Как в письме указать контакты для связи

Как в письме указать контакты для связи

Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

10 важных рекомендаций

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

5 важных рекомендаций

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас.

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес.

В порядке исключения.

Ввиду особых обстоятельств.

В связи с завершением работ по.

В связи с принятием решения о.

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью.

По взаимной договоренности между.

Согласно Вашей заявке.

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место.

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с.

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку.

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам.

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как.

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия.

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает.

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что.

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что.

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с.

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу.

Ставим Вас в известность о том, что.

Организация извещает о.

Довожу до Вашего сведения, что.

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию.

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на.

Назначить расследование по факту.

Изыскать дополнительные возможности для.

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес.

В связи с острой необходимостью в. настоятельно прошу Вас.

Убедительно прошу Вас решить вопрос о.

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность.

Исходя из величины годового лимита по. прошу изыскать для нужд организации.

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Документация выслана в ваш адрес курьером.

Предпринимаются энергичные меры по.

Конфиденциальность информации обеспечена.

Содержание проекта оперативно корректируется.

Выявленные недостатки уже устраняются.

Выделены дополнительные средства на.

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на.

В кратчайшие сроки организуется.

Обеспечен повседневный жесткий контроль за.

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный. наиболее важный.

наилучший эффект. наихудший результат.

оказать помощь. произвести проверку.

руководство считает возможным. организация не возражает.

срочно сообщите. немедленно устраните.

обеспечьте выполнение. создайте необходимые условия.

доложите предложения по. оптимальное решение.

вероятные сроки. подтвердите получение.

сообщите данные. направьте в мой адрес.

подготовьте к отправке. решите самостоятельно.

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на. ), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

В отношении, относительно. О.

Благодаря тому факту, что. Потому что.

Принять во внимание. Учесть.

При сем прилагается. Приложение.

Оказывать влияние. Влиять.

За исключением. Кроме.

В том случае, если. Если.

В настоящее время. Сейчас.

Наращивать темпы. Ускорять.

Прилагать усилия. Пытаться.

Использование местоимений «я»,

Мы предлагаем вам.

Отказ от местоимений, замена их

«подразделение», «сотрудник» и т.п.

Предприятие предлагает клиентам.

Прямое обращение, просьба

Пожалуйста, подавайте отчет

Отчет необходимо подавать в срок.

Использование нейтральной лексики

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Использование «книжных» оборотов

Утилизация, в настоящее время

Замена глаголов абстрактными

Менеджер осуществлял руководство

Я с огорчением узнал о.

Мы были рады услышать.

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что.

Мероприятие имеет своей целью.

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.

• Порядок поступления
• Квалификационные требования
• Вакансии
• Конкурсы на замещение должностей
• Резерв управленческих кадров
• Формы для заполнения
• Методические рекомендации и полезная информация
• Порядок пенсионного обеспечения
• План проведения проверок

Как правильно оформить подпись в деловом письме — основные правила

Каждый день офисные работники отправляют от 20 до 50 писем настоящим и потенциальными клиентами, партнерам, поставщикам, кандидатам на работу и другим адресатам. Любое из них должно иметь подпись, идентифицирующую своего отп равителя — его имя, должность, контактные данные. Отсутствие такого атрибута свидетельствует о низком уровне профессионализма и незнании стандартных норм делового этикета.

Подпись — один из ключевых элементов письма. Это своего рода электронная визитная карточка своего владельца, по которой адресат может составить мнение об отправителе, его статусе и имидже. Так как же должна выглядеть правильная подпись в деловом письме?

Существует универсальный шаблон подписи электронного письма, который состоит из 5 элементов:

• фотография;
• элемент вежливости;
• ФИО;
• должность;
• контактные данные.

Рассмотрим каждый из них подробнее.

Фотография

Сделайте Ваше письмо уникальным. Качественная фотография расположит к себе собеседника, покажет Вашу открытость перед ним и настроит на серьезные отношения. Хорошая альтернатива фотографии – логотип компании, что особенно актуально для общих почтовых ящиков (например, sale@lan-star.ru).

Обратите внимание! Прежде чем ставить логотип компании или фотографию в письмо, посмотрите, насколько хорошо будет видна нужная информация. Например, горизонтальные логотипы плохо вписываются в круг, который очерчивает почтовый ресурс. В этом случае его нужно изменить либо использовать сжатую версию. Что касается фото — не нужно использовать снимок в полный рост, каким бы качественным он не был. Собеседник должен хорошо видеть Ваше лицо.

Элемент вежливости

Элемент вежливости – обязательный атрибут подписи электронного письма, представляющий словосочетание с позитивным посылом, предшествующее контактным данным.

Он может быть представлен в разных формах:

Стандартная подпись:

• с уважением;
• искренне Ваш(а);
• с наилучшими пожеланиями.

Доброе напутствие:

• хорошего вечера;
• удачного дня;
• всего доброго;
• всего хорошего;
• хороших клиентов;
• успехов и т.д.

Ситуативная форма вежливости:

• с надеждой на понимание;
• с надеждой на сотрудничество;
• заранее благодарю;
• в ожидании ответа и т.д.

Обратите внимание! Желательно чтобы у Вас было несколько заготовленных подписей для писем электронной почты. Создайте и настройте их для разных случаев и текстов. Если общение с контрагентом происходит в дружеской форме, элемент вежливости в виде фразы «С уважением» будет смотреться неуместно, а то и вовсе испортит впечатление от письма. Также странно будут смотреться письма, подписанные «с надеждой на сотрудничество» или «заранее благодарю», отправленные адресату, с которым Вы уже состоите в партнерских отношениях.

ФИО

В зависимости от порядков компании, в том числе и внутреннего, ФИО пишут по-разному:

• Иванов Иван Иванович;
• Иван Иванов;
• Иванов Иван и т.д.

Любая формулировка является вариантом правильной подписи электронного письма.

Важный момент: выбирая форму написания ФИО, подумайте, как хотите чтобы к Вам обращались? Если напишите Иванов Иван, будьте готовы, что контрагент будет обращаться к Вам только по имени.

Обратите внимание! В большинстве зарубежных компаний на первое место ставят имя, а на второе фамилию. Отчество не пишется.

Должность

Должность — не менее значимый элемент подписи делового письма. Ваш собеседник обязательно должен знать, с кем он имеет дело — руководителем, секретарем, юристом.

В небольших организациях должность указывается в одну строку, например, «заместитель генерального директора». Если речь идет о крупной компании, в которой есть должности с длинными уточнениями, ее лучше разбить на несколько строк:

Заместитель начальника отдела выездных проверок

Межрайонной Федеральной налоговой службы № 18

Таким образом каждая последующая строка более детально уточняет сферу деятельности и должность сотрудника.

Обратите внимание! Чтобы сделать подпись более лаконичной и не перегруженной сложными словами, используйте общепринятые сокращения: заместитель – зам.; федеральная налоговая служба – ФНС и т.д. Создавая свою подпись для деловых писем, в первую очередь, думайте об адресате.

Контактные данные

Контактные данные – это способ связи с Вами или с Вашей организацией. К ним относятся:

• Телефоны (городской, мобильный рабочий и личный)
• Почта;
• ISQ;
• Skype;
• номер в WhatsApp;
• номер в Viber;
• Ваш сайт/страничка в Инстаграм/ВК или на других ресурсах.

Указывайте только те контактные данные, по которым с Вами точно можно связаться. Не нужно указывать Skype, в который заходите пару раз в месяц. Если по каким-то телефонам Вы на связи только в определенное время – обязательно укажите это рядом с контактом.

Обратите внимание! Указывая номера телефонов, обязательно пишите код города, а также «+7» или «8» вначале номера. Часто адресат, открыв письмо в телефоне, хочет кликнуть на номер и быстро совершить звонок. Если телефон будет в формате (926)624-73-37, он просто не сможет этого сделать.

ТОП-5 ошибок при настройке электронной подписи

Подведем итоги. Итак, что НЕ стоит делать, создавая шаблон подписи электронного письма:

1. Делать универсальную подпись на все случаи жизни (в зависимости от темы письма некоторые элементы вежливости выглядят неуместно и глупо).
2. Вставлять в подпись огромный перечень товаров и услуг (подпись – это не каталог Вашей продукции, не листовка и не проспект. Помните, делать подпись длиннее самого письма – дурной тон и демонстрация низкого уровня знаний деловой этики).
3. Указывать длинную должность в одну строку (сложно воспринимается и плохо сказывается на общем восприятии письма).
4. Указывать контакты такими образом, чтобы человек, зайдя с телефона, не мог ими легко воспользоваться (к примеру, позвонить, быстро кликнув на номер).
5. Указывать контакты, по которым Вы не отвечаете или отвечаете редко.

Лайфхаки

С помощью специальных сервисов (платных и бесплатных) Вы можете оформить свою почту особым образом:

• уникализировать ее, сделав «дизайнерской» с помощью рамочки, границы, заливки и т.д.;
• добавить в саму подпись иконку-логотип Вашей компании;
• добавить ссылки на социальные профили или на разделы сайта.

Подробнее о том, как это сделать, мы расскажем в отдельной статье-обзоре.

Как в письме указать контакты для связи

В 2019 году каждый второй житель планеты отправил и получил 246 миллиардов электронных писем разного характера, а средний работник тратит на управление электронной почтой 28 % своего рабочего дня. И по субъективным наблюдениям что в нашей компании, что в компаниях моих коллег я вижу, что все больше и больше деловых коммуникаций переходит в текстовую среду: в электронную почту и мессенджеры. Потому что это удобно. Потому что мы, миллениалы — адепты цифровых технологий, и нам проще общаться текстом одновременно с десятью людьми, чем по телефону с одним человеком.

А раз электронная деловая переписка сегодня — такой важный канал коммуникаций, то и навык написания эффективных писем обладает огромной ценностью. Ниже разберем правила, придерживаясь которых, можно сделать свои письма коллегам и клиентам убедительнее, мощнее, эффективнее.

Больше не нужно искать и обзванивать каждое диджитал-агентство
Создайте конкурс на workspace.ru – получите предложения от участников CMS Magazine по цене и срокам. Это бесплатно и займет 5 минут. В каталоге 15 617 диджитал-агентств, готовых вам помочь – выберите и сэкономьте до 30%.
Создать конкурс →

Полезная структура

Даже при нарушении всех на свете правил деловой переписки, обращении на «ты», обилию эмодзи и эпитетов, письмо, составленное с учетом его пользы для получателя, будет эффективным. Поэтому правило «пиши полезные собеседнику письма» — самое важное и стоит первым в списке.

Польза письма складывается из таких элементов:

• из текста понятна цель общения;
• в тексте есть призыв к действию /обобщающий вывод;
• в тексте есть ответы на все поставленные собеседником вопросы;
• у текста четкая, ясная структура;
• у письма релевантная тексту содержательная тема.

Классическая структура электронного делового письма:

1. Краткая вводная часть (причины и цель письма)
2. Изложение сути вопроса (основная мысль обращения)
3. Заключительная часть (призыв к действию /обобщающий вывод)

Обычно вопросом «как написать убедительное письмо» задается человек, который хочет что-то получить от собеседника в ответ на письмо: чтобы купили его продукт /услугу; подписались на рассылку; согласовали изменения в рекламной компании; согласились на выгодные ему условия сделки; дали нужную ему информацию; продлили абонентское обслуживание на очередной период. Поэтому и в качестве примера разберем ниже письмо-согласование.

Излагая суть вопроса:

1. показывайте выгоду для собеседника;
2. приводите доказательства своих утверждений;
3. отсекайте лишнее (нормальный объем письма — 1 экран, это

Важное замечание: если ваше письмо — это ответ на вопросы собеседника, то в сути не уходите от заданной темы, и на каждый вопрос собеседника дайте ответ. А где не знаете с ходу ответа и нужен сбор информации — так и напишите, только не забудьте указать и сроки, в которые вы соберете информацию и все-таки ответите на все заданные вопросы.

Завершая письмо:

1. призовите собеседника к действию (если вам от него что-то надо);
2. напишите обобщающий изложенную информацию вывод (если ему от вас что-то надо).

Для письма на любую тему необходимо понятное и релевантное теме заключение: либо призыв к действию, либо обобщающий вывод.

Призыв к действию используйте, когда вам что-то надо от собеседника: так вы упростите ему задачу «понять, что же от меня вообще хотят в итоге». Обобщающий вывод используйте, когда ваше письмо — это ответ на запрос собеседника, или отчет о проделанной работе. Обобщающий вывод упростит собеседнику задачу «оценить, насколько все хорошо или плохо».

Используя такое активное заключение, вы повышаете вероятность того, что собеседник усвоит самую важную информацию, даже если прочитает письмо «по диагонали». А также упрощаете собеседнику работу: вместо того, чтобы перечитывать письмо и выискивать, что же теперь от него требуется, он просто воспользуется подготовленным вами заключением, и сэкономит свои интеллектуальные ресурсы.

Грамотно оформленная тема

Отдельного внимания заслуживает формулирование и оформление темы письма. Каждый день мы получаем и пишем по 130 деловых писем, и грамотно оформленные темы писем помогают быстрее ориентироваться в этом информационном потоке.

Формулируя тему письма:

1. ясно отразите суть письма;
2. не превышайте объем в 50 символов;
3. ссылайтесь на цепочку писем, если это ответ.

Пример плохо и хорошо оформленных тем для одних и тех же писем:

• «Согласование» → «Согласовать фотографии для новой статьи»
• «Договор» → «Договор на ведение контекстной рекламы с правками»
• «Ответ» → «Re: Список вопросов о результатах SEO-продвижения»

Выдерживать длину темы в 50 символов важно, чтобы она полностью отображалась при просмотре со смартфона; а отвечать на письмо не новой темой, а сохраняя прежнюю важно, чтобы вести историю переписки по конкретным вопросам (чтобы легко найти ключевую информацию внутри всей цепочки, не занимаясь утомительным поиском по всем письмам в папке входящих и отправленных).

Заботливая подача информации

В день человек потребляет 34 гигабайта аудиовизуальной информации, поэтому так важно заботиться о том, чтобы информация, исходящая от вас, с большей вероятностью была бы правильно усвоена и понята в этом огромном потоке данных.

Забота в деловой переписке сводится к принципу: максимально упростить подачу информации.

Заботливо оформляя письмо:

• разбейте текст на абзацы;
• придерживайтесь правила деловой переписки: одно письмо = 1 экран прокрутки;
• заключите самую важную мысль в первый абзац;
• избавьтесь от избыточных слов (канцеляризмы, вводные, эпитеты);
• используйте маркированные списки;
• избегайте вычурного оформления (только пара слов жирным шрифтом на все письмо);
• используйте лаконичную информативную подпись.

Практика показывает, что оптимальная длина абзаца для восприятия его на экране компьютера — это Поэтому придерживайтесь такого диапазона при разбиении текста. А также разбавляйте текст маркированными списками, когда перечисляете списки вопросов /фактов (оптимальная длина списка —

Ссылки всегда старайтесь оформлять с анкором: не «сайт будет загружаться в 15 раз быстрее https://yandex.ru/dev/turbo/doc/concepts/index-docpage/#profit», «а сайт будет загружаться в 15 раз быстрее». Так текст воспринимается визуально приятнее глазу и в целом понятнее, куда ведет ссылка. Не используйте подчеркивание для оформления в тексте любых других элементов кроме ссылок, чтобы не путать собеседника. И в целом будьте аккуратны в оформлении писем: если нужно подчеркнуть отдельные фразы в письме — оформите их жирным шрифтом; и этого будет достаточно — избегайте цветного текста, курсива, разных шрифтов в одном документе и прочих украшательств ради украшения (а не ради облегчения усвоения информации собеседником).

Формулируя свои мысли в письме, старайтесь по максимуму их очистить от вводных, эпитетов, канцеляризмов, пассивного залога; словом, доносите информацию в самой простой форме. Если можно написать «мы пишем 10 текстов в месяц», то зачем усложнять, и писать «наша компания занимается написанием текстов, предназначенных для страниц вашего сайта, в необходимом для SEO-продвижения количестве». Про очистку текста от «словесного мусора» очень много полезных советов у известного редактора и блогера Максима Ильяхова в книгах «Пиши, сокращай» и «Новые правила деловой переписки».

Лаконичная информативная подпись

Подпись к письму вставляйте и оформляйте по принципу «чтобы получателю от нее было полезно и удобно»: вставьте свое имя, должность, и по которым вы быстрее всего ответите. Оптимально будет указать в подписи ваш номер телефона (мобильный или офисный с добавочным номером) + аккаунт в мессенджере для оперативной связи в письменном режиме.

Советы по оформлению заботливой подписи к письму:

• если вам комфортно, чтобы к вам обращались по имени (а не имени-отчеству) — то не указывайте ФИО, ограничьтесь именем и фамилией;
• если пишете с корпоративной электронной почты, по которой точно понятно, откуда письмо — в должности необязательно указывать компанию;
• указывайте в личной подписи обязательно личный телефон: или мобильный, или корпоративный, но тогда обязательно с добавочным номером;
• указывайте телефон в общепринятом стандарте по маске: +7 (. ) . -..-. чтобы получателю было удобно его скопировать в набор номера с любого устройства;
• в качестве дополнительного контакта желательно указать мессенджер или дополнительный телефон, по которому уж точно при возникновении форс-мажора вы ответите за 15 минут;
• опустите реверансы вежливости вроде «с уважением», «искренне ваш», «с пожеланиями доброго дня» и так далее: искренней вежливости в этих общих фразах нет, зато они засоряют письмо, занимают строчки, в которых можно разместить полезную информацию.

Нейтральный тон

Письмо — не место эмоциональным переговорам. Как бы вы ни старались передать или скрыть эмоции, получатель поймет их по-своему, и чаще всего поймет совсем не тот тон, который вы старались в письмо вложить. Или, что еще хуже, как раз поймет ваш (негативно настроенный) тон, испытает собственные эмоции, и это повлияет в дальнейшем на ваши деловые отношения.

Если злитесь, обижаетесь, негодуете (не важно: справедливо или нет), то не пишите письмо: позвоните, поговорите лично — так у вас будет возможность на равных с собеседником обменяться информацией, и, если все-таки разговор получится эмоциональным, по крайней мере у вас будет возможность управлять настроением разговора.

Если же позвонить /встретиться лично в конфликтной ситуации возможности совсем никакой нет, то прежде чем отвечать текстом, дайте эмоциям улечься, переварите их. И когда уже будете формулировать ответ, перечитайте его несколько раз, чтобы убедиться, что текст полностью нейтрален.

Проблема передачи эмоций в письменной форме — в одностороннем диалоге: вы можете передать свое настроение, но не можете среагировать на изменившееся настроение собеседника. Можно ненароком обидеть, разозлить просто из-за разности восприятия (например, есть люди, которые воспринимают точку в конце сообщения в мессенджере как агрессию). Либо усугубить конфликт, когда письмо от вас насыщено негодованием.

Чтобы не вызвать гнев собеседника в деловой переписке:

• не пишите в излишне уверенном, приказном, умоляющем, угрожающем тонах;
• избегайте смайликов (или хотя бы не отправляйте их первым, а только в ответ на отправленный смайлик);
• не используйте интернет-сленг (типа «Доброго времени суток», «дезигн», «дрова», жмыло«, «ИМХО») и вообще любые сленговые выражения, которые хороши лишь для неформального общения;
• избегайте афоризмов, пословиц, метафор — выражайте свои мысли прямо, ясно и четко;
• не пишите КАПСЛОКОМ, потому что печать текста заглавными буками воспринимается как крик (читай: агрессия).

Быстрый и четкий ответ

Согласно Википедии, «Деловое общение — вид общения, которое подчинено решению определенной задачи исходя из общих интересов и целей коммуникантов». Для решения любой задачи требуется проявлять ясность, точность, определенность. Значит, если деловое общение — есть общение с целью решить определенную задачу, то один из принципов деловой переписки — быть четким (то есть, ясным, точным, определенным) в коммуникациях.

Чтобы быть четким в электронных письмах:

• отвечайте на любое письмо в течение 1 часа;
• если вам задали ряд вопросов — ответьте на все;
• обозначайте сроки решения задач, перечисленных в письме;
• если вопрос срочный — звоните, а не пишите;
• проверяйте формат, название, содержание вложений.

Гуру тайм-менеджмента (например, Глеб Архангельский с его «Тайм-драйвом») декларируют стандарт ответа на e-mail до 24 часов. Но по факту сегодня время комфортного ожидания ответа значительно сократилось: почти половина респондентов из миллионов человек отвечает на e-mail в течение 1 часа. Если ответить так быстро невозможно (требуется уточнить информацию, собрать данные), то в ответном письме нужно обозначить причину, по которой мгновенный ответ невозможен, и сроки, в которые вы этот ответ все-таки дадите.

Четкость в электронной переписке проявляется и в понятном запросе: называя задачи, которые вы ставите перед собеседником, обязательно обозначайте, в какие сроки вы ждете их выполнения. Вы пишете собеседнику «сделайте макет» и имеете в виду «сделайте макет сегодня до конца дня», а он понимает задачу как «сделать макет в приемлемые сроки», и его «приемлемый срок» — это неделя (а не день как у вас). В итоге из-за недостаточно четкого письма возникает конфликт.

А срочные вопросы (требует решения до конца дня), кстати, вообще стоит решать по телефону или в мессенджерах, так как меньше половины людей проверяют почту каждые пару часов, и ваше письмо могут открыть гораздо позже, чем требуется для быстрой реакции.

Грамотно оформленные вложения

Еще один важный, простой, и незаслуженно игнорируемый способ повысить эффективность письма — это внимательно проверять все свойства вложений, прикрепленных к сообщению:

• Проверьте название файла — чтобы было релевантным и не содержало нежелательной информации. Например, «ps_макет-КОПЫТНЫМ-васяпроверь.PSD» гораздо хуже отражает свое содержимое, чем «Рога-и-копыта_Макет акции букет в подарок_на проверку_15.01.2020.PSD», так еще и может обидеть получателя..
• Укажите в письме, как получателю использовать приложенные файлы. Например, не просто приложить к письму «Отчет по задачам сайта site.ru_январь 2020.xls», а прокомментировать его суть: «Пожалуйста, ознакомьтесь с подробным отчетом о выполненных задачах за прошедший месяц, он прикреплен к письму в файле „Отчет по задачам сайта site.ru_январь 2020.xls“»..
• Никогда не отправляйте файлы с расширением .exe и другие программные файлы. Почтовый сервер, скорее всего, воспримет такое письмо как потенциально опасное и заблокирует это вложение или письмо целиком..
• При «упаковке» вложений используйте универсальные кодировки .zip или .rar. Другие расширения могут блокироваться или отрезаться при пересылке и создавать проблемы для адресата.

Вместо заключения: чек-лист идеального письма

Для проверки качества своих писем используйте чек-лист:

• тема письма ясно отражает его суть;
• тема не длиннее 50 символов;
• если письмо-ответ, то тема ссылается на цепочку писем («Re:»);
• из текста письма понятна цель общения;
• по каждой задаче из письма указан срок решения;
• в тексте есть призыв к действию /обобщающий вывод;
• в тексте есть ответы на все поставленные собеседником вопросы;
• у текста четкая, ясная структура;
• самая важная мысль — в первом абзаце текста;
• текст письма разбит на абзацы не длиннее
• объем письма не сильно превышает 1 экран прокрутки
• мысли изложены четки и ясно, без вводных, канцеляризмов, эпитетов;
• в тексте нет выделения цветом и курсивом;
• ссылки кликабельны и оформлены анкорами;
• среди вложений нет файлов с расширением .exe;
• вложения названы релевантно содержимому и упомянуты в тексте;
• тон письма нейтральный, без эмоций;
• в тексте нет смайликов и сленговых выражений;
• в тексте нет афоризмов, пословиц, метафор;
• в тексте нет слов, написанных заглавными буквами;
• в подписи нет лишней для получателя информации;
• в подписи указана ваша должность;
• в подписи телефон указан в стандартном формате: +7 (. ) . -..-..;
• в подписи указан тот телефон, по которому вы сразу ответите.

Если, проверяя свое письмо, на все эти вопросы вы ответили — «да», то ваше письмо — пример эффективной деловой коммуникации!

Ищете исполнителя для реализации проекта?

Проведите конкурс среди участников CMS Magazine

Узнайте цены и сроки уже завтра. Это бесплатно и займет ≈5 минут.

Подпись в электронном письме: как сделать?

Зачем ставить подпись? Основные причины

Подпись однозначно нужна. Это аксиома. Она позволяет не только завершить коммуникацию, но и решить сопутствующие важные задачи. Среди них:

• Контакты для оперативной связи (телефон, адрес, соцсети). Вы открываете двери для коммуникации с аудиторией.
• Повышение узнаваемости бренда и его продвижение. Если исследовать статистические данные, становится понятно, что у людей формируется устойчивый образ, когда они регулярно читают одну и ту же подпись в почте в конце писем.
• Правильный тон общения и формирование общего впечатления о собеседнике. Такие детали способны показать, какой будет коммуникация: формальной или дружеской.
• Привлечение новых подписчиков в социальные сети с помощью кнопок. Если аудитория заинтересована, она обязательно захочет найти ваши профили, и кнопки помогут сделать это в один клик. Плюс – в получении дополнительного канала связи, чтобы наладить тесную связь с ЦА.

«Анатомия» подписи: из чего она состоит?

Существует всего несколько правил при составлении подписи в письме:

1. Указывайте столько каналов для обратной связи, сколько возможно.
2. Не ограничивайтесь только кнопками соцсетей, добавляйте и другие элементы для поддержания узнаваемости и имиджевой составляющей: фото автора, логотип.
3. Выдерживайте баланс, чтобы подпись, которая априори должна быть короткой, не превратилась в «Войну и мир» Толстого.

Давайте по шагам рассмотрим «ингредиенты», которые можно добавлять в подпись.

Укажите имя автора, занимаемую должность в организации, наименование компании/бренда.

Это обязательное условие. Обычно дают ссылку на сайт, телефоны, email и адрес, если он существует:

1. Email надо указывать, хотя, казалось бы, можно посмотреть его в строке отправителя. Это хороший тон во имя удобства читателя.
2. Номера телефонов следует указывать, только если вы готовы отвечать на поступающие звонки.
3. Физический адрес пишут только компании, готовые реально принять посетителей в офисе. Тогда получатель будет знать, куда приходить «на огонек».
4. Рабочие ссылки на социальные сети. Если речь идет о деловом тоне, то подпись в письме включает, как правило, Facebook, Instagram, все чаще встречается LinkedIn, но рекомендуем указывать только те аккаунты, которые вы реально ведете и проверяете.
5. Лого – важнейший инструмент для того, чтобы усилить узнаваемость бренда или ТМ.
6. Фото для сопоставления собеседника с реальным живым человеком. Отличный прием, чтобы сделать даже деловое и формальное общение более личным.
7. Цитаты, призывы для совершения целевого действия, важные новости. Здесь комментарии излишни – маленький вклад для целевого действия, который способен принести свои плоды.

Практические советы по составлению подписи

Подпись в электронной почте, если уж она имеется, обязана быть информативной и работать на вас. Для этого мы подготовили несколько прикладных советов и рекомендаций, которые вы можете применить на практике здесь и сейчас.

• Заботьтесь о получателе. Например, если пишете телефон, укажите время для связи, наличие бесплатной линии, чтобы человеку было проще понимать, что делать и чего ждать «на том конце провода».
• Подпись в письме способна стать маркетинговым инструментом и продавать, поэтому сюда так часто добавляют ссылки на кейсы и портфолио, сертификаты и награды, кнопки мобильных приложений, слоганы и призывы к действиям, полезную информацию, анонсы и приглашения на мероприятия.
• Удобно, что можно добавлять метки для отслеживания переходов и расширенной аналитики.
• Дизайн имеет значение, поэтому, работая над оформлением, ориентируйтесь на тренды и специфику бизнеса. Например, если вы – графический дизайнер, логично поместить в подписи ссылку на вашу работу (лого или что-то другое).
• Указывайте только актуальные данные, на 100% соответствующие действительности, проверяйте кликабельность ссылок.
• Краткость – сестра таланта, поэтому не стоит перегружать подпись, делать ее слишком громоздкой. Оптимально, чтобы все сведения вместились в 3-4 строчки.
• Разделяйте и властвуйте! Речь идет о делении данных на блоки для лучшего восприятия.

Подпись в массовых рассылках и штучных письмах

Обозначим один важный момент. Если вы отправляете письма часто и регулярно, то есть занимаетесь массовыми рассылками, то наверняка пользуетесь соответствующими сервисами. В таком случае никаких дополнительных действий по добавлению подписи не требуется: в конструкторе обычно уже есть все необходимое, ваша задача – только заполнить блоки (ниже будет пример непосредственно с DashaMail).

Если же вы отправляете письма редко и нерегулярно, используете для этого свой почтовый ящик (то есть штучные рассылки), то подпись придется настроить самостоятельно. Как это сделать – рассказываем далее.

Подпись в Яндексе: простая инструкция по созданию

Предлагаем разобраться, как сделать подпись в почтовом сервисе Яндекс.Почта. Всего несколько манипуляций, чтобы в дальнейшем она появлялась в каждом отправлении. Для этого следует пошагово зайти в «Настройки», а оттуда в «Личные данные». Возможности:

1. Выбор форматирования для своей подписи в электронной почте: размер шрифта, сам шрифт, фон.
2. Вставка смайликов и цитат.
3. Изображение с прикрепленной ссылкой (можно делать кнопки).

Пара кликов, и готово – все интуитивно просто и понятно, разберется даже новичок.

Создание в Gmail: подпись, которая будет работать

Чтобы создавать подпись в письме, авторизуйтесь в аккаунте и перейдите в «Настройки» (символ шестеренки). Автоматически откроется вкладка с настройками, и внизу страницы будет поле для редакции:

1. Форматируйте подпись на свое усмотрение, выбрав подходящий шрифт и размер (из 4 предложенных вариантов), любой фон и цвет контента.
2. Вставляйте цитаты.
3. Добавляйте картинки со ссылками.

Подписи в Outlook: как сделать?

Подпись в электронной почте Outlook – также дело пары минут. Авторизуйтесь в аккаунте и кликните по символу шестеренки, что находится в правом верхнем углу. Вам откроется окошко с параметрами. Далее нужно начать вводить в поисковой строке «подпись». Сразу появится ссылка, по которой вы попадете в интересующий раздел. Там будет панель для генерации и дальнейшего редактирования:

• Форматирование, как в предыдущих 2 пунктах (шрифт, цвет, размер), фон.
• Вставка цитаты, таблицы или перечеркнутого текста.
• Картинка с привязанной ссылкой.
• Вариант написания справа налево.

Проконтролируйте, чтобы стояла галочка в пункте об автоматическом добавлении к сообщению.

Сервисы для генерации подписей

Хотим сообщить отличную новость – теперь не нужно обращаться к дизайнеру, чтобы сверстать подпись, так как существует достаточно сервисов с шаблонами. Используйте их, чтобы за пару минут сделать красивую информативную подпись в электронной почте.

Огромный плюс этого решения – в его полной доступности и бесплатности. Он англоязычный, но настолько интуитивно понятный, что можно в нем разобраться даже без знания английского языка:

1. Выберите шаблон.
2. Укажите данные.
3. Создайте оформление.
4. Добавьте баннер или ссылку.

Осталось только скопировать готовую подпись (Copy Signature) и вставить в свой почтовый сервис.

Эта платформа создана для генерации личных и корпоративных подписей в письме. Есть и free-версия, которой вам может хватить в полном объеме:

• Тематические шаблоны для профессиональных ниш.
• Иконки соцсетей – можно даже указать Skype.
• Вставка разных элементов: ссылки на пост, магазины, твиты.
• Загрузка собственного баннера.

Единственный минус бесплатной версии сервиса в том, что придется смириться с наличием логотипа под подписью, так как убрать его (как и получить для размещения и редактирования HTML) допустимо только в платной версии.

Чаще всего этот сервис используют работники компании, чтобы создать для себя эффективные подписи, так как можно сформировать основной шаблон, а затем дублировать его для отделов. Удобно, что можно все контакты загрузить в файле, чтобы сгенерировать в одном стиле разные виды подписей в электронной почте. В демоверсии вы попробуете подпись и «поиграете» с настройками, а экспорт доступен только после оплаты.

Создание подписи в DashaMail

Честно говоря, не обязательно обращаться к сторонним проектам, так как все можно сделать на базе сервиса DashaMail. Как и обещали, рассказываем плюсы:

1. У нас удобный блочный конструктор для создания шаблонов. Вы можете их делать абсолютно персонализированными и неповторимыми.
2. Добавляйте в подпись все необходимые элементы без знания программирования.
3. Создавайте разные версии подписей в почте для разных групп пользователей.

Наш опыт показывает, что намного удобнее использовать встроенные возможности DashaMail, так как это не требует дополнительных вложений и экономит время.

Подводя итоги: пусть ваша подпись будет эффективной

Давайте коротко резюмируем все вышесказанное, чтобы сделать подпись, которая будет работать на вас:

• Контакты, по которым можно быстро связаться – если нет, создайте их.
• Минимум информации – не более 3-4 срок.
• Лого или фото отправителя – личное общение всегда более продуктивное.
• Кнопки соцсетей, чтобы всегда оставаться на связи.
• Баннер-картинка (конечно, небольшого размера) или ссылка для продвижения конкретного предложения (не обязательно).

Пройдите быструю и простую регистрацию в DashaMail, чтобы каждая рассылка превращала обычного посетителя/читателя в реального клиента, а разового покупателя – в постоянного.