Сфр 1 отчет как заполнить

Отчет по форме ЕФС-1: как заполнять, кому и когда сдавать

Отчет по форме ЕФС-1: как заполнять, кому и когда сдавать

C 1 января фонды объединяются, а значит, теперь работодатели должны сдавать новую форму отчетности — ЕФС-1. Она включает сведения о трудовой деятельности, стаже, взносах на травматизм и пр. Какие разделы и подразделы есть в новом отчете, как его заполнять и в какие сроки представлять — разберем в нашей инструкции.

Мы подготовили таблицу сроков сдачи и таблицу состава новой формы, чтобы вам было проще ориентироваться, какие разделы, в каких случаях и когда сдавать.

Новый отчет объединяет сведения из четырех форм: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Он состоит из титульного листа, двух разделов и их подразделов. Но не все из них придется сдавать.

Сведения о трудовой деятельности

Страхователи обязаны сдавать титульный лист, подраздел 1, а также подраздел 1.1 — аналог формы СЗВ-ТД, — если были кадровые события, а также если заключали или разрывали договор ГПХ. Рассказываем, когда их нужно сдавать, какие поля предусмотрены и как их заполнять.

Образец заполнения подразделов 1 и 1.1 для отражения сведений о трудовой или иной деятельности >>

Образец заполнения подраздела 1.1 для отражения сведений о трудовой деятельности по договорам ГПХ >>

Как заполнить графу 6 «Код выполняемой функции» в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 (аналог СЗВ-ТД)

Образцы заполнения подразделов 1 и 1.1 при кадровых событиях

Сведения о страховом стаже

Страхователи обязаны сдавать титульный лист, подраздел 1, подраздел 1.2 — аналог формы СЗВ-СТАЖ — и подраздел 2 — аналог таблицы 5 к СЗВ-СТАЖ , — если есть сотрудники, у которых в отчетном периоде были особенности, влияющие на стаж, а также те, кто имеет право на досрочную пенсию. Срок — не позднее 25 января года, следующего за отчетным периодом.

Образец заполнения подразделов 1 и 1.2 для отражения сведений о страховом стаже >>

Сведения о допвзносах на накопительную пенсию

Ежеквартально до 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, страхователи обязаны сдавать титульный лист и подраздел 3 — аналог ДСВ-3, — если есть работники, за которых перечислены дополнительные взносы на накопительную пенсию.

Сведения о зарплате и условиях деятельности работников госучреждений

Государственные и муниципальные учреждения обязаны сдавать титульный лист, подраздел 1, а также подраздел 1.3. Срок — ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

Сведения по взносам на травматизм

Организации, ИП, а также физлица, которые используют труд наемных сотрудников, обязаны сдавать титульный лист и весь раздел 2 — аналог формы 4-ФСС. Срок — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Образец заполнения подраздела 2.1 для расчета сумм страховых взносов >>

Образец заполнения подраздела 2.3 для результатов проведенной спецоценки условий труда и медосмотров сотрудника >>

В материале помогаем разобраться с наболевшими вопросами по сдаче отчета ЕФС-1 в таких ситуациях: ИП без сотрудников, компания реорганизуется в форме присоединения, есть сотрудники на ГПХ и самозанятые, ИП нанимает сотрудников впервые и др.

Ответы на вопросы по представлению отчетности в СФР с 1 января 2023 года.

Специалисты Минтруда рассказали, как правильно заполнить форму ЕФС-1 в различных ситуациях (письмо от 04.04.23 № 14-1/10/В-4784). Например, в ситуации, когда договор ГПХ заключен позже фактического начала работ. Или в случае, когда подрядчик утратил статус самозанятого. Также авторы письма ответили на часто задаваемый вопрос: нужно ли фиксировать в ЕФС-1 начало сделки, заключенной в 2022 году?

Код выполняемой функции необходимо указывать при заполнении сведений о трудовой деятельности (сейчас это подраздел 1.1 формы ЕФС-1, до 2023 года — отчет СЗВ-ТД). Значение выбирают согласно общероссийскому классификатору занятий. Сложность в том, что многих позиций в классификаторе нет. Рассказываем, как найти нужный код.

С 2023 года форма СЗВ-ТД не применяется. Ее заменила единая форма сведений ЕФС-1 . Расскажем, как правильно заполнить и сдать отчет при увольнении работников.

Как заполнить ЕФС‑1 при приёме на работу в 2023 году

После появления Социального фонда у работодателей появился новый отчёт, который объединил в себе старые документы для ФСС и ПФР. Рассказываем, как заполнить новую форму при приёме сотрудника.

Что такое ЕФС-1

ЕФС-1 — это новый отчёт, который ввели после объединения ПФР и ФСС в Социальный фонд России (СФР). Новой формой пользуются с 01.01.2023 г., актуальный бланк утверждён постановлением ПФР от 31.10.2022 г. № 246п.

Новая форма объединяет в себе несколько отчётов:

• СЗВ-ТД — подраздел 1.1 раздела 1;
• СЗВ-СТАЖ — подраздел 1.2 раздела 1;
• ДСВ-3 — подраздел 3 раздела 1;
• 4-ФСС — раздел 2.

Подробно про ЕФС-1 и порядок заполнения мы рассказали в отдельной статье. Далее рассмотрим, как и какие разделы заполнить при приёме на работу нового сотрудника.

Курс молодого работодателя

Начните работать с сотрудниками за 11 уроков

Начать учиться

Как заполнить ЕФС-1 при приёме на работу: пошаговая инструкция

До 2023 г. о новых сотрудниках сообщали в ПФР, сдавая СЗВ-ТД. Чтобы уведомить СФР о приёме работников, ЕФС-1 заполняют не целиком. Нужны лишь некоторые разделы, которые соответствуют отменённому СЗВ-ТД:

• титульный лист,
• подраздел 1 раздела 1,
• подраздел 1.1 раздела 1.

Титульный лист

На титульном листе заполняют сведения о страхователе:

• регистрационный номер в СФР или ПФР;
• полное или сокращённое наименование компании или ФИО предпринимателя;
• ИНН, КПП;
• поля с ОКФС, ОКОГУ и ОКПО оставляют пустыми;
• основной вид деятельности по ОКВЭД;
• ОГРН или ОГРНИП;
• контакты предприятия: номер телефона ответственного сотрудника и адрес электронной почты.

«Сведения о страхователе, за которого предоставляют сведения» в общем случае пропускают. Раздел заполняют, когда компания или ИП направляет информацию по другому работодателю.

Внизу указывают должность руководителя или уполномоченного представителя. Он заверяет сведения личной подписью, ставит расшифровку и печать при наличии. Дата — день сдачи отчёта.

Сведения о сотруднике

В подраздел 1 раздела 1 вносят данные принятого специалиста. Блок включает привычные ФИО, СНИЛС, дату рождения и ИНН. В ЕФС-1 добавили:

1. Статус зарегистрированного лица. Указывают одно из значений:

• ГРФ — граждане РФ;
• ПЖИГ — постоянно проживающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства;
• ВЖИГ — временно проживающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства, а также временно пребывающие на территории РФ лица, которым предоставлено временное убежище;
• ВПИГ — временно пребывающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов);
• ВКС — высококвалифицированные специалисты, временно пребывающие на территории РФ.

2. Гражданство (код страны). Заполняют по Общероссийскому классификатору стран мира, который утверждён Постановлением Госстандарта РФ от 14.12.2001 г. № 529-СТ. Для граждан России — «643». Если у человека нет гражданства, указывают «000».

Сведения о приёме на работу

Подраздел 1.1 раздела 1 — копия табличной части отчёта СЗВ-ТД. Она включает в себя:

1. Порядковый номер записи. Заполняют в порядке возрастания от «1».

2. Дата кадрового мероприятия. Указывают в соответствии с приказом о назначении или иным документом. По временным исполнителям пишут дату заключения гражданско-правового договора.

3. Сведения о мероприятии. Вносят код кадрового мероприятия — «ПРИЁМ», который соответствует заключению трудового соглашения. Для временных исполнителей по ГПД указывают «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ».

4. Сведения о территориальных условиях. Графу заполняют работодатели с Крайнего Севера или района, приравненного к нему:

• РКС — работа в районах Крайнего Севера, в том числе по договорам ГПХ;
• МКС — работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

В остальных случаях графу оставляют пустой.

5. Трудовая функция. Указывают наименование должности по штатному расписанию. Если заключили ГПХ-соглашение, графу оставляют пустой.

6. Код выполняемой функции. Вносят цифровое обозначение должности из Общероссийского классификатора занятий, который утверждён Постановлением Правительства РФ от 10.11.2003 г. № 677. В графу можно вносить коды из пяти знаков, меньше — нельзя.

Для специалистов по ГПХ указывают:

• ДГПХ — договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг).
• ДАВТ — договор авторского заказа.
• ДОИП — договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства.
• ИЗЛД — издательский лицензионный договор.
• ЛДПИ — лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

7. Причина увольнения. При приёме нового сотрудника графу оставляют пустой.

8-10. Документ о кадровом мероприятии. Указывают название, дату и номер — обычно ссылаются на приказ.

11. Признак отмены. В исходном документе графу оставляют пустой — она нужна для исправления ошибок.

Перед таблицей есть блок о заявлении по трудовой книжке. В нём отражают сведения по заявлению о переходе на электронную трудовую книжку.

Образец заполнения ЕФС-1 при приёме на работу

Представим, что ООО «Принцип» 27.02.2023 г. заключило трудовой договор с маркетологом Кудрявцевой Софией Михайловной.

В этом случае отчёте заполним титульный лист

А также подраздел 1 и 1.1 раздел 1:

Когда и как сдавать отчёт

Сведения о приёме на работу сдают не позже следующего рабочего дня после подписания приказа. Например, Софию Михайловну трудоустроили 27.02.2023 г., поэтому ЕФС-1 сдадут до 28.02.2023 г. включительно. Если срок выпадает на выходной или праздник, его переносят на ближайший рабочий день.

Если в организации трудоустроено 10 и более человек, ЕФС-1 разрешено сдавать только в электронном виде. Остальные выбирают формат документа по собственному усмотрению.

Как исправлять ошибки

Для исправления ошибок пользуются графой 11 подраздела 1.1 раздела 1. Представим, что Кудрявцеву Софью Михайловну приняли не 27.02, а 28.02.2023 г. Чтобы направить в СФР достоверные сведения:

1. В исходной строке с данными о кадровом мероприятии в графе 11 ставят «Х».
2. Ниже заполняют новую строку с корректной информацией.

Коротко

1. ЕФС-1 — это новый отчёт, который появился после объединения ПФР и ФСС. В него вошли СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС.
2. При приёме работодатель заполняет и сдаёт не весь ЕФС-1, а титульный лист, подразделы 1 и 1.1 раздела 1.
3. Информацию о приёме нового сотрудника направляют в СФР не позже следующего рабочего дня после подписания приказа.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Как заполнить подраздел 1.3 ЕФС‑1: разъяснения Минтруда

Сведения по подразделу 1.3 формы ЕФС-1 представляли в СФР уже не раз, но вопросы по заполнению по-прежнему остаются. Мы ответили на самые распространенные из них, опираясь на разъяснения Минтруда, утвержденный порядок заполнения ЕФС-1 и собственные знания.

В этой статье:

• Кто должен представлять сведения в подразделе 1.3
• На каких сотрудников не нужно подавать подраздел 1.3
• Какие значение указывать в графах 5, 12, 13 и 15
• Как отразить сведения по нескольким договорам
• Какие данные о выплатах необходимо отражать в подразделе 1.3 за отчетный месяц
• Какой оклад указывать в сведениях в случае индексации «задним числом»
• Как заполнять сведения о размере тарифной части и норме часов, если число занимаемых штатных единиц не равно 1
• Как заполнять сведения о количестве штатных единиц и количестве рабочих часов по педагогическим работникам
• Как отражать отпускные, больничные и выплаты по среднему заработку, предусмотренные ТК РФ

Ищите базовые инструкции по заполнению подраздела 1.3 в статье «Как заполнить сведения о зарплате госработников в ЕФС‑1»​

Кто должен представлять сведения в подразделе 1.3

Минтруд в письме от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784 еще раз напомнил, что подраздел 1.3 ЕФС-1 должны представлять только госучреждения, чей основной ОКВЭД содержится в перечне видов деятельности, утвержденном приказом Минтруда от 02.09.2022 № 507н.

Они одновременно с этим должны быть респондентами по одной из форм статотчетности, утвержденной приказом Росстата от 26.12.2022 N 980:

• ЗП-здрав (ОКУД 606045) — здравоохранение,
• ЗП-культура (ОКУД 0606046) — культура, искусство и кинематография,
• ЗП-наука (ОКУД 606047) — научные учреждения,
• ЗП-образование (ОКУД 0606048) — образование,
• ЗП-соц (ОКУД 606049) — социальные услуги.

На каких сотрудников не нужно подавать подраздел 1.3

Не нужно представлять информацию о работниках, которые в отчетном месяце не выполняли трудовые функции из-за отпусков следующих видов (письмо Минтруда от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784):

• по беременности и родам;
• в связи с усыновлением ребенка;
• по уходу за ребенком;
• без сохранения заработной платы.

Кроме того, в подраздел 1.3 не включаются сведения о лицах, которые оформлены в организации только по договору гражданско-правового характера (п. 6.9 Порядка).

Какие значение указывать в графах 5, 12, 13 и 15

В графе 5 « Код наименования должности (профессии)» указывается код в соответствии с разделом «Коды наименования должности (профессии)…» Классификатора, прилагаемого к Порядку заполнения (п. 6.13 Порядка).

Часто в классификаторе отсутствует наименование должности, которую замещает сотрудник в соответствии со штатным расписанием. В этом случае Минтруд рекомендует указывать наиболее подходящее (наиболее близкое по выполняемым трудовым функциям) обобщенное наименование должности (профессии).

Пример. По штатному расписанию наименование должности — «Старший бухгалтер по расчету заработной платы». В классификаторе такого наименования нет, поэтому, в графе 5 можно указать код С0250, соответствующий должности «Старший бухгалтер».

В графе 12 «Профессиональная квалификационная группа» и графе 13 «Квалификационный уровень» указываются код профессиональной квалификационной группы, к которой относится должность (профессия), и соответствующий ей квалификационный уровень (п. 6.18 Порядка). Значения берутся из раздела «Справочник профессиональных квалификационных групп и квалификационных уровней (КУ)…» Классификатора.

Пример. Должность по штатному расписанию «Педагог-психолог» (в графе 5 указан код П0028) относится к профессиональной квалификационной группе должностей педагогических работников, ей соответствует третий квалификационный уровень (в соответствии с Приказом Минздравсоцразвития от 05.05.2008 N 216Н). Значит, в графе 12 следует указать код «педагогуч-216н», а в графе 13 квалификационный уровень — «3».

Если должность (профессия), чей код указан в графе 5, не включена в профессиональные квалификационные группы (директор, заместитель директора, главный бухгалтер, старший бухгалтер и т.п.), то в графах 12 и 13 указывается ноль. Если должность (профессия), указанная в графе 5, включена в профессиональную квалификационную группу, но для нее не определен квалификационный уровень, то в графе 13 указывается ноль.

В графе 15 «Квалификационная категория, присвоенная по итогам аттестации» указывается значение, соответствующее установленной категории:

• «1» — вторая квалификационная категория;
• «2» — первая квалификационная категория;
• «3» — высшая квалификационная категория.

Если у работника отсутствует квалификационная категория по итогам аттестации, то в графе 15 указывается ноль, даже если Положением об оплате труда работнику установлена надбавка за категорийность.

Сдавайте ЕФС-1 через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Как отразить сведения по нескольким договорам

Если с работником учреждения заключено два договора с идентичными условиями работы, то информацию по этим договорам необходимо объединить в одну запись.

Согласно правилам проверки, в отчете не допускается наличие полного дубликата комбинации, являющейся идентификатором трудового договора для зарегистрированного лица, а именно комбинации значений в записи по графам:

• 2 — «Дата начала» периода работы в отчетном месяце,
• 3 — «Дата окончания» периода работы в отчетном месяце,
• 4 — «Наименование структурного подразделения; OID»
• 5 — «Код наименования должности (профессии)»,
• 8 и 9 — «Код» и «Значение» подраздела «Специальные (отраслевые) условия занятости»,
• 10 и 11 — «Вид» и «Срок» подраздела «Информация о договоре»,
• 12 — «Профессиональная квалификационная группа»,
• 13 — «Квалификационный уровень»,
• 16 — «Число занятых штатных единиц по должности (профессии)»,
• 18 — «Размер фиксированной части в соответствии со штатным расписанием (оклад, сдельная расценка за единицу выработки, часовая тарифная ставка, размер разовой концертной ставки)».

При объединении двух договоров в одну запись необходимо суммировать число штатных единиц, размер фиксированной части по штатному расписанию, фактическое количество рабочих часов, количество специальных часов работы, суммы выплат (значения по графам 16, 18–20, 22, 24–25).

Еще правилами проверки не допускается отражение в отчете сведений о работе одновременно по внутреннему и внешнему совместительству в одной организации. То есть при наличии двух договоров (заполняется две строки сведений) в графе 10 для них не могут быть указаны значения «2» и «3».

Если у данного работодателя с работником заключен трудовой договор по внешнему совместительству, то иные договоры с данным работником у этого работодателя Минтруд рекомендует также заключать по внешнему совместительству. Согласно ст. 60.1 ТК РФ заключать договор по внутреннему совместительству допускается только в случае, если у данного работодателя работник выполняет «основную работу».

Какие данные о выплатах необходимо отражать в подразделе 1.3 за отчетный месяц

На вопрос о том, какие данные о выплатах необходимо отражать в подразделе 1.3 за отчетный месяц: выплаты, начисленные «В» отчетном месяце, или выплаты, начисленные «ЗА» отчетный месяц, — нельзя дать однозначный ответ.

Минтруд обращает внимание, что при подаче подраздела 1.3 за отчетный месяц необходимо представить информацию о заработной плате, начисленной «ЗА» отчетный месяц. То есть при подаче сведений за июнь 2023 года необходимо отразить данные о заработной плате, начисленной «ЗА» июнь 2023 года (суммы, содержащиеся в «расчетном листке» за соответствующий месяц).

А прочие выплаты (квартальные премии, годовые премии, суммы отпускных и т.п.) необходимо отразить в сведениях за отчетный месяц, «В» котором выплата начислена.

Пример. Если годовая премия работнику начислена «В» феврале и отражается в «расчетном листке» за февраль, то эта выплата должна быть отражена в отчете за февраль.

Если сотрудник уходит в очередной отпуск в июле (по графику с 03.07), а отпускные ему начислены и выплачены «В» предыдущем месяце, и отражены в «расчетном листке» за июнь, то соответствующие выплаты должны быть отражены в отчете за июнь.

Когда выплаты были начислены ранее, а в отчетном месяце произведен перерасчет (корректировки, удержания, исправления ошибок, аннулирование выплат), в сведениях за отчетный период это отражать не нужно.

Сведения о всех перерасчетах необходимо подавать дополнительно в подразделе 1.3 с отметкой, что это корректируемые (отменяемые) данные — тип формы «Корректирующая» («Отменяющая»). При этом в поле «Корректируемый (отменяемый) период» указать год и месяц, за который произведен перерасчет.

Какой оклад указывать в сведениях в случае индексации «задним числом»

Если в текущем месяце утверждено штатное расписание с новыми должностными окладами (с учетом индексации), действующее с 1 числа предыдущего месяца, то отражение в отчете за предыдущий месяц размера фиксированной части (в графе 18) зависит от ситуации, сложившейся к моменту представления отчетности:

• Приказ об утверждении новых окладов вступил в действие до дня расчета заработной платы за предыдущий месяц и расчет произведен по новым окладам (например, приказ от 7 числа, расчет з/пл. 10 числа) — сведения представляются с учетом индексации, т.е. в графе 18 указывается новый оклад, а не тот, что указан в трудовом договоре;
• Приказ об утверждении новых окладов вступил в действие после расчета заработной платы за предыдущий месяц и перерасчет с учетом индексации уже произведен (например, расчет з/пл. 5 числа, приказ от 10 числа, перерасчет произведен 17 числа, отчетность представляется 25 числа) — сведения представляются с учетом индексации;
• Приказ об утверждении новых окладов вступил в действие после расчета заработной платы за предыдущий месяц, но перерасчет еще не произведен — сведения представляются без учета индексации. А как только перерасчет будет произведен, необходимо представить сведения с учетом индексации с типом сведений «Корректирующая».

Отчитывайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!

Как заполнять сведения о размере тарифной части и норме часов, если число занимаемых штатных единиц не равно 1

Если работник оформлен не на полную ставку или занимает более одной штатной единицы, то Минтруд рекомендует указывать в графах 18 и 19 значения, пропорциональные числу занимаемых штатных единиц по должности (рассчитывать индивидуальный оклад и норму часов).

Пример. Работник согласно трудовому договору занимает 0,5 штатной единицы. Размер тарифной части в расчете на одну штатную единицу — 20 000 рублей, а норма количества рабочих часов за месяц в расчете на одну штатную единицу в июне 2023 года — 168 часов (при 40-часовой рабочей неделе).

При заполнении подраздела 1.3 за июнь по данному сотруднику в графе 18 следует указать значение 10 000 рублей (20 000 × 0,5), а в графе 19 — значение 84 часа (168 × 0,5).

Как заполнять сведения о количестве штатных единиц и количестве рабочих часов по педагогическим работникам

По педагогическим работникам, которым установлена норма учебной (преподавательской) работы в неделю (например, 18 часов на «ставку» заработной платы в соответствии с Приказом Минобрнауки РФ от 22.12.2014 N 1601) необходимо в графе 16 указывать количество штатных единиц, соответствующее соотношению установленного работнику в соответствии с трудовым договором количества часов учебной (преподавательской) работы в неделю и нормы часов учебной (преподавательской) работы в неделю.

Пример. Если согласно трудовому договору работнику установлено 27 часов учебной (преподавательской) работы в неделю, то количество штатных единиц, занятых по должности, будет составлять 1,5 (27 / 18).

В графе 19 (норма количества рабочих часов в отчетном месяце) необходимо отразить месячное значение количества рабочих часов, установленных работнику, с учетом «не нормируемой» части их педагогической работы исходя из продолжительности рабочего времени для педагогических работников (36 часов в неделю за «ставку» заработной платы, согласно приказу Минобрнауки России от 22.12.2014 N 1601).

Таким образом, в графе 19 необходимо указать значение, рассчитанное по формуле:

Пример

По работнику, которому согласно трудовому договору установлено 27 часов учебной (преподавательской) работы в неделю, и которому установлена пяти дневная рабочая неделя, при подаче отчета за июнь 2023 года в графе 19 необходимо указать следующее значение:

(27 / 18) × (36 / 5) × 21 = 226,8 часа

В графе 20 необходимо отразить фактическое количество отработанных часов педагогическим работником за месяц.

Если в организации отслеживается отработка часов только учебной (преподавательской) работы, то в таком случае, к значению из графы 19 применяется соотношение фактически отработанных часов учебной (преподавательской) нагрузки и установленного количества часов учебной (преподавательской) работы за месяц, рассчитываемое по формуле:

Пример

Если для вышеописанного примера, работник отработал за месяц 60 часов учебной (преподавательской) нагрузки, то факт количества рабочих часов в отчетном месяце в графе 20 примет следующее значение:

226,8 × 60 / (27 / 5 × 21) = 120 часов.

Как отражать отпускные, больничные и выплаты по среднему заработку, предусмотренные ТК РФ

Суммы выплат отражаются в подразделе 1.3 с указанием в графе 23 «Код выплаты» подраздела «Сведения о заработной плате» кодов выплат (п. 6.28 Порядка), которые приведены в разделе «Классификатор выплат, используемый при заполнении формы …».

Ведомство уточнило, что начисленные в отчетном месяце суммы по оплате ежегодного отпуска (основного и дополнительного) и суммы компенсаций за неиспользованные дни отпуска необходимо отражать в подразделе 1.3 в графе 24 «Сумма (руб.)» с указанием в графе 23 «Код выплаты» кода СЗ-01 («Оплата ежегодного отпуска (основного и дополнительного)»).

Суммы, начисленные по оплате иных видов отпусков отражаются с указанием в графе 23 кода СЗ-03 («Оплата иных видов отпусков»).

Начисленные суммы пособия по временной нетрудоспособности за первые три дня и выплаты по среднему заработку за время нахождения в служебной командировке необходимо отражать с указанием кода СЗ-04 («Иные выплаты по среднему заработку»).

Порядок заполнения ЕФС-1

Ранее все работодатели (юридические лица и ИП) должны были уведомлять ПФР о приёме физических лиц на работу в отчёте по форме СЗВ-ТД.

С 1 января 2023 года ПФР был объединён с ФСС в единый Социальный фонд России (СФР). Вследствие этого, форма СЗВ-ТД более не применяется. Вместо неё была утверждена новая единая форма отчетности — ЕФС-1.

Порядок заполнения формы ЕФС-1 определен Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 №245п.

Форма ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух разделов, каждый из которых включает в себя подразделы.

При приёме на работу нового сотрудника работодатель в форме ЕФС-1 должен заполнить:

• титульный лист;
• раздела 1, подраздел 1;
• раздела 1, подраздел 1.1.

Титульный лист

Здесь необходимо указать сведения о работодателе, а именно:

• Регистрационный номер страхователя (данный номер обычно содержится в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП в разделе «Сведения о регистрации в качестве страхователя»).
• Полное наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя,
• ИНН организации или ИП. У организации ИНН состоит из 10 знаков, поэтому в форме в последних двух клеточках поля ИНН ставятся прочерки.
• КПП указывается только для юридических лиц (у ИП такой показатель отсутствует).
• Основной код ОКВЭД для новых организаций указывается согласно ЕГРЮЛ, начиная со второго года деятельности — основной ОКВЭД, подтвержденный в установленном порядке.
• ОГРН юридического лица или ОГРНИП для индивидуального предпринимателя. Для организации в первых двух ячейках проставляем нули.
• Номер контактного телефона — городской или мобильный номер телефона с кодом города или оператора сотовой связи соответственно. Цифры заполняются в каждой ячейке без применения знаков тире и скобка.
• Адрес электронной почты — заполняется без пробелов, запятых и других знаков препинания, допускаются только точки или тире.
• Наименование должности руководителя (уполномоченного представителя страхователя), его подпись и расшифровка подписи.

Раздел 1, подразделы 1 и 1.1.

В подразделе 1 укажите анкетные данные работника:

• СНИЛС — должен состоять из 11 цифр по формату XXX-XXX-XXX XX.
• ИНН сотрудника (при наличии).
• Фамилия, имя, отчество указываются на русском языке в именительном падеже. Указание инициалов не допускается.
• Дата рождения (число и год записываются цифрами, месяц — прописью).
• Код категории застрахованного лица и код страны его гражданства. Код страны заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира, а для лиц без гражданства указывается код «000».

Код категории застрахованного лица может быть одним из следующих:

• ГРФ — гражданин РФ;
• ПЖИГ — иностранный гражданин или лицо без гражданства, постоянно проживающие на территории РФ;
• ВЖИГ — иностранный гражданин или лицо без гражданства, временно проживающие на территории РФ, а также временно пребывающие на территории РФ граждане, которым предоставлено временное убежище в соответствии с ФЗ “О беженцах”;
• ВПИГ — иностранный гражданин или лицо без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов), временно пребывающие на территории РФ;
• ВКС — иностранный гражданин или лицо без гражданства из числа высококвалифицированных специалистов в соответствии с ФЗ от 25 июля 2002 г. N 115-ФЗ, временно пребывающие на территории РФ.

В подразделе 1.1. перечисляем сведения о трудовой деятельности работника:

• Графа 1 заполняется сквозной нумерацией (1, 2, 3 и т.д.).
• Графа 2 — дата приёма на работу в формате «дд.мм.гггг».
• Графа 3 — наименование кадрового мероприятия: в случае приёма на работу указывается: ПРИЕМ.
• Графа 4 — отметка о работе в районах Крайнего Севера или приравненных к нему местностях. Указывается либо код РКС (работа в районах Крайнего Севера), либо код МКС (работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера);
• Графа 5 — наименование должности, специальности сотрудника согласно штатному расписанию и трудовому договору. Если сотрудник работает на данной должности по совместительству, в этом поле делается отметка об этом.
• Графа 6 — код выполняемой функции (в формате «ХХХХ.Х»). Код указывается в соответствии с Общероссийским классификатором занятий (принят и введен в действие Приказом Росстандарта от 12.12.2014 N 2020-ст). Если в классификаторе нет должности работника, при указании кода профессии следует руководствоваться его основными должностными обязанностями и указывать код одной из смежных профессий с похожим функционалом. Если трудовых функций у сотрудника несколько, укажите код той, которая занимает большую долю времени.
• Графа 8, 9 и 10 — данные документа, подтверждающего оформление трудовых отношений: наименование документа, дата и номер документа (приказа, распоряжения или иного документа). Если организация отказалась от оформления приказов о приёме на работу, то в этих графах указываются данные трудового договора.