Электронный документооборот между организациями как это работает

Как работает электронный документооборот?

Электронный документооборот — обмен электронными документами между организациями по телекоммуникационным каналам связи оператора ЭДО.

Как работает электронный документооборот через Диадок? Для пользователей работа в веб-версии Диадока схожа с работой с электронной почтой. В ящике организации есть папки «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Удаленные» и другие, обусловленные тем, что в данном случае речь идет о работе с юридически значимыми оригиналами: «Требующие обработки», «Обработанные», а также кнопки «Согласовать», «Подписать и отправить» и т.д.

Отличие Диадока от e-mail — полная прозрачность. Отправитель видит в ящике актуальный статус каждого исходящего документа: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи». Диадок автоматически формирует протокол передачи по каждому циклу документооборота, в котором фиксирует любой действие, произведенное сторонами с документом. Протокол передачи можно скачать или распечатать.

Поставщик формирует документы в редакторе Диадока или загружает их с ПК, при необходимости отправляет на согласование внутри компании. Последним звеном цепочки согласования становится подписант, который нажимает кнопку «Подписать и отправить». Как работает система электронного документооборота в этот момент? Диадок автоматически проверяет:

• сертификат электронной подписи: легитимность, срок действия;
• формат документов;
• соответствие данных в конкретном документе.

Если Диадок находит ошибки, пользователь получает на них указание и подсказки, как их исправить. Если все в норме, документ уходит контрагенту, который видит его в папке «Входящие». Он его открывает и просматривает.

Если документ требует двусторонней подписи и не вызывает вопросов у получателя, получатель подписывает его. В этот момент Диадок, так же как и при отправке, автоматически проверяет его сертификат. Отправитель видит статус документа «Подписан». К подписанному документу имеют доступ обе стороны. Если документ нуждается в корректировке или исправлении, получатель отказывает в подписи. Отправитель видит соответствующий статус и изменяет документ.

После того как документы подписали и поставщик, и покупатель, в него невозможно внести изменения. Если документ должен подписать только поставщик, например, счет-фактуру, документооборот по нему считается завершенным после того, как покупатель получил его, а оператор ЭДО зафиксировал этот факт.

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Другие вопросы рубрики «Что такое ЭДО: основные понятия»

• Плюсы и минусы электронного документооборота
• Внедрение электронного документооборота
• Подключение к электронному документообороту
• Виды электронных документов
• Как подписать документ электронной подписью?
• Что такое электронный документ?
• Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот между организациями

Электронный документооборот (ЭДО) между организациями — возможность сторонам обмениваться юридически значимыми электронными документами. Как это работает? Можно ли обмениваться скан-образами документов? Как составить соглашение с контрагентом о переходе на ЭДО? Разберем подробнее в статье.

В этой статье:

• Что такое электронный обмен документами между предприятиями
• Обмен документами в виде скан-образов
• Схема работы электронного документооборота между организациями
• Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами
• Возможности Диадока в организации электронного документооборота между компаниями
• Вопрос-ответ

Подключайтесь к ЭДО с Диадоком

Ускорьте бизнес-процессы и сэкономьте на бумаге и доставке

Что такое электронный обмен документами между предприятиями

Обмен электронными документами — один из эффективных способов взаимодействия между бизнес-партнерами. Компании могут обмениваться договорами, актами, накладными, коммерческими предложениями по электронной почте или в системе электронного документооборота. Первый способ имеет ряд ограничений, которые рассмотрим позже.

ЭДО регламентируют нормативно-правовые акты и законы:

• 63-ФЗ «Об электронной подписи»,
• 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
• 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»,
• приказы и письма ФНС,
• отдельные статьи Налогового, Гражданского и Арбитражного процессуального кодексов,
• постановления Правительства РФ и министерств.

Внутри компаний электронный документооборот регулируют положение и приказ об ЭДО, правила осуществления такого делопроизводства, инструкции и регламенты.

Основной элемент ЭДО — электронный документ. Его понятие дается в 149-ФЗ, где он определен как «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Юридическую значимость электронным документам дает электронная подпись (ЭП). В 63-ФЗ указано, что ЭП бывают трех видов: простая, неквалифицированная, квалифицированная. Только использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) гарантирует документации полную юридическую значимость без дополнительных соглашений и ограничений.

Кроме того, универсальные передаточные документы, товарные накладные ТОРГ-12, счета-фактуры, акты о расхождении ТОРГ-2 и акты выполненных работ или оказанных услуг должны обладать обязательными реквизитами и соответствовать утвержденным ФНС форматам. Остальные документы передаются в произвольных форматах.

В сервисах ЭДО документы сразу формируются, обрабатываются и передаются в электронном виде и не дублируются на бумаге. Отправка сведений по телекоммуникационным каналам связи ускоряет согласование и подписание, заключение сделок, получение оплаты, сокращает дебиторскую задолженность.

Посмотрите, как выглядят отправка и получение документа в Диадоке. Возможности сервиса показали на конференции DiadocDay:

Также среди преимуществ систем ЭДО:

• Снижение непроизводственных расходов. Бумажный документооборот предполагает затраты на канцелярию, расходные материалы, печать, доставку, содержание архива. ЭДО сокращает эти траты в разы и окупается за счет большей производительности труда.
• Оптимизация рабочего процесса. Электронные документы не нужно распечатывать, сканировать, отправлять почтовой или курьерской службой, относить в архив. Не придется и долго искать в хранилище нужный договор. Это ускоряет поставки, приемку товара и получение закрывающих актов.
• Контроль делопроизводства. Статус бумажной документации невозможно точно отследить: она может затеряться в процессе долгих согласований, пропасть по пути к адресату или случайно оказаться в другом подразделении. В системе ЭДО пользователи видят состояние каждого документа. Это помогает сотрудникам соблюдать дедлайны, а руководителям — оценивать исполнительность коллектива и оперативно обрабатывать данные.

Организации выбирают электронный документооборот из-за его удобства. Также на их решение влияют общий тренд на онлайн-работу, законодательные изменения и массовое подключение контрагентов. Об этом рассказывали эксперты на конференции DiadocDay 2022:

Сервис ЭДО Контур.Диадок проводит форматный контроль для формализованных документов. Благодаря корректному заполнению исчезает потребность в изменениях и новом круге документооборота с бизнес-партнером.

Для того чтобы перейти на электронный документооборот с контрагентом, сперва следует договориться с ним об этом. В этом поможет письмо о переходе на ЭДО, которым можно передать бизнес-партнеру соответствующее предложение. Укажите в обращении законодательную возможность ЭДО, отметьте преимущество цифрового делопроизводства перед бумажным, сообщите о том, как контрагенту внедрить ЭДО.

• выбрать оператора и систему электронного документооборота, заключить соответствующий договор,
• приобрести сертификат электронной подписи, средство криптографической защиты,
• подключиться к сервису ЭДО, активировать ЭП,
• обучить сотрудников.

В Диадоке пользователи обмениваются любыми документами: формализованными счетами-фактурами, УПД, актами выполненных работ, неформализованными соглашениями, договорами, уведомлениями, претензиями. Приобрести КЭП можно в Удостоверяющем центре Контура.

Поможем с получением КЭП и внедрением электронного документооборота

Обмен документами в виде скан-образов

Компании могут обмениваться документами в виде скан-образов — цифровых версий бумажных документов. Они создаются путем сканирования оригиналов и сохраняются на компьютере или флеш-накопителе в виде изображения формата pdf, jpg или png. С этого начинался онлайн-документооборот между организациями, когда появились первые почтовые сервисы.

У обмена документацией в виде скан-образов есть плюсы. Для него не нужны специальные программы, оплата услуг — документооборот происходит по электронной почте. Однако недостатки существенны:

• Небезопасная передача данных. Сведения в результате взлома почты могут быть перехвачены мошенниками или конкурентами. В системе ЭДО это невозможно, ведь передаваемые данные шифруют, а доступ к файлам открыт только для конкретных сотрудников.
• Затраты трудовых ресурсов. Сперва работники создают и оформляют бумажный документ, затем сканируют его, сохраняют на ПК или другом устройстве, заходят в почтовый сервис, отправляют нужному получателю. Контрагенту для работы с документом придется его распечатать, а при необходимости отправить обратно — повторить те же действия. С ЭДО сотрудники освобождаются от бумажной рутины и направляют силы на актуальные задачи.
• Низкая скорость документооборота. Потребность в распечатке и сканировании документов, а также дальнейшей работе с ними, как с обычными бумажными, замедляет процессы. В сервисе ЭДО получить, согласовать и подписать документ можно за пару минут.
• Спорный статус. Для того чтобы цифровая версия документа имела юридическую силу, ее нужно либо подписать КЭП, либо заключить между сторонами специальное соглашение о признании юридической значимости скан-образов. Документооборот в системе ЭДО Диадок обладает юридической значимостью без каких-либо оговорок, поскольку документы подписываются КЭП.
• Управленческие сложности. При передаче данных по email невозможно отследить получение документа, его статус. Файл может не дойти до адресата вследствие технического сбоя на почтовом сервисе или затеряться среди других писем. С ЭДО таких проблем нет: каждый этап согласования и подписания виден в системе и фиксируется в протоколе действий.

Из-за этих недостатков компании прибегают к обмену документацией в виде скан-образов в основном для передачи второстепенных данных, например необходимых для решения текущих хозяйственных задач. Нередко цифровые версии дублируют бумажные, когда оригинал отправляется путем почтовой или курьерской доставки.

В Диадоке документы имеют юридическую значимость, их можно представлять в контролирующие госорганы и суд. Благодаря хранению в единой базе вы сможете быстро находить и выгружать нужную документацию, не беспокоясь о конфиденциальности и безопасности данных.

Переведите документооборот с контрагентами в онлайн

Схема работы электронного документооборота между организациями

ЭДО между контрагентами происходит по схожей схеме. Сперва компания-отправитель создает первичные документы. Их можно сформировать прямо в сервисе электронного документооборота, загрузить с компьютера или отправить из учетной системы. Затем отправитель подписывает документы квалифицированной электронной подписью, и контрагент видит это в сервисе.

На этом этапе файлы проходят через оператора ЭДО — специальную организацию, которая предоставляет услуги по обмену данными по телекоммуникационным каналам связи. Оператор:

• проверяет действительность и подлинность сертификата КЭП,
• сверяет соответствие формата требованиям ФНС,
• фиксирует дату получения в подтверждении оператора,
• передает отправителю подтверждение даты получения, а получателю — подтверждение даты отправки,
• отправляет файл адресату.

Получатель видит переданный документ в личном кабинете сервиса ЭДО или сразу в учетной системе, если они интегрированы. Затем либо согласовывает и подписывает документ, либо отклоняет его. При необходимости отправитель вносит исправления и направляет корректирующий документ или создает новый и отправляет по той же схеме.

Для запуска ЭДО один его участник должен направить второму приглашение на обмен документами. В Диадоке это легко сделать в разделе «Поиск и приглашение» страницы «Контрагенты» — найти нужную компанию можно по названию или ИНН, доступна и массовая проверка. После того как партнер примет приглашение, он появится в разделе «Ваши контрагенты».

Контрагент может работать как в Диадоке, так и в системе ЭДО другого оператора. Во втором случае понадобится настройка роуминга. Есть два варианта:

• У Диадока настроен автороуминг с этим оператором. Подключение не будет отличаться от обычного — нажмите на кнопку «Отправить приглашение» рядом с наименованием контрагента и дождитесь принятия заявки.
• Автороуминг не настроен. Узнайте, с каким провайдером ЭДО работает контрагент, и проверьте, поддерживает ли Диадок с ним роуминг. Оставьте заявку на подключение и дождитесь настройки.

Если в разделе поиска отмечено, что контрагент не подключен к ЭДО, приглашение на обмен электронными документами можно направить на почту. Получателю придет письмо с информацией о приглашении и инструкцией по подключению к Диадоку.

Также на странице «Контрагенты» отобразятся организации, которые искали или уже приглашают вас. Запрос можно принять или отклонить одним кликом. Приглашения, отправленные вами, значатся в разделе «Ожидается ответ».

Обменивайтесь с контрагентами любыми документами в Диадоке

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

При переходе на электронный документооборот контрагенты могут заключить дополнительное соглашение об ЭДО. При обмене через систему ЭДО и использовании КЭП оно необязательно — для начала работы в Диадоке достаточно устной договоренности и подключения к системе. Это регламентируется законом 63-ФЗ «Об электронной подписи», где сказано: документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, являются равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью, и обладают полной юридической силой.

Соглашение придется заключить, если:

• документооборот происходит вне сервиса ЭДО, например по email,
• применяется простая или неквалифицированная электронная подпись,
• контрагент настаивает на этом пункте.

Такой документ не имеет утвержденного бланка и заключается по общим правилам составления дополнительных соглашений.
Опишем, какие пункты следует внести в соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами:

• цель заключения договора, его стороны, их реквизиты,
• дата и место составления,
• разъяснение терминов и определений — ЭДО, электронная подпись, оператор ЭДО и других,
• предмет соглашения,
• права и обязанности сторон,
• перечень документов, которыми стороны будут обмениваться в электронном виде,
• порядок применения электронной подписи и ответственность за сохранность ключей ЭП,
• особенности хранения документации,
• нормативно-правовое обеспечение электронного документооборота,
• порядок разрешения споров,
• срок действия соглашения,
• порядок изменения договора.

Укажите в соглашении, что признаете электронные документы равнозначными бумажным. Это гарантирует документации юридическую значимость, что необходимо для хозяйственной деятельности и разрешения судебных споров.

В договоре можно прописать, что обмен электронными документами будет вестись без подключения оператора ЭДО. Но это несет в себе риски, касающиеся безопасности, конфиденциальности данных, разрешения конфликтных ситуаций, хранения информации. Кроме того, согласно приказу Минфина РФ 05.02.2021 № 14Н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур…», счета-фактуры разрешено передавать только через операторов ЭДО.

Соглашение о применении ЭДО можно сформировать самостоятельно или скачать образец. Подписать его стороны могут через Диадок сразу в электронном виде.

Соглашение об обмене электронной документацией — не единственный документ для перехода на ЭДО. Также потребуются:

• договор с оператором ЭДО,
• приказ о внедрении системы электронного документооборота,
• положение об ЭДО.

Если в электронный вид переводятся первичные документы, то, согласно 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», необходимо внести изменения в учетную политику компании. Укажите возможность работы с электронной документацией, перечень документов, которые будут переходить в цифру, а также порядок их хранения и список сотрудников с правом подписи.

ЭДО в Диадоке отвечает всем требованиям законодательства, а СКБ Контур входит в список доверенных операторов ФНС

Возможности Диадока в организации электронного документооборота между компаниями

Система ЭДО Диадок помогает предприятиям быстро перейти на обмен электронными документами. В сервисе доступны разные опции для ведения ЭДО, что помогает настроить его под нужды учреждения, адаптировать под особенности бизнес-процессов. А главное — передавать данные быстро и безопасно.

В рамках ЭДО между организациями в Диадоке можно:

• Создавать и безопасно отправлять документы.

Электронный документ в Диадоке можно добавить с ПК, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Во встроенном редакторе есть подсказки для корректного заполнения документа, а перед отправкой Диадок проведет форматный контроль. Передача данных происходит по зашифрованному каналу, а КЭП гарантирует неизменность информации после подписания.

• Распределять входящие документы.

В Диадоке можно настроить маршрутизацию для поступающей документации. Документы могут перенаправляться в зависимости от указанных КПП или грузополучателя или уходить в назначенное подразделение. Также доступна опция, когда контрагент сам выбирает нужное подразделение вашей компании.

• Хранить документы.

В Диадоке файлы хранятся на нескольких серверах, так что потеря данных исключена. При этом документы отражены в единой информационной базе, в которой можно за два-три клика найти требуемый акт или накладную. Это упрощает взаимодействие с поставщиками, клиентами и сдачу отчетности за год.

Также в Диадоке есть сервис для автоматизации процесса сверки взаиморасчетов — модуль Взаиморасчёты. С его помощью контрагенты могут сопоставлять акты сверки, выявлять расхождения и процент сходимости. Модуль представлен в двух решениях: веб-версии, работающей в любом браузере, и интеграционного модуля для 1С.

• загрузить акты сверки (при выборе модуля для 1С система автоматически заполнит акты по информации из учета),
• подождать несколько минут — модуль сопоставит данные, проверит корректность расчетов, выявит разногласия, зафиксирует задолженности,
• получить готовые акт сверки и протокол расхождений.

Документы подписываются в Диадоке КЭП и хранятся в архиве сверок. В Диадоке вы сможете поделиться результатами с контрагентом.

Для работы с электронными документами в учетной системе предприятия в Диадоке есть разные интеграционные решения:

• Модуль для 1С. Позволит обмениваться документацией с контрагентами или удаленными подразделениями организации из интерфейса 1С. Сведения будут автоматически переноситься из документов в 1С, что избавляет от ручного ввода, а значит, ошибок и расхождений.
• Диадок.Коннектор. Интегрирует Диадок с любой информационной системой, даже если у вас собственная разработка. Автоматизирует ручной труд при загрузке, выгрузке и других операциях с документами, допускает массовые действия. Лучше всего подходит для больших объемов документооборота.
• API Диадока. Предназначен для разработки собственного интеграционного решения. Ключ API даст возможность выполнять операции с электронными документами из вашей учетной системы.

С помощью дополнительной функциональности Диадока вы сможете настроить международный ЭДО, обмениваться своими типами документов, использовать шаблоны, дополнительную и трехстороннюю подпись. Все это поможет упростить бизнес-процессы, ускорить обработку потоков документации, улучшить сервис передачи закрывающих документов и повысить лояльность партнеров.

Внедрение электронного документооборота между организациями сделает сотрудничество более комфортным. ЭДО помогает не допускать ошибок, что выгодно скажется на взаимодействии с контрагентами и позволит избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

Подберем интеграционное решение и наладим обмен электронными документами

Электронный документооборот между организациями

Когда люди слышат такое слово, как документооборот, то первое что приходит им в голову, это сплошные бумаги, папки на шкафах и тому подобное. Однако из года в год документы все сильнее переходят именно в электронный вид. В данной статье будет рассмотрено, как правильно настроить обмен файлами и для чего он вообще нужен.

Принцип работы электронного документооборота

В последнее время все реже используются обычные бумажные документы, заполненные от руки. Сейчас все бумаги проходят сквозь электронную фазу: сначала создаются в текстовых редакторах, а позднее распечатываются и отсылаются нужным людям.

Бывает, что компании отсылают сканы бумаг, но это нельзя назвать электронным документооборотом, сокращено ЭДО. Ведь для такого процесса в любом случае тратится время как на распечатку, так и на сканирование документа.Тем более сделанная таким образом копия не будет иметь юридической силы.

Многие задаются вопросом: почему нельзя просто отправить файл, не тратя на него время и материалы? Это объясняется наличием двух проблем:

• Достоверность документа — ее можно решить путем электронной подписи
• Отсутствие юридической силы — решается за счет работы с специализированным оператором

Что такое электронный документ?

Электронный документ представляет из себя файл, содержащий в себе определенные данные: от цены товара до реквизитов его получателя. Он может быть как в известных всем форматах — .doc и .pdf, так и в других.

Главное, чтобы человек, получающий данную информацию, мог прочитать ее с помощью программного обеспечения и распечатать, если это необходимо.

Для того, чтобы стороны соглашения были взаимно уверены в достоверности файла, была создана электронная подпись — зашифрованная информация.

Электронные подписи делятся на три уровня. Ознакомимся с каждым из них:

• Простая электронная подпись дает возможность определить только отправителя файла. Обычно применяется только внутри компании, так как при передачи информации в другую компанию, не получился проконтролировать сохранность документа в его изначальном виде.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись создается с использованием программного обеспечения и направлена на гарантированную сохранность документа. Но есть небольшая загвоздка с юридической силой: она будет присутствовать только в случае указания ее в законе. Проблема решается заключением договора между контрагентами.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись имеет тот же принцип работы, что и прошлый вариант, но здесь уже установлена ее надежность сертификатом удостоверяющего центра, подтвержденного Министерством связи. В таком случае электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и его бумажный аналог.

Как начать пользоваться ЭДО с контрагентами?

Для начала нужно обсудить все с самими контрагентами, так как наличие ЭДО необходимо только в случае налоговой и некоторых других форм отчетности. Вполне возможно, что остальные компании предпочтут остаться на старой системе работы и не проводить никаких изменений.

При удачном согласовании, нужно:

1. Провести анализ бумажного документооборота. Обычно в таком случае сразу выявляются ошибки, допущенные ранее, и конечно же их не стоит переносить на электронный вариант.
2. Указать разделы, которые будут подвергнуты автоматизации.
3. Изменить регламенты под электронные обмены.
4. Получить электронную подпись
5. Определится с оператором для передачи информации.

Стоит помнить, что быстро оцифровать всю систему сразу не получится. Скорее всего не все контрагенты заходят сразу перейти на электронный вариант обмена информацией.

Покупка электронной подписи

В теории, для передачи данных между компаниями можно использовать и неквалифицированную подпись. Но в дальнейшем это приведет к некоторым проблемам. Начнем с того, что с каждым контрагентом придется отдельно обговаривать возможность применения такой подписи. Продолжим тем, что в случае судебных разбирательств, такая подпись вряд ли будет свидетельствовать в пользу юридической силы ваших документов.

Поэтому, нужно стремится сразу приобрести квалифицированную электронную подпись. Для этого нужно обратиться в удостоверяющий центр, размещенный на сайте Министерства связи.

Выбор оператора документооборота

На самом деле, документы можно отправлять и по электронной почте. Но в таком варианте информация может легко попасть к злоумышленникам. Поэтому, стоит сразу начать пересылать данные через специализированную организацию, называемой оператором ЭДО.

Тем более, электронные налоговые декларации нельзя пересылать по почте, поэтому начать работу с данными компаниями придется в любом случае.

На рынке есть большое количество тех, кто может предложить такие услуги. Рассмотрим критерии, по которым стоит выбирать оператора ЭДО:

• Тарифные планы
• Наличие бесплатного демо-использования
• Квалифицированные сотрудники
• Наличие интеграции с бухгалтерским программным обеспечением
• Наличие мобильных приложений, если нужно
• Роуминговая система по отношению к клиентам других операторов ЭДО

Нужно знать, что одним из наиболее важных критериев будет являться оказание услуг контрагентам, с которыми сотрудничает компания. Это объясняется тем, что не у всех есть роуминговый обмен с другими операторами.

Положительные стороны перехода на ЭДО

Главным преимущество работы в электронном виде является снижение финансовых затрат и времени, затраченного на документы. К тому же, не считая обычной экономии, есть и другие плюсы:

• Круглосуточный доступ к данным
• Унификация процедур создания и изменения файлов
• Защита данных благодаря шифрованию
• Контроль и улучшение дисциплины: руководство компании способно контролировать исполнение всех документов онлайн

Нюансы, связанные с работой ЭДО

Конечно же, есть и минусы. Переход на электронную систему приведет к затратам в самом начале, но в дальнейшем все компенсируется за счет снижения уровня расходов.

Более важно здесь рассмотреть адаптацию людей к новой системе: для некоторых резкий переход от бумаг к электронному варианту станет стрессом. Проблема должна решаться путем обучения и мотивации — можно учредить премии за быстрый переход к новому виду работы.

Всегда нужно помнить, что данные можно потерять по многим причинам: как от обыкновенного сбоя в системе, так и от компьютерного вируса. Поэтому, всегда нужно иметь резервную копию данных. В большинстве случаев, информация автоматически записывается на независимый носитель ежедневно. Желательно, чтобы оборудование с такими данными находилось в отдельном помещении. В таком случае ущерб будет небольшим.

Как наладить работу с документами

Разобравшись с работой над документами , можно снизить не только затраты, но и риск разглашения конфиденциальной информации. К тому же, с упрощением системы работа коллектива в целом становится более эффективной.

Но нужно понимать, что процесс перестройки документооборота довольно трудный и долгий. Для начала нужно будет выявить все ошибки и слабые места, изменить регламенты, найти способы оптимизации и тому подобное.

Рекомендуется в таких случаях обратиться в специализированную компанию и получить готовую систему, не тратя на нее лишнего времени.

Таким образом, переход на ЭДО существенно экономит как финансы, так и время компании. Особенно это характерно для средних и крупных компаний, для которых такая оптимизация управления станет отличным решением.

1С:Документооборот

• Согласование и подписание документов. Права доступа
• Инструменты для совместной работы сотрудников
• Контроль исполнения задач

Электронный документ между организациями: как это работает?

Обмен электронными документами между организациями – актуальный технологичный способ координации партнеров по бизнесу, контрагентов и других лиц, связанных с компанией.

Как выглядит электронный документооборот между организациями?

Главной частью ЭДО является электронный документ.

Юридически значимые документы в своей структуре имеют:

реквизиты обеих сторон;

подпись отвечающего за отправку документа сотрудника;

соответствие шаблону, который заранее утвержден.

Обмен документами в электронном виде между организациями возможен только после решения регламентных вопросов. Дополнительно следует выполнить такие шаги:

определиться с провайдером, предоставляющим услугу ЭДО;

заключить договор с провайдером;

купить ключ ЭЦП;

выполнить подключение к ЭДО и активировать свою электронную подпись.

Возможно потребуется провести обучение сотрудников, что займет некоторое количество времени.

Обмен документами через ЭДО между организациями будет выглядеть следующим образом:

Создание первичной документации, что можно делать сразу в вашей 1С или сразу в личном кабинете сервиса. Обязательна электронная подпись от отправителя.

Далее работает оператор, предоставляющий услуги ЭДО. Он должен проверить подпись, формат, зафиксировать дату отправки и передать эти данные как получателю, так и отправителю. Только после этого происходит непосредственная отправка документа.

Контрагент может увидеть документ в личном кабинете или в учетной системе. Он его подписывает или отклоняет.

Если контрагенты уже подключены к другой ЭДО, между разными операторами возможно настроить роуминг. Это значительно расширит возможности организации.

Электронный документооборот между юридическими лицами

При налаживании ЭДО между юридическими лицами необходимо заключение соглашения.

В нем должно быть указано:

причина и дата заключения договора, реквизиты сторон;

разъяснение каждого термина;

права и обязанности каждой стороны, порядок разрешения споров;

список документов, которые будут приходить в электронном виде;

период действия соглашения

правила применения ЭЦП и др.

Хотите заключить соглашение с аттестованным EDI-провайдером? Записывайтесь к нам на консультацию и мы поможем наладить взаимодействие с вашим контрагентом в самый короткий срок.