Когда выплачиваются суточные при командировках

Суточные в командировке: как рассчитать и что учесть

В командировке у сотрудника практически неизбежно возникают различные расходы – на проезд, проживание, питание и так далее. Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан их возмещать. Различные дополнительные траты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, называются суточными, и при их планировании и расчете есть некоторые нюансы. Разберем их этой статье с помощью нашего партнера OneTwoTrip for Business, онлайн-сервиса организации командировок для юридических лиц.

О сервисе

OneTwoTrip for Business – современный онлайн-сервис для организации командировок юридических лиц. С его помощью оформляют деловые поездки уже более 11 тыс. различных компаний, от малого бизнеса до крупных компаний с тысячами сотрудников.

На сайте и в приложении OneTwoTrip for Business можно полностью спланировать поездку: купить авиабилеты 800 перевозчиков и ж/д билеты по России и СНГ, заказать трансфер и забронировать номер в одном из 2 миллионов отелей.

Пользоваться сервисом выгодно: подключение бесплатно, нет комиссий и скрытых платежей. Кроме того, в OneTwoTrip for Business действуют скидки до 35% на отели для корпоративных клиентов. Оплачивать билеты и отели можно удобными способами: корпоративной картой, постоплатой по счету, с депозита или бонусами программы лояльности.

Суточные или командировочные?

Все расходы сотрудника в деловой поездке можно разделить на две группы:

Командировочные – сюда относят оплату билетов и проживание в гостинице. За эти расходы сотрудник отчитывается, подтверждая их документально, например, прикладывая к отчету чек из отеля и посадочный талон.

Суточные – это дополнительные расходы, которые возникают в командировке. Сюда входят все платежи, которые заранее не были согласованы с работодателем, например, ужин в кафе. Сотрудник вправе распоряжаться суточными по своему усмотрению, отчитываться за них в бухгалтерию не нужно.

Когда полагаются суточные

Работодатель обязан выплатить суточные за каждый день пребывания работника в деловой поездке, даже за выходные и праздники, а также за дни, которые он находился в пути. В том числе и за время вынужденной остановки, например, из-за переноса или отмены рейса. Такой порядок предусмотрен п. 11 положения, утвержденного постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749.

Однако есть несколько важных моментов. Если сотрудник живет недалеко от города, в котором проходит командировка, и может ежедневно возвращаться домой, суточные начислять необязательно. Компания может их выплатить, например, если дорога занимает много времени, а работа сложная – но решение это он принимает самостоятельно.

Кроме того, суточные не положены, если командировка длится всего один день и сотрудник в этот день не выезжает за границу.

Объем выплат

В нынешнем законодательстве не установлены нормы расходов на командировки, существуют только лимиты для обложения НДФЛ (700 руб. за день нахождения в деловой поездке в России, 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке) и социальными взносами.

Работодатель вправе установить собственные лимиты в своих локальных актах, например, в положении о командировках. Это предусмотрено в ч. 4 ст. 168 ТК РФ.

Если командировка за границу

При международных деловых поездках суточные нужно выплачивать, даже если сотрудник выехал из России и вернулся в один и тот же день. В этом случае размер суточных составит 50% от нормы, определенной для зарубежных командировок в локальном нормативном акте компании (п. 20 положения, утв. постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749).

Если перед тем как выехать за границу сотрудник перемещается по территории России, например, добирается до столицы и уже оттуда вылетает в другую страну, суточные нужно выплатить по норме, установленной для внутренних командировок. Правила для зарубежных поездок, будут действовать со дня пересечения границы при выезде из России. А со дня пересечения границы при въезде в Россию вновь применяйте норму для командировок по России.

Если за время бизнес-поездки сотрудник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границ между государствами нужно выплачивать по нормам той страны, в которую он направлен (п. 18 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Срок выплат

Согласно п. 10 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749, возмещение расходов в командировке нужно производить авансом. При этом конкретные сроки выплат никак не определены, работодатель может самостоятельно их установить, закрепив в положении о командировках. Главное, чтобы сотрудник отправился в деловую поездку с деньгами.

Если же вы выплатите суточные не в составе аванса, а после возвращения работника, то придется дополнительно рассчитать и выплатить компенсацию за задержку выплаты суточных – аналогично компенсации за задержку зарплаты.

Как определить период командировки

Днем начала деловой поездки считается дата отправления транспорта (поезда, самолета, автобуса) из населенного пункта, где работает сотрудник, к месту, в которое он направлен в командировку. Соответственно, днем возвращения будет дата прибытия транспорта в населенный пункт, где сотрудник работает постоянно.

Важно понимать, что если, к примеру, самолет вылетает 3 декабря в 23:55, то 3 декабря считается днем командировки, и за него нужно выплатить суточные. Если же вылет происходит в 00:05, датой начала деловой поездки будет уже 4 декабря.

Чтобы упростить расчет времени, удобно пользоваться онлайн-сервисами для организации командировок. Например, в OneTwoTrip for Business можно моментально выгрузить билеты и ваучеры из личного кабинета командированного сотрудника и прикрепить их к отчету в качестве подтверждения дат поездки. Это удобно еще и потому, что так точно не потеряется посадочный талон.

Какие документы нужны для оформления суточных

Сотрудник не обязан писать отдельное заявление на выплату суточных. Они включены в состав аванса командировки, который бухгалтерия выдает на основании приказа руководителя или иного документа, определенного местными локальными актами. Можно выдать аванс по заявлению сотрудника, но если оформлен приказ руководителя, оно не обязательно (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Как отчитываться

Как мы уже упомянули выше, сотруднику не нужно отчитываться перед бухгалтерией за расходование суточных, и он вправе распоряжаться ими по своему усмотрению (этот порядок следует из ст. 168 ТК РФ и положения, утвержденного постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749).

А вот бухгалтерии все же придется составлять отчеты, ведь суточные – это нецелевая трата. Списывать расходы в виде суточных нужно после возвращения сотрудника из командировки. Чтобы списать затраты, потребуются авансовый отчет (в дату его утверждения нужно отразить списание расходов) и проездные документы, которые станут подтверждением дат пребывания сотрудника в командировке.

Как рассчитывать НДФЛ

При расчете НДФЛ размер суточных нормируется. Не облагаются этим налогом суточные в следующих пределах:

700 руб. за день нахождения в командировке в России;
2500 руб. за день нахождения в деловой поездке за границу.

Если суточные больше этих норм, нужно удержать с них НДФЛ, ведь эта сумма считается доходом сотрудника. Это правило установлено в абз. 12 п. 1 ст. 217 и в ст. 210 НК РФ.

Доход сотрудника от суточных признается после возвращения сотрудника из командировки на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. Это предусмотрено подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ.

НДФЛ следует удержать при ближайшей выплате сотруднику дохода, например, зарплаты. Перечислите НДФЛ не позднее первого рабочего дня после выплаты доход (подп. 4, подп. 6 ст. 226 НК РФ).

Если сотрудник едет в загранкомандировку, суточные можно выдать в иностранной валюте. Чтобы определить, сверхнормативные суточные или нет, пересчитайте выплаченную сумму в рубли по курсу Банка России. Сделайте это на последний день месяца, когда утвержден авансовый отчет (п. 5 ст. 210, подп. 6п. 1 ст. 223 НК РФ). Если сотрудник в этом месяце уволился, перерасчет нужно сделать по курсу Банка России на последний день его работы (п. 5 ст. 210, п. 2 ст. 223 НК РФ).

Как рассчитывать страховые взносы

В этом случае также действуют нормы суточных (700 руб. по России и 2500 руб. за границу).

С суточных сверх этих сумм нужно начислять страховые взносы – это следует из п. 2 статьи 422 НК.

А вот при расчете взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний правила иные. Такими взносами не облагается сумма суточных, которые установлены в локальном акте работодателя. Например, в положении о командировках предусмотрены суточные в размере 2 000 рублей, а значит, взносами «на травматизм» облагаются только суточные сверх этой суммы. Это следует из п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Как рассчитывать налог на прибыль

При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41). В этом случае суточные нужно включить в состав расходов в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации.

Суточные при однодневной командировке по России можно учесть в расходах – но не в составе командировочных, а в тех, которые связаны с производством и реализацией.

Суточные нужно признавать в составе расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

А если у нас УСН?

Если вы платите налоги по упрощенной системе налогообложения (с разницы между доходами и расходами), вы вправе учесть суточные в составе расходов. Их размер при этом нужно брать из норм, установленных внутренними документами (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, письмо Минфина России от 17 августа 2009 г. № 03-11-09/283).

Суточные в валюте нужно признавать в расходах на дату утверждения авансового отчета. Курс валюты берите на дату выплаты суточных.

Справка о компании:

OneTwoTrip for Business – современный онлайн-сервис для организации командировок юридических лиц. С его помощью оформляют деловые поездки уже более 11 тыс. различных компаний, от малого бизнеса до крупных компаний с тысячами сотрудников.

Срок выплаты суточных при командировках

По правилам, при деловых поездках сотрудникам положены суточные. Выплачивать их нужно за каждый календарный день поездки. Важный момент: срок выплаты суточных в командировке. Здесь есть определенные нормы, о которых мы расскажем в нашей новой статье.

Зачем нужны суточные

Когда сотрудник отправляется в командировку, то даже при условии, что билеты и проживание компания оплатила заранее, возможны различные дополнительные расходы (например, на питание).

Согласно ТК РФ (ст. 168) работодатель должен начислять суточные:

за все дни, когда сотрудник находился в рабочей поездке;
за выходные и праздничные (то есть официально нерабочие) дни, если это время он фактически находился в поездке – причем время в пути также считается.

Суточные можно не выплачивать в случае однодневной поездки по России. При этом, компания-работодатель вместо суточных может выплачивать специальную компенсацию в таких командировках.

Размер суточных

Размер суточных каждый работодатель вправе устанавливать самостоятельно. Однако, здесь есть свои тонкости. Например, по правилам не облагаются НДФЛ лишь суточные, размер которых не превышает 700 рублей при поездке по России и 2,5 тыс. рублей при зарубежных командировках.

Поэтому часто работодатели официально прописывают именно эти цифры во внутренних документах. Но ничто не мешает им платить сотрудникам больше, в этом случае придется лишь рассчитать и удержать НДФЛ.

Срок выплаты суточных

С одной стороны, порядок и размеры выплат работодатели могут определять сами, с другой – есть и определенные правила. Жестко срок выплаты суточных в 2019 году не устанавливается, но аванс денежных средств для оплаты командировочных расходов должен быть выполнен до ее начала (п. 10 Положения об особенностях направления в командировку ). По правилам, аванс должен включать в себя не только расходы на жилье и оплату проезда (если сотрудник оплачивает его сам), но и, собственно, суточные.

То есть за сколько именно дней до начала командировки выплачивать аванс с частью суточных работодатель может решать сам, прописав это во внутренних документах. Но сделать это нужно обязательно до начала поездки. В противном случае после возвращения работника ему придется выплатить компенсацию за задержку выплаты. Здесь все похоже на ситуацию с задержкой зарплаты.

Заключение

Несмотря на то, что у компаний есть определенная свобода при оформлении командировки, существуют и правила, которым нужно следовать. Если размер командировочных выплат всегда остается на усмотрение работодателя, то срок выплаты суточных более жестко регламентирован. Их нужно выплачивать заранее, важно об этом помнить.

Эксперт рассказала о выплате суточных и командировочных

Не многие знают, что суточные и командировочные — это разные типы выплат. Также часто вызывает вопросы, какие затраты компенсирует работодатель, входит ли в этот список, например, питание в командировке. Руководитель по продвижению бренда работодателя и внутренним коммуникациям «Работа.ру» Татьяна Мощагина 21 июля рассказала «Известиям», какие выплаты положены работнику в командировке и какие расходы ему могут возместить. «Командировочные — это сумма, которая выдается сотруднику перед рабочей поездкой, для того чтобы оплачивать проезд к месту назначения и проживание в другом населенном пункте. Работник должен обязательно предоставить по возвращении все чеки, квитанции и билеты, чтобы отчитаться перед бухгалтерией и подтвердить потраченные суммы. Суточные выдаются сотруднику для оплаты иных расходов. Отчитываться по ним не нужно, а тратить их можно на любые цели в поездке: питание, посещение местных достопримечательностей и любые другие нужды. Размер данных выплат ограничен только для государственных учреждений. Однако Налоговый кодекс предусматривает максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ: до 700 рублей за каждый день командировки на территории России и до 2,5 тыс. рублей за каждый день командировки в других странах», — сказала она. Работодатель может и самостоятельно определять размер суточных выплат работнику, отличный от указанного в Налоговом кодексе, и зафиксировать его во внутренних нормативных документах, отметила специалист. Но надо иметь в виду, что если размер суточных будет выплачен работодателем больше, то сумма, сверх указанной в налоговом кодексе, облагается НДФЛ.

«Суточные выплачиваются сотруднику за все будние и выходные дни в командировке, а также за дни, когда работник добирался к месту командировки или обратно, даже если дорога заняла только часть дня. Стоит учитывать, что суточные не выплачиваются при однодневной командировке по России. Однако работодатель компенсирует расходы работника по выполнению служебного задания. Рабочий день в такой поездке будет оплачен не по окладу, а по среднему заработку. Работодатель при зарубежных командировках на один день оплачивает работнику суточные в размере 50% от размера суммы суточных, которую работодатель установил для загранкомандировок в локальных нормативных актах», — объяснила эксперт. По словам Мощагиной, законодательством предусмотрена обязательная компенсация расходов на проезд и проживание работника в командировке. В проезд входят передвижение на самолете, такси, поезде, автобусе, аренда автомобиля и так далее. Для командировок вне России работодатель обязан оплатить оформление виз, сборов, медицинскую страховку и всех дополнительных необходимых документов, добавила собеседница «Известий». «В некоторых компаниях работодатель может оплачивать и иные расходы, если это предусмотрено локальными нормативными актами. Например, мобильную связь, парковку личного транспорта, перевозку и хранение багажа», — уточнила она. Мощагина также рассказала, что с недавних пор работодатель обязан оплачивать еще один вид компенсации работнику, если тот находится в рабочей поездке в курортном городе (некоторые города Краснодарского, Алтайского и Ставропольского края, Санкт-Петербург, а также Крым и Севастополь), — курортный сбор. Данная выплата рассчитывается по формуле: количество дней проживания умножить на размер курортного сбора. День заезда в этом случае не учитывается, отметила специалист.

Переход на возраст: число работающих пенсионеров снизится на треть к 2025-му
Почему их количество сокращается и как заполнить российский рынок труда

13 июля стало известно, что больше половины россиян (58%) за последние полгода стали чаще задерживаться на работе. При этом каждый второй россиянин на этом фоне начал чаще обращаться к врачам из-за проблем со здоровьем. Каждый четвертый (27%) отмечает, что задерживаться на работе ему приходится не менее одного-двух раз в неделю. А подавляющее большинство жителей страны (89%) задерживаются до трех часов.

Сроки выплаты командировочных

Подборка наиболее важных документов по запросу Сроки выплаты командировочных (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Командировки:
Аванс на командировку
Авансовый отчет по командировке
Авансовый отчет проживание
Аренда автомобиля в командировке
Больничный в командировке
Показать все

Командировки:
Аванс на командировку
Авансовый отчет по командировке
Авансовый отчет проживание
Аренда автомобиля в командировке
Больничный в командировке
Показать все

Судебная практика

Подборка судебных решений за 2022 год: Статья 167 «Гарантии при направлении работников в служебные командировки» Трудового кодекса РФ «Требуя от истца исполнения обязанностей по отчету за расходы в командировке с приложением подтверждающих документов и указывая на невозможность возмещения истцу расходов на проезд и суточных из-за невыполнения им такой обязанности, сам работодатель положения действующего законодательства об оформлении командировки не выполнял в отношении истца. В нарушение положений ст. ст. 166, 167, 168 Трудового кодекса Российской Федерации, п. п. 3, 10, 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», письменного решения Общества о направлении истца в командировку на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы не принималось, командировка истца не оформлялась, расходы истца на командировку частично оплачивались Обществом, частично — его учредителем Ж.А.Г., при этом расходы на проезд от места командировки к месту жительства не возмещались, суточные за дни нахождения в пути при возвращении из командировки не компенсировались истцу.»

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Вопрос: Может ли организация возмещать командировочные расходы после возвращения работника из командировки, если работник представит авансовый отчет с документами?
(Консультация эксперта, ФНС России, 2023) Таким образом, трудовым законодательством не установлено, когда именно должны быть возмещены расходы по командировке, то есть перед началом командировки или после ее окончания. На основании чего можно сделать вывод, что организация может самостоятельно установить внутренним документом (например, положением о командировках), что расходы, понесенные работником в командировке, возмещаются организацией по ее окончании и после составления авансового отчета с приложением всех необходимых документов.

Типовая ситуация: Командировочные расходы: документы и учет
(Издательство «Главная книга», 2023) Нормы и правила возмещения командировочных расходов — суточных, оплаты проживания, проезда и провоза багажа — организация устанавливает в своем ЛНА, например в Положении о командировках. В НК РФ есть только нормы суточных, не облагаемых НДФЛ и взносами (ст. 168 ТК РФ).

Нормативные акты

«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ
(ред. от 04.08.2023, с изм. от 24.10.2023)
(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2023) Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Правовые ресурсы

«Горячие» документы
Кодексы и наиболее востребованные законы
Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
Похожие публикации: