Как сделать авансовый отчет по чекам

Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения

Авансовый отчёт — это документ, который подтверждает использование аванса для выполнения определённого служебного поручения или хозяйственных нужд подотчётными лицами.

Подотчётные лица — это сотрудники, которые могут получать деньги организации с целью оплаты расходов, непосредственно связанных с деятельностью этой организации. В бухгалтерии обычно имеется приказ со списком лиц, которые могут брать деньги на хозяйственные расходы под отчёт.

В авансовом отчёте обязательно указывается полученная подотчётным лицом сумма и фактический расход. Отчёт подкрепляется документы, подтверждающими расходы. Остаток подотчётные лица возвращают, а в случае невозврата эта сумма удерживается из зарплаты.

Четыре правила оформления

Существуют четыре основных правила, которым должны следовать бухгалтеры при оформлении авансовых отчётов:

Форму отчёта устанавливает компания. Руководитель должен утвердить оригинальную форму отчёта приказом. Однако, за основу берётся унифицированная форма N АО-1 «Авансовый отчёт».

Обязательные реквизиты, которые должны быть в документе, указаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

Используя онлайн-сервис для организации электронного документооборота можно упростить составление и оформление отчётов.

Заполнение авансового отчёта

Авансовый отчёт заполняется в единичном экземпляре. В заполнении участвуют как и бухгалтерия, так и подотчётное лицо. Порядок ведения и заполнения авансовых отчётов описан в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

Подотчётное лицо

Последовательность действий при заполнении авансового отчёта подотчётным лицом:

1. Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер.
2. Сотрудник заполняет графу «Назначение аванса». В ней должна быть указана категория расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы и т.д.
3. На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 записывает суммы затрат.

Подтвердить расходы могут:

• кассовые и товарные чеки;
• электронные чеки;
• товарные накладные;
• приходные кассовые ордера;
• транспортные документы (проездные билеты, талоны).

Все документы, которые подтверждают расходы должны быть приложены к отчёту, чтобы фирма смогла принять расходы к вычету НДС.

Бухгалтер

После того как бухгалтер получит документ от подотчётного лица, он должен выполнить следующий алгоритм действий:

1. Присвоить номер отчёту и проставить дату приёма документа.
2. Заполнить отрывную расписку о принятии отчёта к проверке, содержащую ФИО подотчётного лица, реквизиты авансового отчёта, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдаёт подотчётному лицу.
3. Заполнить таблицу отчёта следующими данными:

• сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
• сведения о сумме текущего аванса;
• общая сумма полученных и израсходованных денег;
• сумма остатка либо перерасхода;
• информация о бухгалтерских счетах, где отражается подотчёт.

После этого документ утверждает руководитель и заполняет оставшиеся графы вверху лицевой стороны.

Только правильно заполненный авансовый отчёт позволяет учитывать потраченные деньги в расходах и, соответственно, в налоговом учёте. Чтобы всё шло по плану, можно выдать подотчётным сотрудникам памятки и чек-листы. В них нужно напечатать инструкцию по заполнению отчёта и список подтверждающих документов.

Как сделать авансовый отчет в 1С быстро и без ручного ввода

Даже в самой маленькой организации, у которой нет командировок, сотрудникам все равно выдают деньги под отчет, чтобы что-то купить: материалы, если компания делает ремонт своими силами или канцтовары в офис, или бензин водителю. А значит, бухгалтеру придется заполнять и отражать в учетной программе такой документ как авансовый отчет. Дело это трудоемкое, особенно если компания приобрела ТМЦ и к отчету прилагаются чеки на много позиций. Их можно вносить руками, как раньше, или автоматизировать. Рассмотрим оба варианта.

Инструкция для 1С: вводим авансовый отчет руками

Авансовый отчет отражает то, как подотчетное лицо потратило деньги, которые ему выдала организация. В 1С документ находится в разделе Банк и касса — Касса — Авансовые отчеты.

Некоторые бухгалтеры говорят: «Да что там его заполнять, там все автоматизировано!» Но это не совсем верно. Автоматически программа проставляет название организации, если у нас только одна компания и присваивает номер.

Дату она ставит текущую, ее нужно изменить. Какой датой проводить в 1С авансовый отчет по чекам, зависит от цели выдачи подотчетных средств: если это командировки, то сотрудник должен отчитаться в течение трех дней после возвращения, если авансовый по ТМЦ или оплата услуги, то период должен обозначаться в ЛНА компании.

Дальше выбираем подотчетное лицо, на имя которого делаем документ. В поле Склад выбираем нужный только тогда, когда этим отчетом будем приходовать товары или возвратную тару, во всех других случаях можно не заполнять.

Переходим в табличную часть.

Закладка Авансы должна быть всегда заполнена. На ней по кнопке «Добавить» выбираем расходный документ, которым оформляли выдачу денег сотруднику. Программа из него сама подтянет сумму и валюту. А вот в поле Назначение информацию снова нужно вписывать руками, на какие цели выдавались деньги.

В последних двух полях нужно указать, сколько приложений будет у авансового отчета и на скольких листах. Бухгалтер должен посчитать все чеки и другие документы и правильно отразить в программе, чтобы потом у налоговой инспекции не возникло претензий.

Следующую закладку мы выбираем в зависимости от того, куда расходовались деньги.

Закладки Товары и Возвратная тара используем, чтобы отразить приобретенные товарно-материальные ценности, при этом не нужно создавать дополнительные документы, например «Поступление товаров», все ТМЦ оприходуются авансовым отчетом.

По кнопке «Добавить» активируется новая строка, куда вы вносите наименование и реквизиты расходного документа. Далее выбираете из справочника Номенклатура позицию товара, а если ее нет, то придется создать и заполнить карточку.

Проставляете наименование поставщика. Если он новый, его карточку тоже нужно создать и заполнить вручную. Дальше — количество и цену. Программа вам немного поможет и посчитает НДС и общую сумму.

Если сотрудник-подотчетник принес помимо кассового чека еще счет-фактуру, то в авансовом отчете нужно отметить галочкой наличие этого документа и указать ее реквизиты. Не следует забывать, что счет-фактуру нужно выписывать на имя вашей организации, а не на физическое лицо. Только в этом случае потраченные суммы можно учесть в расходах.

В следующей колонке указываете счета учета: 19.03 для НДС, и соответствующий счет учета ТМЦ, в зависимости от того, какие материальные ценности мы приходуем.

Если сотрудник заплатил за ТМЦ, но они фактически еще не доехали до компании, то вкладку Товары оставляем пустой. Когда приедут, их нужно будет оприходовать документом «Поступление», а сумму расхода в авансовом отчете указать на вкладке Оплата.

Эта вкладка используется, когда происходит сделка между компаниями и подотчетное лицо выступает посредником, который передает деньги. Счета учета в этом случае следует указать другие: Д 60.02 К 71.01.

Последняя закладка Прочие используется, чтобы отразить приобретение работ и услуг, а также командировочные расходы.

Казалось бы, не так много заполнять, но все равно приходится тратить время, особенно на авансовые отчеты с товарными позициями.

Какие чеки принимать к учету

Когда компания выдает сотруднику деньги под отчет, тот должен доказать, что потратил их по назначению. Он прикладывает к авансовому отчету подтверждающие документы, накладные или акты, или чаще всего кассовые чеки.

Если работник покупает что-то как физлицо, на свое имя, то для подтверждения расходов ему не нужно предоставлять дополнительные документы. Достаточно чека, в котором указаны все обязательные реквизиты:

• список товаров или услуг;
• цена, количество и сумма с выделенным НДС, если компания на ОСНО;
• дата и время;
• ИНН поставщика и система налогообложения;
• и главное, QR код.

Полный список реквизитов есть в п.1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ и в Приказе ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@.

Налоговые инспекторы постоянно напоминают, что, если в чеке нет обязательных реквизитов, то подтвердить расходы невозможно, например, нельзя принять к учету чек без QR кода. Поэтому сотрудникам стоит внимательно проверять, что им выдали именно кассовый чек с QR кодом, а не слип с терминала эквайринга.

Иногда работники могут приносить чеки, в подлинности которых возникает сомнение.

По закону бухгалтер не обязан проверять, настоящие ли это документы или нет, но если что-то кажется подозрительным, можно пробить чек по данным ФНС или на сайте ОФД.

Когда вдруг по какой-то причине сотруднику нужен оригинал чека, он может оставить его у себя, а в бухгалтерию передать копию или скан. Главное, чтобы хорошо было видно все реквизиты.

Сейчас все больше компаний переходит на электронные чеки. Такие чеки тоже можно принять, их приравняли к бумажным и ими можно подтвердить расходы (п. 4 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ, Письмо ФНС от 08.04.2022 № АБ-4-20/4292@. Бумажную копию можно не распечатывать.

У ФНС России есть мобильное приложение «Проверка чеков», если электронный чек там можно найти, значит он служит для подтверждения расходов.

Как внести чеки в 1С автоматически и упростить работу

Чтобы облегчить работу бухгалтеру можно использовать автоматизацию для 1С, сканирование чеков. Такую услугу предоставляет компания Entera.

Даже если под рукой не окажется сканера — не проблема, достаточно камеры мобильного телефона. Нужно авторизоваться на платформе и считать QR код, данные автоматически подтянутся из базы ФНС.

Если вдруг в смартфоне нет приложения для работы с QR, все равно можно воспользоваться сервисом Entera. В этом случае просто сфотографируйте чек и отправьте на специальную почту, а робот переправит вашу информацию на распознавание, или через браузер зайдите в свой личный кабинет и загрузите фотографии из галереи телефона.

Часто чеки доходят до бухгалтерии не в лучшем виде: грязные, помятые, порванные или выгоревшие на солнце, и считать с них информацию бывает трудно. Сервис Entera способен справиться и с такими, причем он распознает информацию с точностью 98%, но лучше не доводить подтверждающие документы до такого состояния. Можно не заставлять сотрудников собирать бумажные чеки, подотчетники могут сразу сканировать или фотографировать их и отправлять на распознавание.

Информация никуда не исчезнет, сканы всех документов хранятся в электронном архиве, куда попадают автоматически. Благодаря умному поиску легко найти любой документ за пару кликов.

А сами данные из чеков будут дожидаться бухгалтера на платформе Entera, ему останется только отметить галочками нужные, нажать кнопку «Создать документ» и в 1С авансовый отчет по чекам сформируется автоматически. Все номенклатурные позиции сами подтянутся из справочника или создадутся новые. И ничего вручную вводить не надо!

Хотите попробовать сервис бесплатно? Звоните нам на 8 (800) 550-46-62 или оставляйте заявку на сайте!

Как правильно сделать документ «Авансовый отчет» в 1С

Документ «Авансовый отчет», находится в панели разделов «Банк и касса/Касса – Авансовый отчет».

В шапке документа необходимо заполнить следующие реквизиты:

• Номер. Номер авансового отчета;
• Дата. Дата формирования авансового отчета;
• Организация. Учреждение, по которому формируется отчет;
• Счет расчетов. Счет бюджетного плана счетов, предназначенный для ведения учета расчетов с подотчетными лицами. В качестве счета расчетов с подотчетными лицами используется счет 1261;
• Физическое лицо. Подотчетное лицо, предоставившее авансовый отчет;
• Назначение. Целевое назначение аванса (например, командировочные или хозяйственные расходы).

Закладка «Авансы» предназначена для того, чтобы отразить все расходные документы, по которым подотчетное лицо получало денежные средства. При заполнении закладки указываются:

• Расходный кассовый ордер. Расходный кассовый документ, по которому подотчетному лицу были выданы денежные средства;
• Счет к оплате. Расходный банковский документ, в соответствии с которым на карт-счет или лицевой счет подотчетного лица перечислялись денежные средства;
• Сумма. Общая сумма счета к оплате или расходного кассового ордера;
• Выдано. Сумма счета к оплате или расходного кассового ордера, предназначенная подотчетному лицу, выбранному в шапке документа. Наличие реквизита «Выдано» связано с тем, что по одному и тому же расходному ордеру или счету к оплате денежные средства могло получать несколько подотчетных лиц;
• Израсходовано. Часть суммы, израсходованная подотчетным лицом.

Как правило, подотчетные суммы могут быть использованы не только на командировочные расходы, но и на приобретение различных товарно-материальных запасов, а также активов и малоценных быстроизнашивающихся предметов. Приобретение ТМЗ и МБП необходимо отразить на закладке «ТМЗ», заполнив следующие реквизиты:

• Номенклатура. Наименование товарно-материальных запасов или малоценных быстроизнашивающихся предметов;
• Количество. Количество приобретенных ТМЗ;
• Цена. Цена приобретенных ТМЗ;
• Сумма. Сумма, на которую были приобретены ТМЗ;
• Поставщик. Контрагент, у которого были приобретены товарно-материальные запасы;
• Наименование документа. Наименование документа, являющегося основанием для оприходования товарно-материальных ценностей и приложенного к авансовому отчету;
• Номер документа. Номер документа-основания;
• Дата документа. Дата документа основания;
• Источник финансирования. Источник, за счет которого было сделано приобретение. В качестве источника финансирования могут быть выбраны бюджетные средства, средства, полученные от реализации товаров, работ, услуг, благотворительные средств и т.д.;
• Программа. Бюджетная программа (статья функциональной классификации расходов бюджета). Этот реквизит становится доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Бюджетные средства»;
• Код платных услуг. Код товаров, работ, услуг. Этот реквизит становится доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Средства, полученные от реализации товаров, работ, услуг»;
• Специфика. Бюджетная специфика (статья экономической классификации расходов);
• Статья затрат. Вид расходов, представляющий собой более мелкую детализацию бюджетных специфик. Заполнение данного реквизита необходимо для корректного заполнения аналитики счета расходов при проведении документа;
• Движение фонда. Вид движения товарно-материальных запасов или малоценных быстроизнашивающихся предметов. Корректное заполнение этого реквизита необходимо для формирования отчета по форме 6 «Отчет о движении материальных ценностей», являющегося одним из основных финансовых отчетов в государственных учреждениях.

В случае приобретения основных средств и нематериальных активов используется закладка «Активы», которая содержит те же реквизиты, что и закладка «ТМЗ», за исключением того, что вместо реквизита «Номенклатура» используется реквизит «Актив», значение которого выбирается из справочника «Основные средства и нематериальные активы». Реквизит «Движение фонда» также является обязательным для заполнения, поскольку он используется в форме 5 «Отчет о движении активов», являющейся одним из важных финансовых отчетов.

В случае, если подотчетное лицо предоставляет авансовый отчет по командировочным расходам или по оплате услуг сторонней организации, необходимо использовать закладку «Прочее». Помимо реквизитов, перечисленных на закладке «ТМЗ», она имеет следующие дополнительные реквизиты:

• Вид задолженности. Вид задолженности подотчетного лица, конкретизирующий, какие именно расходы имели место (например, суточные, расходы на проезд, оплата поставщику и т.д.);
• Счет затрат. Реквизит, аналогичный счету расхода на закладках «Активы» и «ТМЗ», использующийся для отнесения суммы авансового отчета на фактические расходы;
• Вид субконто 1, 2, 3. Виды аналитики счета затрат;
• Субконто 1, 2, 3. Значения аналитики счета затрат.

При проведении авансового отчета формируется проводка в кредит счета расчетов с подотчетными лицами. В случае приобретения ТМЗ и ОС формируются движения в регистр накопления «Движение активов и ТМЗ», на основании которого формируются финансовые отчеты по форме 5 «Отчет о движении активов» и 6 «Отчет о движении материальных ценностей».

Авансовый отчет — как заполнить в 1С: Бухгалтерии предприятия 8

Практически каждый бухгалтер регулярно сталкивается с оформлением авансового отчёта. Для кого-то такая операция превратилась в привычную и рутинную процедуру, однако есть и те, у кого она вызывает определённые сложности. Что такое авансовый отчёт в 1С и как правильно его заполнять?

Что такое авансовый отчёт 1 С

Авансовый отчёт 1С – это один из самых распространённых документов, которые оформляются на предприятии. Он показывает и объясняет, куда были потрачены денежные средства компании, выданные сотрудникам. В программе они заведены как подотчётные лица. Список ответственных работников, которые относятся к подотчётным лицам, авансовая сумма и сроки предоставления отчёта определяет руководить организации.

Подотчётные суммы, выданные сотрудникам, важно расходовать по целевому назначению. Это изначально прописывается при выдаче денежных средств, которые не могут передаваться от одного подотчётного лица к другому.

Как правило, аванс выдаётся для:

• покупки товаров, материалов;
• приобретения возвратной тары;
• расчёта с поставщиками;
• компенсации командировочных расходов.

Все операции будут отображены в соответствующих вкладках.

Правила заполнения авансового отчёта

Все сотрудники, которые получили авансовые средства, должны предоставить отчёт по израсходованным деньгам до истечения установленного срока. Первичные документы, оформленные надлежащим способом, приносятся в бухгалтерский отдел. Все средства, которые не были израсходованными, возвращаются в кассу или на расчётный счёт компании. Если возник перерасход, его погашает организация.

Правила заполнения авансового отчёта:

• выдавать денежные средства под отчёт можно только лицам, с которыми компания заключила трудовой договор;
• список таких работников утверждается исключительно руководителем отдельным приказом;
• в приказе указывается срок, по истечению которого подотчётный сотрудник должен отчитаться перед бухгалтерским отделом. Если он уезжает в командировку, то срок автоматически продлевают до его возвращения.

Поэтому важно знать, как правильно вести авансовые отчёты.

Как оформить авансовый отчёт по чекам

Отчёт, который расписывает израсходованные суммы по чекам, относится к первичным учётным документам. Организация самостоятельно разрабатывает и утверждает их форму с соблюдением требований, которые указаны в законодательстве (ст. 10 Закона №57-3 О бухгалтерском учёте и отчётности в Республике Беларусь). За основу допустимо брать типовую форму, которая должна содержать следующие данные:

• информацию о подотчётном лице;
• размер выданной суммы;
• информацию об авансе, который выдавался ранее;
• на какую цель были выданы средства;
• пометки, которые делает бухгалтер.

Вышеперечисленные сведенья указываются на лицевой стороне документа. Она может заполняться как сотрудником, так и специалистом из бухгалтерского отдела. Обратная сторона заполняется сотрудником. Здесь указываются под номерами подтверждающие документы, а также их реквизиты вместе с израсходованными суммами. Они подаются вместе с отчётом. Все данные, внесённые в него, необходимо тщательно проверить. Своевременно не выявленные ошибки могут дорого обойтись работодателю, так как он может быть оштрафован со стороны налоговой службы.

Как сделать отчёт по чекам в 1С? Для этого нужно зайти в раздел «Банк и касса», выбрать «Авансовые отчёты». Откроется окно, которое будет состоять из следующих вкладок:

1. «Авансы» — прописываются все документы, а также выданные сотруднику под отчёт активы, по которым он будет отчитываться.
2. «Товары» — указываются товары и поставщики, которые получили плату от подотчётного сотрудника.
3. «Оплата» — отображаются оплаты, которые были переведены поставщикам в счёт уже полученных товаров или услуг, будущих поставок.
4. «Прочее» — расписаны все остальные траты, совершённые подотчётным лицом. Сюда могут относиться: командировочные расходы, оплата за разные общехозяйственные услуги, покупка канцелярии, другое, что не относится к закладкам «Товары», «Оплата».

После занесения всех необходимых данных документ можно распечатывать и относить в бухгалтерский отдел.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Чтобы получить аванс из кассы, нужно оформить расходный кассовый ордер. Алгоритм состоит из следующих шагов:

1. Зайти в раздел «Банк и касса».
2. Выбрать в группе «Касса» пункт «Кассовые операции».
3. В виде операции указать «Выдача подотчётному лицу».
4. Внести необходимые данные в окно, которое откроется.

Выдача безналичных денежных средств

Выдача денежных средств в данном случае осуществляется с помощью безналичного расчёта. Нужная сумма переводится на занесённый в базу карточный счёт, к которому привязана банковская карта. Когда деньги зачисляются на карту, работник может беспроблемно обналичить их. В 1С:Бухгалтерия 8.3 эту операцию оформляют обычным документом, который называется «Списание с расчётного счёта»:

1. Зайти в раздел «Банк и касса».
2. В категории «Банк» выбрать «Банковские выписки».
3. Вид операции – «Перечисление подотчётному лицу».
4. Заполнить предложенную форму, обозначив ответственного сотрудника, сумму, время и другие данные.

Выдача денежных документов

К денежным документам могут относиться, например, билеты на самолёт, автобус, поезд, которые компания приобретает для передачи сотруднику, отправленного в командировку.

После покупки такой билет проводят по дебету. При передачи его работнику под отчёт бухгалтер оформляет документ под названием «Выдача денежных документов»:

1. Открыть раздел «Банк и касса».
2. В открывшемся меню выбрать категорию «Денежные документы».
3. Нажать на кнопку «Создать».
4. В предложенную форму внести все необходимые данные.
5. В закладке «Денежные документы» указать информацию о выданном билете.

Образец заполнения «Авансового отчёта»

Форму для отчётности за израсходованные средства ответственное лицо может заполнить в программном продукте 1С:Бухгалтерия 8.3. Созданный документ будет иметь название «Авансовый отчёт». Для этого выполняются такие действия:

1. Открыть раздел «Банк и касса».
2. Перейти в «Касса».
3. Выбрать «Авансовые отчёты».

В шапке формы указывается:

• От – дата, когда был составлен авансовый отчёт.
• Подотчётное лицо – физическое лицо (сотрудник), заполняющее форму.

Рассмотрим примеры заполнения авансового отчёта в 1С.

Как занести выданные ранее подотчётные суммы в авансовый отчёт

Если работник ранее получал денежные средства, то при заполнении формы вся сумма указывается на вкладке «Авансы». Она может заполняться только подбором документов, которые находятся на кнопке «Добавить».

Авансы ответственным лицам могут выдаваться:

• денежными документами, например, приобретёнными компанией билетами, талонами на бензин, другое;
• наличными, если средства были получены через кассу;
• списанными с расчётного счёта безналичными средствами и переведёнными на корпоративную карту или личный расчётный счёт подотчётного сотрудника.

Если средства не выдавались ранее, вкладка «Авансы» остаётся незаполненной. Если работник личными средствами оплачивал нужды фирмы, то все расходы компенсируются через счёт «Расчёты по прочим операциям».

Как сделать авансовый отчёт в 1С при покупке материалов и товаров

Если ответственное лицо подготовило первичный документ, подтверждающий приобретение товаров, материалов или других составляющих материально-производственного запаса (МПЗ), то все они перечисляются на вкладке «Товары».

Дополнительные документы, акты, накладные для МПЗ не нужны, если работник отчитался за них. Чтобы оприходовать на складе приобретённые материалы, товары, создаётся файл «Авансовый отчёт».

Во вкладку «Товары» вносятся наименования МПЗ, количество и сумма, которую потратили на их приобретение. Также потребуется предъявить данные о поставщике, НДС, документы, на основании которых НДС принимают к вычету.

Если подотчётный прикладывает счёт-фактуру, который выдаётся на организацию, то ставится флажок «СФ». При проведении отчётного документа в автоматическом режиме создастся файл «Счёт фактура выданный» на сумму НДС, которая ставится в соответствующей графе и может быть принята к выдаче.

Если прилагается только первичный документ, где выделен НДС, то флажок напротив «СФ» не ставится. Однако сумму необходимо указать в строке «НДС».

При проведении в 1С документа «Авансовый отчёт» такой НДС списывается в расходы, которые не учитываются при вычете налоговых платежей с прибыли.

Как проводить суточные и командировочные расходы в авансовом отчёте

Расходы, выделенные на командировку, включая суточные, прописываются во вкладке «Прочие». Сюда также вносятся данные, относящиеся к первичной документации, например: чеки, билеты, акты, счета, внутренний Приказ. Прописывается название затрат, их сумма, информация о предъявленном НДС, поставщиках, а также документы, на основании которых НДС может вычитаться.

Как провести услуги и прочие затраты в авансовом отчёте в 1С 8.3 на примере почтовых расходов

Разберём, как правильно провести в авансовом отчёте услуги и прочие затраты на примере почтовых расходов.

Ситуация: 1 сентября работник подготовил отчёт. К нему он приложил чек ККМ, который подтверждает оплату почтовых услуг на сумму 3,5 руб. Где в 1С («Авансовые отчёты») отобразить эти данные?

1. Открыть раздел «Банк и касса».
2. Перейти в «Касса».
3. Выбрать «Авансовые отчёты».
4. Перейти на вкладку «Прочее».
5. Добавить данные.

На вкладке «Прочее» вносится информация, взятая с первичного документа. Здесь также прописывается наименование затрат, потраченная сумма, предъявленный НДС, данные о поставщике, документе, который позволит провести вычет НДС. В специальной графе нужно отобразить использованные почтовые марки, которые вносились в учёт в качестве денежных документов.

Как провести оплату услуг в авансовом отчёте

Если была произведена оплата контрагентам за оказанные ими услуги, то все расходы нужно внести в авансовый отчёт. Для этого следует перейти на вкладку «Оплата». В предложенной графе прописать полное наименование контрагента и сумму, которую оплатил подотчётный работник.

Вкладку «Оплата» заполняют, когда была проведена оплата поставщику за заранее полученную или в счёт будущей услуги.