Как запросить договор у поставщика

Запрос коммерческого предложения

Выбор поставщика (подрядчика, исполнителя) начинается с изучения расценок на продукцию или услуги. Для того чтобы получить у потенциальных поставщиков актуальную информацию о ценах и прочих условиях, нужно запросить коммерческое предложение. Запрос представляет собой деловое письмо, которое составляется по определённым правилам. Расскажем, какие бывают запросы коммерческого предложения и как их составлять.

Виды запросов коммерческого предложения

Запросы коммерческого предложения бывают двух видов: для закупок по 44-ФЗ и для закупок по 223-ФЗ.

Запрос по 44-ФЗ
В соответствии со статьёй 22 Закона №44-ФЗ в целях применения для определения и обоснования НМЦК метода сопоставимых рыночных цен (анализа рынка) может использоваться информация о ценах товаров, работ, услуг, полученная по запросу заказчика у поставщиков (подрядчиков, исполнителей), осуществляющих поставки идентичных товаров, работ, услуг, планируемых к закупкам, или, при их отсутствии, однородных товаров, работ, услуг (в случае получения такой информации заказчиком), а также информация, полученная в результате размещения запросов цен товаров, работ, услуг в ЕИС.

В соответствии с Методическими рекомендациями, утверждёнными Приказом Минэкономразвития РФ от 02.10.2013 №567, заказчику рекомендуется направить запросы о предоставлении ценовой информации не менее пяти поставщикам (подрядчикам, исполнителям), обладающим опытом поставок соответствующих товаров, работ, услуг.

Запрос КП, направляемый потенциальному поставщику (подрядчику, исполнителю), и запрос о предоставлении ценовой информации, размещаемый в ЕИС, должны быть одинаковыми по своему содержанию.

Запрос по 223-ФЗ
Запрос КП может осуществляться и для закупок по 223-ФЗ. У него нет чётко регламентированной структуры, поэтому каждый заказчик определяет форму самостоятельно. Единственное требование — соблюдать деловой стиль письма и придерживаться норм коммерческого этикета.

Цель запроса КП — получить информацию от большего количества поставщиков (подрядчиков, исполнителей), чтобы определить оптимальное значение начальной цены договора и заключить выгодную сделку. В письме содержится просьба выслать КП на запрашиваемый товар (работу, услугу). Направить запрос можно любым удобным способом — почтой, электронным письмом, курьером.

Требования к содержанию запроса по 44-ФЗ

Запрос КП по 44-ФЗ должен соответствовать установленной форме и содержать следующие сведения:

полное название организации-заказчика;
её реквизиты: адрес (почтовый и юридический), номер телефона, другие данные;
ФИО ответственного лица, его должность и подпись;
подробное описание объекта поставки с указанием ключевых характеристик: наименование, единица измерения, технические и иные характеристики, количество;
условия заключения контракта — сроки и цена;
желаемые сроки получения ответа на запрос.

Такой же схемой можно пользоваться при составлении запроса по 223-ФЗ, поскольку она содержит исчерпывающую информацию.

Что говорит об этом наш эксперт Наталья Абрамова?

Полученные заказчиком при определении и обосновании НМЦК, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), начальных цен единиц товара, работы, услуги, информация и документы хранятся заказчиком не менее шести лет с момента начала закупки.

Образец коммерческого запроса 44фз (государственный)

Какие документы нужно запросить у контрагента прежде, чем заключить договор?

У вашей компании появился новый контрагент. Компания вам незнакома, поэтому вы начинаете искать информацию о ней в открытых источниках, иными словами – в интернете. Находите где-то какое-то упоминание, возможно, сайт на одну страничку. Успокаиваетесь. А зря, открытых источников для проверки компании недостаточно. Налоговая вряд ли согласится с тем, что вы проявили должную осмотрительность. А как в таком случае проверить контрагента? Список документов и действий ниже. Какие документы нужно запросить у контрагента прежде, чем заключить договор?

Бухгалтеры постоянно сталкиваются с договорами.

На курсе «Работа с договорами: правовые навыки для бухгалтера» вы получите самые нужные бухгалтеру знания: как использовать и формулировать условия договора , определять подсудность, избегать вопросов налоговиков и обезопаситься от претензий контрагентов и силовых структур.

Обучение с удостоверением ФИС ФРДО. Посмотреть бесплатный урок

Уставные или иные правоустанавливающие документы о компании-контрагенте

Документ должен быть актуальным, то есть в действующей редакции. Как это проверить? По выписке из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). Детали: проследите, чтобы документ был представлен полностью, выписка, а также первая и последняя страница устава, не подходят.

Регистрационные документы

Запросите у контрагента свидетельство о государственной регистрации юридического лица (свидетельство ОГРН), все листы записи ЕГРЮЛ и свидетельства о регистрации изменений учредительных документов и о регистрации внесения сведений в ЕГРЮЛ, не связанных с внесением изменений в учредительные документы. Детали: наименование организации в учредительных документах должно совпадать с наименованием организации в свидетельстве ОГРН.

Документы из налоговой

Запросите у контрагента свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и о присвоении идентификационного номера налогоплательщика (свидетельство ИНН). Детали: наименование организации в учредительных документах должно совпадать с наименованием организации в свидетельстве ИНН.

Документы о полномочиях лица, подписывающего договор

Если договор будет подписывать генеральный директор, запросите решение о назначении его на должность либо протокол об избрании его на должность. Чтобы подтвердить свои полномочия директор может предъявить вам выписку из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). Детали: обратите внимание на полномочия директора, например, чтобы они не были ограничены какой-либо суммой, в противном случае – заключение сделки могут признать недействительной (в соответствии со ст. 174 ГК РФ). Обратите внимание и на срок, на который назначен/избран генеральный директор. Если договор будет подписывать иное лицо, то запросите (помимо выше названных документов) копию доверенности о его праве на подписание договора. Обратите внимание на то, что в доверенности должна стоять дата её совершения. Если даты нет, документ могут счесть недействительным (в соответствии с п.1 ст.186 ГК РФ). Есть в доверенности и еще один важный реквизит – срок действия. Если срок не прописан, то доверенность действует в течение года со дня её совершения. Доверенность обязательно должна быть заверена: либо нотариусом, либо руководителем организации/иного уполномоченного на то сотрудника. Если договор будет подписывать сотрудник организации, то запросите доверенность, которую ему должны выдать в порядке передоверия руководителем юридического лица/его филиала. Учтите, что налоговая признает вашу сторону договора добросовестной только, если вы проверите доверенности (первоначальную или выданную в порядке передоверия).

Выписка из ЕГРЮЛ

Запросите у контрагента выписку, дата которой как можно ближе к текущей. К примеру, вы можете установить правило: контрагент должен представить выписку не позднее 10 дней до даты подписания договора. Детали: принимать выписку, дата которой позднее одного месяца до планируемой даты подписания договора, не надо.

Лицензия на осуществление деятельности по договору

Узнать, какие виды деятельности подлежат лицензированию, можно в статьях 1 и 12 Федерального закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности». Статья 12 ФЗ содержит перечень видов деятельности, лицензирование которых осуществляется в соответствии с этим Законом, а статья 1 – виды деятельности, лицензирование которых осуществляется в соответствии с иными законами. Детали: приложением к лицензии служит перечень конкретных видов деятельности, которые юридическое лицо вправе осуществлять; список может быть указан и на обратной стороне лицензии. Обратите внимание на срок лицензии, чтобы она не была просроченной.

Подпись руководителя

Если вы заранее хотите знать, как именно будет расписываться руководитель, запросите копию банковской карты с образцом подписи (лучше, если она будет заверена нотариально). И последняя рекомендация для тех компаний, которые планируют заключить договор с индивидуальным предпринимателем. Что запрашивать у него, ведь учредительные документы ему не нужны, так как он действует на основании свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (ОГРИП). Это свидетельство и запросите, а также выписку из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП). Ну и паспорт, разумеется. В остальном – требования такие же, как и для юрлиц.

Что еще?

Мы рекомендуем запрашивать документы в копиях, которые заверил нотариус или должностное лицо организации с приложением печати юридического лица. Вы также можете зафиксировать факт получения документов от контрагента. Например, составить опись или оформить акт в бумажной или электронной форме.

проверка контрагента
проверка добросовестности контрагента
выбор контрагента
Картотека

8 стоп-фраз при заключении договора с поставщиком

Проверять поставщика нужно, чтобы избежать двух типов рисков. Во-первых, налоговых: проблем с применением вычетов и возвратов НДС, доначислением налогов. Для этого в ходе проверки нужно проявить так называемую коммерческую осмотрительность. Во-вторых, фактических: ненадежный партнер может не исполнить договорные обязательства, исчезнуть с деньгами и не поставить товар. В кризисные времена надежность деловых партнеров становится еще более значимой. О первом риске нельзя забывать даже в условиях турбулентности: налоговики не сочтут сложные времена обстоятельством, которое освобождает от необходимости тщательной проверки. Второй риск в такие периоды усугубляется: нестабильностью пользуются неблагонадежные компании, которые действуют обманным путем. О том, как на стадии переговоров выявить однодневку или мошенников, какие фразы могут стать сигналом для более тщательной проверки или основанием для отказа от сделки, рассказала Мария Базюк, к.ю.н., юрист-эксперт сервиса проверки контрагентов Rusprofile.

Фото: Rusprofile

Этот материал не раскрывает все аспекты проверки и выявления «технической компании», в нем отмечены именно те моменты, на которые стоит обратить пристальное внимание при взаимодействии с поставщиком. Каждая из представленных фраз может стать поводом для более детальной проверки или даже для отказа от сделки.

Стоп-фразы поставщика

Фраза 1. «Мы не можем предоставить данные организации и учредительные документы для проверки»

Всех поставщиков, а в особенности новых, нужно обязательно проверять по правилам проверки контрагентов. Но глубина проверки может быть различной, в зависимости от значимости сделки, ее суммы, сложности и требований к качеству товара. Если это рядовая поставка канцелярии на небольшую сумму – можно обойтись проверкой регистрационных данных компании и полномочий подписанта, массовость адреса, руководителя и участника, достоверность данных в ЕГРЮЛ, реальное местонахождение компании, полномочия руководителя и подписанта, риски ликвидации или банкротства.

Если это значимая сделка – например, закупка технически сложного оборудования либо долгосрочный договор поставки, который предполагает еженедельную поставку крупных партий товаров в течение года, то, конечно, необходимо изучить и репутацию компании, и ее финансовое положение, и данные об адресе и учредителях, а также ее производственные мощности, включая наличие персонала, транспорта и т.д. Такая позиция четко прослеживается в документе, который является основополагающим для целей проверки контрагентов, – письме ФНС России от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@…, а также в одном из значимых для практики дел – Определении Верховного суда РФ от 14.05.2020 по делу № А42-7695/2017.

Фраза 2. «Мы работаем по 100% предоплате»

Договорное условие об оплате – один из инструментов, чтобы сбалансировать риски всех сторон на случай неисполнения обязательств. Такая балансировка должна учитывать, в том числе, активы и репутацию каждой из компаний. В случае заключения договора между небольшой неизвестной компанией и крупным ритейлером на условиях полной постоплаты поставщик рискует только возможными административными издержками. Если он поставит товар, но не получит оплату, ему не стоит опасаться того, что компания бесследно исчезнет и долг станет безнадежным. Даже при самом пессимистичном сценарии задолженность можно будет взыскать в судебном порядке.

Ритейлер же, который работает с неизвестным поставщиком, несмотря на свою мощь, при согласии на условие о 100% предоплате, поставит себя в более уязвимое положение. Дело в том, что при работе с неизвестным поставщиком не исключено, что компания окажется однодневкой: в этом случае есть риск остаться без денег, без товара, без возможности взыскать долг в судебном порядке, да еще и получить претензии от налоговой. Даже положительное судебное решение не поможет, если у компании нет активов, а руководители и учредители – номиналы.

Типичный пример

Покупатель обращается в суд с требованием о взыскании денежных средств, перечисленных по договору, прикладывает копии всех документов. Суд выносит решение в его пользу, которым обязывает поставщика вернуть эту сумму покупателю. Покупатель получает исполнительный лист и обращается с ним в банки и в ФССП России, к судебным приставам-исполнителям. В банках выясняется, что счета компании заблокированы, а это значит, что на них нет средств. Судебные приставы ищут имущество должника, на которое можно было бы обратить взыскание (вклады, ценности на хранении в банках, недвижимость), не находят ничего, выносят акт о невозможности взыскания и возвращают исполнительный лист покупателю. На этом все.

Фраза 3. «Авторские права «очищены», но возмещать расходы в случае проблем мы не согласны»

Если продукция содержит объекты авторского права, следует убедиться в законности ее создания, поскольку в обратном случае продукция может являться контрафактной и требования правообладателя могут быть предъявлены к распространителю. В том числе требование о взыскании денежной компенсации за незаконное использование интеллектуальной собственности.

Распространена ситуация, когда на товаре используется объект авторского права: чаще всего это иллюстрация, фотография или персонаж произведения, например, мультфильма. Объекты, на которые нужны такие права:

книги и другая печатная продукция;
игрушки в виде персонажей разных произведений (литературных, кино и т.д.): например, диснеевский Микки Маус или медведь из мультфильма «Маша и медведь» студии «Анимаккорд»;
другие товары – например, одежда, посуда, канцелярия.

Пример из судебной практики

«Почта России» продавала газету «Аргументы и факты» с изображением Ждуна. Ждун – это произведение изобразительного искусства, которое является фантазийным существом с головой морского слона, телом личинки и руками человека, выполнен в положении сидя без ног. Компания «Си Ди Лэнд контакт», которая обладает исключительными авторскими правами на Ждуна по лицензионному договору, обратилась в суд с иском к «Почте России» о взыскании компенсации за нарушение исключительных прав. Несмотря на аргументы «Почты России» о том, что она лишь распространяла печатное издание, а не объект авторского права, суд взыскал с нее в качестве компенсации за нарушение 25 тыс. рублей.

Если магазин продает перечисленные или подобные товары, ему желательно удостовериться, что у поставщика есть исключительные права на реализацию такой продукции, а также право передавать их третьим лицам. Для этого нужно запросить подтверждение, что реализация товара не будет нарушать авторских прав третьих лиц. Это может быть копия лицензионного договора с владельцем авторских прав или договора поставки, в котором поставщиком выступает обладатель авторских прав (например, сувенирная продукция с персонажами Диснея приобретена у компании «Уолт Дисней Компани СНГ» и из договора очевидно, что допускается дальнейшая перепродажа этого товара).

Но так как в реальности сложно обеспечить наличие таких подтверждений на все товары, обычно стороны включают в договор условия, связанные с заверениями и гарантиями. Их содержание сводится к тому, что поставщик гарантирует, что права «очищены», а в случае претензий от правообладателя он обязуется компенсировать расходы. Также можно указывать, что в случае претензий поставщик предпримет все усилия для вступления в дело на стороне покупателя (ответчика) или даже переведет статус ответчика на себя.

Фото: REDPIXEL.PL/shutterstock

Фраза 4. «Такой сотрудник у нас не работает»

Чаще всего человек, который прислал коммерческое предложение и ведет переговоры, представляет интересы компании по доверенности. Например, это может быть менеджер по продажам. Нужно понимать, что под видом сотрудника может скрываться мошенник, который представляется от имени определенной, часто известной в своей сфере компании, действует по поддельной доверенности или доверенности, которая отменена, а затем присылает договор, в котором указывает реквизиты другой компании, но с идентичным названием.

Чтобы избежать такой ситуации, нужно запросить доверенность. После чего связаться с компанией по другим телефонам и адресам электронной почты – указанным в Google Maps, Яндекс.Картах, на сайте компании, в выписке из ЕГРЮЛ, в сервисе проверки контрагентов. По официальным контактам уточните, работает ли тот представитель, с которым вы ведете переговоры. Можно сделать письменный запрос в адрес компании и попросить указать в ответном письме реквизиты доверенности на представителя, с подтверждением того, что она является действительной и не отменена. Если сумма сделки значительная, в некоторых случаях имеет смысл познакомиться с директором.

Фраза 5. «Мы не можем показать вам склад и офис»

Склад желательно посмотреть по ряду причин: проверить его наличие, это подтвердит определенную стабильность компании; познакомиться с условиями, в которых хранится товар (это особенно важно для пищевой продукции или товаров, которые требуют особых условий хранения), обратить внимание на количество товара. «Техническая компания» вряд ли будет арендовать склад и тем более хранить там продукцию, если у нее нет оборота.

Представим, что сеть магазинов решила заключить рамочный договор, по которому раз в три недели поставщик будет привозить обговоренный ассортимент шоколадных конфет. Такой товар требует определенных условий перевозки и хранения, в частности, необходимо, чтобы помещение было чистым и сухим, без доступа прямого солнечного света, влажность и температурный режим должны соответствовать стандартным показателям, помещение должно быть обеспечено хорошей вентиляцией, а товар – храниться отдельно от резко пахнущих продуктов и не на полу. Для хранения определенного количества товара также необходимо достаточное пространство. Поставщик показывает представителю магазинов в качестве склада небольшое помещение или даже кабинет в обычном офисном здании, с большими окнами без установленных на них защитных жалюзи и без оборудования, которое позволяет контролировать влажность и температуру, либо отказывается показывать склад совсем. Такой компании доверять нельзя.

Наличие обжитого офиса с сотрудниками и его соответствие юридическому адресу компании добавит «баллов» к уверенности в том, что контрагент – реально действующая компания, а не «пустышка». Можно попросить разрешения и сделать фотографии офиса и склада, а также зданий, где они находятся. Эти фотографии, сохраненные в досье на контрагента, станут дополнительным доказательством проведенной проверки в отношении поставщика в случае претензий со стороны налоговой.

Фраза 6. «Заключить договор и перечислить деньги нужно будет на другую компанию»

Эту фразу могут дополнять объяснениями, что это простая формальность, так как в группе компаний есть разные организации и это ни на что не влияет. Конечно, в многопрофильных холдингах, где несколько бизнесов, такое может быть. Но это не должно становиться известным в последний момент. Поэтому, если переговоры велись от одной компании, которую вы проверяли и на которую рассчитывали, но перед подписанием договора обнаруживается, что указаны реквизиты другого контрагента, – следует насторожиться. Вариации того, с какой целью это предлагают, могут быть разными: от мошенничества до обналичивания. И то и другое вам как покупателю невыгодно.

Фраза 7. «Поторопитесь с подписанием договора»

Срочность не всегда, но часто создается искусственно, чтобы контрагент не успел тщательно проверить компанию и найти подозрительные моменты. Негативные признаки: поставщик торопит без объективных на то причин, не дает времени на изучение контрагента, на подготовку договора или анализ представленного проекта договора. Он может говорить, что договор нужно заключить именно на этой неделе, иначе изменится цена или сделка не состоится. Также возможны ссылки на другие обстоятельства: например, предстоящий отъезд директора или другого лица, которое принимает решение или подписывает договор. Учитывайте, что торопливость может быть маркером вероятного мошенничества, особенно в сочетании с фразой 1: «Мы работаем по 100% предоплате». Задача такой мошеннической компании – быстрее получить предоплату, после чего ее представители с высокой степенью вероятности перестанут отвечать на звонки.

Фраза 8. «Мы не можем предоставить сертификаты на продукцию»

Некоторые товары требуют обязательной сертификации. Например, посуда, столовые приборы, моющие средства, эмали. Список таких товаров содержится в перечнях: 1) продукции, подлежащей обязательной сертификации, и 2) продукции, подтверждение соответствия которой осуществляется в форме принятия декларации о соответствии (утв. Постановлением Правительства РФ от 01.12.2009 № 982). Правительство ежегодно уточняет эти перечни. Также есть различные технические регламенты, которые тоже устанавливают требования к сертификации определенных видов продукции.

Если вы закупаете такие товары для дальнейшей перепродажи, нужно запросить у поставщика копии соответствующих документов. Сведения о выданных сертификатах и декларациях можно проверить в реестре сертификатов соответствия и деклараций о соответствии на сайте Росаккредитации.

Как проверить поставщика с помощью простых вопросов?

Необязательно ждать, пока поставщик произнесет одну из этих или похожих стоп-фраз. Вы можете проявить инициативу и с помощью простых вопросов оценить обстановку. Примерный перечень вопросов может выглядеть так:

Можете ли вы предоставить данные компании для проверки (ИНН, ОГРН, данные на подписанта, копию устава)?
Как давно компания на рынке?
С какими организациями-покупателями уже работаете, можете ли предоставить рекомендации?
С какими производителями сотрудничаете? Соответствует ли товар определенным критериям?
Работает ли у вас такой сотрудник (позвонить в офис компании и назвать данные представителя, с которым вы общались ранее)?
Можем ли мы приехать на встречу в офис, а также посмотреть склад/складские помещения?
Сколько людей работает в компании?
Каким образом будет организована доставка товара?

Комментарий эксперта

Иван Васюков, адвокат

«Могу добавить только слова классика: «Смотрите баланс, дети мои!» По бухгалтерскому балансу компании можно много понять, если мы не говорим о только что зарегистрированном ООО.

Например, сама контора «белая», но ее поставщики или заказчики – «технички». Это верный знак, что «однажды к вам придут». Из личных примеров. Проверял подрядчика. Он декларировал, что много лет занимается деревообработкой. Смотрю баланс, а там на счете основных средств все годы по нулям. На протяжении двух лет обороты компании равнялись нулю, а потом сразу выросли до сотен миллионов. А так не бывает. Это признак, что через контору прогоняют деньги».

Потерян договор с контрагентом. Что делать?

Бывают такие случаи — от налоговой или банка вдруг приходит запрос на подтверждение сделки с вашим контрагентом, а вам нечего предоставить — договор утрачен по непонятным обстоятельствам.

Что будет, если не получится восстановить договор?

Могут доначислить налог на прибыль, например, т.к. при отсутствии договора перерасчет будет произведен по сумме, указанной в акте
При отсутствии подтверждающего сделку договора могут сделать перерасчет по налогу на добавленную стоимость
Штраф по статье за нарушение федерального закона об архивном деле в размере 200 руб., выставляется за каждый утерянный документ
Задержки работы с банком, ведь он имеет право не перечислять вам денежные средства от контрагента до тех пор, пока не получит подтверждение сделки.

Успех предпринимательской деятельности в современном мире зависит от минимизации временных и трудовых затрат, о чем свидетельствуют растущие тренды на автоматизацию и дигитализацию бизнес-процессов. Сфера бумажного документооборота одна из первых попала под удары прогресса. Низкая скорость создания, обработки и передачи документов на бумаге, а также их сложное и рискованное хранение — условия, при которых в наше время на плаву не удержаться.

СберКорус, будучи экспертом в IT-решениях для бизнеса, предлагает своим клиентам передовой сервис СФЕРА Курьер для получения и отправки юридически значимых электронных документов. Широкий функционал системы доступен не только в личном кабинете сервиса, но и в любых других учетных системах, т.к. Сберкорус предлагает готовое интеграционное решение (можно подключить 1С, SAP, СФЕРА EDI и др.)

А в настоящей статье мы рассмотрим доступные методы восстановления договора на случай, если потерянный документ бумажный и в компании еще не внедрен электронный документооборот. Выбор конкретной схемы действий зависит от типа договора и отношений, которые у вас сложились с партнером.

Сделать новый экземпляр

Наилучший сценарий для вас — тот, в котором у бизнес-партнера сохранился его оригинальный экземпляр или хотя бы образец документа.

В первом случае следует запросить у партнера его экземпляр и сделать дубликат. Далее необходимо обратиться за услугами к нотариусу, который сравнит оригинал и дубликат договора и при отсутствии расхождений заверит копию печатью. Ваш договор восстановлен.

Если документ утрачен всеми сторонами договора, но текстовое содержание сохранилось — можно распечатать и заключить договор заново. Он будет являться не копией, а полноценным оригиналом, и нотариус вам не понадобится.

Искать крайнего директора и проверять архивы

Бывает так, что документ вам срочно понадобился спустя много лет после сделки, а партнер к тому времени уже не работает или даже обанкротился.

В такой ситуации у вас следующие варианты:

Найти контактные данные и связаться с последним директором контрагента, чтобы попросить его переподписать нужный договор
Сделать запросы на получение копии в архивы (местные и судебные)

Розыск контактов последнего руководителя может помочь в ситуации, когда компания-контрагент уже не работает по тем или иным причинам. Зацепки можно найти также через контакты с главбухом, юристом или менеджерами, которые занимались этим договором.

Проверка судебного архива на наличие нужных вам документов подойдет в случае, если контрагент стал банкротом по решению суда. Арбитражные суды ведут картотеку, в которой хранится большая часть документации обанкротившихся компаний. В открытом доступе представлены все постановления суда. Для получения доступа к договорам необходимо являться участником дела и письменно ходатайствовать в суд о запросе материалов дела — в таком случае судья одобрит выдачу информации. Состав дела, полученного из архива, можно сфотографировать или же скопировать, а вот взять с собой за пределы архива — строго запрещено.

Когда организация прекращает деятельность по собственному желанию, всю рабочую документацию она может предоставлять на хранение в местный архив. Это не является обязанностью при закрытии бизнеса, тем не менее шанс есть, а значит запрос информации имеет смысл. Так как электронной версии у архива нет — дистанционно осуществить поиск невозможно. Если какой-либо документ крайне необходим — придется явиться в архив лично, для запроса нужно иметь при себе паспорт и уставные документы организации. Учтите, что организация могла и не передавать документацию в местные архивы, ибо законодательно такой обязанности и штрафов за несдачу не предусмотрено.

Разобраться в переписках по электронной почте

В соответствии с 434 статьей ГК РФ переписка по электронной почте признается договором, а налоговики и банки принимают ее для целей доказательства сделок по поставкам и оказанию услуг. Стороны должны письменно договориться о сотрудничестве и это должно быть очевидно. Например, руководитель компании “Бетон” напишет в электронном письме: -”Ок, 20 тонн вертикальных стоек по цене 3 млн рублей доставляю 10 марта, надо оформлять накладные, следом отправлю подписанный договор”.

На практике очень многие переписки в таком формате принимаются в качестве доказательства сделки. Исключением являются договора на недвижимое имущество или интеллектуальную собственность: там иные правила и в них мы разберемся в следующем пункте.

Запрос копии у Росреестра или Роспатента

С договорами на недвижимое имущество и интеллектуальную собственность все немного проще. Условием действительности договора является обязательное предоставление его копии в Росреестр или Роспатент. Дубликат договора аренды или продажи недвижимости можно найти в хранилище Росреестра, а договора по части интеллектуальной собственности (лицензионные или об отчуждении прав) — в Роспатенте.

В базах данных Росреестра и Роспатента хранятся сведения о сторонах заключенной сделки, и если копию запросит кто-либо другой — в получении будет отказано. Следовательно, обращаться может только человек, подпись которого стоит на документах. Вам потребуется явиться лично и заплатить пошлину, размер которой зависит от типа документа: версия на бумаге обойдется дороже электронной.

Как застраховать себя от риска утраты договора?

Процесс сбора и хранения документов в организации предполагает влияние человеческого фактора. Работники могут потерять документ случайно, от невнимательности, или по ошибке. Рассказываем как правильно и надежно обезопасить себя от утери бумажных документов, при этом напоминаем, что самый ценный вклад со стороны компании — это скорейший переход на электронный документооборот.

Договорные отношения с контрагентами можно заверять у нотариуса, а в случае если сделка существенная — даже необходимо. Заверенная нотариусом копия документа хранится 10 лет, а по истечении срока передается в архив. Это, пожалуй, самый простой вариант восстановления.
На сопровождающих сделку документах (счета, акты и пр.) проставляйте единые с контрагентами номера договоров, так их легче будет находить и восстанавливать.
После заключения договора обменяйтесь с контрагентом сканами. Если для каждого договора зафиксировать скан с подписями и печатями — он оперативно и всегда будет доступен для отправки, например, банку. Желательно обеспечить хранение сканов документов сети интернет, в облачном хранилище.
Сохраняйте выданные акты вследствие потопов/пожаров в офисных или в архивных помещениях, их оформлением занимаются представители управляющей компании или пожарной инспекции. Если, к примеру, налоговая запросит у вас договор, а он утрачен ввиду обстоятельств непреодолимой силы — достаточно предоставить такой акт.