Как учесть расходы на такси
Перейти к содержимому

Как учесть расходы на такси

  • автор:

Когда и как учитывать расходы на такси при ОСНО и УСН

Все больше число компаний и ИП отказываются от собственных машин, предпочитая брать их в каршеринг или пользоваться такси. Эти услуги в последнее время стали доступнее в финансовом и организационном планах. Но надо знать, как быть с учетом расходов на оплату такси, в каких случаях и как можно списать такие затраты.

Все большее число организаций и предпринимателей отказываются от собственных автомобилей, предпочитая брать их в краткосрочную аренду (каршеринг). Либо вовсе пользоваться такси. При этом услуги такси в последнее время стали доступнее как в финансовом плане, так и в организационном. Теперь для того, чтобы заказать машину, достаточно установить мобильное приложение на телефон и нажать пару кнопок. Но как быть с учетом затрат на оплату услуг такси? Расскажем, в каких случаях и как именно можно списать такие расходы.

Случаи использования такси работниками

Все многообразие ситуаций, когда работники обращаются к службам такси, можно условно разделить на три группы. Первая, пожалуй, самая традиционная — это использование такси командированными сотрудниками. При этом зачастую машина берется не только для проезда к аэропорту или вокзалу и обратно, но и для поездок непосредственно в месте командировки. Вторая группа — это использование такси в качестве повседневного транспорта для служебных поездок сотрудников. Например, менеджеров — к клиентам, руководителей — на переговоры и деловые встречи, бухгалтеров — в контролирующие органы и т.д. И, наконец, третья, наиболее редкая, но тоже встречающаяся на практике группа — это использование такси для проезда к месту проведения отпуска и обратно работниками, которым положена оплата данных расходов (т.е. работниками, которые трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). Остановимся на каждой из указанных групп подробнее.

Расходы на такси в командировке

Как известно, затраты на командировки можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ ). А в состав данных затрат включаются в том числе расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Каких-либо ограничений по учету расходов для проезда командированного работника на такси Налоговый кодекс не содержит. Следовательно, оплата такси, которым работник воспользовался для проезда на вокзал или в аэропорт, либо обратно (как в пункте отправления, так и в пункте назначения), является частью расходов на проезд к месту командировки и обратно. А значит, если затраты на такси экономически обоснованы и подтверждены документами, их можно учесть в составе командировочных расходов. Несколько сложнее обстоит дело с расходами на такси, которое работник берет для поездок в месте командировки. Подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ не относит такие расходы к числу командировочных. Но при этом сам перечень расходов, приведенный в данной норме, является открытым (при перечислении расходов использован оборот «в частности»). А на основании статьи 168 Трудового кодекса возмещаться должны любые расходы, которые работник произвел во время командировки с согласия или ведома работодателя. Таким образом, работодатель должен компенсировать сотруднику согласованные с ним расходы на оплату такси для поездок в месте командировки. В целях применения ТК РФ это будут затраты, связанные с командировкой. И нет никаких оснований менять эту квалификацию для целей налогообложения. Следовательно, издержки на такси, понесенные работником в месте командировки и возмещенные работодателем, можно списать на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ, несмотря на то, что в данной норме они прямо не названы. Этот вывод подтверждается письмом Минфина от 02.03.17 № 03-03-07/11901. У плательщиков единого налога в рамках УСН подобного выбора нет, так как перечень расходов, учитываемых «упрощенщиками», является закрытым (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Командировочные издержки списываются на основании подпункта 13 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Иного основания для учета таких затрат в налоговой базе по УСН нет.

Такси для служебных поездок

Следующий блок ситуаций, когда перед организацией возникает вопрос об учете расходов на такси, — это использование данного вида транспорта для служебных поездок работников. Здесь на помощь придут разъяснения Минфина. Так, в письме этого ведомства от 20.10.17 № 03-03-06/1/68839 сказано, что организации могут использовать такси в качестве служебного транспорта. В этом случае суммы, связанные с перевозкой работников в корпоративных целях службами такси, можно учесть на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ как расходы на содержание служебного транспорта (конечно, при выполнении требований статьи 252 НК РФ). Плательщики единого налога по УСН также могут списать стоимость перевозки работников на такси, поскольку расходы на содержание служебного транспорта включены в перечень, предусмотренный пунктом 1 статьи 346.16 НК РФ. Данные затраты «пройдут» на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Есть и второй вариант учета данных затрат. Согласно пункту 25 статьи 255 НК РФ, в расходы на оплату труда включаются любые виды расходов, произведенных в пользу работника, которые предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором. В то же время в пункте 26 статьи 270 НК РФ сказано следующее: при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом. Однако это правило не действует в отношении сумм, которые включаются в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, а также случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. Как следует из разъяснений, содержащихся в письме Минфина от 27.11.15 № 03-03-06/1/69181, при расчете налога на прибыль организации вправе учесть расходы, связанные с перевозкой работников службами такси. Но при соблюдении двух условий. Первое — данные расходы обусловлены технологическими особенностями производства либо предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами как часть системы оплаты труда. Второе — затраты произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Таким образом, организация вправе учесть затраты на использование такси в служебных целях в составе расходов на оплату труда (подп. 25 ст. 255 НК РФ), если выполняются указанные выше условия. В частности, если организация расположена далеко от остановок общественного транспорта или имеются иные технологические особенности производства, в силу которых работники пользуются услугами такси для служебных поездок, а оплата указанных расходов предусмотрена трудовыми договорами. Поскольку правила статьи 255 НК РФ действуют и при определении объекта налогообложения по УСН, все вышесказанное актуально и для налогоплательщиков, применяющих этот спецрежим (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

В отпуск на такси

И, наконец, заключительная ситуация: использование такси для проезда к месту проведения отпуска и обратно работниками организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Как быть с расходами на такси в этом случае? Напомним: лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории России к месту использования отпуска и обратно. Такая возможность установлена статьей 325 ТК РФ и статьей 33 Закона РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях». При этом согласно статье 325 ТК РФ, организации, финансируемые из бюджета, оплачивают работникам стоимость проезда в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси). То есть в данном случае запрет на использование такси установлен на уровне закона. «Северные» организации, не финансируемые из бюджета, принимают решение об оплате работникам проезда к месту проведения отпуска и обратно самостоятельно. Такое решение нужно закрепить в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре (ч. 8 ст. 325 ТК РФ). И в этом случае закон не запрещает работодателям оплачивать услуги такси. А значит, такие организации вправе предусмотреть в ЛНА, трудовом или коллективном договоре компенсацию расходов работников на проезд к месту проведения отпуска и обратно при использовании различных видов транспорта, в том числе такси. Теперь обратимся к положениям Налогового кодекса. Если организация не финансируется из бюджета, то затраты на оплату проезда работников и лиц, находящихся у них на иждивении, к месту использования отпуска на территории РФ и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа) учитываются в составе расходов на оплату труда в порядке, предусмотренном работодателем. Об этом сказано в пункте 7 статьи 255 НК РФ. Как видим, данная статья не содержит положений, запрещающих «северным» организациям учитывать расходы на такси для проезда работников в отпуск и обратно. Таким образом, коммерческие компании могут списать указанные суммы. Отметим, что такое право есть не только у тех, кто находится на ОСНО, так и у тех, кто применяет УСН, так как в последнем случае расходы на оплату труда также учитываются по правилам статьи 255 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Документальное подтверждение расходов на такси

Широкое распространение онлайн-сервисов по заказу такси привело к тому, что далеко не в каждой поездке пассажир получает соответствующий подтверждающий документ. В ситуациях, когда такси используется «для себя», отсутствие такого документа не имеет существенного значения. А вот учесть стоимость служебной поездки без подтверждающего документа не получится ни в одном из вышеописанных случаев. Ведь по правилам пункта 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются издержки, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Эти положения актуальны для любых видов расходов и, как уже упоминалось, должны применяться также плательщиками единого налога по УСН (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Документы, подтверждающие оказание услуг такси, должны быть оформлены в соответствии с Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом ( утв. постановлением правительства РФ от 01.10.20 № 1586). Согласно подпункту «г» пункта 82 этих Правил, перевозка в такси оформляется чеком ККТ, либо чеком, который выдают самозанятые граждане-плательщики НПД. Таким образом, учесть расходы на такси без указанных чеков не получится. Заменить их какими-то другими документами (распечатками с сайта или мобильного приложения, банковскими выписками и т.п.) нельзя, поскольку законодательством это не предусмотрено. Соответственно, нужно быть крайне осторожными при заказе такси через онлайн-сервисы. Следует заранее уточнить, что вам понадобится документ, подтверждающий оплату поездки. Либо организация может заключить договор с таксопарком, на основании которого ей будут подаваться машины. В договоре нужно предусмотреть обязательную выдачу водителем кассового чека или квитанции. Работник, который воспользуется услугами такого такси, должен будет получить от водителя необходимый подтверждающий документ.

Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)

Расходы на такси в налоговом учете — щекотливый вопрос, вызывающий массовый интерес бухгалтеров, вынужденных принимать такого рода расходы в учете. Рассмотрим основные случаи использования такси в хозяйственной жизни организации в этой статье. Раскроем, как можно учесть эти расходы при налогообложении прибыли, какие условия должны быть при этом выполнены, что должны знать сотрудники, пользующиеся услугами такси. А также коснемся бухгалтерского учета данного вида расходов.

Вам помогут документы и бланки:

  • Расходы на проезд в такси командированного работника
  • Расходы на такси до работы и обратно
  • Расходы на такси для работников в служебных целях
  • Расходы на такси как представительские расходы
  • Расходы на такси в бухгалтерском учете
  • Итоги

Расходы на проезд в такси командированного работника

Сотрудник, направленный в командировку, может воспользоваться службой такси для проезда к вокзалу, аэропорту, месту проживания, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания. П. 12 ст. 264 НК РФ позволяет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на командировки, в т. ч. проезд работника к месту работы и обратно. Вид транспорта, который при этом может быть использован, не оговорен.

В этой связи встает вопрос: можно ли учитывать в составе прочих расходов проезд на такси работника, находящегося в командировке? Разъяснения по нему дает Минфин (см. письма от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223). И вывод из них следует, что можно — при условии документального подтверждения и экономической обоснованности затрат.

Какие документы могут подтвердить оплату за проезд в такси? Это может быть чек ККТ или квитанция на оплату пользования услугами такси. В постановлении правительства от 14.02.2009 № 112 можно найти обязательные реквизиты, утвержденные для подобных квитанций.

Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)

В случае отсутствия хотя бы одного из выше перечисленных реквизитов документ считается непригодным для подтверждения расходов работника организации на проезд в такси.

Для экономического обоснования поездок на такси во время нахождения в командировке стоит получить от работника служебку с пояснениями выбора именно этого вида транспорта: график работы, при котором сложно добираться на общественном транспорте, удаленность места работы или временного проживания от остановок общественного транспорта. В противном случае от поездок в такси или от признания платы за них в расходах для прибыли лучше отказаться.

Можно ли учесть расходы на каршеринг для сотрудников в налоговом учете? Какими документами подтвердить такие затраты? Ответы на эти и другие вопросы есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Ознакомиться с тем, какие расходы возмещаются командированному работнику, облагаются ли они НДФЛ, можно в этой статье.

Расходы на такси до работы и обратно

Можно ли учесть расходы на такси для доставки работника на работу и возврата его домой? Этот вопрос вызывает много споров у бухгалтеров. И к таким расходам трепетно относятся проверяющие. По учету расходов на доставку сотрудников до места работы и обратно, в том числе с применением такси, Министерство финансов РФ дало разъяснение в письмах от 16.03.2017 № 03-04-06/15198, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181. Исходя из писем, делаем выводы: расходы на такси для доставки работника на работу и обратно можно учесть в качестве уменьшающих налог затрат при соблюдении одного из двух условий:

  1. Использование такси оправдано неудобным территориальным расположением места работы по отношению к остановкам общественного транспорта либо производственным графиком работы, при котором возникают трудности с проездом на общественном транспорте. Данные основания должны быть обоснованы в приказе руководителя, который закрепляет порядок использования такси в служебных целях.
  2. Доставка работника на работу и (или) с нее с использованием такси предусмотрена трудовым договором и (или) коллективным договором как система оплата труда и при этом возможно определить сумму дохода каждого работника.

Для принятия расходов они должны быть обязательно документально подтверждены. Об обязательных реквизитах на документах, подтверждающих пользование службой такси, уже говорилось.

Подробнее об удержании НДФЛ с компенсации проезда в статье «Проезд до работы и обратно — налоговый аспект» .

Расходы на такси для работников в служебных целях

Для расширения клиентской базы, с целью улучшения качества услуг, увеличения продаж организации направляют работников к своим клиентам (заказчикам). Производственной необходимостью может быть вызвана не признаваемая командировкой поездка работника на такси до контрагента, с которым фирма сотрудничает. Можно ли учесть эти расходы при налогообложении прибыли?

Можно, в случае если поездки на такси работник применял именно для служебных целей, эти поездки документально подтверждены и их служебное предназначение письменно обосновано. Руководителю следует издать приказ с указанием работников, которые для выполнения своих должностных обязанностей могут пользоваться услугами такси. А работники должны предоставлять служебные записки с обоснованием необходимости поездки на такси.

Если должностные обязанности работника в принципе предусматривают регулярные поездки, организации необходимо в трудовом договоре или локальном нормативном акте указать разъездной характер его работы. И документально подтвержденные расходы на такси принимать к налоговому учету.

Если работники организации в ходе своей работы вынуждены часто прибегать к услугам такси, для безболезненного принятия к налоговому учету таких расходов организации желательно заключить договор на оказание услуг такси с соответствующей фирмой. Расчеты с такси производить по банку на основании выставленных счетов или согласно условиям договора. В этом случае для подтверждения расходов у организации будет банковская выписка со списанными на оплату услуг суммами, а также подтверждающие осуществление данных поездок первичные документы, предоставленные службой такси.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли затраты на такси для командированного сотрудника. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Расходы на такси как представительские расходы

Редко какая организация в процессе своей деятельности может обойтись без организации официальных приемов, переговоров. Расходы на доставку официальных лиц организации-налогоплательщика к месту проведения представительского мероприятия и обратно прямо упомянуты в качестве представительских расходов в п. 2 ст. 264 НК РФ. Для принятия их к учету необходимо, чтобы они были документально подтверждены. Для этого в организации должны быть сформированы:

  • приказ руководителя о проведении данного мероприятия и осуществления соответствующих расходов;
  • смета представительских расходов;
  • отчет о представительских расходах, который должен включать: цель и результаты мероприятия, дату и место проведения, программу мероприятия, список участников и величину расходов, подтвержденных первичными документами.

Подробнее о представительских расходах, особенностях их оформления читайте в статье «Представительские расходы — это какие расходы?» .

Если расходы на доставку с использованием такси упомянуты в отчете, имеются подтверждающие документы, то такие расходы учитываются в прочих расходах, связанных с реализацией и производством.

ВАЖНО! Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Подробнее о нормировании представительских расходов читайте в этой статье .

Расходы на такси в бухгалтерском учете

Порядок использования такси работниками организации в служебных целях определяет ее руководитель. Его решением с изданием соответствующего приказа или разработкой локального нормативного акта, регламентирующего использование службы такси в служебных поездках, проезд сотрудников в такси может подлежать оплате.

Такие расходы, подтвержденные соответствующими документами, в бухгалтерском учете учитываются, согласно пп. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (приказ Минфина от 06.05.1999 № 33н), как расходы по обычным видам деятельности.

Отражение в учете данных расходов, произведенных за наличный расчет, происходит на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих документов.

В бухучете проводки следующие:

Дт 26 Кт 71 — отражены представительские расходы на такси;

Дт 20 (26, 44) Кт 71 — отражены расходы работника на такси во время командировки.

Точно также проводятся расходы работников на такси в связи с выполнением служебных обязанностей:

Дт 71 Кт 50 — компенсированы расходы сотруднику.

Для отражения затрат на такси в бухгалтерском учете, как и в налоговом, сотрудник должен представить подтверждающие документы, а также служебку с пояснением маршрута следования.

Если организацией заключен договор со службой такси, расходы, связанные с передвижением сотрудников на такси, отражаются проводкой:

Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.

Итоги

Расходы на оплату такси, связанные с хозяйственной деятельностью организации, привлекают особое внимание бухгалтеров и проверяющих. Для возможности их учета при расчете налога на прибыль, а также во избежание начисления НДФЛ и взносов с сумм компенсации расходов на такси работникам в организации должен быть проработан регламент пользования службой такси в рабочих поездках. С данным регламентом должны быть ознакомлены все сотрудники, чтобы не попасть на оплату проезда в такси за свой счет.

Расходы на оплату корпоративного такси: как отразить в бухгалтерском и налоговом учете

Источник: ИА «Гарант» Как оформляются и принимаются в целях бухгалтерского и налогового учета расходы на оплату корпоративного такси? По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции: Затраты на оплату корпоративного такси, которые осуществлены в связи с включением обязанности их несения в локальный нормативный акт (содержащий, как мы поняли, нормы трудового права), признаются в составе расходов на оплату труда. Факт оплаты организацией-работодателем услуг такси по доставке сотрудников при исполнении ими трудовых обязанностей не образует у них дохода, подлежащего налогообложению НДФЛ. Объекта обложения страховыми взносами также не возникает. Обоснование позиции:

Налог на прибыль

  • доставка вызвана технологическими особенностями производства (например, многосменным режимом работы предприятия);
  • обязанность работодателя организовать доставку сотрудников прописана в трудовых или коллективных договорах.

Отметим, что по вопросу соблюдения указанных условий среди специалистов финансового ведомства и ФНС нет единого мнения. Так, из некоторых писем уполномоченных органов следует, что для правомерного учета расходов указанные условия должны соблюдаться одновременно (письма Минфина России от 23.01.2020 N 03-03-06/1/3758, от 18.03.2015 N 03-03-06/14664, от 21.04.2014 N 03-03-06/1/18198, от 31.08.2012 N 03-03-06/1/449, от 24.11.2011 N 03-03-06/1/778, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/435). Существует и примеры арбитражной практики, в которых поддерживается эта позиция (постановления ФАС Северо-Западного округа от 10.12.2013 N Ф07-8924/13, ФАС Московского округа от 29.02.2012 N Ф05-10937/11). Анализ других разъяснений позволяет прийти к выводу, что затраты на проезд можно учесть даже в том случае, если выполняется хотя бы одно из перечисленных условий (письма Минфина России от 27.11.2015 N 03-03-06/1/69181, от 10.01.2017 N 03-03-06/1/80079, от 16.07.2015 N 03-11-06/1/40977, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/810, от 07.11.2007 N 03-03-06/1/777). Это мнение также находит подтверждение в арбитражной практике (постановление Восьмого ААС от 12.08.2015 N 08АП-8001/15, постановление Тринадцатого ААС от 24.05.2011 N 13АП-6277/11).

По нашему мнению, учесть в целях налогообложения расходы на проезд сотрудников к месту работы и обратно без включения соответствующего условия в трудовой (коллективный) договор можно только в том случае, если эти расходы учитываются по основаниям, предусмотренным подп. 49 п. 1 ст. 264 или подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ (при этом способ учета данных затрат прямо установлен положениями учетной политики). Мы считаем, что порядок изложения п. 26 ст. 270 НК РФ предусматривает альтернативность (вариантность) условий, при которых допускается учет соответствующих расходов при определении налогооблагаемой прибыли, и не содержит никаких указаний о возможности учета указанных расходов только при наличии совокупности таких условий. Между тем если рассматриваемые расходы организация отражает в учете в качестве расходов на оплату труда, то выполнение второго условия (наличие в трудовом (коллективном) договоре положений об оплате проезда) обязательно, т.к. требование его соблюдения является прямым требованием ст. 255 НК РФ. В этой связи обращаем внимание на письма Минфина России от 30.04.2019 N 03-04-06/32414 и от 16.04.2019 N 03-03-07/26913, где сказано следующее: если расходы организации по возмещению затрат работника на проезд на работу и возвращение с работы из удаленных населенных пунктов являются формой системы оплаты труда, то такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций в составе расходов на оплату труда при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ. В случае если указанные расходы организации не являются формой системы оплаты труда и носят социальный характер, то такие расходы не могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций независимо от того, предусмотрены эти расходы трудовыми договорами или нет (п. 29 ст. 270 НК РФ).

Таким образом, одновременное соблюдение рассматриваемых условий, безусловно, является наименее рискованным вариантом для налогоплательщика. Здесь напомним, что по общему правилу изменение условий трудового договора осуществляется по письменному соглашению сторон договора (ст. 72 ТК РФ). Статья 72 ТК РФ предусматривает, что условия трудового договора могут быть изменены сторонами в любое время.

В рассматриваемом случае проезд сотрудников на такси, как мы поняли, обусловлен технологическими особенностями производства (местность, где работают сотрудники, является удаленной, туда затруднен доступ общественного транспорта). Полагаем, что в такой ситуации есть все основания признавать затраты на доставку сотрудников затратами, связанными с технологическими особенностями производства. Поэтому мы считаем, что в данном случае расходы на проезд сотрудников на такси могут быть учтены при расчете налога на прибыль, но только при наличии соответствующих документов, их подтверждающих.

Положения гл. 25 НК РФ не ограничивают перечень документов, подтверждающих тот или иной вид затрат, поэтому для целей документального подтверждения могут быть использованы любые документы, из которых следует, что тот или иной факт имел место быть в действительности.

В данном случае в качестве документального подтверждения, прежде всего, должны выступать документы, подтверждающие технологические особенности производства, например:

  • локальный акт, устанавливающий список сотрудников, работающих в ночное время, с указанием их Ф.И.О.;
  • правила внутреннего трудового распорядка, в которых отражен график работы сотрудников, для которых организована доставка;
  • документ, подтверждающий режим работы общественного транспорта (например, письмо (справка) от местных органов власти об отсутствии маршрутов общественного транспорта в определенные часы ночного времени). Данный документ необходим для подтверждения того факта, что режим работы организации не совпадает с режимом работы общественного транспорта;
  • приказ руководителя об организации доставки сотрудников до места жительства (в приказе целесообразно указать, каким образом организована доставка, для каких категорий работников организуется доставка, указать причины необходимости организации доставки сотрудников);
  • трудовой (коллективный) договор, в котором предусмотрена обязанность работодателя обеспечивать доставку работников.

НДФЛ

В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

На основании подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в интересах налогоплательщика. В силу п. 1 ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая, в частности, в соответствии с главой 23 НК РФ.

Таким образом, оплата за физическое лицо услуг по проезду признается доходом этого физического лица и облагается НДФЛ, но только в том случае, если оплата этих услуг была осуществлена в интересах данного физического лица.

Президиум Верховного Суда РФ в п. 3 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 НК РФ, утвержденного Президиумом ВС РФ от 21.10.2015 (далее — Обзор), указал, что при решении вопроса о возникновении дохода на основании данной нормы НК РФ необходимо учитывать направленность затрат по оплате за гражданина соответствующих товаров (работ, услуг) или имущественных прав на удовлетворение личных потребностей физического лица либо на достижение целей, преследуемых плательщиком, например работодателем, для обеспечения необходимых условий труда, повышения эффективности выполнения трудовой функции и т.п. Одно лишь то обстоятельство, что в результате предоставления гражданину оплаченных за него благ в определенной мере удовлетворяются личные потребности физического лица, не является достаточным для вывода о возникновении дохода в натуральной форме, облагаемого налогом.

Поэтому, если по характеру работы работнику нужно совершать рабочие поездки на такси, необходимость использования этого вида транспорта надо обосновать. В этой связи смотрите, например, письмо Минфина России от 20.03.2017 N 03-04-06/15815 где указано, что при использовании сотрудниками организации арендованных автомобилей или такси для служебных поездок дохода, предусмотренного ст. 211 НК РФ, у сотрудников не возникает, поскольку транспортные услуги в таких случаях оказываются в интересах организации, а не налогоплательщиков — физических лиц. При этом в организации должны иметься документы, подтверждающие использование сотрудниками арендованных автомобилей или такси в служебных целях, поскольку использование сотрудниками организации арендованных организацией автомобилей или такси без документов, подтверждающих цели совершенных поездок, может привести к возникновению у таких лиц экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить.

Например, если поездки осуществляются в течение рабочего дня, можно закрепить в локальном нормативном акте необходимость служебных поездок для работника. Это могут быть приказ с указанием конкретных сотрудников, которые для выполнения своих должностных обязанностей могут пользоваться услугами такси, правила внутреннего трудового распорядка, где для работников установлен разъездной характер работы. Кроме того, обоснованность использования такси в служебных целях могут подтверждать служебные записки с обоснованием необходимости поездки именно на такси (а не на ином общественном транспорте), приказы о проведении представительских мероприятий и отчеты о представительских расходах и т.п. Полагаем, что к служебным целям можно отнести транспортные расходы в соответствии со спецификой деятельности организации — сверхурочными работами, удаленностью объектов и др.

При осуществлении поездок во внеурочное время (рано утром или поздно вечером) расходы на оплату проезда сотрудников не являются их экономической выгодой (доходом) в случае, если у работников отсутствует возможность добираться до работы и обратно общественным транспортом (удаленность от маршрутов общественного транспорта или неподходящий график его движения). Смотрите также письма Минфина России от 07.09.2015 N 03-04-06/51326, от 24.12.2007 N 03-04-06-02/226, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434. Во всех остальных ситуациях стоимость доставки работников на работу и обратно, по мнению Минфина России, является их доходом в натуральной форме и облагается НДФЛ (письма Минфина России от 23.01.2020 N 03-03-06/1/3758, от 12 февраля 2020 г. N 03-04-06/9583, от 18.01.2019 N 03-03-06/1/2093, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/247, от 04.12.2006 N 03-03-05/21, от 01.06.2006 N 03-05-01-04/142, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/435).

В качестве документального подтверждения отсутствия факта экономической выгоды при оплате услуг такси во внеурочное время могут выступать: трудовые договоры с работниками, включающие условие об оплате расходов на проезд в определенное время (например, после 22 часов вечера), соответствующий приказ руководителя, локальные нормативные акты, устанавливающие график работы сотрудников предприятия (например, внутренний трудовой распорядок), документ, подтверждающий режим работы общественного транспорта, письма (справки) от органов местного самоуправления об отсутствии маршрутов общественного транспорта вблизи местонахождения организации или ее структурных подразделений (или справка о том, что данное направление не обслуживается общественным транспортом) и т.д.

Страховые взносы

В соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ для организаций объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.

Выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, перечисленные в пп. 4-8 ст. 420 НК РФ, не относятся к объекту обложения страховыми взносами.

Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ и является исчерпывающим. Оплата стоимости проезда работников к месту работы и обратно в указанном перечне не поименована, на основании этого факта Минфин России приходит к выводу, что суммы такой оплаты облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. Смотрите п. 2 письма Минфина России от 19.04.2019 N 03-04-06/28569, письмо Минфина России от 18.01.2019 N 03-03-06/1/2093.

В то же время в арбитражной практике существует позиция, что сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда. Так, в постановлении от 14.05.2013 N 17744/12 Президиум ВАС РФ сделал следующие выводы: Сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда. В отличие от трудового договора, который в соответствии со статьями 15 и 16 ТК РФ регулирует именно трудовые отношения, коллективный договор согласно статье 40 ТК РФ регулирует социально-трудовые отношения. Выплаты социального характера, основанные на коллективном договоре, не являющиеся стимулирующими, не зависящие от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы, не являются оплатой труда работников (вознаграждением за труд) в том числе и потому, что не предусмотрены трудовыми договорами. Таким образом, эти выплаты не являются объектом обложения страховыми взносами и не подлежат включению в базу для начисления страховых взносов.

Указанную позицию поддержал ВС РФ в определениях от 04.09.2017 N 303-КГ17-6952 по делу N А51-10641/2016, от 04.06.2018 N 309-КГ18-5970.

Если говорить непосредственно о доставке сотрудников к месту работы и обратно, то можно привести в пример постановление АС Западно-Сибирского округа от 28.08.2014 N Ф04-8569/14 по делу N А45-20334/2013, в котором представлен вывод о том, что компенсация проезда к месту работы и обратно в рассмотренном споре не являлась стимулирующей выплатой, не зависела от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения работы, не признана оплатой труда работников (вознаграждением) в том числе и потому, что не предусмотрена трудовыми договорами, в связи с чем не является объектом обложения страховыми взносами и не подлежит включению в базу для начисления страховых взносов. В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 18.01.2013 N Ф07-8246/12 по делу N А26-2680/2012 указывается, что произведенные предпринимателем по договорам, заключенным с организациями-перевозчиками, перечисления представляют собой оплату услуг, оказанных сторонней организацией предпринимателю, и не являются выплатами в пользу работников по гражданским или трудовым договорам, тем более что условиями трудовых договоров соответствующие положения не предусмотрены (постановления ФАС Центрального округа от 03.09.2012 N Ф10-2647/12 и Восемнадцатого ААС от 10.09.2015 N 18АП-9619/15).

В приведенной практике речь идет об отношениях, которые имели место в период действия утратившего силу Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ). Вместе с тем в нормах ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ относительно трудового договора содержались те же формулировки, что и сейчас в п. 1 ст. 420 НК РФ — объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений. Соответственно, вышеуказанная практика применима, по нашему мнению, и после включения положений о страховых взносах в НК РФ. Это подтверждает постановление Семнадцатого ААС от 16.01.2020 N 17АП-18844/19, в котором судьи, основываясь на положениях ст. 420 НК РФ, пришли к выводу, что спорные выплаты по компенсации оплаты проезда к месту работы и обратно не подлежат обложению страховыми взносами, поскольку не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения работы, не являются стимулирующими или компенсирующими выплатами и не включены в систему оплаты труда.

В рассматриваемой ситуации, как мы поняли, услуги такси оказываются непосредственно организации-работодателю. При этом возможность воспользоваться такой услугой не зависит от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения работы. Необходимость организации проезда сотрудников обусловлена исключительно технологическими условиями или бизнес-решениями. В связи с изложенным полагаем, что в рассматриваемой ситуации есть основания считать, что расходы на проезд сотрудников с использованием такси (включая поездки к месту работы и обратно) не являются объектом обложения страховыми взносами.

В то же время не исключаем вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов при таком подходе.

В отношении страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний применяются аналогичные положения (ст. 20.1, п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ, далее — Закон N 125-ФЗ). В связи с этим полагаем, что приведенный выше подход для страховых взносов, уплачиваемых в соответствии с НК РФ, справедлив и для страховых взносов, уплачиваемых в соответствии с Законом N 125-ФЗ.

Бухгалтерский учет

Сумма оплаты транспортной организации оказанных ею услуг по доставке сотрудников в бухгалтерском учете организации отражается на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» или на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

На основании Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденных приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, в бухгалтерском учете организации могут быть сделаны записи:

Дебет 20 (26, 44. ) Кредит 60 (76), субсчет «Расчеты с транспортной компанией»
— признаны расходы на приобретение услуг такси;

Дебет 60 (76), субсчет «Расчеты с транспортной компанией» Кредит 51
— оплачены услуги сторонней организации (транспортной компании).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Учет расходов на такси при усн

Подборка наиболее важных документов по запросу Учет расходов на такси при усн (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

  • Такси:
  • БСО такси
  • Документальное подтверждение расходов на такси
  • ЕНВД такси
  • Закон о такси
  • Квитанция такси
  • Показать все
  • Такси:
  • БСО такси
  • Документальное подтверждение расходов на такси
  • ЕНВД такси
  • Закон о такси
  • Квитанция такси
  • Показать все
  • УСН:
  • 18210501011010000110
  • 18210501011011000110
  • 18210501011012100110
  • 18210501021011000110
  • 18210501021012100110
  • Показать все

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Статья: «Антиковидные» затраты аптек: особенности их отражения в налоговом учете
(Гришина О.П.)
(«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2020, N 12) УСНО. В расходах при УСНО можно учесть лишь затраты на служебный транспорт и компенсации работникам за использование их личного транспорта в служебных целях (основание — пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), конечно, только в пределах норм, предусмотренных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Затраты на оплату проезда на работу и обратно (в частности, на такси) в перечне разрешенных к учету при УСНО расходов не поименованы.

Статья: Снова о признании в учете «антиковидных» затрат
(Гришина О.П.)
(«Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2020, N 11) Обратившись к нормам гл. 26.2 НК РФ, мы увидим, что в расходах при УСНО можно учесть лишь затраты на служебный транспорт и компенсации работникам за использование их личного транспорта в служебных целях (основание — пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), конечно, только в пределах норм, предусмотренных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Затраты на оплату проезда на работу и обратно (в частности, на такси) в перечне разрешенных к учету при УСНО расходов не поименованы.

Правовые ресурсы

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *