Согласование/подписание договора с контрагентом
В демонстрационном согласовании согласование/подписание договора с контрагентом обеспечивает Ответственный за согласование.
Отметим, что в организации согласование документов с контрагентами выполняется вне системы Docsvision. Цель данного этапа — фиксация факта поступления в организацию согласованного экземпляра документа. Например, документ может поступить по электронной почте или это может быть обычное письмо с документом, в котором проставлены подписи руководителей контрагента.
Для согласования с контрагентом консолидированной версии согласованного договора используется этапы Согласование с контрагентом маршрута Согласование договоров.
Чтобы получить задание на согласование/подписание с контрагентом и исполнить его:
- В Личной папке перейдите в папку Мои заданияВходящие и найдите карточку задания с названием Согласование с контрагентом.
- Откройте полученную карточку Задание и выполните действия, описанные в подсказке.
В данной карточке в области Файлы для согласования будет отображаться версия документа, назначенная к согласованию/подписанию с контрагентом.
В отличие от остальных этапов (в соответствии с настройками этапа) в дереве не будут показаны версии, созданные согласующими внутри организации.
Рисунок 1. Открытие задания на согласование с контрагентом
- Если контрагент прислал подписанный бумажный оригинал договора, нажмите на панели инструментов карточки задания кнопку Согласован и подписан контрагентом.
- Если контрагент прислал согласованный файл договора, приложите его к карточке задания и нажмите на панели инструментов карточки кнопку Согласован контрагентом.
Если контрагент изменил файл договора, консолидатор должен загрузить в карточку новую версию файла и снова выполнить консолидацию — назначить текущую версию документа.
Подробно о работе консолидатора см. в документации модуля Конструктор согласований.
Если документ был успешно согласован контрагентом, в соответствии с демонстрационным маршрутом согласования, будет выполнен переход к следующему этапу Печать договора. Соответствующее задание поступит пользователю, указанному в группе Печать договоров Справочника сотрудников.
Если в группе присутствуют несколько сотрудников, задание поступит сразу всем, однако после выполнения одним сотрудником у всех остальных участников оно будет удалено.
© 2001 — 2023 «ДоксВижн»
Согласование договора с контрагентом
Этап согласования договора с контрагентом выполняется, если при консолидации было принято решение На согласование с контрагентом.
Согласование документов с контрагентами выполняется вне системы Docsvision. Целью данного этапа является фиксация факта поступления в организацию согласованного экземпляра документа (например, документ может поступить по электронной почте или это может быть обычное письмо с документом, в котором проставлены подписи руководителей контрагента).
- Перейдите в папку Мои заданияВходящие
Если вы являетесь заместителем, прейдите в папку Замещение Входящие
Задание содержит версию договора, которая должна быть согласована с контрагентом.
- Ознакомьтесь с составом согласуемых файлов.
- Ознакомьтесь с договором: нажмите на ссылку в разделе Ссылка на карточку для перехода к договору
- Если требуется, добавьте собственную версию договора.
- Согласован и подписан контрагентом. Если контрагент прислал подписанный бумажный оригинал договора.
- Согласован контрагентом. Если контрагент прислал согласованный файл договора.
- Повторить. Начать новый цикл, если контрагент отказал в согласовании.
- Отмена. Отменить согласование.
Если документ был успешно согласован контрагентом, то согласно демонстрационному маршруту согласования будет выполнен переход к этапу Печать договора. Соответствующее задание поступит сотрудникам из группы Печать договоров Справочника сотрудников.
© 2001 — 2023 «ДоксВижн»
Как отразить передачу договора на согласование контрагенту?
Договорная работа предусматривает передачу документов между организациями на этапе согласования, подписания и т. д., поэтому в системе предусмотрен механизм контроля возврата переданного экземпляра договора.
- Если согласование договора не подразумевает передачу бумажных носителей, а проводится, например, по электронной почте, то после создания договора необходимо запустить процесс Согласование, указав в нем сроки и порядок согласования. Ответственный за согласование договора сотрудник создает на основании договора исходящее письмо контактному лицу со стороны контрагента. После поступления письма по электронной почте с результатами согласования, сотрудник указывает в нем в качестве предмета рабочий договор и завершает задачу согласования.
- Если же согласование проводится с передачей бумажных материалов, то необходимо регистрировать исходящие и входящие документы. Тогда процедура изменится — ответственный пользователь создает на основании договора исходящий документ, отражающий передачу бумажного носителя контрагенту. При его регистрации пользователю будет предложено автоматически отразить в системе передачу договора в журнале передач документов, потребуется указать требуемый срок возврата. Когда договор вернется от контрагента, при регистрации входящего документа пользователем в ответ на исходящий будет предложено отразить возврат в ранее созданной записи о передаче.
Руководство администратора
В этом разделе описывается типовой процесс согласования договора и порядок действий, необходимых для его реализации в системе «Первая Форма». Будем считать, что процесс строится по следующим правилам:
Процесс согласования договора инициируется сотрудником коммерческого отдела. Сначала составляется проект договора (файл) и уточняются все необходимые реквизиты: контрагент, организация, вид договора, предмет договора, дата регистрации документа, дата вступления договора в силу, срок действия, сумма и валюта договора, перечень списка поставляемых товаров\работ\услуг. Если договор является доп.соглашением, то указывается ссылка на основное соглашение. Если уже известен сотрудник, который будет отвечать в дальнейшем за выполнение договора, он также указывается. Отдельно назначается сотрудник, ответственный за процесс согласования договора (по умолчанию, т.е. если нет других указаний, им становится инициатор процесса).
Затем проект договора согласуется внутри компании. На первом этапе свою подпись ставит непосредственный руководитель сотрудника, ответственного за согласование договора. Затем запрашиваются подписи у руководителя юридического отдела, и на последнем этапе — у руководителя финансового отдела и главного бухгалтера. Свое мнения (согласие или замечания) должны высказать все согласующие лица. Если после того, как собраны все мнения, выясняется, что у кого-то из руководителей есть замечания, то проект договора возвращается на доработку.
После внутреннего согласования проект договора направляется на согласование контрагенту. Если контрагент вносит правки, то проект договора снова передается на доработку, а затем исправленный документ снова согласуется со всеми ответственными лицами внутри компании. Если кто-то из согласующих лиц отклоняет акцепт, то в документ вносятся новые правки и снова согласуются с контрагентом. Цикл согласования повторяется до тех пор, пока не будет получен документ, который удовлетворяет обе стороны.
Полностью согласованный текст договора заверяется подписями и печатями с обеих сторон, за это отвечает специально назначаемый сотрудник договорного отдела. В конце процесса документ получает статус действующего договора и регистрируется в справочнике действующих договоров.
На любом этапе процесса согласования до вступления договора в силу проект договора может быть отозван по инициативе как организации, так и контрагента. В этом случае процесс согласования прекращается.
Сначала выполняется подготовительный этап — проектирование процесса.
Затем процесс переносится на платформу «Первая Форма». Для того необходимо выполнить следующие настройки:
Карточка договора содержит ссылки на другие категории и справочники, такие как справочник юридических лиц (организаций), справочник контрагентов, перечень видов договоров, справочник валют и пр. Настройка этих категорий выходит за рамки реализации процесса согласования договоров, поэтому будем считать, что все эти категории уже настроены в системе «Первая Форма».