Электронный документооборот когда станет обязательным

Обязательный ЭДО

ФНС планирует перевести российский бизнес на электронный документооборот. Уже к концу 2024 года 95 % счетов-фактур и 70 % накладных должны выставляться в электронном виде. Рассказываем, зачем это налоговой и бизнесу и к чему готовиться в ближайшие годы.

В этой статье:

• Станет ли ЭДО для всех компаний обязательным с 2022 года
• ФНС начала подготовку к внедрению обязательного электронного документооборота
• Зачем вводят ЭДО
• Зачем предпринимателю ЭДО и где это уже обязательно
• ЭДО в маркировке
• ЭДО в прослеживаемости
• К чему готовиться бизнесу в 2022 году
• ЭДО в Диадоке

Настройте ЭДО с контрагентами

Будьте готовы к любым нововведениям в законодательстве с Диадоком

Станет ли ЭДО для всех компаний обязательным с 2022 года

Правительство России уделяет большое внимание развитию электронного документооборота и постепенному уходу от бумаги. Существенное влияние на этот процесс оказала пандемия. С переходом многих компаний на дистанционный режим бизнесу пришлось перестраивать формат работы. В условиях удаленки ЭДО оказался единственным удобным способом продолжать общение с контрагентами, выполнять законодательные требования и достигать целевых показателей.

Пока электронный документооборот не обязательное требование для всех компаний. В 2022 году переход на ЭДО будет по-прежнему добровольным решением бизнеса. Однако уже сегодня без ЭДО не обойтись при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами, а также при сдаче определенной отчетности. Все больше процессов взаимодействия с контролирующими госорганами переводятся в цифровой вид, и эта тенденция только набирает обороты.

ФНС начала подготовку к внедрению обязательного электронного документооборота

В России основной движущей силой электронного документооборота является Федеральная налоговая служба. Именно она вводит новые правила отчетности, в том числе электронной, разрабатывает и утверждает форматы электронных документов, регулирует взаимодействие контрагентов в цифре.

В конце 2020 года ФНС представила программный документ — Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Она охватывает всю сферу ЭДО — от оценки того, как она выглядит сегодня, до целей, сроков и ожидаемых результатов.

Документ направлен на:

• повышение качества и эффективности документооборота;
• применение высокотехнологичных решений и увеличение доверия к ним;
• упрощение, облегчение и создание комфортных условий для электронного взаимодействия между государственными органами власти и хозяйствующими субъектами;
• оптимизацию нормативного правового регулирования;
• повышение доверия к цифровым технологиям.

Сегодня ЭДО в России распространен еще слабо. Чаще всего компании используют электронные счета-фактуры, но и их доля на конец 2020 года составляла лишь около 9 %. Тем не менее применение СФ становится шире благодаря нормативному регулированию. Востребованы и электронные универсальные передаточные документы. Переводу других документов в электронный вид, согласно Концепции, препятствует отсутствие утвержденных форматов, координации между контролирующими госорганами и доверия со стороны бизнеса.

С учетом этого Концепция закрепила основные направления развития ЭДО в стране. Так, есть планы по увеличению числа утвержденных форматов электронных документов. В первую очередь будут разработаны форматы для:

• договора с контрагентом, заказ-наряда, заявки на участие в торгах, оферты, акцепта;
• акта сверки взаимных расчетов;
• транспортной и расходной накладных;
• ценовой спецификации;
• заказа и его подтверждения;
• счета на оплату;
• документов, оформляемых при возврате товара;
• претензии;
• КС-2 и КС-3.

Отправляйте любые документы в электронном виде в системе ЭДО Диадок

В Концепции также сказано о внедрении электронных доверенностей, пересмотре использования электронной подписи (ЭП). Для того чтобы как можно больше предпринимателей переходили на ЭП, будут развиваться дистанционные подписи. Кроме того, запланированы создание единых технологических правил обмена документами, формирование требований по хранению электронных документов, перевод в цифру внутренних документов компаний, упрощение сдачи отчетности, уменьшение ее объемов.

Ожидаемые результаты, указанные в Концепции:

• перевод до конца 2024 года в электронную форму 95 % счетов-фактур (кроме отнесенных к гостайне) и 70 % транспортных и товарных накладных;
• увеличение общего числа электронных документов не менее чем на 20 % ежегодно, начиная с 2022 года;
• сокращение с 2023 года как минимум на 10 % ежегодно количества бумажных документов, которые требуются для налогового контроля.

Концепция будет реализовываться поэтапно. Озвученные сроки таковы: в 2021 году завершится нормативный этап — во время него подготовят и примут недостающие нормативно-правовые акты. До второго квартала 2022 года пройдет инфраструктурный этап, в ходе которого аккредитуют операторов, доработают новые форматы. Также до третьего квартала 2022 года бизнес будут стимулировать передавать все счета-фактуры в электронном виде.

Уже до конца 2023 года организации получат возможность обмениваться всеми электронными документами, необходимыми для совершения и закрытия сделки. К осени 2024 планируется наладить ЭДО с иностранными компаниями.

Если меры, указанные в Концепции, будут реализованы, бизнес сократит расходы на обработку и хранение бумажных документов, а проводимые сделки станут более прозрачными.

Зачем вводят ЭДО

Главная цель всех изменений — сделать взаимодействие «бизнес — государство» более простым. Этот процесс неотрывно связан и с оптимизацией документооборота между компаниями.

Состояние документооборота в хозяйственной деятельности отражено на схеме. Приведены данные ФНС России за 2019 год.

Переход от бумажного документооборота к электронному позволит государству решить целый ряд вопросов. В частности, развитие ЭДО приведет к следующему:

• улучшение качества налогового администрирования, госуправления в целом;
• увеличение объемов поступления налоговых сборов, страховых взносов;
• повышение прозрачности госзакупок;
• сокращение сроков проведения налоговых проверок и количества представляемых в госорганы бумажных документов;
• установление правил равной конкуренции, повышение конкурентоспособности российского бизнеса;
• ускоренное развитие цифровой экономики России;
• улучшение эффективности государственных расходов;
• анализ рисков, предупреждение нарушений законодательства РФ в налоговой сфере;
• оперативное урегулирование спорных вопросов.

Согласно данным ФНС, перевод бумажного документооборота в электронный позволит сократить объемы времени и человекочасов на обработку документов на 80 %. Кроме того, развитие ЭДО может привести к приросту ВВП на 4–5 %.

Используйте возможности ЭДО для развития бизнеса

Зачем предпринимателю ЭДО и где это уже обязательно

Все больше компаний и индивидуальных предпринимателей переходят на электронный документооборот. Цифры говорят сами за себя: в 2020 году только пользователи Контур.Диадока отправили 237 млн документов — на 31 % больше, чем годом ранее. Бизнес делает выбор в пользу цифры благодаря возможностям, которые открывает ЭДО.

С электронным документооборотом компании:

• снижают непроизводственные расходы на бумагу, печать, канцелярию, курьерские и почтовые услуги;
• убыстряют согласования, подписания, ведь документ попадает к нужному сотруднику за несколько кликов;
• повышают контроль за исполнением документов, поскольку статус каждого файла отражен в системе ЭДО, а действия с ним занесены в протокол;
• настраивают продуманные маршруты движения документов;
• освобождают сотрудников от рутинных задач, при этом улучшая дисциплину и производительность;
• ускоряют исполнение договоров и получение оплаты;
• уменьшают риски получения штрафов и пеней за счет своевременной доставки и получения документов;
• без затруднений участвуют в госзакупках;
• повышают актуальность учетных данных и скорость их обновления;
• имеют круглосуточный, беспрепятственный доступ к файлам в электронном архиве;
• защищают конфиденциальность информации благодаря шифрованию при передаче данных и разграничению прав доступа к файлам;
• снижают риск человеческого фактора;
• упрощают взаимодействие с контролирующими госорганами.

Эти преимущества помогают бизнесу экономить и разгружать работу бухгалтерских и других отделов, повышать лояльность клиентов и интерес поставщиков. Контрагенты ценят партнеров, которые присылают документы без ошибок и вовремя.

Все чаще ЭДО применяется в сфере B2G, поскольку с каждым годом все больше ведомств готово принимать от бизнеса электронные документы. Ускоряет внедрение ЭДО и госрегулирование в разных сферах. В цифровую форму уже переведены книги государственной регистрации актов гражданского состояния. В принятом в 2020 году законе о едином реестре населения объединены функции администрирования страховых сборов.

С каждым годом все больше видов отчетности сдаются только в электронном виде. Так, в 2021 году в таком формате уже направляются:

• годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность;
• налоговая отчетность, если в компании работает более 100 человек;
• декларации по НДС;
• формы 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и расчет по страховым взносам (исключение — если в отчетном периоде выплаты начислялись менее чем 10 работникам);
• формы 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, СЗВ-ТД сдаются в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования, если в компании 25 и более человек.

Также с 1 апреля 2021 года участники государственных торгов обязаны обмениваться документами в электронном виде. Кроме того, ЭДО становится обязательным и в некоторых сферах. Рассмотрим этот момент подробнее.

С Диадоком выполнять законодательные требования легче и быстрее — широкие возможности помогут автоматизировать многие процессы обмена документами с бизнес-партнерами

ЭДО в маркировке

Электронный документооборот — неотъемлемая часть системы маркировки. Эта система позволяет государству контролировать оборот товаров, в кратчайшие сроки получая и обрабатывая данные о товарах и их движении от производителя до потребителя.

Маркировка охватывает значительную часть массовых товаров — молочную продукцию, упакованную воду, лекарства, табак, товары легкой промышленности, обувь, шубы, духи и туалетную воду, шины и покрышки, фотоаппараты и лампы-вспышки. Перечень постепенно расширяется.

Для работы с товарами, подлежащими маркировке, электронный документооборот необходим по закону. Именно ЭДО применяется в национальной системе маркировки и прослеживания Честный ЗНАК, поэтому участники оборота обязаны передавать сведения в электронном виде. С 1 января 2022 года они смогут делать это только через оператора ЭДО. Это изменение закреплено в постановлениях Правительства № 2464 от 31.12.2020 и № 64 от 28.04.2021.

Передача сведений происходит следующим образом: производитель (импортер) создает электронный универсальный передаточный документ (УПД) с кодами идентификации упаковок и конкретных товаров. При передаче продукции покупателю УПД отправляется по ЭДО, поставщики получают УПД вместе с товарами. Так же получает продукцию и магазин, сотрудники которого сканируют каждый товар и сверяют коды маркировки на упаковке со сведениями в документах.

Таким образом, система маркировки затрагивает всех участников оборота продукции. И передача сведений о переходе права собственности на товар — их обязанность.

Почему ЭДО стал обязательным для маркировки, рассказали наши эксперты на конференции DiadocDay 2022:

ЭДО в прослеживаемости

Невозможно без электронного документооборота и действие национальной системы прослеживаемости (НСП). Она была введена в России с 8 июля 2021 года для контроля над перемещением товаров, ликвидации серого импорта, повышения собираемости налогов и таможенных платежей.

В список прослеживаемых товаров попали ввозимые из-за рубежа холодильное и морозильное оборудование, тепловые насосы, стиральные машины, мониторы и проекторы, детские коляски и автокресла, промышленные и специализированные транспортные средства.

Важно отметить, что НСП коснется не только импортеров. Контроль за продукцией продолжится и на территории России, так что отчитываться обязаны все участники товарооборота, которые покупают, перепродают, передают, утилизируют, конфискуют, вывозят из страны прослеживаемые товары. При этом система налогообложения значения не имеет.

Отчетность в системе прослеживаемости осуществляется в электронном виде. Через ЭДО участники оборота:

• оформляют продажу и покупку прослеживаемого товара — выставлять счета-фактуры и УПД можно только в электронном формате;
• формируют и сдают в ФНС по месту учета ежеквартальные отчеты об операциях с товарами;
• подают в налоговую уведомления об остатках, вывозе или ввозе в страны ЕАЭС.

Отчеты об операциях и уведомления прежде нигде не применялись — это новые формы отчетности. Они утверждены письмом ФНС России от 14.04.2021 № ЕА-4-15/5042@.

Будьте готовы к переменам — подключайтесь к электронному документообороту уже сегодня

К чему готовиться бизнесу в 2022 году

В 2022 году в сфере электронного документооборота не планируется кардинальных изменений. Однако ряд нововведений напрямую коснется российских компаний, которые работают с прослеживаемыми и маркируемыми товарами.

Что изменится в маркировке для бизнеса в 2022 году?

• С 1 января участники оборота маркированных товаров обязаны передавать сведения о переходе права собственности на продукцию в Честный ЗНАК только через операторов ЭДО. Самостоятельно — напрямую в систему, например через личный кабинет, — это можно было делать только до конца 2021 года. Требование упростит весь процесс, ведь после двустороннего подписания УПД в системе ЭДО сведения будут передаваться в систему маркировки автоматически. Это коснется импортеров, производителей, дистрибьюторов, продавцов обуви, одежды, шин, табачных изделий, парфюмерии и фототехники.
• С 1 сентября использовать ЭДО при подаче сведений в систему обязаны участники рынка молочных продуктов, а с 1 ноября — бутилированной воды.

Для таких товарных групп, подлежащих маркировке, как пиво, велосипеды и инвалидные кресла, срок перехода на обязательный ЭДО пока не определен. Однако стоит ожидать, что данные появятся в ближайшем будущем. Известно, что для других категорий товаров электронный документооборот станет обязательным с 2024 года.

Изменения ждут и бизнес, работающий с прослеживаемыми товарами. С 1 июля 2022 года за нарушения правил системы начнут действовать меры ответственности. До этого срока еще можно успеть доработать системы учета в компании, чтобы избежать санкций.

Предполагается, что штраф за непредставление в налоговую обязательных документов, опоздание со сдачей или ошибки в отчете составит 1 000 рублей за каждый документ.

Самые масштабные новшества ожидают сферу применения электронной подписи. Они поэтапно вводятся с 2021 года и затронут все организации, которые сдают электронную отчетность.

Суть новых правил:

• Ужесточились требования к удостоверяющим центрам (УЦ). Они выдают ключи и сертификаты к электронным подписям. Новые правила сократили число аккредитованных центров. УЦ СКБ Контур и «Сертум-Про» прошли аккредитацию.
• С 1 января 2022 года удостоверяющий центр ФНС, который действует в пилотном режиме с июля 2021 года, и его доверенные лица начнут бесплатную выдачу сертификатов ЭП руководителям компаний, предпринимателям, нотариусам. Физлица или уполномоченные лица организаций будут получать сертификаты в переаккредитованных коммерческих УЦ. При этом использовать такую подпись для рабочих нужд с 2023 года физлицо сможет только месте с электронной доверенностью. В 2022 году на время переходного периода это требование будет необязательным.
• Руководители финансовых организаций с 2022 года должны будут получать электронные подписи в Центробанке, а должностные лица госструктур — в Казначействе.

УЦ Контура аккредитован по новым требованиям и продолжит выдавать электронные подписи для отчетности и бизнеса

Еще одно важное изменение — с 1 января 2022 года в России начнет действовать система электронных перевозочных документов. Пока использование грузоотправителями, перевозчиками, грузополучателями электронных транспортных накладных, заказ-нарядов, сопроводительных ведомостей будет добровольным. Однако уже с 2023 года применение ЭДО может стать обязательным. Ожидается, что благодаря оцифровке перевозочных документов уже к 2024 году коммерческая скорость движения товаров вырастет вдвое.

Кроме того, в мае 2021 года правительство одобрило внесение изменений в федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Нововведения коснутся сферы ЭДО. Они регламентируют:

• ряд востребованных участниками ЭДО процедур, в частности, перевод бумажных документов в электронный вид;
• смену формата электронных документов;
• порядок хранения документов и для бизнеса, и для органов власти.

Эксперты рекомендуют подготовиться к изменениям и неизбежной цифровой трансформации документооборота заблаговременно, до того как он станет обязательным для всех. Это позволит безболезненно перестроить бизнес-процессы, обучить сотрудников, вникнуть в законодательные тонкости и избежать штрафов.

ЭДО в Диадоке

Система электронного документооборота Диадок — это сервис для обмена электронными документами с контрагентами. В Диадоке можно формировать, отправлять и получать счета-фактуры, акты, ТОРГ-12 и любые иные документы. Квалифицированная электронная подпись гарантирует им юридическую значимость, а оператор ЭДО — сохранность, безопасную передачу и конфиденциальность.

Диадок предлагает пользователям широкие возможности для автоматизации документооборота. Вы сможете снизить финансовые расходы и трудозатраты, контролировать согласование и подписание документов, исключить их утерю. Благодаря оперативной и четкой работе с документами клиенты станут лояльнее, а удобный поиск в едином архиве ускорит представление документов в контролирующие органы.

Подключиться к системе ЭДО можно разными способами — использовать веб-версию сервиса или интеграционное решение. Их несколько:

• Модуль для 1С — для встраивания Диадока в привычную учетную систему и работы в интерфейсе 1С.
• Коннектор — для интеграции Диадока с любой информационной системой и обработки больших объемов документооборота.
• API Диадока — для разработки собственного решения и внедрения требуемых функций Диадока.

Также в Диадоке можно создать маршруты согласования документов, использовать кастомные веб-формы, свои типы документов, шаблоны и теги, настроить международный электронный документооборот. Один из модулей сервиса дает возможность подписывать документ сразу трем контрагентам, другой — отправлять закрытые пакеты документов. Также Диадок позволяет автоматически передавать данные в систему маркировки, проверять регистрацию контрагентов в Честном ЗНАКе и работать с клиентами других операторов ЭДО.

Эксперты Диадока подберут оптимальный набор опций, ответят на все вопросы и помогут перейти на электронные документы.

Сделайте документооборот быстрым, прозрачным и безопасным с Диадоком

Когда ЭДО станет обязательным

С момента появления электронного документооборота (ЭДО) компании переходили на него добровольно. Однако государство с каждым годом расширяет перечень областей работы, в которых ЭДО необходим. Расскажем, обязателен или нет ЭДО в 2022 году и кто уже должен к нему подключиться.

В этой статье:

• Кто и когда обязан подключиться к ЭДО
• Как перейти на ЭДО

Переходите на ЭДО

Поможем настроить работу и отправить ваш первый документ

Кто и когда обязан подключиться к ЭДО

Федеральная налоговая служба установила, что уже до конца 2024 года электронными станут 95 % всех передаваемых в стране счетов-фактур (без отнесенных к гостайне), а также 70 % транспортных и товарных накладных.

Также обозначены рамки:

• Доля электронных документов должна ежегодно увеличиваться как минимум на 20 %.
• Объем бумажных документов, необходимых для налоговых органов, должен ежегодно уменьшаться не менее чем на 10 %.

В 2022 году переход на безбумажное делопроизводство в основном остается собственной инициативой бизнеса, который хочет сократить непроизводственные расходы и повысить эффективность работы. Но для некоторых компаний ЭДО с 2022 года — обязательное условие. Рассмотрим подробнее.

ЭДО в маркировке

Электронный документооборот все чаще используется в сфере B2G. Государство заинтересовано в том, чтобы бизнес-процессы между организациями в России были прозрачными и честными. С ЭДО неразрывно связана система маркировки товаров Честный ЗНАК (ЧЗ), которая создана для контроля за российским товарооборотом.

С 1 января 2022 года участники оборота маркированных товаров обязаны передавать в ЧЗ сведения о движении продукции — вводе в оборот, продаже, выводе из оборота — исключительно через оператора ЭДО. Данное требование закреплено в постановлениях Правительства № 2464 от 31.12.2020 и № 64 от 28.04.2021.

В системе ЭДО Диадок можно подключить сервис для автоматизации этого процесса. В таком случае сторонам достаточно будет обменяться электронными универсальными передаточными документами (УПД), которые содержат коды маркировки. При подписании сведения передаются в Честный ЗНАК автоматически. Подробно рассказываем о роли ЭДО в маркировке в статье.

Переход на ЭДО с 2022 года обязателен для маркировки следующих категорий товаров:

• обувь,
• лекарства,
• молочная, табачная продукция,
• парфюмерия,
• меховые изделия,
• фотоаппараты и вспышки,
• товары легкой промышленности,
• шины и покрышки.

С декабря 2021 года маркировка обязательна для бутилированной минеральной воды, с марта 2022 года — для прочей упакованной питьевой воды. Также в марте 2022 началась маркировка табачных стиков и смесей для кальянов без табака. Продолжается эксперимент по внедрению добровольной маркировки антисептиков, БАДов, пива, слабоалкогольных напитков, медицинских изделий, электронных сигарет. Предполагается, что к 2024 году маркировка будет нужна для всех основных потребительских товаров, которые производят в России или импортируют в нее. Поэтому сроки перехода на ЭДО ограничены.

Работайте с маркированной продукцией и обменивайтесь электронными УПД через Диадок. Сведения в Честный ЗНАК отправятся автоматически

ЭДО в прослеживаемости

С 8 июля 2021 года действует национальная система прослеживаемости (НСП). Она необходима для отслеживания товарооборота, ухода от нелегального импорта и увеличения собираемости обязательных таможенных, налоговых платежей.

Все процессы в рамках НСП проходят в электронном виде, поэтому для работы обязателен ЭДО. Участники системы оформляют продажу и покупку товара, формируют и сдают в ФНС отчеты об операциях, подают уведомления в налоговую только через систему ЭДО.

Перечень товаров, которые подлежат прослеживаемости, не менялся с момента утверждения. В списке — различное промышленное оборудование, специализированная техника, мониторы, стиральные машины, детские коляски и другое. С 1 июля 2022 года за нарушения при работе в НСП участникам товарооборота грозят административные штрафы. Они составят 1 000 рублей за каждый обязательный документ, который не был представлен в налоговую, сдан с опозданием или некорректно оформлен.

ЭДО в сфере грузоперевозок

С 2022 года перевозчики, отправители и получатели грузов могут перейти на электронные транспортные накладные. Уже утвержден их формат, порядок обмена и правила заполнения. Ожидается, что в ближайшие годы они станут обязательными.

ЭДО для сдачи отчетности

Обязательный переход на ЭДО в 2022 году потребуется и для соблюдения законодательных требований по сдаче отчетности. Такой электронный документооборот относится к сфере B2G и доступен в сервисах интернет-отчетности.

В 2022 году бухгалтерскую отчетность должны сдавать в электронном виде все компании, которые обязаны вести бухучет. Режим налогообложения и правовой статус значения не имеют. От представления отчетности освобождается только ряд организаций: государственного сектора, религиозные, связанные с государственной тайной, а также Центробанк и отчитывающиеся перед ним финансовые организации.

В электронном виде сдают и налоговую отчетность:

• по всем налогам — организации с численностью работников больше 100 человек,
• 6-НДФЛ и справки о доходах и суммах налога физлиц — с численностью работников больше 10 человек.

Расширился список компаний, которые обязаны представлять сведения о работниках в Пенсионный фонд. С 2022 года сдавать электронные СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ должен каждый работодатель с численностью от 10 человек. Также такие компании обязаны направлять в электронном виде расчеты по страховом взносам (4-ФСС) в Фонд социального страхования.

ЭДО для госзакупок и других задач

ЭДО обязателен в 2022 году для участия в госзакупках на ряде электронных торговых площадок. Это обеспечивает достоверность предоставленных данных, дает гарантию исполнения контракта.

Также с 1 января 2022 года для организаций — заказчиков товаров, работ и услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд введено электронное актирование. Обмен электронными документами между заказчиком и исполнителем осуществляется только с помощью ЕИС — Единой информационной системы в сфере госзакупок. Поставщики могут настроить ЭДО с электронными торговыми площадками (ЭТП) и получать от них оригиналы закрывающих документов в короткие сроки.

Подключитесь к ЭДО в Диадоке и будьте в курсе всех законодательных изменений

Как перейти на ЭДО

Пока точно неизвестно, когда ЭДО станет обязательным для всего бизнеса. Но для того, чтобы работать с маркируемыми или прослеживаемыми товарами, без затруднений сдавать отчетность и подготовиться к переходу на ЭДО в других областях, лучше подключиться к электронному документообороту уже сейчас.

Для перехода на безбумажное делопроизводство выполните пять шагов.

1. Выберите оператора ЭДО

Оператор ЭДО — компания, которая предоставляет услуги электронного документооборота в виде специальных сервисов, обеспечивает безопасность передачи данных и соблюдение законодательных требований. СКБ Контур входит в Реестр доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота ФНС и соответствует всем установленным требованиям.

2. Получите электронную подпись

Электронная подпись (ЭП) дает документам юридическую силу, приравнивая их к бумажным документам с собственноручной подписью. В системе ЭДО Контур.Диадок используется квалифицированная ЭП. Она обладает максимальной защитой и не требует заключения дополнительных соглашений между контрагентами.

В 2023 году порядок работы с ЭП изменится. Согласно новым требованиям, КЭП для юридического лица сможет получить только руководитель организации. Сотрудники должны будут использовать подписи физлица и машиночитаемые доверенности, которые позволят им действовать от имени организации. С 1 марта по 31 декабря 2022 года длится переходный период, во время которого сотрудники еще могут получить сертификат юридического лица и применять подписи физлица по желанию.

3. Определите способ подключения

Компания может выбрать веб-версию сервиса ЭДО или интегрировать его с учетной системой. Например, подключить модуль Диадока для 1С, который позволит работать в привычном интерфейсе.

Также сервис интегрируется с любой другой учетной системой. В Контур.Диадоке есть интеграционные решения для SAP, Oracle, MS Dynamics, Directum, Docsvision. А со специализированными учетными системами или индивидуальными разработками Диадок интегрируется с помощью полнофункционального API и коннектора.

4. Настройте работу с ЭДО внутри компании

Обязательный переход на ЭДО пока не нужен. Но на перестройку налаженных бизнес-процессов понадобится время. Так, для грамотной организации процесса на предприятии следует оформить внутренние регламенты, обучить сотрудников, внести изменения в учетную политику.

5. Перейдите на ЭДО с контрагентами

Для обмена электронными документами обе стороны должны подключиться к системе ЭДО и наладить связь. В Диадоке достаточно отправить или принять приглашение. Если у контрагента другой оператор ЭДО, воспользуйтесь автороумингом или подайте заявку для настройки роуминга.

Пользователи Диадока могут формировать, отправлять и получать счета-фактуры, УПД и УКД (универсальные корректировочные документы), накладные, акты, любые неформализованные документы без утвержденного ФНС формата. Также сервис полностью обеспечивает работу с системой Честный ЗНАК и позволяет выгружать необходимые документы для последующей сдачи отчетности в контролирующие органы.

Поможем выпустить КЭП в Удостоверяющем центре Контура и начать работу в ЭДО

Станет ли обязательным кадровый электронный документооборот

Развитие электронного документооборота в России становится всё более интенсивным. Перевод документов в электронный формат имеет ряд значительных преимуществ, поэтому цифровизация кадрового делопроизводства была лишь вопросом времени. Изменения в трудовом законодательстве позволили работодателям вести кадровую документацию в электронном виде без дублирования на бумажных носителях. Но делают ли они обязательным кадровый электронный документооборот? Почему КЭДО вообще должен быть обязательным? Как это повлияет на кадровое делопроизводство?

Рассказываем, обязателен ли кадровый электронный документооборот и почему его следует организовать уже сейчас.

Должен ли быть обязательным кадровый электронный документооборот

Цифровизация стала основным вектором развития в различных сферах хозяйствования. Это позволило бизнесу перевести немалую часть документов в электронный формат, сократив тем самым объём работы с бумажными документами. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) значительно упростил работу кадровиков. Тем не менее некоторые организации всё ещё совмещают использование документов на бумаге и в электронном формате, что нередко вызывает сложности в сортировке, обеспечении надёжности хранения и тому подобном.

Работа с электронными документами имеет немало преимущество, в числе которых:

Сокращение расходов.

В отличие от бумажного делопроизводства ЭДО не требует затрат на бумагу и печать, а отправка документов обойдётся в 5-7 раз дешевле.

Переход на обязательный электронный документооборот (ЭДО) позволяет сохранить документы в электронном архиве, доступ к которому возможен с любого устройства. Поиск по базе данных в отличие от поиска в бумажном архиве занимает всего несколько секунд.

На отправку бумажных документов уходят не только средства, но и время. С переходом на электронный документооборот скорость передачи документов станет почти мгновенной. Сэкономленное время можно запланировать на другие задачи.

Отследить документ и его статус в системе ЭДО значительно проще. Файлы с документами практически невозможно потерять, поскольку их копии регулярно сохраняются на сервере. Передача данных осуществляется по защищённым каналам, поэтому посторонние не смогут получить доступ к ним.

Теперь сотрудники не привязаны к офису и можно существенно пересмотреть политику найма.

Ситуация с кадровыми документами аналогичная, поэтому понять, почему переход на обязательный ЭДО действительно необходим, нетрудно.

Трудовым законодательством РФ предусмотрено довольно большое количество документов, связанных с работой — более 80 типов. С учётом такого множества и нередко большого срока хранения документов (например, у трудовых договоров он составляет 75 или 50 лет, в зависимости от даты заключения договора) необходимость перехода на ЭДО обретает довольно острую форму.

И не только эти факторы стали одними из основных предпосылок. На ситуацию также повлияла пандемия коронавирусного заболевания, из-за которой многие перешли на удалённую работу. Для работодателей удалёнка в условиях пандемии стала серьёзным стимулом для перехода на кадровый ЭДО.

Эксперимент по внедрению кадрового электронного документооборота

5 мая 2020 года по инициативе Минтруда РФ стартовал эксперимент по кадровому электронному документообороту. Основанием для этого стал Федеральный закон от 24 апреля 2020 года № 122-ФЗ. Участие в эксперименте позволяло любой организации полностью отказаться от документов на бумаге. Участники получали право вести всю кадровую документацию в электронном формате с возможностью заверять документы любым видом подписи, за исключением трудового договора, который разрешалось подписывать только квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью

Эксперимент по внедрению обязательного КЭДО представляет интерес для многих работодателей, поскольку в период пандемии им приходится подписывать кадровые документы с работниками дистанционно. Кроме того, это совпало с проводимой государством последовательной цифровизацией многих сфер жизни, в том числе сферы социально-трудовых отношений. Например:

• большинство госуслуг теперь можно получить в режиме онлайн;
• трудовые книжки для впервые устроившихся на работу сотрудников с 1 января 2021 года оформляются только в электронном виде;
• при проведении проверок надзорные органы всё чаще запрашивают электронные документы и т.д.

Изначально планировалось, что эксперимент будет завершён 31 марта 2021 года, однако затем его продлили до 15 ноября 2021 года. Результатом эксперимента стали изменения в трудовом законодательстве, позволяющие всем работодателям перейти на электронный кадровый документооборот на постоянной основе.

Кадровый электронный документооборот: изменения в законодательстве

29 апреля 2021 года в Госдуму на рассмотрение был внесён законопроект, дополняющий ТК РФ статьёй 22.1, которая закрепляет возможность оформления и применения кадровых документов в электронном виде без необходимости дублировать их на бумаге. Цель изменений — создание больших возможностей для удалённого трудоустройства.

Внесение поправок в Трудовой кодекс РФ позволяет гражданам устроиться на работу в другом городе и подписать трудовой договор, не посещая офис. Документы, необходимые отделу кадров, можно будет визировать дистанционно с помощью электронной подписи.

По задумке инициаторов законопроекта, для организации кадрового ЭДО будет использоваться цифровая платформа «Работа России», на которой работодатели смогут создавать и хранить кадровые документы. Подключиться к ней можно будет через портал «Госуслуги», либо через информационную систему работодателя, при условии, что она соответствует требованиям ТК РФ.

По результатам рассмотрения законопроекта, Президентом РФ Владимиром Путиным подписан Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ.

Изменения в трудовом законодательстве, позволяющие организациям перейти на электронный документооборот, вступают в силу в следующем порядке:

• для организаций, участвовавших в эксперименте, — с 16 ноября 2021 года;
• для остальных организаций — с даты публикации Федерального закона № 377-ФЗ.

Когда станет обязательным кадровый электронный документооборот

Обязательным кадровый электронный документооборот пока что не является. Требовать обязательный КЭДО от работодателей власти посчитали нецелесообразным, поскольку на момент соответствующих изменений в трудовом законодательстве многие компании всё ещё вели документы в бумажном виде. Сейчас работодатель вправе самостоятельно определиться, будет ли компания переходить на КЭДО.

Если работодатель примет решение о переходе на кадровый ЭДО, он обязан оповестить сотрудников. Для подключения сотрудника к кадровому электронному документообороту необходимо его согласие. Однако оно не потребуется от работников, которые будут впервые устраиваться на работу после 31 декабря 2021 года. Такие сотрудники будут подключены в обязательном порядке, если КЭДО организован в компании.

Кроме того, внедрение кадрового ЭДО работодателем может быть предусмотрено коллективным договором для всей организации, если подавляющая часть сотрудников согласится перейти на новую систему. Расходы на оформление электронных подписей для сотрудников работодатель обязан взять на себя.

Согласно поправкам в ст. 68 ТК РФ, приказ об устройстве на работу перестал быть обязательным документом — подтверждением наличия трудовых отношений будет служить трудовой договор.

Для подписания вышеперечисленных документов работодатель может использовать только квалифицированную электронную подпись. Работнику разрешается использовать неквалифицированную ЭП.

В бумажном виде остаются приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, а также документы о прохождении работником инструктажа по охране труда.

Кадровый электронный документооборот обязателен будет так или иначе. В рамках программы цифровой трансформации в социальной сфере, утверждённой Правительством РФ 8 ноября 2021 года, переход работодателей на электронный кадровый документооборот будет повсеместным. Ориентировочный срок введения обязательного КЭДО по прогнозам Минтруда — до 2024 года.

Будет ли кадровый ЭДО обязателен к этому моменту, пока не ясно. Однако подготовиться к обязательному переходу на КЭДО стоит уже сейчас.

Как подготовиться к обязательному кадровому ЭДО: комментарии эксперта

Что нужно, чтобы подготовиться к переходу на КЭДО? На что следует обратить внимание в первую очередь?

Чтобы начать взаимодействовать с сотрудниками по кадровым вопросам через ЭДО, необходимо обеспечить работникам доступ к электронным документам через интернет и оформить на персонал электронные подписи. В КЭДО работник становится полноправным участником документооборота с доступом к своим документам. Поэтому также потребуется внести соответствующие изменения в политику информационной безопасности компании.

Сейчас решение о переходе на электронный кадровый документооборот остаётся за работодателем. Минтруд планирует сделать КЭДО обязательным уже в 2023 году. Насколько это реально?

Законодательно пока не обозначена дата тотального перехода на КЭДО, однако Минтруд потратил достаточно усилий для создания портала «Работа в России». Уже сейчас видны тенденции для выполнения функций контроля со стороны регулятора. Обязательный кадровый ЭДО неизбежен, и у организаций пока достаточно времени для подготовки к этому событию.

«Калуга Астрал» разработала сервис, который позволит компаниям организовать электронный кадровый документооборот, выпустить цифровые подписи для сотрудников и создать все необходимые условия для быстрой и удобной дистанционной обработки документов.

Андрей Журавлёв
руководитель направления Кадровый ЭДО, Калуга Астрал

Выводы

Пока что организация кадрового ЭДО для работодателей не является обязательной мерой. Работодатель вправе самостоятельно решить, переводить ли кадровое делопроизводство в электронный вид. Однако планы правительства очевидны — КЭДО будет обязательным и это лишь вопрос времени. Поэтому перейти на кадровый электронный документооборот следует уже сейчас.

Чтобы переход на обязательный КЭДО прошёл гладко, подключите сервис Астрал iКЭДО. С его помощью вы сможете обеспечить необходимые условия для работы с электронными кадровыми документами, а также организовать массовый выпуск электронных подписей для своих сотрудников.

ЭДО в 2022 году: основные изменения и новации законодательства

Еще недавно переход на электронный документооборот казался долгим и ресурсоёмким процессом, внедрение которого откладывалось бизнесом на неопределенное время. Практика последних нескольких лет показала: ЭДО проще, удобнее и дешевле, чем бумажное делопроизводство. Эксперты РАНХиГС и ФНС России подсчитали, что в результате внедрения ЭДО компании почти в шесть раз могут сократить затраты в расчете на один документ, что в конечном итоге поможет их снизить на 3,5 трлн рублей.

Если переход на ЭДО есть в ближайших планах вашей компании, или вы уже работаете в ЭДО и следите за трендами и новациями законодательства, предлагаем разобраться, какие нормы стоит учесть в бизнес-процессах цифрового документооборота уже с начала 2022 года.

Электронная подпись и порядок ее получения в 2022 году

1 января 2022 года вступают в силу изменения в закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». Новые положения меняюют правила получения и использования электронной подписи (ЭП). Внедрение изменений будет происходить постепенно. Полностью новые положения закона вступят в силу 1 января 2023 года. До этой даты будет переходный этап, когда будут действовать новые и частично старые нормы получения и использования электронной подписи.

• С 1 июля 2021 года ФНС России начала выдавать электронные подписи руководителям коммерческих организаций и индивидуальным предпринимателям (ИП). За сертификатом ЭП юридического лица также можно обратиться к доверенным лицам ФНС России, которые могут от имени налогового органа принимать заявления на получение электронной подписи. Список таких доверенных лиц был опубликован на сайте ФНС России.
• После 1 июля 2021 года не все удостоверяющие центры (УЦ) могут выдавать электронные подписи, поскольку они не прошли аккредитацию по обновленным требованиям 63-ФЗ. УЦ наших партнеров («Такском», «Калуга Астрал», Тензор) уже получили аккредитацию в соответствии с новыми требованиями и готовы выдавать ЭП. С полным списком аккредитованных удостоверяющих центров можно ознакомиться на сайте Минцифры РФ. Сертификаты удостоверяющих центров, не получивших аккредитацию, нельзя использовать после 31 декабря 2021 года.
• С 1 января 2022 года руководители организаций и индивидуальные предприниматели (ИП) смогут получить сертификат электронной подписи только в удостоверяющем центре ФНС России. Сертификаты на руководителей, полученные до 31 декабря 2021 в коммерческих УЦ, аккредитованных по новым правилам, можно использовать до истечения срока их действия, но не позднее 31 декабря 2022.
• С 1 января 2022 года сотрудникам понадобятся собственные электронные подписи (сертификат физического лица) и электронные доверенности (машиночитаемые доверенности, подтверждающие их полномочия). Получить подпись сотрудники смогут в аккредитованных УЦ. В октябре 2021 года стало известно, что в 2022 году для этого изменения планируется переходный период также с 1 января до 31 декабря 2022 года. Законопроект о введении переходного периода 9 декабря рекомендован к принятию во 2 чтении. Следите за новостями законодательства!

Использование машиночитаемой доверенности в ЭДО

Как было упомянуто выше, с января 2022 года сотрудники (представители) организаций и ИП должны подписывать документы сертификатом физического лица и прилагать машиночитаемую доверенность (МЧД). Более подробно читайте в п. 14 ст. 1 Закона № 476-ФЗ от 27.12.2019.

(В настоящее время сотрудники организаций используют сертификаты юридических лиц, то есть сертификаты, в которых в качестве владельца указано юридическое лицо, а также физическое лицо, действующее от имени организации по доверенности. Таким образом, право действовать от имени организации подтверждается уже самим сертификатом).

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ с цифровой подписью руководителя компании или ИП. Такая доверенность нужна, чтобы подтвердить полномочия физического лица, когда он действует от имени работодателя.

Передача МЧД контрагенту согласно закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» с учетом изменений, принятых законом № 476-ФЗ предполагает несколько вариантов:

• в пакете с электронным документом, подписанным по МЧД,
• в соответствии с требованиями нормативных правовых актов ФОИВ (B2G),
• по соглашению при взаимодействии юридических лиц и ИП между собой (B2B).

(Порядок предоставления МЧД от организаций, ИП и порядок хранения, использования и отмены МЧД должны быть приняты Постановлениями Правительства РФ. Следите за новостями законодательства!)

Поддержка МЧД в информационных системах участников рынка ЭДО разработана на базе блокчейн-технологии и протестирована в рамках пилотного проекта ФНС России, который стартовал в августе 2021 года. Участниками пилота стали 9 операторов ЭДО, 6 банков, 2 ФОИВ и фирма «1С». Наиболее часто электронную подпись используют для документооборота между хозяйствующими субъектами (B2B) и с контролирующими органами (B2G). В рамках пилота ФНС проверена работа с МЧД в обоих видах взаимодействия. Поэтому если ваш оператор – участник пилота, или вы – пользователь программ 1С, ваше ПО будет готово к работе с МЧД до вступления в силу новых правил с 1 марта 2022.

Итоги эксперимента должны быть подведены до конца года и оформлены в виде доклада в Правительство с предложениями по нормативному и организационному обеспечению технологии.

Оборот маркированных товаров только через ЭДО

До конца 2021 года участники оборота маркированной продукции (импортеры, производители, дистрибьюторы, продавцы) передают сведения о движении товаров через систему Честный Знак или посредством бесплатной программы «ЭДО.Лайт». А с 1 января 2022 года станет обязательным предоставление информации в систему «Честный ЗНАК» исключительно через операторов электронного документооборота, с использованием предлагаемых ими ЭДО-сервисов.

Новые правила коснутся импортёров, производителей, дистрибьюторов и продавцов следующих маркированных товаров: табачные изделия; обувь; одежда и текстиль; автошины; парфюмерия; фототехника.

Данное Требование закреплено в Постановлениях Правительства № 2464 от 31.12.2020 и № 64 от 28.04.2021.

Передавать прямые сообщения можно будет, только если маркированный товар выводится из оборота. Покупатели маркированных товаров не обязаны работать с ЭДО и регистрироваться в Честном ЗНАКе. Поэтому при продаже конечному потребителю продавец сможет по-прежнему подавать прямое сообщение об отгрузке с выводом из оборота.

С 1 ноября 2022 года Постановление Правительства № 841 от 31.05.2021 предписывает игрокам рынка упакованной воды вести объёмно-сортовой учёт, использовать ЭДО и направлять сведения в «Честный ЗНАК» через операторов электронного документооборота. Обязательная маркировка пива и слабоалкогольных напитков для продажи конечному потребителю может начаться уже с 1 декабря 2022 года, следует из проекта постановления правительства, который подготовил Минпромторг.

[Для автоматизации работы и передачи контрагентам любых документов с кодами маркировки подойдут сервисы платформы TerraLink xDE, которая осуществляет передачу цифрового кода маркировки в УПД через операторов ЭДО, подключенных к платформе]

Перевод транспортных документов в электронный вид

С 2022 года, согласно вступающему в силу Федеральному Закону № 336-ФЗ от 02.07.2021, участники автомобильных грузоперевозок смогут формировать перевозочные документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Речь про транспортные накладные, заказ-наряды, сопроводительные ведомости и иные перевозочные документы, электронные форматы которых уже разработаны ФНС России, и которые будут плавно внедряться в бизнес-процессы компаний с 1 января 2022 года (формат ЭТрН утвержден Постановлением Правительства от 30.11.2021 № 2116). Соответственно, всем предприятиям, которые имеют отношение к перевозке грузов — грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, стоит подумать о переводе на ЭДО своих логистических процессов.

Оператором системы определён Минтранс России, на этапе разработки находится ГИС электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). С учётом накопленной практики добровольного применения ЭТрН, Минтранс планирует подготовить предложения по закреплению обязанностей их использования, но уже с 2023 года. Если в 2022 году начнется плавное внедрение ЭТрН (с 1 января интеграция с ГИС ЭПД и аккредитация операторов ЭДО, с 1 марта переход к обмену транспортными документами в ЭДО) в логистические процессы компаний, то с 2023 года это станет уже обязательной нормой. Таким образом, у участников перевозочного процесса будет возможность поэтапного перехода к цифровому документообороту.

Сейчас в России сформировано несколько рабочих групп, объединяющих участников по различным признакам: вокруг бизнес-сообщества, операторов ЭДО и перевозчиков. Все они взаимодействуют с государственными ведомствами, передавая им мнения, пожелания и проблемы, возникающие при внедрении электронной транспортной накладной. Представители государственных органов анализируют обратную связь и пытаются сформировать корректные бизнес-процессы.

[Мнение нашего эксперта: согласно нашему недавнему опросу, большинство компаний считает, что сроки введения обязательных требований будут отложены, но мы советуем переходить на электронный обмен данными при заказах и отгрузках заранее, чтобы встретить изменения во всеоружии. Это позволит своевременно научиться взаимодействовать с партнёрами и операторами ЭДО, а также навести порядок со своими базами данных. С нашим партнером-оператором Docrobot мы подготовили рекомендации по переходу на ЭТрН. Смотреть видео]

И другие новации

В следующем году операторы электронного документооборота должны будут, помимо прочего, обеспечивать круглосуточную техподдержку пользователей. При этом время ожидания ответа по телефону не должно превышать 10 минут, а по электронной почте — 2-х часов. Новые требования утверждены приказом ФНС от 08.06.21 № ЕД-7-26/546@. Документ вступит в силу с 1 марта 2022 года. С этой же даты утратит силу приказ ФНС от 04.03.14 № ММВ-7-6/76@, которым установлены действующие требования.

Еще одним приказом ФНС от 29 октября 2021 г. № ЕД-7-26/936@ с 1 марта 2022 года налоговая служба вводит новый Реестр операторов электронного документооборота. Операторы, которые сейчас уже включены в перечень ФНС, будут переведены в новый реестр автоматически, но на срок не более 90 дней. Следующим шагом операторам придется в заявительном порядке обратиться в ФНС и подтвердить, что они соответствуют всем установленным требованиям.

Кадровый электронный документооборот с 1 января 2022 года описан и регламентирован в новых статьях ТК РФ: 22.1-22.3 (согласно Федеральному закону от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ). Но решение о переходе на электронный кадровый документооборот пока остаётся за компанией-работодателем. Если работодатель принимает решение о переходе на кадровый ЭДО, он обязан оповестить сотрудников. Для подключения сотрудника к кадровому электронному документообороту необходимо его согласие. Однако оно не потребуется от работников, которые будут впервые устраиваться на работу после 31 декабря 2021 года. Такие сотрудники будут подключены в обязательном порядке, если КЭДО организован в компании. Кроме того, внедрение кадрового ЭДО работодателем может быть предусмотрено коллективным договором для всей организации, если подавляющая часть сотрудников согласится перейти на новую систему.

Минтруд планирует сделать КЭДО обязательным уже в 2023 году. По задумке инициаторов законопроекта, для организации кадрового ЭДО будет использоваться цифровая платформа «Работа России», на которой работодатели смогут создавать и хранить кадровые документы. Подключиться к ней можно будет через портал «Госуслуги», либо через информационную систему работодателя, при условии, что она соответствует требованиям ТК РФ.

Изменения в трудовом законодательстве, позволяющие организациям перейти на электронный кадровый документооборот, вступают в силу в следующем порядке:

• для организаций, участвовавших в эксперименте, — с 16 ноября 2021 года;
• для остальных организаций — с даты публикации Федерального закона № 377-ФЗ.

Оставаться в курсе последних изменений законодательства и организовать актуальный электронный документооборот поможет команда TerraLink xDE. Запланируйте и запишись на персональную демонстрацию решения, чтобы обсудить текущие задачи..