Срок хранения документов ип на усн
Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения документов ип на усн (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Хранение документов:
- Акт на уничтожение документов
- Акт об уничтожении бланков строгой отчетности
- Архив организации
- Архивная справка
- Архивная справка образец
- Показать все
- Хранение документов:
- Акт на уничтожение документов
- Акт об уничтожении бланков строгой отчетности
- Архив организации
- Архивная справка
- Архивная справка образец
- Показать все
- Индивидуальный предприниматель:
- 18210202103081013160
- 18210202140061110160
- 18210807010011000110
- 18211301020016000130
- 4-ндфл кто сдает
- Показать все
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Контроль расходов на «доходной» УСН: кому и зачем он нужен
(Мартынюк Н.А.)
(«Главная книга», 2021, N 17) Непредставление таких документов ввиду их отсутствия — основание для взыскания штрафа за грубое нарушение правил учета доходов и расходов . Ведь применение УСН с объектом «доходы» не освобождает от ведения бухучета и оформления первичных документов на каждый факт хозяйственной жизни . Штраф касается только организаций, поскольку ИП вправе не вести бухучет и на них не распространяется установленный Законом N 402-ФЗ пятилетний срок хранения первичных документов . Однако ИП должны иметь документы, требуемые от них Порядком ведения кассовых операций, и документы по операциям, по которым выступают налоговыми агентами .
Вопрос: У ИП на УСН проводится выездная налоговая проверка за 2019 — 2021 гг., запрошены документы, в частности квитанции к сумке (при инкассации). Обязан ли ИП хранить такие квитанции и в течение какого срока? Должен ли он представить их по требованию налогового органа?
(Консультация эксперта, УФНС России по Тульской обл., 2022) Ответ: Законодательно обязанность по хранению и сроки хранения данного документа прямо не предусмотрены. Вместе с тем во избежание возможных претензий со стороны контролирующих органов, в том числе привлечения за непредставление документов, необходимых для проверки, а также учитывая наличие обязанности по представлению данного документа индивидуальным предпринимателем в ходе налоговой проверки, налогоплательщику рекомендуется обеспечить хранение данного документа в течение 5-летнего срока, как и для документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, срок по хранению которых предусмотрен в ст. 23 НК РФ.
Нормативные акты
Обзор: «Сроки хранения документов: что изменится для бухгалтера»
(КонсультантПлюс, 2020) Если организация или индивидуальный предприниматель применяет УСН, книги учета доходов и расходов должны храниться всего пять лет, а не постоянно.
Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
Какие документы должен хранить ип на усн доходы
14 ноября 2023 Регистрация Войти
4 декабря 2023(1).jpg)
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
15 ноября 2023
Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Новости и аналитика Правовые консультации Малый бизнес Индивидуальный предприниматель на УСН с объектом налогообложения «доходы» отказался от ведения бухгалтерского учета, поскольку ведет учет в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения. Он приобретает деревянную тару за наличный расчет у физических и юридических лиц, потом реализует ее по безналичному расчету юридическим лицам. Может ли индивидуальный предприниматель быть привлечен к налоговой и административной ответственности за отсутствие документов, подтверждающих приобретение такого имущества у организаций?
Индивидуальный предприниматель на УСН с объектом налогообложения «доходы» отказался от ведения бухгалтерского учета, поскольку ведет учет в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения. Он приобретает деревянную тару за наличный расчет у физических и юридических лиц, потом реализует ее по безналичному расчету юридическим лицам. Может ли индивидуальный предприниматель быть привлечен к налоговой и административной ответственности за отсутствие документов, подтверждающих приобретение такого имущества у организаций?
21 февраля 2023
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Индивидуальный предприниматель, применяющий упрощенную систему налогообложения с объектом «доходы» и отказавшийся от ведения бухгалтерского учета, не может быть привлечен к налоговой и административной ответственности за отсутствие (нехранение) документов, подтверждающих величину произведенных им расходов (в частности, на приобретение имущества для дальнейшей перепродажи).
Но если такие документы есть, то в случае отказа в представлении фактически имеющихся у него документов со сведениями о проверяемом налогоплательщике-контрагенте на основании законного требования налогового органа он может быть привлечен к ответственности на основании п. 2 ст. 126 НК РФ.
Обоснование позиции:
Статья 23 НК РФ, определяя круг обязанностей налогоплательщиков (плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов), говорит о том, в частности, что налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы и их должностным лицам в случаях и в порядке, которые предусмотрены НК РФ, документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Помимо этого, налогоплательщики должны в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ.
И, соответственно, установленным обязанностям предусмотрена обязанность за их неисполнение.
Статья 120 НК РФ устанавливает ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. Под грубым нарушением правил учета подразумевается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений. Помимо налоговой, за это установлена и административная ответственность — по ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности (отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов).
Непредставление в установленный срок в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах, если такое деяние не содержит признаков налоговых правонарушений, установленных ст. 119, 129.4 и 129.6 НК РФ, а также пп. 1.1 и 1.2 ст. 126 НК РФ, влечет ответственность, предусмотренную п. 1 ст. 126 НК РФ.
В данной ситуации ИП на УСН с объектом «доходы» отказался от ведения бухгалтерского учета, поскольку в соответствии со ст. 346.24 НК РФ ведет учет в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (п. 1 ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 от 06.12.2011 N 402-ФЗ, письмо Минфина России от 26.07.2012 N 03-11-11/221).
В этом случае он в графе 5 раздела I «Доходы и расходы» Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения отражает:
- фактически осуществленные расходы, предусмотренные условиями получения выплат на содействие самозанятости безработных граждан и стимулирование создания безработными гражданами, открывшими собственное дело, дополнительных рабочих мест для трудоустройства безработных граждан за счет средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации в соответствии с программами, утверждаемыми соответствующими органами государственной власти;
- фактически осуществленные расходы за счет средств финансовой поддержки в виде субсидий, полученных в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2007 N 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации».
Такой налогоплательщик вправе также, по своему усмотрению, отражать в графе 5 иные расходы, связанные с получением доходов, налогообложение которых осуществляется в соответствии с упрощенной системой налогообложения (п. 2.5 Порядка заполнения Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения).
Чиновники уклончивы в своих комментариях.
Так, относительно обязанности хранить документы в письме Минфина России от 30.03.2012 N 03-11-11/104 сообщено, что налогоплательщики — индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, независимо от выбранного объекта налогообложения, обязаны хранить данные налогового учета и другие необходимые документы (отнеся к ним документы электронных систем документооборота между банком и клиентами, в том числе систем «клиент-банк»). А, например, в отношении патентной системы налогообложения (при которой также ведется регистр налогового учета) чиновники разъяснили: налоговый орган вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика любые необходимые для проведения проверки документы, в том числе первичные документы, подтверждающие суммы полученных доходов от реализации по видам предпринимательской деятельности за проверяемый период (письмо Минфина России от 16.12.2020 N 03-11-11/110224). В письме ФНС России от 04.04.2022 N СД-4-3/4069@ также для ПСН сначала упомянута ст. 23 НК РФ, а потом сообщено, что налоговый учет в этом случае не предусматривает фиксации расходов, понесенных ИП при осуществлении предпринимательской деятельности в рамках ПСН. Полагаем, что аналогичный подход может быть перенесен и на ИП на УСН с объектом «доходы» — такие налогоплательщики вправе не вести бухгалтерский учет, не составлять первичные документы и не хранить их, также они могут не хранить «внешние» первичные документы, если они не нужны им в хозяйственной деятельности и не используются в налоговом учете.
Подробно об этом сказано в материале: Вопрос: ИП применяет ЕНВД. В отношении контрагента данного предпринимателя проводится налоговая проверка. Налоговая инспекция запросила у предпринимателя первичные документы, касающиеся деятельности проверяемого контрагента. Документы представлены не были. Обязан ли ИП вести первичный учет, хранить первичные документы (и каков срок хранения)? Какая ответственность предусмотрена за непредставление им первичных документов в ИФНС, запрашиваемых по встречной проверке? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2015 г.)
Если резюмировать наш ответ в нем, то освобождение индивидуальных предпринимателей от ведения бухгалтерского учета предполагает в том числе их освобождение от формирования документированной информации о фактах хозяйственной жизни Также ИП обязан хранить первичные учетные документы только в случае, если он принял решение о ведении бухгалтерского учета. В ином случае у него не возникает обязанности по хранению первичных учетных документов и на основании подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (дополнительно смотрите постановление Тринадцатого ААС от 29.01.2015 N 13АП-27819/14).
Исходя из анализа положений ст. 120 НК РФ, несвоевременное или неправильное отражение хозяйственных операций и других объектов, подлежащих отражению, образует признаки налогового правонарушения только в случае, когда указанные действия (бездействие) привели к искажению отчетности налогоплательщика. Отсутствие указанных последствий свидетельствует о неправомерном привлечении налогоплательщика к налоговой ответственности (постановление Десятого ААС от 22.08.2011 N 10АП-4735/11). Таким образом, под грубыми нарушениями признаются те действия (бездействие) организации, следствием которых является неполный учет (или отсутствие такового) доходов, расходов и объектов налогообложения. При корректности существующих данных налогового учета (и ведении регистра учета) к ИП не могут быть применены меры ответственности по ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП РФ.
Но хотим обратить внимание на ст. 126 НК РФ, согласно которой непредставление в установленный срок налоговому органу сведений о налогоплательщике (плательщике страховых взносов), отказ лица представить имеющиеся у него документы, предусмотренные НК РФ, может повлечь за собой взыскание с индивидуального предпринимателя штрафа в размере десяти тысяч рублей. То есть лицо не может быть привлечено к ответственности за непредставление документов, которые у него отсутствуют. Отказ же в представлении фактически имеющихся документов со сведениями о проверяемом налогоплательщике на основании законного требования налогового органа может повлечь за собой привлечение предпринимателя к ответственности на основании п. 2 ст. 126 НК РФ при наличии его вины (ст. 106 НК РФ). Так, например, в решении АС Мурманской области от 25.04.2016 N А42-993/2016 суд поддержал налоговый орган, поскольку ИП на ПСН не представил доказательства отсутствия документов по финансово-хозяйственным взаимоотношениям с контрагентом (смотрите также постановление Шестого ААС от 14.10.2020 N 06АП-4615/20).
Подытожим. Обязательным для ИП на УСН с объектом «доходы» является хранение документов, подтверждающих получение доходов. Иные документы могут у него отсутствовать, и в таком случае к ИП не могут быть применены меры ответственности. В случае отказа в представлении фактически имеющихся у него документов со сведениями о проверяемом налогоплательщике-контрагенте ИП теоретически может быть привлечен к ответственности на основании п. 2 ст. 126 НК РФ.
Обратите внимание: выраженная позиция является нашим экспертным мнением. Примеров судебной практики с аналогичными рассматриваемым обстоятельствами оперативно нами не обнаружено.
Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (базы для исчисления страховых взносов) (ст. 120 НК РФ) (январь 2023 г.);
- Энциклопедия решений. Хранение, уничтожение и восстановление документов организаций и индивидуальных предпринимателей (январь 2023 г.).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова ОльгаОтвет прошел контроль качества
5 февраля 2023 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Документы организации: собираем и храним
За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью. Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят.
Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию всех необходимых документов или поручить эту проверки специалистам:
Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Росархива РФ от 20 декабря 2019 г. N 236, состоит он из 12 разделов и содержит 657 пунктов.
Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем вам сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.
Регистрационные документы организации и ИП
Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:
- Устав общества с ограниченной ответственностью. На сегодняшний день это единственный учредительный документ для ООО. Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
- Протокол общего собрания учредителей или решение единственного участника о создании ООО. Тут все понятно – этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
- Список участников ООО. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
- Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя (выдавалось до 2017 года).
- Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
- Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
- Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. Найти свои коды статистики вы можете и с нашей помощью. Просто распечатываете страницу с сайта с вашими кодами. Банки такой документ тоже принимают, но по желанию вы можете получить и официальный документ с печатью региональных органов статистики.
Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес
При открытии банковского счета банк потребует от клиента – организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением юридического адреса организации могут быть следующие документы (по выбору):
- Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
- Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
- Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.
Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.
Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности
Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:
- Лицензии для лицензируемых видов деятельности;
- Допуски СРО (для строительных компаний);
- Подтверждение того, что вы подали уведомление о начале деятельности (в случаях, указанных в статье 8 закона № 294-ФЗ от 26.12.08);
- Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, учреждений общепита и гостиниц);
- Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д.
Учетные и отчетные документы организации и ИП
Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать в этой статье. Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП). Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.
К бухгалтерским документам организации относят:
- Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
- Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
- Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
- Учетная политика;
- Переписка по вопросам бухгалтерского учета.
К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:
- Налоговые декларации;
- Книги учета доходов и расходов;
- Счета-фактуры;
- Книги покупок и книги продаж;
- Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
- Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.
Первичные документы фиксируют факт хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерского и налогового учета:
- Кассовые документы и книги;
- Банковские документы;
- Ордера, табели;
- Накладные;
- Авансовые отчеты;
- Акты о приеме-сдаче имущества и услуг;
- Акты о списании ТМЦ;
- Квитанции и др.
Договоры и документы, подтверждающие их исполнение:
- Договоры, соглашения, контракты, счет-договоры;
- Протоколы разногласий по договорам;
- Переписка, расчеты, справки, заключения к договорам и соглашениям;
- Паспорт сделки;
- Договоры о материальной ответственности;
- Переписка о дебиторской/кредиторской задолженности;
- Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).
Документы по контрольно-кассовой технике:
- Паспорт кассового аппарата;
- Карточка регистрации ККТ;
- Журнал кассира операциониста;
- Договор на обслуживание с ЦТО;
- Использованные контрольные ленты;
- Накопители фискальной памяти и др.
Кадровые документы организации и ИП
Кадровые документы находятся под особым вниманием налоговых органов, фондов (ПФР, ФОМС, ФСС) и трудовой инспекции (ГИТ). ИП-работодатели в отношении ведения кадровой документации имеют те же обязанности, что и работодатели-организации.
Приводим перечень кадровых документов организации и ИП, которые должен иметь каждый работодатель.
- Правила внутреннего распорядка
- Положение о защите персональных данных работников
- Штатное расписание
- Трудовой договор с каждым работником
- Личная карточка работника (форма Т-2)
- Трудовые книжки работников (если работник оформлен по основному месту работы)
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
- Все документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты и других выплат работникам
- Инструкции по охране труда по должностям (профессиям)
- Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
- Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)
- График отпусков
- Приказы и распоряжения руководителя по личному составу
- Должностные инструкции по каждой должности (если в договоре есть ссылка на инструкцию)
- Положение об оплате труда и премировании работников (если это не прописано в договоре)
- Положение об аттестации работников (если аттестация проводится)
- Положение о коммерческой тайне (если есть такое условие в договоре)
- Договор о полной материальной ответственности (не для всех работников)
- График сменности (при наличии сменной работы)
- Коллективный договор (если такой договор заключен)
- Документы об аттестации или оценке условий труда рабочих мест
- Документы об охране труда
- Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).
Сроки хранения документов организации и ИП
Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них.
И все же, даже если же бизнес небольшой, а собственнику недосуг уделять этому вопросу много времени, задуматься о сохранности документов надо. Приводим сроки хранения основных групп документов организации и ИП (полный список смотрите в Перечне):
ДОКУМЕНТЫ
СРОК ХРАНЕНИЯ
Лицензии и сертификаты соответствия
Бухгалтерская годовая отчетность
Бухгалтерская квартальная отчетность
Бухгалтерская месячная отчетность
Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета
Первичные учётные документы, книги и журналы учета
Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов
Годовые расчетные ведомости в ФСС
Квартальные расчетные ведомости в ФСС
Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование
Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога)
Документы, связанные с ККТ
Документы по охране труда
Личные дела руководителей организации
Личные дела работников
Личные карточки работников
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме)
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства)
до востребования, а невостребованные – 75 лет
Книги, журналы, карточки кадрового учета
Где хранить документы организации и ИП?
Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.
Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.
Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.
Ответственность за сохранность документов организации и ИП
Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.
Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.
Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.
Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий – справкой МЧС; затопления – справкой из ЖЭКа и т.д.
Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить. За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды. В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.
Месяц бухгалтерского обслуживания в подарок
Спасибо!
Ваша заявка успешно отправлена. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.
Надо ли хранить расходные документы на «доходной» УСН
20.08.2021 распечатать При применении УСН с объектом обложения «доходы» затраты не учитываются. Тем не менее, таким «упрощенцам» тоже нужно хранить документы, обосновывающие расходы.
Какие расходы отражают на «доходной» УСН
- на которые можно уменьшить УСН-налог. Например, страховые взносы и торговый сбор. Эти расходы надо отражать в разделах IV и V книги учета доходов и расходов;
- которые оплачены из средств полученных субсидий на развитие малого и среднего бизнеса. Эти расходы надо отразить в разделе I книги учета доходов и расходов.
Следовательно, документы по операциям, отражаемым в книге учета доходов и расходов на УСН, надо хранить в общем порядке.
Какие документы надо хранить на «доходной» УСН
По общему правилу организации и ИП в течение 5-ти лет обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Это правило распространяется и на документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, уплату или удержание налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса).
Исходя из этого чиновники полагают, что организации, применяющие УСН, не освобождаются от обязанности по подтверждению фактически произведенных расходов первичными документами, которые должны быть оформлены по установленным требованиям.
Например, «доходный» УСН-щик выдает деньги под отчет сотрудникам на командировки или приобретение хозяйственных ценностей. В таком случае по расходам на командировку у организации должны быть билеты, квитанции, счета гостиницы, чеки ККТ, договора аренды, т.д., а также авансовые отчеты.
Для того, чтобы подтвердить покупку ТМЦ, организации на УСН надо оформлять и хранить документы, подтверждающие их приобретение для нужд фирмы, а не в личных целях работника. Ведь иначе фирме придется удержать НДФЛ с указанных сумм и начислить страховые взносы.
Эту точку зрения подтверждает и ФНС. По ее мнению, в силу применяемого организацией специального налогового режима – УСН с объектом обложения «доходы», тот факт, что стоимость приобретенных сотрудником ТМЦ, относится на расходы организации, не имеет значения для исчисления НДФЛ.
А поскольку определение дохода сотрудника, с которого надо удержать НДФЛ, производятся организацией в общеустановленном порядке независимо от применяемого режима налогообложения, то организации надо хранить документы, относящиеся к исчисляемому ею налогу (письмо ФНС от 23.07.2021 № ЗГ-2-2/1090@). А это значит, надо хранить и расчетные ведомости и платежные поручения, подтверждающие перечисление НДФЛ в бюджет.
За грубое нарушение правил учета доходов, расходов или объектов налогообложения предусмотрен штраф в размере 10 тыс. рублей. Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается, в том числе, отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета (ст. 120 Налогового кодекса).