Что такое депозитарное хранение документов

Депозитарное хранение документов

Организация депозитарного хранения документов — это размещение всех видов носителей информации в специально оборудованном архивохранилище, в котором поддерживаются температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы, а также определённый уровень освещенности.

Разместив свои документы на хранение в «Архив и Экспертиза», вы решите проблемы с обеспечением их сохранности, удобством использования и контролем сроков хранения. По вашей заявке мы окажем услугу по доставке, архивной обработке, переплету, сканированию и уничтожению.

Оставьте контакты — менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение

Депозитарное хранение в архиве

В процессе деятельности совершенно любой компании, ежедневно формируется большой объем разноплановой документации: от отчетных и финансовых, до маркетинговых и инвестиционных. Часть из них должна храниться почти вечно, а иные уничтожены. В соответствии с Федеральным законом N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» юрлица обязаны обеспечивать целостность всех архивных дел согласно установленным нормам и регламентам, однако, создание всех условий для содержания собственного хранилища, таких как его оснащение, поддержание климата и защита информации в процессе хранения, требует немалых финансовых затрат. Кроме того, для размещения всех накопленных бумаг, потребуется немалая дополнительная офисная или складская площадь.

Решением этой проблемы станет передача носителей информации на депозитарное хранение. Это позволит организациям не только сократить затраты на содержание собственных площадей, но и обеспечить полую сохранность конфиденциальных данных, переданных в архив.

Виды документов, которые могут быть переданные на организацию депозитарного хранения документов

Организации, передают во внешние хранилища, как правило, следующие типы дел:

• Бухгалтерские, первичные, управленческие;
• Сметные, технические, проектные;
• Анкеты маркетинговых исследований;
• Медицинские;
• Инвестиционные;
• Тендерные и по закупочной деятельности;
• Договоры и приложения к ним, исполнительская документация;
• Заявления, входящая и исходящая корреспонденция
• Договоры поставок и передвижения товара;
• Клиентские, кредитные и юридические досье;
• Личные дела уволенных работников, приказы по основной деятельности, по личному составу.

Депозитарное хранение и его преимущества:

1. Экономия затрат на собственное хранилище

Данный вид услуг, имеют неоспоримые преимущества, по сравнению с созданием и обслуживанием собственного архивохранилища. Это связано с тем, что помимо выделения подходящей площади и закупки всего необходимого оборудования, собственнику бизнеса придется принять в штат еще и обученного специалиста с опытом работы.

1. Легкий доступ ко всем коробам и его содержимому

В целях гарантии сохранности и удобства использования, все документы, передаются на депозитарное хранение в архив в специальных коробах с наклеенными на них штрих-кодами, а доступ в архив имеет строго ограниченный круг лиц. Вся информация о коробах регистрируется в специальной системе учета архивной компании и доступ к ней предоставляется собственнику документов. В дальнейшем клиент сможет легко найти нужные ему короба по штрих-коду в системе учета, заказать их доставку в офис или поработать с ними в архивном хранилище. Также, возможно заказать изготовление электронной копии нужных бумаг или их группы и получить их образцы по защищенным каналам связи.

Полная конфиденциальность информации

Компании, предоставляющие услугу депозитарного хранения, гарантируют полную конфиденциальность и сохранность данных от утечки. Вся территория архивохранилищ находится под круглосуточным наблюдением. Архивные короба обезличенные и не содержат информацию о вложении и наименования их собственника. Доступ к носителям информации имеют исключительно согласованным в договоре с заказчиком должностные лица, снесенные в доверенность или специальный бланк.

Контроль сроков хранения документов и их своевременное уничтожение

При сдаче документов на депозитарное хранение, архивистами может быть проведена комплексная экспертиза ценности и определение их сроков хранения, в соответствии с утвержденным Росархивом перечнем. Данные бумаги могут быть внесены в акт и уничтожены на промышленном шредере. Представитель компании, при желании, может присутствовать при процедуре уничтожения.

Депозитарное хранение — это действительно экономно, удобно и безопасно. Архивные хранилища архивных компаний, зачастую, по качеству помещений, вместимости и оснащению, превосходят хранилища государственных архивов. Передав документы на депозитарное хранение, вы, непременно, оцените все плюсы этой услуги.

Депозитарное хранение документов

Организация хранения архивного документооборота предприятия вне офиса определяется как депозитарное хранение документов. Компания ОРБ предлагает услуги внеофисного хранения, полностью соответствующего жестким нормам Российского законодательства и высоким мировым стандартам.

Преимущества

Депозитарное хранение документов – это четкая систематизация и полная сохранность переданной документации при удобстве оперативного доступа к архиву по запросу заказчика для получения его единиц во временное пользование. В случае необходимости возможна доставка затребованных архивных дел непосредственно в офис заказчика.

Хранение документов осуществляется в специально оборудованных помещениях, где четко соблюдаются необходимые температурный и влажностный режимы, а также приняты меры по защите от UF-факторов. Согласно санитарно-гигиеническому регламенту периодически проводятся мероприятия по защите документации, переданной на архивное хранение, от грибков и плесени. Помещение для депозитарного хранения документов оборудовано системами противопожарной безопасности, сигнализации и постами охраны.

Архивными работниками компании ОРБ выполняется экспертиза ценности документов, а также проверка соответствия нормативным срокам архивного хранения, по истечении которых производится их уничтожение методом шредирования с оформлением соответствующих актов.

Актуальность внеофисного хранения

В настоящее время депозитарное хранение документов является востребованной услугой у организаций всех форм собственности, включая предприятия малого и среднего бизнеса. Оно позволяет сократить финансовые затраты на создание собственных архивных площадей, расходы по подготовке работников и выплате им заработной платы. Кроме этого, заключив договор на внеофисное хранение с компанией ОРБ, вы получаете гарантии безопасности и обеспечение полной конфиденциальности переданной в архив документации.

Депозитарное хранение документов в Москве

Согласно законодательству Российской Федерации предприятия, учреждения, частные компании и другие субъекты предпринимательской деятельности обязаны хранить документацию, подтверждающую факт осуществления финансово-хозяйственных операций, в течение регламентированного законом времени. Для каждого документа предусмотрена определенная длительность его хранения, которая исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения операции. Поначалу деловые бумаги хранятся на оперативном учете, затем передаются в архив.

По действующему законодательству РФ любое предприятие, будь-то частная фирма или государственное учреждение, должно хранить документы, свидетельствующие об оказании услуг и проведении финансово-хозяйственных операций. Этот срок определяется исходя из типа информационных носителей, так как для каждого своя длительность хранения. Сначала деловые бумаги содержатся на оперативном учёте, а уже потом передаются в архив, но и под него выделить или арендовать специальное помещение могут не все собственники. Для этого мы предлагаем профессиональную организацию депозитарного хранения документов в указанных по законодательству условиях.

Это особый микроклимат с хорошей вентиляцией, оптимальной температурой и влажностью, удобные короба, современное оснащение, пожарная безопасность, видеонаблюдение, защита от взломов и посторонних глаз. Также архив регулярно проходит процесс дезинфекции. В нашем лоукостере документация хранится с соблюдением всех стандартов и рекомендаций!

Особенности депозитарного хранения

Если вам понадобится какой-то короб, дело или акт на время или насовсем, по заявке этот материал будет оперативно предоставлен из архива. Мы гарантируем неразглашение данных и придерживаемся корпоративной этике в полном объёме, поэтому вы можете нам доверять. Стоимость организации депозитарного хранения документов при этом не превышает средних значений по Москве и начинается от 11,90 руб. за короб в месяц. Наши сотрудники тщательно контролируют этапы подготовки, разбора, описи и раскладывания документации по важности и периоду передачи на хранение.

Если нет времени искать площадь под архив, не располагаете лишними финансами на его материально-техническое оснащение у себя на предприятии, и оплачивать работу ответственного за архив нецелесообразно, будем рады сотрудничеству. Архивная компания «Сфера» занимается организацией депозитарного хранения документов на высшем уровне.

Актуальность

Не каждая компания может позволить себе выделить площади под архив по причине их отсутствия. Можно было бы их арендовать, но это дополнительные расходы, и архив – это не просто помещение. Оно должно иметь свой микроклимат и соответствующее оснащение, быть безопасным и надежно защищенным от пожаров, затоплений и проникновения злоумышленников. Содержание собственного архива является недешевым мероприятием, поэтому компания для обеспечения сохранности информационных носителей может передавать их сторонним организациям и учреждениям.

Депозитарное хранение документов – это хранение прежде всего архивной документации. Сдается она в архивы, музеи, библиотеки, академии наук РФ с государственной формой собственности. Отношения между учреждением и собственником бумаг регулируются договором, согласно которому за сохранность реквизитов отвечает учреждение, а права собственности принадлежат владельцу.

Депозитарное хранение цена

Стоимость депозитарного хранения документов в Первом Архивном Лоукостере «Сфера» составляет не более 20 рублей за коробку в месяц. При увеличении объема хранимых документов стоимость уменьшается до 11,90 рубля.

Особенности внеофисного хранения как альтернатива депозитарному хранению

В этом случае документация как на бумажном, так и электронном носителе передается на хранение специализированной архивной компании. Само хранение осуществляется в архивных коробах. Перед тем как укладывать документы в коробку, их сканируют и вносят в программу с указанием краткой информации о предприятии, бумагах, деталях описи и месте расположения. Вся информация снаружи короба обезличена, и для удобства пользования каждый носитель маркируется штрихкодом и укладывается на полку стеллажа.

Материалы из архива изымаются согласно требованию заказчика, которое фиксируется в оперативном учете. Собственник может брать документы на некоторое время или забрать их совсем. Организация, отвечающая за сохранность деловых бумаг, соблюдает корпоративную этику и гарантирует неразглашение информации.

В каких условиях должны храниться документы

Депозитарное хранение документов предоставляется в хорошо вентилируемых помещениях с соответствующим температурно-влажностным режимом. Оптимальные температура и влажность воздуха достигаются за счет эксплуатации систем кондиционирования, включающих вентилирование, подачу свежего воздуха, нагрев, охлаждение, осушение и рекуперацию тепла. В помещениях хранилища в соответствии с графиком санитарно-эпидемиологических мероприятий проводятся дератизация и дезинфекция.

К хранилищу предъявляются следующие требования:

• оно должно быть безопасным, защищенным от пожара, затопления и несанкционированного доступа;
• через него не должны проходить магистральные трубопроводы;
• электропроводка должна быть хорошо изолированной и скрытой;

• в нем не должны использоваться нагревательные приборы и открытый огонь;
• Сокращение времени на поиск информации.
• не допускается также хранение пищевых продуктов и размещение посторонних предметов и объектов.

Преимущества

Депозитарное хранение документов или внеофисное хранение документов обеспечивает собственнику сохранность его деловых бумаг без выделения площадей под архив, затрат на материально-техническое оснащение и введения в штат предприятия дополнительных рабочих единиц – архивариусов. Таким образом у компании появляется возможность выполнить предусмотренные федеральным законодательством обязательства по сохранности документов, обеспечив при этом оптимальные условия их содержания.

За сохранность бумажных носителей отвечает организация, оказывающая услугу депозитарного хранения, а права собственности принадлежат владельцу документации. Сотрудники организации осуществляют контроль за исполнением закона «Об архивном деле», своевременно проводя экспертизу ценности документов и уничтожая носители с истекшим сроком хранения с оформлением соответствующих бумаг.

Экономьте на хранении документов от 50 000 ₽

Депозитарное хранение документов

Каждый руководитель несет ответственность за обеспечение и сохранность отчетных форм и финансовых документов в течение установленного законодательством времени. Соблюдение условий и сроков архивирования – процесс довольно трудоемкий. Депозитарное хранение документов — это один из надежных способов сохранности документации, имеющей важное социальное, экономическое и финансовое значение для предприятия или компании.

Архив депозитарного хранения — основные сведения

Прием на ответственное сохранение осуществляется на основании договора, заключенного между собственником документации и хранилищем. При этом за владельцем закреплено исключительное право собственности на сданный архив. Документация принимается как на бумажных, так и на цифровых носителях. После заключения договора все поступающие материалы регистрируются и маркируются в установленном порядке.

Договор о депозитарном хранении определяет:

• порядок учета и архивно-технической обработки;
• порядок проведения оценочной экспертизы;
• ответственность, обязанности и права сторон;
• порядок затребования и организация доступа к архивным материалам;
• срок, в течение которого гарантируется депозитарное хранение документов в архиве.

Все сведения заносятся в электронную систему, а при необходимости оперативно предоставляются владельцу по его требованию. Сроки хранения депозитарных документов могут корректироваться, при условии составления дополнительных соглашений, прилагаемых к основному договору.

Мы предоставляем услуги по хранению документов сроком:

• до 10 лет;
• свыше 10 лет;
• на неограниченный период.

Список сотрудников, имеющих доступ к материалам, поступившим на депозитарное хранение, в обязательном порядке согласовывается с собственником. Впоследствии, выдача носителей производится только по официальной заявке с подписью лица, внесенного в список. Все операции с носителями информации фиксируются в двух экземплярах в бумажном и электронном вариантах.

Преимущества депозитарного хранения документов

Всё больше организаций предпочитают пользоваться услугами компаний, обеспечивающих депозитарное хранение архивных документов.

Обращение в нашу компанию, это:

• возможность избежать лишних затрат, связанных с обучением работников, оплатой их труда, аренды оборудования и дополнительных помещений;
• сохранность и учет на протяжении срока действия договора;
• регулярное проведение экспертизы на соответствие документации архивному законодательству;
• полная конфиденциальность и защита от утечки важной корпоративной информации;
• своевременное уничтожение носителей, срок годности которых истек с составлением необходимых актов.

Одним из главных условий нормального функционирования архивного хранилища является его соответствие установленным требованиям.

Как организовать данный вид хранения?

В отличие от стандартных складов, организованных в офисах или на предприятиях, организация депозитарного хранения документов требует повышенной защиты. Для создания безопасных условий хранения документов в архиве склады должны находиться под круглосуточной военизированной охраной, а также быть оборудованы:

• системами видеонаблюдения;
• автоматической охранно-пожарной сигнализацией;
• эффективными средствами пожаротушения.

В помещении, где производится депозитарное хранение документов, должна быть предусмотрена возможность регулирования температурного режима и влажности воздуха. Современные архивы оборудованы специальными термометрами, гидрометрами или электронными системами климат-контроля, подающими сигнал при отклонении показаний от нормы.

Также сектор депозитарного хранения оснащается защитой от ультрафиолетового излучения, негативно влияющего на состояние документации. Для профилактики образования плесени, грибка или грызунов помещение должно обрабатываться профилактическими антисептическими средствами с периодичностью, регламентированной санитарно-гигиеническими нормативами.

Наша компания предоставляет государственным и коммерческим организациям Москвы услуги по внеофисному хранению документов. Свою деятельность мы осуществляем в соответствии с действующими нормами законодательства РФ, о чем свидетельствуют выданные нам лицензии и сертификаты государственного образца.