Что относится к электронному документообороту

Что такое электронный документооборот и зачем он нужен

ЭДО (электронный документооборот) — это система процессов по составлению, обмену и обработке документов в электронном виде. Количество компаний, использующих в своей работе ЭДО, стабильно увеличивается с каждым годом. Частично это связано с законодательными инициативами и развитием программы цифровой экономики. Но часть организаций переходят на ЭДО по собственной инициативе, понимая все преимущества этой системы.

Задачи электронного документооборота

Обмениваться документами через интернет можно с помощью электронной почты, мессенджеров или облачных сервисов. Но только документы, переданные через оператора ЭДО и подписанные электронной подписью, признаются юридически значимыми наравне с бумажными.

ЭДО в организации оптимизирует процесс обмена документами между контрагентами, ускоряет каждый этап от создания до согласования и подписания сторонами:

• для согласования внутри компании не надо ходить из кабинета в кабинет, несколько сотрудников могут изучать файл одновременно, изменения вносятся оперативно;
• электронный документ попадает к контрагенту в считаные секунды, в отличие от почтовой или курьерской доставки, которая занимает от одного до нескольких дней;
• согласования между компаниями также происходит намного быстрее, обнаруженные несоответствия быстро устраняются;
• после подписания не надо дожидаться, когда второй экземпляр вернётся контрагенту, он сразу видит факт принятия в личном кабинете ЭДО.

Кроме сокращения временных затрат, электронный документооборот в организации позволит существенно экономить на бумаге, тонере и комплектующих для принтеров, почтовых расходах и на содержании помещений для хранения. Крупные компании затрачивают на печатные документы десятки тонн бумаги в год.

Оператор EDO.ru гарантирует бессрочное и бесплатное хранение на своих серверах. Таким образом, переход на ЭДО обеспечивает организациям и ИП значительную экономию средств.

Обязательное применение электронного документооборота в компании

Для ряда бизнесов применение ЭДО является необходимым в связи с требованиями законодательства. Например, для предпринимателей, которые работают с маркированными и прослеживаемыми товарами. Передача сведений о перемещении продукции в систему «Честный ЗНАК» и в ФНС происходит автоматически через оператора ЭДО из электронных документов. Для этого участникам товарооборота необходимо обмениваться электронными УПД и УКД.

К перечню товаров, подлежащих обязательной маркировке, регулярно присоединяются новые категории. В связи с этим использование электронного документооборота с 2023 года станет необходимым для легальной работы многих предпринимателей.

Сервис Маркировка от Edo.ru предоставляет целый комплекс услуг при работе с маркированными товарами. В личном кабинете клиента можно:

• зарегистрироваться в системе «Честный ЗНАК»;
• заказывать коды в любом количестве без ограничений;
• распечатывать марки;
• получать информацию о владельце каждого кода и проверять статус;
• проводить сверку кодов при получении УПД;
• выводить коды из оборота.

Для разных категорий участников маркировки товаров в сервисе ЭДО.Поток предусмотрены эргономичные решения, которые сделают работу с системой мониторинга продукции удобной и безопасной. Узнайте больше информации про Маркировку в ЭДО и тарифыпо ссылке.

Виды электронного документооборота

ЭДО можно классифицировать по различным признакам. По типу правовых взаимоотношений между участниками электронное делопроизводство и электронный документооборот можно разделить на внутренний и внешний.

Внутренний ЭДО включает в себя обмен документами между руководителями и сотрудниками внутри компании. Сюда можно отнести: приказы, протоколы собраний, распоряжения, служебные записки. Для подписи документов, которые циркулируют внутри организации, как правило, не требуется сертификат усиленной КЭП, достаточно простой электронной подписи. Внутренний документооборот практически не регламентируется законодательством.

Внешний ЭДО — это обмен документами с партнёрами, поставщиками, заказчиками. Контрагенты направляют друг другу договоры, счета-фактуры, универсальные передаточные документы, акты сверки и приёмки-передачи и пр. Для подписи таких документов использование КЭП обязательно.

Отдельно следует выделить вид внешнего документооборота — ЭДО с государственными органами. Этот вид начал развиваться раньше других, и он значительно упрощает взаимодействие компаний с государственными структурами. А в некоторых случаях подача документов в электронном виде является обязательной и это закреплено в законе. К обязательным относится:

• сдача отчётности в ФНС и Фонды, а также предоставление документов по требованию налоговой;
• передача сведений по маркированным и прослеживаемым товарам;
• участие в торгах и закупках.

По назначению документов можно выделить следующие виды ЭДО:

1. Бухгалтерский. Наибольшее количество документов в организациях проходят через бухгалтерию. Это счета на оплату, счета-фактуры, накладные, универсальные передаточные документы, акты, а также отчетность в контролирующие органы.
2. Складской. В крупных компаниях составляется большой объём документов при получении, отгрузке и перемещении товаров на складах. Кроме этого ведется учёт и инвентаризация остатков. Электронный документооборот для ИП и организаций позволяет быстро обмениваться сведениями.
3. Кадровый. Большая часть документов, регламентирующих трудовые отношения, может быть переведена в электронный вид. Например, через ЭДО можно оформить отгул или отпуск, выдать 2-НДФЛ. Даже трудовые книжки и договоры сейчас зачастую составляются в электронном виде. Но остались ещё некоторые формы, которые должны быть оформлены только на бумаге и подписаны реальной подписью. Например, приказы об увольнении или журнал прохождения инструктажа.
4. Управленческий. Это документы, регулирующие отношения внутри компании — уставы, приказы, регламенты, распоряжения, кадровые отчёты.

Какие документы есть в ЭДО?

Электронный документ представляет собой файл с информацией. К формату файла, пересылаемого через систему электронного документооборота, предъявляются строгие требования. Они определяют набор реквизитов и полей. В случае несоблюдения требований документ не будет иметь юридическую силу.

Существует перечень формализованных, то есть утверждённых ФНС, электронных документов, которые можно передавать в системе ЭДО.

Они составляются в формате xml и подписываются квалифицированной электронной подписью, выданной в УЦ ФНС или в одном из доверенных УЦ. Налоговая регулярно расширяет список таких документов. Сегодня в перечень входят:

1. УПД — объединяет в себе счёт-фактуру и данные об отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг, передаче имущественных прав.
2. УКД — совмещает в себе корректировочный счёт-фактуру и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг).
3. Счёт-фактура — подтверждает факт отгрузки товаров или оказания услуг и их стоимость. Счёт-фактура является основанием для принятия НДС, предъявленного продавцом к вычету.
4. Товарная накладная по форме ТОРГ-12 — накладная, которая оформляется при продаже продукции.
5. Договорный документ — соглашение, контракт, спецификация, протокол разногласий, дополнительное соглашение к договору и прочее.
6. Акт сверки взаимных расчётов — формируется на основании бухгалтерских данных за определённый период.
7. Акт выполненных работ/оказанных услуг — является подтверждением выполнения работ, услуг подрядчиком заказчику.

Ознакомиться с полным списком утверждённых документов и с приказами, в которых описан формат их составления, можно на сайте ФНС.

Через систему ЭДО можно также пересылать и неформализованные документы, которые составляются в любом формате: docx, pdf, xlsx, jpg. Например, счёт на оплату, письмо. Также можно отправлять любые неформализованные акты по ЭДО. В системе ЭДО.Поток можно обмениваться как неформализованными, так и всеми утверждёнными видами формализованных документов.

Использование электронной подписи в электронном документообороте

Заверять документы, которыми обмениваются в системе ЭДО, можно тремя видами подписей. Но применяются они в разных ситуациях.

1. Простая (ПЭП) представляет собой код подтверждения, присланный в СМС и на email, логин и пароль для входа в интернет-банк, личный кабинет или приложение. С помощью ПЭП можно заверять электронные документы, но стороны должны заранее заключить соглашение об этом. ПЭП можно использовать для подписания документов внутреннего ЭДО компании или заключения соглашения между работодателем и сотрудником.
2. Усиленная неквалифицированная подпись (НЭП) формируется в удостоверяющих центрах с помощью криптографических программ. НЭП имеет средний уровень защиты и позволяет идентифицировать владельца, а также определить, вносились или нет изменения в документ после того, как он был подписан. Неквалифицированной электронной подписью можно заверять документы во внутреннем ЭДО. Если заключить между сторонами соглашение о признании юридической силы НЭП, ей можно также подписывать некоторые виды внешних документов.
3. Усиленная квалифицированная подпись (КЭП) имеет высокий уровень защиты, создаётся с помощью программ криптошифрования и полностью равноценна рукописной подписи. КЭП имеет юридическую силу, позволяет владельцу подписывать документы, участвовать в торгах, отправлять отчётность. КЭП обязательно имеет квалифицированный сертификат, подтверждающий личность обладателя. Для работы с квалифицированной ЭП требуется установка программного обеспечения, сертифицированного ФСБ. Получить КЭП руководителя или ИП можно в ФНС или доверенном УЦ. КЭП представителя выдается в удостоверяющих центрах, прошедших аккредитацию Минцифры РФ, использовать можно только при предъявлении печатной или электронной доверенности.

Квалифицированная электронная подпись придаёт документу юридическую силу без заключения дополнительных соглашений. КЭП может применяться как во внешнем, так и во внутреннем ЭДО.

Как перейти на ЭДО с бумажного документооборота?

Мы перечислили много плюсов электронного документооборота. Возникает резонный вопрос: почему далеко не все компании на него переходят? Как показывает практика, многие думают, что это слишком сложно. Придётся устанавливать какой-то новый софт и обучать сотрудников. Некоторые предприниматели не верят в безопасность пересылки документов через интернет и считают ненадёжным хранение файлов на чужом сервере. Также предприниматели опасаются, что их контрагенты не готовы переходить на ЭДО. Развеем эти напрасные опасения.

Сложность подключения к ЭДО. В действительности подключиться к системеэлектронного документооборота очень просто, для этого не надо устанавливать новое ПО. Вы можете обмениваться документами в многофункциональном личном кабинете, который открывается в браузере ПК, или своём привычном интерфейсе. ЭДО.Поток предоставляет бесплатный коннектор с 1С и открытый API для интеграции с другими системами. Для того чтобы начать работать с ЭДО, необходима электронная подпись. Но КЭП и так есть у большинства предпринимателей. Для работы с ЭДО не требуется специального обучения, интерфейс сервиса простой и понятный.

Отправлять документы через интернет небезопасно. Все файлы отправляются по защищённым каналам — перехватить и подменить их невозможно. Оператор EDO.ru полностью соответствует всем требованиям к электронному документообороту, которые сформулированы в Приказе ФНС от 8 июня 2021 года № ЕД-7-26/546@, и внесён в официальный реестр операторов ЭДО. Также EDO.ru обладает лицензией на деятельность по технической защите конфиденциальной информации.

Надёжнее хранить документы в бумажном виде в собственном офисе, чем на сервере оператора. Бухгалтеры и предприниматели считают, что при необходимости, найти бумажный договор или счёт-фактуру проще, чем разыскать его в сети. Но реальность такова, что бумажные документы теряются: их может достать кто-нибудь из сотрудников и не вернуть на место, подписанные накладные или акты контрагент может забыть отправить обратно или пакет потеряется в пути.

Электронный документ легко найти в базе в любой момент, в личном кабинете организована удобная система поиска, при необходимости его можно распечатать. Файлы хранятся на сервере EDO.ru неограниченное время.

Наши контрагенты не готовы перейти на ЭДО. Многие компании и индивидуальные предприниматели уже перешли на сервис электронного документооборота в связи с необходимостью или следуя современным тенденциям. Надо только проверить. Это можно сделать в личном кабинете ЭДО.Поток. Если ваш поставщик или покупатель уже зарегистрирован в системе, достаточно отправить ему приглашение для обмена электронными документами. Также можно отправить приглашение присоединиться к ЭДО.Поток и контрагенту, который ещё не использует электронные документы.

В случае, когда ваши партнёры, поставщики или покупатели подключены к другой системе ЭДО, с ними можно обмениваться документами, используя роуминг.

Как подключить электронный документооборот от EDO.ru?

Для того чтобы подключиться к ЭДО.Поток или Маркировке от EDO.ru, необходимо пройти регистрацию в личном кабинете клиента. Для этого надо кликнуть на кнопку «Подключиться» на сайте EDO.ru или сразу перейти по ссылке и заполнить все поля регистрационной формы. Для регистрации и дальнейшей работы вам потребуется квалифицированная электронная подпись, можно использовать ту, которой вы подписываете электронную отчётность в налоговую.

Как в ЭДО отправить приглашение контрагенту

Если ваши клиенты или поставщики уже зарегистрированы в системе ЭДО.Поток, вы можете сразу начать обмен документами. Чтобы проверить контрагента надо:

• зайти в личном кабинете ЭДО.Поток в раздел «Приглашения»;
• кликнуть на кнопку «+ приглашение»;
• в открывшемся списке можно найти контрагента по наименованию, ИНН или КПП. Подробнее об этом вы можете прочитать по ссылке.

Если контрагент ещё не пользуется ЭДО, вы можете отправить ему приглашение присоединиться к ЭДО.Поток. Это делается в личном кабинете на вкладке «Добавить контрагентов».

Если ваши партнёры по бизнесу используют электронный документооборот, но подключены к другой системе, вы всё равно можете обмениваться документами, используя роуминг. Подробнее о том, как настроить роуминг в ЭДО и как пригласить контрагента, вы можете узнать здесь.

Как отправить документы по ЭДО

Одно из главных преимуществ электронного документооборота в том, что электронные документы имеют юридическую силу, не теряются и быстро доходят до адресата. А операторы ЭДО обеспечивают надёжность и безопасность при пересылке и хранении электронных документов.

Возможности электронного документооборота позволяют облегчить работу сотрудников и сделать её более эффективной. Руководители компаний, которые перешли на ЭДО, отмечают существенное сокращение затрат и сроков оплаты по сделкам.

Электронный документооборот (ЭДО) и его виды

Электронный документооборот призван организовывать работу с различными документами в электронном формате. Он подразумевает собой хранение, обработку и движение документов. Главной его задачей можно назвать – избавление человека от лишней бумажной волокиты.

Сейчас российская система имеет полностью сформированную нормативную базу для работы системы ЭДО. Она подразумевает обмен всеми видами юридических документов между организациями. Большая часть предприятий отказывается от бумажных документов в пользу электронных. Это значительно упрощает работу с поставщиками и клиентами.

Чем будет полезен ЭДО для вас:

• С его помощью сократятся расходы на почтовые рассылки, курьеров, бумагу и другие расходные материалы.
• Сможете избежать проблем с поиском архивных документов, ошибками ввода данных и т.п.
• ЭДО даст возможность подтверждать и подписывать документы из любого места, где есть интернет.
• Работа сотрудников станет эффективней, благодаря автоматизированным процессам работы с документами.

Функции электронного документооборота

Основной функционал системы ЭДО заключается в том, чтобы облегчить работу сотрудников. С его помощью вы сможете:

• Осуществлять регистрацию документов.
• Контролировать процессы исполнения по документам.
• Создавать справочники и работать с ними.
• Контролировать движения как бумажных, так и электронных документов, вести историю взаимодействий.
• Создавать и редактировать реквизиты.
• Формировать отчеты по документообороту организации.
• Импортировать документы из файлов на компьютере или из интернета.
• Создавать новые документы в системе по шаблонам.
• Работать с разными версиями документов.
• Электронно отправлять и получать документы.
• Работать с различными папками.
• Получать отсканированные документы и распознавать их в системе.
• Ограничивать доступ к хранящейся информации.

Как работает ЭДО?

Прежде чем приступить к описанию принципов работы ЭДО определим понятие электронного документа.

Электронный документ – это информация, предназначенная для передачи и обработки с помощью информационных систем и интернета. Например, такой системой может выступить 1С.

Большая часть документов имеет унифицированную форму, утвержденную по государственным стандартам и представляет собой компонент информационной системы, например, бухгалтерской. Чтобы электронный документ стал юридически значимым, его требуется подписать электронной подписью ответственного. Например, договор, пописанный в электронном виде имеет такое же право на судебную защиту, как и подписанный на бумаге.

Электронным имеет право стать любой документ, если он не имеет прямого запрета на применение от законодательства РФ. При этом законодательно были введены следующие виды документов:

• Электронные счета-фактуры;
• Трудовые книжки;
• Часть кадровых документов;
• Больничные листы и др.

Система электронного документооборота позволяет создавать, согласовывать и обмениваться документами. Процесс похож на тот, что используется в бумажном делопроизводстве. Работает это просто. Разберем на примере:

Сотрудник вашей компании создает электронный документ в 1С. Нажимает кнопку «Сформировать, подписать и отправить». Документ отправляется в систему ЭДО, информация поступает оператору, который предоставляет сервис. Все происходит в режиме реального времени. Ваш клиент получает документ в своей системе, проверяет его и нажимает на кнопку «Провести».

На рисунке ниже наглядно видно, насколько электронный документооборот сокращает количество действий.

Виды электронного документооборота

Само по себе понятие документооборот подразумевает работу с большим количеством информации, которая подвергается различной классификации. Практически любая компания ведет учет по следующим видам документов:

• Производственные
• Управленческие
• Архивные
• Налоговые
• Кадровые
• Бухгалтерские
• Складские
• Технические и т.д.

Документов может быть столько, сколько отраслей деятельности ведет предприятие. Кроме этого, электронный документооборот можно классифицировать по двум критериям:

• по сфере правовых отношений между участниками;
• по характеру передаваемых документов.

По сфере правовых отношений между участниками можно выделить следующие виды ЭДО:

• внутренний ЭДО;
• внешний ЭДО;
• ЭДО с государственными органами.

Дальше мы подробнее рассмотрим каждый из них.

Внутренний ЭДО

Без внутреннего документооборота сложно представить работающее предприятие. С его помощью осуществляются практически все процессы жизнедеятельности компании. Главная их особенность в том, что внутренние документы не покидают пределы компании, то есть передвигаются внутри нее.

Документы внутреннего документооборота:

• Приказы
• Уставы
• Заявления
• Протоколы совещания
• Инструкции
• Регламенты
• Служебные записки и т.д.

Таким образом, внутренний ЭДО регулирует работу сотрудников компании. Этот вид документооборота почти не регулируется государством, поэтому руководители могут устанавливать свои правила работы с ним.

Главные задачи внутреннего ЭДО:

• Увеличить скорость обмена документами и информацией между работниками.
• Упростить получение сведений из приказов и других нормативных актов.

Система позволяет фиксировать статусы документов на разных этапах, что позволяет руководителям эффективнее контролировать и оценивать работу. Внутренний ЭДО позволяет также вести учет времени и действий, осуществляемых по документам.

Внешний ЭДО

Внешний документооборот (межкорпортативный) подразумевает работу с входящими и исходящими документами компании. К этому виду документов относится информация о партнерах, клиентах, поставщиках и контролирующих органах. Другими словами – этот вид ЭДО обслуживает внешнюю связь организаций.

Документы внешнего документооборота:

• Бухгалтерская отчётность
• Налоговая отчётность
• Декларации
• Счета-фактуры
• Накладные и т.д.

Условно внешний ЭДО можно также поделить на две группы:

• Бизнес – бизнес. Включает в себя документооборот с контрагентами предприятия. Сюда можно отнести всю первичную документацию, счета-фактуры, договоры и т.п. В эту же группу входят дистанционное банковское обслуживание и коммерческие электронные площадки.
• Бизнес – государство. Эта группа внешнего документооборота включает в себя электронную отчетность в государственные органы, предоставление ЭД по требованию в ФНС. Сюда же входит единая информационная система по закупкам и взаимодействие с судами, Роскомнадзором, Росимуществом и т.п.

ЭДО с государственными органами

В 2011 году МинФин РФ принимает решение, разрешающее использовать счета-фактуры в электронном виде при наличии ЭЦП. Именно это решение стало стартом к дальнейшему созданию различных информационных систем электронного документооборота.

Таким образом большая часть государственных учреждений постепенно стала переходить на систему ЭДО. Индивидуальные предприниматели, юридические лица получили возможность более оперативно взаимодействовать с налоговой службой, фондом соцстраха и пенсионным фондом

Чтобы отправлять документы в Фонд социального страхования компания-организатор должна предварительно заключить договор с оператором ЭДО. Кроме этого потребуется установка необходимого ПО, которое будет совместимо с ПО ФСС, а также получить электронную подпись. Затем потребуется заключить договор о подключении к ЭДО с ФСС. Выполнив эти процедуры, компания-страхователь становится участником системы ЭДО с ФСС и имеет возможность отправлять отчетность в электронном формате.

Для обмена документами с ФНС можно заключить договор с любым оператором ЭДО. Главным условием отправки – является ЭЦП. Документы должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью

Перед тем как начать обмениваться документами с ПФР необходимо заполнить заявление, что отчетные документы будут поступать в электронном виде. Затем потребуется подписать специальное соглашение «Об обмене электронными документами в системе электронного документооборота». Эти два пункта важны, иначе ПФР не будет принимать ваши электронные отчеты.

Бланки отчетов находятся на сайтах каждого из ведомств. Для ПФР соглашение распечатывается в двух экземплярах, а заявление в трех. После подачи их в ведомство обращение рассматривается от двух неделю до месяца. Решение вы получите в письменном виде.

Если вы планируете внедрение технологии безбумажного документооборота на предприятии и вам необходима консультация, обратитесь к нашим специалистам!

Особенности электронного документооборота

Преимуществ у электронного документооборота много, но мы перечислим основные из них:

• Хранение документов организации становится централизованным и структурированным.
• Сократятся расходы на печать, почтовые рассылки.
• Не будет необходимости хранить бумажные экземпляры документов.
• Процедуры формирования, согласования и утверждения будут регламентированы единым бизнес-процессом.
• Сократится время работы с документами, а время подписания ускорится.
• Любые операции с документами можно осуществлять в режиме онлайн из любой точки, где есть интернет.
• Находить документы будет проще и быстрее.

Выводы

Безусловно для внедрения ЭДО в компанию потребуется время. Без затрат также не обойтись. Но выгоды от этого настолько очевидны, что сомнений не вызывают. Уже через пару месяцев вы сможете ощутить экономию на расходах бумаги и других расходных материалов для печати документов. При этом юридически электронные документы имеют такую же силу, как и бумажные.

Кроме этого ускорится процесс работы с оплатами контрагентов. Это избавит вас от кассовых разрывов в вашей деятельности.

Также грамотная работа с внутренним и внешним документооборотом даст вам следующие выгоды:

• Стоимость процессов по согласованию и подписанию документов снизится и потребует меньше времени от сотрудников.
• Издержки на хранение, уничтожение или печать документов заметно сократятся.
• Издержки на доставку документов клиентам сократятся.
• Увеличится скорость оплаты от контрагентов.

Если посчитать все эти выгоды в цифрах, то получится вот такая сравнительная таблица:

Переход на ЭДО как правило происходит постепенно. Часто компании при переходи пользуются смешанным документооборотом. Часть документов остается в бумажном виде, а другая в электронном.

Таким образом, сравнивая электронный и бумажный документооборот в компании мы можем сделать один вывод – важны оба. Полностью отказываться от бумаг не стоит, но и отказываться от возможности использовать электронный формат не нужно.

Важно правильно настроить алгоритм работы, который будет основан на эффективной работе электронного документооборота в купе с бережным хранением бумажных архивов.

Ну и напоследок, главный совет. Внедрение ЭДО лучше всего доверить профессионалам! Специалисты компании «Первый Бит» внедрят ЭДО в вашу компанию и ответят на любые вопросы по работе с электронным документооборотом. Звоните!

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Электронные документы: виды, требования и особенности документооборота

Любой юридически значимый документ можно передать в электронном виде в рамках документооборота ЭДО. Но для этого необходимо соблюдать требования законодательства к его оформлению, передаче и хранению. Невыполнение этих требований чревато штрафами, неустойками и убытками.

Елена Ефимова
02 Июля 2019
Подключиться

Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП

Разберёмся, в чем различия бумажного варианта документа, его отсканированной версии и документа, изначально созданного в электронной форме, затем сравним требования к ним и определим сферы применения.

Документ бумажный, электронный образ и электронный документ

Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как «Материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.

Понятие электронного документа закреплено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так:

«Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа. Во втором — изначально создаётся в форме электронного документа.

В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы. Но если для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид электронной подписи, то для электронных документов зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.

Требования к документам в электронном виде

Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:

1. Общие требования. Не отличаются от требований к документам в бумажном виде и в основном касаются формы и содержания.
2. Требования, предъявляемые к конкретному виду документов в электронном виде, в том числе электронным документам. Ключевые в этой категории — требования к электронной подписи. Именно она и соблюдение условий её применения делают документ юридически значимым.
3. Особые требования к конкретным документам в электронном виде, предъявляемые исходя из их назначения, условий создания, обработки, передачи и хранения. Эти требования всегда индивидуальны по отношению к категориям или видам документов. Они отражены в специальных нормативных актах или инструкциях.

Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.

Виды и применение электронных документов

Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.

Договоры, контракты, соглашения

Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.

Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.

Первичные учётные документы

Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учёте». Специальные требования к счетам-фактурам — в статье 169 НК РФ.

Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично. Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота. Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота — налаженная система сбережёт ваше время.

Выполнение всех требований к первичным учётным документам — это фактически выполнение требований ФНС. Упрощает задачу применение обязательных или рекомендованных налоговым органом форматов — формализованных электронных документов. Обязательные форматы утверждены для счёта-фактуры и универсального передаточного документа, в том числе корректировочных (Приказы ФНС № ММВ-7-15/155@, № ММВ-7-15/155@ и № ММВ-7-15/189@). Рекомендованные форматы есть для акта приёмки работ и документа о передаче товаров (Приказы ФНС № ММВ-7-10/552@ и № ММВ-7-10/551@) — можно применять их или разработать свой формат.

Отчётность

Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие для сдачи электронной отчетности — подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора ЭДО или через официальный сайт ФНС.

Документы для подачи в суд

Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обращения в государственные органы

Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.

Юридическая значимость электронной переписки

Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.

Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.

В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:

• кто составил документ;
• кто, в какое время и откуда его направил;
• кто, в какое время и где получил;
• применялся ли полученный документ, какой юридический характер и значимые последствия он имел.

Дать ответы на эти вопросы и подтвердить их доказательствами бывает непросто.

Если адреса электронной почты указаны в договоре с контрагентом и при этом чётко определён порядок обмена документами, проблем обычно не возникает. Идентифицировать СМС-отправления можно посредством сотового оператора. Сообщения в чатах и мессенджерах — через техподдержку соответствующей платформы. Но проблемы могут возникнуть, если придется оспаривать факт личного отправления. Ведь не исключено, что доступ к логину, паролю, устройству и сим-карте может получить третье лицо.

В 2016 году арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассматривал дело №А56-95953/2015, где фигурировали СМС-уведомления. Истец судился со Сбербанком относительно несанкционированного вывода со счёта истца денежных средств на сумму более 6 миллионов рублей. Для операций использовались платёжные поручения, подготовленные в информационной системе банка и подписанные сгенерированными одноразовыми кодами (паролями), которые направлялись на телефон истца и при вводе в подтверждение операции означали подписание документа простой ЭП. Суд отказал в удовлетворении исковых требований, сославшись на то, что истец, хотя, возможно, и не был причастен к операциям, не обеспечил недоступность средств идентификации.

Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования. Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий — аналог использования простой электронной подписи.

Подведём итог

Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.

Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее перейти на ЭДО. Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.

Виды электронного документооборота

Сегодня электронный документооборот стал неотъемлемой частью во многих сферах, поэтому играет очень важную роль. Он обеспечивает эффективное и безопасное взаимодействие между компаниями, сокращает временные затраты и повышает оперативность бизнес-процессов.

Обмен электронными документами можно разделить на несколько видов электронного документооборота в зависимости от направления взаимодействия и типа документов, участвующих в ЭДО.

В данной статье мы рассмотрим основные виды электронного документооборота и расскажем об их влиянии на особенности делопроизводства.

Какие существуют виды электронного документооборота (ЭДО)

Вид электронного документооборота определяется по:

• сфере правовых отношений между участниками;
• виду и типу электронных документов.

По сфере правовых отношений между участниками можно выделить следующие виды электронного документооборота:

• внутренний ЭДО;
• внешний ЭДО;
• ЭДО с государственными органами.

Так, делопроизводство любой компании можно разделить на два вида: внутренний и внешний электронный документооборот.

Этот вид электронного документооборота также называют внутрикорпоративным. Он затрагивает в основном отношения между работниками и руководством компании. Внутренний ЭДО слабо регламентируется законодательством, поэтому в каждой компании могут быть установлены свои правила.

С помощью внутреннего электронного документооборота можно ускорить обмен информацией между сотрудниками, а также упростить доведение до них сведений о приказах, локальных нормативных актах и прочих распорядительных документах.
Благодаря различным статусам документа руководство может контролировать работу подчинённых и оценивать её эффективность: просматривать время, затраченное на обработку документа, и произведённые действия.

Вид, который также называется межкорпоративным. Это обмен электронными документами с контрагентами. Большая часть таких документов стандартизирована, то есть формируется по определённым шаблонам. Маршруты следования документов также строятся по одной системе. Поэтому в сервисах ЭДО можно настроить распределение разных типов документов по сотрудникам или отделам, которые их обрабатывают. Если контрагенты работают с разными операторами ЭДО, необходимо подключать роуминг или договариваться об использовании общей системы.

Этот вид документооборота обладает правовой силой благодаря законодательству. Документы приравнены к подписанным бумажным и несут правовые последствия. ЭДО с государственными органами обычно подразумевает сдачу отчётности в контролирующие органы — ФНС, СФР, Росстат и другие, в зависимости от вида деятельности компании. Для этого существуют специальные системы с актуальными формами, которые делают заполнение отчётов быстрее и проще.

По типу электронных документов выделяются следующие условные виды ЭДО:

• бухгалтерский — счета-фактуры, справки, выписки;
• управленческий — распорядительные документы, локальные нормативные акты, регламенты;
• кадровый — личные дела работников, приказы об отпусках;
• складской — накладные, акты;
• производственный — наряды, отчёты, инструкции;
• архивный — каталоги и другие классификаторы документов.

Как виды электронного документооборота определяют особенности делопроизводства в организации

Различные виды электронного документооборота оказывают влияние на особенности делопроизводства в компании следующим образом:

• Обмен информацией между сотрудниками становится более оперативным, поскольку процессы передачи документов осуществляются в электронном виде.
• Документы могут быть автоматически маршрутизированы к нужным сотрудникам или отделам, что способствует более точному и своевременному выполнению задач.
• Возможность контроля и оценки эффективности работы сотрудников благодаря различным статусам документов и отслеживанию времени, затраченного на их обработку.

• Обмен электронными документами с контрагентами упрощает процессы взаимодействия и коммуникации с внешними организациями.
• Стандартизированные документы и процедуры облегчают обработку документов и снижают вероятность ошибок при их передаче и интерпретации.
• Возможность автоматического распределения документов среди сотрудников или отделов, что способствует более эффективной обработке и своевременному реагированию на запросы контрагентов.

ЭДО с государственными органами:

• Соблюдение требований и протоколов, установленных государственными органами, обеспечивает правовую значимость документов и сокращает риски возникновения проблем при взаимодействии с государственными структурами.
• Электронные документы, обмениваемые с государственными органами, могут быть интегрированы с государственными информационными системами, что позволяет автоматизировать процессы взаимодействия и повышает точность и своевременность предоставления необходимой информации.

Каждый вид электронного документооборота вносит свои особенности в делопроизводство компании, оптимизируя процессы обмена документами, повышая продуктивность и обеспечивая соблюдение требований законодательства. Внедрение соответствующего вида ЭДО позволяет организации достичь большей оперативности, контроля и автоматизации в деловых процессах.

Специфика электронного документооборота

Электронные документы могут содержать коммерческую или государственную тайну. Поэтому необходимо обеспечить им надёжную защиту при передаче по интернету. Для этого нужны:

• оператор ЭДО;
• электронная подпись;
• система ЭДО.

Отправка документов происходит через оператора ЭДО. Он отвечает за достоверность сведений обо всех участниках электронного документооборота, фиксирует все действия, происходящие с электронным документом, и хранит архив документов в течение срока, установленного законом.

• простая электронная подпись с самым низким уровнем защиты;
• неквалифицированная электронная подпись может иметь юридическую силу, если соответствует государственным стандартам;
• квалифицированная электронная подпись всегда обладает юридической силой и подходит для подписания любых документов, для отправки отчётности, заключения договоров и участия в торгах.

Система электронного документооборота (СЭД) служит для автоматизации работы с разными типами документов и для их хранения. Сертификат электронной подписи подключается к системе, и после этого можно создавать, подписывать и отправлять документы.

Система Астрал.Докс предоставляет полный набор функций, позволяющий упростить и ускорить делопроизводство в вашей компании. Мы создали интуитивно понятный и удобный интерфейс, чтобы вам было комфортно работать с электронной документацией и эффективно взаимодействовать с контрагентами и государственными органами.

ГК «Астрал» поможет организовать внутренний и внешний электронный документооборот компании, а также отправку отчётности в контролирующие органы. Мы предлагаем несколько систем для цифровизации документооборота. Оставьте заявку, и наш специалист свяжется с вами.

Продукты по направлению

Сервис электронного документооборота с контрагентами

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С