Что такое МЧД: полный гид по работе с электронной доверенностью
МЧД — машиночитаемая доверенность, аналог бумажной доверенности. Имеет формат XML и должна быть подписана КЭП генерального директора (ИП) организации.
Полный гид по работе с электронной доверенностью
- Что такое МЧД
- Где приобрести новые КЭП
- Когда МЧД станет обязательной
- Почему не стоит откладывать переход
- Какие форматы МЧД выделяют
- Что такое распределенный реестр ФНС
- Как создать МЧД
- Где хранить МЧД
- Как работать с МЧД в системе Directum RX
- Как использовать МЧД при ЭДО с контрагентами
- Как отозвать доверенность
- Как организован процесс передоверия
- Рекомендации эксперта: готовим систему к МЧД
МЧД — Машиночитаемая доверенность, аналог бумажной доверенности. Имеет формат XML и должна быть подписана КЭП генерального директора (ИП) организации.
Сегодня по теме машиночитаемой доверенности еще остаются открытые вопросы. Чтобы переход на МЧД, не застал вашу компанию врасплох, предлагаем погрузиться в тему электронных доверенностей уже сейчас.
Руководитель проектов развития бизнеса Directum Алиса Муратова ответила на самые горячие вопросы об МЧД, которые волнуют бизнес, и рассказала, что уже реализовано в системе Directum RX для поддержки электронного подписания по новым правилам. А руководитель управления ЭДО ФНС России Фёдор Новиков дал обратную связь по вопросам распределенного реестра и единого формата МЧД.
Что такое МЧД
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — доверенность в XML-формате с правом подписи сотрудника от лица компании. В ней указываются полномочия, которыми руководитель организации наделяет своего представителя для подписания документов. Чтобы выпустить электронную доверенность, ее нужно зарегистрировать в распределенном реестре ФНС и заверить КЭП генерального директора.
Зачем понадобилась электронная доверенность
В ответ на изменения в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» появилось требование разработать новый вид доверенности в электронном формате. Чтобы подписывать документы от лица компании, сотрудники должны использовать сертификат электронной подписи физлица и прикреплять к файлу машиночитаемую доверенность (МЧД).
До 31 августа 2023 года представители компании могут визировать документы ЭП юрлица. Но здесь есть нюансы.
Использовать сертификаты КЭП, выпущенные по старым правилам (с указанием юридического лица), разрешается до окончания срока их действия или до 31 августа 2024 года. При этом после 1 сентября 2023 года по старым правилам КЭП выпускаться не будут. Ожидается, что переход будет более плавным.
В случае с МЧД полномочия фиксируются в самой доверенности и их действительность можно проверить в сервисах обмена благодаря интеграции с распределенным реестром ФНС.
Ряд компаний пользуются более рискованным способом подписания — копируют сертификат закрытого ключа подписи директора, развязывая руки своим сотрудникам на любые действия от лица компании. КЭП нового образца защищены от копирования, поэтому работники для подписания документов должны использовать личную подпись с применением электронной доверенности. Это сделает процесс безопасным и прозрачным.
Где приобрести новые КЭП
Получить электронные подписи по последним требованиям закона и начать использовать МЧД можно уже сегодня. С началом обязательного применения электронной доверенности сервисы обмена перестанут работать с сертификатами старого образца, поэтому компании в срочном порядке будут вынуждены выпускать КЭП.
Место получения сертификатов ЭП руководителя зависит от рода деятельности организации:
| Бенефициар | Удостоверяющие центры |
|---|---|
| Руководители компаний, ИП и нотариусы | ФНС и доверенные центры из списка аккредитованных УЦ |
| Первые лица банков и финансовых организаций | УЦ Банка России |
| Должностные лица государственных органов | УЦ Федерального Казначейства |
Руководитель должен получить подпись лично и в единственном экземпляре. Сертификат юрлица записывается на токен без права копирования.
Сотрудникам выдается сертификат физлица в удостоверяющих центрах, прошедших аккредитацию по новым правилам. Чтобы получить ЭП, работнику нужно предъявить паспорт и СНИЛС. Физлицо может использовать такую подпись в личных целях, в ней не будут отражены данные об организации.
Когда наступит период обязательного использования МЧД
В тестовом режиме применять МЧД можно с 1 марта 2022 года. Подписание документов с использованием доверенности в электронном виде станет обязательным с 1 сентября 2023 года.
«Переносов сроков не планируется. Отсутствие классификатора не препятствует использованию доверенности в целом. Когда он будет доработан и наполнен, появится дополнительная возможность автоматизировать проверку полномочий».
Фёдор Новиков руководитель управления ЭДО ФНС России
Почему не стоит откладывать переход
Оставлять подготовку ИТ-инфраструктуры на последний момент очень рискованно. В запасе у компаний остается совсем немного времени на адаптацию к работе с доверенностями в электронном виде. Могут уйти месяцы на то, чтобы:
- изучить нормативно-правовую базу по работе с электронными доверенностями;
- решить ряд организационных задач — выделить ответственных сотрудников, подготовить положение об использовании МЧД, издать соответствующие приказы;
- определиться со способом оформления электронных доверенностей: в своей учетной системе, у оператора ЭДО, на сайте налоговой, в нотариате;
- модернизировать системы, в которых создается и используется МЧД;
- доработать API и коннекторы для интеграции с сервисами обмена и информационными системами по созданию МЧД.
«Доработка учетных систем и коннекторов для интеграции с операторами ЭДО и другими системами по созданию МЧД требует времени и финансирования. В ряде случаев меняются бизнес-процессы обработки входящих документов и технологии проверки полномочий. Поэтому адаптировать свои информационные системы необходимо уже сейчас».
Фёдор Новиков руководитель управления ЭДО ФНС России
Какие форматы МЧД выделяют и планируется ли унифицированная форма
Изначально законодательством утверждены два формата машиночитаемой доверенности:
- для межкорпоративного обмена документами (В2В), разработанная Минцифры и ФНС совместно с нотариатом;
- для взаимодействия с госорганами (В2G). При этом у органов власти сохраняется возможность утверждать собственные формы МЧД.
В марте 2023 года на портале государственных и муниципальных услуг опубликовали xsd-схему единого формата МЧД (версия 003). Теперь в электронную доверенность можно включать полномочия для подписания документов B2B- и В2G-сегментов. Это означает, что участникам рынка и разработчикам информационных систем не потребуется учиться работать с множеством форматов.
«Возможность использовать свои форматы сохраняется в силу закона. Рекомендовать универсальный, конечно, будем совместно с Минцифры. Они уже сейчас собирают обратную связь от ФОИВов.
Обе версии формата сейчас размещены на сайте Минцифры. Мы проговаривали с коллегами, что всем участникам необходимо время для внедрения нового формата, поэтому пока можно использовать как формат версии 002, так и 003».
Фёдор Новиков руководитель управления ЭДО ФНС России
Что такое распределенный реестр ФНС
Распределенный реестр ФНС — пилотный проект по созданию единой сети МЧД, построенной по технологии блокчейн. Платформа хранит данные об электронных доверенностях у нескольких участников реестра. Поэтому если один из узлов сети выйдет из строя, информация об МЧД останется в распределенном реестре.
Участники блокчейн-сети могут обмениваться реквизитами доверенности, не прикладывая XML-файл, и оперативно узнавать всю необходимую информацию об МЧД.
«Структура блокчейна была апробирована еще в ковидные времена для получения льготных кредитов и показала себя как удобный механизм интеграции большого количества участников обмена. В рамках модернизации института применения электронной подписи машиночитаемая доверенность становится свидетельством полномочий подписанта. При этом МЧД может быть передана с документом или храниться в третьем месте. Использование распределенного реестра объединяет в одну сеть все „третьи места“ и снижает число необходимых интеграций для учетных систем пользователей. Кроме того, при таком хранении доверенностей участники процесса оперативно получают информацию об изменении статуса МЧД».
Фёдор Новиков руководитель управления ЭДО ФНС России
В эксперименте участвуют 8 органов власти и нотариат, 18 операторов ЭДО, 8 кредитных организаций и удостоверяющих центров. Промышленная эксплуатация блокчейн-сети ФНС запланирована на 2023 год, когда использование МЧД станет обязательным.
Как создать МЧД
Компания самостоятельно определяется с местом выпуска машиночитаемых доверенностей. Это может быть любая информационная система, в которой есть функциональность для создания и подписания доверенности в электронном виде. Например:
- провайдер ЭДО (Контур.Доверенность, СБИС);
- портал ФНС с реестром машиночитаемых доверенностей;
- своя информационная система.
Чтобы создать электронную доверенность, необходимо заполнить все реквизиты и подписать готовую МЧД квалифицированной электронной подписью руководителя компании. Доверенность регистрируется в распределенном реестре ФНС, где ей присваивается 36-значный идентификационный номер — GUID.
МЧД должна содержать:
- наименование и номер документа;
- дату создания метки доверенного времени и срок действия доверенности;
- сведения о доверителе и представителе;
- УКЭП, которой подписан документ;
- сведения об информационной системе, в которой хранится МЧД;
- информацию о возможности передоверия;
- перечень полномочий в виде кода из единого классификатора или текста в свободной форме.
Классификатор полномочий — специальный ресурс Минцифры России, на основании которого определяются полномочия лица, указанного в доверенности. Например такие, что сотрудник имеет право подписывать от имени компании договоры, чья сумма не превышает 200 тыс. руб.
Минцифры и федеральные органы исполнительной власти продолжают активно наполнять классификатор полномочий, но нормативные документы, которые будут регулировать его работу, еще не опубликованы. Сейчас можно прописывать право подписи в XML-файле МЧД вручную в соответствующем поле. При этом необходимо понимать, что ответственность за указание и соблюдение полномочий лежит на каждой стороне сделки.
Где хранить МЧД
Единого порядка пока нет. Текущее законодательство разрешает хранить доверенности в своих информационных системах либо в электронном архиве, приложив файл с МЧД к пакету документов, а также у третьих лиц:
- аккредитованных УЦ;
- операторов ЭДО;
- головного удостоверяющего центра Минцифры;
- государственных удостоверяющих центров Казначейства, ФНС и Банка России;
- аккредитованной третьей стороны;
- ФОИВ или внебюджетных фондов.
Если XML-файл доверенности хранится у третьих лиц, то в информационную систему доверителя можно поместить только GUID МЧД.
Какая функциональность для работы с МЧД реализована в системе Directum RX
С версии 4.5 Directum RX поддерживает работу с доверенностями, созданными на любой платформе. Их можно использовать при подписании электронных документов в различных процессах: обмене электронными первичными документами с контрагентами, кадровом ЭДО и др. Функциональность также поддерживается в существующих коннекторах к сервисам обмена Диадок и СБИС.
Создание МЧД через интеграцию с сервисом Контур.Доверенность
Организациям, которым требуется массовый выпуск МЧД, например, более 100 экземпляров с периодическим отзывом или передоверием, было бы удобнее создавать доверенности в собственной информационной системе.
С версии 4.6 компания Directum выпустила модуль интеграции к Контур.Доверенности, чтобы создавать МЧД можно было прямо из системы и регистрировать их в распределенном реестре ФНС.
Интеграция с сервисом Контур.Доверенность
Чтобы создать доверенность в Directum RX по формату B2B, достаточно заполнить реквизиты. При этом ряд данных, например, информация о сотруднике, может подтягиваться автоматически из справочников системы. Пока в системе реализован формат 002. Как только операторы поддержат версию 003, будем использовать его.
Далее доверенность отправляется на согласование и подписание по регламенту. После того, как МЧД будет подписана, ее можно зарегистрировать в реестре ФНС по соответствующей кнопке из Directum RX. Регистрация и присвоение GUID происходит в блокчейне через интеграцию с Контур.Доверенность.
Также в систему планируется добавить функциональность по созданию заявки на отзыв доверенности и мониторингу статусов МЧД.
Загрузка МЧД из сервисов обмена (Диадок, СБИС)
Создавать доверенности в электронном виде можно в веб-клиенте сервисов обмена и вручную заносить в Directum RX.
МЧД — машиночитаемая доверенность
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — цифровой аналог бумажной доверенности на подписание документов в электронном виде. Файл доверенности содержит информацию о доверителе и уполномоченном лице, а также его полномочия. Машиночитаемая доверенность (МЧД) подписывается усиленной квалифицированной подписью руководителя.
Оставить заявку
С 1 марта 2022 по 31 августа 2023 года
по желанию можно использовать сертификат КЭП физического лица вместе,
с машиночитаемой доверенностью (МЧД)
До 31 августа 2023 года
работники используют сертификаты электронной подписи юридического лица,
в которых прописаны их личные данные и сведения об организации
С 1 сентября 2023 года
новая схема работы с электронной подписью. Машиночитаемая доверенность (МЧД) станет обязательной.
Работники организаций и уполномоченные представители должны использовать КЭП физлица вместе с МЧД. С электронной подписью работника юрлица разрешено работать до 1 сентября 2024 года, при условии, если её сертификат выдан до 31 августа 2023 года. Машиночитаемая доверенность при этом не нужна.
Для чего нужна машиночитаемая доверенность (МЧД)
С помощью машиночитаемой доверенности (МЧД) сотрудники организации могут подписывать электронные документы от лица руководителя компании. Например, для сдачи отчётности в контролирующие органы.
Применение МЧД позволяет подтверждать полномочия представителя. В совокупности машиночитаемая доверенность (МЧД) и КЭП наделяет физическое лицо полномочиями для обмена электронными документами от имени компании. С их помощью работник может:
Сдавать отчётность в государственные органы — налоговая, СФР
Работать на государственных порталах — ЕГАИС, «Честный ЗНАК»
Вести электронный документооборот с контрагентами
Заверять любые другие документы, как и с обычной бумажной доверенностью от руководителя организации
Преимущества использования МЧД
Главные преимущества — это полный отказ от бумажных доверенностей для подписания документов и упрощение работы за счёт простого и быстрого оформления МЧД.
Полномочия сотрудников при выдаче машиночитаемой доверенности (МЧД) подтверждает только руководитель компании, подписывая машиночитаемый документ своей КЭП. Руководитель или уполномоченный сотрудник организации может сам отозвать выданную МЧД, например, если сотрудник уволился. Так, все полномочия находятся под вашим контролем
Без посещения ФНС
Машиночитаемый формат доверенности позволяет передавать отчётность в любую инспекцию онлайн
Машиночитаемая доверенность (МЧД) может храниться в различных системах и подходит для различных порталов.
Для работы подходят информационные системы:
- Операторов электронного документооборота
- Федеральных органов исполнительной власти (ФНС, СФР и т.д.)
- Аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ)
- Головной удостоверяющий центр
Кто может оформить МЧД
Выдать машиночитаемую доверенность (МЧД) своему сотруднику может только лицо, которое вправе действовать от имени организации или индивидуального предпринимателя без доверенности, то есть индивидуальный предприниматель или директор компании. В ней указывают информацию о доверителе, о лице, которому передали полномочия, его обязанности, дату составления и срок действия документа. Присваивают идентификационный номер и подписывают КЭП руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя.
Как выпустить машиночитаемую доверенность (МЧД)
Директор или сотрудник вносит данные в электронную форму доверенности в специализированном сервисе. Например, на сайте ФНС или в сервисе Астрал Доверенность. Готовую машиночитаемую доверенность (МЧД) должен подписать руководитель организации или предприниматель своей электронной подписью формата XMLDSIG. Файл, подписанный ЭП руководителя, получится в формате XML. Конкретный срок действия указывается в электронном документе, он не ограничен законодательством. Срок действия машиночитаемой доверенности может быть любой.
МЧД в ФНС
Для сдачи отчётности необходимо отправить один раз электронную доверенность в ФНС, прежде чем отправлять отчётность. Такая система практически повторяет схему использования бумажной отчётности с одним лишь отличием – процесс отправки машиночитаемой доверенности (МЧД) производится онлайн. Для работы с ФНС можно воспользоваться электронным сервисом «1С-Отчетность».
Похожий порядок работы применяется и при передаче отчётов в СФР. Перед сдачей отчёта нужно будет направить машиночитаемую доверенность в соцфонд, после чего ей присваивается номер, который указывается при сдаче отчётности.
В сервисе 1С-Отчетность реализована поддержка Уведомления о предоставлении полномочий представителю (УПУП) (аналог МЧД) для СФР.
Как узнать номер доверенности мчд
Дата публикации 16.06.2023
Что нужно знать о машиночитаемой доверенности
В рамках своей деятельности предприятию может понадобиться предоставить право на подписание электронных документов сотрудникам своей или сторонней организации (обычно во время совершения сделок). С 1 марта 2022 г. для юридического заверения этих отношений можно использовать машиночитаемую доверенность (далее МЧД) в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:
- Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ;
- Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 856 «О порядке формирования, актуализации классификатора полномочий и обеспечения доступа к нему»;
- Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857 «Об утверждении требований к формам доверенностей, используемых для подтверждения полномочий в электронной форме»;
- Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 858 «Об утверждении единых требований к машиночитаемым формам документов о полномочиях»;
- Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»;
- Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 № 222;
- Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 № 223;
- Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 № 224.
Машиночитаемая доверенность — это электронная доверенность, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя. Сотрудники могут подписывать электронные документы с помощью УКЭП физического лица, прикладывая к ним МЧД.
В машиночитаемой доверенности используются два основных понятия:
- Доверитель – ответственное лицо, разрешающее выполнение операций другим организациям или физическим лицам по доверенности;
- Представитель – организация или физическое лицо, принимающее на себя ответственность действовать от лица Доверителя в рамках вверяемых ему полномочий по доверенности. Им может быть как штатный сотрудник организации, так и сторонний представитель (физ.л., юр.л. или ИП).
Предлагаемый функционал для регистрации доверенностей и получения сведений о них использует распределенный реестр для хранения доверенностей по технологии блокчейн. Фирма «1С» является одним из держателей узлов данного распределенного реестра.
В эксперименте ФНС России использование машиночитаемых доверенностей распространяется на документы формата УПД: счет-фактура, акт выполненных работ, товарная накладная вместе со счетом-фактурой и т.д.
Партнерам фирмы «1С» уже доступен функционал МЧД в «1С:Бухгалтерии 8» для тестирования. В типовых решениях фирмы «1С» функционал работы с МЧД будет доступен после опубликования Минцифрой России формата МЧД. Подробнее о сроках см. в мониторинге законодательства
Подготовка к использованию МЧД
Для работы с машиночитаемыми доверенностями представители организации должны получить отдельные сертификаты электронных подписей физических лиц, в которых будут указаны только их данные и не будет реквизитов организации.
После этого доверитель должен зарегистрировать в распределенном реестре заявление на регистрацию доверенности, подписать и выдать представителю машиночитаемую доверенность. А также зарегистрировать сертификат физического лица в учетной записи организации ЭДО (об этом подробнее в разделе Регистрация сертификата и МЧД у оператора ЭДО.
В дальнейшем при подписании документов сертификатом необходимо будет каждый раз указывать доверенность, выбирая ее из списка зарегистрированных.
Создание МЧД в «1С:Бухгалтерии 8»
Возможность МЧД доступна начиная с версии БП 3.0.120
Для создания машиночитаемой доверенности необходимо перейти в список организаций, открыть карточку нужной организации и по кнопке ЭДО выбрать из списка пункт Машиночитаемые доверенности (рис. 1).
Откроется список МЧД, который по умолчанию будет пустым. Создать новую машиночитаемую доверенность организации можно по кнопке Создать (рис. 2).
Откроется окно регистрации заявки на машиночитаемую доверенность. В данном окне необходимо заполнить данные по заявке (рис. 3).
При заполнении заявки на регистрацию доверенности обратите внимание на следующие реквизиты:
- номер доверенности — генерируется автоматически;
- срок действия доверенности – может быть указан датой или текстом с информацией о том, при каких условиях доверенность считается действительной (пока не используется в рамках пилота ФНС);
- передоверие – разрешено или нет;
- сведения о доверителе – указывается организация, физическое лицо и должность доверителя;
- сведения о представителе – указываются данные представителя;
- регистрационный номер доверенности основания (используется при передоверии);
- полномочия — носят информативно-справочный характер, пока не влияют на логику работы с документами.
После заполнения заявки ее необходимо отправить по кнопке Подписать и отправить (рис. 4).
При успешной отправке статус МЧД сменится на «Отправлена», и будет выведено диагностическое сообщение с идентификатором транзакции (рис. 5).
Через 2-3 минуты необходимо обновить статус МЧД, который должен смениться на «Зарегистрирована». Для обновления статуса необходимо вручную открыть доверенность двойным нажатием по строке доверенности (рис. 6).
Регистрация сертификата и МЧД у оператора ЭДО
После получения сертификата и оформления доверенности, их следует добавить в учетную запись организации в сервисе 1С-ЭДО. Для этого необходимо открыть список учетных записей в разделе Администрирование – Обмен электронными документами – Учетные записи ЭДО (рис. 7).
В учетной записи уже есть сертификат организации. Необходимо добавить к нему новый сертификат физического лица по кнопке Добавить (рис. 8).
В учетной записи появится новая строка с сертификатом физического лица и указанием доверенности (рис. 9).
На данном этапе настройка МЧД окончена, теперь можно отправлять и принимать документы, подписанные подписью физических лиц с указанием машиночитаемой доверенности.
Проверка МЧД при обработке входящих документов
Реализованный функционал МЧД соответствует документации Пилотного проекта, утвержденного распоряжением ФНС России от 16.07.2021 № 213@ и продленного в качестве эксперимента до конца 2022 года постановлениями Правительства РФ от 21.02.2022 № 222, от 21.02.2022 № 223, от 21.02.2022 № 224. В рамках эксперимента предполагается, что сведения об МЧД прикладываются к документу. При этом документ приходит к получателю в таком виде, что он содержит номер МЧД, на основании которой документ был подписан, и результат проверки этой доверенности оператором ЭДО (истина или ложь).
При получении документов автоматически выполняется проверка подписи. Если документ подписан подписью физического лица, которая не содержит ИНН организации, то программа считает, что документ должен быть подписан с указанием доверенности. Далее ищет доверенность в сведениях ЭДО, если не находит – выдает предупреждение. Если находит, то загружает доверенность из распределенного реестра в программу и выполняет следующие действия:
- сопоставление данных о доверителе, представителе в доверенности и сведений о номере доверенности в ЭД;
- проверка полномочий представителя;
- сопоставление данных о представителе в доверенности и квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, которой подписан ЭД;
- сопоставление даты подписания ЭД и срок действия доверенности;
- проверка квалифицированной электронной подписи доверителя, которой подписана доверенность.
Штамп, содержащий сведения о подписании доверенности отображается, в том числе в режиме превью в «Текущих делах ЭДО» (под основным документом) (рис. 10).
При подписании входящего документа можно визуально самостоятельно проверить штамп и подписи. При двойном клике по строке сертификата на закладке «Подписи» есть возможность посмотреть информацию о сертификате и подписи документа (рис. 11).
По двойному клику в колонке «Статус подписи» на закладке «Подписи» откроется окно, в котором будет доступно больше информации о том, какие проверки были выполнены программой и результат проверки (при наличии ошибок программа выдаст поясняющие комментарии). Данная информация поможет принять решение по поступившему документу – принять или отклонить его (рис. 12).
Проверка МЧД при отправке документов
При отправке документов программа автоматически сопоставит данные документа с данными сертификата и при необходимости попросит указать доверенность, на основании которой выполняется подписание. Доверенность выбирается из списка зарегистрированных машиночитаемых доверенностей.
Далее выполняется автоматическая проверка. Если подпись неверна, данные о доверенности, представителе или доверителе некорректны, то программа выдаст следующее сообщение (пример) (рис. 13).
В данный момент работа с МЧД поддерживается только для подписания документов на клиенте. Использование МЧД при подписании на сервере пока не предусмотрено, и программа будет выдавать ошибку. Проверить настройку подписания можно в разделе Администрирование — Обмен электронными документами — Настройки электронной подписи и шифрования (рис. 14).
Далее перейти на закладку «Программы» и внизу проверить отключено ли подписание на сервере (рис. 15).
Если подписание на сервере включено, то при выполнении операций будет выдаваться предупреждение (рис. 16).
Помимо этого, не предусмотрено подписание пакета документов, в котором одновременно содержатся документы, которые можно подписывать по доверенности и нельзя. Программа в таком случае будет выдавать предупреждение (рис. 17).
Отзыв доверенности
- Отзыв своей доверенности.
Отозвать доверенность можно в окне списка доверенностей по кнопке Еще – Отозвать (рис. 18).
Сведения об отзыве будут автоматически обновлены во всех узлах распределенного реестра и будут немедленно использованы в информационных системах контрагентов.
- Отзыв доверенности со стороны контрагента
При получении документов выполняется автоматическая проверка подписей и запрашивается актуальная версия машиночитаемой доверенности из распределенного реестра. Если доверенность была отозвана, то программа отобразит этот факт в результатах проверки, и подпись не будет считаться действительной.
Законодательно не регламентированы действия пользователя в случае, когда контрагент подписывал документы действующей доверенностью, а в момент получения документов доверенность перестала действовать.
Загрузка МЧД из распределенного реестра
Также в программе есть возможность вручную загрузить доверенность из распределенного реестра в окне списка доверенностей. Загрузка доступна по кнопке Еще – Загрузить из реестра (рис. 19).
В открывшемся окне загрузки указывается доверитель и номер загружаемой доверенности (рис. 20).
Заверяй, но проверяй: как работают машиночитаемые доверенности
С 1 сентября схема электронного документооборота становится одновременно и проще, и строже. При подписании документов от имени компании ее работники начнут использовать электронную подпись физического лица, а не подпись, выданную на сотрудника организации. Право подписи будет подтверждать машиночитаемая доверенность (МЧД). Эксперимент с ее применением стартовал в прошлом году, и с тех пор больше тысячи компаний убедились, что отчетность бизнеса стала более прозрачной и упорядоченной. Объясняем, за счет чего это происходит и как «довериться» цифровому нововведению.
Безопасность превыше всего
Машиночитаемая доверенность представляет собой xml-файл с «зашитыми» в нем сведениями о руководителе предприятия, полномочиях работника и окончании срока действия этих доверительных отношений. В каждой МЧД содержится идентификатор — уникальный номер, присваиваемый документу в момент его создания, подделать его не получится.
Оформить МЧД на бухгалтера или другого ответственного сотрудника можно было еще с марта 2022 года, но закон к этому не обязывал. Многие продолжали по старинке пользоваться сертификатом, оформленным на начальника, либо дубликатом закрытого ключа подписи руководителя, завладеть которым мог кто-то посторонний. Это бросало вызов финансовой безопасности, к примеру, в случае хакерских атак на корпоративные серверы или нечистых на руку сотрудников, заключавших сделки за спиной у начальства.
Именно для того, чтобы обезопасить операции с электронными документами и свести к минимуму шансы на подлог или путаницу, была внедрена машиночитаемая доверенность. Без нее подпись рабочих электронных документов будет считаться недействительной. С 1 сентября переходный период завершается, и МЧД становится неотъемлемой частью любого производственного процесса.
Многоступенчатый контроль
Отныне при подписании электронных документов от имени организации или ИП сотрудники должны использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) физического лица, то есть персональную, а не УКЭП, выданную на сотрудника организации. Машиночитаемую доверенность оформляет работодатель. Сотрудник заверяет документы личной УКЭП и прикладывает МЧД — она автоматически подтверждает его полномочия действовать от имени организации или ИП.
Доверенность можно выдать на какой угодно срок, но если ее обладатель утратил право подписи, например при увольнении, то доверитель волен в любой момент отозвать МЧД.
Новые правила касаются сотрудников, которые вовлечены в юридически значимый документооборот компании: сдают отчетность в электронной форме, взаимодействуют с налоговой и госструктурами, участвуют в торгах или подписывают документы с контрагентами.
Не пригодится МЧД лишь «единоличным исполнительным органам» — генеральным директорам и самим индивидуальным предпринимателям. Они продолжат подписывать документы электронной подписью своей организации, что в целом логично.
Доверительная база
Проще всего заказать МЧД через портал госуслуг, тогда представитель сможет подавать заявления и оформлять документы на «Госуслугах» от лица компании или ИП. Для этого руководитель в личном кабинете организации заходит в «Доверенности и доступы» → «Делегирование полномочий» → «Создать новую», заполняет все поля и визирует МЧД собственной УКЭП, после чего доверенность отправляется в головной Удостоверяющий центр ФНС. Так формируется единая база МЧД.
Аналогично, чтобы отозвать доверенность, достаточно отправить заявку на ее отмену и завизировать УКЭП руководителя.
Важно: когда МЧД станет обязательной, электронная подпись юрлица, которую раньше использовали сотрудники при подписании документов от имени организации, утратит силу. С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры станут выпускать только электронные цифровые подписи для физлиц, и такие подписи будут работать исключительно при наличии МЧД. Электронные подписи сотрудников, выпущенные до этой даты, окажутся действительны без МЧД еще год — до 31 августа 2024 года.
Изменения не затронут УКЭП, выданные Удостоверяющим центром ФНС на руководителя компании или ИП: этими подписями можно пользоваться до окончания срока действия их сертификата.
Масштаб имеет значение
Ожидается, что МЧД, выпущенная на «Госуслугах» в едином формате, разработанным Минцифры РФ, будет применима при взаимодействии с любыми контрагентами и органами власти — с той же налоговой, Росстатом, Социальным фондом России, ЕГАИС, таможней и другими учреждениями.
Можно оформить МЧД и прямиком на сайте ФНС. Здесь есть два вида доверенностей: B2B подходит для обмена электронными документами между организациями, а B2G — для предоставления отчетов налоговикам. В зависимости от задачи выбирайте подходящий вариант.
Кроме того, можно сгенерировать МЧД через сайт Социального фонда России, скачав загрузочный файл АРМ Доверенность, либо с помощью провайдера ЭДО или внешних сервисов наподобие «Контура», «Такскома», СБИС, 1С. А можно использовать готовый модуль и сформировать доверенность в привычном интерфейсе вашей информационной ECM-системы, на базе платформы цифрового документооборота компании, если эта опция доступна. Крупному бизнесу, как правило, на доработку такого функционала требуется время, ведь не так просто разом выпустить десяток тысяч экземпляров МЧД с периодическим отзывом или передоверием.
Приложить для порядка
МЧД следует прикладывать к документам при их подписании на доверительной основе. Способов несколько.
Первый — прикрепить файл с доверенностью к основному пакету подписанных документов. Чтобы не прикладывать МЧД каждый раз заново, можно разместить ее в системе хранения доверенностей и заключить соглашение с контрагентом. Просто предъявите МЧД один раз, а в соглашении укажите, в какой системе она хранится и как ее найти.
Другой способ — указать номер доверенности, присвоенный ФНС. По нему получатель сможет проверить, до какого срока действует МЧД, обладает ли подписант необходимыми полномочиями сотрудника, достоверна ли электронная подпись руководителя. И подспудно убедиться, что честную сделку можно подкрепить рукопожатием.