Что делать если после инвентаризации нашлась недостача

Недостача. Что делать?

На вопрос читателя журнала «Аптечное дело» отвечает Анна Устюшенко, партнер ИНТЕЛЛЕКТ-С, руководитель практики.

Вопрос читателя юристу:

В нашей аптеке прошла инвентаризация, в результате которой обнаружилась недостача. Одного виновного не нашли, поэтому руководство приняло решение поделить «долг» между всеми сотрудниками и вычесть поэтапно из зарплаты в будущем. Защищает ли закон работников первого стола?

Наш комментарий:

Анна Устюшенко, ИНТЕЛЛЕКТ-С, специально для журнала «Аптечное дело»:

Если договор о полной материальной ответственности не заключен, то работник отвечает только в пределах своего среднего месячного заработка – каков бы ни был размер недостачи.

Работники первого стола совмещают функции фармацевта/провизора и функции по реализации товара. Операции с приемом денежных средств от покупателей включают деятельность первостольников в Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утв. Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 г. №85. Однако заключение договоров о полной материальной ответственности – это право, а не обязанность работодателя.

Если договор о полной материальной ответственности заключен:

• Для работника это означает обязанность возместить ущерб, причиненный работодателю, в полном объеме, а не в пределах размера своего среднего месячного заработка, как это установлено ст. 241 Трудового кодекса РФ (далее ТК РФ).
• В интересах работника проверить, какой из двух возможных видов договора о полной материальной ответственности с ним заключен – о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) ответственности.
• При полной индивидуальной материальной ответственности имеет значение, как товарно-материальные ценности передавались между сменами от одного работника другому, имел ли возможность работник лично контролировать их движение, сохранность, целостность.
• При полной коллективной материальной ответственности следует проверить, кто включен в бригаду, произведено ли своевременное перезаключение договора (при смене более 50% членов бригады).

Если договор о полной материальной ответственности не заключен, то работник отвечает только в пределах своего среднего месячного заработка – каков бы ни был размер недостачи, работник должен будет возместить не больше своей средней заработной платы за месяц. Работник, не согласный с привлечением его к материальной ответственности, должен знать: взыскать с него суммы недостачи, если он не подписал соглашения о добровольном возмещении, достаточно сложно. В этой связи работнику можно порекомендовать, во-первых, не признавать суммы долга, во-вторых, при судебном взыскании проверять каждый шаг работодателя, начиная со стадии выявления ущерба (проведения инвентаризации).

Инвентаризация должна быть проведена в строгом соответствии с Порядком проведения инвентаризации имущества организации, утв. Приказом Министерства финансов РФ от 13.06.1995 г. №49. Итоги инвентаризации, как правило, оформляются бухгалтерской справкой, в которой указывается размер причиненного ущерба. По результатам служебного расследования, после получения от работника объяснений (в противном случае – налицо нарушение процедуры привлечения работника к материальной ответственности), составляется заключение, в котором отражаются следующие факты:

• отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника;
• противоправность поведения работника, причинившего вред имуществу работодателя;
• вина работника в причинении ущерба;
• причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом;
• наличие прямого действительного ущерба работодателю.

Только совокупность указанных фактов дает работодателю право требовать от работника возмещения ущерба. Доказать наличие каждого из описанных фактов – обязанность работодателя.

Если сумма ущерба не превышает среднего месячного заработка работника, то в течение месяца с момента установления размера ущерба работодатель может на основании приказа удерживать из заработной платы работника сумму ущерба. Если же месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.

Отсюда следуют два возможных варианта поведения работника для защиты своих прав при несогласии с привлечением к материальной ответственности:

• при удержании сумм из заработной платы – самостоятельное оспаривание приказа об удержании и заявление требования о взыскании удержанной части заработной платы (путем подачи в суд по месту нахождения ответчика искового заявления);
• при обращении в суд работодателя для взыскания сумм ущерба – защита в суде путем несогласия с требованиями истца и доказывания отсутствия состава нарушения для привлечения работника к материальной ответственности.

Недостача активов: причины и урегулирование

Безусловно, в результате инвентаризации могут быть обнаружены расхождения между данными бухучета и фактическим наличием активов. Например, установлено отсутствие определенных активов (ОС, МНМА, запасов и т. п.). Этот факт непременно следует зафиксировать документально. Так, на основании данных Инвентаризационных описей нужно составить Сличительную ведомость и Протокол инвентаризационной комиссии. Также нужно определить размер убытка, подлежащего возмещению, отразить недостачи в бухгалтерском учете и финансовой отчетности.

С общим порядком оформления и учета этих операций можно ознакомиться в статье «Инвентарция-2021: подводим итоги» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2021, № 41, с. 17 — 24).

В этот раз подробно остановимся на процедуре анализа недостач. Его проводит инвентаризационная комиссия с целью установления причин возникновения недостач и определения вариантов их урегулирования (п. 1 разд. IV Положения № 879 1 ).

1 Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина от 02.09.2014 № 879.

Причины возникновения

Причины возникновения недостачи напрямую влияют на процедуру ее урегулирования. Условно причины недостач можно разделить на три категории:

1) ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей работниками (далее подробнее);

2) противоправные (преступные) действия (кража, преднамеренное уничтожение, порча). Если подтверждается уголовный подтекст, учреждение передает соответствующие материалы правоохранительным органам и подает гражданский иск на сумму обнаруженной недостачи в течение пяти дней после установления факта недостачи/потери (п. 7 разд. IV Положения № 879);

3) форс-мажор — обстоятельства непреодолимой силы, которые привели к потере/порче ценностей (пожар, стихийные бедствия, другие чрезвычайные ситуации). Удостоверяет наступление форс-мажорных обстоятельств Торгово-промышленная палата (далее — ТПП) Украины или региональная ТПП на основании выданного Сертификата о форс-мажорных обстоятельствах (п.п. 3.3 Регламента № 44 2 ).

2 Регламент удостоверения Торгово-промышленной палатой Украины и региональными торгово-промышленными палатами форс-мажорных обстоятельств (обстоятельств непреодолимой силы), утвержденный решением Президиума ТПП Украины от 18.12.2014 № 44 (5).

Процедура урегулирования

Ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей

Недостача материальных ценностей, обнаруженная у материально ответственного лица (далее — МОЛ) или у другого лица, которому ценности переданы для выполнения трудовых обязанностей, является прямым действительным ущербом (п.п. «а» абз. 3 п. 4 письма ВССУ 3 ). Такая ситуация считается невыполнением или ненадлежащим выполнением трудовых обязанностей работником. Это является наиболее распространенной причиной возникновения недостач. Конечно, в таком случае работник несет материальную ответственность перед работодателем (ч. 1 ст. 130 КЗоТ). Такая ответственность может быть полной или ограниченной. Это следует учитывать при проведении процедуры возмещения убытков.

3 Письмо ВССУ «Обобщение о практике применения судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю» (извлечение) от 01.09.2015.

Ограниченная материальная ответственность

Ограниченную материальную ответственность может нести любой работник учреждения, которому передано имущество в пользование (не МОЛ). Это касается случаев, когда недостача (порча, уничтожение) такого имущества стала результатом небрежности соответствующего работника. В таком случае работник будет нести материальную ответственность в размере причиненного по его вине ущерба, но не более среднего месячного заработка (п. 1 ч. 1 ст. 133 КЗоТ).

Полная материальная ответственность

В отдельных случаях за недостачи придется ответить по полной. Причем такая неприятность может постигнуть как работника, получившего ценности в пользование, так и МОЛ.

Первый случай — виновным лицом является «работник — пользователь имуществом». Он несет полную материальную ответственность, если ущерб нанесен недостачей, преднамеренным уничтожением или порчей материалов, выданных ему в пользование (п. 5 ч. 1 ст. 134 КЗоТ). Также не избежать полной материальной ответственности работникам, причинившим ущерб в нетрезвом состоянии или если их деяния имеют признаки уголовного характера (пп. 3 и 4 ч. 1 ст. 134 КЗоТ).

Второй случай — виновным лицом является МОЛ. Полную материальную ответственность работник несет за необеспечение целостности ценностей, переданных ему для хранения или для других целей (п. 1 ч. 1 ст. 134 КЗоТ). Основание — письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности, заключенный между работником и работодателем.

Помните: договор будет иметь юридическую силу, только если он заключен с работником, достигшим 18-летнего возраста, имеющим обязанности, связанные с хранением материальных ценностей, и занимающим должность (выполняющим работу), включенную в Перечень № 447/24 4 .

4 Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства, а также типового договора о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержденный постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам от 28.12.77 № 447/24.

О нюансах заключения договора о полной материальной ответственности с совместителями (в т. ч. работающими дистанционно) читайте в статье «Внешний совместитель и полная матответственность».

Если же договор о полной матответственности есть, но должности работника (выполняющей им работы) нет в вышеупомянутом Перечне, о привлечении виновника к полной материальной ответственности можно только мечтать. И судебная практика это подтверждает (см. постановления ВСУ от 25.04.2012 № 6-16цс12, от 22.04.2020 № 489/1902/18, от 10.02.2021 № 199/7979/18).

Рассматривая дела о материальной ответственности на основании письменного договора, заключенного между работником и учреждением, суд обязан проверить, относится ли ответчик к категории работников, с которыми может быть заключен такой договор, и был ли он фактически заключен. При отсутствии этих условий на работника за причиненный им ущерб может быть возложена лишь ограниченная материальная ответственность.

ВАЖНО!

Увольнение работника не прекращает его обязанности возместить причиненный им ущерб (абз. 9 п. 9 письма ВССУ)

Способы возмещения

Работник, не обеспечивший сохранность доверенных ему ценностей, может возместить недостачу одним из трех способов.

Добровольно покрыть (полностью или частично) причиненный ущерб (ч. 5 ст. 130 КЗоТ). Проявление доброй воли работника по возмещению нанесенного ущерба должно быть подтверждено его заявлением. Далее работник вносит средства на счет (в кассу) учреждения. Также возможен вариант, когда сумма убытка удерживается из его зарплаты (полностью или частично до полного погашения). При этом обязательно помните об ограничении размера отчислений — не более 20 % «чистой» зарплаты (50 % в отдельных случаях) (ч. 1 ст. 128 КЗоТ). В то же время с согласия руководителя учреждения работник может передать для покрытия причиненного ущерба равноценное имущество (ч. 5 ст. 130 КЗоТ).

По распоряжению руководителя учреждения (ч. 1 ст. 136 КЗоТ). Распорядительный документ необходимо оформить не позднее двух недель со дня выявления причиненного работником ущерба. А вот обратить его к исполнению следует не ранее семи дней со дня сообщения об этом работнику (ч. 2 ст. 136 КЗоТ). Таким днем будет считаться дата ознакомления виновного лица с приказом. Кстати, в этом случае также действует ограничение «≤ 20 %».

По решению суда (ч. 3 ст. 136 КЗоТ). Основанием для обращения в суд может быть тот факт, что: работник не признает свою вину или не согласен с размером возмещения, пропущены сроки принудительного отчисления из зарплаты по приказу руководителя учреждения, размер ущерба превышает средний месячный заработок виновного лица или работник уже уволен (п. 2 постановления № 14 5 ).

5 Постановление Пленума ВСУ «О судебной практике в делах о возмещении ущерба, причиненного предприятиям, учреждениям, организациям их работниками» от 29.12.92 № 14.

Чтобы обратиться в суд, учреждение имеет в своем распоряжении один год со дня обнаружения причиненного работником ущерба (ч. 3 ст. 233 КЗоТ). Днем выявления ущерба, установленного в результате инвентаризации материальных ценностей, считается день подписания соответствующего акта или заключения (абз. 2 п. 20 постановления № 14).

Итак, второй и третий варианты ограничены сроками. Поэтому предусматривают оперативное реагирование. А вот добровольное возмещение является «спасательным кругом».

Должностные лица тоже несут ответственность

Должностным лицам, своевременно не принявшим меры по взысканию ущерба с непосредственных виновников, также грозит привлечение к материальной ответственности. Однако отвечать они будут только в пределах среднемесячного заработка (абз. 2 п. 6 постановления № 14).

Но этим ответственность должностных лиц не ограничивается.

За несвоевременное или некачественное проведение инвентаризации и непринятие мер по возмещению виновными лицами убытков должностные лица могут привлекаться к админответственности (ст. 164 2 КоАП). Размер штрафа — от 136 до 255 грн. За совершение таких действий повторно в течение года — штраф от 170 до 340 грн.

Более того, при рассмотрении исковых заявлений суды устанавливают, были ли созданы надлежащие условия для сохранности материальных ценностей. Так, руководители учреждений (их заместители), руководители структурных подразделений (их заместители) несут матответственность за неправильную постановку учета и хранения материальных/денежных/культурных ценностей. Размер ответственности в таком случае также ограничен их среднемесячным заработком (ч. 2 ст. 133 КЗоТ).

Бухучет

Обнаруженную во время инвентаризации недостачу списываем с баланса на расходы отчетного периода. Учетная запись в таком случае не отличается от обычного выбытия активов.

При списании недостач МНМА составляем корреспонденцию счетов, приведенную в п. 1.30 Типовой корреспонденции. Списание недостач ОС проводим в соответствии с п. 1.31 Типовой корреспонденции. А недостачу запасов списываем согласно п. 3.19 Типовой корреспонденции. После списания учет недостач не завершается.

На кого «повесить» недостачу?

В случае установления виновного лица относим сумму убытка на его счет. На основании бухсправки осуществляем запись: Дт 2115 — Кт 7111 (п. 1.33 Типовой корреспонденции). При отнесении убытка на счет виновного лица увеличиваем доход.

Если виновник не готов добровольно компенсировать убыток или не согласен с принудительным взысканием, не спешите отражать задолженность по субсчету 2115. Дождитесь официальных оснований для признания лица виновным.

Суммы невозмещенных недостач учитываем на забалансовом субсчете 073. Такой учет продолжаем вести до момента установления виновных лиц или закрытия дела согласно законодательству (абз. 5 п. 4 разд. IV Положения № 879).

Пример. Во время годовой инвентаризации обнаружена недостача. Фактически не найден письменный стол, учитываемый в составе МНМА. Согласно данным бухучета первоначальная стоимость стола — 200 грн, сумма начисленной амортизации на момент установления недостачи — 100 грн. На основании утвержденного руководителем учреждения Протокола инвентаризационной комиссии проведено списание стола. По факту списания оформлен Акт списания ОС (частичной ликвидации).

Виновное лицо добровольно согласилось возместить нанесенный ущерб (обращение подтверждено заявлением). Инвентаризационной комиссией проведена стандартизированная оценка убытков на дату возмещения — 850 грн. По результатам оценки составлен и утвержден руководителем учреждения Акт оценки имущества. Средства внесены виновным лицом на спецсчет учреждения.

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция субсчетов

Сумма, грн

«Если собранной суммы не хватало, то директор добавляла». Сотрудники торговли и общепита рассказали, как были вынуждены гасить недостачи

С сотрудников торговли и общепита иногда требуют выплатить недостачу, которую нашли при инвентаризации. Таким новостям вряд ли кто-то из работников обрадуется, но платить приходится, потому что есть договор о коллективной материальной ответственности. Однако бывает, что люди соглашаются делать это и по доброй воле. «Зеркало» поговорило с белорусами, которые имели дело с такими выплатами. Они рассказали, как это происходило у них в организациях.

Имена героев материала изменены в целях их безопасности.

«Некоторые недостачи можно оспорить»

Денис работает в большой сети общепита, филиалы которой есть по всей Беларуси. По его словам, средний заработок рядового сотрудника составляет 1200−1300 рублей. Парень рассказал, что ежемесячно у них проходит инвентаризация и каждый раз выявляется недостача, которую приходится оплачивать всему коллективу. Причем договора о коллективной материальной ответственности у них нет, а при устройстве на работу ничего не говорили по поводу недостач. — Недостачи (мы их называем «минуса») у нас бывают трех видов — барная, кухонная и по посуде. За барную отвечает бармен или администратор (на объектах, где не предусмотрен бармен), за кухонную — повара и шефы, а недостача по посуде вешается на весь штат сразу, — рассказал Денис. Минусы бывают разные, поэтому суммы, которые должен внести один человек, тоже отличаются. Это от 20 до 800 рублей. Иногда приходит недостача, которую выявили год назад. Бывала и «магия», когда минус на конкретную продукцию появлялся больше, чем сумма, на которую ее заказывали, или за товар, которого просто не было. Когда работники спрашивали у аудитора о магических недостачах, то получали ответ, мол, я заполняю наличие остатков, а итог считает программа. Правда, некоторые части недостач оспорить можно, но Денис не помнил случая, «чтобы ее сводили в ноль». — Иногда приходилось объяснять директору, что в минусе стоит бутылка вина, но она есть на складе уже полгода, ее не реализовали. Тогда директор идет разбираться с аудитором, после чего за нее платить уже не надо. Что касается посуды, то часто ее может разбить или просто украсть гость. Денис сам видел, как посетители забирали со стола приборы и стаканы, но подойти к ним и сказать об этом он не посчитал нужным. Потребовать с гостей оплату за разбитую посуду сотрудники заведения не могут, сделать это не позволяют «стандарты компании». Поэтому такие недостачи тоже платит штат. — В нашей сети оплата минуса — это нормально. Обычно деньги просто вычитают из зарплаты. Но иногда людей увольняли с работы из-за недостач, но это если выявлялся космический минус.

«Не хотел платить недостачу — подавали иск в суд»

Андрей несколько лет работал в офисе сети АЗС, а сейчас — в сети супермаркетов. Его работа как раньше, так и сейчас связана с взысканием ущерба с сотрудников при выявлении недостач. — В магазинах АЗС все сотрудники подписывали договор о коллективной материальной ответственности, поэтому при выявлении недостачи эти деньги взыскивались, — рассказал Андрей. Собеседник рассказал, что инвентаризацию в магазинах на АЗС проводили ежегодно, ее результаты бывали разные: у кого-то проверка проходила гладко, у других даже был излишек товаров. Но зачастую на объектах находили недостачу. Причем Андрей вспомнил, что суммы иногда достигали 6000−12 000 рублей на один объект. — Но мы считали не только товар, который был в магазине, но и торговое оборудование, оставшееся топливо. Чаще всего выявлялся недостаток товаров, — пояснил собеседник. По данным Андрея, не хватало товара по разным причинам. Иногда посетители АЗС воровали. Но не редкость, когда кто-то из сотрудников оказывался не чист на руку, мог взять себе какой-то товар без оплаты или съесть его прямо на рабочем месте. Бывало, что попадалась просрочка, такой товар тоже записывали в недостачу. — Помню, как в одном из объектов нашли много просроченных продуктов, они складировались где-то в стороне. Выяснилось, что это все копилось несколько месяцев. Более того, заведующая заказывала такой же товар повторно, он не продавался, поэтому просрочки становилось все больше. Но и в этом случае недостачу взыскивали со всего коллектива. Потому что остальные работники должны были обращать внимание на такие моменты и не молчать об этом. Сумму недостачи раскидывали на всех сотрудников, но при этом учитывали, сколько времени каждый из них работал. К примеру, если человек приступил к работе всего пару месяцев назад, он не должен был платить такую же сумму, как и работники, которые трудоустроены давно. — Иногда человек увольнялся, а потом ему сообщали, что инвентаризация показала недостачу, и ему надо внести определенную сумму. Кто-то соглашался на это, а некоторые не хотели. Тогда мы взыскивали эти деньги через суд, это делается очень просто. Мужчина отметил, что иногда сотрудники в суде заявляли, что они не виноваты в том, что образовалась недостача. Но это утверждение надо было доказать, подтвердить документами, свидетельскими показаниями. — Например, кто-то говорил на заседании, мол, я сообщала заведующей, что у нас просрочка, а та на замечание не отреагировала. Но никаких подтверждений этим словам нет, а надо, чтобы был документ. Чтобы избежать таких случаев, я советую писать докладную и отправлять ее в главный офис письмом с уведомлением, а себе оставлять копию. Андрей отметил, что совсем другая ситуация с взысканием недостач на его нынешнем месте работы — в сети супермаркетов. — Недостачи есть, но погасить их у сотрудников не требуют. Потому что там такой огромный товарооборот. Чтобы пересчитать все наименования, уйдет много времени, надо привлекать много людей, это нецелесообразно. Потом еще требуй деньги с людей, а кадров и так не хватает, вон половина касс стоит пустых.

«Платили, потому что жалели директора»

Алла сообщила, что до 2020 года работала маркетологом в крупном торговом центре в одном из городов Могилевской области. По документам она и другие офисные сотрудники должны были нести ответственность лишь за имущество, на котором они работали. Это среди прочего компьютер, принтер, призы для победителей разных конкурсов и прочее. Однако всему коллективу приходилось скидываться деньгами, чтобы погасить штрафы, которыми облагали магазин контролирующие организации. — Несколько раз в месяц в магазин приходила санстанция и находила просрочку, за что и выписывали штрафы. Они могли быть по 200, 400, 600 рублей. Эти суммы погашались за счет сотрудников. Причем не только работников торгового зала, но и технической службы, бухгалтерии, собственного производства, экономистов. Руководство просило всех внести по 5−10 рублей. Если собранной суммы не хватало, то директор добавляла деньги из своей зарплаты, — рассказала девушка. По словам Аллы, вина за просрочку лежала на сотрудниках торгового зала, которые отвечали за выкладку товаров, проверяли их сроки годности, а также на кассирах, которые следили за ассортиментов в прикассовой зоне. Собеседница отметила, что работника, виновного за просрочку, никогда не просили полностью погасить штраф. — Заработки тогда были небольшие — от 600 до 800 рублей в месяц. Сотруднику трудно было полностью погасить взыскание, они тогда готовы были бы просто уволиться. Алла говорит, что коллектив, как правило, откликался на просьбу руководства внести небольшую сумму для погашения штрафа. Конечно, люди не были этим довольны. — Если бы коллектив отказался платить, то штраф пришлось выплачивать только директору. А она была добрая, ее все жалели.

Недостача в розничном магазине: откуда берется, что с этим делать и как избежать — рекомендации для предпринимателей

Недостача — это когда вы не досчитались товаров или денег в процессе учета. Явление опасное и вредное во всех отношениях. Сегодня расскажем о том, как эффективно ему противостоять. Итак, начинаем: причины появления недостач и способы борьбы с ними.

Предисловие

Недостача обусловлена несколькими причинами, но суть всегда одна: денег в кассе меньше, чем должно быть получено от реализации товаров. Поэтому варианта 2: исчезают либо деньги, либо сам товар. Абстрактный пример: вы получили от поставщика 10 пар обуви и стали продавать их по 1000 рублей. Через неделю на складе осталось 4 пары, то продать должны 6. Но в кассе находится не 6 тысяч рублей, а только 5. Значит, либо пропала одна пара со склада, либо тысяча рублей из кассы. Это и есть недостача. Рассмотрим все возможные причины явления.

Причина 1 — воровство товара персоналом

Из всех возможных причин недостачи нечестные сотрудники — самая главная и распространенная причина. Те, кто нанимал продавцов для работы в розничном магазине, прекрасно знают: есть целая когорта сотрудников, которые устраиваются в торговую точку для реализации своих серых схем. Те, кто похитрее, не подставляются и в открытую не берут. Они продают из-под прилавка собственный товар, мухлюют с возвратами, в общем, не подставляют борта. Но есть и те, кто ворует в открытую. Персонал действует нагло и уверенно, иногда в сговоре с третьими лицами. А потом вам говорят, дескать тащат покупатели из торгового зала. Это тоже одна из часто встречающихся причин, но все же не основная.

Как сотрудник может украсть товар, чтобы образовалась недостача:

1. Элементарно взять продукцию себе и свалить все на покупателей, приемщиков или других сотрудников.
2. Оформить фиктивный возврат. Такие приемы осуществляются с привлечением третьих лиц.
3. Продать товар мимо кассы: принять наличную оплату, отдать единицу товара, но не проводить сделку через кассовый аппарат.
4. Взять из кассы денежные средства.
5. Продать больше товара, чем указано в чеке. Такие приемы тоже проводятся с привлечением подставных покупателей — соучастников нечестного продавца.
6. Прихватить с собой часть товара или средств из кассы во время увольнения. Один из самых сложных случаев. При таком раскладе ни денег, ни продавца, скорее всего, уже не найти.

Как бороться: лучший и самый верный способ — нанимать на работу ответственный и честный персонал. А главное — замотивированный. Сотрудники должны держаться за работу и дорожить ей. Премии, зарплаты чуть выше средней по рынку, система поощрений и взысканий — все это обязательно должно присутствовать в кадровой политике. Но люди всегда считают, что им мало платят, поэтому методы дополнительного контроля никогда не помешают. Вот о чем речь:

• применяйте систему видеонаблюдения. Не ту, которую на отвяжись сделал арендодатель чтобы повысить привлекательность помещения. Видеосъемка должна вестись в торговом зале, прикассовой зоне, на складе и других зонах;
• используйте товароучетные программы. При работе с таким софтом действия сотрудников будут как на ладони. Каждый продавец заходит в систему под индивидуальными логином и паролем. Владелец всегда может определить, в чью смену произошла подозрительная продажа;
• не привлекайте продавцов для проведения инвентаризаций. Тот, у кого рыльце в пушку, вполне может воспользоваться этим, чтобы замести следы и скрыть недостачу;
• периодически прибегайте к услуге “тайный покупатель”. Предложений этой услуги на рынке предостаточно — достаточно заглянуть в интернет. Если даже компании, занимающиеся комплексной безопасностью магазинов розничной торговли.

Причина 2 — воровство товара покупателями

Недобросовестные клиенты воруют все: от дорогого алкоголя до копеечных салфеток. Здесь однозначно проигрывают магазины самообслуживания, где клиент в торговом зале предоставлен сам себе. Однако сам формат настолько удобен и экономичен, что отказываться от него ни в коем случае не нужно.

Как бороться:

• видеосъемка пригодится и здесь. Затраты на установку и эксплуатацию систем видеонаблюдения с лихвой окупятся. Неплохое решение — установка муляжей камер совместно с рабочими устройствами;
• охрана торгового зала. Присутствие сотрудника службы безопасность напрочь отбивает желание что-то украсть. Есть нюанс: нужно тщательно подбирать сотрудников охраны. Случаи воровства среди них тоже не редкость;
• установите на выходе рамки-сканеры. Так покупатель, прихвативший товар не сможет покинут магазин незамеченным.

Причина 3 — плохо организованы приемка и оприходование товара

Если при приемке никто ничего не считает, не взвешивает и не проверяет документы, недостачи не избежать. Во-первых, сами поставщики могут неправильно скомплектовать заказ и что-то не доложить. Во-вторых, на честность снабженцев приходится рассчитывать не всегда. Если кладовщики и ответственные лица подходят к работе спустя рукава, недостача гарантирована.

Как бороться:

• разработайте и внедрите в работу правила приемки товара. Типовую инструкцию можно найти в сети. Распечатайте ее, ознакомьте ответственных сотрудников под личную подпись;
• при приемке количество товара проверяется на соответствие заявке и сопроводительной документации. Штучные позиции пересчитываются, весовой товар взвешивается. При любом несоответствии партия не принимается;
• установите программы товароучета. Они существенно облегчают процедуру приемки. Одно из главных преимуществ — электронный документооборот. Часто бывает, что провести приемку как положено по факту не выходит: то документы не привезли (обещали завтра), то товар поставляют частями. С программами товароучета такие ситуации невозможны в принципе.

Оприходование товара в системе учета ЕКАМ

Причина 4 — бардак со списанием и сроками годности

В основном касается продуктовых магазинов и торговых точек, имеющих дело со сроками годности. Нередко половина продукции списывается, даже не доходя до прилавка. Особенно это касается скоропортящихся товаров: молочки, хлебобулочных изделий, полуфабрикатов. Недостача возникает именно по этой причине: товар закуплен, но не продан, а значит недополучена выручка.

В отличие от предыдущих случаев здесь речь идет о системной ошибке и искать конкретных виновных бессмысленно. Нужно оптимизировать закупки, хранение и реализацию.

Как бороться:

• систематизировать поступление товара со склада на полки магазина. Здесь есть 2 основных подхода: FEFO (first-expire-first-out, когда на полки поступает товар с минимальным остаточным сроком годности) и FIFO (FIFO (first-in-first-out. Первым на витрину уходит продукция, которую приняли на склад раньше);
• наладить температурный режим хранения. При более низких температурах продукты хранятся дольше;
• оптимизировать закупки. Возможно, товары приходится списывать и утилизировать потому, что вы заказываете больше, чем в состоянии реализовать за период срока годности;
• применять товароучетные системы. Такие программы сами отслеживают сроки годности;
• изменить выкладку позиций на витрины. Первыми на полке должны лежать товары с меньшим остаточным сроком хранения, чтобы их брали в первую очередь;
• не брать у поставщиков товары с критически маленьким сроком хранения. Особое внимание следует уделить разнообразным акциям от снабженцев. Они часто пытаются таким образом реализовать неликвиды.

Причина 5 — ошибки прошлых инвентаризаций

А вы уверены, что недостача образовалась именно в текущем отчетном периоде? Мы бы на вашем месте не особо на это надеялись. Возможно ошибка закралась в учет несколько месяцев назад и кочевала из отчета в отчет, пока не была обнаружена при первой нормальной проверке.

Как бороться:

• не привлекайте для проведения проверок материально заинтересованных лиц: продавцов, администраторов и кладовщиков. Так часто делается для экономии средств и это не правильно. Лучший выход — привлечение сторонней специализированной организации. Нет средств платить за их работу — пригласите продавцов из другого магазина или отдела, не связанного с проверяемым единой хозяйственной деятельностью;
• ведите товароучет в электронном виде с использованием специализированного ПО — складских программ. Они значительно облегчают проведение инвентаризаций и исключают ошибки. Для этих целей отлично подойдет программа товароучета ЕКАМ;
• используйте современные технические средства проведения инвентаризаций: сканеры штрих-кода, терминалы сбора данных и другое торговое оборудование. Вкупе с программой товароучета такие инструменты сводят ошибки при проведении инвентаризации к нулю.

Проведение инвентаризации в программе ЕКАМ

Причина 6 — неправильный складской учет

Если вести учет товаров в тетради, журнале и даже таблицах Excel, точность учета будет невысока. Такой подход годится для точек с сильно ограниченной номенклатурой товаров, исчисляемой десятком позиций. Даже в небольшом продуктовом магазине ассортимент составляет сотни наименований. Если не оптимизировать их учет, недостача может образоваться из-за ошибок при приемке, заказах и продажах.

Как бороться: выход здесь один — автоматизация складского учета. Заключается в использовании складских программ. Они позволяют:

• вести товарные базы. Все позиции распределены по категориям с указанием наименования, количества и прочих параметров. Владелец всегда точно знает, что есть в наличии;
• автоматически списывать товар в момент продажи за счет интеграции с контрольно-кассовым оборудованием;
• контролировать сроки годности;
• напоминать ответственным лицам о необходимости заказа поставщикам;
• облегчать проведение инвентаризаций;
• создавать технологические карты для предприятий общепита, кофеен и баров. Это упрощает списание ингредиентов, входящих в состав блюда — их не нужно списывать по отдельности;
• контролировать работу персонала. Владелец видит, какие продажи и в какое время делал тот или иной сотрудник.

И это далеко не все возможности программ складского учета. По все вопросам приобретения торгового оборудования и программного обеспечения вы можете обратиться к специалистам компании ЕКАМ.

Причина 7 — не оптимизировано складское хранение и внутренняя логистика магазина

А еще бывает, что недостача образуется из-за неправильной работы склада. Можно недосчитаться товара только потому, что его не нашли. Что и где лежит, в каком количестве перемещается на витрины и где хранится, никто толком не знает. Такой подход далеко не редкость, особенно в небольших розничных магазинах.

Как бороться — вот несколько элементарных правил, которые нужно соблюдать в этом ключе:

• соблюдение норм складирования. Товары должны лежать на полках и стеллажах, быть подписаны и промаркированы;
• все миграции в обязательном порядке фиксируются в журналах или учетных программах;
• за хранение назначаются ответственные лица: кладовщики, администраторы и другие сотрудники;
• склад должен удовлетворять санитарным и пожарным нормам: быть достаточных размеров, иметь хорошее освещение.

Выводы

Соблюдая нехитрые правила из статьи, вы сможете уменьшить риск недостач в разы или избежать его вовсе. Главное — не пускать дело на самотек, ведь это ваш прямой интерес. Удачи и хороших продаж!

Запустите онлайн-продажи
Создайте интернет-магазин за 1 день и продавайте на
маркетплейсах, в соцсетях и мессенджерах
Запустите онлайн-продажи
Создайте интернет-магазин за 1 день и продавайте на
маркетплейсах, в соцсетях и мессенджерах

Читайте также

О компании

• Контакты
• Конфиденциальность данных
• Лицензионный договор

Клиентский отдел:

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь» –

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Контактный телефон: +7(495)133-20-43