Какие закрывающие документы предоставляет самозанятый

Документооборот с самозанятыми — экономим деньги, время и силы

Объем электронного документооборота в России с каждым годом увеличивается на 30%. Для многих компаний он уже стал обязательным — например, для тех, кто работает с товарами, подлежащими маркировке. Активно развивается и документооборот с наемными работниками. В 2021 году объем рынка кадрового электронного делопроизводства составил 350 млн рублей и продолжает стремительно расти. Увеличению во многом способствовал тренд 2020-21 на дистанционную работу, который сохраняется и по сей день.

1.1K открытий

Самозанятые — категория исполнителей, электронный обмен документами с которой выглядит особенно значимым. Во-первых, они в 99% случаев работают дистанционно, ведь по закону работодатель не имеет права обеспечивать их стационарным рабочим местом. Во-вторых, самозанятые — тот случай, когда работодателю закрывающие документы нужнее, чем исполнителю. Основной документ у плательщиков НПД — чек, который они формируют в приложении «Мой налог». А работодателю необходимы ежемесячные подписанные акты выполненных работ.

Давайте представим: ваша компания находится в Москве, и вы запускаете новый сайт. Дизайнер из Петербурга отрисовывает макеты, копирайтер из Перми пишет тексты, SEO-оптимизатор из Сочи адаптирует новый сайт под поисковики. Работы много, она исполняется частями, релиз за релизом сайт хорошеет.

В этом случае вам с завидной регулярностью придется выплачивать вознаграждение исполнителям за каждый завершенный блок работ. Раз в месяц фиксированной суммой рассчитаться нежелательно— ФНС может усмотреть в этом признаки подмены трудовых отношений. Поэтому в ваших же интересах в этой ситуации не только собирать чеки от самозанятых, но и регулярно подписывать с ними акты выполненных работ, в которых подробно описаны результаты.

Как подписывать акты с дистанционными сотрудниками, которые даже не числятся в штате?

Можно попросить исполнителя отправить скан-копию договора по e-mail, а затем прислать почтой. Вряд ли стоит надеяться на то, что человек оперативно побежит в ближайшее отделение почты, чтобы отправить документы, нужные только вам. Скорее, он постарается выкроить удобное для себя время в ближайшие дни. Или на неделе. Или через неделю.

Между тем, срок среднестатистической отправки документов из точки А в точку Б по России занимает от трех до семи дней, в зависимости от расстояния.

А еще бывают случаи, когда отправленные почтой документы теряются.

Дистанционный документооборот в цифре невозможен без электронной подписи. Какую выбрать самозанятым?

Плательщики НПД — физлица. Для подписания документов от заказчика они могут использовать электронную подпись трех видов:

• Простую, бесплатную, которая представляет собой комбинацию из логина и кода подтверждения, отправляемого по e-mail или на на телефон. Такая подпись подойдет для использования внутри защищенных систем, например, в интернет-банке, на госуслугах или в приложении «Мой налог».

• Усиленную неквалифицированную, состоящую из ключа подписи и ключа проверки подписи. Данная подпись тоже выдается бесплатно, например, налоговой службой для отправки документов через кабинет налогоплательщика.

• Усиленную квалифицированную, созданную с использованием специальных средств криптографии и шифрования, прошедших сертификацию. Такая подпись платная, а получить ее можно только в УЦ.

Сервисы для обмена юридически значимым документами с самозанятыми существенно облегчают работу с плательщиками НПД. Все, что нужно сделать заказчику — выслать ссылку-приглашение исполнителю. Чтобы зарегистрироваться в сервисе, самозанятому потребуется всего пять минут, и еще две — на подписание и отправку документа.

Помимо очевидно более высоких шансов получать все подписанные документы быстро и без ошибок, заказчик еще и экономит.

Считайте сами: от 15 рублей стоит печать одного листа А4 со всеми расходниками; 60-70 рублей придется потратить на отправку одного заказного письма или 150 рублей за доставку курьером. И это только в одну сторону!

Стоимость подписания одного документа в сервисе работы с самозанятыми — 20 рублей. Если считать отправку в обе стороны, то подписание документа с помощью цифрового сервиса обойдется в 23.5 раз дешевле отправки «по-старинке» — 20 рублей против 470.

• Использование электронного документооборота для работы с самозанятыми позволит сделать взаимодействие с исполнителями максимально прозрачным для ФНС. Отправка скан-копий договоров о проделанной работе с последующим дублированием по почте не закрывает в полной мере потребности работодателя в регулярном и своевременном получении закрывающих документов.
• Самозанятый для подписания документов может использовать три вида подписи, однако наиболее простой для получения является ПЭП (простая электронная подпись). Ее можно получить за считанные минуты внутри защищенной системы.
• Электронный документооборот с самозанятым позволит сэкономить не только время и нервы заказчика, но и деньги. Подписание одного электронного документа обойдется в сумму, почти в двадцать раз меньшую, чем в случае отправки документов почтой.

Новости и инсайды об ЭДО и цифровизации бизнеса в России ежедневно читайте в Telegram-канале СберКорус.

Документы от самозанятых для юридических лиц

Введение на территории всех регионов страны нового налогового режима «налог на профессиональный доход» упростило многим компаниям работу с фрилансерами и другими сотрудниками, оказывающими услуги по договорам гражданско-правового характера.

Привлекая гражданина без статуса плательщика НПД, компания должна была удержать из суммы вознаграждения налог, уплатить его, произвести расчет страховых взносов и все это надлежащим образом оформить.

С самозанятыми гражданами все оказалось проще: достаточно получить необходимые документы и провести оплату. Все вопросы по расчету и погашению налога осуществляются самозанятым.

Какие документы нужны для оформления самозанятого?

Для заключения договора с самозанятым лицом компании необходим лишь сам договор и данные о реквизитах счета для перечисления оплаты.

Самозанятый в свою очередь обязан предоставить закрывающие документы для бухгалтерии компании.

Иногда бухгалтерии юридических лиц требуют документы, удостоверяющие личность гражданина, настаивая на направлении копии паспорта.

Если все реквизиты паспорта указаны в договоре, то дополнительное приобщение этого документа не требуется и требовать его незаконно.

В любом случае процедура оформления самозанятого лица в разы проще, нежели прием сотрудника или же заключение гражданско-правового договора с физическим лицом без статуса плательщика налога на проф.доход.

Какие документы должен предоставить самозанятый юридическому лицу?

Юридическому лицу должны быть представлены следующие документы от самозанятого для заключения и исполнения условий договора:

1. Договор. Подряд, оказание услуг и т.д. – в зависимости от характера оказываемых им услуг. В договоре должен быть обязательно отражен статус исполнителя, как самозанятого лица, а также его обязанность известить заказчика о снятии этого статуса. Может быть перед как в электронном, так и в бумажном виде. Оформляется по правилам ГК РФ для соответствующего вида сделки.
2. Чек, сформированный на сайте lknpd.nalog.ru или в приложении «Мой Налог». В чеке содержится ИНН компании-покупателя, ФИО и ИНН самозанятого, сумма, наименование услуги и ссылки для проверки чека. Предоставление чека обязательно для самозанятого. Может быть направлен как в электронном, так и передан в бумажном виде.
3. Акт выполненных работ (оказанных услуг). Фиксирует отсутствие претензий сторон и выполнение поставленных задач в полном объеме. Так же может быть составлен в электронном или бумажном виде. Самозанятому акт приема-передачи не требуется, но вот для организации-заказчика акт выполненных работ обязателен для целей бухгалтерского учета и фиксации понесенных расходов.

Дополнительными и необязательными документами являются:

1. Товарная накладная. Требуется для приемки товара, если его поставщиком является самозанятые лицо. Поскольку самозанятый вправе продавать только произведенный им товар, то данный документ крайне редко требуется для заключения договора.
2. Товарный чек. Если товар или услугу у самозанятого приобретает подотчетное лицо для нужд ООО, то самозанятый может выдать еще и товарный чек – для упрощения учета расходов и их компенсации сотруднику компании.
3. Счет на оплату. Организация может перевести оплату и по реквизитам, указанным в договоре, но для удобства бухгалтерского учета часто требуется счет на оплату. Для самозанятого, опять же, это не является обязательным документом, но упростит взаиморасчеты для юридического лица.

ВАЖНО: Перечисленные выше 3 документа не являются обязательными. Если они необходимы вашей компании, то их следует указать в договоре с самозанятым лицом или же настоять на их включении, если договор составляется с его стороны.

И самое главное – все перечисленные документы без проблем могут быть сформированы по шаблонам в системе Куб24. Чек самозанятого исполнитель самостоятельно формирует в приложении «Мой налог».

Вы просто однократно указываете реквизиты, а в дальнейшем формируете договор по шаблону, выписываете счета, предоставляете акты и даже товарные накладные.

Все просто, удобно, с полным сохранением всего документооборота и истории операций.

При этом возможна интеграция с большинством самых крупных банков, оказывающих поддержку самозанятым лицам.

КУБ24 — ПОРЯДОК в ФИНАНСАХ

ФинДиректор – сервис по контролю и планированию
денег бизнеса. Помогает наводить порядок в финансах
и находить ТОЧКИ РОСТА

Попробовать бесплатно object(WP_Term)#18545 (17) < ["term_id"]=>int(46) [«name»]=> string(22) «Самозанятые» [«slug»]=> string(12) «samozanyatye» [«term_group»]=> int(0) [«term_taxonomy_id»]=> int(46) [«taxonomy»]=> string(8) «category» [«description»]=> string(0) «» [«parent»]=> int(0) [«count»]=> int(17) [«filter»]=> string(3) «raw» [«term_order»]=> string(1) «0» [«cat_ID»]=> int(46) [«category_count»]=> int(17) [«category_description»]=> string(0) «» [«cat_name»]=> string(22) «Самозанятые» [«category_nicename»]=> string(12) «samozanyatye» [«category_parent»]=> int(0) > > —>

Закрывающие документы от самозанятого

Подборка наиболее важных документов по запросу Закрывающие документы от самозанятого (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

• Первичные документы:
• Акт о выявленных недостатках товара
• Акт списания кредиторской задолженности
• Акт торг-12
• Альбом унифицированных форм
• Виды первичных документов
• Показать все

• Первичные документы:
• Акт о выявленных недостатках товара
• Акт списания кредиторской задолженности
• Акт торг-12
• Альбом унифицированных форм
• Виды первичных документов
• Показать все

Формы документов

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Готовое решение: Как принять участие в закупке по 223-ФЗ
(КонсультантПлюс, 2023) Получить приглашение на участие в закрытой закупке и документацию о ней можно (ч. 3 ст. 3.5 Закона N 223-ФЗ, п. п. 34, 35, 41 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 25.12.2018 N 1663);

Готовое решение: Какие особенности обеспечения заявки установлены Законом N 223-ФЗ
(КонсультантПлюс, 2023) участник не представил или представил с нарушениями обеспечение исполнения договора, если вы устанавливали такое требование в документах закупки.

Какие закрывающие документы предоставляет самозанятый

Плательщик НПД не является для заказчика официальным сотрудником. Чтобы юрлицу подтвердить расходы на вознаграждение за оказанную услугу, от самозанятого требуются закрывающие документы.

Режим самозанятости

Федеральный закон предусматривает для самозанятых особый режим для уплаты налогов по сниженной ставке: 4% и 6% при оказании услуг физическим и юридическим лицам соответственно. Также исполнитель не обязан вести документооборот и бухучёт, а всю свою деятельность он фиксирует в приложении «Мой налог».

Особенность работы самозанятого заключается в следующих моментах — это:

1. Возможность подтвердить свой статус справкой по форме КНД 1122036 о постановке на учёт.
2. Необходимость фиксировать в приложении каждую оплату, полученную за выполненную работу или оказанную услугу.
3. Формирование чеков и предоставление их заказчику в любой форме в обязательном порядке.
4. Отсутствие необходимости заполнять налоговую декларацию.

Нужен ли договор при сотрудничестве с самозанятым

В законе нет жёстких требований о том, что при сотрудничестве с самозанятым необходимо заключать письменное соглашение. Договориться о сделке вполне можно и в устной форме, но всегда целесообразнее иметь бумажную с подписями обоих участников. Почему это важно и чем грозит отсутствие документов — рассказали здесь.

Это особенно важно, если в роли заказчика выступает ИП или юридическое лицо, поскольку они вынуждены вести упрощённый или полноценный учёт, и для них договор — это первичный документ. Такие клиенты чаще всего настроены на долговременное сотрудничество, поэтому оформление сделки нужно начинать с составления письменного соглашения. Для этого заказчику от исполнителя понадобятся:

• паспорт;
• справка о подтверждении статуса самозанятого по форме КНД 1122035.

Очень важно, чтобы в договоре не было признаков подмены трудовых отношений. Поэтому стоит уделить повышенное внимание его содержанию, поскольку плательщик НПД не вправе:

• участвовать в непрерывном технологическом процессе;
• иметь должностную инструкцию;
• подчиняться трудовой дисциплине;
• числится в табеле учёта рабочего времени;
• получать зарплату и социальные гарантии.

Документооборот при сотрудничестве с плательщиком НПД

Самозанятый должен знать, какие закрывающие документы он предоставляет заказчику: физическому или юридическому лицу. В первом варианте достаточно предъявить чек из приложения в бумажной или электронном формате. А при взаимодействии с ИП или компанией потребуется более полный пакет документов:

• акт приёма-передачи;
• счёт на оплату услуг;
• чек.

Акт выполненных работ

В списке закрывающих документов по самозанятым для юридических лиц есть акт по приёму-передаче выполненной работы. Но этот документ не является обязательным, а больше используется в качестве страховки в случае возникновения спорной ситуации. Акт составляют, если исполнитель:

• получает аванс;
• оказывает услугу в несколько этапов;
• вынужден аннулировать чек;
• некачественно выполнил работу.

Установленной законом формы для составления акт нет, но в документе должна быть ссылка на основной договор и информация о:

• участниках сделки;
• объёме и сроках выполнения работ;
• размере вознаграждения;
• наличии или отсутствии каких-либо претензий со стороны заказчика.

Подписанный акт является подтверждением того, что заказчик принял работу и не будет требовать возврата оплаты.

Счёт на оплату

Счёт на оплату также можно считать закрывающим документом для бухгалтерии от самозанятого. Предоставлять его необязательно, но он считается традиционной частью документооборота для организаций и ИП. Счёт вызывает больше доверия у заказчиков, чем просто реквизиты для перевода.

Если самозанятый выставит счёт, это ускорит процесс расчёта по сделке. Это связано с тем, что в таком документе всегда указаны полные реквизиты для оплаты и сроки перечисления вознаграждения. Благодаря чему заказчик уже не будет тянуть с оплатой.

Кассовый чек

Закон не обязывает самозанятых приобретать и устанавливать контрольно-кассовую технику. По этой причине исполнитель не обязан выдавать заказчику кассовый чек после получения оплаты за услугу. Подтверждением расходов заказчика на оплату услуг плательщика НПД служит чек, который формирует последний через приложение «Мой налог» по факту получения средств за работу.

Чек от самозанятого

У контрагентов может возникнуть вопрос относительно того, является ли чек самозанятого закрывающим документом. Однозначно, да. Более того, чек — это единственный обязательный документ, который оформляется в рамках сотрудничества с плательщиком НПД. Его в обязательном порядке формирует исполнитель и передаёт контрагенту.

Сам чек выглядит так:

Согласно закону, организации не вправе учитывать расходы, связанные с оплатой услуг самозанятых исполнителей при отсутствии чека. Получается, что этот документ является обязательным при определении налоговой базы на прибыль компании заказчика. Акт приёма-передачи работы и счёт на оплату не смогут в этом случае заменить чек. Они считаются лишь дополнительными документами, которые отражают, сроки и дату выполнения обязательств по сделке в случае внесения предоплаты.

Правила формирования чека

На основании закона плательщик НПД при получении вознаграждения за свои услуги обязан отразить эту информацию через:

• «Мой налог»;
• уполномоченный банк или электронный сервис.

Как только чек будет сформирован, его необходимо предъявить заказчику. Эта обязанность исполнителя прописана в Федеральном законе, что необходимо для отражения доходов в налоговой базе. Передать документ можно:

1. В бумажном виде при личной встрече или заказным письмом.
2. В электронном виде, отправив на электронную почту, через одну из социальных сетей или мессенджеров.
3. Предъявив QR-код для сканирования.

Исполнитель обязан сформировать и передать чек заказчику:

• сразу после получения вознаграждения – при безналичном расчёте или переводе;
• не позднее 9 числа следующего месяца – при других вариантах платежа.

До момента получения вознаграждения исполнитель не должен приступать к формированию этого документа и передаче данных о доходах в ФНС.

Поскольку чек является главным закрывающим документом от самозанятого для ООО и других юрлиц, он должен быть оформлен по всем правилам и без ошибок. Иначе его придётся аннулировать, составить по этому поводу акт и заново внести правильные данные. Чаще всего для формирования чеков исполнители используют приложение. В этом документе обязательно должны присутствовать следующие сведения:

• название — чек;
• число и время расчётов;
• ФИО и ИНН исполнителя;
• возможность использования исполнителем льготного налогового режима;
• название товара, описание работы или услуги;
• размер вознаграждения;
• ИНН заказчика;
• QR-код, благодаря которому можно считать запись о расчёте в автоматизированной информационной системе ФНС;
• ИНН уполномоченного банка или оператора электронной площадки (при их участии в формировании чека или проведении расчётов);
• УИН чека — формируется автоматически при вводе данных.

Название товара, работы или услуги в чеке должно быть конкретизированным, чтобы его можно было идентифицировать. Если наименование будет обобщённым, у инспекторов могут возникнуть вопросы и претензии.

Электронный документооборот

Многие юрлица и ИП не работают с самозанятыми из-за сложности получить закрывающие документы. Это проблема особо остро ощущается, если исполнитель и заказчик проживают в разных городах или регионах. Упростить задачу поможет электронный документооборот. Такая услуга как раз есть на платформе Рокет Ворк, и она имеет сразу несколько положительных аспектов. Некоторые из них:

1. Увеличение скорости рабочего процесса: не нужно тратить время на составление и подписание документов, поскольку всё происходит в режиме онлайн.
2. Удобство: все бумаги можно отправлять и получать в любое время.
3. Экономия: контрагентам не придётся тратить ресурсы на подготовку, печать и доставку документов.
4. Безопасность: все данные в ЭДО зашифрованы и передаются по защищённым каналам.

Рокет Ворк можно передать весь документооборот и отчётность при сотрудничестве с внештатным персоналом. Все бумаги будут иметь законную силу, поскольку они заверяются электронной подписью, которая равнозначна собственноручной. А также на платформе сохраняется история сделок, и при необходимости всегда можно найти и выгрузить нужный документ.