуатации.
7. Сведения о перевозке. Этот реквизит введен с 2021 года. Об особенностях его заполнения, рассказываем ниже.
8. Марка машины (если автомобиль иностранного производства, модель можно вписывать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т.д).
9. Отметка о предрейсовом контроле техсостояния автомобиля. Реквизит также введен с 2021 года.
10. Данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии. Сюда же входит информация о медицинском осмотре — предрейсовом и послерейсовом.

Кроме того, вписывают сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь отмечают:

• кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
• адрес подачи;
• время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
• подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения на парковку, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию подписью водителя.

С правой стороны документа указываются:

• сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания одометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
• затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
• затем вписываются цифры одометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется:

• адрес, откуда автомобиль выехал;
• место назначения;
• время выезда и возвращения;
• пройденный километраж;
• подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Подробнее о новых реквизитах 2021 года

Обновленные правила заполнения путевых листов, также содержащие перечень новых реквизитов, закреплены в применении приказом Минтранса РФ от 11 сентября 2020 года № 368. Срок их действия — с 1 января 2021 года по 1 января 2027 года.

Сведения о перевозке

Здесь нужно отметить вид сообщения и вид перевозки. Эта информация представлена в ст. 4 и 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2021 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:

• регулярная перевозка пассажиров и багажа;
• перевозка пассажиров и багажа по заказу;
• организованная перевозка группы детей;
• перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
• перевозка для собственных нужд.

Сведения о транспортном средстве

С начала 2021 года в путевом листе обязательно требуется отмечать марку автомобиля или иного ТС, а также прицепа (если он есть). Ранее обязательно нужно было писать только тип автомобиля и его модель.

Здесь же нужно вносить показания одометра при отправке с парковки и въезде на нее после завершения смены. Писать нужно только полные километры пробега.

Отметки о медосмотре и техническом контроле

Контроллер технического состояния авто при нормальном состоянии должен написать в листе: «Выпуск на линию разрешен» и заверить это своей подписью.

Медик в путевом листе не только должен расписаться в удовлетворительном состоянии водителя, но и прописать:

• перед рейсом: «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
• при возвращении со смены после осмотра: «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Если в лист вписаны несколько водителей, то отметку нужно делать для каждого из них.

Можно ли обойтись без путевого листа?

Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.

О журнале учета путевых листов

С 2021 года такой документ организация имеет право вести как в бумажном, так и в электронном виде. Во втором случае есть одно условие: наличие усиленной квалифицированной подписи.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Путевой лист легкового автомобиля (ПЛ) — это документ, который должны заполнять все хозяйствующие субъекты, эксплуатирующие автотранспорт. Компании и ИП не обязаны применять унифицированные формы путевых, но к их оформлению есть определенные требования.

Как заполнять ПЛ на транспортные средства, знает каждый бизнесмен, который эксплуатирует такой транспорт в служебных целях. Эти учетные первичные документы являются обязательными как для собственного, так и для арендованного автотранспорта.

Форма путевого листа легкового ТС в 2023 году

Форма, по которой ИП и организации заполняют документы на авто, утверждена еще 20 лет назад Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78 . Этот бланк путевого листа легкового автомобиля в 2023 году является актуальным.

Предусмотрены отдельные бланки для:

• легкового транспорта;
• грузового транспорта;
• специального транспорта;
• такси;
• общественных автобусов;
• автобусов необщего пользования.

Унифицированная форма не обязательна для применения, организации и ИП вправе использовать путевой лист для водителя легкового автомобиля по своему шаблону. При разработке собственного бланка необходимо учитывать обязательные для заполнения сведения, которые утверждены Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368.

Самостоятельно разработанный бланк утверждают в учетной политике компании!

Обязательные реквизиты в путевке

Это документ строгой отчетности. В нем указывают обязательные реквизиты, в том числе предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . С 2020 года таких обязательных реквизитов стало больше, их утвердили Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368.

В форму вносят реквизиты:

• наименование и номер листа;
• срок действия;
• сведения о собственнике (владельце);
• сведения об автомобиле и водителе;
• данные о поездке.

В сроке действия указывают период использования ПЛ. Если его выдают более чем на один день, указывают начальную и конечную даты. Обязательно указывается марка горючего для путевого листа, чтобы бухгалтер списал ГСМ по организации.

Сведения о собственнике (владельце) включают:

• для юрлица — наименование, правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН;
• для ИП — Ф.И.О., почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

В сведения о транспортном средстве вносят:

• тип ТС, марку и модель;
• для прицепов — марку и модель прицепа;
• номер ТС и прицепа;
• пробег при выезде и возвращении;
• дату проведения ТО.

В сведения о водителе вносят:

• Ф.И.О.;
• дату предрейсового и послерейсового медосмотра.

В сведениях о перевозке указывают информацию о видах сообщения и видах перевозки.

Остановимся подробнее на предрейсовом медосмотре водителей. Его обязаны проходить лица, осуществляющие трудовую функцию водителя. Перечень работ, содержащий трудовую функцию водителя, утвержден Постановлением Правительства РФ от 29.12.2020 № 2349 . При этом если трудовая функция работника предполагает разъездной характер работы и использование служебного авто или авто, которое предприятие арендует или выплачивает компенсацию работнику за использование личного транспортного средства, медосмотр обязателен.

Интересно по теме: наказание за отсутствие карты тахографа

Для чего нужны путевки на легковой транспорт

Документы на поездки нужны самой организации. Готовый заполненный путевой лист легкового автомобиля сдают в бухгалтерию.

С его помощью бухгалтер рассчитывает заработную плату водителей, фиксирует расход ГСМ, начисляет амортизацию и учитывает общие затраты на транспорт. Другим отделам фирмы ПЛ нужен для контроля использования автотранспорта и планирования его работы. Кроме того, если водителя на такой служебной машине остановит инспектор ГИБДД, на основании ПЛ подтверждают законность и обоснованность рейса, право управления автомобилем. Отсутствие ПЛ является нарушением, за которое, по статье 12.13 КоАП РФ, положен административный штраф.

Для многих организаций ГСМ — значимая статья расходов. И использование ПЛ — это один из способов определения, сколько же использовано ГСМ. Документ позволяет подтвердить необходимость расходов, зафиксировать расстояние, пройденное автотранспортом, определить показатели для расчета объема использования ГСМ. После того как определят фактический или нормативный объем использования, рассчитывают сумму списания. Для этого умножают стоимость единицы на объем. Чтобы списать ГСМ, недостаточно путевки, необходим приказ руководителя предприятия, в котором утверждено такое списание. Формы используют для списания ГСМ в том случае, если нет электронной системы контроля. Или она недостаточна. Например, возможен контроль за расходом топлива, а маршрут транспортного средства не отслеживается.

Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие приобретение, расход и характер поездок. Если ГСМ приобретается по топливным картам, то это отражается по накладной поставщика, карты учитываются на забалансовом счете. Если ГСМ оплачивается наличными, то оприходование происходит по чекам, выданным АЗС, и авансовым отчетам водителей.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заполнить путевой на легковой а/м. Используйте эти инструкции бесплатно.

Порядок оформления и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Оформлением документа в специализированных автотранспортных компаниях обычно занимаются диспетчеры. В организациях, где такая служба не предусмотрена, а весь легковой транспорт представлен личной машиной руководителя, заполнять форму вправе непосредственно директор или любой уполномоченный на это работник. Делегировать обязанности необходимо приказом по организации, уполномоченное лицо несет ответственность за наличие документа, за все неточности и ошибки, допущенные при его заполнении. Если оформлением занимается сам водитель (это не запрещено), ему необходимо заполнять свою часть документа: вписывать сведения о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов.

Требования к заполнению ПЛ:

1. Документ оформляют на каждое эксплуатируемое ТС.
2. Оформление происходит до начала рейса.
3. Если ТС эксплуатируют несколько водителей в течение рабочего дня, оформляют несколько ПЛ (на каждого водителя).
4. В наименовании листа указывают тип ТС, на которое он оформляется.
5. Номер документа указывают в заголовке в хронологическом порядке.
6. Даты, время и пробег заполняют лица, уполномоченные работодателем.
7. При оформлении на одно ТС нескольких путевок на разных водителей дату, время и пробег указывают при выезде первого водителя и по возвращению последнего.
8. Сведения о медосмотре заполняет медицинский работник.
9. Выданные ПЛ фиксируют в журнале регистрации. Его ведут в печатной или электронной форме.

Вот образец заполнения путевого листа легкового автомобиля по форме 3:

Ответственность за отсутствие путевого листа

Штраф за отсутствие путевого листа прописан в ч. 2 ст. 12.13 КоАП РФ , его размер — 500 рублей. Штраф выпишут водителю транспортного средства, а не организации.

Накажут не только за отсутствие ПЛ, но и за нарушения при его заполнении. В соответствии ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ , за нарушение требований медицинского осмотра водителя (отсутствие отметки медика) организацию могут оштрафовать на 30 000 руб., а должностных лиц — на 5000 руб. Штрафы такого же размера предусмотрены ч. 3 ст. 12.31.1 за нарушение требований технического осмотра автомобиля.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

• Челозерцева Александра

2022-03-22 11:06:18

Большинство организации используют унифицированный бланк путевого листа легкового автомобиля в 2022 году. Это упрощает работу, так собственник точно не забудет о каком-нибудь обязательном поле.
В вашей организации используют унифицированный шаблон или свой собственный?