Шаг 1
Методику Getting Things Done (GTD) придумал и описал в книге «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен. Основная идея подхода такова: когда у человека скапливается слишком много дел, он нерационально планирует своё время, постоянно переносит задачи «на завтра» и в итоге тратит время не на действия, а на размышления о планах. Методика подойдёт тем, кто буквально погребён под лавиной задач.
Организация времени требует разгрузки мозга от необходимости помнить огромный список задач. Для этого нужна условная «корзина» — место, куда можно сложить абсолютно все дела, не разделяя их на рабочие и личные.
Пример
Можно использовать настоящую корзину: вы записываете каждое дело на отдельный лист бумаги и бросаете его в ёмкость. Можно завести специальную папку на компьютере или просто зафиксировать дела на бумаге. Подойдут программы Trello, Kanbanchi или Jira — это онлайн-доски с карточками, в которых можно работать командой.
Результат 
Есть длинный список всех задач, начиная от текущих конкретных дел (например, сдать декларацию в налоговую) и заканчивая планами (может быть, открыть ещё два магазина и слетать в Гренландию). Новые задачи держать в голове не нужно, достаточно добавлять их в этот список.
Шаг 2
Расставьте приоритеты
Пункты из получившегося огромного списка нужно рассортировать. Попробуйте методику Эйзенхауэра. Все дела нужно разделить на четыре типа:
1
Срочные и важные
Задачи, которые требуют пристального внимания; их нужно сделать как можно быстрее. Сделать самостоятельно.
2
Важные, но несрочные
Долгосрочные проекты, которые требуют внимания в будущем. Спланировать и выполнить.
3
Срочные, но неважные
Задачи, которые стоит сделать быстро, но не обязательно тратить на них своё время. Делегировать.
4
Неважные и несрочные
Задачи, которые можно без последствий отложить и которые не несут потенциальной пользы. Обдумать, отказаться, переформулировать или перенести в другую категорию.
Для первых трёх категорий стоит установить дедлайн — последний срок, к которому задача должна быть сделана.
Результат
Дела рассортированы, ясно, чем нужно заняться в первую очередь, какие задачи делегировать и какие ресурсы для этого нужны.
Шаг 3
Делегируйте как можно больше
По мнению Брайна Трейси, автора книги «Делегирование и управление», до 85 % операционного бюджета любой компании приходится на зарплатный фонд. Чтобы использовать эти расходы эффективно, старайтесь делегировать как можно больше. Кроме того, передача задач освобождает от «текучки», вы можете сосредоточиться на самых важных вопросах.
Распределяя дела между сотрудниками, старайтесь давать максимально понятные инструкции, а ещё лучше формулировать их по технологии SMART:
- Specific (Конкретность) — точная постановка задачи, ориентация не на процесс, а на результат: не «Крась забор», а «Покрась весь забор».
- Measurable (Измеримость) — cотрудник должен понимать критерии оценки эффективности его работы, результат должен быть измеримым. Не «Трудиться весь день», а «Сделать продажи минимум на 100 тысяч рублей».
- Attainable (Достижимость) — цель должна быть реальной и достижимой.
- Relevant (Уместность) — выполнение задачи должно вести к достижению цели.
- Time-bound (Ограниченность во времени) — исполнителя необходимо ограничить во времени. Старайтесь учитывать риски: у вас должен быть запас, если сотрудник не справится.
Проверяйте, выполняются ли ваши задачи в срок. Это может быть небольшой отчёт от каждого сотрудника по электронной почте или ежедневные короткие совещания. Выделите себе час в день на общение с сотрудниками, это должно стать привычкой.
Работая в онлайн-досках, прикрепляйте нужного участника к карточке задачи, закрепите срок выполнения. Если установите приложение на смартфон, сервис будет напоминать о дедлайне оповещением.
Результат
Большая часть задач выполняется быстро, сотрудники лучше понимают, что вы от них хотите.
Шаг 4
Внедряйте гибкие практики
В управлении временем важно придерживаться плана, но предпринимательство — сфера с большими рисками и постоянно меняющейся стратегией. Невозможно перед стартом продумать и предугадать всё. Нужна постоянная корректировка списка дел и приоритетов. Изучите и попробуйте применить гибкие методологии управления процессами, например «Канбан» и «Скрам».
Сейчас такой подход активно используют в IT-разработке, он помогает управлять собой и командой в ситуации, когда конечная цель до конца неизвестна. Контролируют сотрудников с помощью онлайн-досок.
Разделите ваш рабочий процесс на этапы. Например, это могут быть:
- «Очередь» — корзина с общим списком всех задач.
- «Делаем» — сотрудник начал работу.
- «На проверке» — задача готова, нужно проконтролировать и внести замечания.
- «На доработке» — сотрудник доделывает задачу.
- «Принято» — готовые задачи.
- «Ждём» — дела, выполнение которых нужно притормозить на какое-то время (например, дождаться ответа от человека вне компании).
К каждой карточке вы можете установить срок и прикрепить участника. Или сотрудники могут сделать это сами — например, забрать приглянувшуюся задачу из очереди и уточнить, когда она будет выполнена.
Результат
Появилось наглядное представление рабочих процессов в компании. Сотрудники видят, кто что сейчас делает, и сами планируют график работы. Вам проще контролировать всю команду, не нужно тратить время на переписывание планов в ежедневниках.
Шаг 5
Используйте тайм-менеджмент для личной эффективности
В книгах о тайм-менеджменте встречается понятие «съесть лягушку». У каждого из нас есть задачи, за которые мы не хотим браться, они и называются «лягушками». Это дела, которые возможно выполнить в установленный срок, но мы постоянно их откладываем и испытываем внутреннее сопротивление. В результате скапливается огромное количество таких «лягушек», высасывающих моральные силы и мотивацию.
Выполнять их нужно постепенно. Приучите себя каждое утро завершать одно неприятное дело. Через несколько дней «лягушки» закончатся, а новые будут «съедаться» быстрее, потому что это войдёт в привычку.
Этот метод подойдёт, когда нужно разобраться с небольшими делами. Если вы хотите эффективно работать над долгими и рутинными задачами, попробуйте технику «помидора»:
- за раз нужно съесть один «помидор»: установить таймер и работать без перерыва 25 минут;
- после этого сделать перерыв на 5 минут;
- после четырёх отрезков — перерыв полчаса.
С точки зрения психологии эффективность метода объясняется так: мы откладываем на потом большие дела, потому что они нас пугают. Заставить себя работать 25 минут намного проще, чем сесть и сразу написать большую книгу.
Результат
Неприятные дела-«лягушки» выполнены. Вы постепенно завершаете большие задачи, разбив их на этапы по 25 минут. Появилось много свободного времени, можно сделать ещё больше или спокойно отдохнуть.
5 приёмов тайм-менеджмента для предпринимателя
Вот ещё несколько хитростей, которые помогут эффективнее управлять временем.
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»
Тайм-менеджмент – это техника управления временем, включающая в себя основы и принципы, которые позволяют человеку грамотно и рационально организовывать свое время для достижения максимальных результатов. Ввиду динамично развивающегося мира, увеличения экономических темпов, любой процесс не может удачно протекать без упорядоченного порядка действий. Различные организации вынуждены прибегнуть к помощи тайм-менеджмента и тайм-менеджеров, чтобы повысить эффективность свой деятельности.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
Похожие темы научных работ по экономике и бизнесу , автор научной работы — А.В. Сапунов
Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы
Инструменты личного и корпоративного тайм-менеджмента в деятельности сотрудников в бизнес-среде
Использование технологий тайм-менеджмента в деятельности современного руководителя
Принципы тайм-менеджмента в управленческой деятельности руководителей бизнес-организации
СТРАТЕГИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ И ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
i Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
TIME MANAGEMENT IN THE ORGANIZATION MANAGEMENT SYSTEM
Time management is a time management technique that includes the basics and principles that allow a person to competently and rationally organize their time to achieve maximum results. In view of the dynamically developing world, the increase in economic rates, any process cannot proceed successfully without an orderly order of actions. Various organizations are forced to resort to the help of time management and time managers in order to increase the efficiency of their activities.
Текст научной работы на тему «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ»
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ А.В. Сапунов, канд. экон. наук, доцент
Академия маркетинга и социально-информационных технологий (Россия, г. Краснодар)
Аннотация. Тайм-менеджмент — это техника управления временем, включающая в себя основы и принципы, которые позволяют человеку грамотно и рационально организовывать свое время для достижения максимальных результатов. Ввиду динамично развивающегося мира, увеличения экономических темпов, любой процесс не может удачно протекать без упорядоченного порядка действий. Различные организации вынуждены прибегнуть к помощи тайм-менеджмента и тайм-менеджеров, чтобы повысить эффективность свой деятельности.
Ключевые слова: тайм-менеджмент, рабочее время, персонал, рабочий процесс.
В двадцатые года двадцатого века впервые заговорили о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности конкретной единицы, то есть человека. Именно в этот период ряд европейских государств не без помощи появляющихся образований, выступающих за соблюдение прав трудящихся, пытаются вникнуть в этот процесс. Анализируя труд рабочих середины и конца девятнадцатого века, можно сделать вывод: производственная эффективность при постоянной загруженности была крайне низкой, увеличение продолжительности рабочего дня не дает ожидаемых экономических показателей. В семидесятых годах двадцатого века обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности. В две тысячи седьмом году в России впервые при финансово-промышленном институте открылась кафедра тайм-менеджмента. Сегодня это направление в менеджменте стало очень востребованным и популярным.
Тайм-менеджмент, как и любая другая дисциплина имеет задачи:
1. Анализ необходимого времени на выполнение определенных задач.
2. Постановка, формулирование и определение первостепенных целей.
3. Составление четкого плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
4. Помощь в реализации поставленной цели.
5. Фиксация времени при помощи хронометража [1].
На данный момент существует целый ряд подходов к проблеме управления временем. Специалисты в данной области выделяют три основных типа:
1. Персональный или личный тайм-менеджмент. Данный вид менеджмента связан с личностным развитием человека и его умением грамотно и плодотворно планировать свое время.
2. Профессиональный тайм-менеджмент. Этот тип менеджмента помогает индивиду эффективно выполнять поставленные перед ним задачи, грамотно организовывать свое рабочее время и разумно расставлять задачи в зависимости от их приоритетности.
3. Социальный тайм-менеджмент предполагает регулирование межличностных взаимоотношений или управление временем двух и более лиц. Такой вид менеджмента еще называют- корпоративным [2].
Руководитель, пользуясь в совокупности методами, предложенными тайм-менеджментом и персональным менеджментом, получает определенные преимущества в своей деятельности:
1. Реализация поставленных задач с наименьшими потерями.
Journal of Economy and Business, vol. 10-2 (80), 2021
2. Рациональная организация рабочего процесса.
3. Создания алгоритма полного исключения спешки.
4. Сведение ошибок в выполнении работы к минимуму, а в последствии к нулю.
5. Повышение квалификационных показателей.
6. Усиленный рост мотивации труда.
7. Поиск оптимальных путей достижения личностных и профессиональных целей.
Для формирования полного понимания методов, целей и задач тайм менеджмента, необходимо знать основные понятия:
1. Концепция управления временем -это способ рационального восприятия времени.
2. Концепция Тайм-менеджмента — совокупность приемов, помогающих определить причину, согласно которой, индивиду важно научиться распоряжаться своим временем с максимальной продуктивностью.
3. Методы управления временем — ряд последовательных действий, который может помочь решить конкретную задачу.
4. Система управления временем — совокупность методов и концепций, которые дают возможность индивиду максимально быстро и эффективно добиться результата в поставленной задаче.
С прогрессирующим ростом капитализма и капиталистических отношений выросла и конкуренция, в следствии чего появился спрос на грамотную организацию рабочего процесса и тайм-менеджмента в управлении [3].
В связи с этим больше число организаций чувствуют потребность в обязательном использовании всех концепций и приемов тайм-менеджмента в организации своей работы. Потребность внедрять тайм-менеджмент объясняется следующими причинами:
1. Рост темпов изменений среды требуют делегирования сотрудникам организации новых задач, целей и полномочий, оставляя за ними принятия конкретного решения.
2. Рост капиталистических отношений вслед за собой порождает рост конкурент-
ных предложений на рынке, что вызывает необходимость прикладывать больше усилий, тратя на это максимально возможный минимум временного ресурса [4].
Для современной организации характерны регулярные и значительные изменения основной и добавочной деятельности: создание новых продуктов, расширение на новые рынки сбыта, использование новых рычагов в системе управления. Топ-менеджеры и специалисты организаций регулярно увеличивают объемы задач и целей, изыскивают новые ресурсы и расширяют резервы времени для реализации новых планов. Описанные аспекты современной организации объясняют потребность внедрения инструментов тайм-менеджмента в систему управления для минимизации возможных потерь.
Неграмотная организация рабочего процесса со стороны руководящих составов приводит к тому, что сотрудники ощущают нехватку личного времени. Это сказывается на настроениях сотрудников и эффективности организации.
Дефицит времени характерен для следующих случаев:
1. Отсутствие распорядка на весь рабочий день.
2. Помощники руководителя не вникают в особенности распорядка.
3. Телефонные звонки зачастую нарушают плодотворный рабочий процесс.
4. Неумение управляющим распределять цели между работниками.
5. Работники не имеют необходимой квалификации для занимаемых должностей.
6. Отсутствие соразмерной мотивации [5].
Для повышения продуктивности сотрудников и улучшения эффективности работы организации, следует рекомендовать подчиненным составлять план на весь рабочий день. При составления подобного плана необходимо: 60% от всего рабочего дня отвести на решение основных задач, 40% сохранить в резерве, из которых 20% — непредвиденные дела, другие 20% -спонтанные.
Тайм-менеджмент покажет свою результативность лишь в том случае, если
Journal of Economy and Business, vol 1Q-2 (8Q), 2Q21
сотрудники приобретут навык планирования, расставления приоритетов, контроля времени и грамотной поочередности. Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм-менеджменту или обучить менеджера организации, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы.
Результативность использования данных методов и эффективность деятельности организации зависит во много от руководителя, от его навыков четко определять свои задачи, ставить цели и планировать работу всего коллектива.
Система дает желаемый результат, когда все ее составляющие реализуются в обязательной последовательности:
1. Анализ временного резерва.
2. Наличие списка дел.
3. Определение временных рамок для реализации задач.
4. Сравнение предполагаемых временных затрат для достижения цели с личными возможностями.
5. Составление плана дел на перспективу.
В функционировании любого процесса важную роль играет непосредственный лидер, руководитель. Для эффективной работы необходимо учитывать не только грамотный тайм-менеджмент подчиненных и участников низшего звена, но и непосредственных руководителей.
Основные методы рационализации личного труда руководителя:
1. Тренировка памяти.
2. Работа над текстами.
3. Использование записной книжки.
4. Умение слушать собеседника.
5. Разговоры по телефону в рабочее время только по служебным вопросам.
6. Служебная командировка.
Исследования показывают, что эффективность работы любого предприятия, организации, компании и некоммерческой организации завязана на целом ряде взаимодополняющих факторов. Лишь взаимная работа следующих аспектов может показать положительную динамику развития и работы любой организации:
1. Формальные взаимоотношения сотрудников между собой и с руководителем.
2. Четкое разделение обязанностей с указанием сроков к их выполнению.
3. Прозрачная система мотивации со стороны руководителей за успешное выполнение поставленных задач.
4. Планирование руководителем своего рабочего дня, процессов и сроков реализации задач.
5. Наличие тайм-менеджера или разработанной системы тайм-менеджмента, которые способны содействовать эффективности рабочих процессов.
Опираясь на исследования проблем нехватки и неправильного использования времени, на капитальные труды, можем сделать следующий вывод: время- ресурс не только отдельно взятого индивида, но и целых организаций. Временной ресурс важен так же, как и материальная база, потому что за одну единицу времени можно выполнить разное количество поставленных задач. С внедрением тайм-менеджмента решение этого вопроса существенно облегчилось для всех управленческих структур и отдельно взятых
1. Стрелкова, Л.В. ТаИм-менеджмент. Учебное пособие / Л.В. Стрелкова, Ю.А. Маку-шева. — М.: Юнити, 2018. — 352 с.
2. Субботина, Е.А. Правда о наИденном времени: таИм-менеджмент для родителей и детей. — Рн/Д: Феникс, 2018. — 272 с.
3. Трейси, Б. ТаИм-менеджмент по Брайану Трейси.Как заставить время работать на вас. — М.: Альпина Паблишер, 2018. — 302 с.
4. Хайнц, М. Позитивный тайм-менеджмент. Как успевать быть счастливым. — М.: Альпина Паблишер, 2019. — 128 с.
5. Мугаева Е.В. Интеграция комьюнити-менеджмента в бизнес. Экономика и бизнес: теория и практика. 2021. №1-2 (71). С. 11-13.
Journal of Economy and Business, vol. 1Q-2 (8Q), 2Q21
TIME MANAGEMENT IN THE ORGANIZATION MANAGEMENT SYSTEM
A.V. Sapunov, Candidate of Economic Sciences, Associate Professor Academy of Marketing and Social and Information Technologies (Russia, Krasnodar)
Abstract. Time management is a time management technique that includes the basics and principles that allow a person to competently and rationally organize their time to achieve maximum results. In view of the dynamically developing world, the increase in economic rates, any process cannot proceed successfully without an orderly order of actions. Various organizations are forced to resort to the help of time management and time managers in order to increase the efficiency of their activities.
Keywords: time management, working time, personnel, workflow.
Journal of Economy and Business, vol 10-2 (80), 2021
Что такое тайм-менеджмент: личный тайм-менеджмент или как управлять своим временем
Замысливались ли вы когда-нибудь над тем, почему кто-то может работать 4-5 часов в день и получать из этого максимальную отдачу, а кому-то и 8 часов не хватает на выполнение базовых заданий?
Дело не в длительности рабочего дня, степени напряжения или условиях труда. Главный вопрос заключается в умении организовать собственное время так, чтобы успевать больше, получая из этого максимум отдачи и оставляя достаточное количество свободного времени. Говоря на языке современных терминов, все решает тайм-менеджмент — управление собственным временем, использование своей жизни с максимальной эффективностью. И речь идет не только о рабочем времени, но и о делах, касающихся других сфер вашей жизни.
В этой статье мы разберем основы построения личного тайм-менеджмента, рассказав о его базовых составляющих и правилах работы. Устраивайтесь поудобнее — вас ждет погружение в удивительное искусство управления собственной жизнью.
Что такое тайм-менеджмент и для чего он нужен
Два тысячелетия назад один древнеримский философ, размышляя над вопросом «Как оценить эффективность своих прожитых лет?», заложил основы известного нам тайм-менеджмента. Это был Сенека со своей знаменитой идеей делить прожитое время на плохое и хорошее (нашим языком — на потраченное в никуда и эффективно использованное). Вместе с этим, по его мнению, стоило бы вести учет прошедшего времени и минимум раз в год подводить итоги прожитого жизненного периода. Мысли философа, казалось бы, хорошие, но позабылись почти на 19 столетий. И только в 19 веке эпоха индустриализации с новой силой почувствовала нехватку системы контроля затраченного на работу времени. Главным образом, этот вопрос коснулся владельцев крупных компаний и мануфактур, которым необходимо было отслеживать время и эффективность работы сотрудников. В этот же период появилась новая идея — принцип «80/20», который выдвинул Вильфредо Парето. Если он вам не знаком, вот в чем краткая суть: 20% эффективных действий приносят 80% результата, и наоборот: 80% малоэффективных усилий дают только 20% результата.
Что же представляет собой тайм-менеджмент в наше время? Это система действий, цель которой — правильное планирование задач с грамотным распределением времени на выполнение каждой. Главная цель тайм-менеджмента — делать как можно больше, снизив временные затраты и понизив уровень стресса человека.
То есть, тайм-менеджмент — это не только модное слово из круга управленцев, которым они описывают условия достижения своего успеха. Но при этом, это далеко не секретная технология и не панацея от бесполезного расходования времени. Тайм-менеджмент, как система — это эффективный инструмент, который может помочь каждому работающему человеку сделать время его работы максимально эффективным, оставив силы и свободные часы на отдых и занятия хобби.
Идея эффективного тайм-менеджмента настолько увлекает многих современных людей, что в мире даже начали создавать кафедры тайм-менеджмента при университетах. О большом количестве книг, вебинаров, курсов и пособий можно даже не говорить. Советов, на счет того, как управлять своим временем с помощью тайм-менеджмента, настолько много, что, кажется, у человека не осталось ни единого шанса на прокрастинацию. Осталось лишь научиться внедрять это все в собственную жизнь. Заинтриговали? Давайте вместе выясним, как это возможно.
Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем
Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем
Что такое тайм-менеджмент
Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей. Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы. Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот. Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.
Принципы тайм-менеджмента
- Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
- Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
- Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.
Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.
Лучшие методы тайм-менеджмента
1. Подготовка с вечера
Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.
План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении
2. Хотя бы N минут
Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.
3. Дедлайны
Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.
4. Поедание «лягушки»
Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.
5. Мелкие задачи
Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].
6. Автофокус
Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.
7. Сделайте это завтра
Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.
Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.
Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».
8. Деление большой задачи
Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.
9. Одна задача в один промежуток времени
Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.
10. Методы фиксированного времени
Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.
Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.
Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.
Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так (Фото: bakunin.com)
Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.
Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.
Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.
11. Принцип девяти дел
Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.
Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.
12. Канбан
Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.
Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.
Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.
13. Хронометраж
Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.
- Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
- Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
- Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.
14. Матрица Эйзенхауэра
Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.
Матрица Эйзенхауэра
- Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
- Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
- Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
- Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.
15. Тайм-менеджмент по хронотипу
Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:
- «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
- «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
- «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
- «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.
Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.
Приложения для управления временем
Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.
- Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
- Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
- Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
- Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
- Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
- SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.
Книги по тайм-менеджменту
Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.
- Тео Компернолле, «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел».
- Дэвид Андерсон, «Канбан. Альтернативный путь в Agile».
- Максим Дорофеев, «Джедайские техники».
- Марк Форстер, «Сделай это завтра».
- Майкл Бреус, «Всегда вовремя».
Читайте также на РБК Трендах:
- 15 лайфхаков Notion — для работы, бизнеса и повседневных задач
- Техника Pomodoro: как управлять временем
- 25 лучших книг по тайм-менеджменту