Система электронного документооборота (СЭД)
Электронный документооборот через оператора ЭДО в качестве посредника осуществляется с помощью системы электронного документооборота (СЭД). СЭД используется в качестве инструмента, который позволяет быстро формировать и обмениваться электронным документами внутри компании, а также с контрагентами контролирующими органами.
Что такое система электронного документооборота (СЭД)
Система электронного документооборота представляет собой программное обеспечение, которое устанавливается на ПК, или облачный сервис, не требующий установки. С помощью СЭД компании организуют внутренний и внешний электронный документооборот. При этом для обмена документами в электронном виде используется электронная подпись. Она обеспечивает электронные документы юридической значимостью.
Компании, сделавшие выбор в сторону электронной системы управления документооборотом, отмечают сокращение времени на обработку и подготовку отчётных документов примерно на 75%. Файлы передаются мгновенно как внутри организации, так и при работе с контрагентами. Экономятся время и ресурсы за счёт уменьшения затрат на бумагу, копировальные расходники и услуги курьерской службы.
Система электронного документооборота позволяет создавать, изменять и отправлять практически любой юридически значимый документ в электронном виде. Важно лишь соблюдать законодательные требования.
Развитие систем электронного документооборота
Системы электронного документооборота (СЭД) стали интегрировать в отечественную практику ещё в 90-х годах. Именно тогда на рынке появились первые программные решения, призванные автоматизировать производство. За последние 20 лет был пройден длительный путь от простых решений до масштабных систем ЭДО в рамках компании. Растёт охват процессов, пользователей, ставятся новые задачи, становятся доступными новые виды документов.
За время своего существования информационные системы электронного документооборота успели зарекомендовать себя как эффективный механизм. Появление новых задач вело к появлению инструментов для их решения.
Современные СЭД отвечают требованиям как мелкого бизнеса, так и крупных предприятий. Специализированные системы подходят и коммерческому сектору, и государственным учреждениям, что говорит о широком распространении документов в электронном виде.
Процедура обмена цифровыми материалами по телекоммуникационным каналам связи происходит в рамках системы оператора ЭДО, который включён в реестр налоговой инспекции.
Нормативно-правовая база
Переход на ЭДО приводит к изменению рабочих процессов в организации. Чтобы не допустить сбоев и обеспечить результативность, необходимо соблюдать требования нормативно-правовых актов, регулирующих цифровое делопроизводство.
Правовое регулирование обеспечивают:
- Федеральные законы:
- «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ;
- «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ;
- «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ;
- «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года № 98-ФЗ;
- «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ.
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»;
- ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надёжности»;
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
- ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению. Разработка ГОСТ Р» и другие стандарты ГОСТ.
Для деятельности разработчиков СЭД не установлено строгих правил, однако законодательством предусмотрены наказания за неправомерный доступ к информации, а также за разглашение государственной или коммерческой тайны. Разработчики СЭД могут понести как административную, так и уголовную ответственность в зависимости от тяжести нарушения.
Классификация СЭД
Системы электронного документооборота предназначены для решения конкретных задач. По этому критерию их можно разделить на следующие виды:
- ЭДО регистрационного типа;
- формирующие цифровую документацию;
- позволяющие автоматизировать работу с архивами;
- для управления архивными данными;
- для обработки документов в цифровом виде;
- для контроля работы устройств для хранения информации.
Сейчас операторы в большей степени создают комплексные системы электронного документооборота, которые могут иметь в себе все вышеперечисленные функции. Для того чтобы у потребителей была возможность выбрать и использовать только нужные им функции, операторы создают разные тарифы в зависимости от того, кто является пользователем.
Выделим следующие виды СЭД:
- Системы делопроизводства. Такой выбор применим в компаниях, имеющих строгие правила обмена материалами и вертикальную систему управления. Внедрение делопроизводственной системы позволяет сделать работу с корреспонденцией и обращениями клиентов более упорядоченной и добиться грамотного движения внутренней документации в пределах предприятия.
- Цифровые архивы. Гарантируют структурированное хранение документов с разграничением прав доступа. При этом бумаги подвергаются оцифровке — переводу в электронный вид.
- Workflow-система. Этот выбор поможет добиться автоматизации бизнес-процессов фирмы в целом. Здесь существует чёткое определение процесса: что, когда и каким образом следует сделать. Отрицательными моментами являются лишь сложность и длительность внедрения.
- ECM-системы. Отличаются тем, что дают возможность работать со структурированным и неструктурированным контентом. Также важным преимуществом становится гибкость функциональности.
Только после тщательного анализа информации следует принимать решение и выбирать ту систему электронного документооборота, которая подойдёт именно для вашей конкретной ситуации.
Требования к системам электронного документооборота (СЭД)
Современные СЭД ускоряют бизнес-процессы, а также позволяют логично их выстроить. В связи с этим даже к базовому набору опций СЭД предъявляются высокие требования.
Системы электронного документооборота имеют схожую функциональность. Выбирая СЭД для работы с электронными документами, необходимо учитывать потребности, технические цели и бизнес-задачи организации, а также наличие базовых опций системы. В основной перечень таких опций входят:
- возможность формирования, редактирования и комментирования документов, а также их распознавания, регистрации, согласования и подписания непосредственно в СЭД;
- организация единого электронного архива с функцией поиска файлов в нём;
- оформление резолюций и контроль за исполнением;
- возможность протоколировать действия и формировать отчётность;
- поддержка разграниченного доступа сотрудников к документации.
Помимо вышеперечисленных функций, к базовым опциям СЭД относятся интуитивно понятный интерфейс, наличие квалифицированной технической поддержки и высокая степень защиты данных.
Помимо вышеперечисленных функций, к базовым опциям СЭД относятся интуитивно понятный интерфейс, наличие квалифицированной технической поддержки и высокая степень защиты данных.
Функциональность готовых решений СЭД
В основном организации используют готовые, «коробочные» решения. Внедрение таких СЭД требует меньше времени, чем внедрение индивидуальных систем. Несмотря на то что готовые системы ЭДО имеют универсальную функциональность, опции таких систем можно кастомизировать под конкретные нужды. Это позволяет быстро наладить делопроизводство внутри любой компании вне зависимости от сферы её деятельности.
Интегрировать систему в виде программы или онлайн-сервисов в большинстве случаев просто, но она должна выполнять множество задач, что является одним из основных критериев выбора СЭД.
Единая система документооборота на предприятии должна выполнять широкий спектр задач. Поэтому системы электронного документооборота предназначены для выполнения следующих функций:
- получение, регистрация, обработка документов
- организация хранения и поиска документации;
- подготовка аналитической отчётности;
- контроль исполнения документов;
- выставление задач сотрудникам и др.
Дополнительные функции позволяют существенно расширить опции применения СЭД посредством её интеграции с другими системами. Это также может иметь значение при выборе системы.
Плюсы внедрения системы электронного документооборота
Переход на ЭДО и внедрение СЭД обеспечивает следующие преимущества:
- Уменьшение материальных затрат, что особенно заметно на крупных предприятиях.
- Обеспечение экономии на базовых процессах и отдельных операциях.
- Сокращение рисков.
Выбор информационной системы документооборота позволяет добиться реального роста прибыли и показателя ROI. Достигается увеличение эффективности деятельности предприятия и скорость принятия решений.
СЭД должна гарантировать уменьшение времени на обработку и подготовку отчётности примерно на 75%. Также должна стать выше скорость движения информпотоков. Экономятся и ресурсы за счёт уменьшения затрат на канцелярию. Качественные показатели могут быть выражены в виде роста производительности труда персонала до 25%, а также сокращения риска потери документации и повышения уровня корпоративной культуры.
Можно ли совмещать ЭДО с бумажным документооборотом
Совмещать делопроизводство в электронном виде с ведением документов на бумаге можно, но не всегда нужно. Например, первичные учётные документы (счета-фактуры, универсальные передаточные документы, товарные накладные и тому подобные документы) могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), однако при формировании таких документов в электронном виде не нужно их дублировать на бумагу. Электронные первичные учётные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью, которая гарантирует их юридическую значимость, приравнивая к документам на бумаге, подписанным рукописной подписью
В некоторых случаях оформление бумажного документа наряду с электронным обязательно. Например, в кадровом делопроизводстве, несмотря на практический полный переход в электронный формат, на бумаге остаются:
- приказ об увольнении (кроме случаев увольнения удалённых сотрудников, которые были приняты на работу в соответствии с требованиями Федерального закона № 407-ФЗ),
- акты о несчастном случае на производстве,
- журналы с инструктажем по охране труда.
Как различаются СМЭВ, МЭДО и СЭД
СЭД может быть использована для внедрения не только в организациях, но и в государственных органах. Для взаимодействия друг с другом госучреждения используют систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). С её помощью госорганы обмениваются данными. Кроме того, в целях обмена информацией, необходимой для оказания госуслуг физическим и юридическим лицам, СМЭВ используют внебюджетные фонды и кредитные организации.
В органах государственной власти используется система межведомственного электронного документооборота (МЭДО). С её помощью в защищённом режиме происходит между администрацией президента РФ, аппаратом правительства РФ, федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов РФ, а также информирование высших органов государственной власти о ходе исполнения поручений.
Выбор системы электронного документооборота (СЭД)
При выборе СЭД следует ориентироваться на ряд важных параметров. В соответствии с этими характеристиками можно понять, насколько конкретное решение подходит фирме.
Учитывайте следующие критерии, когда будете выбирать систему:
- соответствие поставленным фирмой задачам;
- соответствие принятым в отрасли фирмы стандартам;
- поддерживаемые виды документов;
- уровень техподдержки решения со стороны разработчика;
- степень защищённости;
- наличие документации по вопросам администрирования либо внесения корректировок в настройки;
- необходимость установки дополнительного ПО;
- скорость восстановления работы СЭД при массовых сбоях;
- возможность автоматизировать стандартные процессы или подготовку определённого типа документов;
- наличие системы массового ввода документации;
- возможность интеграции СЭД с корпоративной информационной системой, а также с ПО, которое используется в работе (почтовые программы, офисные приложения).
Следует также обратить внимание на то, какое место занимает разработчик на рынке СЭД. Как правило, продукты крупнейших игроков соответствуют запросам большинства пользователей, оперативно обновляются и работают стабильнее.
В случае сложной организационной структуры компании или территориальной разрозненности подразделений большое значение имеет возможность масштабирования СЭД (увеличения количества рабочих мест, на которое рассчитана система) и кастомизации опций при расширении организации, а также наличие удалённого доступа и маршрутизации документов.
Стоимость СЭД тоже играет немаловажную роль. В неё входит не только цена лицензии и подключения сервиса, но и стоимость обучения сотрудников, администрирования, технической поддержки и др.
Перед выбором нужно проанализировать сведения о нескольких вариантах, оценить их с позиции схем лицензирования, стоимости. При возможности установите демоверсию выбранных решений, чтобы воспользоваться на практике. Обратить внимание также нужно на то, каким документооборотом вы пользуетесь чаще — внешним или внутренним.
Астрал.Докс — это сервис для обмена юридически значимыми документами с контрагентами без дублирования на бумаге. СЭД поддерживает все виды отчётности в контролирующие органы. В сервисе реализован несгораемый остаток исходящих документов — неиспользованное количество исходящих документов не пропадает, а переносится на следующий период. Кроме того, предусмотрен бесплатный роуминг, не требующий отдельных настроек, а также передача УПД с кодами товаров, подлежащих обязательной маркировке. Сервис можно попробовать бесплатно без ограничений по функциональности.
Как происходит внедрение СЭД в делопроизводство организации
К процессу внедрения СЭД необходимо подойти комплексно. Выбор системы ЭДО, приобретение лицензии и установка необходимого ПО на рабочие места это только завершающий этап. Перед этим необходимо провести анализ бизнес-процессов, определить, под какие задачи предприятия должна быть адаптирована СЭД, перевести делопроизводство в электронный формат.
Внедрение СЭД происходит в следующем порядке:
- проведение анализа бизнес-процессов и изучение регламента по работе с документами;
- подготовка нормативной базы для перехода на ЭДО — положения об ЭДО и приказа о переходе на ЭДО;
- заключение договора с оператором электронного документооборота, СЭД которого будет использоваться;
- подготовка рабочих мест: установка необходимого программного обеспечения или его интеграция с корпоративной информационной системой;
- тестирование и оценка СЭД, а также её введение в опытную эксплуатацию;
- обучение персонала работе с электронными документами в СЭД.
В локально-нормативных актах о переходе на ЭДО описываются термины, определения и правила работы с документами, а также устанавливается порядок доступа к СЭД и взаимодействия с системой.
В начале работы в СЭД возможны сложности, как правило, возникающие в связи с человеческим фактором. Сотрудники не сразу приспосабливаются к изменениям в рабочем процессе, поэтому могут возникать ошибки.
Если вы используете программы 1С, дополнительное обучение сотрудников не понадобится — работа с сервисом 1С-ЭДО будет происходить в привычном интерфейсе. Установки специального ПО не потребуется, так как модуль ЭДО встроен в 1С. Чтобы подключить сервис, оставьте заявку на нашем сайте.
Продукты по направлению
Сервис электронного документооборота с контрагентами
Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С
Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документовВиды электронного документооборота
В электронных документах могут содержаться конфиденциальные данные, представляющие собой коммерческую тайну. Для обеспечения защиты такой информации от оператора ЭДО требуется наличие лицензии ФСБ на работу с криптографическими средствами и лицензии на оказание услуг телематической связи. “Инфолоджистикс” обладает всеми перечисленными лицензиями, разрешающими разработку ПО для работы с данными, включая персональные.
Значительная часть документов по хозяйственной деятельности уже имеет унифицированный формат для ЭДО, утвержденный ФНС России, и обладает юридической значимостью наравне с бумажными документами при подписании электронной подписью.
Различают следующие типы электронной подписи:
- простая ЭП — представляет собой запись в базе данных о совершенном пользователем событии, отличается низкой стоимостью или может быть даже бесплатной за счет того, что организация сама может выпустить ПЭП — выдать логин и пароль от информационных систем;
- неквалифицированная ЭП — может быть выпущена неаккредитованным удостоверяющим центром (УЦ), обладающим лицензией ФСБ на работу с криптографией;
- квалифицированная ЭП — отличается высокой стоимостью, выпускается только аккредитованным УЦ в присутствии владельца подписи, на компьютер устанавливается специальный модуль операционной системы.
Процесс обмена электронными документами между подписантами осуществляется через оператора ЭДО. Он отвечает за достоверность информации о каждом из участников процесса, фиксирует все операции и может обеспечивать хранение архива данных в течение установленного действующим законодательством срока.
Автоматизировать работу с различными видами документов позволяет система электронного документооборота.
Внедрение в управленческий процесс ЭДО позволяет:
- обеспечить централизованное хранение данных;
- снизить расходы на печать и почтовую отправку документов;
- отказаться от хранения бумажных документов;
- стандартизировать процесс создания, согласования и утверждения электронных документов;
- сократить общее время обработки документов;
- упростить операции с документами, позволяя осуществлять их из любой точки планеты при наличии интернета;
- ускорить процесс поиска нужных сведений.
Виды электронного документооборота
Хорошо настроенный документооборот в организации предполагает систематизированную работу с большим объемом данных. Все типы ЭДО можно классифицировать по двум параметрам:
1. По сфере правовых отношений между участниками.
Внутренний или внутрикорпоративный документооборот — это комплекс мероприятий с документами, выполняемых между сотрудниками организации. Он обеспечивает быстрый обмен данными между структурными подразделениями и значительно упрощает процесс информирования о приказах, локальных нормативно-правовых актах и т. д. Система уведомлений, алгоритмы движения и возможность отслеживания статусов документов позволяют ускорить бизнес-процессы, найти и исправить “узкие места”, которые задерживают исполнение документов.
Этот вид документооборота предполагает взаимодействие с:
- актами форм МХ-1, МХ-2 и пр.;
- приказами;
- заявлениями;
- протоколами совещаний;
- инструкциями;
- регламентами;
- служебными записками и т. д
Внутренний ЭДО помогает оптимизировать работу персонала, ускорить кадровые, административные и прочие процессы компании.
Этот вид документооборота в организации предполагает обмен документами с контрагентами.
Во внешнем документообороте используются:
- договоры с контрагентами;
- первичная учётная документация;
- платёжные документы и т.п.
Все используемые в рамках внешнего ЭДО документы, также как и документы внутреннего ЭДО обладают правовой силой.
В настоящее время большинство госучреждений перешло или находится в стадии миграции на системы электронного взаимодействия, включая ЭДО. В результате индивидуальные предприниматели и юрлица получили возможность оперативно взаимодействовать с Налоговой службой, Фондом социального страхования, Росстатом, Пенсионным фондом РФ, и т. д.
Внутренний, внешний электронный документооборот, а также ЭДО с госорганами — базовая составляющая делопроизводства предприятия.
2. По типу передаваемых документов.
Бухгалтерский ЭДО Система электронного документооборота в бухгалтерии позволяет быстро получать и передавать бухгалтерские документы (акты, счета-фактуры, УПД, товарные накладные и пр.) от контрагентов. Благодаря интеграции сервиса ЭДО с 1С документы формируются прямо на основании данных из системы, и наоборот — данные из ЭДО могут быть интегрированы в 1С, освобождая бухгалтеров от ручного переноса данных. Кадровый ЭДО В рамках электронного документооборота в сфере трудовых отношений возможно перевести в цифровую форму большинство видов документов. Исключение составляют только акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, журналы инструктажей по охране труда. Управленческий ЭДО Приказы, уставы, распоряжения и другие документы, регламентирующие деятельность организации, также переводятся в электронный формат, что облегчает работу с ними. Складской ЭДО Складкой ЭДО позволяет оптимизировать процесс обработки накладных и других документов. Система электронного документооборота используется для ведения учета по приходно-расходной документации, внутрискладского учета и учетных регистров. Подведем итог. Внедрение системы электронного документооборота в организации требует времени, однако выгоды такого решения очевидны. Уже в первый месяц использования становятся заметны экономия на расходах, связанных с доставкой документов, закупкой бумаги и материалов для печати, а самое главное — скорость и удобство работы с документами! Грамотно выстроенная система ЭДО позволит:
- сократить время на согласование и подписание документов;
- снизить издержки, связанные с хранением и утилизацией бумаг;
- ускорить бизнес-процессы;
- увеличить скорость получения оплаты от контрагентов и избежать кассовых разрывов.
Чтобы оценить необходимость внедрения СЭД, руководству предприятия следует проанализировать бизнес-процессы и ответить на следующие вопросы:
- Можно ли оперативно найти необходимый документ, например, во время разговора с клиентом?
- Постоянно ли имеются актуальные данные о наличии и статусе документов по сделкам?
- Возможно ли в любое время отследить, где в данный момент находится документ, который отправлен на согласование?
- Способствует ли действующая в настоящее время скорость согласования документов поставленным целям по оптимизации бизнес-процессов компании?
- Обеспечен ли автономный — не требующий специального контроля со стороны сотрудников — бесперебойный процесс документооборота?
Если на 2 и более вопросов дан отрицательный ответ, следует задуматься над внедрением системы ЭДО в бизнес-процессы.
Узнайте больше о системе электронного документооборота от “Инфолоджистикс”
Что такое система электронного документооборота (СЭД)?
Главный источник информации в любой организации — это документы, которые создаются и существуют в рамках бизнес-процессов. Контент появляется на разных стадиях работы: в начале (согласование договора, заявления на отпуск) или в конце (выдача справки, подготовка маркетингового материала). Если рутинные операции отнимают значительную часть времени, а найти ответственного и определить стадию выполнения процесса — целый квест, то это верные сигналы к внедрению системы электронного документооборота (СЭД).
Система электронного документооборота — это программное обеспечение для работы с электронными документами на всех стадиях их жизненного цикла: создание, редактирование, хранение. Современные системы поддерживают возможности маршрутизации документов и, конечно, такие базовые функции, как поиск, классификация и т.п. Документы и бизнес-процессы неразрывны, поэтому современные системы автоматизации должны включать набор инструментов для работы как в поле процессов, так и в поле информации.
Чем СЭД отличается от ECM-системы?
У российского рынка систем электронного документооборота есть ярко выраженная особенность — слияние понятий СЭД и ECM. Если используется формулировка «система электронного документооборота в организации», не исключено, что в это понятие вкладывается функциональность ECM-системы. На самом деле возможности ECM шире.
Основной элемент в работе СЭД — это документ, который в системе имеет две обязательные составляющие: информационную и реквизитную. В СЭД выполняются функции учета, регистрации и контроля над организационно-распорядительной деятельностью. По мере развития в системах электронного документооборота появлялись отдельные функции для работы с договорами, счетами, обращениями и пр.
Перечисленный спектр возможностей есть и в ECM, но глобальная цель при этом другая — этот класс систем позволяет сформировать единое информационное пространство компании. Если СЭД работает только со структурированными документами, то ECM — со всем корпоративным контентом (документы, медиафайлы, записи справочников, письма и т.д.). Более того, появляются полноценный механизм workflow и функция управления бизнес-процессами, возможности совместного редактирования документов и полноценное управление доступом к данным.
Современные системы электронного документооборота на российском рынке фактически являются ECM-системами, просто термин СЭД более привычен.
Преимущества использования системы электронного документооборота в организации
Как понять, что процессы в компании не эффективны? Очевидными маркерами являются большое количество просроченных задач, длительное согласование документов и частые случаи их утери, высокая загруженность руководства. Что меняется с использованием СЭД:
- сокращаются трудозатраты: оптимизируется работа с контентом, это ускоряет все бизнес-процессы компании;
- повышается исполнительская дисциплина: статистика сурова, и она говорит о том, что 20% всех заданий не выполняются. Система электронного документооборота позволяет руководителям контролировать все этапы работы;
- бизнес-процессы становятся прозрачными: на любом из этапов задачи можно отследить ход ее исполнения и соблюдение сроков;
- гарантируется сохранность и конфиденциальность информации: доступ к данным в системе регулируется специальными правами, а все действия над документами строго фиксируются. Это позволяет предотвратить утечку информации;
- соблюдаются стандарты ISO 9000: система менеджмента качества в организации должна отвечать ряду требований, одно из них помогает выполнить именно СЭД — это обеспечение информационного взаимодействия и прозрачно поставленный документооборот в компании;
- развивается корпоративная культура: взаимодействие сотрудников внутри компании упрощается, повышается ответственность за порученные задачи, а развитие горизонтальных связей укрепляет корпоративный дух в организации;
- новые сотрудники быстрее адаптируются: система оповещения, которая реализована в СЭД, позволяет оперативно доносить до сотрудников новую информацию. Пользователи получают быстрый доступ к нужному контенту, благодаря чему адаптация и обучение проходит существенно быстрее;
- повышается конкурентоспособность: ускорение документооборота и процессов приводит к повышению качества услуг и скорости обслуживания клиентов, что неизменно ведет к укреплению позиций среди конкурентов на рынке.
Еще одно преимущество СЭД — электронный архив. Он помогает компаниям сократить расходы на содержание бумажного архива, а также экономит время сотрудников при поиске и представлении нужных документов.
Эволюция систем электронного документооборота
Спрос на цифровизацию среди компаний растет с каждым годом, а вместе с ним меняется и структура современных СЭД. Большинство крупных организаций уже прошли этап оптимизации делопроизводства и документооборота. Теперь перед ними стоят другие задачи: снизить трудоемкость рутинных операций и перевести в цифру работу по новым направлениям, например, HR-процессы.
Классическая СЭД не сможет полноценно закрыть эти задачи. Поэтому в структуру современных систем электронного документооборота входят встроенные интеллектуальные сервисы. Они помогают снизить расход времени сотрудников на регулярные простые операции:
- регистрацию входящих документов и запросов с занесением информации в систему;
- сопоставление версий документа с отображением расхождений;
- формирование проекта поручения на основе протокола или приказа.
Функционал классических СЭД и ECM в совокупности с интеллектуальными сервисами формирует новый современный класс систем, отвечающий запросам компаний из разных отраслей.
Елена Истомина, директор департамента консалтинга и внедрения компании Directum:
«Мы говорим уже в течение ряда лет о том, что границы классов систем стираются, и не стоит делить пальму первенства. Понятно, что концентрация функций и процессов преимущественно вокруг одной из информационных систем предприятия снижает общую стоимость владения ИТ-инфраструктурой. Обычно ядром цифрового ландшафта становится ERP, ECM или BPM-система. Какая конкретно — зависит от компании, ее бэкграунда, наличия ресурсов и функциональности.
Систему Directum RX мы вообще вывели за рамки определения ECM или BPM и позиционируем ее в более понятных клиентам терминах как интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами. И развиваем так, чтобы предоставить клиенту готовую основу для цельной экосистемы предприятия».
Система электронного документооборота в организации
Компания Directum представляет интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами Directum RX. Помимо функционала СЭД Directum RX включает набор готовых бизнес-решений для цифровизации разных направлений деятельности бизнеса.
Ежегодно интернет-портал и аналитическое агентство TAdviser готовит рейтинг самых популярных СЭД/ECM-систем в России. В 2020 году лидерство в нем заняла система Directum, существенно обогнав других претендентов на победу по количеству реализованных проектов.
Узнайте все преимущества интеллектуальной системы управления цифровыми процессами и документами Directum RX.
Узнайте о возможностях системы Directum RX
Заполните форму обратной связи, и наш специалист свяжется с вами в течение одного рабочего дня.
Система электронного документооборота в организации
Перевод большинства процессов в цифровое пространство — современный стандарт, которому следуют многие компании. Он помогает оптимизировать расходы, ускорить работу, защитить информацию. Чтобы внедрить в работу предприятия цифровой обмен документами, используют систему электронного документооборота. Расскажем подробнее, что это, из чего состоит, в чем плюсы.
В этой статье:
- Характеристики и структура
- Преимущества и особенности использования
- Виды электронного документооборота в делопроизводстве
- Требования к системам электронного документооборота
- Требования пользователей к составляющим системы электронного документооборота
- Внедрение ЭДО в работу организации
- Вопрос-ответ
Подключайтесь к ЭДО
Оптимизируйте расходы и ускорьте работу с документами
Характеристики и структура
Система электронного документооборота (ЭДО) — совокупность программных средств, которые необходимы для организации безбумажного обмена документами с контрагентами. Она помогает перевести в онлайн их создание, подписание, отправку, получение, хранение.
Системы электронного документооборота позволяют:
- оптимизировать расходы на печать и пересылку;
- уменьшить количество рутинных задач;
- ускорить делопроизводство;
- наладить дистанционную работу.
Структуру информационной системы электронного документооборота оценивают с двух сторон: программно-техническое обеспечение и функциональность.
С точки зрения технического наполнения в состав систем электронного документооборота входят программы, облачные серверы, функциональные модули. Состав меняется в зависимости от способа использования, например для веб-интерфейса не понадобятся интеграционные решения.
Если говорить о доступных функциях, структура системы электронного документооборота включает модули для ввода информации, управления доступом, интеграции в учетную систему, хранения файлов.
Базовые возможности систем ЭДО включают опции:
- создание и загрузка документов с компьютера;
- согласование, подписание;
- отправка и получение;
- настраиваемые шаблоны;
- хранение информации о действиях с файлом;
- поиск по ключевым словам;
- автоматизированные маршруты движения;
- разграничение доступа пользователей.
Рассмотрим общую характеристику системы электронного документооборота на примере Контур.Диадока.
Возможность Базовая версия Дополнительная функциональность Создание и отправка электронных юридически значимых документов + + Подписание документов электронной подписью + + Хранение данных на серверах Контура без ограничения по объему + + Поиск файлов с отбором по фильтрам + + Выгрузка документов для передачи в ФНС через систему интернет-отчетности + + Поиск и приглашение контрагентов + + Обмен сообщениями в онлайн-сервисе + + Обмен документами с абонентами других операторов ЭДО — роуминг + + Интеграционные решения + Передача данных в Честный ЗНАК по маркированному товару + Международный ЭДО + Распределение входящих документов по подразделениям или сотрудникам + Создание электронного архива + Маршруты согласования + Шаблоны документов + Узнайте больше информации о системе электронного документооборота Контур.Диадок от нашего менеджера
Преимущества и особенности использования
Посредством системы электронного документооборота компания может оптимизировать работу, снизить расходы, разгрузить бухгалтерию. Разберем преимущества подробнее:
- Ускоренный доступ к информации. Бумажный документ долго движется по цепочке, а отследить статус не всегда получается. В системе ЭДО документы перемещаются мгновенно, сохраняется история действий пользователя.
- Оптимизация хранения данных. Отсутствуют физические архивы — документы находятся в облачном хранилище, так они защищены от повреждения или кражи.
- Автоматизация бизнес-процессов. Можно настроить маршрут движения документа по заданному пути в определенный срок, что позволяет прогнозировать время решения задачи.
- Улучшение качества обслуживания. Ускорение процессов и оперативный доступ к нужной информации помогают эффективнее работать с клиентами.
- Уменьшение количества ошибок. Система ЭДО проверяет формализованные документы на соответствие формату. Сократить операции по переносу данных вручную поможет интеграция в учетную систему, а настраиваемые шаблоны позволят избежать неточностей в оформлении и содержании документов.
- Обеспечение конфиденциальности и сохранности сведений. За счет настроек контролируют доступ сотрудников к информации. Единая база позволяет архивировать и восстанавливать данные.
- Повышение качества работы. Понятные процессы дают возможность вводить регламенты, которые легко соблюдать.
Таким образом, система электронного документооборота предназначена для удобного обмена документами и оптимизации бизнес-процессов. Система электронного документооборота обеспечивает управление потоками входящих и исходящих документов и разгружает сотрудников от рутинной работы.
Виды электронного документооборота в делопроизводстве
Классифицировать электронный документооборот можно по разным параметрам: виду правовых отношений между участниками, типам документов, географии. Разберем детальнее.
По типу отношений между участниками процесса документооборота выделяют обмен внутри компании, с контрагентами и с контролирующими органами. Мы сравнили виды ЭДО в таблице.
Вид Участники Документы Кто предоставляет сервис Внутренний Сотрудники организации Кадровые документы, авансовые отчеты, описи, ведомости Организуется самостоятельно внутри компании с помощью решений от разработчиков Внешний Контрагенты: поставщики, клиенты Формализованные и неформализованные документы: договоры, УПД, счета-фактуры, накладные, акты Услуги по обмену предоставляет одобренный ФНС оператор ЭДО, например СКБ Контур С контролирующими органами (B2G-обмен) Госорганы: ФНС, ФСС, ПФР, Росстат, РАР, РПН Отчетность и документы по требованию в ФНС и другие органы Системы подготовки и сдачи электронной отчетности, например Контур.Экстерн Некоторые виды ЭДО предназначены для работы с конкретным видом документации, например: кадровой, бухгалтерской, логистической, производственной. Отличаться они будут только спецификой отрасли.
Также ЭДО классифицируют по географии: международный электронный документооборот и обмен документами с контрагентами внутри страны. Первый вариант в Контур.Диадоке реализуется в рамках подключенной системы как дополнительная услуга.
Переведите делопроизводство в онлайн и обменивайтесь юридически значимыми документами
Требования к системам электронного документооборота
Система электронного документооборота должна обеспечивать безопасный обмен документами. Поэтому ее организацией занимаются операторы электронного документооборота. Например, такой оператор — СКБ Контур, а система для обмена документами — Диадок.
Приказ ФНС России от 8 июня 2021 года № ЕД-7-26/546@ регламентирует требования к операторам ЭДО. Оператор должен обладать техническими и правовыми ресурсами, которые создадут легитимный обмен документами между контрагентами и обеспечат защиту передаваемых сведений.
Чтобы гарантировать юридическую значимость документов, клиентам предлагают использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП), так как по закону только КЭП аналогична собственноручной без заключения дополнительных соглашений.
У оператора ЭДО должна быть лицензия на предоставление услуг связи, работу с сертификатами ЭП, криптошифровальным программным обеспечением. Операторы, которые прошли проверку налоговой, перечислены на сайте ФНС, в числе аккредитованных — СКБ Контур.
Также операторы ЭДО:
- хранят электронный архив в течение обозначенного законом срока;
- отслеживают корректировки в нормативных актах, чтобы обновлять систему.
Требования пользователей к составляющим системы электронного документооборота
Помимо правовых требований, система ЭДО ориентируется на потребности клиентов. Так, большинство систем электронного документооборота обеспечивают ответ на следующие запросы: совместимость с ПО, понятный интерфейс, оперативная техподдержка, скорость работы.
Также важны критерии:
- применение КЭП;
- опыт и надежность оператора;
- автоматизация создания стандартных документов;
- интеграция с 1С и другим ПО;
- отзывы клиентов.
Способ работы в системе ЭДО и подбор дополнительной функциональности будут зависеть от запроса организации. Крупные компании предпочтут персональные, а средний и малый бизнес — коробочные решения. Организации, которым важно перевести в цифровой вид обмен конкретным типом документов, выберут отраслевые решения, например для строительства или логистики. Предприятиям со сложной структурой подойдут гибкие настройки и возможность маршрутизации.
Оптимизируйте работу компании с помощью ЭДО
Внедрение ЭДО в работу организации
Для внедрения системы электронного документооборота в компании понадобится выбрать оператора и способ работы, перевести процессы в цифровой формат, обучить сотрудников, создать новые регламенты.
Порядок действий при внедрении следующий:
- Анализ текущих бизнес-процессов для перевода в онлайн. Если в результате исследования выявлены слабые места, отдайте предпочтение такому решению, которое поможет их оптимизировать.
- Выбор способа работы, оператора и программного решения: веб-версия, интеграция.
- Тестирование и введение в эксплуатацию. На этом этапе обучают сотрудников и настраивают ПО.
- Внесение изменений в учетную политику организации, создание приказа и положения о переходе на ЭДО, где прописаны правила работы с сервисом, а также цели изменений.
Подробнее о том, как компании перейти на ЭДО, рассказываем здесь.
Вопрос-ответ
Как выбрать систему ЭДО?
Система электронного документооборота должна отвечать потребностям организации. Поэтому проанализируйте текущие процессы и определите, какие из них получится оптимизировать с помощью системы ЭДО. Ориентируйтесь на опыт оператора, его надежность, количество подключенных контрагентов и возможности сервиса.
Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным?
Да, так как не все организации могут полностью перейти на ЭДО. Тогда только часть процессов уходит в онлайн, например обмен документами в работе с маркированным товаром. Это связано с тем, что применять ЭДО обязательно для ряда категорий маркируемого товара.
Безопасно ли переходить на электронный документооборот?
Организовать систему электронного документооборота в компании помогают операторы ЭДО, к которым выдвигают строгие требования безопасности и сохранности информации. Поэтому операторы используют защищенные каналы передачи, резервные копии, предлагают пользователям двухфакторную аутентификацию. Больше о безопасности в ЭДО пишем здесь.
Кто отвечает за внедрение системы электронного документооборота?
Основную работу по внедрению ЭДО берут на себя компании-операторы: предоставляют сервис, уведомляют налоговые органы о новом пользователе, следят за соблюдением законов. Внутри организации внедрение курируют назначенные сотрудники.
Поможем внедрить ЭДО — подключите Диадок и начните экономить на документообороте