Что делать если нет закрывающих документов
Содержание
- Законодательное регулирование вопроса
- Вы — исполнитель, заказчик отказывается подписать акт выполненных работ (накладную)
- Вы — заказчик, исполнитель отказывается предоставить закрывающие документы
- Если деньги уплачены, а услуги (товары) не оказаны (поставлены)
- Как обезопасить себя при работе с другими контрагентами
- Выводы
В данной статье мы рассмотрим проблемы отсутствия документов, которые подтверждают факт оказания услуг или же поставки товаров, материалов. Также мы рассмотрим как бизнесменам обезопасить себя и какие пункты в договоре можно указать, чтобы нерадивые контрагенты исполняли обязанности по предоставлению документов.
Законодательное регулирование вопроса
Законодательное регулирование вопроса осуществляется такими правовыми документами, как: (нажмите для раскрытия)
- Приказ Минфина от 28 декабря 2001 года с номером 119 Н, в котором есть раздел учета неотфактурованных поставок;
- Статья 70 Приказа Минфина от 29 июля 1998 года с номером 34 Н, в котором дается определение сомнительной задолженности;
- Федеральный закон от 6 декабря 2011 года с номером 402, который регламентирует весь бухгалтерский учет на предприятии;
- Гражданский кодекс РФ и другие законодательные акты и Письма Министерства Финансов.
Вы — исполнитель, заказчик отказывается подписать акт выполненных работ (накладную)
Ситуация, когда обязанности по договору выполнены — услуга оказана или товар поставлен, деньги оплачены, но документы подписать по каким-либо причинам не удается, — довольно часто происходит. Это может быть удаленность заказчика и исполнителя друг от друга или наличие противоречий между ними. Что в такой ситуации происходит с налоговым учетом исполнителя, ведь услуги им оказаны и деньги получены, а вот документов нет? С точки зрения налогообложения — принятие суммы оплаты к доходам в такой ситуации происходит в момент поступления денежных средств на счет. То есть принять доходы можно и без закрывающих документов, но вот в бухгалтерском учете данная сумма останется «висеть» на 62 счете. В такой ситуации можно провести акт или накладную в бухгалтерском учете. Подписать ее и отправить заказчику ценным письмом с уведомлением и описью вложения. Также в письме необходимо указать на то, что заказчик должен подписать один экземпляр документов и выслать их обратно исполнителю. Если Вы отправите простым письмом данные документы, то у Вас не будет подтверждения факта отправки, а в случае заполнения описи вложения, у Вас на руках останутся документы, подтверждающие факт направления закрывающих документов покупателю. Данная ситуация невозможна при несогласии покупателя с качеством товара или выполненной услуги. Но в случае несогласия и отсутствия договоренности мирным путем, заказчик должен обратиться в суд.
Вы — заказчик, исполнитель отказывается предоставить закрывающие документы
Наиболее распространенной бывает другая ситуация — Вы заказали услуги (или товары), оплатили их, а вот закрывающие документы поставщик предоставлять отказывается. Такие ситуации довольно часто происходят. С точки зрения налогового учета Вы не можете принять в расходы суммы, по которым у Вас нет документов, подтверждающих факт совершения сделки — оказание услуг или поставка товара. На свой страх и риск Вы можете принять расходы в бухгалтерском и налоговом учете, но в случае проверки налоговые инспекторы запросят у Вас документы, которые подтверждают тот факт, что услуги оказаны или товары (материалы) поставлены. Если такие документы Вы предоставить не сможете — инспекторы снимут из расходов сумму, которую Вы приняли без закрывающих документов.
Важно! При отсутствии закрывающих документов нельзя учесть в расходах суммы средств, оплаченные поставщику.
Если деньги уплачены, а услуги (товары) не оказаны (поставлены)
Ситуации, когда Вы уплатили деньги поставщику, а он не выполнил свои обязательства, часто заканчиваются судебными разбирательствами. Заказчик подает в суд на исполнителя, чтобы взыскать уплаченную сумму денежных средств. Как правило, при подтверждении факта оплаты и отсутствии закрывающих документов, суды встают на сторону заказчика и присуждают поставщику вернуть долг и проценты за пользование чужими денежными средствами. Заказчик в такой ситуации в бухгалтерском учете должен создать резерв и оценить сумму аванса как сомнительную дебиторскую задолженность. По истечению срока давности (при существовании данной сомнительной дебиторской задолженности более трех лет) или в случае исключения поставщика из единого реестра юридических лиц (индивидуальных предпринимателей) такую сомнительную задолженность нужно списать на прочие расходы. Это делается такой проводкой:
Кредит 91.2 Дебет 60
Важно! Если дебиторская задолженность висит более трех лет нужно обратиться к поставщику, выставить акт сверки взаиморасчетов и написать письмо о просьбе вернуть средства. В случае отказа или отсутствия ответа — задолженность списывается на прочие расходы.
Как обезопасить себя при работе с другими контрагентами
Для того, чтобы обезопасить себя при работе с другими контрагентами, можно включить в договор, который Вы заключаете с ними, пункты о предоставлении документов в определенный срок. Также в договоре можно указать ответственность поставщика за непредоставление документов в указанный срок и размер неустойки, которая будет взиматься с поставщика за задержку документов. При наличии таких пунктов в договоре можно будет ссылаться на них при запросе документов у поставщика.
Выводы
При выборе контрагентов, с которыми Вы собираетесь работать необходимо соблюсти так называемую должную осмотрительность — работать только с проверенными поставщиками и покупателями, которые смогут предоставить Вам документы. Ведь при отсутствии закрывающих документов Вы не сможете списать суммы, уплаченные поставщику в расходы даже в случае оказания услуг (или поставки товара).
Как собрать закрывающие документы, если контрагент ликвидирован или не выходит на связь
Наверное, большинству бухгалтеров знакома ситуация, когда нужно закрывать квартальную отчетность, а документов от покупателя или поставщика нет, контрагент не выходит на связь. Некоторым «посчастливилось» испытать целую гамму чувств, узнав, что контрагент находится в стадии ликвидации или уже исключен из госреестра. Телефоны и электронная почта молчат. Шансы на получение закрывающих документов стремятся к нулю, однако налоговой отчитываться как-то надо. Что делать?
В подобной ситуации нужно сразу подготовиться к возможным спорам с ФНС, хотя правильные действия способны минимизировать неприятности. В некоторых случаях придется смириться с финансовыми потерями или необходимостью предъявлять претензии к бывшему партнеру в судебном порядке.
Как закрыть расходы и вычеты
Если контрагент до ликвидации не успел отразить сделку в отчетности и заплатить налог, то ФНС снимет вычеты. Если же это было сделано, то компании придется отчитываться и платить налоги по сделке с ликвидированной фирмой. Об отсутствии документов необходимо предупредить инспекторов, с которыми могут возникнуть споры.
Избежать неприятностей с налоговой поможет оспаривание исключение из госреестра бывшего партнера. Согласно п.8 ст.22 закона №129-ФЗ исключение из реестра можно обжаловать в течение года со дня, когда контрагент узнал или должен был узнать о свершившемся факте. Обжалование вовсе не означает, что исключение будет признано неправомерным. Шансы на это существенно возрастают, если возражение успеть подать сразу после опубликования информации о предстоящей процедуре. После признания неправомерности ликвидации, контрагента обяжут полностью отчитаться по всем незакрытым сделкам, предоставить необходимые закрывающие документы.
Возможно, потребуется доказать, что сделка была совершена, представив подписанный договор, платежные документы, транспортные и товарные накладные. ФНС может провести выездную проверку, особенно если речь идет о значительной сумме, вызвать для беседы сотрудников: от руководителя до кладовщиков и водителей.
Как закрыть долги
Если ликвидирован должник, необходимо списать его дебиторскую задолженность, учесть траты. Согласно письму Минфина от 22.06.2011 №03-03-06/1/373 сделать это нужно в налоговом периоде, когда соответствующая запись сделана в ЕГРЮЛ.
Если ликвидирован кредитор, согласно п.18 ст. 250 НК РФ, списываемую задолженность включают в состав внереализационных доходов. Важно успеть начислить доход в том отчетном периоде, в котором они возникли, то есть когда произошла ликвидация кредитора.
Если момент упущен, необходимо сначала подать уточненку, а потом списать сумму долга, включая НДС, на основании соответствующего приказа руководителя. Принимать расходы или доходы в других периодах нельзя.
Ответственность за отсутствие закрывающих документов
С точки зрения законодательства по ст.162 ГК РФ, пока сделка не закрыта полным комплектом документов, она не считается завершенной. В зависимости от того, какие именно документы отсутствуют, может возникнуть ситуация, когда вообще будет не доказать факт совершения сделки.
Если доказать реальность сделки не удастся, придется подавать уточненку, доплачивать налоги и накопившиеся к тому моменту пени. Также ФСС на основании ст.120 НК РФ может выписать штраф организации:
- 10 тысяч рублей, если не уменьшена налоговая база и начисленные налоги;
- 30 тысяч рублей, если нарушения продолжались не один квартал;
- 20% от недоимки по недоплаченным налогам, но не менее 40 тысяч рублей.
Для должностных лиц штрафы составят в первый раз 5-10 тысяч, повторно 10-20 тысяч рублей. На размер штрафа в любом случае не влияет количество отсутствующих закрывающих документов.
Необходимо каждое действие сразу подкреплять документами. Если предусмотрено подписание документа с двух сторон, сначала обмениваться копиями по электронной почте. Мягкость или некомпетентность бухгалтера, возможность сотрудников проводить отгрузки или другие действия без его ведома, рано или поздно приводят к невозможности получить закрывающие документы, денежным штрафам и неприятностям с ФНС.
Согласно Письму от 23.12.2016 № 03 01 10/77642 в компании должен быть разработан регламент по должной осмотрительности, предусматривающий порядок действий для исключения или минимизации рисков возникновения подобных ситуаций еще до стадии заключения договора. За помощью при разработке документа можно обратиться к компетентным консультантам бухгалтерских и юридических компаний.
Поставщик не предоставляет закрывающие документы
Воспользовались услугами клининговой компании и не можем получить от них акты выполненных работ : могут не отвечать на телефонные звонки или отвечать, но по хамски. Акты нужны срочно т.к. случай у нас страховой и нужно предоставить в страховую компанию все документы! Что делать в такой ситуации?
28 марта 2019, 11:17 , Марина, г. Сургут
Ответы юристов
Ирина Ростовцева
Юрист, г. Москва
Общаться в чате
В соответствии с ч. 4 ст. 753 ГК РФ
Сдача результата работ подрядчиком и приемка его заказчиком оформляются актом, подписанным обеими сторонами. При отказе одной из сторон от подписания акта в нем делается отметка об этом и акт подписывается другой стороной.
Односторонний акт сдачи или приемки результата работ может быть признан судом недействительным лишь в случае, если мотивы отказа от подписания акта признаны им обоснованными.
Таким образом, при отказе подрядчика от подписания акта Вам необходимо сделать отметку на акте о том, что подрядчик отказался о подписания акта и подписать его со своей стороны. И в таком виде предоставьте акт страховой компании. Односторонний акт может быть признан недействительным только судом!
В Вашем договоре также может быть указан порядок приемки работ на случай отказа одной из сторон от подписания, обычно указывается, что работа считается принятой, а акт — подписанным. Посмотрите, что указано в Вашем договоре.
Возврат первичных документов: как решить проблему отсутствия возврата
Кажется, что вернуть 100% первичных документов в бухгалтерию невозможно – ведь у контрагентов достаточно поводов их не возвращать. Самая распространенная причина – партнер не заинтересован в том, чтобы потратить свое время и силы на отправку документов, ведь товар или услуги он уже получил. Тем более, что возврат документов может быть связан с затратами, если придется оплачивать заказное письмо или услуги курьера. Кроме того, некоторые контрагенты не подписывают документы с очень дальновидным расчетом – чтобы потом по этим документам не платить. Однако для бухгалтера существуют контрмеры на каждое возражение контрагента. И если ваша задача – обеспечить 100% возврат документов в бухгалтерию, то решение у вас сейчас будет.
Шаг 1. Проводим профилактику возврата первичных документов
Самая надежный и проверенный временем способ обеспечить себе возврат документов от контрагентов – это прописывать в договоре условия по возврату документов. Ваш покупатель или поставщик должен нести ответственность, если не вернул документы в указанный срок.
Пример условий по обмену документов, вписанных в договор Скачать текст условий В соглашении следует прописать, за чей счет пересылаются документы, если контрагент находится в другом городе. Если вы сотрудничаете регулярно или долгосрочно, то в договорах с этим контрагентах стоит закрепить условие, что по итогам месяца организации будут присылать друг другу список полученных и отправленных бумаг. Так у вас получится проверить, какие документы затерялись и не дошли до получателя. Если договор уже заключен, можно составить дополнительное соглашение к нему. Ссылаясь на пункт о возврате, можно составлять официальные письма с требованием вернуть документы. И если дело дойдет до суда (причем не с контрагентом, а с ФНС, которая попытается вас оштрафовать за отсутствующие документы), вы будете юридически защищены. Однако договор вас не спасет, если вы сами не будете контролировать, какие из документов вы уже получили, а какие еще следует запросить. И если в вашей компании документооборот выходит за пределы 5000 документов в месяц, то «вручную», просто по памяти, их уже не отследишь. Для решения этой задачи нужно установить стандарт контроля возврата документов.
Шаг 2. Вводим стандарт контроля возврата документов
Со стандартом у бухгалтерии будет наглядно представлена вся цепочка документооборота в компании: с кем подписан договор, кто из менеджеров отвечает за сделку и документы по ней, какие документы ушли к контрагенту, какие вернулись, а какие застряли на одном из этапов. Соответственно, раз в месяц будет достаточно выгружать реестр по всем документам, которые не дошли до бухгалтерии, и запрашивать их. Это гораздо эффективнее, чем следить за каждой сделкой, и безопаснее, чем собирать документы к каждому запросу налоговой (их можно просто не найти и в итоге платить штраф и/или лишиться вычета).
Как работает стандарт контроля возврата документов
Подходит для входящих и исходящих документов. Исходящие: при печати из базы «1С» на документ наносится штрихкод. При возврате документ распознается по этому штрихкоду и прикрепляется к карточке документа в базе «1С». Документы, оригиналы которых не вернулись, видны в базе. Входящие: документ от контрагента распознается по ключевым реквизитам. Скан-копия прикрепляется к карточке документа в базе «1С». Также сканы документов автоматически проверяются на наличие подписей и печатей: благодаря программе можно мгновенно оценить, как процент документов у вас уже в архиве, а сколько из них требуют вашего пристального внимания. Видео о том, как это работает
Шаг 3. Принимаем меры по возврату первичных документов от контрагентов
Когда вы выяснили, каких именно документов не хватает, их нужно запросить. Законных рычагов по привлечению контрагентов к ответственности за невозвращенные документы нет, но можно как минимум снять эту ответственность со своей организации. Во-первых, устанавливаем систему напоминаний. Это должно быть плановой работой того сотрудника, который контролирует полноту возврата документов в бухгалтерии. Допустим, раз в месяц этот сотрудник связывается с менеджерами, ответственными за сделки и документы по ним, затем пишет или звонит контрагентам, от которых не вернулись документы. Звонок может воздействовать более эффективно на эмоциональном плане, но письмо играет здесь другую роль: его можно предъявить налоговой, когда инспектор спросит, что с вашими документами. Если вы уже используете стандарт контроля возврата документов, работа ответственного сотрудника упрощается: в срок выгружает реестр по всем отсутствующим документам с отметками по менеджерам, рассылается сотрудникам, те собирают документы и сдают их в бухгалтерию. Когда очевидно, что контрагент экономит на пересылке документов, можно самостоятельно отправить к нему курьера или прислать ему оплаченный конверт сразу с заполненным обратным адресом. Чем меньше контрагенту нужно будет сделать для того, чтобы вы получили свои документы, тем больше шансов, что он решит вашу задачу. Во-вторых, пишем официальный запрос. Письмо на возврат документов составляется в произвольной форме, однако важно указать реквизиты документа, который был передан, а также заявить о необходимости его вернуть. Если обязанность по возврату документов была прописана в договоре, то приводим в письме ссылку на соответствующий пункт договора. Письмо может быть передано лично, отправлено почтой или по ТКС. Для подстраховки стоит подтвердить факт направления письма контрагенту – это может помочь избежать штрафа за отсутствие документа или хотя бы его снизить.
Зачем нужна комиссия?
Эти три шага решают основную задачу по контролю возврата документов: вернуть все документы в бухгалтерию и не переживать о проверках. Даже если сейчас у вас не налажена работа по возврату первички, последовательность шагов выше принесет результат уже через 2-3 месяца: за этот срок, работая подобным образом, наша собственная бухгалтерия подняла процент возврата документов от 50 до 98%. Как в этом помог стандарт контроля возврата документов, можем рассказать на персональной демонстрации решения. Заказать демонстрацию