Что делать, если перестала работать касса: порядок действий с чеками и способы избежать штрафа
Современная контрольно-кассовая техника отличается достаточно высокой надежностью, однако, как и любое другое электронное оборудование, она не застрахована ни от поломок, ни от сбоев в работе. Если ваша онлайн-касса вышла из строя, вы не сможете принимать оплату от покупателей, печатать чеки и, соответственно – передавать данные о своей деятельности в ОФД. Впрочем, такие ситуации решаемы: достаточно подробнее узнать, как вести торговлю при поломке ККТ и уберечь свой бизнес от штрафов.
Возможна ли работа со сломанной кассой в принципе?
Ответ здесь однозначный – нет, невозможна.
Отсутствие подобной возможности регламентируется все тем же федеральным законом ФЗ №54, предусматривающих ведение расчетов с покупателями исключительном через ККТ. Данное требование распространяется практически на все сферы торговли, организаций общественного питания и услуг за исключением следующих:
- ИП и организаций, освобожденных от применения контрольно-кассовой техники с ФН на основании статьи 2 №54-ФЗ.
- граждан и индивидуальных предпринимателей, оформивших налог на профессиональный доход (самозанятых).
от 19000 Р
от 22650 Р
29300 Р
11552 Р
13005 Р
19202 Р
от 20200 Р
от 34000 Р
31600 Р
33600 Р
от 18500 Р
27840 Р
от 9019 Р
23500 Р
от 20000 Р
32600 Р
27600 Р
Если ваш бизнес не входит ни в одну из указанных категорий, то он подчиняется общим требованиям к использованию онлайн-касс и выдаче клиентам чеков установленного образца. Уклонение от соблюдения данных требований может привести к наказанию в соответствии с письмом Министерства финансов № 03-01-15/97205 от 09.11.2020. Такие санкции обычно носят административный характер: ИП должны выплачивать штрафы в установленном размере. Однако этот наносит не только материальный ущерб, но и влечет за собой проблемы с бизнесом, поэтому решить вопрос с неисправной онлайн-кассой стоит как можно быстрее.
Действия ИП и юридических лиц при поломке кассы
Если контрольно-кассовая техника перестала работать должным образом, первое, что необходимо сделать – прекратить вести через нее расчеты до устранения неисправности.
Дальнейшие действия зависят от конкретной проблемы с кассой. Если она включается, но выдает ошибку, то можно попробовать устранить неисправность самостоятельно или с помощью технического специалиста. Иногда может быть достаточно перезагрузки устройства, замены чековой ленты или наладки интернет-соединения.
Если все эти методы не сработали, не исключено, что поломка намного серьезнее и стоит обратиться уже к специалистам в сервисный центр. Так, чаще всего с ККТ возникают следующие проблемы:
- невозможность передачи данных по чекам ОФД (если эту проблему оставить без внимания, касса будет заблокирована через 30 дней);
- поломка встроенного термопринтера, из-за которой печать чеков невозможна;
- невозможность открыть или закрыть смену из-за тех или иных программных ошибок;
- отсутствует соединение POS-терминала и фискального регистратора;
- потеря интернет-соединения;
- поломка комплектующих.
Пару неисправностей из этого списка можно устранить самостоятельно – к примеру, закрыть текущую смену, если она открыта уже более суток, или же использовать альтернативные способы подключения к интернет-сети. Однако в большинстве случаев необходимо готовиться к сдаче кассы в сервис для ремонта.
Как продолжить работу во время ремонта кассы
При возникновении неисправностей кассы некоторые из них все же можно устранить удаленно и всего за несколько минут, максимум часа-двух. Однако если оборудование нуждается в более длительном ремонте с вывозом ККТ, необходимо обдумать альтернативные шаги. Существует несколько вариантов продолжения работы в соответствии с законодательством.
Аренда ККТ
Данный вариант предусматривает взятие онлайн-кассы во временное пользование. В этом случае аренда возможна на любой срок, даже небольшой. Однако эксперты рекомендуют обратить внимание на комплексные тарифы и решения, предусматривающие выбор ККТ с фискальным накопителем и всеми соответствующими услугами – от регистрации в налоговых органах до настройки и техподдержки.
Выбрав готовое решение, вы сможете сразу же продолжить работу, не тратя времени на подготовку и регистрацию ФН, которую предстоит самостоятельно выполнять в базовых тарифах. Вернуть арендованную онлайн-кассу можно и раньше установленного договором срока, однако в любом случае необходимо полностью возместить стоимость фискального накопителя. И все же даже в этом случае затраты окажутся меньше убытков, которые можно понести при отсутствии ККТ или остановке работы до окончания ремонта.
Покупка ККМ на замену
Еще один разумный вариант – приобретение запасной онлайн-кассы. Точно так же, как и основная, она должна быть зарегистрирована и оснащена фискальным накопителем, а также подключена к ОФД в соответствии с заранее заключенным договором. Подобное решение может оказаться весьма практичным – как в случае расширения бизнеса и открытия новых торговых точек, так и при внезапной поломке используемого оборудования. Кроме того, такой аппарат всегда можно продать, если в нем не возникнет потребности.
Заключение с сервисным центром договора на комплексное обслуживание
Ряд компаний готовы предложить ИП и юрлицам расширенный пакет услуг, предусматривающий экстренную замену ККТ в случае сбоев и поломок. В этом случае вам также потребуется приобрести фискальный накопитель и установить его в соответствии с законодательством, а также ежемесячно вносить довольно высокую тарифную плату. Именно поэтому такой вариант советуют рассматривать на крайний случай: аренда или покупка запасной онлайн-кассы на данный момент гораздо выгоднее.
Можно ли пробивать чеки без кассы?
Все указанные выше сценарии действий при поломке ККТ (за исключением наличия запасной, уже зарегистрированной и настроенной кассы) не предполагают моментальный переход. К сожалению, и замена, и аренда онлайн-кассы потребуют подключения и настройки ФН и самого оборудования, которое может занять как минимум пару дней.
Иногда на специализированных форумах встречаются рекомендации, предлагающие ручную фиксацию расчетов и выдачу бланков строгой отчетности как альтернативы чекам – с последующим созданием чеков коррекции на уже отремонтированной кассе. Поступать подобным образом не рекомендуется, поскольку сегодня расчеты могут вестись только через ККМ за исключением случаев, к которым ремонт оборудования не относится.
Если в ходе внеплановой проверки ФНС будет установлен факт ведения расчетов мимо онлайн-кассы, это может грозить штрафами. Так, для ИП его размер составляет 25-50% от суммы расчета, а для юрлица это процент уже равен 75-100%. Также если покупателям не предоставлялись чеки, штраф составит 2 тысячи и 10 тысяч рублей соответственно.
Как избежать штрафов при поломке кассы
В то же время, если предприниматель какое-то время вел расчеты без ККТ и при этом сообщил о содеянном, наказание для него может быть смягчено или вовсе отменено.
Какие бывают проблемы с кассовыми аппаратами
С 2017 года малый бизнес поэтапно переходит на кассовую технику с подключением к интернету. Разобрались что делать, если не работает кассовый аппарат и какие бывают причины сбоя работы.
Почему не работают кассовые аппараты
Мы разобрали распространенные причины сбоя работы кассовых аппаратов.
Отсутствует подключение к интернету. Онлайн-кассы передают информацию о покупках оператору фискальных данных в режиме реального времени. Если в торговой точке не работает интернет, касса сохранит данные на фискальном накопителе. Как только соединение возобновится, оператор получит сведения о чеках, которые кассир пробил во время сбоя. Аппарат может работать без интернета до 30 дней. Если за этот срок интернет не появится, кассовая техника заблокируется и магазин не сможет работать.
Неопытность кассиров , работающих за ККТ. На первый взгляд пустяковая проблема может прогрессировать в серьезную. Дело в том, что большая часть проблем возникает как раз из-за того, что сотрудник попросту не знает специфику применения контрольно-кассовой техники. В результате, онлайн-касса может пропечатать неправильный чек, отправить его через оператора фискальных данных на сервера ФНС.
Далее, налоговики могут обнаружить несостыковку и оштрафовать. В итоге предприятие потерпит убытки. Однако этого тоже можно избежать, заранее обучив кассиров. Этим занимаются специальные сервисные центры и ЦТО.
Не работает электроэнергия. Если в торговой точке возникли проблемы со светом, Модулькасса продолжит работу: в нее встроен аккумулятор. Полного заряда хватит на 48 часов работы. В магазинах, которые используют кассы без аккумулятора, придется остановить работу на время поломки.
Оборвалась кассовая лента. Чек может помяться в принтере, оборваться из-за скачков электричества или поломки печатающего механизма. В такой ситуации кассир по возможности восстанавливает работу принтера и печатает новый чек.
Обновление прошивки контрольно-кассовой техники. Вводятся новые законодательные нормы в области налогообложения. Для соответствия их требованиями производители онлайн-касс разрабатывают специальные обновления программного обеспечения ККТ. Таким образом, касса работает согласно налоговым нормам. Как правило, обновление происходит в автоматическом режиме. Однако бывает такое, что апдейт прошивки не загрузился, например, не поменялся реквизит НДС с 15 на 20%.
Или же обновление было неправильно установлено из-за перебоя сети – такое тоже нередко встречается. Решить эту проблему возможно только при помощи квалифицированного специалиста. Попытки собственноручно исправить ситуацию могут только усугубить проблему.
Касса не синхронизировалась с системой учета товаров. Если кассовая техника работает с базой МойСклад, 1С или другой внутренней системой, могут возникнуть проблемы с синхронизацией. Кассир должен проверить подключение — программное и проводное, перезагрузить устройство и синхронизировать данные в интерфейсе.
Заблокирован фискальный накопитель. Онлайн-кассы хранят чеки на фискальном накопителе. Он может заблокироваться, если на нем есть неотправленные данные за 30 дней, не закрыта 24-часовая смена, закончилась память или неверно установлено время устройства. Модулькасса автоматически завершает смену и открывает новую, если устройство работает больше 24 часов. Устройство заранее предупредит о том, что емкость фискального накопителя подходит к концу и его нужно заменить. Кассиру остается проследить, чтобы на кассе было установлено точное время и работал интернет.
Что делать, если кассовые аппараты перестали работать
1. Проверить на месте
Кассы, как и любая техника, могут зависнуть, а провода — порваться. Продавец должен проверить исправность подключения и перезагрузить технику.
2. Рассказать о проблеме техподдержке
Если проблемы не исчезли, кассир должен сразу рассказать о них техническому специалисту, если такой есть в магазине, владельцу бизнеса или написать в техподдержку.
3. Использовать подменную технику
Магазин не может работать без кассовой техники. Поэтому если устройство нужно сдать в ремонт, торговой точке понадобится подменный аппарат. Мы предоставляем подменную технику на время ремонта.
- https://mobika-online.ru/voprosi/arenda-ili-pokupka-chto-vygodnee
- https://mobika-online.ru/voprosi/arenda-ili-pokupka-chto-vygodnee
Касса не включается: что делать
Официально кассир не может принимать деньги от клиента без проведения их через кассу и без выдачи чека. Если техника не включается – работа стоит. Но нажимать все кнопки, бить или пытаться самостоятельно чинить ее не стоит.
Кассовый аппарат может не работать по очевидным причинам, которые исключаем в первую очередь
- Авария в здании или нет света
- Касса не подключена к розетке
- Розетка неисправна
- Поврежден или отошел кабель
- Забыли заплатить за интернет
- Барахлит модем с Wi-Fi
Если вы их проверили, а касса все равно не работает, дело может быть в следующем
1. На кассу попала вода.
Жидкость могла проникнуть во внутреннюю часть и повредить детали.
2. Нарушен температурный режим
У каждой ККМ (контрольно-кассовой техники) есть руководство по эксплуатации и свой температурный режим (например, от + 40°С до — 20°С). При перегреве платы касса выдает ошибку, при замерзании разряжается. Используйте технику в подходящих условиях.
3. Касса на постоянной подзарядке
Когда кассовый аппарат нон-стоп подключен к питанию, аккумулятор со временем самоуничтожится. Еще у аккумуляторов есть «эффект памяти»: например, обычно вы начинаете заряжать кассу на 40% заряда, тогда он запоминает эту цифру и выключается, когда заряд ниже порога.
Что делать, если касса всё равно не включается
Если причина неочевидна – звоните в техподдержку по телефону: +7 (800) 333-68-44.
Скорее всего надо будет нести кассу в авторизованный сервисный центр. Ремонтируют ККТ только там, по договору технического обслуживания. Организации, у которых нет сертификата и аккредитации, не вправе чинить кассовую технику.
По закону после выявления проблемы нужно направить в налоговую данные, которые не передались, и разъяснительное письмо о причине поломки. С этим вам помогут сотрудники нашего сервисного центра.
Не работает касса: как выпустить чек и не получить штраф
В данной статье мы расскажем о том, что делать участникам в случае поломки ККМ. Вы узнаете, в чём достоинства заключения договора с сервисным центром, а в чём покупки и взятия кассы в аренду. Также вы узнаете, как выпускать чеки без ККМ, как избежать штрафов в случае поломки ККМ, а также что делать с неотправленными ФД.
Как и любое кассовое оборудование, ККМ может выйти из строя. Поскольку без кассы запрещено получение денег от клиентов, потребуется остановить работу на время её ремонта. Таким образом, даже небольшой сбой может повлечь за собой значительные потери выручки и клиентов.
Сегодня мы расскажем о том как осуществлять торговлю, в случае поломки ККМ, не получив при этом штраф.
На основании действующего законодательства, в частности ФЗ №54 запрещено производить финансовые расчёты без использования ККМ. Данное предписание распространяется почти на все сферы деятельности, за исключением участников получивших освобождение. За невыполнение данного требования предусмотрено наложение административного взыскания в виде штрафа, при этом поломка кассового оборудования не является основанием для освобождения от ответственности.
Как работать ИП и юрлицам, если произошла поломка кассы
Так мы узнали о том, что нельзя вести свою деятельность без использования ККМ. Поэтому в случае возникновения неполадок, необходимо прекратить работу. Дальнейшие действия:
- В случаях, когда ККМ не запускается или показывает ошибку, пользователь может попробовать решить проблему самостоятельно, либо обратиться за помощью к квалифицированному специалисту. Обычно производители указывают в инструкции по эксплуатации перечень с наиболее популярными ошибками и также рекомендациями по их исправлению.
- Если не получилось исправить ситуацию самостоятельно, то лучше всего обратиться в аккредитованный сервисный центр.
Наиболее частые неполадки ККМ:
- Чеки не пересылаются ОФД. Если это происходит на протяжении более чем 30 дней, ККМ будет заблокирована.
- Произошла поломка встроенного термопринтера, не выпускаются чеки.
- Смена не открывается и не закрывается.
- ПО на POS-терминале не «видит» подсоединённый к нему ФР.
- Пропало интернет-соединение.
- Произошла поломка комплектующих.
Если неполадки сопряжены с ошибкой допущенной оператором, то в большинстве случаев она может быть устранена самостоятельно.
Если неполадка произошла в связи с ошибкой оператора, то она может быть устранена самостоятельно. К примеру, если время открытой смены превысило 24 часа.
Если ККМ потеряла соединение с сетью Wi-Fi, то требуется прибегнуть к альтернативному способ подключения (3G или Ethernet).
Как продолжить работу, в случае если произошла поломка ККМ, а для ремонта требуется время
Некоторые ошибки исправляются в дистанционном режиме, буквально за несколько минут, для других может потребоваться долгий ремонт. При этом если деятельность будет остановлена, то пользователь может потерять деньги, а если он продолжит работать, не выдавая чеки, то будет наложен штраф.
В такой непростой ситуации, предусмотрено три законных варианта продолжения работы:
- Взятие ККМ в аренду. Касса в такой ситуации предоставляется на предусмотренный договором срок, даже на месяц. Существуют тарифы, предусматривающие не только предоставление ККМ, но и наличие ФН, а также сопутствующих услуг (регистрация в ФНС, подсоединение и настройка, техническая поддержка). Пользователь при этом получает готовое решение, поэтому может сразу приступить к работе. При выборе базового тарифа, зарегистрировать ККМ, а также купить и установить ФН нужно будет самостоятельно.
- Купить ККМ на подмену. Для подменной ККМ, также необходимо будет пройти базовые процедуры (регистрация в ФНС, подключение к ОФД, а также приобретение и установка ФН).
- Подписать с сервисным центром соглашение о комплексном обслуживании. Некоторые компании предоставляют расширенный пакет услуг, в который входит экстренная замена ККТ в случае необходимости. Данный вариант, также предусматривает затраты на приобретение ФН. Помимо этого, необходимо каждый месяц вносить оплату по повышенному тарифу, но это всё равно выходит выгодней, чем брать в аренду или приобретать подменную ККМ.
Как выпускать ФД без ККМ (но лучше не стоит)
Ни одни из предложенных вариантов не предусматривает мгновенной замены. Поэтому в любом случае потребуется приостановить деятельность на несколько дней, до тех пор, пока ККМ не будет зарегистрирована в ФНС, а также настроена и подсоединена. Вариант быстрой замены возможен только в тех случаях, когда у пользователя уже имеется зарегистрированная подменная ККМ.
На форумах, пользователи часто задают вопрос о том, как во время ремонта выпускать ФД без ККМ. Некоторые советуют, в таких ситуациях записывать данные об свершённых операциях вручную, предоставляя клиентам БСО либо другие альтернативные документы, а после окончания ремонта – формировать чек коррекции по каждой из них. Правда мы не советуем действовать подобными методами, поскольку ФНС, может в любой момент инициировать внеплановую проверку в торговой точке. Если на момент проверки будет обнаружено подтверждение ведения работы без ККМ, то на участника будет наложено взыскание.
За отсутствие ККМ на участника налагается взыскание в размере от 25 до 50%, а юрлицу от 75 до 100% от суммы расчётов. За невыдачу ФД от 2000 до 10000 рублей, соответственно.
Сломалась ККС: как работать, чтобы не получить взыскание
Как получать оплату от клиентов, в случаях, если ККМ не функционирует, и нет возможности её быстрой замены? Законных способов нет, но ФНС предоставило разъяснение о том, как можно избежать взысканий, в случаях, когда нарушение всё же было совершено, и расчёты были проведены без ККМ:
- Самостоятельно обратитесь в ФНС и уведомите их о нарушении.
- Обозначьте в заявлении, то что деятельность велась без использования ККТ, по причине её поломки, на данный момент ККМ работает без сбоев и вы ведёте свою деятельность в рамках действующего законодательства.
- Предоставьте детальные данные о корректировке взаиморасчетов и реквизиты чеков коррекции, составленных уже на работающей ККМ.
В соответствии со ст. 14.5 КоАП РФ, взыскания можно избежать, в случаях, когда выполнены следующие условия:
- Вы подали заявление до того как было вынесено постановление о совершении административного нарушения.
- На момент обращение органы налогового контроля не располагали сведениями о допущенном вами проступке.
- Представленных данных достаточно для определения факта правонарушения.
Что делать с чеками, которые не были пересланы ОФД
Наравне с другими популярными вопросами пользователи задаются следующим вопросом: ККМ не работала, поэтому не получилось выпустить ФД, так как сделать это после окончания ремонта?
Если оборудование вышло из строя непосредственно во время расчётов, и операция зависла, ФД не поступит ОФД. Требуется уведомить об этом специалиста сервисного центра. При помощи специального ПО они извлекут сведения о совершенных операциях, включая непересланные ОФД. В последующем эти данные требуется пересылать в ФНС с разъяснительным письмом.
Если вы приняли решение об остановке деятельности, то обратитесь в ФНС и уведомите о причинах простоя, чтобы вас не могли заподозрить в попытке сокрытия выручки.