Как прошивать документы в 2 дырки

Как научиться сшивать документы быстро и качественно: ни один проверяющий не придерется

Кажется, что тут такого – сшить документы? Но когда делаешь это в первый раз, почти всегда сталкиваешься с трудностями: то бумаги не складываются ровно, то иголка и шило не дырявят стопку. А еще ж и правила нужно знать! Чтобы не терять время зря, можно воспользоваться пошаговой инструкцией.

С чего начать?

Прежде чем прошить документы, нужно правильно их подготовить:

1. Удалить скрепки и скобы. Наличие каких-либо металлических элементов в документации недопустимо.
2. Отсортировать листы по датам, тематике, алфавиту или согласно требованиям организации.
3. Внимательно пронумеровать их простым карандашом. На обычных листах цифры проставляются в правом верхнем углу, на фото, каратах, чертежах и схемах – на обратной стороне (вверху слева).
4. Выровнять стопку. Если часть листов большого формата (карты, чертежи), проводится фальцовка. Документ складывают так, чтобы он не выходил за края стопки, но при этом его можно было в любой момент развернуть и просмотреть. Обычно лист собирают гармошкой, отступив от края 3 см.

Как сложить лист А2 в А4 подробно показано на видео:

Если номер страницы поставлен неправильно, его зачеркивают косой чертой и заверяют исправление надписью «исправленному верить», ставят подпись и печать. Пропущенный лист нумеруют буквой «а» (12, 12а, 13). Допускается до 5 ошибок в деле.

Общие правила

На сегодняшний день не существует четких инструкций насчет подшивки документов. Но есть общие правила:

1. Документацию сшивают прошивными нитками, банковским шпагатом или лавсановой лентой. Они считаются самыми надежными. Даже если дело упадет, нити не порвутся.
2. Шов всегда проходит по левой стороне.
3. Отверстия должны быть симметричным и располагаться на удалении 1,5-2 см от края.
4. Если один документ состоит из нескольких склеек, при нумерации ставится один номер, а в описи указывается количество склеенных листов. Например, «Стр. 10, карта-склейка на 3 листах».
5. Также опись проводится, если на одном листе приклеены несколько документов (например, чеков). Тогда пишут: «Стр. 5 приклеено 5 чеков».
6. Вставки, приклеенные только уголком, нумеруются как отдельные страницы.
7. Подшивать письма нужно вместе с конвертом. Письмо достают из конверта. Нумерация ставится сначала на конверте, потом на письме.
8. Для сдачи в архив оформляется обложка, а также заполняется листок с описью и листок заверителя.
9. Один том может содержать до 150-250 листов.

Сшивание документов не регламентируется нормативными актами. Но есть отдельные указания, как это делать. Они содержатся: ГОСТ 51141 по делопроизводству, Приказ Росархива от 23.12.2009, правила делопроизводства по прошиванию документов, разработанные ЦБ РФ и другими ведомствами.

Как можно прошить документы – способы

Способ прошивки зависит от места предоставления. Организации, которые требуют подавать документы в сшитом виде, обычно дают подробные указания на этот счет. Некоторые из них допускают использование папок-скоросшивателей и степлера. Другие принимают документы, только если они прошиты в определенное количество дырок, и имеют заполненный титульный лист.

Правильно ориентироваться на конкретные требования инстанции, в которые направляется пакет документов.

Некоторые бумаги, например, журнал учета трудовых книжек, архивные дела, нужно переплетать в твердую обложку. Ее продырявливают у корешка (переплета). После прошивки концы шпагата приклеивают к внутренней стороне обложки с помощью небольшого листка бумаги и опечатывают.

Документацию из нескольких листов обычно прошивают в 2-3 прокола. Большие дела для надежности нужно сшивать в 4-5 проколов.

Прошиваем документы в 3 дырки – схема

Самый распространенный способ прошивки документы – в 3 дырки. Схема очень простая, а процедура занимает минимум времени. Пошаговая инструкция:

1. Берем пронумерованную стопку документов.
2. Отступаем от левого верхнего угла 15 см вниз и 1,5 см от края листа.
3. Проделываем первую дырку.
4. Отступаем 3-5 см вверх, и делаем вторую дырку.
5. Теперь от первой дырки отступаем 3-5 см вниз, и проделываем третью.
6. Вставляем иголку с ниткой длиной 50-70 см в центральное отверстие с тыльной стороны.
7. Направляем иголку с ниткой в третью дырку, затем – в первую, и снова в центральную.
8. В результате оба конца нити должны встретиться.
9. Убираем иголку, и завязываем узел максимально близко к бумаге.
10. Оставляем концы длиной 7 см, а остальное обрезаем.

Чтобы было понятнее, как прошивать документы в три дырки, прилагаем схему:

Как сшить диплом в 3 дырки:

Прошивка в 2 дырки

На первый взгляд, нет ничего проще, чем прошить документы в 2 прокола. Но на самом деле здесь тоже есть свои тонкости.

Чтобы документ не сминался при развороте и не распадался, при прошивке в два отверстия нужно выдержать расстояние 10 см от верхнего угла, и 6-10 см между проколами.

Как сшить документацию правильно:

1. Складываем пронумерованные документы в ровную стопку.
2. Прокалываем бумаги иголкой с ниткой с тыльной стороны, отступив от верха 10 см и края 1,5 см.
3. Отмеряем 6-10 см вниз, прокалываем, и вытягиваем иголку на тыльной стороне.
4. Теперь нужно повторить то же самое. Снова направляем иголку в первую дырку, а затем – во вторую. Получится двойное обвитие.
5. Связываем нитки на узел. Если концы длинные, оставляем 7 см, а остальное обрезаем.

Схема:

Видео:

Прошивка в 4 дырки

В четыре дырки обычно прошивают дела перед сдачей в архив. Как подшивать документы для архива пошагово показано на видео:

Схема прошивки в 4 отверстия следующая:

1. Сначала отрезают нить длиной 140 см и складывают пополам.
2. Сверху и снизу стопки бумаг проделывают два отверстия, отступив от края 2 см.
3. Еще 2 отверстия проделывают, отступив от верхнего и нижнего края по 10 см.
4. Иголку с ниткой заводят во второе отверстие, затем в первое, снова во второе, в третье, в четвертое.
5. Затем иголку снова возвращают в третье. Концы ниток связывают.

Прошивка в 5 дырок

Схему с 5 дырками используют в случаях, когда нужно сшить внушительный объем бумаг (уголовные дела, бухгалтерские документы и т. д.).

Прошивка в 5 дырок – это самый высокий уровень защиты.

Документы сшивают согласно следующей схеме:

1. Первое, центральное отверстие проделывают, отступив от левого верхнего угла 15 см вниз и 1,5 см вправо от края.
2. Последующие 4 отверстия продырявливают с шагом 2 см (две дырки снизу от центральной, и две дырки сверху).
3. Сшивать документацию начинают с центра. Иголку с нитью длиной 70 см вводят с тыльной стороны. Оставляют конец нитки 10 см (зажимают пальцем).
4. Далее иголку направляют в соседнее отверстие сверху, затем дальнее. Иголка оказывается на лицевой стороне.
5. Теперь шьют в противоположную сторону до конца ряда дырок. Иголка опять выныривает на лицевой стороне.
6. Делаем 1 стежок в соседнюю дырку. Концы ниток встретились. Теперь можно их связать.

Чем делать дырки

Попробовав прошить документацию иголкой с ниткой вручную, многие начинают искать альтернативные методы. Чтобы облегчить задачу, нужно запомнить:

• Документ из нескольких страниц продырявливают толстой иголкой, в идеале прошивной. Обычная иголка может сломаться.
• В небольшой стопке бумаг можно сделать дырки канцелярским шилом. Чтобы шило дырявило бумаги с легкостью, нужно заточить острие в виде 3-х или четырехгранника, и смазать его мылом.
• В стопке среднего размера можно сделать отверстия дыроколом. Но тогда документацию лучше прошнуровать толстым шнурком или лентой.
• Многостраничные дела можно просверлить шуруповертом или дрелью. В серьезных организациях для прошивки дел имеются специальные станки.

Чтобы бумаги не разъезжались, нужно зафиксировать стопку зажимами для бумаг. Тогда делать дырки будет намного легче.

Что такое сшиватель для документов

Сшивателем называют специальный станок для прошивки документов – брошюровочно-переплетный. Устройства позволяют существенно сэкономить время на подготовке документов для сдачи в архив. Они с легкостью проделывают отверстия в стопках из 800-1000 листов, и одновременно продевают нить:

Популярные модели сшивателей для документов:

• Yunger M168 (7 000-10 000 руб.);
• Станок для архивного переплета вертикальный УПД Д (13 000-15 000 руб.);
• Устройство P-600p (30 000 руб.).

Как заклеить документ сзади

После сшивки документы необходимо заклеить сзади листочком бумаги с заверяющей надписью. Несмотря на всю простоту, это самый ответственный этап. Именно к нему и сводится весь смысл проделанной работы.

Наклейка на задней стороне сшитого дела – это своеобразная пломба, навечно фиксирующая скрепленные листы. Важно, чтобы она хорошо держалась, перекрывала узел, и частично нити.

В организациях для опечатывания сшитых документов используют папирусную бумагу и канцелярский клей ПВА. Но можно взять и обычную офисную бумагу.

1. Наклейка может иметь размеры от 3*5 см до 10*10 см.
2. Можно распечатать ее на принтере с частично готовой надписью. Шаблоны выручают, когда приходится сшивать и заверять большое количество документов.
3. Далее нужно вырезать листок нужного размера, намазать его ПВА клеем и приклеить сзади документа так, чтобы узел и часть нитей оказались закрыты.
4. Дождаться высыхания клея.
5. Подписать согласно образцу: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью (количество страниц цифрой) (количество страниц прописью) листов». Строчкой ниже: «Должность, подпись и Ф.И.О. заверяющего» (заполнить). Еще ниже: «Дата заверения или подписания документа» (заполнить).

В конце заверяющий ставит на наклейке свою подпись и печать. Важно, чтобы они выходили за пределы пломбы, то есть, попадали на лист документа.

Вот так должен выглядеть готовый прошитый документ сзади:

Заверять документы может предприниматель, подписант оригинала или лицо, получившее на это доверенность.

Вопросы и ответы

Можно ли сшивать документы обычными нитками, в том числе цветными?

Да. Четких указаний на этот счет нет. Можно использовать любые нитки любого цвета. Но в ваших же интересах, чтобы они были крепкими (шелковые, капроновые). Обычные нити рекомендуется складывать в 2-4 раза. По умолчанию документацию сшивают нитками молочного цвета.

Можно ли прошивать документацию в 1 дырку (за уголок)?

Да, но только в отдельных случаях. За верхний левый угол можно сшить кассовые документы, устав предприятия, отчетные работы в школе (документацию, состоящую из нескольких листов и не представляющую особую важность). В углу проделывают отверстие, заводят сложенный пополам шнурок (ленту). Концы шнурка заправляют в петельку на другом конце. Получается узел. Его перетягивают назад и опечатывают так же, как в других случаях.

Какие документы сшивать обязательно?

Кадровую документацию по итогам текущего года, документацию бухгалтерии, документы для налоговой, в разные отделы банка, на тендер, для сдачи отчетности в пенсионный фонд, книги учета прибыли. Также прошиваются нотариально заверенные копии и переводы, копии уставных документов, входящая и исходящая документация делопроизводителя, важные соглашения, документация, подлежащая хранению в архиве.

Часто сшиванию документов и их заверению уделяют недостаточно внимания, полагая, что это никак не скажется на бизнесе. На самом деле от правильности процедуры зависит многое. Правильная прошивка – это гарантия максимальной защиты пакета от подмены или изъятия листов. Не прошитую или неправильно прошитую документацию серьезные организации даже не примут. Большинство инстанций очень щепетильны в этом вопросе. Поэтому стоит отнестись к процедуре ответственно, и четко следовать описанным инструкциям.

Инструкция по подшивке документов

Подшивку документации используют для систематизации значительных объемов бумаг в офисе, архиве. Она практикуется в делопроизводстве. Сам процесс систематизации считается важным организационным моментом, поэтому ответственное лицо должно знать, как прошить документы нитками. Сложностей в скреплении бумаг нет, но прошнуровывать документы нужно правильно.

Неправильная подшивка опасна такими последствиями:

1. Документация не будет принята на хранение в гос. органы, архив.
2. Отказ от сотрудничества с вашей компанией.
3. Подмена официальных документов.

Какую документацию нужно прошивать

Прошивку проводят с целью предупреждения потери файлов, замены листов. Проведенная работа способствует защите от подделок, легкому хранению целостности документации, систематизации бумаг. Обычно скрепляют лишь многостраничные дела, которые стоит передать в соответствующие органы.

Сшивать следует нижеперечисленные дела:

• Архивные.
• Бухгалтерские.
• Корреспонденция.
• Копии, переводы, которые были нотариально удостоверенные.
• Штатное расписание.
• Кадровые приказы.
• Бумаги, подлежащие проверке.

Прежде, чем сшить документы, проследите, чтобы среди других файлов не оставались те, которые могут потребовать налоговая при проверке или ФНС (для отчета).

Как правильно прошить документы по ГОСТ

Прошивка документов не осуществляется по единому регламенту. В ГОСТ Р 7.0.8. — 2013 «Делопроизводство и архивное дело» указаны общие требования. Описание процедуры отсутствует.

Рассматриваемый процесс регулируется рекомендациями Росархива. Пункт 3.5.3 отмечает, что при оформлении документов предусматривается их подшивка, переплет.

Чтобы прошить документацию правильно, стоит придерживаться отраслевых нормативных актов, в которых описаны правила, по которым прошивают официальные документы. Представляем перечень этих нормативных актов:

• Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм.
• Типовая инструкция по делопроизводству.
• Инструкции по документированию Центробанка России.

Необходимые инструменты

При прошивке бумаг понадобятся специальные канцтовары (канцелярский клей, ножницы, игла, дырокол, нитки).

Сшивать документацию можно несколькими способами (зависит от толщины дела):

• Скрепление нитью. Можно использовать при скреплении незначительного объема листов. Используют дырокол, иглу, шило. Нитка закрепляется посредством наклейки с заверительной надписью.
• Использование переплетной машинки. Эти варианты оборудования используют в типографии.
• Применение шуруповерта, плотной веревки, тесьмы.

Прошивка документов

Прежде, чем начать прошивание нужных деловых бумаг, их нужно подготовить. Для этого следует выполнить по порядку такие действия:

1. Удаление скрепок, скоб.
2. Сортировка листов по дате, проставляются номера на листах.
3. Подготовка обложки.
4. Проверка нумерации на листах, размещение бумаг в ровные стопки.

Прошивать документацию можно в несколько проколов (2, 3, 4). Рассмотрим каждый из указанных вариантов подробнее.

Два прокола

Для сшивания бумаг в 2 дырки понадобятся такие инструменты: нитка, дырокол. Также можно воспользоваться толстой иглой. Протыкать отверстие следует вдоль левого края. При этом от края делают отступ на 1 см.

Через выполненные проколы продеваем нить, формируя петлю между отверстиями. Ее края завязывайте узлом, затем сложите вместе, приклейте к тыльной стороне листа пломбой (кусок прямоугольной бумаги белого цвета, размер пломбы 8х5 см.). Делайте надпись на файле: «Пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Также указываются инициалы, фамилия ответственного лица, ставится его роспись, указывается дата.

Три прокола

Подготовка стопки бумаг проводится точно таким же образом, как и для подшивания в два прокола (листы слаживают, выравнивают). Затем выполняются три прокола, расположенные по одной прямой. Чтобы продеть нитку в сформированные отверстия, используйте иглу с большим ушком. Концы следует оставлять с тыльной стороны документа. Их обязательно связывают узелком, подравнивают, фиксируют посредством бумажной пломбы.

Четыре прокола

Подготовка документации, как всегда предшествует процессу прокалывания отверстий. В сложенных в стопку листах выполняют четыре отверстия. Между ними следует соблюдать расстояние в 1,5–2 сантиметра.

Нить вводят в третье отверстие с задней стороны, а затем ведут по лицевой части в четвертую дырку. После этого нить направляется снова в третье отверстие (с обратной стороны), выходит на лицевую часть листа и направляется во второе отверстие. Выходит нить с тыльной стороны второй дырки, а уходит в первое отверстие с лица листа. Потом она проходит на тыльную сторону документации со второй дырки. Концы веревки завязывают узелком, пломбируют.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

before —> p, blockquote 1,0,0,0,0 —>

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

p, blockquote 2,0,0,0,0 —>

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

p, blockquote 3,0,0,0,0 —>

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

p, blockquote 4,0,0,0,0 —>

Подлежат прошивке следующие виды документации:

• приказы (как общие, так и личные);
• штатное расписание;
• отчеты (например, авансовый отчет);
• счет-фактуры;
• акты выполненных работ;
• кассовая книга;
• ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

adsp-pro-1 —> p, blockquote 6,0,0,0,0 —>

Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:

p, blockquote 7,0,0,0,0 —>

Нормативные акты

p, blockquote 8,0,0,0,0 —>

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

p, blockquote 9,0,0,0,0 —>

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

p, blockquote 10,0,0,0,0 —>

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
• Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

p, blockquote 12,0,0,0,0 —>

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

• документы необходимо скрепить в 3 дырки;
• расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
• сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
• на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

p, blockquote 14,0,0,0,0 —>

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

p, blockquote 15,0,0,0,0 —>

Как правильно прошивать документы

p, blockquote 16,0,1,0,0 —>

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

adsp-pro-6 —> p, blockquote 17,0,0,0,0 —>

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

p, blockquote 18,0,0,0,0 —>

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

p, blockquote 19,0,0,0,0 —>

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

p, blockquote 20,0,0,0,0 —>

Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:

p, blockquote 21,0,0,0,0 —>

p, blockquote 22,0,0,0,0 —>

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

p, blockquote 23,0,0,0,0 —>

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

adsp-pro-9 —> h3 2,0,0,0,0 —>

На 3 дырки

p, blockquote 24,0,0,0,0 —>

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

p, blockquote 25,0,0,0,0 —>

1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

p, blockquote 31,0,0,0,0 —>

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

p, blockquote 32,0,0,0,0 —>

На 4 дырки

p, blockquote 33,1,0,0,0 —>

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

p, blockquote 34,0,0,0,0 —>

p, blockquote 35,0,0,0,0 —>

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

p, blockquote 36,0,0,0,0 —>

p, blockquote 37,0,0,0,0 —>

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

p, blockquote 38,0,0,0,0 —>

1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

1. В крайний прокол с тыльной стороны

1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

1. И соединяем концы нитки

1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

1. Остается завязать нитку узлом

1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

p, blockquote 49,0,0,0,0 —>

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

На уголок

p, blockquote 50,0,0,1,0 —>

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

adsp-pro-4 —> p, blockquote 51,0,0,0,0 —>

Видео — образец сшивки документов через уголок:

p, blockquote 52,0,0,0,0 —>

p, blockquote 53,0,0,0,0 —>

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы

p, blockquote 54,0,0,0,0 —>

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

• чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
• номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
• если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
• если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
• если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
• при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
• если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Как заверить прошитый документ

p, blockquote 55,0,0,0,0 —>

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

adsp-pro-2 —> p, blockquote 56,0,0,0,0 —>

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

p, blockquote 57,0,0,0,0 —>

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

p, blockquote 58,0,0,0,0 —>

Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.

p, blockquote 59,0,0,0,0 —>

Исправления

p, blockquote 60,0,0,0,0 —>

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

• не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
• допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

p, blockquote 62,0,0,0,0 —>

Читайте статью о том, как пишется врио в документах — большими или маленькими буквами и в каких случаях применяется такое сокращение.

p, blockquote 63,0,0,0,0 —>

В каких случаях возможно увольнение работника по собственному желанию без отработки.

p, blockquote 64,0,0,0,0 —>

p, blockquote 65,0,0,0,0 —>

p, blockquote 66,0,0,0,0 —>

Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

p, blockquote 67,0,0,0,1 —>

Поделиться:
102 комментариев
Валентина 14 июня 2023

Именно так мы и сшиваем нужные документы для хранения. Когда-то меня это возмущало, потому что у нас сейчас все есть в электронных вариантах и казалось бы, что такое архивирование уже никому не нужно. Но со временем становится понятно, что обеспечить полную безопасность электронным документам мало кому под силу и по этой причине подстраховаться бумажными носителями совсем не будет лишним.

Людмила 07 мая 2023

Тоже считаю, что важные бумаги нужно сохранять в бумажном варианте. Электронные носители, конечно, очень удобные и вопросы решаются в разы быстрее, но бумажные подтверждения нужно хранить и архивировать в папках, а до этого обязательно скреплять и лучше всего с помощью ниток, самый прочный и самый верный вариант.

Нина 04 февраля 2023

Как бы ни продвигалась цифровизация, а документы подшиваем, как во времена СССР. И это, наверное, правильно, а то ведь всякое может быть: какой-нибудь вирус уничтожит всю документацию, а бумажные носители сохранятся. Поэтому подшивать важные бумаги, думаю, будем еще долго, на всякий случай.

Varela 12 февраля 2020

Ой, прямо как у нас в канцелярии на фабрике. Так же начальник строго отвечает (порой даже кричит на всех из-за этого). Не прошьёте, говорит, вовремя документы, не успеете к сроку, значит отчёт не сдадите. А не сдадите, я найду причину для того чтобы наказать вас всех. Вот как на это реагировать. Хоть плачь, хоть кричи, хоть ругайся, хоть молчи. Реакции никакой.

Устина 09 февраля 2020

Как посмотрю, везде ситуация аховая. Беспредел полнейший творится. Хоть у кого-то есть нормальные дела на работе?

Алла 08 февраля 2020

Хоть воруйте, хоть подаяние просите, помогать всё равно администрация вам не станет. Вот так вот.

Leila 07 февраля 2020

Легко вам господа так рассуждать. Сотрудницы у нас на работе тоже так попробовали из-за отсутствия шпагата начальству на горло наступить. И что толка от этого. Ответ был один и очень строгий. Сказали, что денег пока нет и не предвидится. Как хотите, так и выкручивайтесь.

Сергей 03 февраля 2020

Никто, уважаемые комментаторы, не имеет права вас заставить что-то покупать для предприятия на свои кровные и заработанные деньги, тем более приносить что-то из дома на работу. Это же ваши личные вещи, мало ли чего нет на работе. Завтра домашний компьютер заставят отдать или другие вещи, в том числе и упомянутые нитки и иголки. Удивляюсь юридической безграмотности собравшихся тут. Хоть кто-нибудь свои должностные обязанности читал из вас?

Ника 02 февраля 2020

Не поймёт вас начальник, так это его проблемы. Как говорится, мы не рабы, чтобы всё на подносе руководству приносить.

Оля 01 февраля 2020

Легко рассуждать со стороны. Как говорят, чужую беду руками разведу. А вот если начальник самодур и требования выдвигает невыполнимые, то попробуй, докажи ему что-нибудь. Всё равно не поймёт.

Екатерина 31 января 2020

Запомните раз и навсегда, на предприятии, в крупной организации или любом мелком предприятии работники и сотрудники не обязаны ничего приносить из своего дома для работы. Это обязанности работодателя. На это отпускаются деньги. А то что начальники хотят экономить на этом, это не ваши заботы и проблемы. Только бездумные люди и безропотные могут из дома всё приносить.

Петрунин 30 января 2020

А вы предлагаете безропотной овечкой быть на работе, чтобы все тебя шпыняли и пинали как хотят?

Вихров 29 января 2020

С начальством нужно лояльно разговаривать и принимать достойно его пусть и необоснованные требования. Так и в немилость попасть можно.

Dmitry 28 января 2020

Ну а что, вполне даже неплохие рекомендации. Основное, они умные и законные. Копию служебной записки не забудьте оставить себе на всякий случай. Пусть открывают трудовое законодательство, если они забыли, что в нём написано. Не хотят, так им прокурор всегда напомнит.

Захарова 27 января 2020

Предложение хорошее от Гордеева. Стоит над ним задуматься. Где-то подобное слышала, то ли подруга рассказывала, как они своего добились от начальства. Тут главное мотивация серьезная присутствует. Наказать точно за такое не накажут. Но на всякий случай рекомендую из собственного опыта: перед тем, как бастовать станете, предварительно напишите начальству служебную записку, в которой в мельчайших подробностях изложите суть проблемы.

Мария 26 января 2020

Надо же у людей на работе какие проблемы ещё существуют. Даже не верится в подобное. Думала, порядок везде.

Гордеев 24 января 2020

И что вы так мучаетесь, не понимаю я этого вашего упорства и рвения. Просто напросто не сдавайте отчёт или документы в налоговую. Я бы так и поступила, если бы перед таким фактом поставили. Будут они ещё условия мне выдвигать. Нет ниток, значит и нет отчёта. С меня взятки гладки.

Кашкай 22 января 2020

Устали мы тоже клянчить нитки. Думаю всё это из-за того, что просто напросто мелочёвка. Вот и не хотят торги электронные проводить. Говорят дела у них поважнее и посерьёзнее есть. А если отчёт из-за нас вовремя не сдадут, то нам же и по шапке дадут.

Serega Смолин 18 января 2020

У нас не лучше. Начальство и генеральный даже и слушать наши стенания не хотят, чтобы закупить шпагат на предприятие. Говорят, сшивайте как хотите. И вообще очень редко этим занимаетесь, поэтому решайте проблему сами как хотите.

Александра Осипова 17 января 2020

Продаются нитки может и везде, только вот не везде работодатели выделяют деньги на подобные покупки. Мне вот неудобно даже говорить, но в нашем офисе, к примеру, носим из дома все эти расходники. Скоро из дома родственники выгонят из-за этого. Мы уж скрываем от них подобное.

Алёна Усольцева 14 января 2020

Приобрести в специализированном магазине в магазине не только нитки, но и специальный шпагат для прошивки документов, в наше время не составит труда. Мне кажется в любом хозяйственном магазине они продаются. А есть даже и магазинчики для кройки и шитья. Там уж наверняка всё продаётся.

Геннадий 12 января 2020

Ну сколько можно говорить: Не дырка, а отверстие! Дырка это совсем другое.

Михальченко 12 января 2020

По инструкции и правилам (только вот не помню их номера и даты выхода в свет) сшивать проколотые документы необходимо нитью. Можно конечно и шпагатом. Но последний грубо выглядит. Хотя, в магазине можно отыскать и не очень толстый шпагат. Правда, сейчас это редкостью стало, уж и не знаю почему. Из Китая не привозят что ли.

Lorak 11 января 2020

Представляю, какой хохот стоял в налоговой инспекции, когда у вас документы принимали.

Мила 10 января 2020

Один товарищ работал у нас в кадрах, так он был буквально помешан на рыбной ловле. Как-то принёс из дома леску и ей прошил все документы. Правда, мучился долго узлы вязать. Всё никак у него они не выходили почему то.

Елена Ким 09 января 2020

И правда можно рассмеяться. У нас одна дамочка умудрилась как-то скотчем всё скрепить.

Veronika 08 января 2020

Станете смеяться, но у моих коллег часто возникают вопросы, чем же нужно сшивать проколотые документы. Да-да, не стоит улыбаться. Некоторых это ставит в тупик. Особенно для новичков это вообще неразрешимая проблема. Раньше работала в архиве, так теперь ко мне приходят за со советом по этому делу.

Sam Dhillion 07 января 2020

По большому принципу, у всех в столе найдется метрическая линейка, и выдержать эти расстояния не проблема.

Серъёзный 03 января 2020

Думаю, отверстия тоже то же строго регламентированы. Если не ошибаюсь, где-то около двух-трёх сантиметров вроде должно быть.

Алексей Зайкин 02 января 2020

Всё верно. Скрепление делают в три дырки (отверстия), во всяком случае так должно быть. А ещё обязательно выдерживают расстояния между отверстиями. Во-первых, чтобы было красиво. А не по всем полям дырки наверчены. Эстетика прошитого документа тоже много значит во все времена.

Nikita 28 декабря 2019

Всё верно, Наташа. Скрепляют эти документы, подавая в Государственные органы власти или контроля, не абы как, а в именно три дырки.

Наталья 27 декабря 2019

Я например прекрасно осведомлена о том, что когда подаёшь документы в суд или в инспекцию налоговую, то их нужно сшивать особым, а не обычным способом. Подумаешь, казалось бы, ерунда, однако нет, она может закончиться печально или даже трагично, как в описанном комментаторами случае.

Анна 26 декабря 2019

Значит она по незнанию прошила, как требуется в государственный архив? Но ведь у них там всё иначе.

Мерта 25 декабря 2019

Ага, наша компания, таким образом, чуть не попала в неприятную ситуацию. На работу к нам устроилась девочка, которая до этого архивариусом работала на заводе. Ну и дали ей задание сшить документы в налоговую инспекцию. Думали она профессионал в этом деле. А когда пошли сдавать отчётность, то нас банально завернули обратно.

Августа Софронова 19 декабря 2019

Если вам необходимо срочно подать документы или важные бумаги, в какие либо гос. конторы или т.п., то всегда возникают проблемы, какими же способами нужно их прошивать. А если кто не знает, подскажу, что допустим в тех же российских судах или в налоговой инспекции предъявляют совсем другие требования чем, когда их в архив сдают. Это к сведению для всех.

Ян 18 декабря 2019

Это нужно зайти на официальный сайт центрального банка России. Там точно её найдёте. Называется вроде как «По делопроизводству в Центральном банке РФ» (если что-то не путаю).

Марина Ярощук 17 декабря 2019

Надо же, а ведь верно. Вы мои мысли сняли с языка, только хотела написать про особенность этого момента. Сама давно работаю в бухгалтерии и опираемся исключительно на Инструкцию Центрально банка России. Не уверена, есть ли она в свободном доступе в сети интернета. Но где-нибудь точно сможете найти, при желании.

Ольга Павликовская 16 декабря 2019

Это обычно оговаривается в специальных письменных указаниях Министерств и агентств федеральных. То есть нужно смотреть постановления и приказы.

Венера Абрамова 15 декабря 2019

Глаголите верно. В каждой абсолютно сфере производства, в каждой отрасли, имеются свои правила и нормативные документы, могут быть свои требования регламентированы по прошивке важных документов. Обращайте внимание и не путайтесь.

Рабинович 11 декабря 2019

Я так понимаю, вы нам о налоговиках речь ведёте. Естественно, у них очень жёсткие нормативы установлены. Ведь регулярно проходят серьезные какие-то расследования у них по уклонению налогов. Судебные органы часто запрашивают у них подобные дела. Вот и требуют особый порядок оформления.

Аида Авдеева 09 декабря 2019

Не нужно путать людей и вводить их в заблуждение они и сами запутаются. Этот приказ действительно существует. Однако, отменяет прошивание бумаг он если подача их при регистрации своей фирмы в налоговой инспекции. Или в случаях регистрации ИП. Но, рекомендую не сильно расслабляться. Налоговики не особенно торопятся следовать этому приказу.

nino33 07 декабря 2019

В тексте обзора автор правильную ссылку даёт на более новый документ. Так называемый приказ (или постановление) Федеральной налоговой службы. Он был издан вроде бы 25 января 2012 г. Номер его (как у автомобиля) ММВ-7-6/25. Рекомендую каждому ознакомиться с ним. Так как по нему прошивка документов полностью отменяется при контакте с налоговиками.

Кашкай 03 декабря 2019

А как же ГОСТ, ведь его никто не отменял. Он является основой основ. Как действовал так и продолжает действовать. Вот, допустим, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Мы пользуемся исключительно им. А остальное даже не признаём и не горим желанием это делать.

Армен 01 декабря 2019

Нам начальство на работе велит руководствоваться исключительно единственным нормативным актом, регламентирующим процесс прошивки документов, на остальные регламенты не обращаем внимания. В обзоре он упоминается, что лишний раз подтверждает правильность нашей работы: приказ Министерства РФ по налогам и сборам. Вроде бы, издан 18.03. 2003г. Вот в нём много говорится о прошивании документов.

Serega Смолин 29 ноября 2019

Эх, вообще ещё много нормативных приказов и распоряжений достались нам в наследство от СССР. А ведь столько времени казалось бы прошло с тех пор, как его не стало. Но вот, до сих пор пользуемся устаревшей нормативной базой. Это по крайней мере неправильно. Обещал вроде бы премьер-министр отменить все старые нормативы.

Александра Осипова 27 ноября 2019

Нормативная база настолько большая, что неудивительно – многие плавают в ней. В одном правиле требования встречаются противоречащие другому. Разве можно не запутаться и, тем более, не сделать ошибок. Сошьёшь неправильно, так в той же налоговой вернут всё назад, придётся заново прошивать. А это лишняя работа и траты времени.

Алёна Усольцева 25 ноября 2019

По моему уразумению, вся что нормативная база, старающаяся регламентировать порядок прошивки документов бесконечно обширная, и не мудрено запутаться даже профессионалу. А вот краткое и толковое по этому направлению лично мне ещё ни разу не попадалось, ни в инструкциях, ни в правилах.

Денис Тропников 15 ноября 2019

Прошивка документов, вроде с одной стороны не такой уж обязательный аспект в делопроизводстве. Но в тоже время, комментаторы, правильно говорят, что некоторые государственные организации не возьмут к исполнению документы не прошитую должным образом. Могут условия конкурса предъявлять такие требование или налоговики.

Ekaterina 11 ноября 2019

Наша фирма участвует в тендерах на электронных площадках. В течении года более сотни заявок подаём. А при подготовке пакета документов для участие в торгах подаём их прошитыми. Юридический отдел у нас строго контролирует эту процедуру. Стоит случайно не подшить какой-нибудь документ, могут и отклонить, и до торгов не допустить. Тогда потеряем много денег.

Artem 05 ноября 2019

Примерно выглядит так: заключили контракт со строительной фирмой на текущий ремонт. После того как работы будут все выполнены, собираем комиссию (оформляем приказом). Она принимает работы по акту. Туда же входит акт на недоделки и если есть такие, то и на скрытые работы. Вот эти все документы нужно подшить вместе (контракт, акты, приказы).

Азизов 30 октября 2019

Я бы добавил в этот список все бумаги, связанные с оказанием услуг. Допустим, по выполнению подрядных работ. Ну, можно и по предоставлению услуг, что впрочем, одно и тоже в документальном плане (или почти, одно и тоже). По результатам проведённых торгов контракт был заключен, и всё что с ним связано нужно подшить вместе.

Elena 22 октября 2019

Хотите, перечислю документы, которые нужно подшивать, так как сама связана с этим процессом на работе. Во-первых, нужны все приказы, включая личные и оканчивая общие. Во-вторых, утвержденное и согласованное штатное расписание. В-третьих, отчёты, все какие у вас есть. Допустим, авансовые. В-четвёртых, книги кассовые и ведомости различные.

FLex 21 октября 2019

В продаже легко найти компактные станки для сшивания, которые облегчат ваш тяжёлый ручной труд. Требуйте у начальства, пусть вам купят такой.

Anastasia 20 октября 2019

А в чём могут возникнуть проблемы в нумерации страниц, тем более прошитых? Кстати, сшивать документы, сейчас, модно стало лентой, а не ниткой. Меня высмеяли на работе за такой дедовский способ, когда катушки из дома принесла. Хотя, признаюсь честно, нитью гораздо удобнее пользоваться. Но это, наверное, кто к чему привык. Пришлось и мне переучиваться.

Андрей Мельчаков 16 октября 2019

Ага, рискните так подать документы в налоговые органы. Даже разговаривать там не станут, а отправят назад с порога. Пока всё не сформируешь правильно и не прошьёшь должным образом, номера не проставишь на всех листах, тогда только можешь смело идти в ФНС.

Зинаида М. 14 октября 2019

По идее, если нужно сдать отчётность в те же внебюджетные фонды, то и сшивают. А не отвозят всю кучу бумаг навалом в одной коробке. Помню, как то сдали не пронумерованные документы, а в них ещё вдобавок не хватило какой-то важной бумажки, так такой скандал был, начальника чуть не уволили.

Анжелика Зыкова 04 октября 2019

Документы подшивают только тогда, когда их собралось уже слишком много. То есть наступила пора сдавать в архив. Вот тогда и готовят их готовят специальным способом. В нашей бухгалтерии сшиваем тогда, когда готовим в банк или в государственное казначейство. Или в подобные финансовые учреждения где требуется, чтобы документы были сшиты.

Сара Бессонова 26 сентября 2019

Я точно знаю, важные документы прошивают не всегда, а только в определённых законом случаях. То есть, когда они для чего-то требуются. Только вот в какие организации, не помню, вернее, и не знала даже. Трудно начинающему делопроизводителю разобраться в хитросплетениях не только прошивки документов, но и в перечне всех организаций, куда такие документы подают.

Катерина Фридрих 20 сентября 2019

Я так полагаю, что во всяком деле должен быть осмысленный подход. Абсолютно верно, всё прошивать не надо. Прочитала, что тут пишут в комментариях, так за голову взялась, и откуда только у людей такие мысли берутся. Вот правда, если всё принимать за чистую монету, что тут некоторые предлагают, то следует бежать сшивать все приказы и указы на работе. Изучите сначала законодательство, а потому уж говорите по этому поводу.

Albina 14 сентября 2019

Не спешите прошивать все документы и торопливо лезть в стол за иголкой и нитками. Прошивают только те бумаги, которые отвечают требованиям Правил и Инструкций. Для этого в вашей организации должен быть сперва разработан и утверждён специальный локальный документ для внутреннего пользования. Во всяком случае в нашей фирме именно так поступили.

Ольга Тен 06 сентября 2019

Подскажите, пожалуйста, если документы двусторонние, например 4 страницы(2 листа), то заверительную бумажку наклеиваем на чистый 3 лист и нумеруем его тоже? Т.е. пишем пронумеровано, прошито 3 листа?

Гульнара 06 сентября 2019

Теперь поняла, как нужно решать проблему хранения документов в офисе. Мы у себя суём по папкам, а потом мучаемся, найти ничего не можем. Каждый, кому не лень, из сотрудников роется, ищет для себя что-то нужное, естественно, потом в этих папках с документами такой бедлам лежит, что разобраться невозможно, что и в какой последовательности там лежало.

Saeed 04 сентября 2019

Вы правы, говоря про сшивание документов, бесспорно. Правда, что хочу добавить, чтобы не забывали о нумерации. Если все листы пронумеровать и правильно сшить, или сделать это наоборот (не знаю точной последовательности), а потом пронумеровать, не возникнут проблемы впоследствии. Если даже шнурок или нить оборвутся, по номерам на страницах не составит труда восстановить документы по порядку.

Akash Rai 31 августа 2019

Потому умные и расчётливые люди помнят о всяческих нюансах и сшивают важные документы друг с другом, чтобы сохранность их и одновременно целостность обеспечить. И не тратить драгоценное время на восстановление. Опять же память напрягать не придётся, упорно вспоминая как всё лежало, в какой именно последовательности. Время на работе, как известно, – это деньги. Любой предприниматель вам про это скажет и на примере подтвердит.

Стефания 27 августа 2019

Есть простой способ как заново собрать рассыпавшуюся папку с важными документами и подшить их. Я вам подскажу сейчас. Обратите внимание на даты. Нужно по датам всё сформировать впоследствии, если преднамеренно или случайно документы вывалятся из папки. К сожалению, бывает иногда, что дата неразборчиво или коряво написана, а порой и вообще на документе отсутствует. Вот тогда действительно придётся долго гадать какая же была соблюдена последовательность.

Светлана Юшкова 25 августа 2019

Бывают такие ситуации, когда кто-нибудь залезет в папку с важными делами, в поисках нужного документа, перевернёт в ней всё вверх дном и так оставит. А потом устанешь порядок наводить и всё заново раскладывать. В нашем офисе такая ерунда постоянно происходит. Представьте, никто не додумался сшивать документы. Я предложила начальнику, чтобы не мучиться с сортировкой документации нужно её предварительно сшить друг с другом. Тогда, даже если папка рассыплется, всё окажется на месте. И не придётся думать, что было первым, а что внизу лежало.

Делать свое дело 26 апреля 2019

удобнее всего систематизировать документы хронологически (первый номер документа — это первый лист, последний — 250).

При этом в каждом томе своя нумерация листов.

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив — ССЫЛКА .

марина 26 апреля 2019

Добрый день, подскажите, пжлст, как правильно подшивать приказы в дела для архива : первый номер снизу в папке, а потом по возрастанию (с 250(верх) по 1 (низ)) или наоборот — первый номер документа — это первый лист, последний — 250. Если несколько томов, как начинать продолжение, т.е. опять нумерация? Можно ответить на электронный адрес?! Спасибо

МидлоК 08 сентября 2018

Не совсем поняла, где ставить цифры нумерации. То что в верхнем правом углу — это всегда так было. А вот начинать с лицевой стороны титульного листа или изнутри?

Ольга Ш. 05 августа 2018

А кто должен покупать и на какие деньги нитки, иголки, клей? Есть ли такой пункт в бюджете организации на расходные материалы?

Андрей Ч. 30 июля 2018

Не спорьте, нитку для сшивания нужно применять джутовую. Это я вам точно говорю. У нас шеф кроме неё другие не разрешает. Джутовая очень крепкая, разорвать её руками практически невозможно.

Леночка 28 июля 2018

Дело не в том, что продаётся в магазине, а в стандарте по делопроизводству. Там же должно быть оговорено, какого размеры брать нить для сшивания.

Сириус 21 июля 2018

Ну вы ещё спросите какого цвета нитки должны быть. Мы лично пользуемся теми, что под руку попадаются. Не хватало, чтобы ходить по магазинам, специальные искать.

Шилова Оксана 20 июля 2018

Не нашла ни где требования к ниткам для прошивки. Проблема в том, что у нас толстые нитки закончились. На канцелярские принадлежности деньги выделять перестали. Так мы обыкновенную нитку взяли и в несколько слоёв пропускаем, чтобы потолще было.

Делать свое дело 18 июля 2018

с большой степень вероятности можно предположить, что не накажут, т.к. количество страниц в томе от этого не изменилось.

Пыхтин Георгий 18 июля 2018

Как вы думаете, если у нас вся документация пронумерована в левом нижнем углу (много лет так делали), накажут ли нас при проверке и является ли это грубой ошибкой? Не повлияет ли это на подлинность заверенных документов в томе?

Артем Спицын 17 июля 2018

Благодарю за консультацию. А в каком месте заднего прошитого листа нужно клеить этот заверяющий листочек, чтобы закрыть узелок на нитках? Может существуют какие-нибудь поля с указанием строгих размеров?

Делать свое дело 16 июля 2018

четких и однозначных требований к размеру такого листочка, наклеиваемого сзади, нет.

Збруев Олег 16 июля 2018

Спасибо за ответ. А какие размеры должны быть у этого листочка, наклеиваемого сзади? Они регламентированы нормативным документом?

Делать свое дело 14 июля 2018

предполагаем, что если наклеенный скотч не дает усомниться в подлинности наклейки с подписями и печатью на ней, то это не является нарушением.

Збруев Олег 14 июля 2018

Здравствуйте. Подскажите. Мы на работе для лучшей сохранности на бумажные «наклейки с количеством листов» ещё и скотч сверху прилепляем. Является ли это нарушением?

Делать свое дело 09 июля 2018

рекомендовать какой-то один вид клея — неблагодарное дело.

У каждого из них есть свои достоинства и недостатки. Кому то удобнее работать с одним видом, другому — с другим . Тем более, что выбор клея сейчас огромный!

Олеся Цатина 09 июля 2018

Милое «Делать свое дело», как думаете, какой клей лучше использовать в делопроизводстве. Слышала, раньше применяли исключительно казеиновый. Сомнительно, что современный бумажный прослужит долго.

Ратник 07 июля 2018

А разве им не положены напёрстки? Куда только смотрит служба охраны труда. Уколов палец, можно получить заражение, а там и до гангрены недалеко.

Афанасий 06 июля 2018

Наверное, у делопроизводителей профессиональная болезнь — постоянно исколотые пальцы?

Делать свое дело 04 июля 2018

Ваш делопроизводитель прав — бумажку «Прошито, пронумеровано. » следует клеить на заднюю сторону последнего прошитого листа.

Артём Спицын 04 июля 2018

Уважаемое «Делать свое дело» подскажите, для меня это важно. Собираем журналы: на принтере печатаем около ста листов, затем их дыроколим и вставляем в картонную папку «дело». То есть нанизываем листы на металлическую скрепку, которая имеется в папке. Затем их прошиваем, начиная с первого печатного листа (не с картонной обложи папки «дело»). Вопрос; куда приклеивать листочек «прошнуровано, пронумеровано. «? Мы всегда приклеивали его на заднею страницу картонной обложки. На днях делопроизводитель сказала, что нужно приклеивать на прошитые бумажные листы (на заднею сторону последнего листа). Как же правильно? Спасибо за ответ.

Делать свое дело 03 июля 2018

для того, чтобы сделать дырки в толстой пачке бумаги часто применяют дрель с нужным диаметром сверла.

Сорокин 03 июля 2018

Мне вот любопытно, кроме шила, можно ещё чем-либо протыкать дырки в толстой пачке бумаги? Может придумано какое-нибудь механическое средство? Сразу оговорюсь, дырокол не подходит, потому что пробивает слишком крупные отверстия.

Делать свое дело 02 июля 2018

1. Лучше придерживаться правил прошивки документов, которые изложены в статье.

2. Предполагаем, что вряд ли кто-то не примет от Вас документы, с наклейкой бумаги «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ХХ листов» указанным Вами способом.

ДаШа 02 июля 2018

У нас принято не оставлять нити после узелка, а заклеивать их бумажкой, на которой написано, сколько листов прошнуровано и пронумеровано. Значит мы делали неправильно до сих?

Жогдин Олег 08 мая 2018

Недавно столкнулся с такой ситуацией: на работе нужно было подшить ряд журналов для диспетчеров, а интернета под рукой не было. А ведь полгода назад читал этот обзор. Не единожды пожалел, что не скопировал его тогда.

Выборнов Александр 23 февраля 2018

Помнится работала у нас безграмотная архивариус, скрепляла документы по своему усмотрению. Так мы, после её увольнения, три года потом горы документов заново прошивали.

Наташа Борисова 13 января 2018

Столкнулась в реальности с этим. На работе много лет журналы скрепляли двумя дырками. А вчера позвонила начальница и велела всё переделать на три дырки. Вот сижу сейчас и внимательно изучаю вышеизложенное на этой странице.

Мария Сергеевна 02 ноября 2017

В былые времена нить заливали горячим сургучом и сверху ставили оттиск печати. До сих пор помню тот непередаваемый сургучный запах. Мне он нравился.

Кускова Мария 15 сентября 2017

Мы делали опись всех пронумерованных страниц в томе. А про то что необходимо делать отдельную опись для мелких чеков и товарных накладных не знали. Придётся весь архив пересмотреть.

Ольга Степановна 26 августа 2017

Много лет работаю в архиве солидной организации. Мы всегда строго соблюдаем требования относительно делопроизводства. Порядок должен быть во всём, в том числе, и в документах.

Александра 24 августа 2017

Очень полезная статья и главное вечная. Компы часто летят ( документы становятся недоступны) а что написано пером не вырубишь топором.

Наталья Безенчукова 22 июля 2017

В нашей фирме данная статья будет полезна юридическому отделу, бухгалтерам, работникам отдела кадров и архивариусу. Да и в канцелярии пригодится. Хочу размножить её на ксероксе и раздать в эти подразделения, чтобы было единообразие в документации.

Серъёзный 04 июля 2017

Забюрократились донельзя. Вам же премьер-министр на всех совещаниях твердит, что нужно уходить от бумажного документооборота. А мы всё дырочки сверлим и считаем, вдруг на одну меньше окажется — это же трагедия вселенского масштаба наступит.

Оксана Мальцева 12 июня 2017

Обязательно проведу, по результатам прочтения этой статья, занятия со своими архивариусами.

Сергей Фролов 22 мая 2017

Мы как-то налетели на крупный штраф, потому что приняли к исполнению не прошитую конкурсную документацию. С тех пор относимся очень серьёзно к этой части делопроизводства.

Добавить комментарий

• Популярное
• Новое

Как прошивать документы в 2 дырки

Непреднамеренное расформирование бумаг, подлог, отказ в проверке или хранении, возвращение обращения нерассмотренным – вот только некоторые последствия неправильно систематизированной внутренней документации. Чтобы избежать штрафов и иных нежелательных эксцессов, следует ответственно подойти к организации прошивки.

Регламент, регулирующий нормы прошивки документов нитками

Не существует ГОСТ, содержащего подробное описание процедуры. В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» вопрос прошивки не рассмотрен, хотя некоторые источники ошибочно ссылаются на него. На самом деле руководствоваться нужно исключительно внутренним уставом предприятия, типовой инструкцией по делопроизводству от 2005 года и приказом №76 Росархива (от декабря 2009 года). Интересующая информация представлена в пункте 3.5.3 и Приложении №24.

Что необходимо для того, чтобы прошнуровать листы?

Для проведения процедуры предварительно необходимо ознакомиться с сопутствующей документацией, а уже после приступать к выбору инструментов. Причём их тип нередко зависит от толщины и важности конкретного документа. Так, при обращении с совсем тонкими бумагами проще использовать иглу, со средними – дырокол. Скрепление объёмных плотных папок проходит при участии шуруповёрта и в меру толстой верёвки.

Обычно прошивку осуществляют при помощи следующих предметов и приспособлений:

• дырокол;
• ножницы;
• файл сшивки;
• нитки или тесьма;
• игла;
• шило;
• клей.

Для создания отверстий в особо толстых томах иногда используют дрель. Однако её применение требует осторожности, навыков и правильно подобранного диаметра сверла. В отношении же клея правила предельно просты. Под запрет попадает резиновый, так как может пропечататься на другие листы. Хорошие варианты: обычный типографский ПВА, казеиновый и силикатный. У каждого есть свои сильные и слабые стороны, но в целом они все примерно равны друг другу.

Важно! Силикатный клей оставляет после себя жёлтую корку, а карандаш не обеспечивает необходимый для защиты уровень фиксации.

К ниткам тоже предъявляются особые требования. Они должны быть в меру толстыми, очень прочными и несыпучими. Этими критериям отвечает лавсановая лента. В случае её отсутствия следует воспользоваться суровой нитью. Хлопчатобумажная тоже подходит, но только при условии, что будет многократно сложена (для утолщения и повышения стойкости к разрыву).

Важно! Ручной способ с применением нити – не единственно возможное решение. Для сшивания придуманы специальные станки и машины. Некоторые из них скрепляют отдельные листы при помощи пружины, пластиковой или металлической (первый вариант легко расшить обратно). Другие обеспечивают клеевое бесшовное скрепление.

Пошаговые инструкции как прошить документы нитками

Ключевое отличие методов друг от друга – количество отверстий и расстояние между ними. По этому критерию выделяют способы, рассчитанные на 2,3,4 и 5 дырочек. Дополнительного иногда применяется угловой вариант прошивки. Однако он подходит ограниченному числу бумаг (не для дел и отчётов).

В две дырки

Наиболее простой вариант. Подходит для обращения с внутренними бумагами, которые в дальнейшем не будут переданы на рассмотрение сторонним органам.

• распечатать документ, упорядочить листы;
• пробить дыроколом дыры;
• продеть нить;
• сделать узел на нитке (должен находиться не на лицевой стороне);
• из файла сшивки вырезать лист;
• приклеить его поверх узла таким образом, чтобы кончики верёвки не были полностью закрыты (они должны оканчиваться ниже);
• заполнить лист прошивки.

На листе прошивки уже отпечатаны пункты к заполнению. Остаётся только сделать надписи соответствующего характера. Рекомендованный цвет пасты: синий или чёрный. Обычно этот вопрос регулируется нормативами, составленными на самом предприятии. Если подобного документа нет, работу проводят синей ручкой.

Если листа прошивки нет, то из белой бумаги вырезают клочок размером 3х5 см. Далее его приклеивают и ставят надпись «прошито и пронумеровано». Кроме того, указывается количество страниц, а также реквизиты и подпись ответственного лица, дату. Сверху идёт печать.

Важно! Вместо печати может быть использован сургучный оттиск, но он считается устаревшей и менее надёжной формой пломбировки.

В три прокола

Для начала стоит наметить, где именно будут находиться отверстия. В идеале они должны быть центрированы, если только не требуется иного расположения. Также им надлежит находиться на равном друг от друга расстоянии. Располагают их обязательно по левому краю документа.

Пошаговое представление процесса:

• сделать иглой прокол ровно посередине левого края листа (иголка входит с обратной стороны, а выходит с лицевой);
• выполнить второй прокол (игла входит с лицевой стороны документа, а выводится с обратной);
• сделать третий прокол (игла входит с обратной стороны, а выходит с лицевой);
• заново вдеть иглу в отверстие №1;
• завязать узел (оставить от нитки не менее 7 см);
• приклеить лист прошивки;
• заверить.

В четыре

• проделывание дырочек;
• вдевание иглы с обратной стороны (должна войти во 2 дырку, если считать справа налево);
• вдевание иголки с ниточкой в 1 дырку справа;
• далее нить снова отправляют во 2 отверстие справа;
• после иглу отправляют в 3 дырку справа;
• затем переходят на крайних левый прокол;
• возвращаются к 3 отверстию;
• выводят на обратную сторону и делают узел.

При формировании узла нужно следить за тем, чтобы ниточка не провисала ни на каких участках. Ей надлежит плотно и аккуратно фиксировать страницы.

В пять

К этой методике прибегают крайне редко. Обычно надзорных и контролирующих органов устраивает вариант с 3–4 дырками. Увеличение до 5 говорит о том, что рассматриваемые бумаги относятся к документам строжайшей отчётности и первостепенной важности. Например, так обращаются с некоторыми отчётами для налоговой.

Важно! При наличии 5 дырок приклеенный прямоугольник должен быть вырезан из папиросной бумаги, а отверстия – располагаться на расстоянии 5 см друг от друга.

Последовательность вдевания иглы в зависимости от номера отверстия (можно считать с любого края):

• 3–4;
• 4–5;
• 5-4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1–2;
• 2–3.

На этом этапе нить нужно зафиксировать узлом.

На уголок

Устав и некоторые бумаги торговой отрасли можно сшить угловым методом. При таком способе делается дыроколом единичное отверстие в левом верхнем углу. В него вдевается ленточка (40 см), сложенная вдвое. Вставляют её таким образом, чтобы загнутая серединная часть оказалась с обратной стороны, а кончики – с лицевой.

Далее в петельку продеваются хвостики. Тем самым получается узел. Его нужно передвинуть на нелицевую сторону документа и зафиксировать при помощи прямоугольного кусочка бумаги. На листочке пишут:

• прошито, пронумеровано;
• количество листов (буквами и цифрами, последние должны идти в скобках);
• инициалы работника вместе с подписью (сначала идёт последняя, её расшифровку указывают после).

Требования к оформлению прошитых документов

Нельзя прошивать при помощи степлера, клея, скрепок. Они не обеспечивают надлежащий уровень защиты: при таких способах крепления можно незаметно удалить скрепляющий элемент, достать листы, заменить их или подложить новые. Если аудитор, налоговая служба или иной контролирующий орган увидят документ, прошитый подобный образом, у организации могут быть различного рода проблемы, начиная с отказа в приёме отчётности и заканчивая вынесением ультиматума по немедленному исправлению всех имеющихся в архивах важных бумаг.

Важно! Если сомневаетесь в собственных навыках или столкнулись с необходимостью перепрошивки большого объёма документов, имеет смысл обратиться за помощью к профессионалам. Услуги подобного рода предоставляются архивами и типографиями. При этом немедленного исполнения заказа ждать не приходится из-за загруженности организаций. Особенно много у них работы в период сдачи отчётности и дипломов.

Количество дырок на самом деле играет не последнюю роль. При определении требуемого числа следует отталкиваться от важности договора. Самая простая по содержанию документация прошивается при помощи 2 дырок, особо ценная – 5-ю дырками.

Учитывается и расстояние между отверстиями. Оптимальный вариант: каждая находится от предыдущей на расстоянии 3 см. Для соответствия требованию проводят подготовительную разлиновку: заранее намечают, где нужно сделать отверстия. Однако разлиновка не всегда помогает. Например, скошенные отверстия нередко возникают при подшивании очень толстых документов или журнала. В работе с ними следует применять шило и действовать крайне аккуратно. Используемую нитку лучше вдеть в иглу – она поможет правильному и точному введению.

Пристальное внимание уделяют нумерации страниц. Ключевые положения по вопросу:

• используются арабские цифры;
• числа располагают по возрастанию;
• место проставления: правый верхний угол;
• нельзя, чтобы число заходило за край листа;
• приложения также подлежат нумерации;
• тип нумерации для приложения: сквозной;
• при прикреплении письма отчёт ведут начиная с конверта (на нём ставят первое по счёту число);
• каждая страница письма нумеруется в зависимости от порядка изложения;
• при работе с делом, представленным несколькими томами, содержимое каждого из них нумеруется отдельно.

Особого подхода требует и печать. Ставить её нужно в последнюю очередь и таким образом, чтобы она одновременно находилась и на листке прошивки и на документе. Если у индивидуального предпринимателя нет личной печати, то он может пропустить этот шаг.

Важно! Если документ после вставляется в папку, то не нужно клеить листок «прошито, пронумеровано, скреплено подписью» сзади на её заднюю стенку. Правильное для этого место: задняя сторона последнего прошитого листка.

При заполнении листа сшивки не нужно мельчить. Каждая единица информации должна легко считываться. Сокращения также недопустимы. Кроме того, следует оформить запись так, чтобы она шла и поверх документа и поверх наклеенного прямоугольника бумаги.

Важно! При условии проведения заверения на основании доверенности, её номер и дату подписания указывают в обязательном порядке.