Простая электронная подпись что это
В электронном документообороте простая электронная подпись (ПЭП) имеет силу собственноручной подписи: закон разрешает подписывать ей первичные документы при соблюдении нескольких условий. Разбираемся, как это работает на нашей платформе.
Что такое простая электронная подпись
Вот что об электронной подписи написано в законе:
«Простой электронной подписью является электронная подпись, которая с помощью кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом».
— ч. 2 ст. 5 № 63-ФЗ от 6 апреля 2022 г
Например, на сайте интернет-магазина вам высылают смс со специальным кодом. Номер телефона — это способ идентифицировать вашу личность, а высланный код — ключ к электронной подписи. Когда вы вводите код из смс на сайте магазина, вы ставите простую электронную подпись.
Как работает простая электронная подпись
Простая электронная подпись используется, например, в документообороте компании с контрагентами. Всё сразу становится намного проще.
Без ПЭП; С ПЭП
Компания заключает договор с самозанятым, который живет на Бали и разрабатывает сайты.; Самозанятый получает договор в электронной форме. Ему высылают договор, который месяц летит на самолете сначала в Джакарту, а потом на Бали.;Нажимает «Подписать документ». Самозанятый подписывает договор и высылает его назад.; Ему на телефон приходит смс со специальным кодом. Еще через месяц бухгалтер получает копию и подписывает ее. Наконец-то можно приступать к делу.;Он вводит код в окошко — документ подписан.
Читайте также:
Электронный документооборот | Что такое ЭДО и как это работает
Как работает электронный документооборот (ЭДО) Консоли? В чем преимущества нашей электронной подписи и как с помощью ЭДО наши клиенты добиваются 100% подписания всех закрывающих документов.
Легально ли подписывать документы простой электронной подписью
Минфин и ФНС не раз подтверждали, что ПЭП можно использовать для подписания первичных учетных документов, то есть для любых документов, подтверждающих факт хозяйственной жизни компании. Вот, посмотрите сами:
- Письмо Минфина России от 05 марта 2019 г. №03-03-07/14313
- Письмо Минфина России от 13 июля 2020 г. №03-03-06/1/60739
- Письмо Минфина России от 22 января 2021 г. №03-03-06/1/3395
- Письмо Минфина России от 26 февраля 2021 г. №03-03-06/1/13409
- Письмо Минфина России от 12 мая 2022 г. №03-02-07/43502
- Письмо ФНС России от 10 апреля 2020 г. №ЕА-4-15/6118
«ПЭП признается эквивалентом собственноручной подписи, если это установлено федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Банка России или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем».
Но чтобы такая подпись приобрела юридическую силу, компания должна соблюсти два условия:
Перед тем, как начать использовать ПЭП, стороны должны заключить пользовательское соглашение или соглашение сторон об использовании ПЭП. Там нужно прописать всю процедуру, обозначить права и обязанности сторон. Тогда ПЭП приобретает силу собственноручной подписи, а в будущем можно будет проверить, когда и кто именно ее поставил.
Стороны должны решить, что будет считаться простой электронной подписью. Например, если обе стороны договорятся, что получение письма с определенного адреса означает подписание документа с помощью ПЭП, то получение такого письма будет равняться собственноручной подписи.
Оставьте заявку, и мы расскажем, как Консоль.Про может вам помочь
Попробовать бесплатно
Как работает ПЭП в Консоль.Про
В Консоль.Про все документы между компанией и исполнителем подписываются ПЭП. У нас действуют несколько ступеней идентификации лица:
- При регистрации самозанятого на платформе мы запрашиваем данные паспорта, СНИЛС и ИНН.
- Затем нужно сделать селфи с открытым паспортом, чтобы мы были уверены, кто подписывает документ.
- После этого самозанятый дает согласие на выдачу ПЭП и может пользоваться ей для подписи документов.
В личном кабинете Консоль.Про можно указать только один номер телефона, на который будет приходить код ПЭП. Так мы точно знаем, что код получает человек, который зарегистрировался на платформе.
После подписании договора с помощью ПЭП внизу документа появится небольшая синяя печать: там указаны реквизиты компании, исполнителя и время подписания. У каждой подписи есть уникальный идентификатор, и ее подлинность можно проверить прямо на платформе. Так документы в Консоль.Про приобретают юридическую силу.
Готовые документы подписываются электронной подписью со стороны заказчика и со стороны исполнителя
Регламент работы с ПЭП и способ определения лица, ставящего подпись, мы указали в пользовательском соглашении. Исполнители принимают его еще до того, как регистрируются на платформе — иначе они просто не смогут заключить договор с помощью ПЭП.
Прочитать пользовательское соглашение можно на сайте
А еще мы добавили в шаблон договора с исполнителем следующие положения. Они нужны, чтобы придать ПЭП юридическую силу в отношениях исполнителя и заказчика:
«1.2. Стороны признают, что Договор (в том числе иной документ, связанный с исполнением Договора), используемый и направляемый посредством функций Платформы, признается подписанным простой электронной подписью соответствующей Стороны.
1.3. Стороны соглашаются с тем, что документы, подписанные простой электронной подписью, имеют равную юридическую силу с документами, составленными на бумажном носителе и подписанными собственноручной подписью. Документ, подписанный простой электронной подписью, порождает права и обязательства Сторон, если он соответствует условиям, определенным Пользовательским соглашением.
1.4. Свидетельством того, что документ, подписанный простой электронной подписью, получен второй Стороной, является отображение соответствующего электронного документа (сообщения) в интерфейсе Личного кабинета Клиента».
Простая электронная подпись что это
Статья 9. Использование простой электронной подписи
1. Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении в том числе одного из следующих условий:
1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.
2. Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.
3. К отношениям, связанным с использованием простой электронной подписи, в том числе с созданием и использованием ключа простой электронной подписи, не применяются правила, установленные статьями 10 — 18 настоящего Федерального закона.
4. Использование простой электронной подписи для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, не допускается.
Простая электронная подпись
Информационные потоки деловых отношений всё больше переходят на цифровые носители. Поэтому вести какие-либо дела становится более выгодно дистанционно. Оцифрованную информацию обрабатывают пенсионные, налоговые и бухгалтерские фонды, с ними работают участники биржевых торгов и почти все финансовые учреждения. С другой стороны, персонал организаций и их клиенты часто задаются вопросом о гарантиях безопасности финансовых операций и доступа к информации. Защитить или удостоверить свое авторство теперь довольно просто: простая электронная подпись — простое решение сложных задач. Такое решение в народе называют еще компактнее – ЭЦП. Это аналогия собственноручному автографу, только не поддающемуся подделке.
Какова суть простой электронной подписи?
Пока ещё не все понимают правильно суть электронной подписи. Это даже не вариант отсканированной подписи руководителя, поставленной в заверенном печатью углу документа. При всех технических сложностях процесса создания ЭЦП, суть современной электронной подписи соответствует её древнему варианту гусиным пером и чернилами, присыпанными песком: на заверку накладывается дополнительная защитная информация, не относящаяся к сути документа.
На самом деле электронная подпись, это информационный блок, который накладывают на документ с необходимостью заверки. Его нельзя увидеть, он не отражается на тексте, но имеет прежние смысловые функции заверяющего автографа: гарантирует неприкосновенность и целостность данных, подтверждает авторство, разрешает проводить определенные действия, таким образом является ключом простой электронной подписи.
Сертификат ключа
Обычно, каждый из нас подписывается везде одинаково, и одной электронной подписи также будет достаточно. Если же это организация, то её сотрудники могут пользоваться любым количеством подписей. По сути, это и есть сертификаты, а ЭЦП — это комплекс, включающий в себя:
- компьютерное ПО – это специальные программы для сертификата; самые часто используемые: «Верба», «Крипто Про»;
- место для хранения подписи – носителем может быть смарт-карта или флешка с записью сертификата ключа проверки электронной подписи;
- электронный автограф – это и есть записанный на носителе сертификат; его выдает удостоверяющий центр либо доверенное лицо. В каждом сертификате содержатся сведения:
- о владельце подписи;
- регистрационный индивидуальный номер;
- адрес и название удостоверяющего центра;
- срок действия ЭЦП (сертификата).
Сертификат выдают на 1 год. По истечении этого срока электронная подпись перестает работать, и нужно будет покупать новый сертификат. К программному обеспечению это не относится.
Простая ЭЦП — как получить и как хранить?
Выдача простой электронной подписи происходит в удостоверяющем центре, например нашем «Такском». Вам необходимо предоставить свой внутренний гражданский паспорт, СНИЛС и адрес вашей электронной почты. Для юридических лиц – свой список документов.
В случае утери носителя с данными или подозрения на утечку информации, нужно обратиться в то учреждение, которое выдало ЭЦП. Действие сертификата сразу же будет остановлено. Получение и остановка действия электронной подписи требует обязательного присутствия её владельца.
ЭЦП – это важный инструмент деятельности, требующий к себе бережного отношения и мер предосторожности. Следуйте правилам хранения, не оставляйте носитель без присмотра, не доверяйте его посторонним лицам и будьте уверены, что ваша конфиденциальная информация под надёжной защитой.
Купить простую электронную цифровую подпись вы можете в нашей компании. Сделать заказ можно по контактному телефону 8 (499) 553-04-20. Ждём ваших заявок!
Все тарифы на электронные подписи Вы можете посмотреть
Поделиться ссылкой:
Остались вопросы? Введите телефон и мы Вам перезвонимОтправляя данные, вы даете согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности
Виды простой электронной подписи
Электронная подпись (ЭП) равнозначна рукописной. Она подтверждает личность подписанта. Позволяет работать на государственных и коммерческих интернет-порталах. Электронные подписи могут быть простые, неквалифицированные и квалифицированные. В зависимости от вида, имеют разные свойства и способы создания.
В статье расскажем, как сделать простую электронную подпись, что это такое и где её используют.
Что такое простая электронная подпись
Основные понятия и правовое поле электронных подписей регулирует 63-ФЗ. Согласно Федеральному закону, простая электронная подпись (ПЭП) — это уникальная последовательность символов. Она не имеет физического носителя, формируется пользователем или генерируется информационной системой. Для ПЭП используются логины, коды, пароли и иные средства, подтверждающие факт создания.
Виды простой электронной подписи
Существует два вида простой электронной подписи. Рассмотрим, в чём их основные отличия.
В первом случае ПЭП присоединяется к электронному документу. Набор цифровых сведений генерируется и прикрепляется к файлу по команде пользователя. Используется в текстовых редакторах для подтверждения авторства.
Во втором — создаётся с помощью средств прохождения авторизации в информационной системе. Необходима для авторизации пользователей на сайтах, порталах и иных электронных площадках. Состоит из комбинации логина, пароля или кода, которых отправляют на номер телефона абонента с помощью СМС-сообщения.
Где используется простая электронная подпись
Пользователь использует ПЭП на государственных и коммерческих интернет площадках. Схема работы с электронной подписью примерно одинаковая. Для авторизации и идентификации на сайте или приложении, пользователь вводит свой логин и пароль. Например, на сайте ФНС для входа в «Личный кабинет налогоплательщика». Связка логина и пароля используется только входа на портал. Подписывать налоговую отчётность ПЭП нельзя. Также данный способ используется на различных информационных форумах, что даёт пользователю право оставлять комментарии или открывает доступ к дополнительным функциям.
Помимо логина и пароля, существует код подтверждения, который тоже может являться частью простой электронной подписи. Последовательность символов всегда различная и генерируется системой. Одноразовый код отправляется пользователю в СМС-сообщении на номер телефона, который был указан при регистрации. Пользователь вводит полученные символы в специальном поле или диктует оператору. Таким образом подтверждается вход на портал или иное действие, например:
- на Почте России получают посылку без предъявления паспорта;
- в банковских приложениях или соцсетях — подтверждается личность при смене пароля;
- в торговых сетях происходит списание бонусов.
Важно! Перед тем как сообщить код подтверждения, необходимо удостовериться, что данная информация не попадёт в руки злоумышленников.
Также простая электронная подпись подойдёт для внутреннего документооборота в компании. Ей подписывают файлы, не выходящие за рамки правового поля, указанные в ст.9 63-ФЗ. Использование ПЭП утверждают приказом директора, где и прописаны правила применения.
Как оформить простую электронную подпись
Пользователь может оформить простую электронную подпись при регистрации на сайте, в приложении или портале, где планирует её использовать. Достаточно придумать логин, пароль, в некоторых случаях предлагаются сгенерированные системой символы, и заполнить дополнительную информацию. Услуга предоставляется бесплатно.
Юридическая значимость ПЭП
Чтобы ПЭП наделяла электронные документы юридической значимостью, требуется дополнительное соглашение между участниками ЭДО. Данный вид подписи не гарантирует неизменность документа с момента подписания. В большинстве случаях не подойдёт для использования индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам. Также ПЭП нельзя подписывать документы, относящиеся к государственной тайне.
Для обмена документами с контрагентами без дополнительных соглашений и сдачи отчётности в контролирующие органы необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП). КЭП придаёт документам юридическую значимость и является аналогом рукописной подписи. КЭП отличается от ПЭП более сложной технической составляющей и надёжным способом шифрования.
Где получить КЭП
Выдавать квалифицированную электронную подпись могут только аккредитованные удостоверяющие центры. Казначейство РФ предоставляет подписи работникам бюджетных учреждений, УЦ ФНС и доверенные лица центра — нотариусам, индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам. Для получения необходимо составить пакет документов и прийти в отделение ведомства. Все клиенты обслуживаются в порядке очереди.
Для ускоренного выпуска квалифицированной ЭП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете у нашего партнёра УЦ «Основание», который признан доверенным лицом УЦ ФНС.
Сотрудники коммерческих компаний подписывают электронные документы и действуют от имени организации с КЭП работника юрлица. Её получают в удостоверяющих центрах, которые аккредитованы Минцифры.
УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для физлиц и работников ЮЛ/ИП. Получить электронную подпись можно с помощью решений Астрал Подпись и 1С-ЭТП. Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.
Важно! Машиночитаемая доверенность становится обязательной с 1 сентября 2023 года. Если ЭП сотрудника юрлица выпустили до 31 августа 2023 года, работник может подписывать документы с её помощью и без МЧД до 1 сентября 2024 года. Остальным сотрудникам после 1 сентября 2023 года нужно получить КЭП физлица и МЧД.
Создавать МЧД удобно с бесплатным сервисом «Астрал Доверенность». Решение позволяет оформить МЧД на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.