Для чего нужен путевой лист

Электронный путевой лист (ЭПЛ): что такое, зачем нужен и как заполнять

С 1 марта 2023 года путевой лист можно оформлять в электронном виде. Разбираемся, как выглядит электронный документ, из чего состоит и как его правильно оформлять.

Что такое электронный путевой лист и зачем нужен

Электронный путевой лист (ЭПЛ) — цифровой аналог бумажного путевого листа, документа, предназначенного для контроля за водителем и автомобилем. В нём фиксируют маршрут, пробег, информацию о техническом состоянии машины и другие ключевые показатели.

Путевой лист нужен, прежде всего, транспортной компании и заказчику перевозки. Документ подтверждает, что водитель успешно прошёл медосмотр, а автомобиль — техническую проверку.

Путевой лист может выполнять функцию первичного документа. Он позволяет:

• сделать расчёт стоимости услуг,
• обосновать необходимость аренды или лизинга,
• начислять зарплату водителям,
• уменьшить налогооблагаемую базу.

Согласно федеральному закону от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», путевой лист можно использовать в грузоперевозках на любые расстояния или во внутригородских, пригородных, междугородных пассажирских перевозках на маршрутных такси, автобусах, трамваях и троллейбусах.

Будьте в курсе актуальных тенденций в автомобильных грузоперевозках. Получите запись вебинара по цифровизации логистики в подарок!

Законодательная база

Возможность обмениваться путевым листом в электронном формате закреплена в федеральном законе № 259-ФЗ. Но пока это право, а не обязанность: компании по-прежнему могут оформлять документ на бумаге, если им так удобнее.

Порядок формирования электронного путевого листа описан в приказе Минтранса от 28 сентября 2022 года № 390, вступившем в силу 1 марта 2023 года. В приказе перечислен обновленный состав сведений, которые следует в него включать. Причём эти требования распространяются на оба типа путевых листов — бумажные и электронные.

Журнал регистрации путевых листов

Приказ №390 отменяет необходимость регистрировать путевые листы в журнале регистрации, установленную приказом Минтранса №368. Этот журнал можно было вести в электронной или бумажной форме. Однако в приказе Минтранса №390 вообще не упоминается такой журнал. Поэтому отказаться от него или продолжать заполнять, решать самому перевозчику. В то же время журнал нужно хранить в течение пяти лет, даже если он уже не ведётся.

Формат электронного путевого листа

Документ представляет собой файл в формате XML, который состоит из титулов (файлов обмена).

Кто подписывает электронный путевой лист

Титулы электронного путевого листа участники перевозки подписывают усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) или усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), которые можно получить в удостоверяющем центре или в мобильном приложении «Госключ».

Обязанность оформить документ лежит на владельце транспортного средства или транспортной компании, ответственной за перевозку. Именно перевозчик создаёт путевой лист, заполняет основные поля (титул «Об обстоятельствах и особенностях рейса») и подписывает их. Затем профильные специалисты заполняют и подписывают соответствующие титулы. В ЭПЛ свои метки проставляют:

Медработник. Медицинский работник проводит предсменный или предрейсовый медосмотр и ставит отметку о его результатах. После окончания рейса медик тоже может провести медосмотр. Дополнительный осмотр обычно организуют по желанию перевозчика, но если это была пассажирская перевозка или перевозка опасных грузов, он становится обязательным. Во всех этих случаях специалист указывает дату и время осмотра, с помощью электронной подписи подтверждая, что он состоялся.

Если штатного медика нет, медосмотр можно поручить внешней медицинской организации с действующей лицензией.

Сотрудник, ответственный за техническое состояние автомобиля. Механик, управляющий автопарка или другой специалист, который отвечает за техническое состояние транспорта, проводит техосмотр и решает, допустить или не допустить выход автомобиля на рейс. Он тоже ставит свою подпись, отметку, дату и время техосмотра.

Сотрудник, ответственный за показания одометра. Показания одометра — прибора, измеряющего пройденное автомобилем расстояние, — может зафиксировать контролер технического состояния транспортного средства или сам механик. Сотрудник вносит данные одометра при выезде автомобиля с парковки, указывая дату и время отбытия. То же самое он делает при возвращении.

Узнайте, как работать с электронным путевым листом в 2023 году. Заполните форму и получите гайд по ЭПЛ в подарок!

Как обмениваться документом

Электронный путевой лист должен быть сформирован для каждого автомобиля, задействованного в грузовых или пассажирских перевозках. Это актуально, даже если речь идёт о транспорте, переданном в аренду с экипажем.

ЭПЛ, как и электронные транспортные накладные (ЭТрН), направляются в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Система хранит путевые листы, определяет статус их обработки, проверяет электронную подпись и передаёт информацию в федеральные органы исполнительной власти.

Общая схема документооборота с ЭПЛ выглядит так:

1. Владелец автомобиля создаёт электронный путевой лист, заполняет и подписывает титул «Об обстоятельствах и особенностях рейса».
2. Медработник проводит медосмотр, ставит в ЭПЛ отметку о прохождении предрейсового осмотра водителя и свою подпись.
3. Сотрудник, ответственный за техническое состояние автомобиля, проводит техосмотр, ставит подпись и отметку о прохождение предрейсового осмотра транспортного средства.
4. Уполномоченный сотрудник фиксирует показания одометра, ставит подпись.

Все данные и титулы последовательно передаются в ГИС ЭПД. Первые четыре титула отправляются одновременно (пакетом), а пятый и шестой — вместе или по отдельности. Шестой титул — опциональный, поэтому его вообще может не быть.

Путевой лист можно оформить более чем на один день. Тогда в нём нужно обозначить даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он будет быть использован.

Если предполагается несколько рейсов, можно создать один путевой лист. Но в документе следует указать все рейсы. Если несколько водителей управляют одним автомобилем, можно подготовить отдельный ЭПЛ для каждого водителя или один документ для всех.

Где создать ЭПЛ

Чтобы оформлять путевые листы в электронном виде, нужно заключить договор с аккредитованным оператором информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), который входит в реестр Минтранса.

Docrobot — аккредитованный оператор ИС ЭПД. На платформе можно обмениваться электронными транспортными накладными, электронными сопроводительными ведомостями и электронными заказами-нарядами. В ближайшее время появятся другие перевозочные документы, формат которых утверждён ФНС России.

Операторы ИС ЭПД — это компании-разработчики решений для электронного документооборота (ЭДО). Они выступают связующим звеном между участниками грузоперевозок и ГИС ЭПД, обеспечивая взаимодействие между ними.

Оператор, прежде всего, предоставляет сервис для работы с электронным путевым листом. Помимо этого, он отправляет документ в ГИС ЭПД и возвращает его перевозчику при обнаружении ошибок и несоответствии формату.

Переходите на электронный путевой лист вместе с Docrobot и присоединяйтесь к пилотному проекту по передаче документа в ГИС ЭПД. Оставьте заявку и получите шпаргалку по работе с ЭПЛ!

Путевой лист: почему так важно заполнять все реквизиты?

Несмотря на то, что обновленный порядок оформления путевых листов начал применяться только с 1 марта 2023 года, Минтранс России уже успел его уточнить. Изменения коснулись, в том числе, сведений о водителе транспортного средства: обязательными для указания в путевом листе стали СНИЛС, а также серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения (Приказ Минтранса России от 5 мая 2023 г. № 159).

Цель указанных поправок – возможность отражения в путевом листе информации о проведении медицинских осмотров с использованием медицинских изделий, обеспечивающих автоматизированную дистанционную передачу информации о состоянии здоровья работников и дистанционный контроль состояния их здоровья. При этом регулятор не установил особых правил указания соответствующих реквизитов для отдельных категорий перевозчиков, соответственно, такие реквизиты стали обязательными для всех юрлиц, которые должны оформлять путевой лист независимо от вида их деятельности.

Требование об оформлении путевого листа установлено положениями УАТ, который регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы РФ. Поскольку по общему правилу организации бюджетной сферы используют автотранспортные средства не в целях оказания транспортных услуг, а для собственных нужд, часто возникает вопрос — зачем же нужен путевой лист и какие реквизиты являются обязательными к заполнению при эксплуатации служебного легкового автомобиля?

На наш взгляд, ответ на этот вопрос однозначен – заполнять нужно все обязательные реквизиты.

Да, путевой лист в целях применения Закона № 402-ФЗ не является первичным учетным документом. Однако это вовсе не освобождает учреждение от обязанности оформления его по установленным правилам, пока иное прямо не будет предусмотрено регулятором.

Путевой лист – документ, оформлять который обязаны все юрлица, осуществляющие эксплуатацию транспортных средств. Наличие такой обязанности обусловлено положениями п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Дело в том, что юрлица, осуществляющие эксплуатацию транспортных средств, в числе прочего обязаны организовывать в соответствии с требованиями Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» проведение обязательных медицинских осмотров. Результатами проведения предсменных, предрейсовых, послесменных, послерейсовых медицинских осмотров являются медицинские заключения, подтверждаемые отметками, проставляемыми медицинскими работниками именно в путевых листах (п. 12 Порядка, утвержденного приказом Министерства транспорта РФ от 28.09.2022 № 390).

Состав сведений о водителе, указываемых в путевом листе, является постоянным и не зависит от особенностей эксплуатации транспортного средства конкретным юрлицом (вида перевозки). Причем состав указанных сведений не зависит и от способа формирования путевого листа: независимо от того, оформляется ли путевой лист на бумажном носителе, либо формируется в виде электронного документа, «набор» обязательных реквизитов остается прежним.

Оформление документа заключается в проставлении всех необходимых реквизитов. Их отсутствие в документе приводит к утрате его юридической значимости и юридической силы. А это означает, что в спорной ситуации путевые листы, оформленные с нарушением установленных требований, не будут приняты судом в качестве надлежащих доказательств (Постановления Двадцать первого ААС суда от 31.08.2023 № 21АП-2826/23, АС Центрального округа от 22.08.2023 № Ф10-3623/23).

Должностные лица учреждения могут оправдать недостатки в оформлении путевых листов тем, что транспортных услуг учреждение не оказывает, а потому использовать путевой лист как доказательство в суде не потребуется. Однако согласиться с такими аргументами нельзя. И вот почему.

Во-первых, автомобиль – источник повышенной опасности. Это означает, что его эксплуатация может повлечь ущерб не только имуществу учреждения, а также здоровью и даже жизни окружающих. При этом именно оформленный надлежащим образом путевой лист может иметь определяющее значение как при установлении лиц, виновных в причинении ущерба в том случае, если иск будет предъявлен собственнику транспортного средства (Определение СК по гражданским делам Шестого КСОЮ от 12.07.2023 по делу № 8Г-13899/2023), так и в том случае, если ущерб будет причинен автомобилю, принадлежащему учреждению (Постановление Двадцатого ААС от 04.05.2023 № 20АП-2079/23). Именно путевой лист является одним из документов, подтверждающих техническое состояние автомобиля и состояние водителя. Наличие надлежащим образом оформленного путевого листа, в числе прочих доказательств, позволит подтвердить или опровергнуть вину водителя в причинении ущерба в результате ДТП (Постановление Пятнадцатого ААС от 25.08.2022 № 15АП-12440/22).

Соответственно, некорректное оформление путевых листов значительно усложнит процедуру взыскания ущерба, а в отдельных случаях послужит принципиальным препятствием для установления виновных лиц. Иными словами недостатки оформления путевых листов, как и других документов, будут указывать ревизорам на недостатки внутреннего контроля, ответственность за организацию которого несет руководитель.

Во-вторых, отсутствие в путевом листе обязательных реквизитов может стать поводом для привлечения водителя к административной ответственности по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ (Решение Московского городского суда от 09.09.2022 по делу № 7-15335/2022).

В-третьих, информация из путевого листа сопоставляется с информацией из других документов в целях подтверждения реальности сделок (Постановление Восемнадцатого ААС от 19.05.2023 № 18АП-4431/23). Сопоставление информации о фактах хозяйственной жизни в различных документах — один из инструментов внутреннего финансового контроля. Так, например, если в бухгалтерию представлен путевой лист с указанием информации о водителе, который согласно табелю учета рабочего времени находился в отпуске, работник бухгалтерской службы должен проинформировать руководителя о наличии в документах противоречивой информации. В противном случае именно бухгалтер может быть привлечен к административной ответственности за грубое нарушение правил ведения бухучета, а именно — за отражение в учете мнимых объектов.

В-четвертых, отсутствие обязательных реквизитов не позволяет признать документ подтверждающим понесенные расходы (Постановление Восемнадцатого ААС от 31.08.2022 № 18АП-8828/22). Это означает, что ревизоры могут предъявить требование о возмещении ущерба из-за необоснованно списанных ГСМ.

Что такое путевой лист, для чего он нужен и кто обязан вести путевые листы?

Путевой лист — документ, необходимый для учёта и контроля работы транспорта, а также водителя. Иными словами, это документ, подтверждающий, что транспорт передвигался, водитель работал, а ГСМ расходовались. Путевой лист может быть основным документом для расчётов за грузоперевозки.

Путевой лист нужен, чтобы организации или ИП могли учитывать расход топлива и затраты на него. На этом основании можно уменьшать налог на прибыль организаций. Многие компании начисляют зарплаты водителю на основе путевого листа. Также он нужен для учёта работы подвижного состава. Информация из путевого листа показывает данные не только о пройденном расстоянии, но и о том, кто и когда использовал транспорт.

Основные документы, регулирующие использование путевых листов:

• Федеральный закон «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»;
• Приказ Минтранса № 368 от 11.09.2020 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»;
• КоАП РФ (прописано наказание за управление ТС без путевого листа).

Перевозить багаж и пассажиров без оформления путевого листа нельзя (п.2 ст.6 Устава). За это оштрафуют на 500 рублей по ч.2 ст. 12.3 КоАП РФ.

Какие бывают путевые листы?

Ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78. В нём были даны формы путевых листов для различного вида транспорта, которые указаны ниже. Но с 1 января 2013 года эти формы необязательны: компании и ИП могут сами разрабатывать свои путевые листы, нужно лишь, чтобы в них была вся необходимая информация.

Если вы используете свои, «самодельные» путевые листы, то за основу можете взять унифицированную форму, которая есть в проставлении Госкомстата и внести в неё нужные реквизиты. Эту форму обязательно нужно утвердить в учётной политике организации.

С формами, которые были в постановлении № 78, возникает проблема. В этих формах используется слово «механик». Но нужно, чтобы было слово «Контролёр» и чтобы отметку ставил человек, на которого возложены обязанности контролёра. Это может быть и сам контролёр, и механик, и ответственный за БДД. Также необходимо, чтобы обязанности контролёра были на него возложены в уставленном порядке и он соответствовал бы требованиям к контролёру (согласно 282 приказу Минтранса от 31.07.2020).

Как этого избежать? Замените в форме слово «механик» на слово «контролёр». У Вас сразу станет наполовину меньше проблем.

В постановлении №78 были утверждены формы путевых листов для:

• легкового автомобиля;
• специального автомобиля;
• легкового такси;
• грузового автомобиля;
• грузового автомобиля (другая форма). Две разные формы используются потому, что одна предназначена для перевозок грузов по сдельным расценкам, а другая – по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя;
• автобуса;
• автобуса необщего пользования.

Кто обязан вести путевые листы?

Согласно приказу Минтранса № 368 путевой лист «оформляется на каждое транспортное средство, эксплуатируемое юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем».

Но на практике встаёт ряд вопросов, например: должны ли компании и ИП, которые используют транспорт только для себя (доставка сотрудников от остановки до работы, например), вести путевые листы? Или вести эти листы должны только компании, которые занимаются грузоперевозками и транспортировкой людей?

Ответ: в законе это прямо не сказано, но на практике выходит, что вести путевые листы лучше всем. Верховный Суд в определении от 1 сентября 2014 года № 302-КГ14-529 указал, что «компания, которая эксплуатирует авто для перевозки сотрудников и грузов… обязана… соблюдать порядок заполнения путевых листов».

Поэтому даже если вы используете транспорт только для себя, всё равно заполняйте путевые листы. Форма собственности не играет никакой роли: транспорт может быть в собственности, арендованным и т.д. — путевой лист всё равно нужен. И даже если сотрудник ездит на личном авто в интересах компании.

Обратите внимание!

Актуальные шаблоны путевых листов (легкового автомобиля, грузового автомобиля, автобуса) можно купить у нас на сайте.

Нужна ли путевка на легковой служебный автомобиль?

Путевой лист является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта. В нем содержатся такие сведения о водителе и автомобиле, как путь следования транспортного средства, порядковый номер путевого листа, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит транспортное средство.

Путевой лист оформляется в обязательном порядке при использовании автомобиля в рабочих целях. То есть если машина стоит на балансе предприятия, путевка на служебный автомобиль в обязательном порядке должна быть.

Как ездить без путевого листа на служебном автомобиле?

Все организации, в том числе индивидуальные предприниматели, использующие транспортные средства для осуществления перевозок грузов, пассажиров, багажа, обязаны иметь при себе путевые листы. Здесь хотелось бы отметить, что путевой лист обязаны оформлять даже индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе собственные транспортные средства и самостоятельно осуществляющие перевозку пассажиров или грузов.

Есть ситуации, когда нужна путевка на легковой частный автомобиль. Например, личный автомобиль работника, на котором он отправился в служебную командировку.

В заключение, стоит выделить тех водителей, которым оформлять путевые листы необязательно.

1. Когда автомобильное транспортное средство находится в собственности у физического лица, эксплуатируется им в личных целях либо может быть передано другому физическому лицу посредством оформления доверенности.
2. Когда автомобиль находится в собственности юридического лица или индивидуального предпринимателя и для него не важен учет расходов на бензин.

Данная ситуация вполне распространенная. Например:

Транспортное средство находится в собственности индивидуального предпринимателя, применяющего УСН с объектом налогообложения «доходы». В этом случае предпринимателю удобнее выдать водителю доверенность на управление транспортным средством.