Какие документы оформляют при приеме на работу

Прием на работу: порядок оформления документов приема на работу

-Получение необходимых для приема на работу документов.

-Ознакомление работника с локальными нормативными актами организации.

-Заключение трудового договора.

-Издание приказа о приеме на работу.

-Оформление личного дела сотрудника.

— Внесение записи в трудовую книжку.

Рассмотрим подробнее каждый из этапов.

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Перечень документов, которые работник кадровой службы вправе потребовать от претендента на вакантную должность:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на условиях совместительства;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования ( СНИЛС);

— Свидетельство ИНН (если есть)

— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

-Справки с предыдущего места работы (2-НДФЛ)

-Справку с основного места работы, если оформляется совместитель

[/SIZE] Документы, предъявляемые при заключении трудового договора с иностранным сотрудником:

-документ, который удостоверит личность кандидата (паспорт или другие документы с фотографией),

-договор о добровольном медстраховании, который является действительным на российской территории (он должен обеспечивать оказание гражданину неотложной медико-санитарной помощи),

-разрешение на работу или, в отдельных случаях, патент,

-разрешение на проживание, в ситуации, когда договор заключается с лицами без гражданства или проживающими временно в РФ,

-вид на жительство, при заключении договора с лицом без гражданства или иностранным гражданином, которые постоянно проживают в РФ.

-трудовая книжка (за исключением ситуации, когда поступают на работу в первый раз),

-пенсионное свидетельство (при устройстве на работу в первый раз (до этого не работал), данное свидетельство оформляет работодатель),

-подтверждающая квалификацию и образование документация — свидетельства, дипломы или аттестаты.

Локальные нормативные акты организации

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Возможны несколько вариантов подтверждения ознакомления работника с такими документами:

— роспись в журнале (работник должен расписаться за ознакомление с каждым локальным нормативным актом);

— роспись на листе ознакомления (он прошивается и скрепляется печатью вместе с соответствующим локальным нормативным актом);

— роспись в трудовом договоре (в этом случае локальный нормативный акт должен являться приложением к трудовому договору и копия данного документа выдается работнику).

Напомним, что нормы таких документов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством.

Заключение трудового договора

Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не указан день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий день после вступления договора в силу. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Если трудовой договор не был заключен, а работник фактически был допущен к работе, не позднее трех дней с даты допущения его к работе необходимо оформить трудовой договор в письменной форме.

Особо отметим, что трудовой договор должен составляться в двух экземплярах: один выдается работнику, второй хранится в отделе кадров. На последнем работник должен своей подписью подтвердить получение им экземпляра трудового договора. Рекомендуем оформлять это записью в конце трудового договора: «Экземпляр трудового договора получил» /подпись, расшифровка/.

Приказ о приеме на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Такой порядок необходим в целях защиты прав работника, поскольку трудовым договором определяются права и обязанности сторон и, если стороны пришли к согласию, издается приказ. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись не позднее трех дней со дня фактического начала работы. Кроме того, по требованию работника работодатель обязан выдать надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Такое требование может быть выражено и в устной, и в письменной форме.

Даты составления приказа о приеме на работу, заключения трудового договора, а также начала работы не обязательно совпадают. Так, дата начала работы может быть более поздней по сравнению с той, когда заключен трудовой договор и оформлен приказ. Однако, если приказ издан более поздним числом, нежели заключен трудовой договор, это является нарушением трудового законодательства.

Оформление личного дела сотрудника

На сотрудника заводится личное дело, присваивается табельный номер и заводится личная карточка.

Личные дела сотрудников, включая приказы, документы по его зарплате хранятся в архиве 75 лет.

Это делается в целях сохранения документов-оснований исчисления трудового стажа для начисления в будущем пенсии по старости.

Внесение записи в трудовую книжку

Обратим внимание на сроки внесения записей. Статьей 66 ТК РФ установлено, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Это означает, что, если работник проработал у работодателя менее пяти дней, запись в трудовую книжку можно не вносить.

Если работник принят на работу впервые, трудовую книжку необходимо оформить в его присутствии не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Необходимо помнить, что при приеме трудовой книжки от работника и при оформлении новой трудовой книжки об этом делается отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Какие документы могут потребовать при устройстве на работу?

При устройстве на работу нужно представить паспорт, трудовую книжку, документ об образовании и иные документы. Запрещается требовать документы помимо предусмотренных законодательством, однако гражданин может представить их добровольно.

Перечень обязательных документов

При устройстве на работу работодатель вправе потребовать (ч. 1 ст. 65, ч. 2 ст. 331 ТК РФ; ст. 7 Закона от 01.04.2019 N 48-ФЗ; п. 9 ч. 1 ст. 10 Закона от 09.02.2007 N 16-ФЗ; ч. 2 ст. 16 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ; п. 87 Административного регламента, утв. Приказом МВД России от 27.09.2019 N 660; п. 76 Административного регламента, утв. Приказом МВД России от 02.11.2020 N 746; Письмо МВД России от 26.07.2018 N 1/8552, Минтруда России от 06.07.2018 N 14-2/10/В-4658, Минкомсвязи России от 06.07.2018 N АК-П13-062-14725):

1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2. трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые или гражданин поступает на работу на условиях совместительства;
3. документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;
4. документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
5. документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
6. справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергавшиеся уголовному преследованию, например, с педагогической деятельностью — в бумажном виде или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица МВД России;
7. справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, подвергнутые такому наказанию (например, работа, непосредственно связанная с обеспечением транспортной безопасности, или работа по должности специалиста авиационного персонала), — в бумажном виде или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица МВД России.

При заключении трудового договора перечисленные документы, по общему правилу, могут быть предъявлены лицом, поступающим на работу, в форме, согласованной с работодателем, в том числе в форме электронных документов, если работодатель использует электронный документооборот (ст. 22.2 ТК РФ).

Перечень дополнительных документов для отдельных категорий работников

В отдельных случаях с учетом специфики работы при заключении трудового договора необходимо предъявить дополнительные документы, в частности (ч. 3, 4 ст. 63, ст. ст. 65, 283, 324, 327.3 ТК РФ; ст. 2, п. 4 ст. 13, п. 1 ст. 13.3 Закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ; п. 1 ст. 8 Закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ; п. 11.3 Перечня, утв. Приказом Минтруда России N 988н, Минздрава России N 1420н от 31.12.2020; Постановление Правительства РФ от 22.07.2013 N 613; п. 3 Приложения к Приказу Минпросвещения России от 18.09.2020 N 508; Доклад, утв. Рострудом):

1. письменное согласие одного из родителей (попечителя) на заключение трудового договора с лицом, не достигшим возраста 15 лет;
2. разрешение органа опеки и попечительства на заключение трудового договора с лицом, не достигшим возраста 14 лет, а также письменное согласие органа опеки и попечительства или иного законного представителя на заключение трудового договора с лицом из категории детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, достигшим возраста 14 лет;
3. справку о характере и условиях труда по основному месту работы — для внешних совместителей при приеме на работу с вредными и (или) опасными условиями труда;
4. медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях — для лиц, привлекаемых на работу в указанные районы и местности из других территорий;
5. договор (полис) ДМС — для временно пребывающих в РФ высококвалифицированных специалистов, за некоторыми исключениями;
6. разрешение на работу или патент — для временно пребывающих в РФ иностранных граждан и лиц без гражданства, за некоторыми исключениями;
7. разрешение на временное проживание, разрешение на временное проживание в целях получения образования или вид на жительство — соответственно для временно или постоянно проживающих в РФ иностранных граждан, за некоторыми исключениями;
8. сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера (своих, супруги (супруга), несовершеннолетних детей) — для лиц, претендующих на замещение должностей в организациях, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством РФ;
9. характеристику обучающегося и справку о периоде обучения, выданные организацией, осуществляющей образовательную деятельность, в которой он обучается, — для лиц, обучающихся по образовательным программам высшего образования, при допуске их к занятию педагогической деятельностью по общеобразовательным программам.

Обратите внимание! При устройстве на работу работодатель не вправе требовать от вас представить документы, помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Вместе с тем вы можете представить их по своей инициативе (ч. 3 ст. 65 ТК РФ).

Перечень дополнительных документов, представляемых по инициативе работника

К документам, которые может дополнительно затребовать работодатель и которые гражданин может предоставить по собственной инициативе, относятся:

• свидетельство о присвоении ИНН (п. 1 ст. 83, п. 2 ст. 84 НК РФ). Налоговые органы не вправе отказать налоговому агенту в приеме представляемой в налоговый орган налоговой отчетности, в которой в сведениях об отдельных физических лицах — получателях доходов не указан ИНН по причине его отсутствия (Письмо МНС России от 27.02.2001 N БГ-6-12/169@), поэтому свидетельство о присвоении ИНН к обязательным при устройстве на работу документам не относится;
• свидетельства о рождении детей. Эти документы потребуются, если гражданин планирует получать вычеты по НДФЛ, пользоваться гарантиями и компенсациями, предусмотренными для работников, имеющих детей (ст. ст. 254 — 263, 264 ТК РФ; пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ);
• сведения о себе, необходимые работодателю и территориальному органу ФСС РФ для выплаты страхового обеспечения (ч. 1 ст. 2.2, ч. 13 ст. 13 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ).

«Электронный журнал «Азбука права», актуально на 22.08.2023

Другие материалы журнала «Азбука права» ищите в системе КонсультантПлюс.

Наиболее популярные материалы «Азбуки права» доступны в мобильном приложении КонсультантПлюс: Студент.

Какие документы нужны для трудоустройства?

В первую очередь нужен общегражданский паспорт. В случае его отсутствия можно предъявить другой документ, удостоверяющий вашу личность, в котором есть фотография, — загранпаспорт или водительские права.

1. Паспорт
   В первую очередь нужен общегражданский паспорт. В случае его отсутствия можно предъявить другой документ, удостоверяющий вашу личность, в котором есть фотография, — загранпаспорт или водительские права.
2. Регистрация по месту пребывания
   Согласно Трудовому кодексу работодатель не вправе отказывать в трудоустройстве гражданину, не имеющему регистрации, за исключением иностранных граждан. На практике компании редко принимают на работу персонал без регистрации, особенно если должность предполагает материальную ответственность. Советуем решить этот вопрос заранее: выяснение отношений на стадии оформления на работу — не лучший способ сделать карьеру.
3. Трудовая книжка
   Официальное трудоустройство подразумевает наличие у сотрудника трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка должна быть у каждого сотрудника, проработавшего в организации более 5 дней, если это место работы для него основное). Помните, что работодатель не имеет права требовать у вас трудовую книжку, если в данную организацию вы устраиваетесь по совместительству. Если это ваше первое место работы, специалист по работе с кадрами сам оформит такой документ.
4. ИНН и пенсионное свидетельство
   Действующее законодательство не обязывает гражданина, не являющегося индивидуальным предпринимателем, получать индивидуальный номер налогоплательщика. Соответственно, требовать наличия ИНН работодатель не вправе. Но если вас всё же просят предъявить такой документ, его можно быстро оформить в налоговой инспекции по месту жительства. А вот оформление страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, если вы устраиваетесь на работу впервые, — это забота работодателя.
5. Документы воинского учёта
   Документы воинского учёта являются обязательными к предъявлению для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (в нашей стране это мужчины в возрасте от 18 до 27 лет). Для призывников это удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Граждане, пребывающие в запасе, должны предъявить военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета.
6. Дипломы и свидетельства
   Документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний нужны при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. В случаях, когда вы устраиваетесь на работу не по специальности, в таких документах нет необходимости.
7. Медицинская книжка
   Медицинская книжка нужна только работникам определённых сфер деятельности — торговли, образования, медицины, общепита. Оформляется этот документ центрами государственного санитарно-эпидемиологического надзора. Помните, что если вы претендуете на работу в торговле, детских учреждениях и т.п., то отсутствие медкнижки будет причиной для отказа в оформлении на работу.

В отдельных случаях с учётом специфики работы Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Перечень всех необходимых для заключения трудового договора документов закреплён в Трудовом кодексе (статья 65). Требовать какие-либо другие документы, не входящие в этот список, работодатель не вправе.

Документы при приеме на работу
в 2023 году

Какие документы нужны при приеме на работу

Сопроводительное письмо
Показать еще
Электронные трудовые книжки

Существуют разные варианты оформления трудовых отношений с сотрудником. Самый частый — наем по трудовому договору. Статья 58 ТК РФ выделяет два вида трудового договора: срочный и бессрочный. Первый заключается, если деятельность сотрудника ограничена по времени. Например, при проведении сезонных работ или услуг по ремонту. Если сотрудника принимают в штат на постоянную работу, заключается бессрочный трудовой договор. Его действие прекращается по решению одной из сторон.

Также существует договор гражданско-правового характера (ГПХ). Основное его отличие от трудового заключается в том, что деятельность исполнителя направлена на конкретный результат. Оформление по ГПХ не предполагает закрепления за исполнителем конкретной должности и обязанностей.

Для всех перечисленных видов оформления требуется примерно одинаковый комплект документов. Рассмотрим самый частый вид оформления — в штат по трудовому договору.

Обязательные документы

Перед оформлением и подписанием трудового договора будущий сотрудник, согласно 65-й статье Трудового Кодекса РФ, должен предъявить:

• Паспорт.
• Трудовую книжку. Если ее нет, работодатель оформляет ее сам.
• СНИЛС в виде пластиковой карточки или уведомления из ПФР. Данные СНИЛС можно подавать в электронном виде; с 2019 года наличие пластиковой карты необязательно.
• Диплом или свидетельство об образовании.
• Документы воинского учета (для военнообязанных).
• Справку о судимости или административном наказании за употребление наркотических веществ или об отсутствии таковых.

При оформлении по договору ГПХ потребуются паспорт, номер СНИЛС, ИНН. Также работодатель может запросить документ, подтверждающий наличие образования.

При устройстве на работу подростка 14-18 лет к этим документам добавляется согласие родителя или опекуна в письменной форме.

Стоит отметить и изменения, коснувшиеся удаленных сотрудников. С начала 2021 года, по закону №407-ФЗ от 08 декабря 2020 года, трудовой договор с дистанционными работниками может заключаться удаленно в виде электронных документов.

Вместе с указанным комплектом бумаг работник подает заявление на имя руководителя компании с просьбой принять его на работу.

Дополнительные документы

Помимо документов, обозначенных в Трудовом кодексе, работодатель может потребовать другие бумаги, которые подтверждают профессиональную пригодность будущего сотрудника. Среди них может быть портфолио или справка от врача о пригодности к конкретному виду деятельности. При оформлении на государственную службу требуют также сведения о доходах за прошедший год и о собственном имуществе.

По своему усмотрению соискатель может предоставить работодателю рекомендации с прошлого места работы, документы, которые позволяют претендовать на льготы, свидетельства о рождении детей. Последние нужны для получения налогового вычета.