Что должен содержать процесс выбора квалифицированных поставщиков

Выбор поставщиков

Считается, что наиболее важная часть снабжения — поиск правильного поставщика. Что толку иметь хорошо разработанный продукт, если поставщик не сможет реально обеспечить его поставку! Представьте, что вы работаете над проектом и хотите купить для него какую-то важную составляющую, скажем, сборный мост для строительного проекта. Вы анализируете два фактора. Во-первых, проектную часть, т.е. насколько продукт удовлетворяет вашим запросам. Во-вторых, поставщика, который может гарантировать доставку продукта с заданными характеристиками. Другими словами, поставщик должен выполнить свою работу, обеспечивая высокое качество, своевременность, приемлемые расходы и т.д. Скажем, добраться куда-либо на поезде за объявленные четыре часа может показаться хорошей услугой, но ее ценность существенно снизится, если железнодорожная компания в реальной жизни обеспечить это время не сможет.

Таким образом, снабжение начинается с поиска квалифицированного поставщика (qualified supplier). Это поставщик, способный реально доставлять требуемые материалы. Обычно организации ищут поставщиков, которые:

« финансово стабильны и их деятельность имеет долгосрочные перспективы;

• способны и имеют мощности для поставки необходимых материалов;

ш без ошибок доставляют требуемые материалы;

т отправляют материалы с гарантированно высоким качеством;

« обеспечивают надежную и своевременную поставку, выполняя заказы за короткое время;

• предлагают приемлемые цены и условия финансирования;

« гибко реагируют на запросы потребителей и возникающие

• имеют достаточный опыт работы с необходимой вам продукцией;

ш имеют хорошую репутацию;

• имеют удобную и легкую систему закупок;

ш ранее добивались успеха и могут формировать долгосрочные отношения.

В разных обстоятельствах на первое место по важности могут выходить и другие факторы, скажем, удобство размещения, способность обеспечивать широко меняющийся спрос и т.д.

В большинстве организаций имеется список проверенных поставщиков, оказывавших им в прошлом приемлемые услуги, или тех, которые известны своей надежностью. Если в списке подходящего поставщика нет, организация должна его найти. Поставщиков, работающих с дешевой продукцией, вполне вероятно, можно отыскать в профессиональных журналах, каталогах или через деловые контакты. Что касается поставок дорогостоящей продукции, то здесь требуется более тщательный поиск, и времени на него может потребоваться гораздо больше. Выбор лучшего поставщика продукта осуществляется по следующим шагам.

т Отыскивают потенциальных поставщиков.

ш Составляют общий список квалифицированных поставщиков, способных поставлять необходимую продукцию.

ш Сравнивают организации, вошедшие в этот список, и удаляют из него те, что по каким-то причинам не устраивают.

• Продолжают вычеркивать из списка организации, пока не получится так называемый короткий список (обычно четыре — пять) наиболее перспективных поставщиков.

ш Готовят запрос по расценкам и отправляют по короткому списку.

• Получают предложения с расценками.

ш Проводят предварительную оценку предложений и вычеркивают из списка тех, с кем могут возникнуть проблемы.

ш Проводят техническую оценку, чтобы определить, все ли предлагаемые продукты удовлетворяют спецификациям.

т Проводят коммерческую оценку, сравнение расходов и других условий.

ш Готовят предварительные встречи с оставшимися поставщиками для обсуждения возможной сделки.

• Обсуждают условия, согласовывают отдельные конкретные характеристики.

« Выбирают поставщика, который в наибольшей степени соответствует предполагаемому заказу.

• • Договариваются о встрече с этим поставщиком для уточнения деталей, возникших в последний момент.
• • Размещают заказ у выбранного поставщика.

Разумеется, такой подход требует значительного времени, однако помните, что плохой поставщик может вызвать гораздо больше проблем, чем плохие материалы. Конечно, эта процедура в полном объеме применяется только для крупных закупок, а если вы покупаете карандаши, то условия их продажи в соседнем магазине, скорее всего, ничем не хуже, чем у любого другого поставщика. Обычно организация затрачивает относительно мало времени на поиск разных поставщиков, если:

« она покупает дешевые материалы;

ш имеет только одного реально доступного поставщика;

ш уже действует соглашение с поставщиком, работа которого устраивает;

ш нет достаточного времени для проведения расширенных переговоров;

ш организация проводит политику выбора конкретных типов поставщиков.

Иногда, особенно когда речь идет о правительственных заказах, снабжение должно быть прозрачным и справедливым, и все потенциальные поставщики должны получить возможность заявить свои расценки. Чтобы сформировать короткий список квалифицированных поставщиков, организации широко используют рекламу, в которой указывают, что им требуется выполнение таких-то видов работ или поставка таких-то материалов. После этого организация сравнивает поступившие предложения и выбирает то, которое лучше всего соответствует заранее установленным критериям. Это называется открытым тендером (open tender). У него существует разновидность — ограниченный тендер (limited tender), когда число подаваемых предложений ограничивается (а это снижает и объем работы по рассмотрению) определенными требованиями к поставщикам: по опыту, размеру или финансовому статусу.

Как вы можете видеть, здесь мы говорим о заказчиках, выбирающих поставщиков, допуская, что поставщики с удовольствием будут предоставлять свои услуги всем заказчикам, которых они смогут найти. Обычно так оно и есть. Но иногда поставщики бывают настолько сильными, что могут сами выбирать заказчиков. Такое случается с поставщиками-монополистами или почти монополистами на поставку какого-то ресурса. Такое также случается, когда наблюдается временный дефицит какого-то товара, например, нефти, и поставщики сами выбирают заказчиков, может быть, отдавая предпочтение более крупным, либо тем, кто платит больше, либо тем, с которыми у поставщика заключены долгосрочные отношения. В этих и подобных ситуациях у поставщика больше силы, что показано на рис. 9.1.

Рис. 9.1. Относительная сила заказчика и поставщика

Процедура выбора и оценки поставщиков товаров и услуг

Управление закупками – крайне важный процесс, который помогает обеспечить выпуск безопасной и качественной продукции, а также постоянно повышать уровень удовлетворенности клиентов. Но управление им иногда становится затруднительным из-за множества переменных. При этом любые недостатки в цепочке поставок могут отрицательно повлиять на конечный продукт.

1 1 09/06/2021

Наличие системы управления закупками является обязательным элементом признанных на мировом уровне стандартов, например:

• ГОСТ Р ИСО 22000-2019 «Системы менеджмента безопасности пищевой продукции. Требования к организациям, участвующим в цепи создания пищевой продукции» – п. 7.1.6 «Управление получаемыми извне процессами, продуктами или услугами»;
• ГОСТ Р 54762-2011/ISO/TS 22002-1:2009 «Программы предварительных требований по безопасности пищевой продукции. Часть 1. Производство пищевой продукции» – п. 9 «Управление закупаемыми материалами»;
• Схема FSSC 22000, версия 5.1 – раздел 2.5.1 «Управление услугами и закупленными материалами».

Не существует единого рекомендованного способа оценки и выбора поставщиков, организации используют подходящие именно им подходы и инструменты.

Но независимо от выбранного подхода общая цель процесса оценки поставщиков должна заключаться в снижении рисков закупок некачественных или не удовлетворяющих целям организации товаров и услуг

Организация процесса закупок включает два основных этапа:

• выбор поставщиков;
• периодическая оценка поставщиков.

Основные элементы системы управления закупками

1. Определение требований к товарам, услугам и поставщикам.

Для начала определите требования организации к тому, что планируется закупать. Особое внимание стоит обратить на те товары и услуги, которые оказывают непосредственное влияние на качество и безопасность вашей продукции. Например, изучение этих же параметров потенциального сырья в соответствии с нормативной документацией поможет в анализе рисков при внедрении ХАССП или СМК. Также стоит изучить перечень обязательных документов к услугам или товарам , требования к компетентности сотрудников поставщика услуг, состав потенциальных ингредиентов.

Возможно, среди своих партнеров вы захотите видеть только компании, внедрившие СМК или сертифицированные по одному из стандартов по пищевой безопасности.

2. Сбор информации о поставщике.

В этом шаге можно использовать информацию из открытых источников, например, с официальных сайтов компаний. Также помогут отзывы от их бывших или действующих клиентов и партнеров.

Перед сбором коммерческих предложений составьте анкету поставщика, это упростит и унифицирует процесс. Единых вопросов для такого опросника нет, компания определяет их сама. Вот некоторые примеры:

1. Внедрена ли в компании СМК или СМБПП ?
2. Сертифицирована ли она?
3. Имеются ли необходимые разрешения, лицензии и прочие обязательные документы?
4. Возможно ли посещение компании с целью проведения аудита на этапе проведения тендера и в процессе работы?
5. Имеется ли система прослеживаемости и др.

Ознакомление с базовой документацией по качеству и пищевой безопасности потенциального поставщика также может оказаться полезным, ведь в ней содержится важная информация о процессах обеспечения качества и операционной политике компании.

Например, вы можете узнать:

• какие имеются процедуры по обеспечению качества и пищевой безопасности;
• кто уполномочен остановить производство или отозвать товар при необходимости.

Также обратите внимание на то, что поставщики должны иметь возможность поддерживать свою продукцию, предоставляя качественные услуги и информацию, когда это необходимо. Например, когда требуется информация о продукте или гарантийное обслуживание, поставщики должны своевременно отреагировать.

Географическое положение – еще один важный фактор при выборе поставщика, так как он влияет на время доставки, транспортные и логистические расходы. Некоторые организации требуют, чтобы их поставщики располагались на определенном расстоянии от их предприятий.

Компании также может потребоваться оценить потенциал развития поставщика, например, рассмотреть вопрос о том, может ли поставщик выполнять особо крупные заказы.

Анкеты поставщиков помогут в дальнейшем при анализе рисков и в определении конкретных методов проверки для каждого поставщика.

3. Оценка стоимости товара или услуги.

Хотя цена и не является единственным критерием при выборе поставщика, но адекватная общая стоимость – важный фактор при принятии решения.

Терминология

Общая стоимость включает в себя цену за единицу товара или услуги, условия оплаты, скидку при оплате, отсрочку платежа, стоимость транспортировки, логистические расходы, затраты на техническое обслуживание, дополнительные услуги, например, обучение использованию оборудования, и другие факторы.

4. Проверка надежности поставщиков.

Проверка надежности поставщика обычно выполняется финансовым департаментом, службой безопасности, юристами и другими службами. В рамках этого этапа проверяют:

• легальна ли деятельность потенциального партнера;
• его финансовое состояние;
• налоговые и юридические риски;
• наличие информации о нарушениях законодательства;
• отзывы клиентов.

5. Тестирование образцов.

Образцы продукции можно исследовать в собственной или внешней лаборатории, услуги – проверить в рамках своего производства или же выехать к действующим партнерам потенциального контрагента и посмотреть, как оказывается услуга на месте.

В любом случае вам понадобится список проверяемых критериев, который вы сможете скорректировать под себя: например, запросить более жесткие параметры качества или пищевой безопасности по сравнению с требуемыми в нормативно-технической документации.

6. Оценка потенциала долгосрочных отношений.

В некоторых случаях организация может стремиться к развитию долгосрочных отношений с потенциальным поставщиком. Например, если категория расходов имеет большой объем и критична для бизнеса организации.

Этот подход требует, чтобы стороны разделяли свои общие цели, устанавливали показатели для управления отношениями. Эти взаимоотношения могут также включать совместные проекты по сокращению затрат и усилия по разработке новых продуктов.

7. Проверка поставщика на месте или аудит.

Многие компании предпочитают выезжать на площадку потенциального поставщика самостоятельно или посылать туда профессионального аудитора для оценки реального состояния производства и документации.

Иногда может понадобиться оценка управленческих способностей потенциального поставщика – это сложный, но важный шаг. Различные аспекты управленческих способностей включают приверженность руководства постоянному совершенствованию процессов и качества, его общие профессиональные навыки и опыт, способность поддерживать позитивные отношения со своим персоналом и готовность развивать более тесные рабочие отношения с покупателем.

В целом обратите внимание на выбор критериев для оценки поставщика. Каждая компания делает это самостоятельно: критериев необязательно должно быть много, но важно определить именно те требования, которые действительно важны, это сбережет ваши ресурсы.

Для того чтобы упростить процесс оценки, обычно используют чек-лист. Опишите в документе ключевые вопросы и требования, присвойте им вес и разработайте систему числовой оценки.

8. Заключение контракта.

Когда вы выбрали поставщика, приходит время заключения договора. Очень важно, чтобы все те требования, которые вы предъявляли к претендентам на этапе отбора, были включены в договор. Обязательно дайте утвердить финальную версию контракта инициатору закупки.

В договоре укажите обязанности компаний, связанные с качеством и безопасностью товара или услуги, включите типы событий, при которых товар не будет принят, услуга не будет считаться оказанной. Уточните, в каком случае понадобится проведение внепланового аудита.

Также рекомендую предусмотреть в контракте возможность доступа к документам, которые вам понадобятся для оценки рисков.

Из тех поставщиков, с которыми заключены договоры, сформируйте перечень утвержденных. Если этот перечень отражен на бумаге, подтвердите его у генерального директора и не забывайте пересматривать.

Документ в электронном виде можно утвердить по электронной почте, подписать электронной подписью или утвердить в вашей системе документооборота. Укажите в бумаге, какие поставщики являются взаимозаменяемыми.

Все ваши поставщики будут подразделяться на:

• основных, которые полностью соответствуют предъявленным критериям;
• альтернативных, которые не соответствуют каким-либо критериям, но с которыми компания при необходимости может работать.

9. Контроль работы действующих поставщиков.

Продолжайте контролировать уже сотрудничающих с вами партнеров. В этом вам поможет регистрация всех отклонений в работе поставщика, например, отказы в приемке товара, отсутствие необходимых документов, нарушение температур при поставке, недопоставки или нарушения сроков, жалобы на качество сырья в процессе производства, некачественное оказание услуг и другое. Эти критерии вы устанавливаете сами в зависимости от своих потребностей.

Анализируйте полученную информацию и получайте от поставщиков данные по проработке и устранению причин несоответствий. Возможность ранжировать поставщиков по нескольким критериям может быть особенно полезной для того, чтобы определить, какие из них обеспечивают превосходную производительность или сервис, а какие нуждаются в улучшении.

Установите понятные критерии для оценки поставщиков, определите четкие границы и дальнейшие действия: в каком случае компания будет вынуждена перестать работать с поставщиком, в каком случае переведет его из основных в альтернативные или наоборот.

Для каждой категории закупаемой продукции или услуги критерии будут свои, и определяете их вы сами, исходя из своих потребностей

Применение этих методов управления поставщиками поможет обеспечить высокий уровень качества на протяжении всего жизненного цикла продукта.

Нравится: 1 Была ли статья полезна? Да Нет

10 критериев для выбора лучшего поставщика

Качество эко-системы поставщиков и партнеров в современном бизнесе играет огромную роль. В одиночку компания не добьется ничего, с опорой на надежных контрагентов можно свернуть горы. Приводим список самых важных критериев отбора компаний для сотрудничества.

Вы когда-нибудь тратили время и силы на выстраивание отношений с поставщиком только для того, чтобы через некоторое время понять, что сделали неправильный выбор?

К примеру, выбирая контрагента по критерию оптимального ценового предложения вы проглядели такой момент, как невысокое качество товаров и общий уровень культуры работы этой компании.

Несовпадение между вашими потребностями и предложением поставщика может повышать издержки и приводить к задержкам, что в итоге негативно отразится на репутации вашей компании.

Чтобы этого не произошло, предлагаем вашему вниманию чек-лист из десяти основных пунктов, на которые следует обращать внимание при построении взаимодействия с поставщиками.

1. Компетентность

В первую очередь, обратите внимание на уровень компетентности компании-поставщика: сопоставьте возможности компании с вашими потребностями, также не забудьте изучить мнение о компании других игроков на рынке. Были ли проблемы в работе? Почему некоторые компании в итоге сменили поставщика?

Ориентируйтесь на компании, схожие по своему профилю с вашей организацией.

2. Объем операций

Поставщик по объему своего бизнеса должен быть способным справляться с запросами вашей компании. Обратите внимание на ресурсы контрагента: достаточно ли их для того, чтобы вы, в свою очередь, смогли обеспечить потребности своих клиентов? В понятие «ресурсы» в данном случае входит штат компании, оборудование, транспорт и технологии, складские объекты).

3. Способность выдерживать качество

Поставщик должен продемонстрировать свою приверженность высоким стандартам качества работы. Не следует пренебрегать проверкой наличия всей соответствующей документации — ISO 9001 и прочих стандартов.

Также, поставщик должен показать готовность выдерживать необходимый уровень качества в долгосрочной перспективе сотрудничества с вашей компанией. Обязательно обратите внимание на качество продукции, которую данный поставщик уже продает другим клиентам. Если это товары FMCG — достаточно найти их на полках в магазинах. Так вы сможете убедиться в качестве серийных товаров, а не только образцов, которые Вам предоставил поставщик.

4. Контроль

Поинтересуйтесь, как именно и насколько полно поставщик контролирует соблюдение производственных процессов и политик, процедур проверки качества, работу всех элементов цепочки поставок на своей стороне.

Узнайте кто конкретно и как обеспечивает входной и выходной контроль. Если данные противоречивые и неточные, скорее всего в будущем вы столкнетесь с проблемами.

Ваш поставщик должен находиться в хорошем финансовом состоянии. «Здоровые» с точки зрения денежного баланса организации гораздо лучше переживают колебания рынка, спады и перебои.

Обратите внимание, какую информацию о себе в этом отношении компания может предоставить, подтверждая свое финансовое благополучие?

Внимательно изучите ценовое предложение продуктовых линеек поставщика. Каков ее уровень по сравнению с другими компании, сотрудничество с которыми вы рассматриваете?

Большинство компаний ориентируются на цены в качестве критерия №1, однако приверженность к соблюдению стандартов качества и финансовое здоровье организации потенциально перевешивают привлекательные цены.

7. Системность

Как поставщик подтвердит свою способность обеспечивать высокое качество товаров и услуг?

Никто не бывает безупречным на протяжении всего времени, однако поставщик должен стремиться привести свои процессы к тому состоянию, которое позволит обеспечить постоянство и системность во взаимодействии с собой. Проверить системность достаточно просто: расспросите нескольких представителей поставщика об одном и том же процессе. Например, о процессе контроля качества. Если разные сотрудники дадут очень похожие ответы — скорее всего процессы в компании носят системный характер.

8. Культура

Лучшие бизнес-отношения построены на основе совпадающих базовых ценностей. Поэтому при рассмотрении поставщика уделите внимание общей деловой культуре компании. Сравните свои ценности, например, качество своих услуг, скорость ответа на письма, опоздания на встречи и даже униформу персонала на производстве. Несовпадение взглядов может означать, что компания может работать в таком виде, в котором это будет неприемлемо для вас.

9. Экологичность

Насколько поставщик придерживается стандартов безотходного производственного цикла с минимальным влиянием на окружающую среду? Соответствует ли компания требованиям законодательства в области экологии? Все «зеленые» инициативы сегодня уже не просто мода: это одно из базовых требований к бизнесу в 21 веке.

Также не забывайте обратить внимание на то, как компания обращается с собственными сотрудниками и партнерами.

10. Коммуникации

Проговорите все вопросы, связанные со взаимодействием между вами и поставщиками. Кто будет вашим контактным лицом в компании? Предложенная модель коммуницирования сочетается с вашими политиками внутри компании?

Также важно договориться о порядке взаимодействия на случай кризисных ситуаций – возможно ли будет решить вопрос на уровне высшего руководства?

Как показывает практика, найти поставщика с отличными характеристиками по всем 10 пунктам – невозможно, кто-то будет безупречен по 2-3 пунктам списка, немного «проседая» по всем остальным.

Хороший совет: список критериев можно использовать как инструмент на переговорах в целях получения выгодных для себя условий сотрудничества, в том числе, оптимальных цен. Вы прямо показываете поставщику свой чек-лист с оценками и используете недостатки поставщика по некоторым пунктам, чтобы получить для себя лучшие коммерческие условия или большую гибкость.

4 этапа в конкурсном выборе поставщика: как все организовать и задокументировать

Практически все компании периодически бывают недовольны условиями работы со своими поставщиками: то цены слишком высокие, то качество откровенно низкое, то сроки поставок необоснованно велики. Вы наверняка сталкивались с тем, что после подписания договора с поставщиком вас все устраивает, а потом начинаются проблемы с качеством и сроками поставок, обслуживанием и т.п. И у вас снова возникает необходимость искать поставщиков, которые максимально смогут удовлетворить ваши потребности.

Выбор поставщика – это одна из ключевых проблем в управлении закупками материально-технических ресурсов (МТР) и услуг: из многообразия потенциальных поставщиков товаров и услуг нужно выбрать самого эффективного, выгодного и надежного.

Перечень потенциальных контрагентов необходимо проанализировать по специальным критериям. Количество критериев не ограничивается ценой и качеством МТР и услуг и может составлять от трех до нескольких десятков. Конечно, каждая компания определяет для себя наиболее значимые критерии в зависимости от специфики своей деятельности. Как правило, основными являются следующие:

• сроки выполнения заказов;

• наличие сервисного обслуживания;

• удаленность поставщика от потребителя;

• минимальный размер партии товара;

• соответствие требованиям компании в области охраны труда, промышленной безопасности и охраны окружающей среды;

• финансовое состояние поставщика, его кредитоспособность;

• репутация поставщика и др.

В результате анализа и оценки потенциальных поставщиков по основным критериям формируется перечень конечных контрагентов, с которыми проводится дальнейшая работа по установлению договорных отношений.

Наш совет

Оценку поставщиков нужно проводить не только на стадии поиска новых контрагентов, но и в процессе работы с уже имеющимися поставщиками. Многие компании проводят мониторинг деятельности своих поставщиков, чтобы убедиться в том, что они продолжают удовлетворять их требования и соответствуют ситуации на рынке. Как правило, для оценки их работы используют метод ранжирования[1], который позволяет выявить все минусы в работе и дает понимание того, какие критерии для вас в настоящий момент наиболее важны.

Важно!

Вступая в договорные отношения с неизвестным контрагентом, вы рискуете! В случае его недобросовестности или несостоятельности у вас могут возникнуть срывы в выполнении плана работ или даже прямые финансовые потери. Возмещение понесенных убытков – дело хлопотное и нелегкое. Необходимо отнестись к выбору поставщика обстоятельно и использовать все возможные способы для выявления ненадежных или «рискованных» поставщиков, в том числе проводя конкурсы и изучая всю доступную информацию о претендентах до заключения с ними договора.

Нормативная база закупочной деятельности

Процесс закупок регламентирован Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (в ред. от 05.04.2016; далее – Федеральный закон № 223-ФЗ). Закон устанавливает общие принципы закупки товаров, работ, услуг и основные требования к закупке товаров, работ, услуг государственными корпорациями, государственными компаниями, субъектами естественных монополий, а также компаниями с 50%-м участием государства.

Обратите внимание!

Полный перечень компаний и хозяйствующих субъектов, подпадающих под действие Федерального закона № 223-ФЗ, вы можете найти в распоряжении Правительства РФ от 21.03.2016 № 475-р «О Перечне конкретных юридических лиц, которые обязаны осуществить закупку инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, в том числе у субъектов малого и среднего предпринимательства» (ред. от 16.07.2016).

Следует отметить, что все перечисленные в нем госучреждения и организации осуществляют свои закупки только через конкурсные процедуры. Для всех остальных компаний этот метод выбора поставщика является одним из многих.

Помимо Федерального закона № 223-ФЗ при закупке товаров, работ, услуг необходимо руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции» (в ред. от 03.07.2016).

Кроме того, в организации разрабатываются локальные нормативные акты (ЛНА) по закупкам, например: Политика в области закупочной деятельности, Положение о закупочной деятельности, Положение о комиссии по закупкам, Положение о договорной работе. ЛНА не должны противоречить федеральным законам и иным нормативным правовым актам Российской Федерации, регламентирующим правила закупок.

Любой из специализированных документов о закупочной деятельности (процедура, положение, инструкция) разрабатывается с учетом структуры и специфики деятельности конкретной организации.

Как выбирать?

Поставщиков можно выбирать:

• из числа организаций, которые уже были или являются вашими поставщиками. Это облегчает выбор, т.к. отдел закупок/ответственный закупщик располагает точными данными о деятельности этих компаний;

• из числа новых организаций по результатам анализа рынка. Это отнимает много времени и ресурсов, но приносит прибыль для компании, т.к. цены потенциального поставщика могут быть ниже цен существующих поставщиков.

Методы, используемые для поиска потенциальных поставщиков, у каждого свои:

• изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, торговых журналов, прайс-листов, объявлений в СМИ;

• посещение выставок и ярмарок;

• переписка и личные контакты с потенциальными поставщиками;

• объявление конкурса (тендера).

Первые три метода, как правило, вопросов не вызывают, их процедура более-менее понятна. Остановимся подробнее на конкурсном и бесконкурсном выборе.

Бесконкурсный выбор. К бесконкурсным способам относятся внеконкурсный и безальтернативный выбор контрагента.

Если контрагент по своим конкурентным качествам объективно превосходит остальных контрагентов, присутствующих на рынке, можно выбирать поставщика на внеконкурсной основе. Например, контрагент предлагает уникальную технологию/товар, или из-за нехватки времени вы не успеваете найти приемлемую схожую технологию/товар. Кроме того, внеконкурсный выбор может быть сделан в силу экономических причин: контрагент предлагает уникальные условия, приемлемую технологию, цены и допустимый для вашей компании уровень рисков.

Иногда выбор просто безальтернативен, т. к. в рассматриваемом секторе МТР/услуг просто нет конкуренции, и претендент всего один.

Конкурсный выбор. Большинство вопросов всегда вызывают методы, связанные с конкурсными про­цедурами.

Конкурсный выбор – это процесс подачи заявок с участием двух или нескольких конкурсантов, имеющий целью получение ценовых предложений о предоставлении МТР/услуг. Конкурс проводится, если планируется осуществить закупку на крупную сумму или наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем.

Конкурсный выбор оправдан в тех случаях, когда есть большой выбор квалифицированных и готовых к участию конкурсантов, т.к. является наиболее прозрачным и приносит максимальную выгоду организации.

Внеконкурсные способы выбора поставщика используются нечасто, поэтому далее в статье мы подробно рассмотрим конкурсный (тендерный) выбор.

Конкурсный выбор состоит их нескольких этапов:

ЭТАП 1: сбор предложений

Выбор контрагента на конкурсной основе начинается с предложения делать оферты.

Предложение делать оферты (ПДО) – это комплект документов, направляемых в адрес потенциальных контрагентов или размещаемых на сайте компании и/или в средствах массовой информации, содержащий основные параметры планируемого сотрудничества с контрагентами и имеющий своей целью получение оферт от потенциальных контрагентов для возможного последующего акцепта наиболее ценной оферты.

Где размещать ПДО

ПДО размещается на информационных ресурсах в открытом доступе и/или направляется закрытому перечню квалифицированных поставщиков или подрядчиков (как правило, это контрагенты, с которыми компания уже работает или работала в прошлом). Это делается для привлечения максимального количества участников, чтобы получить наиболее выгодные условия.

Если информация размещается в открытом доступе, то это можно сделать:

• на сайте организации в соответствующем разделе «Закупки» (где отражена информация обо всех текущих и ранее совершенных закупках компании);

• в бумажных СМИ (например, в отраслевом издании, охватывающем круг потенциальных поставщиков);

• в электронных СМИ;

• на закупочных площадках (www.zakupki.gov.ru, www.roseltorg.ru, www.etp.zakazrf.ru, www.etp-micex.ru и т.п.).

Перед объявлением конкурсного выбора нужно четко определить условия размещения ПДО, критерии/результаты предквалификации, методику оценки оферт, подход к последующим переговорам и переговорной стратегии, а также составить график проведения конкурсных процедур.

Обратите внимание

Извещение о проведении конкурса всегда размещается не менее чем за 20 дней до дня окончания подачи заявок на участие в конкурсе.

Кто размещает

В зависимости от структуры и специфики организации эти задачи выполняет закупочная комиссия в рамках отдела закупок или уполномоченный на закупки сотрудник какого-либо департамента (зачастую административного). Ответственный закупщик готовит пакет ПДО и заявку для размещения в открытом доступе и/или адресной рассылки и организует ее размещение.

Закупочная комиссия, как правило, состоит из представителя отдела закупки, представителей структурных подразделений (бизнес-заказчика) и/или технического специалиста.

Закупочная комиссия ответственна за подготовку инфор­мации для разработки критериев квалификационного отбора и ПДО и оценку контрагентов на соответствие утвержденным критериям, она участвует в переговорах с контрагентами (в соответствии со стратегией переговоров). При рассмотрении вопроса о дисквалификации контрагента закупочная комиссия предоставляет информацию о его несоответствии критериям квалификационного отбора и участвует в подготовке рекомендаций по выбору другого контрагента.

Пакет ПДО

Примерный пакет документов ПДО, который мы обычно используем в процессе выбора поставщиков, включает в себя:

1. Письмо-извещение с описанием сути оферты, информацией о контактных лицах, сроках приема и акцепта оферт, требованиями (инструкциями) по подготовке и предоставлению оферт (например, порядок подачи оферт, формы предоставления технических и коммерческих условий и другая необходимая информация):

2. Документы, содержащие установленные требования к качеству, техническим характеристикам товара/работы/услуги, к их безопасности, функциональным характеристикам (потребительским свойствам) товара, к размерам, упаковке, отгрузке товара, к результатам работы и иные требования, связанные с определением соответствия поставляемого товара/выполняемой работы/оказываемой услуги нашим потребностям (описанным заказчиком в заявке на закупку).

3. Максимально возможный объем работ, оформленный в виде лотов и/или спецификаций и технических заданий.

Обратите внимание

Спецификации на оборудование не должны содержать ссылок на конкретные модели оборудования или названия производителей, если только это четко не оговорено в утвержденной стратегии конкурса.

4. Графики поставки товаров/выполнения работ/оказания услуг.

5. Сведения о начальной/максимальной цене договора/цене лота (часто помогает на начальном этапе отсеять заведомо непроходных конкурсантов).

6. Порядок формирования цены договора/лота (с учетом или без учета расходов на перевозку, страхование, уплату таможенных пошлин, налогов и других обязательных платежей).

7. Требования к участникам конкурса и перечень документов, представляемых участниками для подтверждения их соответствия установленным требованиям (фирменное наименование, сведения об организационно-правовой форме и месте нахождения, почтовый адрес, банковские реквизиты; документ, подтверждающий полномочия лица на осуществление действий от имени участника конкурса, в том числе подписание заявки; копии учредительных документов; при необходимости копии специальных разрешений – лицензий, допусков, членства в саморегулируемых организациях и т.д.).

8. Требование получения от контрагента письменно подтвержденного списка организаций, которые могут действовать от его имени в качестве агентов, дилеров, представителей или торговых домов (при закупке МТР).

9. Требование раскрытия информации об аффилированных лицах, которые участвуют или могут участвовать в конкурсных процедурах одновременно с контрагентом.

10. Проект договора, включающий требования компании в области охраны труда, промышленной безопасности и охраны окружающей среды, антикоррупционную оговорку.

11. Контактные данные лица, ответственного за организацию конкурсных процедур и предоставление разъяснений потенциальным контрагентам по существу ПДО.

12. Иные документы при необходимости.

Заявки участников конкурса

Участники конкурса подают свои заявки в письменной форме в запечатанном конверте (кроме случаев проведения закупки в электронной форме).

Одновременно с заявкой, подаваемой в письменной форме, предоставляется электронная копия заявки на одном или нескольких компакт-дисках CD-R или DVD-R со всеми документами, составляющими заявку участника. Требования к формату файлов, содержащихся в электронной копии заявки, также определяются в ПДО.

Ответственный закупщик регистрирует каждый поступивший конверт с заявкой, фиксируя дату и время его поступления. Прием оферт завершается в момент наступления даты и времени окончания, указанных в ПДО. На следующий после окончания приема оферт рабочий день ответственный закупщик составляет и подписывает протокол об окончании приема оферт:

В случае если в ответ на ПДО поступило не более одной оферты, ответственный закупщик может инициировать вопрос о продлении срока приема оферт или повторной рассылке (опубликовании) ПДО, разместив оповещение об этом на тех же ресурсах, где размещалось ПДО:

На этом этап сбора предложений закрыт. Теперь наступает необходимость оценить полученные предложения и выбрать наиболее выгодные.

ЭТАП 2: оценка предложений

Процедура вскрытия конвертов с заявками

Процедура вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе проводится ответственным закупщиком в присутствии членов закупочной комиссии и представителей каждого из участников конкурса (по желанию), своевременно представивших конкурсную заявку.

В ходе этой процедуры члены закупочной комиссии обязаны вскрыть каждый поступивший конверт и огласить следующую информацию, исходя из представленных в конкурсной заявке документов и сведений:

• наименование и реквизиты конкурса;

• начальную/максимальную цену договора/цену лота (если устанавливалась);

• о содержимом конверта (заявка на участие в конкурсе, ее изменение, отзыв);

• наименование, ИНН и/или адрес места нахождения и фактический адрес участника конкурса;

• краткое описание указанного в заявке предмета конкурса и цену заявки (или иное указание на общую стоимость предложения участника конкурса);

• для конвертов с изменениями и отзывами заявок — существо изменений или факт отзыва заявки;

• если заявка не прошита должным образом — информацию об этом;

• любую другую информацию, которую члены закупочной комиссии сочтут нужным огласить (в одинаковом объеме в отношении каждой из заявок).

По результатам процедуры вскрытия конвертов с заявками закупочная комиссия подписывает протокол вскрытия конвертов, который должен содержать следующие сведения:

• дата и место проведения процедуры вскрытия конвертов;

• дата вступления в силу протокола вскрытия конвертов;

• общее количество поступивших конвертов;

• наименование, ИНН и/или адреса участников конкурса, отозвавших заявки (если были);

• наименование, ИНН и/или адреса участников конкурса, изменивших заявки (если были), а также суть таких изменений.

Документацией о закупке может быть предусмотрена раздельная подача и вскрытие заявок из нескольких частей (квалификационная часть, техническая часть, коммерческая часть).

Рассмотрение заявок

Рассмотрение заявок происходит в следующем порядке:

• проведение отборочной стадии – решение по отклонению неприемлемых заявок (допуск к участию в конкурсе);

• проведение оценочной стадии – выбор наилучшей заявки среди прошедших отборочную стадию.

Оценка поступивших оферт происходит согласно заранее определенной методике оценки оферт.

Различают совмещенную и раздельную оценку.

Совмещенная оценка подразумевает одновременное проведение технической и коммерческой оценки предложений контрагентов.

Раздельная оценка подразумевает анализ поступивших предложений в два этапа:

• оценка технической приемлемости предложения (техническая оценка);

•выбор коммерческого предложения из технически приемлемых оферт.

Техническая оценка предполагает оценку технической приемлемости контрагента:

• соответствие оферты технологическим требованиям, техническим стандартам организации, требованиям в области охраны труда, промышленной безопасности и охраны окружающей среды;

• наличие необходимых ресурсов и технологических инноваций;

• готовность контрагента к различным сценариям производственной деятельности организации.

Техническая оценка всегда предшествует коммерческой.

Коммерческая оценка – выбор коммерческого предложения среди технически приемлемых согласно методике оценки оферт. Она заключается в сравнении цен предложений среди технически приемлемых и проводится по одинаковым параметрам (единицы измерения, валюта предложения, условия платежа, комплектация, структура ценообразования, дополнительные необходимые расходы и т.д.) и с использованием единого подхода. Если параметры различаются, то их необходимо привести к единому базису.

Закупочный орган присваивает каждой заявке место, начиная с первого, относительно других по мере уменьшения степени предпочтительности. Ранжирование заявок выполняется на основании содержащихся в них условий, а если предпочтительность измеряется в баллах – исходя из количества баллов.

Для оценки разрабатывается специальная шкала, позволяющая рассчитать рейтинг поставщика:

№ п/п

Критерий выбора поставщика

Значимость критерия (удельный вес)

Оценка поставщика по данному критерию (от 10 до 100 баллов)

Произведение значимости критерия на оценку