Какой номер чека указать в авансовом отчете?
Добрый день!
Подскажите пожалуйста какой номер чека указывать в авансовом отчете:№ чека и/или №ФД,если я поставлю не «№чека»,а №ФД будет ли это считаться ошибкой?
Спасибо!
25 У меня такой же вопрос
Консультант
Добрый день.
В авансовом отчёте нужно указать реквизиты, позволяющие однозначно определить документ, по которому принимаются расходы.
Цитата (АМАДД): если я поставлю не «№чека»,а №ФД будет ли это считаться ошибкой?
Нет, потому что по нему тоже можно однозначно идентифицировать кассовый чек, номера ФД не повторяются.
Чек как заменитель НН
По общим правилам налоговый кредит по НДС у покупателя подтверждается налоговой накладной, полученной от продавца и зарегистрированной в ЕРНН. Но основанием для начисления сумм НДС, относящихся к составу НК без получения НН, могут быть и другие документы, в частности, кассовый чек. О порядке его НДС-учета и поговорим в данной статье.
Дзюба Наталия, налоговый эксперт
Среди перечня документов из п. 201.11 НКУ, по которым начисленная в них сумма НДС может быть включена в состав налогового кредита, в его п.п. «б» названы кассовые чеки. Причем, сам перечень исчерпывающий, поэтому не всякий чек может быть заменителем налоговой накладной (НН). В первую очередь должны быть соблюдены требования, установленные к такому документу, и его форма. С этого и начнем.
Форма чека
Как прописано в п.п. «б» п. 201.11 НКУ, кассовый чек должен обязательно содержать сумму полученных товаров/услуг, общую сумму начисленного НДС, а также в нем должны быть указаны фискальный номер и налоговый номер поставщика.
То есть по сути речь идет о фискальном кассовом чеке на товары (услуги) (далее — кассовый чек). Если заглянуть в п. 1 разд. II Положения № 13*, то это
расчетный документ, напечатанный РРО при проведении расчетов за проданные товары или предоставленные услуги
А форма № ФКЧ-1 кассового чека приведена в приложении 1 к Положению № 13.
Так что с целью отражения налогового кредита кассовый чек должен содержать определенный набор реквизитов, не только названных в п. 201.11 НКУ, но и тех, которые перечислены в п. 2 разд. II Положения № 13, а также в п. 2 Порядка № 1224.
А если расчеты за товар (услугу) проведены через терминал с использованием платежной карточки платежного терминала, соединенного или совмещенного с РРО, то кассовый чек должен иметь дополнительные реквизиты, перечисленные в п. 6 разд. II Положения № 13.
Чеки иной формы, в том числе и нефискальные, либо товарные чеки, выданные субъектами хозяйствования, работающими без РРО, не будут основанием для отражения НК.
Суммовой критерий по чеку
В п. 201.11 НКУ дополнительно для кассовых чеков установлен некий «предел-критерий», пропускающий указанную в них сумму НДС в состав НК.
С целью отражения сумм НДС из чеков в составе НК, сумма полученных товаров/услуг не может превышать 200 грн. за день (без учета НДС).
Как этот критерий применять? Все очень просто: собираем все чеки, датированные одной датой, и проверяем их на соответствие критерию. Для НК подойдет только тот чек или несколько чеков за один день — общая сумма по которым не превышает 200 грн. (без НДС). Только они будут подпадать под определение «заменителей НН», являясь основанием для отражения указанных в них сумм НДС в составе НК.
Так, например, у предприятия есть три кассовых чека, датированных 11.07.2016 г. Сумма первого чека — 120 грн. (в том числе НДС — 20 грн.), сумма по второму чеку — 60 грн. (в том числе НДС — 10 грн.), а сумма по третьему чеку — 180 грн. (в том числе НДС — 30 грн.). Так вот предприятие вправе принять для отражения НК только два чека, причем более «выгодный» вариант — третий и второй чеки, общая сумма по которым (50 грн. и 150 грн. без НДС) как раз полностью впишется в «чековый критерий» — 200 грн. (без НДС) за один день.
Другое дело «большой» чек. Он не товарищ НК. Так, если сумма НДС в одном чеке превышает указанный лимит в 200 грн. (без НДС), то по нему нельзя отражать налоговый кредит. Не получится отразить его по такому чеку и частично, т. е. в пределах 200 грн. (см. подкатегорию 101.14 БЗ).
Абсолютно вся сумма НДС из «большого» кассового чека на покупку товаров/услуг выше 200 грн. (без НДС) не подходит для участия в составе НК
Так, например, если общая сумма в чеке составила 300 грн. (в том числе НДС — 50 грн.), то отнести в налоговый кредит нельзя не только 50 грн. НДС, но и часть этой суммы НДС в размере 40 грн. (200 х 20 %). Весь НДС из «большого» чека не попадет в НК.
Дата признания НК
Датой формирования НК на основании документов — заменителей НН, и в частности кассового чека, является дата подачи авансового отчета, а не дата, указанная в кассовом чеке (см. консультацию в подкатегории 101.14 БЗ, а также письмо ГФСУ от 09.06.2015 г. № 11999/6/99-99-19-01-01-15 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 53, 54). И мы полностью согласны с этим, ведь кассовые чеки на предприятие поступают исключительно через подотчетных лиц, сделавших покупки по поручению и за счет такого предприятия.
Правда, изначально налоговики определяли дату НК для кассовых чеков по-другому, настаивая, что датой отражения налогового кредита должна быть дата, указанная в кассовом чеке, независимо от даты подачи отчета работником (см. письмо ГНСУ от 21.03.2013 г. № 116/4/15-33-13 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 41, с. 37). Однако, как видим, теперь это заблуждение полностью нивелировано.
Единственное уточнение, которое хотелось бы сделать, — ориентироваться в этом деле советуем все же не на дату подачи авансового отчета, а на дату его утверждения руководителем (так надежнее, а налоговики, скорее всего, просто не придали этому значения).
НК по кассовым чекам, предоставленным подотчетным лицом, отражается на дату утверждения авансового отчета
Так, например, работник предприятия подал авансовый отчет в бухгалтерию 01.07.2016 г., который в тот же день был утвержден руководителем предприятия. К отчету приложены кассовые чеки на сумму 120 грн. (в том числе НДС — 20 грн.), датированные 29.06.2016 г. Так что ориентируясь на дату утверждения авансового отчета, НДС из таких чеков следует показать в составе НК в декларации за июль 2016 года.
Сколько чеков по авансовому отчету включать в НК
Определять суммовой критерий для включения сумм НДС в налоговый кредит следует по тем датам, которые указаны в чеках, независимо от того, когда был составлен авансовый отчет. Ведь в п. 201.11 НКУ в качестве ограничения речь идет о сумме приобретенных товаров за день, т. е. о дате их приобретения.
Налоговики так же подходят к этому вопросу, считая, что ограничение относительно суммы расчетов в 200 грн. (без НДС) касается всех проведенных расчетов на протяжении дня и не зависит от даты подачи отчета работниками (см. письмо ГНСУ от 21.03.2013 г. № 116/4/15-33-13 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 41, с. 37, а также консультацию в подкатегории 101.14 БЗ).
В НК попадут все кассовые чеки, сумма полученных товаров/услуг по которым за каждый день пребывания лица в командировке не превысила 200 грн. (без учета НДС)
Включая покупки за наличные и безналичные средства (т. е. с корпоративной карты). А не по всем покупкам, указанным в таком авансовом отчете в целом.
Так, например, работник предприятия приложил к авансовому отчету два чека. Один чек датирован 11.07.2016 г. на сумму 180 грн. (в том числе НДС — 30 грн.), второй чек датирован 12.07.2016 г. на сумму 240 грн. (в том числе НДС — 40 грн.). Авансовый отчет утвержден 18.07.2016 г. Так вот, на 18.02.2016 г. предприятие будет вправе увеличить НК по этим кассовым чекам на общую сумму 70 грн., так как каждый из них на свою дату вписался в «чековый» критерий — 200 грн. (без НДС).
Чек в декларации по НДС
Те чеки, которые плательщик вправе показать в составе НК (до 200 грн. без НДС за день), в ЕРНН не регистрируются. У них свой НДС-учет: такие чеки плательщик сперва должен занести в Реестр документов (п. 201.11 1 НКУ, подробнее о нем см. далее на с. 22 этого номера), и далее уже из Реестра документов каждый «подходящий» для НК чек попадет в декларацию по НДС и приложение Д5.
Приложение Д5. Отражая НК на основании чека, в кол. 2 «Постачальник (індивідуальний податковий номер)» таблицы 2 раздела II «Податковий кредит» приложения Д5 следует указать ИНН поставщика — плательщика НДС из кассового чека (см. подкатегорию 101.20 БЗ). В кол. 3 — период составления кассового чека, т. е. вписывать следует не дату авансового отчета, а дату, указанную в чеке. В кол. 4 и 5 — соответственно объем поставки (без НДС) и саму сумму НДС из чека.
Декларация по НДС. А уже из приложения Д5 сумма НК по чеку в составе строки «Усього» попадет в строку 10.1 Декларации по НДС.
А вот сумму НДС из «больших» чеков, в которых общая сумма полученных товаров/услуг превышает 200 грн., отнести в состав НК плательщик не вправе. Так вот, как поясняют налоговики, такие чеки ни в приложении Д5, ни в разделе ІІ декларации по НДС не отражаются (см. подкатегорию 101.14 БЗ).
Сегодня — чек, завтра — НН
Покупая товары за наличные средства на сумму, превышающую 240 грн. за день, уполномоченное (подотчетное) лицо плательщика НДС должно потребовать у продавца предоставить НН. Ведь только в этом случае плательщик сможет включить всю уплаченную сумму НДС в состав НК.
А как быть в ситуации, когда покупатель сперва взял «неподходящий» кассовый чек, а через некоторое время (день, два . десять) спохватился и требует предоставить ему НН? Обязан ли поставщик выписать НН в ответ на такое «запоздавшее» требование покупателя? Давайте разберемся, что ожидает стороны в этой ситуации.
Начнем с поставщика. Продавая товар, поставщик обязан в установленный срок (т. е. на дату возникновения налоговых обязательств — возможность составления НН на другую дату Кодексом не предусмотрена) составить НН, зарегистрировать ее в ЕРНН и предоставить покупателю по его требованию (пп. 201.1 и 201.10 НКУ).
Согласно п. 14 Порядка № 1307 в случае предоставления плательщику налога кассовых чеков, содержащих сумму поставленных товаров/услуг и общую сумму начисленного налога (с определением фискального и налогового номера поставщика), поставщиком составляется «итоговая» НН (если налоговая накладная не была составлена на эти операции).
Следовательно, если при поставке товаров/услуг за наличный расчет плательщику НДС был выдан чек РРО, то независимо от суммы НДС, указанной в чеке, плательщик обязан по требованию покупателя (получателя) предоставить ему НН, но только в день выдачи кассового чека. В таком случае составленная НН не учитывается в «итоговой» НН.
Теперь что касается покупателя.
Требовать от поставщика НН вместо чека РРО следует сразу же в день осуществления покупки. На следующий день требовать НН от продавца покупатель не вправе
Заметим, налоговики настаивают, что продавец не имеет законодательных оснований осуществить замену ранее выданных им чеков на одну или несколько НН по требованию покупателя, если он не сделал это в день выдачи кассового чека (см. «Вестник налоговой службы Украины», 2012, № 32, с. 5).
Отказ продавца выдать НН вместо ранее выданного им кассового чека на следующий день будет вполне обоснован. Кроме того, у покупателя нет основания подать на поставщика заявление с жалобой (приложение Д8) и «наградить» его штрафом по п. 120 1 .4 НКУ.
Потеряли чек
Подотчетное лицо, отчитываясь после командировки, не нашло у себя один кассовый чек. Сумму, не подтвержденную документом, работник возместил.
Как быть работнику — подотчетному лицу: можно ли получить дубликат чека и вернуть свои деньги? Бежать и обращаться к продавцу за дубликатом утерянного кассового чека не стоит.
Во-первых, как обращают внимание сами налоговики: требования к субъектам хозяйствования насчет восстановления расчетных документов, которые были утрачены потребителем, Законом об РРО не предусмотрены (см. письмо ГУ ГФС в Одесской области от 21.12.2015 г. № 7399/9/15-32-22-06-07).
Во-вторых, продавец дубликат кассового чека все равно не выдаст, даже если бы и захотел. А все потому, что при распечатке Z-отчета происходит обнуление регистров дневных итогов оперативной памяти. Хотя сам Z-отчет содержит итоги расчетных операций за реализованные товары (предоставленные услуги) по каждому указанному коду отдельно с момента программирования товара (услуги) с указанием его наименования, реализованного количества, буквенного обозначения ставки НДС и общий итог расчетных операций за реализованные товары (см. подкатегорию 109.10 БЗ).
То есть распечатка дубликата фискального чека в случае его утери функциями РРО и нормами действующего законодательства не предусмотрена.
Поэтому в случае утери восстановить кассовый чек не получится. Не получится «задним числом» потребовать от продавца и НН (смотри выше). Так что ничего не остается, как подотчетному лицу принять на себя не подтвержденные документально расходы.
Если чек нашелся
Правда, некоторым везет, и чек в конце концов может быть найден. Так вот, если вдруг подотчетное лицо спустя некоторое время (даже длительный период — больше года) все-таки обнаружит утерянный чек, то по нему вполне можно доотчитаться. Тогда предприятие по этому чеку сможет показать НК. Однако здесь следует учесть некоторые особенности такого восстановления.
Во-первых, учитывая, что изначально авансовый отчет был подан и утвержден без этого кассового чека, работнику «прикрепить» кассовый чек следует не к старому авансовому отчету, а составить и подать новый авансовый отчет и приложить к нему найденный кассовый чек.
Во-вторых, как только авансовый отчет будет утвержден и будет установлено, что кассовый чек вписывается в «чековый критерий» (определяя, вписывается ли кассовый чек в установленные рамки, смотрим на дату его составления и проверяем, не было ли в этот день других чеков), сумму НДС он должен показать в составе НК декларации за текущий период.
Возможность отразить НК по чеку не растягивается на 365 дней, как это предусмотрено для НН абзацем четвертым п. 198.6 НКУ
НК по чеку не отодвигается. Иначе, если вы отложите НК на потом, вам не избежать ошибки (подробнее см. консультацию налоговиков в подкатегории 101.14 БЗ // «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 45, с. 5).
Чек вовремя не попал в НК
Другое дело, когда авансовый отчет под кассовый чек утвержден, но сам чек затерялся в бухгалтерии и нашелся спустя некоторое время. Либо же бухгалтер по ошибке решил отложить НК по нему на потом, не показав его в составе НК в периоде утверждения авансового отчета.
И в первой, и во второй ситуации НК по затерянно-найденному/отложенному чеку можно восстановить через механизм исправления ошибки путем подачи уточняющего расчета (УР) к декларации по НДС за период, в котором был утвержден авансовый отчет.
Если плательщиком НДС в периоде возникновения права на НК ошибочно не были включены в состав налогового кредита суммы НДС на основании документов, которые без получения НН дают право на НК, то такой плательщик указанные суммы налога может включить в состав НК путем подачи за отчетный период, в котором возникло такое право, УР (с учетом сроков давности, предусмотренных ст. 102 НКУ) (см. подкатегорию 101.14 БЗ).
Так что главное, чтобы такое исправление вписывалось в рамки 1095 дней с даты, следующей за последним днем подачи ошибочной декларации (т. е. той, в которой не был учтен обнаруженный чек).
Причем к такому УР придется обязательно составить и уточняющее приложение Д5. Наново полностью перезаполнять его не нужно, достаточно будет сделать пару записей в таблице 2 раздела II «Податковий кредит»:
— отдельной строкой добавить запись по найденному чеку (указать ИНН поставщика из чека, период его составления, а также объем поставки по чеку (без НДС) и саму сумму НДС;
— сумму чека указать и в строке «Усього».
Бухучет «больших» и «маленьких» чеков
Согласно п. 3 Инструкции № 141 суммы НК по НДС, указанные в должным образом оформленных кассовых чеках, суммы начисления по которым не превышают 200 грн. (без НДС) в день, отражаются по дебету субсчета 641 «Расчеты по налогу на добавленную стоимость» в корреспонденции с кредитом субсчета 372 «Расчеты с подотчетными лицами» и субсчета 685 «Расчеты с прочими кредиторами».
Сумма полученных товаров/услуг по кассовому чеку более 200 грн. (без НДС) не дает права отнести в налоговый кредит входящий НДС без налоговой накладной. Так что сумму НДС, в зависимости от объекта покупки, придется включить:
— в первоначальную стоимость объекта ОС (п. 8 П(С)БУ 7 «Основные средства»);
— в первоначальную стоимость объекта нематериальных активов (п. 11 П(С)БУ 8 «Нематериальные активы»);
— в первоначальную стоимость приобретенных запасов (п. 9 П(С)БУ 9 «Запасы»);
— по работам/услугам — в расходы (П(С)БУ 16 «Расходы»).
Пример. Работник отдела сбыта после командировки предоставил авансовый отчет и приложил к нему чеки РРО: один чек, составленный 11.07.2016 г. на сумму 240 грн. (в том числе НДС — 40 грн.) при покупке МБП, а во второй чек, составленный 12.07.2016 г., — на сумму 300 грн. (в том числе НДС — 50 грн.) при оплате услуг. И в первый и во второй день работник НН не потребовал.
Учет покупки товара подотчетным лицом (основание для НК — чек РРО)
Содержание хозяйственной операции
Бухгалтерский учет
Электронный фискальный чек и авансовый отчет
Работнику фирма предоставила средства под отчет для закупки канцтоваров. Во время осуществления расчетной операции продавец ему выдал не фискальный кассовый чек, а лишь ссылку на расчетный документ, созданный в электронной форме. Как заполнить отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет? Анализируем вместе ситуацию и ищем ответ.
Что такое электронный чек
Сначала отметим, что Закон об РРО (см. в ст. 2 термин «расчетный документ») предусматривает, что чеком может быть документ, созданный также и в электронной форме (электронный расчетный документ).
И такой электронный документ наравне с бумажным подтверждает осуществление расчетной операции
А сейчас, в том числе в связи с распространением программных РРО (ПРРО), предоставление чека в электронной форме на практике уже стало обычным делом. Конечно, и начали поступать подобные вопросы: как «авансово» отчитываться тем работникам, которым при расходовании средств на хознужды предприятия были предоставлены продавцами электронные фискальные чеки или ссылки на них? О втором случае и идет речь в обращении читателя.
Как выдают электронный чек продавцы
Заметим, что п. 2 ст. 3 Закона об РРО предусматривает предоставление покупателю расчетного документа, и в частности чека, в электронной форме.
Такой чек может выдаваться в том числе, но не исключительно:
— с отображением на дисплее РРО или дисплее устройства, на котором установлен программный РРО (ПРРО), QR-кода, позволяющего лицу осуществлять его считывание и идентификацию с расчетным документом по структуре данных, который в нем содержится;
и/или
— отправкой электронного расчетного документа на предоставленный таким лицом абонентский номер или адрес его электронной почты.
То есть нашему работнику продавец канцтоваров должен был предоставить чек в электронной форме: либо путем предоставления QR-кода для считывания чека, либо отправкой такого чека по электронной почте (E-mail), Viber, Telegram, WhatsApp, или SMS или Messengerом. При этом на устройстве (РРО/ПРРО) должна быть установлена соответствующая программа.
Отправка сообщения выполняется в общем порядке от имени владельца SIM-карты.
О доставке фискального чека от продавца должно поступать SMS-сообщение*
Однако в нашем случае, судя по приведенной в вопросе информации, продавец предоставил (отправил) работнику не сам документ (чек), а ссылку на электронный расчетный документ, который размещен на сайте его предприятия или где-то на «облачном» хранилище в Интернете.
По этой ссылке обычно покупатель может открыть и загрузить себе на устройство в электронном виде заполненный на конкретное приобретение/оплату фискальный чек. И, отметим, сейчас на практике таким способом «предоставления» чеков некоторые продавцы нередко «грешат».
Но можно ли считать, что таким образом чек был предоставлен покупателю, как того требует п. 2 ст. 3 Закона об РРО?
Или здесь имеет место нарушение этой нормы?
Апологеты такого способа «предоставления» покупателям электронных чеков ссылаются на то, что в этой норме Закона об РРО присутствуют слова «в том числе, но не исключительно». По мнению таких продавцов, это позволяет им «предоставлять» покупателю электронный фискальный чек в том числе и таким, «отсылочным», способом.
Позиция фискалов насчет выдачи чека интернет-ссылкой
Однако фискалы насчет такого способа, похоже, придерживаются иного мнения. В письме ГНСУ от 31.08.2021 № 3164/ІПК/99-00-07-05-01-06 они отвечали на вопрос: можно ли предоставлять клиенту не расчетный документ установленной формы и содержания, а специальный идентификатор, с помощью которого клиент сможет загрузить надлежащий ему расчетный документ с сайта предприятия (личного кабинета клиента)?
Так вот, фискалы ответили так. Предположение предприятия о наличии вариативности и неисчерпаемости способов предоставления электронного расчетного документа касается только документа (установленной формы и содержания) и способов его воспроизведения (визуализации) на дисплеях РРО, устройствах ПРРО, предоставления возможности направлять его по адресу электронной почты или на абонентский номер, предоставленный таким клиентом.
Однако здесь предприятие планирует предоставлять (отправлять) клиенту не электронный расчетный документ, а специальный идентификатор для возможности загрузки такого документа через интернет-сайт предприятия. А такой способ, по мнению фискалов, является прямым нарушением требования о предоставлении именно расчетного документа установленной формы и содержания потребителю, предусмотренного п. 2 ст. 3 Закона об РРО.
Критичен ли способ получения для покупателя
Мы же считаем, что в этом вопросе все не настолько однозначно, но заметим, что проблема способа предоставления электронного чека в рамках нашей темы критична в первую очередь для продавца. И здесь мы немного отклонились от заданного читателем (покупателем) вопроса.
для покупателя, по нашему мнению, не имеет никакого значения, каким образом он сможет добраться до своего электронного фискального чека:
— прямым (если он будет послан покупателю непосредственно на е-mail или какими-то «вайберами-вацапами»),
— непрямым (через ссылку по адресу его нахождения в каком-то интернет-массиве).
Важно, чтобы покупатель смог-таки добраться до электронной формы чека и имел возможность распечатать чек на бумаге.
А сделать это (добраться до электронного чека и распечатать его) вполне возможно и в нашем случае.
Электронный чек — к авансовому отчету
Мы считаем, что в такой ситуации при составлении авансового отчета логично поступать так же, как и в случаях с электронными билетами при составлении отчетов после командировок (см. об этом консультации в БЗ 102.18 и 103.17).
Распечатку бумажной копии электронного чека для целей представления работником авансового отчета считаем необходимой
Ведь пока что нет виртуальной формы авансового отчета. Хотя, возможно, и это не за горами.
Распечатанная бумажная копия и будет приложена работником к авансовому отчету. Ведь чтобы потраченная сумма не считалась доходом работника (или была ему возмещена без удержания НДФЛ, если он покупал за свои), п.п. «б» п.п. 170.9.1 НКУ требует, чтобы такие расходы были «документально подтверждены».
Нужно ли заверять распечатанный чек
Для придания «солидности» такой бумажной копии желательно, чтобы она была заверена** ответственным лицом (например, главным бухгалтером и т. п.), а возможно, и самим работником-подотчетником. Такая заверенная копия вопросов у проверяющих вообще вызывать не должна.
** Копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, заверенное в порядке, установленном законодательством (ч. 6 ст. 7 Закона «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 № 851-IV).
В то же время, строго говоря, можно бумажную копию чека и не заверять. Например, налоговики не требуют заверять в банке распечатанную копию электронной квитанции, даже когда подаются документы для получения налоговой скидки (см. консультацию в БЗ 103.06, а также «Налоги & бухучет», 2021, № 91, с. 14).
Да и кроме того, на сайте налоговой есть специальный сервис «Поиск фискального чека», который находится в открытой части Электронного кабинета, доступ к которой осуществляется в режиме реального времени без идентификации лица по ссылке: cabinet.tax.gov.ua/cashregs/check. То есть всегда можно проверить и реальность чека, и легитимность РРО/ПРРО, который его создал.
Можно на будущее инструктировать подотчетников, чтобы просили у продавца направлять предприятию именно электронный чек, а лучше — его распечатывать. Но в то же время, как заявляют фискалы (БЗ 109.20), в программном обеспечении «Програмний реєстратор розрахункових операцій» в данное время реализована возможность печати расчетных документов (кассовых чеков) только для устройств с операционной системой Windows…
выводы
- Пункт 2 ст. 3 Закона об РРО требует передачи покупателю чека в электронной форме (в том числе!): с воспроизведением на дисплее РРО или ПРРО QR-кода, позволяющего считать чек, и/или отправкой электронного чека на абонентский номер или е-mail покупателя.
- Предоставление продавцом ссылки на электронный чек, размещенный на его сайте, или где-то на хранилище в Интернете, фискалы считают нарушением Закона об РРО. По нашему мнению, это — проблема только для продавца.
- Если подотчетному лицу предоставлен продавцом электронный чек или ссылка на него, считаем, что ему в авансовый отчет необходимо/достаточно добавить распечатанную бумажную копию этого электронного чека.
Заполняем авансовый отчет
Несмотря на название Порядка № 841 непосредственно о порядке заполнения авансового отчета в нем сказано крайне мало. Пункт 6 Порядка № 841 поясняет только, кто заполняет ту или иную графу авансового отчета. А вот о том, что именно в этих графах указывать, ни в Порядке № 841, ни в каком-либо другом нормативном документе речь не идет. Наверное, поэтому порядок заполнения авансового отчета так часто вызывает вопросы. В этой статье приведем пример заполненного авансового отчета и поясним порядок заполнения каждого из его реквизитов.
Сначала рассмотрим порядок заполнения лицевой стороны авансового отчета. А затем перейдем к его обратной стороне.
Лицевая сторона авансового отчета
Как следует из п. 6 Порядка № 841, большую часть реквизитов авансового отчета заполняет подотчетное лицо*. Именно подотчетник указывает в авансовом отчете:
* Из сказанного может показаться, что авансовый отчет нужно обязательно заполнять вручную. В то же время на практике авансовый отчет зачастую формируется автоматически при создании соответствующего документа в бухгалтерской программе и бухгалтер его распечатывает уже заполненным. А подотчетному лицу остается лишь заверить отраженные в авансовом отчете данные своей подписью. Годится ли такой напечатанный документ? Годится. Хотя бы потому, что доказать то, что напечатанный авансовый отчет заполняло не подотчетное лицо, не представляется возможным. А то, что его в принципе можно заполнить в печатной форме «с помощью электронных средств обработки информации», подтверждает п. 2.10 Положения № 88.
① — номер авансового отчета (согласно журналу (ведомости) регистрации авансовых отчетов) и фактическую дату составления авансового отчета. Журнал (ведомость) регистрации ведется в бухгалтерии, как правило, в электронном виде. В нем обычно фиксируют номер авансового отчета, лицо, его составившее, назначение аванса (а в случае командировки — место и период командировки), дату принятия отчета бухгалтерией, дату его утверждения, утвержденную сумму расходов. Можно фиксировать в нем и сумму перерасхода или неиспользованного остатка, а также делать отметку об их погашении. Номер авансового отчета подотчетнику может подсказать работник бухгалтерии непосредственно во время предоставления авансового отчета;
② — наименование субъекта хозяйствования (предприятия или предпринимателя), предоставившего денежные средства под отчет.
Здесь указывают организационно-правовую форму и название субъекта хозяйствования (если учредительными документами юрлица предусмотрено сокращенное наименование, можно указывать такое сокращенное наименование). Если аванс выдал предприниматель, здесь указывают его фамилию, имя и отчество. Можно упомянуть и о его предпринимательском статусе, добавив к Ф. И. О. аббревиатуру ФЛП;
③ — код ЕГРПОУ юрлица или ИНН предпринимателя — налогового агента. Если предприниматель отказался от идентификационного номера, указывают серию и номер его паспорта.
Как отразить десятизначный ИНН, если в форме авансового отчета предусмотрено всего 8 ячеек?
На наш взгляд, лучше всего, если непоместившиеся две цифры будут просто дописаны сразу за ячейками. Добавить недостающие 2 ячейки в форму авансового отчета тоже, в принципе, можно. Но лучше не давать налоговикам повода заявить, что авансовый отчет не соответствует установленной форме;
④ — свое место работы (отдел, цех) и должность (профессию) — согласно организационной структуре предприятия;
⑤ — свои фамилию, имя и отчество — полностью согласно паспортным данным;
⑥ — свой ИНН (или серию и номер паспорта, если в паспорте имеется отметка об отказе от ИНН);
⑦ — цель выдачи денежных средств под отчет — в произвольной формулировке. Например, «на відрядження», «на господарські потреби» или более детальное «на канцтовари», «на конверти та марки» и пр.;
⑧ — сумму предыдущего аванса (в гривнях с копейками), не возвращенного на дату составления текущего авансового отчета, или не погашенную по состоянию на эту дату сумму перерасхода. Если нет ни остатка предыдущего аванса, ни не погашенного перерасхода, эти графы не заполняют;
⑨ — сумму полученного аванса, способ его получения, а также номер и дату документа, с помощью которого осуществлены выдача/перечисление подотчетных денег. Например, «з каси згідно з видатковим касовим ордером № 112 від 20.01.2020 р.» (если аванс выплачивается наличными через кассу), «з поточного рахунку згідно з платіжним дорученням № 281 від 20.01.2020 р.» (если аванс выплачивается на личную банковскую карту работника), «з корпоративної картки згідно з квитанцією № 1051442 від 20.01.2020 р.» (если аванс перечислен на карточный счет).
Заметьте: в случае использования корпоративной карты полученными считаются только средства, фактически снятые с КПК работником или потраченные им в безналичной форме, а не вся перечисленная сумма (см. письмо ГУ Миндоходов в г. Киеве от 19.09.2013 г. № 4456/10/26-15-11-01-06). Потому что только потраченные с КПК средства считаются выданными под отчет;
⑩ — общую сумму денежных средств, выданных под отчет;
⑪ — фактически израсходованную сумму средств согласно предоставленным подтверждающим документам (должна соответствовать значению строки «Усього» обратной стороны авансового отчета);
⑫ — неиспользованную сумму аванса или сумму фактических расходов (подтвержденных документально), превышающую сумму выданного аванса.
Неиспользованную сумму необходимо вернуть в кассу (или на текущий счет) предприятия в установленные НКУ сроки. А сумму перерасхода должен возместить субъект хозяйствования после утверждения авансового отчета. Конкретный срок возмещения для хозрасчетных предприятий в законодательстве не установлен. А вот бюджетная Инструкция № 59 требует возместить перерасход работнику до окончания третьего банковского дня после утверждения авансового отчета (п. 11 Инструкции № 59);
⑬ — количество подтверждающих документов, которые прилагаются к авансовому отчету.
Обратите внимание: тут учитываются не только документы, подтверждающие фактически осуществленные подотчетным лицом расходы. Сюда прилагают также билеты, оплаченные предприятием по безналу, копии паспорта с отметками погранслужбы (в случае командировки в визовую страну), командировочные удостоверения (при их наличии) и пр.
Если аванс перечислялся на корпоративную или личную карту работника и с этих карт снимались наличные средства, необходимо также приложить документы, подтверждающие снятие налички (чек банкомата, слип, квитанция и пр.) (п. 20 Положения № 148). Впрочем, даже если подотчетное лицо эти документы не приложит, бухгалтерия все равно должна принять авансовый отчет и возместить понесенные работником наличные расходы (конечно, если факт их понесения подтвержден документально). А при необходимости можно взять выписку из банка, подтверждающую факт снятия средств с текущего счета предприятия (БЗ 109.21).
В свою очередь бухгалтер заполняет такие реквизиты лицевой стороны авансового отчета:
⑭ — остаток денежных средств, которые возвращены предприятию, или сумма фактических расходов (подтвержденных документально), превышающих сумму выданного аванса, которые компенсируются подотчетному лицу, а также способ их возврата/компенсации (в кассу или на текущий счет) с указанием реквизитов соответствующего документа (кассового ордера/платежного поручения). Ставится дата возврата остатка/выдачи перерасхода и подпись бухгалтера;
⑯ — сумму фактических расходов в командировке — после проверки всех предоставленных подотчетным лицом документов и указанных на их основании сумм в авансовом отчете. Указывает дату проведения проверки и ставит свою подпись;
⑰ — счета бухучета, на которых отражаются расходы, понесенные в командировке, согласно авансовому отчету, и сумму данных расходов;
⑱ — расписку о том, что отчет принят для проведения проверки. Здесь указываются: Ф. И. О. подотчетного лица, дата получения авансового отчета, сумма денежных средств, израсходованная подотчетным лицом, а также количество оригиналов подтверждающих документов, приобщенных к авансовому отчету.
Расписка скрепляется подписью бухгалтера, отрезается и выдается работнику.
Она является для подотчетного лица документом, подтверждающим своевременность предоставления авансового отчета (см., например, решение Ленинского районного суда в г. Запорожье от 10.12.2015 г. по делу № 334/12329/14-ц (reyestr.court.gov.ua/Review/54563714);
⑲ — расчет суммы НДФЛ, которую необходимо удержать с подотчетного лица в случае, если оно не вернет сумму излишне израсходованных денежных средств в течение месяца, в котором истек предельный срок для их возврата. Тут указывают сумму рассчитанного НДФЛ, невозвращенную сумму (с учетом натурального коэффициента согласно п. 164.5 НКУ, для ставки 18 % — 1,219521) и ставку налога.
Учтите: кроме НДФЛ, с подотчетного лица нужно удержать и ВС (БЗ 126.02) (1,5 % невозвращенной суммы без учета натурального коэффициента). Причем расчет ВС тоже целесообразно отразить в авансовом отчете. Но поскольку отдельного поля для этих целей не предусмотрено, придется данную информацию вписывать в авансовый отчет вручную.
Внизу расчет подписывает бухгалтер и проставляет дату его составления.
С этим расчетом необходимо ознакомить и подотчетное лицо. Об ознакомлении свидетельствуют подпись подотчетного лица и дата проставления его подписи.
Согласно п. 6 Порядка № 841 графу «Звіт затверджено» подписывает руководитель (налоговый агент). На наш взгляд, целесообразно, чтобы и утверждаемую сумму, и дату проставления подписи тоже вписывал руководитель. То есть весь реквизит 15 руководитель может заполнить самостоятельно, тем самым утвердив авансовый отчет. В то же время абсолютно не страшно, если сумму и дату проставит бухгалтер. Впрочем, если документ заполняется в печатной форме, то вопрос, кому заполнять тот или иной реквизит, вообще не встает. Главное — наличие утверждающей подписи руководителя.
Обратная сторона авансового отчета
Обратную сторону авансового отчета тоже в основном заполняет подотчетное лицо. В частности, подотчетник указывает:
① — дату расчетного документа, подтверждающего факт понесения расходов;
② — наименование контрагента, который выписал документ, содержание операции (оплата проезда, суточные, оплата проживания в гостинице и т. п.), наименование и реквизиты документа, на основании которого была осуществлена оплата (счет, транспортный билет и т. п.), и сумму расходов;
③ — сумму понесенных расходов согласно подтверждающему документу;
⑤ — общую сумму фактических расходов, осуществленных подотчетным лицом. Эта сумма должна соответствовать сумме денежных средств, указанной в графе «Витрачено» на лицевой стороне авансового отчета.
Заметьте: в таблице на обратной стороне авансового отчета отражают только фактически понесенные подотчетным лицом расходы.
А вот, например, стоимость проезда или проживания работника в командировке, предварительно оплаченная предприятием по безналу, в ней не отражают.
Таким суммам в авансовом отчете вообще не место. В то же время авансовый отчет является основанием для их списания в расходы. Поэтому такие документы просто прилагаются к авансовому отчету и учитываются в количестве прилагаемых к нему документов;
⑥ — свою подпись и дату составления авансового отчета.
Бухгалтер на обратной стороне авансового отчета заполняет только:
④ — дебет счета, на который следует отнести расходы, осуществленные подотчетным лицом (23, 91, 92, 93, 94, 641/НДС).
выводы
- Авансовый отчет составляет подотчетное лицо. Оно же должно заполнить большую часть реквизитов этого документа. Тем не менее авансовый отчет можно распечатать и из бухгалтерской программы.
- Расписка скрепляется подписью бухгалтера, отрезается и выдается подотчетному лицу. Для подотчетного лица она служит подтверждением того, что авансовый отчет предоставлен в бухгалтерию вовремя.
- В авансовом отчете (в том числе и на его обратной стороне) отражают только фактически понесенные подотчетным лицом расходы. А вот, например, стоимость проезда или проживания командированного работника, оплаченные по безналу, в нем не отражают.