Отпуск главного бухгалтера
Рассмотрим особенности оформления отпуска глабуха и связанные с этим действия.
01. Оформление отпуска и сопутствующих документов
Для главного бухгалтера все виды отпусков оформляются так же, кaк и для других работников.
Но на время нaхождения главного бухгалтера в отпуске нужно на кого-то возложить исполнение обязанностей главбуха.
Это временное возложение обязанностей главного бухгалтера нa другого работника можно оформить кaк временное замещение или исполнение oбязанностей временно отсутствующего работника (смотрите Пример приказа об этом и примеры других составляемых при этом документов на странице Временное замещение отсутствующего работника нa время отпуска >>>).
Чаще всего временно исполняющим oбязанности главного бухгалтера назначают его заместителя или другого бухгалтера. Можно привлечь для этого стороннего специалиста, зaключив c ним срочный трудовой договор нa время отпуска главного бухгалтера.
Что касается оформления самого отпуска, смотрите страницы:
Для наиболее частого варианта, то есть временного замещения главбуха другим бухгалтером, смотрите:
Рассмотрим ниже четыре основных вопроса, связанных с данной ситуацией.
Скачайте Обязательные кадровые документы >>
02. Как быть с подписанием отчетности?
По поводу отчетности в бумажном виде.
Если главный бухгалтер отсутствует, налоговую декларацию может подписать дpугое лицо, уполномоченное исполнять обязанности главбуха нa время его отсутствия. При этом полномочия временно замещающего работника нужно подтвердить документально – учредительными документами, приказами, pаспоряжениями и т. п. Копии таких подтверждающих документов подаются в налоговую инспекцию вместе c налоговой отчетностью (об этом есть консультация в ЗІР, категория 135.03).
По поводу отчетности в электронном виде.
Hа время отсутствия главного бухгалтера, исполняющий его обязанности работник должен пользоваться своей собственной цифровой подписью.
Поэтому заранее сделайте в центре сертификации новую электронную подпись для данного работника (если она еще не сделана).
О временном предоставлении права подписи налоговой отчетности другому работнику нужно уведомить налоговую инспекцию. Уведомление о новом сертификате oткрытых ключей для временного исполняющего обязанности главбуха отправьте в электронном виде (согласно пункту 11 pазд. III Порядка № 557).
Eсли налоговая отчетность подписана лицом, o полномочиях которого не уведомили налоговую инспекцию, то отчетность мoжет быть признана неподаной ввиду отсутствия в ней обязательного реквизита – подписи yполномоченного лица. Как следствие штраф 170 гривен (а за пoвторное нарушение в течение года – 1020 гривен).
03. Уведомлять ли налоговую инспекцию пo форме № 1-ОПП о вpеменном исполняющем обязанности главного бухгалтера?
Законодательство не обязывает подавать в орган ГФС зaявление по форме № 1-ОПП (пpиложение 5 к Пoрядку №1588) в cлучае временной замены главбуха.
04. Как быть с карточкой подписей в банках?
Если временно исполняющий oбязанности главного бухгалтера не бyдет подписывать банковские документы, то карточку можно не делать.
Если будет подписывать, то нужно пoдать в банк дополнительную карточку с oбразцом подписи временно исполняющего oбязанности главного бухгалтера, заверенную нотариально (cогласно пyнктам 18.8, 18.11 Инcтрукции НБУ № 492).
Возможно, что в карточке подписей сразу две вторых подписи: подпись главбуха и его заместителя. И если во вpемя отпуска главного бухгалтера именно его заместитель назначен временно исполняющим обязанности, то дополнительная карточка не нужна.
05. Оплата труда работника зa время исполнения обязанностей главбуха
Временное заместительство — это исполнение должностных обязанностей на должности временно oтсутствующего работника, когда это вызвано пpоизводственной необходимостью.
Согласно пункту 1 Pазъяснения Госкомтруда СССР и Секретариата BЦСПС «О порядке оплаты временного зaместительства» №30/39 oт 29.12.1965, временное иcполнение обязанностей на должности отсутствующего pаботника возлагается на другого pаботника приказом.
Работнику, кoторый замещает временно отсутствующего главного бухгалтера, нужно оплачивать разницу между его собственным окладом и должностным oкладом главного бухгалтера (согласно пункту 1 Рaзъяснения Госкомтруда № 30/39).
Но существует ограничение: если работник, кoторый замещает, не является штатным зaместителем отсутствующего работника. В случаях, кoгда у главного бухгалтера есть нeсколько заместителей, штатным заместителем считается пeрвый. То есть, если на фoрмального первого заместителя возложено исполнение oбязанностей главного бухгалтера на время eго отпуска, разница в должностных oкладах этому заместителю не оплачивается.
Другие страницы по теме «Отпуск главного бухгалтера»:
↓ Скачайте безкоштовні довідники ↓
Кто должен работать за временно отсутствующего главбуха?
Как любой другой работник, главбух имеет право на отпуск, может находиться на больничном, в командировке или временно отсутствовать по другим причинам. Но его обязанности в это время нужно кому-то выполнять. На кого можно возложить такое выполнение и как это оформить, рассмотрим подробнее.
Форма выполнения обязанностей отсутствующего главбуха
В случае временного отсутствия работника (отпуск, болезнь, командировка и т. п.) можно применить:
1) временное заместительство (замещение);
2) выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.
Рассмотрим, чем они отличаются.
Временным заместительством (замещением) считается выполнение работником, который работает на том же предприятии, в учреждении, организации, служебных обязанностей по более ответственной должности временно отсутствующего работника, когда это связано с распорядительными функциями (см. письмо Минсоцполитики от 21.07.11 г. № 590/13/84-11).
Работник, который замещает временно отсутствующего главбуха, освобождается от выполнения своих обязанностей по основному месту работы. В таком случае ему должны доплачивать разницу между его фактическим должностным окладом и окладом главбуха, которого он замещает (п. 1 разъяснения Госкомитета Совета Министров СССР по вопросам труда и зарплаты и Секретариата ВЦСПС от 29.12.65 г. № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства»).
В отличие от замещения, в случае выполнения обязанностей временно отсутствующего главбуха работник не освобождается от выполнения своей основной работы.
То есть в таком случае имеем совмещение профессий (должностей), которое предусматривает, что работник вместе со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, выполняет дополнительную работу по другой профессии (должности) у того же работодателя в течение рабочего дня, установленного по основному месту работы (ст. 105 КЗоТ). За это ему осуществляется доплата, размер которой указывается в процентах от оклада отсутствующего работника, и прописывают в коллективном договоре или определяют приказом о поручении работнику выполнения обязанностей временно отсутствующего главбуха (п. 1 Инструкции Госкомтруда, Минфина СССР и ВЦСПС относительно применения постановления Совета Министров СССР от 04.12.81 г. № 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» от 14.05.82 г. № 53-ВЛ, письмо Минтруда и соцполитики от 02.12.05 г. № 9942/0/14-05/018-17).
Как видим, если рядовой бухгалтер временно исполняет обязанности главбуха, на него возлагают служебные обязанности по более ответственной должности и это связано с распорядительными функциями, то есть должно оформляться временное заместительство. Об этом идет речь в письме Минсоцполитики от 21.07.11 г. № 590/13/84-1.
Но в таком случае бухгалтера нужно освободить от его непосредственных обязанностей. Следовательно, их также нужно кому-то выполнять. Поэтому если предприятие не может обеспечить такого освобождения, то не будет нарушением выполнение обязанностей временно отсутствующего работника, поскольку законодательство не содержит таких ограничений.
Конечно, руководитель может принять решение о привлечении нового работника на условиях срочного трудового договора, если штатным расписанием предусмотрена вакантная должность бухгалтера.
Кроме того, заметим: если должностной инструкцией предусмотрено выполнение обязанностей другого работника на время его отсутствия, например заместителем главбуха на время отсутствия главбуха, то такие обязанности относятся к его трудовой функции и выполняются без издания отдельного приказа и без доплаты. В таком случае работник не может отказаться от выполнения обязанностей, ведь это будет нарушением трудовой дисциплины.
Совмещение же на время отсутствия главбуха допускается только с согласия работника, который временно будет исполнять его обязанности, и на основании приказа, в котором указывается перечень видов работ, которые должны выполняться. Отдельный приказ о прекращении выполнения обязанностей не издается.
Документальное оформление
Если должностной инструкцией предусмотрено выполнение обязанностей другого работника на время отсутствия главбуха, отдельный приказ или другой распорядительный документ составлять не нужно, обязанности относятся к трудовой функции работника.
Иначе на время своего отсутствия главбух может сам предложить надлежащую кандидатуру. Это может быть служебная или докладная записка либо ходатайство. Конечно, работу временно отсутствующего главбуха возлагают на работника бухгалтерии, который имеет соответствующую профессиональную подготовку и определенное образование, необходимое для выполнения такой работы.
Выполнение обязанностей временно отсутствующего главбуха возлагают на другого работника на основании приказа (распоряжения) руководителя предприятия (см. образец 1). В нем определяют перечень функций, которые временно должен выполнять работник.
ОБРАЗЕЦ 1
Про виконання обов’язків
тимчасово відсутнього головного бухгалтера Кравченко Т. С.
1. Покласти на Мазур Ольгу Петрівну, бухгалтера, з її згоди, виконання обов’язків головного бухгалтера Кравченко Т. С. на період перебування її у щорічній відпустці з 30.04.19 р. до 19.05.19 р. з доплатою 50 % посадового окладу головного бухгалтера.
2. Начальнику відділу кадрів Шолох П. В. ознайомити Мазур О. П. з посадовими обов’язками головного бухгалтера.
1. Заява Мазур О. П. від 23.04.19 р.
2. Службова записка головного бухгалтера Кравченко Т. С. від 22.04.19 р.
Директор (підпис) П. П. Свирстюк
З наказом ознайомлені:
(підпис) О. П. Мазур (24.04.19 р.)
(підпис) Т. С. Кравченко (24.04.19 р.)
(підпис) П. В. Шолох (24.04.19 р.)
К тому же уместно оформить акт приемки-передачи дел от главбуха к бухгалтеру, который будет исполнять его обязанности, и обязательно ознакомить последнего с должностными обязанностями главбуха.
Работник, который временно будет исполнять обязанности главбуха, должен предоставить свое согласие в виде заявления на имя руководителя (см. образец 2) или подписи в проекте приказа.
ОБРАЗЕЦ 2
Директору ТОВ «Хлібороб»
Свирстюку П. П.
бухгалтера Мазур О. П.
Не заперечую проти доручення мені виконання обов’язків відсутнього головного бухгалтера Кравченко Тетяни Сергіївни на період її перебування у щорічній відпустці.
23.04.19 р. (підпис) О. П. Мазур
Выполнение обязанностей временно отсутствующего работника не отражается в табеле учета использования рабочего времени, поскольку осуществляется в течение рабочего времени наряду с выполнением обязанностей по основной должности. Также записи о временном выполнении обязанностей не вносятся в трудовую книжку и личную карточку работника.
Как работать при отсутствии главбуха
При отсутствии главбуха все его обязанности (или те, которые приведены в приказе) исполняет бухгалтер, на которого возложено их временное исполнение. Ответственность за ведение бухучета также возлагается на такого работника.
В случае назначения временно исполняющего обязанности главного бухгалтера в 10-дневный срок со дня возникновения изменений в учетных данных налогоплательщиков в ГФС нужно подать заявление по форме № 1-ОПП с отметкой «Сведения о лице, ответственном за ведение бухгалтерского и/или налогового учета» (ОИР, подкатегория 119.06; п. 9.3 разд. ІХ Порядка учета плательщиков налогов и сборов, утвержденный приказом Минфина от 09.12.11 г. № 1588). Отсчет этого срока следует начинать с первого дня отпуска главного бухгалтера.
Если отчетность подается в электронной форме или ведется электронный документооборот, для бухгалтера, который временно будет исполнять обязанности главбуха, нужно получить ЭЦП (ОИР, подкатегория 135.03).
Подписывать главбуху документы в отпуске или в период болезни мы не советуем, ведь они могут быть признаны недействительными. На это, в частности, обращает внимание Минсоцполитики в письме от 17.10.16 г. № 376/06/186-16.
Чтобы в этой ситуации беспрепятственно осуществлять банковские операции, новую карточку с образцами подписей подавать в банк не нужно. В банк подают временную карточку с образцом подписи лица, которое временно исполняет обязанности главбуха, удостоверенную нотариально (п. 18.15 Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492 (далее – Инструкция № 492)).
Пунктом 18.16 Инструкции № 492 предусмотрен упрощенный вариант: временно заменить лицо, уполномоченное проставлять вторую подпись. В таком случае дополнительно подается карточка только с образцом подписи временно уполномоченного лица с указанием срока ее действия и копия соответствующего документа (протокола, приказа и т. п.), который подтверждает эти полномочия.
Если временно исполняющему обязанности придется контактировать с органами статистики, Пенсионного фонда, Фондом социального страхования (подавать отчетность, заявления и т. п.), то к документам стоит добавлять копии приказов, которыми лицо уполномочено исполнять обязанности временно отсутствующего главбуха.
Директор или главный бухгалтер уходит в отпуск: нюансы оформления
Директор и главный бухгалтер имеют такое же право на отпуск, как и остальные работники. Однако оформление отпуска этих должностных лиц имеет свои особенности. Ведь в связи с их временным отсутствием возникает ряд вопросов: кто может исполнять обязанности директора и главбуха в случае их отсутствия, нужно ли о такой временной замене извещать госрегистратора, налоговую и другие госорганы и т. д. В консультации расскажем обо всех нюансах данной процедуры, которые могут возникать на практике.
Оформление отпуска директора
Сразу отметим, что законодательством этот вопрос недостаточно урегулирован. С директором (генеральными директором) заключается трудовой договор, поэтому он, как и остальные сотрудники, является наемным работником. Поэтому процедура оформления ежегодного отпуска директора такова:
- отпуск предоставляется директору согласно графику отпусков (ст. 10 Закона № 504). График может утверждаться собственником или уполномоченным им органом (например, самим же директором) совместно с профсоюзом (если он есть на предприятии);
- за две недели до начала установленного графиком срока кадровая служба направляет директору уведомление с указанием даты начала отпуска. Заявление работника о предоставлении отпуска не является обязательным документом. Однако на практике оно подается, чтобы уточнить продолжительность ежегодного отпуска. Поэтому директор может тоже подать такое заявление, адресованное самому себе. Вместе с тем в уставе юрлица может быть предусмотрен и другой порядок подачи заявления директором, например, на имя председателя собрания участников ООО;
- издается приказ о предоставлении отпуска в 2 экземплярах. Приказ, как и заявление, директор тоже оформляет на себя. Полномочия директора на издание приказов (распоряжений) закрепляются в уставе (положении). Типовая форма такого приказа законодательством не установлена, поэтому директор может составить его в свободной форме, но с указанием обязательных реквизитов (см. образец 1).
Что касается других видов отпусков (социальных, без сохранения зарплаты и т. д.), то они предоставляются директору в таком же порядке, как и остальным работникам, за исключением того, что директор оформляет такие приказы тоже на себя.
Как оформить возложение обязанностей директора на другое лицо?
Оформить временного преемника директора можно путем:
- временного заместительства (замещения). Работник освобождается от своей основной работы и исполняет исключительно обязанности директора (п. 1 Порядка № 30/39);
- исполнения обязанностей временно отсутствующего работника. В таком случае работник будет исполнять обязанности директора без освобождения от своей основной работы (ст. 105 КЗоТ).
В то же время Минсоцполитики в Письме от 21.07.11 г. № 590/13/84-11 указывает, что исполнение служебных обязанностей по более ответственной должности за временно отсутствующего работника, когда это связано с распорядительными функциями, является временным заместительством.
Мы считаем, что предприятие вправе самостоятельно определять, какой вариант оформления временно исполняющего обязанности директора выбрать в таком случае. Ведь в законодательстве по этом поводу ограничений не установлено.
На кого можно возложить исполнение обязанностей директора?
Если процедура назначения исполняющего обязанности директора не предусмотрена в учредительных документах предприятия, то назначить временного преемника директор должен сам.
На практике чаще всего обязанности директора выполняет его заместитель, если заместителя нет – руководитель структурного подразделения и т. д. Советуем решить вопрос о назначении врио директора заблаговременно. Ведь директор может отсутствовать не только в период отпуска, но и, к примеру, в связи с командировкой. В должностной инструкции работника, который будет временно его заменять, желательно прописать этот момент.
Обратите внимание: нельзя принудительно возложить на работника исполнение обязанностей директора. Надо обязательно получить его согласие.
На практике работник пишет заявление с просьбой оформить ему временное заместительство или временное исполнение обязанностей другого сотрудника. После издания такого приказа врио директора должен расписаться в нем (см.образец 2).
В приказе о назначении врио директора можно установить:
- круг его полномочий – право подписи финансовых документов, бухгалтерской, налоговой отчетности;
- ограничение сумм совершенных им операций;
- размер доплаты за исполнение обязанностей руководителя и т. д.
Также временному директору следует выдать доверенность для представления интересов предприятия перед третьим лицами (например, для заключения хозяйственных договоров).
Важно! Выдавать дополнительно доверенность не нужно, если согласно учредительным документам работник, замещающий директора, имеет право действовать без доверенности.
Оформление отпуска главного бухгалтера
Как оформить отпуск и назначить временного заместителя бухгалтера?
Ежегодный и другие виды отпусков главного бухгалтера оформляется так же, как и для других работников (см. образец 3). Однако, как и в случае с директором, на время нахождения главного бухгалтера в отпуске, исполнение его обязанностей нужно кому-то поручить. Временное возложение обязанностей главбуха на другое лицо тоже можно оформить как временное замещение или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника (см. образец 4).
На практике врио главбуха назначают его заместителя или рядового бухгалтера. В то же время предприятие вправе привлечь и стороннего специалиста, заключив с ним срочный трудовой договор на время отпуска главбуха.
Нюансы оформления отпуска директора и главного бухгалтера
Нужно ли уведомлять госрегистратора о временной замене директора/главбуха?
Нет, госрегистратора уведомлять об этом необязательно.
Делать это необходимо в случае смены директора, то есть назначения директором другого лица. В п. 13 ч. 1 ст. 9 Закона № 755 сказано, что по желанию юрлица в ЕГР могут быть внесены сведения о лицах, которые могут совершать юридические действия от имени юрлица, в том числе и подписывать договоры (т. е. такое лицо может действовать без доверенности). Проще говоря, данные о врио директора юрлицо может подать в ЕГР, если захочет. Но такое лицо указывается в ЕГР не вместо директора (данные о директоре остаются неизменными), а дополнительно как лицо, которое может действовать без доверенности.
Что касается главбуха, то тут ситуация иная. Данные о главном бухгалтере в принципе не вносятся в ЕГР, поэтому нет необходимости информировать госрегистратора о его временной замене. Подавать информацию в ЕГР не нужно, даже если главбух уволился и назначен новый (правда, надо уведомить орган ГФС, см. об этом ниже). Однако юрлицо вправе внести в ЕГР данные о главбухе и лице, которое его заменяет. В таком случае главбух (его временный заместитель) вносится в ЕГР тоже как лицо, которое вправе действовать от имени юрлица без доверенности (п. 13 ч. 1 ст. 9 Закона № 755).
Нужно ли уведомлять орган ГФС по форме № 1-ОПП о временном заместителе директора/главного бухгалтера?
Нет, не нужно. Законодательством не установлена обязанность подавать в орган ГФС заявление по форме № 1-ОПП (приложение 5 к Порядку № 1588) в случае временной замены директора или главбуха.
Вместе с тем, по мнению ГФС, при назначении врио главбуха налогоплательщик должен в течение 10 дней уведомить об этом налоговый орган по форме № 1-ОПП (ОИР, категория 119.06). Правда, из содержания этого разъяснения можно сделать вывод, что оно касается случаев, когда должность главбуха вакантна, а его обязанности временно исполняет другое лицо. То есть когда это лицо действует до момента назначения главбуха.
Если же главбух отсутствует в связи с уходом в отпуск, сообщать о его временном заместителе нет нужды. К тому же налоговики отмечают, что если руководитель и главбух отсутствуют по уважительным причинам, налоговую декларацию могут подписывать другие лица, которые уполномочены исполнять обязанности руководителей на время их отсутствия. Но полномочия временных заместителей должны подтверждаться документально – учредительными документами, приказами, распоряжениями и т. д. Эти документы подаются в контролирующий орган вместе с налоговой декларацией (ОИР, категория 135.03).
Чтобы у ГФС не было претензий, рекомендуем дополнительно прилагать копию документа, подтверждающего полномочия временного заместителя директора или главбуха, к отчетности, которую он подписывает.
Нужно ли переоформлять карточку с образцами подписей в обслуживающих банках?
Нет, не нужно, если замещающее лицо не будет подписывать банковские документы вместо директора/главного бухгалтера. А вот образец подписи временного заместителя все равно придется подать в банк, чтобы он мог подписывать финансовые документы. Для этого надо подать дополнительную карточку с образцом подписи врио директора/главбуха, заверенную в установленном порядке (п. 18.8, 18.11 Инструкции № 492).
Это важно: подлинность подписи на карточке юрлица нужно удостоверить нотариально. В населенных пунктах, где нет нотариусов, подлинность подписей представителей юрлица в карточке удостоверяется уполномоченными на это должностными лицами органов местного самоуправления (п. 18.8 Инструкции № 492).
Нужно ли выдавать замещающему сотруднику ЭЦП?
Да, нужно, если он будет подписывать во время своего заместительства, например, налоговую отчетность. Отчетность в электронном виде заверяется электронной подписью директора и главбуха. Поэтому на время их отсутствия у работника, который их заменяет, должна быть цифровая подпись.
Обратите внимание: временный заместитель не может пользоваться ЭЦП директора/главбуха. Для предоставления права подписи врио директора/главбуха должен обратиться в центр сертификации ключей и получить еще один ключ. При этом ключ директора/главбуха на период отпуска отменять не нужно.
О предоставлении права подписи (хоть и временно) другому лицу следует уведомить орган ГФС. Уведомление о новом сертификате открытых ключей для временного заместителя директора достаточно отправить в электронном виде (п. 11 разд. III Порядка № 557).
Что будет, если налоговая отчетность подписана лицом, о котором в орган ГФС не сообщили?
Подпись должностных лиц (в т. ч. и цифровая) – один из обязательных реквизитов налоговой декларации (ст. 48 НК). Если орган ГФС не уведомить о предоставлении права подписи другому лицу, то отчетность может быть признана неподанной. Ведь в ней нет обязательного реквизита – подписи уполномоченного лица. А за неподачу декларации пп. 120.1.9 НК предусмотрен штраф в размере 170 грн., за повторное нарушение в течение года – 1 020 грн.
Выводы
Директор и главный бухгалтер имеют право на ежегодный и другие виды отпусков, предусмотренные законодательством.
Процедура оформления отпуска директора и главбуха имеет свои особенности. Ведь даже если они будут временно отсутствовать на работе, их обязанности нужно кому-то поручить.
Для временного заместителя нужно оформить ЭЦП и уведомить об этом ГФС. Кроме того, следует подать в обслуживающий банк дополнительную карточку с образцом подписи временного заместителя. А вот уведомлять орган ГФС и госрегистратора о временной замене директора или главбуха не нужно.
Источник: Практическое руководство № 10.
* Образцы приведены в полной консультации.
Отсутствие на работе главбуха: как оформить замену
Главный бухгалтер учреждения — руководитель структурного подразделения (бухгалтерской службы). Как и любой другой работник, он может поехать в командировку, уйти в отпуск или на больничный. Поэтому когда главбух временно отсутствует, его должностные обязанности должно выполнять другое лицо. Как заменить и что учесть?
Как оформляется замена главного бухгалтера
Как в вашем учреждении будет происходить замена временно отсутствующего работника, в частности руководителя структурного подразделения, следует прописать в положении о структурном подразделении. Это положение определяет основные задачи, обязанности, права и ответственность такого руководителя. Отдельную должностную инструкцию писать не нужно (абз. 8, 12 п. 6 Общих положений Выпуска 1 «Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности» Справочника квалификационных характеристик профессий работников, утвержденного приказом Минтруда от 29.12.2004 № 336).
При отсутствии главного бухгалтера его обязанности может выполнять:
- заместитель главного бухгалтера — при наличии такой должности в штате;
- другой работник этого подразделения на основании приказа руководителя учреждения — если должности заместителя главного бухгалтера в штате нет (п. 17 Типового положения о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, которое КМУ утвердил постановлением от 26.01.2011 № 59).
Если в соответствии с положением о подразделении бухгалтерского учета обязанности главного бухгалтера исполняет его заместитель, приказ о возложении/выполнение обязанностей главного бухгалтера (далее — приказ) руководитель учреждения не выдает. Ведь такую трудовую функцию уже предусматривают:
- положение о подразделении бухгалтерского учета;
- должностная инструкция заместителя главного бухгалтера/руководителя подразделения.
Заместитель главного бухгалтера — это должностное лицо, которое подписывает документы с указанием своей должности, инициалов, фамилии (п. 53 Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением КМУ от 17.01.2018 № 55; далее — Инструкция № 55).
Если в штате должности заместителя главного бухгалтера нет, то во время отпуска, командировки, болезни главного бухгалтера руководитель учреждения издает приказ, по которому обязанности главбуха возлагаются на работника подразделения бухгалтерского учета. Приказ руководитель учреждения издает только после того, как получит согласие от работника, который будет выполнять обязанности главбуха.
В приказе пропишите:
- должность, фамилия, имя, отчество работника, временно исполняющего обязанности главного бухгалтера;
- дату, с которой он будет выполнять эти обязанности, и срок, в течение которого будет выполнять;
- участки работ/обязанности главбуха для каждого работника, если такие распределяют между несколькими работниками;
- размер доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.
Работник, на которого возложили обязанности главного бухгалтера, обязательно должен проставить свою подпись и дату, когда он ознакомился с приказом (абз. 3 п. 100 Инструкции № 55).
Когда оформляется замена главного бухгалтера на время отпуска или по другим причинам, следует помнить, что должность главного бухгалтера госоргана может принадлежать к должностям государственной службы, а должности работников подразделения бухгалтерского учета — к должностям работников, выполняющих функции по обслуживанию. Поэтому заменить главного бухгалтера может человек из числа госслужащих, например, госслужащий — руководитель другого структурного подразделения.
Главный бухгалтер, уезжая в отпуск/командировку, обязан передать другому работнику по действующему распределению все невыполненные документы и проинформировать службу контроля о передаче документов, выполнение которых находится на контроле (п. 175 Инструкции № 55).
Іван Левадський експерт з бухобліку та оподаткування в бюджетній сфері, Київ
Працівнику, який тимчасово виконує обов’язки керівника структурного підрозділу, але не є його заступником, встановлюють доплату. Розмір цієї доплати залежить від нормативно-правового акта, яким керується бухгалтер відповідної установи, коли нараховує заробітну плату працівникам.
Кто имеет право второй подписи
Итак, главного бухгалтера может заменять или его заместитель, или другой работник бухгалтерской службы. При отсутствии главного бухгалтера этот работник будет подписывать документы под своими инициалами, фамилией и должностью «исполняющий обязанности главного бухгалтера» (п. 53 Инструкции № 55).
Обычно право второй подписи имеют два человека:
- главный бухгалтер;
- заместитель главного бухгалтера/иное лицо, исполняющее обязанности главного бухгалтера в его отсутствие.
Если приказ о праве подписи определяет право второй подписи для заместителя главбуха или другого лица, исполняющего обязанности главбуха, изменений в приказе не делайте. Также никаких изменений не подавайте и в орган Казначейства, поскольку карточка с образцами подписей и оттиска печати содержит всех лиц, имеющих право первой и второй подписей. Эти лица имеют ЭЦП и используют ее в порядке, утвержденном руководителем учреждения.
Если обязанности главного бухгалтера будет выполнять другое лицо, с приказом о праве подписи внесите изменения и предоставьте этому лицу право второй подписи на период, когда главбух будет временно отсутствовать.
Тогда в орган Казначейства предоставьте:
- временную карточку с образцами подписи и оттиска печати на лицо, выполняющее обязанности главного бухгалтера;
- копию приказа о том, на кого возлагаете обязанности главного бухгалтера.
Карточку подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Лицо, временно исполняющее обязанности главного бухгалтера, должно заранее оформить ЭЦП. Ведь при ее отсутствии она не сможет ни подписать финансовую/бюджетную отчетность, ни подать ее в орган Казначейства.
Когда информировать ДФС об изменениях в учетных данных
Сведения о руководителе и главном бухгалтере учреждения ДФС вносит в учетных данных налогоплательщика.
Если меняете лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета, вам понадобится форма 1-ОПП. Подайте ее в ДФС в течение 10 дней со дня изменений. В форме обязательно проставьте отметку «Сведения о лице, ответственном за ведение бухгалтерского и/или налогового учета» (абз. 1 п. 9.3 разд. IX Порядка учета плательщиков налогов и сборов, который Минфин утвердил приказом от 09.12.2011 № 1588).
Ее заполняйте машинописью или от руки печатными буквами (ОИР 119.01).
- Бухгалтер виконує обов’язки кадровика: хто підпише трудову книжку цівника, якому встановили неповний робочий час
- Як заповнити карантинний Звіт з ЄСВ за квітень
- Як звільнити працівника без негативних наслідків для підприємства
Какова ответственность за подпись документов
Любой документ, который предусматривает подпись должностного лица, должно подписывать должностное лицо в пределах своих полномочий (п. 48 Инструкции № 55).
Главный бухгалтер не может собственноручно подписывать документы в период своего отпуска или болезни, поскольку на этот период не имеет должностных полномочий.
Такие требования не только для бумажных, а и для электронных документов. То есть главный бухгалтер не может налагать ЭЦП на документ в период своего отпуска или болезни. Другие лица не имеют права накладывать ЭЦП главного бухгалтера с его персональными данными, ведь тогда ЭЦП будет скомпрометирован.
Главный бухгалтер обязан обеспечить конфиденциальность своего личного ключа, недоступность других лиц к нему, безотлагательно сообщать поставщика электронных доверительных услуг о подозрении или о факте компрометации личного ключа.
БЕЗПЛАТНИЙ ВЕБІНАР + Сертифікат⭐️ Карантинні відрядження: правильно оформити, коректно оплатити
❗️ Розберемо всі нюанси, а також поговоримо про те, кого з працівників взагалі не варто направляти у відрядження під час карантину, а кого відправити можна, але за певних умов.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу «Головбух: Бюджет»
«Магічна» пропозиція на річну передплату професійних е-журналів «Головбух Бюджет» та «Головбух Праця та Зарплата». Кожен клієнт отримає подарунковий сертифікат на суму 2000 гривень.