Чем занимается бухгалтер на первичной документации

Должностная инструкция бухгалтера по первичной документации

В крупных компаниях не обойтись без большого штата бухгалтерии. Каждому бухгалтеру отводится своя сфера деятельности. Отдельный сотрудник может быть привлечен к работе только с первичной учетной документацией компании или предприятия. Какую должностную инструкцию нужно подготовить для такого специалиста, расскажем в публикации.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Образец должностной инструкции бухгалтера по первичной документации

Общество с ограниченной ответственностью «Дельта»

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Петров / П.Р. Петров
23.12.2019 г.

Должностная инструкция
бухгалтера по первичной документации

1. Общие положения

1. Бухгалтер по первичной документации входит в разряд специалистов.
2. На указанную должность может быть принято лицо со средним профессиональным (экономическим) образованием и стажем труда по специальности не менее 3 лет.
3. Сотрудник, занимающий должность бухгалтера по первичной документации, должен знать:
   • законодательные акты РФ о бухучете, а также нормативные правовые акты о документах и документообороте, об архивном деле и т.д.;
   • основы налогового и финансового законодательства;
   • требования к использованию законов РФ в сфере формирования и заполнения первичных учетных документов;
   • внутренние бумаги предприятия, устанавливающие правила оформления, хранения и сдачу в архив первичной документации;
   • правила заполнения сводных учетных бумаг для осуществления контроля и упорядочения обработки сведений о фактах хоздеятельности;
   • нормы трудового законодательства РФ;
   • правила внутреннего трудового распорядка компании;
   • основы работы с компьютерной техникой.
4. Сотрудник, занимающий должность бухгалтера по первичной документации, должен обладать такими умениями:
   • правильно составлять первичную учетную документацию как в бумажном, так и электронном виде;
   • владеть навыками комплексной проверки первичной учетной документации;
   • использовать компьютерные программы для ведения бухучета, справочно-правовые и информационные системы, оргтехнику;
   • правильно хранить первичную учетную документацию до передачи ее на архивное хранение.
5. Бухгалтер по первичной документации в области своего труда должен опираться на настоящую должностную инструкцию, иные бумаги, касающиеся трудовой функции своей должности, локальные нормативные акты хозяйствующего субъекта.
6. Указанный работник находится в подчинении у заместителя главного бухгалтера компании.
7. Во время отсутствия на рабочем месте данного сотрудника (болезнь, отпуск, отгулы и т.д.) его трудовые функции передают другому сотруднику, который будет назначен в установленном порядке, получит аналогичные права и будет нести ответственность за недобросовестное выполнение своих обязанностей, возложенных на него из-за замещения.

2. Должностные обязанности

В обязанности бухгалтера по первичной документации входят следующие:

1. Формирование (заполнение, оформление) первичных учетных бумаг.
2. Своевременное принятие к учету первичных учетных документов о фактах хоздеятельности предприятия.
3. Обнаружение случаев нарушения работниками компании графика документооборота и порядка отправления в бухгалтерскую службу первичных учетных бумаг и оповещение об этом своего непосредственного начальника.
4. Проверка первичной документации в плане соблюдения формы, правильности содержания, реквизитов.
5. Упорядочение первичных учетных документов какого-либо отчетного периода согласно учетной политике компании.
6. Формирование сводных учетных документов, опираясь на первичные учетные бумаги компании.
7. Полная подготовка пакета первичной документации для отправки его в архив.
8. Создание копий первичных учетных бумаг, в том числе в ситуации их изъятия уполномоченными органами, согласно положениям законов РФ.
9. Обеспечение нужными сведениями для осуществления инвентаризации активов и обязательств компании согласно ее учетной политике.
10. Контроль за сохранностью первичной документации и за организацией ее хранения.

3. Права

Указанный сотрудник имеет следующие права:

1. Участие в обсуждении проектов решений администрации компании.
2. С одобрения непосредственного начальника привлечение другого персонала к решению поставленных перед ним задач.
3. Требовать и получать от работников других отделов нужные сведения, документы.
4. Участвовать в обсуждении проблем, касающихся исполняемых трудовых функций.
5. Требовать от руководителей оказания помощи в исполнении трудовых функций.

4. Ответственность

Бухгалтер по первичной документации может быть привлечен к ответственности:

• за неполное исполнение или неисполнение своих трудовых функций, предусмотренных настоящим документом, — в порядке, закрепленном действующим трудовым законодательством РФ;
• за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своего труда, — в порядке, закрепленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;
• за причинение материального ущерба — в порядке, зафиксированном действующим трудовым законодательством РФ.

Руководитель структурного подразделения:

Семенова / К.А. Семенова
24.12.2019 г.

С должностной инструкцией ознакомлена и согласна:

Свиридова / А.В. Свиридова
24.12.2019 г.

Полезная информация

Функции данного документа — утвердить перечень трудовых обязанностей для бухгалтера по первичке. Работник будет в курсе, какими действиями будет ограничена сфера его деятельности, какими правами он будет обладать и какие санкции будут грозить за допущение ошибок с его стороны.

Компания сама решает, какие должностные обязанности будут у работника, поскольку должности бухгалтера по первичке нет в Квалификационном справочнике, утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37, и в Общероссийском классификаторе профессий, утв. Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 №367.

Круг трудовых функций можно подготовить на основании профстандарта «Бухгалтер». Он закреплен Приказом Минтруда России от 21.02.2019 №103н. В документе можно найти те действия, которые можно поручить бухгалтеру по первичке, и именно на основе их составить должностную инструкцию.

Структура документа

Законодательно утвержденной формы документа не создано, поэтому компании разрабатывают ее своими силами. Составлением такого документа может заниматься юрист, кадровый работник, руководитель или другие сотрудники, знакомые с принципами оформления данной бумаги, законами и обязанностями бухгалтера по первичке. Для написания текста документа можно привлечь начальника сотрудника на этой позиции.

Итак, стандартно документ содержит следующие разделы.

Раздел	Описание раздела
Общие положения	Здесь нужно указать, к какой категории будет относиться работник, что он обязан знать, какое образование должен иметь, кто будет его непосредственным начальником. Также в этом разделе отмечают перечень нормативных актов, на основании которых будет действовать работник, указывают порядок назначения на данную позицию.
Должностные обязанности	Все функции нужно прописать очень точно. Их перечень будет зависеть от масштабов компании, где будет работать указанный сотрудник.
Права работника	Здесь перечисляют полномочия, которыми будет наделен бухгалтер по первичной документации. Обычно это права участия в принятии решений некоторых проблем, оповещение начальства об ошибках в своей области, запрос документов, получение необходимых для работы сведений и т.д. Список прав также будет зависеть от специфики деятельности компании.
Ответственность сотрудника	В этом пункте указывают, какую ответственность будет нести бухгалтер по первичке. Обычно ограничиваются фразой: «в порядке, установленном законодательством РФ». Но также можно расписать виды ответственности: дисциплинарную, административную, материальную, уголовную, а также все типы ошибок.

Это основные пункты инструкции. При необходимости можно включить и дополнительные, например, «Заключительные положения», «Взаимоотношения внутри предприятия», «Условия работы» и др.

Оформляют документ следующим образом:

1. В начале по центру располагают полное название компании.
2. Далее следует отметка об утверждении документа нанимателем. Здесь указывают должность руководителя, а сам он ставит свою подпись и дату утверждения бумаги.
3. Затем указывают название документа, располагают его текст.
4. После текста расписываются руководитель отдела — начальник принимаемого на должность сотрудника и сам сотрудник, подтверждая свое ознакомление с бумагой.

Внимание! Требования обязательно создавать должностную инструкцию в трудовом законодательстве нет. Ст. 57 ТК РФ гласит, что в трудовой договор могут помещаться списки должностных функций работника, прав и ответственности работодателя и работника. Следовательно, трудовой контракт может служить документом, устанавливающим все эти положения. Несмотря на это, компании предпочитают применять должностные инструкции для снижения вероятности конфликтов и недопониманий сторон.

Обязанности бухгалтера по первичной документации

Крупные организации нанимают целый бухгалтерский отдел, чтобы справляться с объемным учетом, и в бухгалтерии обязательно есть специалист, который занимается первичной документацией. Разберем обязанности бухгалтера по первичке и особенности его работы.

Должность бухгалтера по первичке и ее особенности

Бухгалтер по первичной документации принимает и обрабатывает накладные и акты, транспортные документы, товарные чеки, счета-фактуры и другие первичные документы. Он может работать в компании, которая занимается торговлей, перевозками, строительством — главное, в этой организации большой поток первички, так что для ее обработки требуется отдельный специалист или даже целый отдел. Работникам на этой должности приходится кропотливо проверять данные в документах и переносить их в учетную систему, так что главные требования к такому специалисту — внимательность, аккуратность, усидчивость, готовность выполнять монотонную работу. Также важно хорошо знать документооборот и правила заполнения документов. Еще одно отличие этой профессии во многих случаях — неравномерность нагрузки. В конце отчетного квартала, когда в учетную систему нужно внести полученные первичные документы от поставщиков, часто копится много первички. В этот период многие бухгалтеры по первичке работают в авральном режиме.

Должностные обязанности бухгалтера по первичке

• заполнение исходящих первичных документов;
• своевременный сбор у сотрудников и контрагентов документации;
• проверка полученных документов на правильность заполнения и соответствие законам РФ;
• своевременное внесение полученных документов в учетную систему — именно эта задача часто отнимает большую часть времени бухгалтера по первичке;
• оформление на основе внесенных в учетную программу документов корреспонденции по счетам бухучета;
• оформление регистров учета для обобщения поступившей информации;
• подготовка сводных отчетов для внутреннего и внешнего пользования, особенно для главного бухгалтера компании;
• контроль над правильностью документооборота;
• формирование комплектов документации;
• передача в архив бумажных оригиналов первички;
• участие в инвентаризации на предприятии, помощь в фиксации итогов ревизии;
• при необходимости — участие в работе по оптимизации процесса сбора, проверки и ввода первички в систему учета.

Бухгалтер по первичной документации должен владеть такими знаниями и умениями:

• законы и нормативно-правовые акты РФ, которые регулируют документооборот и архивное дело;
• налоговые, бухгалтерские и финансовые законы;
• внутренние документы компании;
• нормы заполнения первичных документов на бумаге и в электронном виде;
• правила работы с 1С или другой бухгалтерской программой, базами данных, сервисами передачи отчетности и электронных счетов-фактур;
• правила хранения документов и правила ведения архива.

Вспомогательные инструменты бухгалтера по первичке

В работе бухгалтеру помогают не только доступ к законодательной базе и приспособления для хранения бумаг — файлы, папки, стеллажи — но и техническое оборудование, а также компьютерные программы.

Конечно, специалисту важно освоить бухгалтерскую программу, в которой ведется учет на предприятии. Ежедневная обязанность бухгалтера по первичке — создавать в этой программе исходящие документы и вносить в нее входящую документацию с бумажных оригиналов, полученных от контрагентов компании.

Ввод документов в систему отнимает до 70% рабочего времени бухгалтера, и для облегчения этой задачи есть технологические решения:

• электронный документооборот — для этого нужно подключиться к оператору ЭДО или подключить бухгалтерскую программу с ЭДО, а еще договориться со своими контрагентами об обмене электронными документами;
• интеграция учетной программы с интернет-банком для автозагрузки банковской выписки;
• система для автоматизации ввода в учетную систему сканов первичных документов.

К сожалению, даже подключение к ЭДО не избавляет компанию от потока бумажной первички, потому что некоторые контрагенты продолжают работать по-старинке и присылать оригиналы на бумаге. Поэтому системы распознавания хорошо дополняют ЭДО. Принцип работы системы по автовводу первички прост:

• бухгалтер сканирует оригинал документа или получает от контрагента скан, если тот не может вовремя передать оригиналы;
• отправляет скан на распознавание — система прочитывает реквизиты и поля накладной, переносит значения в черновик соответствующего документа в учетную систему;
• бухгалтер проверяет правильность распознавания данных и проводит документ.

Попробуйте автоматизировать ввод накладных в вашей компании — подключите веб-сервис Контур.Бухгалтерия: здесь есть простой ввод первички с помощью ЭДО, системы распознавания и автозагрузки банковской выписки. А еще — учет, налоги, зарплата, отчетность и другие инструменты для директора и бухгалтера небольшой компании. Тестируйте систему бесплатно 14 дней.

Первичная документация в бухгалтерии

Каждый бухгалтер сталкивался с «первичкой». Но однозначно определить, какие документы относятся к первичной документации, сложно даже профессионалам с многолетним опытом. Разный набор документов для бухгалтерского и налогового учета вносит еще больше неопределенности. Так что такое первичная документация в бухгалтерии и что нужно знать о ней? Разберем в статье.

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий сделки налогоплательщика. Речь идет о сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл. Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы. Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как документ подтверждает ее совершение. Как правило, это делает поставщик. Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться. Особо внимательно нужно относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, так как это ваши расходы и вы больше поставщика заинтересованы в правильном оформлении документов. Налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками.

13 — 19 ноября

А у нас Теплая пятница!

Скидка до 40% на Бухгалтерию Надо брать

Хранение первичных документов

Первичку нужно хранить минимум 5 лет. В этот период ФНС может в любой день запросить документы у вас или ваших контрагентов, чтобы провести проверку. Также документы понадобятся в случае судебных споров. Раньше для хранения документов требовались стеллажи, папки и много бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, перенесите архив первички в электронный вид. Бухгалтерские сервисы помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве — в таком и искать документы проще. В списке сервиса проще отслеживать нехватку первички, закрытие, оплату и документы по сделкам. Электронные документы заверяют электронной подписью. Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, она получит штраф от 10 до 30 тыс. рублей. Другая проблема потери документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.

Первичные документы делятся по стадиям бизнеса

• Наличные расчеты — кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру, бланк строгой отчетности. Организации редко рассчитываются между собой наличкой, так как суммы расчетов через кассу ограничены суммой 100 тыс. рублей. Обычно наличными деньгами получают авансы или подотчетные деньги сотрудники.
• Электронные расчеты, включая эквайринг, платежные системы или перечисления с расчетного счета — выписка с банковского счета.

Третий этап — получение продукции. Требуется подтверждение факта получения покупателем товара или услуги, а продавцом — оплаты. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть потраченные средства в расходах. Получение подтверждается:

• товарной накладной;
• товарным чеком;
• актом выполненных работ или оказанных услуг.

Первичная документация в бухгалтерии список документов 2020

Сделки в разных компаниях существенно отличаются. Несмотря на это, есть перечень первичной документации, которая обязательна в бухгалтерии:

• Договор.
• Счет на оплату.
• Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности.
• Товарная накладная.
• Акт выполненных работ или оказанных услуг.
• Счет-фактура.

Этот список документов по сделкам не исчерпывающий, он может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учета в организации.

Формирование первичной бухгалтерской документации

Правила ведения первичной документации допускают составление ее по самостоятельно разработанным или унифицированным формам (ст. 9 № 402-ФЗ). Но помните, что юридическую силу имеет только документ, содержащий все необходимые реквизиты:

• Название документа.
• Дата создания.
• Наименовании организации или имя предпринимателя составителя.
• Содержание документа или хозоперации.
• Натуральные и денежные показатели.
• Данные ответственных лиц.
• Подписи сторон.

Формы первички, которые использует организация, закрепляются в учетной политике. В процессе работы может возникнуть потребность в обновлении или дополнении форм — это тоже фиксируется в учетной политике.

Рассмотрим первичные документы подробнее.

Договор

При заключении сделки стороны заключают между собой договор, в котором оговаривают все условия и детали будущих хозяйственных операций: сроки отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, время для оплаты, способ расчетов и т.п.

Дополнительно в договоре фиксируются данные о предмете сделки и цене. Права и обязанности сторон тоже нужно прописать, чтобы в суде было легче урегулировать возможные споры.

Оптимально, если каждая сделка оформлена отдельным договором. Но компании нередко заключают с постоянными контрагентами один общий договор на ряд однотипных сделок сразу. Оформите два экземпляра договора с печатями и подписями сторон на каждом.

Письменная форма договора нужна не всегда. Например, для сделки по купле-продаже подтверждающим заключение документом выступает кассовый или товарный чек.

Счет на оплату

Счет на оплату — это документ, в котором продавец устанавливает цену на свои услуги или товары.

Покупатель соглашается с условиями поставщика в момент совершения оплаты. Законодатель не устанавливает форму счета, поэтому каждая компания составляет его по-своему. В счете прописывают условия сделки, сроки, порядок оплаты и поставки и т.д.

Подпись директора или главбуха на этом документе не обязательны (ст. 9 № 402-ФЗ). Но чтобы со стороны налоговой или контрагентов не возникало вопросов, лучше ими не пренебрегать. Счет на оплату не дает возможности предъявить требования поставщику — в нем лишь фиксируется цена покупки. Покупатель же сохраняет за собой право требовать возврата денег в случае нарушения условий договора или незаконного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Первичные документы из этой группы подтверждают факт оплаты полученных покупателем товаров или услуг.

К ним относятся кассовые и товарные чеки, платежные поручения и требования, бланки строгой отчетности. Платежку покупатель получает в банке, когда оформляет оплату безналичным платежом, а платежное требование может выставить поставщик. Товарный или кассовый чек поставщик выдает покупателю, когда тот оплачивает товар наличными деньгами.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки оформляют в двух случаях: при продаже товара физлицами или при продаже физлицам.

Товарные накладные, как правило, используют организации для оформления реализации товаров и их дальнейшего оприходования покупателем.

Как и договор, товарную накладную составляют в двух экземплярах. Один остается у поставщика, чтобы подтвердить передачу товаров, а второй получает покупатель для подтверждения оприходования.

Данные в накладной и счете-фактуре должны совпадать.

Лицо, которое отпускает товар, проставляет в накладной свою личную подпись и печать компании. А покупатель также заверяет документ подписью и печатью.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт — это первичный документ для двух сторон, который служит подтверждением факта заключения и исполнения сделки, ее стоимости и сроков исполнения.

Его может составить заказчик или исполнитель. У каждой стороны есть свой экземпляр, который служит подтверждением того, что стороны не имеют претензий друг к другу и признали услугу и оплату за нее соответствующей договору.

Счет-фактура

Счет-фактура нужен для принятия НДС к вычету. Обычно они являются сопутствующим документом к товарной накладной или акту. Встречаются и счета-фактуры на авансы.

• данные продавца и покупателя;
• информацию о товаре, его стоимости и количестве;
• подписи ответственных лиц.

Фактуру обязаны выписывать все организации и предприниматели на ОСНО и другие, работающие с НДС.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ БУХГАЛТЕРА

Функциональные обязанности Бухгалтера определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности Бухгалтера и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.

1. Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализацию продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, расчетов с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и т.п.).
2. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.
3. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке.
4. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.
5. Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных затрат, подготавливает предложения по их предупреждению.
6. Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия.
7. Обеспечивает руководителей, кредиторов, инвесторов, аудиторов и других пользователей бухгалтерской отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией по соответствующим направлениям (участкам) учета.
8. Разрабатывает рабочий план счетов, формы первичных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, участвует в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации.
9. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота, в разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники, в проведении инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей.
10. Подготавливает данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.
11. Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.
12. Участвует в формулировании экономической постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определяет возможность использования готовых проектов, алгоритмов, пакетов прикладных программ, позволяющих создавать экономически обоснованные системы обработки экономической информации.

III. Права

Бухгалтер имеет право:

1. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
2. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

IV. Ответственность

Бухгалтер несет ответственность за:

1. Невыполнение своих функциональных обязанностей.
2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.
3. Невыполнение приказов, распоряжений директора предприятия, поручений и заданий от ________________________.
4. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.

V. Условия работы

1. Режим работы Бухгалтера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
2. В связи с производственной необходимостью Бухгалтер может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Согласовано:

Руководитель
структурного подразделения: