Что такое электронный вид документа

Что такое электронный вид документа

Коротко: Электронный документ, заверенный электронной подписью, может служить доказательством в суде.

Еще раз напомним нашим пользователям основной тезис ст. 8 Закона Украины от 22.05.2003 г. № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» (далее – Закон № 851): юридическая сила электронного документа не может отрицаться исключительно из-за того, что он имеет электронную форму. И допустимость электронного документа как доказательства не может отрицаться исключительно на основании того, что он имеет электронную форму.

Законодательно это уже давно определено. Не думаем, что кто-то из бизнес-сообщества будет это отрицать. Итак, электронный документ приравнен к бумажному. Это удобно, прежде всего, для предоставления и передачи информации, экономии времени и трудовых ресурсов и т. д.

Электронный документ – документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты. Он может быть создан, передан, сохранен и превращен электронными средствами в визуальную форму (как электронную, так и бумажную), пригодную для восприятия его содержания человеком. Это предусмотрено ст. 5 Закона № 851.

Примером визуальной формы является pdf-формат документа согласно Перечню форматов данных электронных документов постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, утвержденного приказом Минюста от 11.11.2014 г. № 1886/5.

Для целей бухгалтерского учета также удобно использовать электронные документы и электронный документооборот (далее – ЭДО). Тем более, что такая форма предусмотрена нормами НКУ (пп. 14.1.144-1). Будьте внимательны! Любой документ в электронной форме должен быть подтвержден соответствующими электронными подписями (далее – ЭП). И лишь только в таком случае он становится юридически значимым, то есть может использоваться в качестве доказательства в суде. Подтвердим это.

Основания для принятия (использования) электронного документа

Выделяют 4 основания, которые должны выполняться одновременно:

1. соответствие утвержденному формату (согласно разд. II Требований к форматам данных электронного документооборота);

2. подтверждение электронной подписи налогоплательщика и его должностных лиц, подписи которых являются обязательными для документов в бумажной форме согласно нормам действующего законодательства;

3. действительность соответствующего усиленного сертификата ключа на момент наложения ЭП;

4. действительность на время проверки электронной подписи усиленного сертификата открытого ключа ЦСК, которому выданы сертификаты открытых ключей для такого плательщика.

Это касается как проверки, так и доказательности в суде. Подробнее об этом читайте в материале «ЭДО: что следует знать и как быть готовым к проверке».

Что является оригиналом электронного документа?

Оригиналом электронного документа считается его электронный экземпляр при наличии обязательных реквизитов (ст. 7 Закона № 851). Больше об этом – в статье «Первичные документы в бухучете».

Электронный документ обязательно заверяется ЭП автора или подписью, приравненной к собственноручной. В случае направления разным адресатам или хранения на нескольких электронных носителях информации, каждый из таких электронных экземпляров считаться оригиналом электронного документа.

Если мы еще не убедили Вас в юридической значимости электронного документа – обратимся к судебной практике.

Доказательность электронного документа в суде: есть прецедент!

Верховный Суд в постановлении по делу № 922/788/19 от 28.12.2019 г. окончательно определился: без подписи электронный документ не считается созданным, а следовательно, не может рассматриваться судом как доказательство. Скриншоты, распечатки с электронной почты без электронной подписи не будут считаться доказательствами совершения хозяйственных операций. В ходе дела установлено, что между сторонами, подписавшими хозяйственный договор на поставку товаров, не был внедрена процедура электронного документооборота.

Так, стороны присылали информационные сообщения по выполнению условий договора без соблюдения требований о наличии обязательных реквизитов электронного документа и без заверения своими ЭП. И, следовательно, предоставленные стороной спора скрины писем не являются надлежащими письменными электронными доказательствами и не могут обосновывать свою правовую позицию по делу. Суды считают, что даже при электронной переписке должны быть использованы действующие электронные подписи для того, чтобы она была принята в качестве доказательства в суде.

В своем решении Суд обратился к своим правовым позициям, изложенным в постановлениях Верховного Суда от 11.06.2019 г. по делу № 904/2882/18, от 24.09.2019 г. по делу № 922/1151/18.

Электронный документооборот

С неуклонным ростом темпов развития современных технологий оставаться всегда на «гребне волны» и быть успешным в бизнесе становится все сложнее. Один из балластов, который тянет эффективность предприятия вниз, — это бумажная рутина. В результате автоматизации документооборота, т. е. налаживания процесса электронного обмена документами, повышается оперативность приемки и отпуска товаров, обслуживания клиентов, осуществления платежей и т. п. Поэтому в недалеком будущем система электронного документооборота (СЭД) будет на предприятиях так же привычна, как и система автоматизации бухгалтерского учета.
Конечно, большинство из вас уже знакомо с этим явлением и применяет его в повседневной жизни. В частности, не в новинку электронные билеты на железнодорожный и авиационный транспорт. Многие организации давно и успешно используют электронный документооборот при передаче платежных документов в банк, а финансовой и налоговой отчетности — в фискальные органы. Однако обмен электронными документами с контрагентами, как правило, ограничивается налоговыми накладными. Не часто составляют электронные документы и для внутреннего пользования.
В этом разделе поговорим о том, что представляет собой электронный документооборот, для чего он нужен и как его организовать.

9.1. Выгоды от внедрения электронного документооборота

Чтобы понять, что, собственно, внедрять, разберемся с терминами.

Согласно ст. 9 Закона № 851 электронный документооборот (оборот электронных документов) — это совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов (далее — ЭД). Указанные процессы выполняются с применением проверки целостности и (при необходимости) с подтверждением факта получения таких документов.

СЭД представляет собой программный продукт для автоматизации всего жизненного цикла документа — от его создания или получения до исполнения, отправки в архив либо уничтожения

Бумажные документы физически перемещаются сотрудниками по определенным маршрутам: где-то визируются, затем подписываются, утверждаются и т. д. Теперь представьте, что бумага просто исчезает, а вместо бумажных документов формируются электронные. Но для того, чтобы вместо бумажных документов сотруднику не пришлось бегать по тому же маршруту с флешками, появляется необходимость в СЭД. По сути, СЭД — это программа, которая полностью заменит функции человека, связанные с перемещением ЭД по всему пути его следования.

Какие же выгоды ждать от внедрения СЭД?

Не ошибемся, если скажем, что главная цель внедрения СЭД заключается в оптимизации бизнес-процессов и систематизации движения документов. Безусловно, внедрение электронного документооборота на предприятии сопряжено с достаточно высокими первоначальными затратами и необходимостью скрупулезной работы по обучению пользователей и прививанию им навыков работы с СЭД. Однако выгоды от ее внедрения очевидны. Перечислим только те из них, которые «лежат на поверхности».

1. Оптимизация расходов. Прежде всего предприятия, внедряющие СЭД, нацелены на снижение операционных (да и вообще любых) расходов бизнеса. Введение электронного документооборота в компании приводит к сокращению затрат на бумагу и прочие расходные материалы (распечатка, копирование, пересылка), а также к снижению расходов на хранение и транспортировку документов.

Кроме того, существенно сокращаются затраты рабочего времени сотрудников. Так, благодаря прозрачному и быстрому документообороту сотрудники могут быть взаимозаменяемы и более эффективно использовать рабочее время.

2. Повышение эффективности управления предприятием. Очевидно, что с расширением компании растет потребность в координации и согласованности действий между структурами предприятия, а также с внешними контрагентами. СЭД имеет огромное значение для предприятий, которым необходимо быстро принимать решения на основании большого количества разнообразной информации. Ведь

функционирование СЭД приводит к ускорению информационных потоков и уменьшению числа ошибок при принятии управленческих решений

Также внедрение СЭД обеспечивает организацию единого корпоративного информационного пространства, в котором удаленные офисы, филиалы и представительства могут оперативно связываться как с центральным офисом, так и между собой, и степень их взаимодействия существенно повышается. Все это в целом ведет к повышению управляемости предприятием.

3. Повышение исполнительской дисциплины. В СЭД исполнитель является частью алгоритма, который выполняет определенную задачу. За каждым процессом закрепляется ответственный сотрудник. При этом у руководителя появляется возможность контролировать ход выполнения задач.

Кроме того, вся необходимая информация сохраняется в системе управления документами, а не в памяти сотрудников. Даже если они увольняются или переходят на работу в другие подразделения предприятия, сведения, связанные с обработкой и исполнением документов, сохраняются в СЭД предприятия и могут быть использованы другими сотрудниками, приходящими на их место.

Автоматизация процесса документооборота позволяет контролировать качество реализации задач, выявлять причины их невыполнения.

4. Обеспечение эффективной защиты информации. Все документы, созданные в электронном виде, хранятся в едином электронном архиве. Это делает поиск документа быстрым и легким, обеспечивает сохранность всех необходимых данных. Кроме того, предприятие самостоятельно определяет каждому пользователю СЭД критерии и полномочия доступа к информации в соответствии с его должностными обязанностями. Это, в свою очередь, позволяет сохранять конфиденциальность информации. Так, например, работа в СЭД с незарегистрированного рабочего места будет просто невозможна. Соответственно

соблюдается безопасность данных как с точки зрения сохранности и целостности корпоративной информации, так и с точки зрения несанкционированного доступа к ней

И это далеко не весь перечень выгод от внедрения СЭД на предприятии. СЭД нужны всем, кто хочет систематизировать информацию в своей компании, упорядочить, упростить, ускорить выполнение хозяйственных операций и повысить эффективность управления предприятием. То есть СЭД позволяет компании стать более эффективной. Причем не важно, это компания с сотнями сотрудников и огромной организационной структурой или организация с двумя сотрудниками, которая вмещается в одну небольшую комнату. Ведь СЭД обеспечивает максимальную независимость от человеческого фактора — все в единой базе, в единой системе, и что бы ни происходило, каждый документ на любой стадии выполнения может быть найден в нужный момент.

Как мы сказали ранее, функционирование электронного документооборота связано с созданием и обращением ЭД. Поэтому давайте сначала рассмотрим, что представляет собой электронный документ и какие требования к нему выдвигает действующее законодательство.

9.2. Электронный документ

Начнем с определения.

Электронным считается документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа ( ст. 5 Закона № 851). При этом под данными понимают информацию, представленную в форме, пригодной для ее обработки электронными средствами.

Одно из требований к ЭД — это возможность его создания, передачи, сохранения и преобразования электронными средствами в визуальную форму. В свою очередь, под визуальной формой представления ЭД следует понимать отражение содержащихся в нем данных электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для восприятия его содержания человеком.

ЭД с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненной к собственноручной согласно Закону № 852, имеет статус оригинала. При этом под обязательными реквизитами понимают обязательные данные ЭД, без которых он не может быть основанием для учета и не будет иметь юридической силы ( ст. 1 Закона № 851). Состав и порядок размещения обязательных реквизитов ЭД определяются законодательством.

В частности, согласно п. 2 гл. 1 разд. ІІ Порядка № 1886/5 ЭД должен быть оформлен по общим правилам документирования и иметь реквизиты, установленные для аналогичного «бумажного» документа. Реквизиты организационно-распорядительных документов в электронной форме оформляют с учетом требований ДСТУ 4163. Однако будьте внимательны! Особенности создания отдельных «электронных» реквизитов установлены гл. 2 разд. ІІ Порядка № 1886/5.

Интересный момент. В случае отправки ЭД нескольким адресатам или его сохранения на нескольких электронных носителях информации

каждый из электронных экземпляров считается оригиналом ЭД

Оригинал ЭД должен предоставлять возможность доказать его целостность и подлинность в порядке, определенном законодательством. В установленных законодательством случаях он может быть предъявлен в визуальной форме отображения, в том числе в виде бумажной копии ( ст. 7 Закона № 851).

Как мы уже упомянули, одним из обязательных реквизитов ЭД является электронная подпись или подпись, приравненная к собственноручной согласно Закону № 852 ( ст. 7 Закона № 851).

Электронная подпись — это данные в электронной форме, которые прилагаются к другим электронным данным или логически с ними связаны и предназначены для идентификации подписанта этих данных.

Разновидностью электронной подписи является электронная цифровая подпись (далее — ЭЦП). Это вид электронной подписи, полученной в результате криптографического преобразования набора электронных данных, который прилагается к другим электронным данным или логически с ними объединяется и дает возможность подтвердить целостность ЭД и идентифицировать подписанта. ЭЦП налагают с помощью личного ключа и проверяют с помощью открытого ключа. Порядок ее применения прописан в Законе № 852.

Заметьте: Закон № 851 не содержит требования об обязательном использовании в ЭД именно ЭЦП. В то же время Порядок № 1886/5, регулирующий особенности электронного документооборота, упоминает исключительно об ЭЦП.

Важно! Если ЭД составлен с соблюдением установленных законодательством требований и содержит все обязательные реквизиты,

он имеет такую же юридическую силу, как и документ на бумажном носителе

Правовой статус ЭД определяет ст. 8 Закона № 851, где дословно сказано следующее: «юридическая сила электронного документа не может отрицаться исключительно из-за того, что он имеет электронную форму».

Тем не менее законом могут быть установлены случаи, когда ЭД не применяется как оригинал (например, если документ согласно законодательству может быть создан только в одном оригинальном экземпляре). На это указывает ст. 8 Закона № 851.

9.3. Электронная цифровая подпись

В предыдущем подразделе мы уже упоминали об ЭЦП. Сейчас поговорим о ней более подробно.

ЭЦП по правовому статусу приравнивается к собственноручной подписи (печати) в документе на бумажном носителе информации при соблюдении условий, прописанных в ст. 3 Закона № 852, а именно:

— ЭЦП подтверждена с использованием усиленного сертификата ключа с помощью надежных способов цифровой подписи;

— при проверке использовался усиленный сертификат ключа, действительный на момент наложения ЭЦП;

— личный ключ подписанта соответствует открытому ключу, указанному в сертификате.

Чтобы понять, в каком же случае ЭЦП выступает заменителем собственноручной подписи, нужно разобраться, что такое ключ ЭЦП и сертификат ключа.

Ключи ЭЦП

Наличие ЭЦП предполагает, что каждый пользователь сети имеет свой личный (закрытый, секретный) ключ, который используется для формирования подписи. Согласно ст. 1 Закона № 852 личный ключ — это параметр криптографического алгоритма формирования ЭЦП, доступный только подписанту.

Этому секретному ключу соответствует открытый ключ, который предназначен для проверки подписи. Он доступен субъектам отношений в сфере использования ЭЦП.

Действительность и принадлежность открытого ключа подписанту подтверждает специальный документ, выданный центром сертификации ключей, — сертификат открытого ключа. Сертификаты ключей могут распространяться в электронной форме или в форме документа на бумаге и используются для идентификации личности подписанта.

Сертификат открытого ключа может быть усиленным. Усиленный сертификат соответствует специальным требованиям Закона № 852 и выдается аккредитованным центром сертификации ключей, удостоверяющим центром или центральным удостоверяющим органом ( ст. 1 Закона № 852).

При этом ст. 8 Закона № 852 определено, что центром сертификации ключей может быть юридическое лицо независимо от формы собственности или физическое лицо — предприниматель, которое предоставляет услуги ЭЦП и удостоверило свой открытый ключ в центральном удостоверяющем органе или удостоверяющем центре с соблюдением требований ст. 6 упомянутого Закона. Если центр сертификации ключей прошел аккредитацию согласно Порядку № 903, он может выдавать усиленные сертификаты.

Государственные предприятия, учреждения и организации, нотариусы и государственные регистраторы для удостоверения действительности открытого ключа используют только усиленный сертификат ключа. Другие юридические и физические лица могут на договорных началах удостоверять действительность открытого ключа сертификатом, сформированным центром сертификации ключей, а также использовать ЭЦП без сертификата ключа. Это не приведет к недействительности подписи.

Так, в ст. 3 Закона № 852 указано, что электронная подпись не может быть признана недействительной только из-за того, что она имеет электронную форму или не базируется на усиленном сертификате ключа.

Механизм использования ЭЦП

Сущность механизма использования ЭЦП в общих чертах можно описать следующим образом. Подготовив ЭД, подписант с помощью своего личного ключа (парного открытому) подписывает его. При наложении ЭЦП используют специальное средство ЭЦП — программное устройство, предназначенное для генерации ключей, наложения и/или проверки ЭЦП. В подписанном таким образом документе уже невозможно незаметно внести какие-либо изменения.

В случаях, когда в соответствии с законодательством необходимо удостоверение подлинности подписи на документах и соответствия копий документов оригиналам печатью, на ЭД налагают еще одну ЭЦП юридического лица, специально предназначенную для этих целей ( ст. 5 Закона № 852).

Получив ЭД, адресат, используя открытый ключ отправителя, проверяет ЭЦП (также применяя специальное средство ЭЦП). При этом устанавливается, не нарушалась ли целостность документа после его подписания и действительно ли эта ЭЦП принадлежит автору документа. Таким образом, проверить подпись может только тот пользователь, который имеет открытый (парный личному) ключ.

Естественно, указанные процедуры выполняются не вручную, а автоматически с помощью специальных криптографических программ.

Описанный механизм позволяет идентифицировать подписанта, а также подтвердить подлинность ЭЦП и целостность данных ЭД

Порядок предоставления работникам права применения ЭЦП, учета, хранения и уничтожения их личных ключей необходимо регламентировать приказом руководителя предприятия.

Мы уже отмечали, что негосударственные юридические лица и предприниматели могут на договорной основе удостоверять действительность открытого ключа сертификатом ключа, сформированным центром сертификации ключей, а также использовать ЭЦП без сертификата ключа. Более того, законом регулируются лишь отношения, связанные с использованием ЭЦП. А вот применение других видов электронных подписей осуществляется субъектами электронного документооборота (автором, подписантом, адресатом, посредником) на договорной основе ( ст. 6 Закона № 851). Поэтому можем сделать вывод, что для внутреннего документооборота предприятиям (кроме предприятий государственной формы собственности) получать усиленный сертификат открытого ключа ЭЦП необязательно.

Заметьте: использование ЭЦП не изменяет порядок подписания договоров и других документов, установленный законом для совершения сделок в письменной форме ( ст. 4 Закона № 852). Соответственно стороны при подписании договора могут воспользоваться ЭЦП, если они оговорили это при заключении договора. Такое право за ними закреплено нормами ГКУ ( ч. 3 ст. 207). Кроме того, этот Кодекс прямо предусматривает электронную форму сделки ( ч. 1 ст. 205 ГКУ).

9.4. Внедряем электронный документооборот

В соответствии с нормами Закона № 851 Минюст утвердил Порядок № 1886/5. В нем прописаны общие требования по внедрению электронного документооборота, организации работы с ЭД в делопроизводстве и обеспечению их передачи на архивное хранение.

Эти правила применяют предприятия, учреждения и организации независимо от формы собственности.

Приняв Порядок № 1886/5 за основу, следует разработать собственные инструкции по электронному делопроизводству. Кроме того, предприятия могут разрабатывать и утверждать отдельные регламенты работы с ЭД с учетом указанного Порядка, специфики организации своей деятельности и характеристик используемых технических и программных средств ( п. 5 разд. I Порядка № 1886/5).

Организацию работы с ЭД в делопроизводстве возлагают на соответствующее структурное подразделение (департамент, управление, отдел, сектор делопроизводства (документального обеспечения), общий отдел, канцелярию и др.) или секретаря. Безусловно, такому отделу (или секретарю) не обойтись без технического сопровождения. Его осуществляют IT-специалисты.

Необходимо, чтобы используемое программное обеспечение позволяло создавать документы в электронной и бумажной формах, обрабатывать и использовать их. То есть следует обеспечить организацию всех этапов документооборота, а также оперативное хранение ЭД.

Учтите: для упрощения обмена ЭД между различными предприятиями Порядком № 1886/5 установлены унифицированные требования в отношении формата и наименования файлов ЭД.

Номенклатурой дел предприятия должен быть предусмотрен конкретный перечень документов, которые могут создаваться как оригиналы в электронной форме ( п. 1 гл. 1 разд. ІІ Порядка № 1886/5).

Создание на предприятии ЭД осуществляется в несколько этапов:

1. Ответственное лицо создает проект ЭД. Документ должен содержать все обязательные реквизиты (кроме ЭЦП), в том числе дату и регистрационный индекс.

При регистрации ЭД используют регистрационно-контрольную карточку (далее — РКК). Она содержит всю информацию о создании (получении), прохождении и хранении ЭД на предприятии. О том, какие реквизиты должны быть приведены в РКК и как их заполнять, вы можете узнать из приложения 1 к Порядку № 1886/5 (ср. ). Одному ЭД соответствует одна РКК.

2. Перед подписанием или утверждением ЭД конвертируют (если это необходимо) в соответствующий формат согласно Перечню форматов. Требования к этому процессу установлены гл. 5 разд. ІІ Порядка № 1886/5.

3. Создание ЭД завершается наложением на него ЭЦП.

Безусловно, к перечисленным этапам могут добавляться согласование, визирование, утверждение документа. А значит, как и «бумажные» документы, ЭД могут «перемещаться» по предприятию.

для налаженного электронного документооборота следует разработать и утвердить схемы прохождения всех видов ЭД между подразделениями

Согласно этим схемам работникам предоставляют доступ к ЭД. Также должен быть определен и утвержден список должностных лиц, которые получают средства ЭЦП для подписания ЭД и проставления электронной печати ( п. 2 гл. 10 разд. ІІІ Порядка № 1886/5).

Проиллюстрируем на примере, как организовать движение ЭД на предприятии.

Как правило, после предварительного рассмотрения и регистрации ЭД направляется руководителю предприятия или другому уполномоченному лицу. При этом следует организовать систему уведомления о поступлении документа. Это задача для IT-специалистов.

Далее руководитель (или другое уполномоченное лицо) создает электронную резолюцию, которая должна автоматически добавляться в РКК документа. При этом необходимо, чтобы программное обеспечение позволяло вводить текст резолюции, выбирать исполнителей и налагать на резолюцию ЭЦП.

Кроме того, должны обеспечиваться автоматическое формирование и отправка уведомлений исполнителям, указанным в резолюции, а также службе делопроизводства. Такое уведомление должно включать содержание резолюции, имя файла ЭД, к которому была создана резолюция, и ссылку на этот файл. Удобно, если направление уведомления исполнителю будет одновременно основанием для автоматического предоставления ему доступа к ЭД.

Непосредственный контроль за электронным документооборотом возлагается на службу контроля, которая создается в соответствии с инструкцией по делопроизводству предприятия. В структурных подразделениях контроль осуществляет лицо, ответственное за делопроизводство.

Чтобы контроль был эффективным, исполнитель уведомляет службу контроля обо всех этапах исполнения документов

При этом должна внедряться система соответствующих уведомлений. В свою очередь, служба контроля на основании таких уведомлений вносит необходимые отметки в РКК ЭД.

За организацию поиска информации о текущем состоянии ЭД и воспроизведение отчетов об этом на экране компьютера для службы контроля и руководства предприятия отвечает IT-отдел. Причем для анализа результатов исполнения ЭД программное обеспечение должно позволять группировать ЭД по срокам их выполнения, исполнителям, корреспондентам или группам документов (распорядительные документы и поручения руководства предприятия, решения коллегиального органа, запросы на получение информации и т. п.).

Данные об исполнении ЭД и снятии его с контроля фиксируют в РКК.

Программное обеспечение должно позволять формировать перечни выполненных и невыполненных ЭД в автоматизированном режиме и создавать экранные формы отчетов об этом. Доступ к такой информации предоставляют руководителю предприятия, службе делопроизводства и службе контроля.

Обратите внимание: в разд. ІІІ Порядка № 1886/5 подробно прописан механизм организации приема входящих и отправки исходящих ЭД.

Так, работник централизованной службы делопроизводства (допустим, секретарь), ответственный за прием/отправку ЭД, проводит техническую проверку входящих ЭД (на целостность, безопасность и пр.). По результатам такой проверки составляют отчет. При этом техническое обеспечение проверки ЭД возлагается на IT-отдел.

На основании отчета о технической проверке ЭД формируется электронное уведомление о приеме или отклонении ЭД (если документ не прошел проверку), которое высылают отправителю ЭД. Если все в порядке, ЭД предварительно рассматривают, регистрируют и направляют непосредственно адресату.

Сведения об отклоненных входящих ЭД регистрируют в электронном журнале по форме согласно приложению 8 к Порядку № 1886/5.

Что касается исходящих документов, то они считаются отправленными, если от адресата получено электронное уведомление с подтверждением получения ЭД ( п. 4 гл. 12 разд. ІІІ Порядка № 1886/5). Такое уведомление регистрируют на предприятии согласно требованиям к регистрации входящих ЭД.

Важным вопросом является хранение ЭД. Ему посвящен разд. IV Порядка № 1886/5. Так, согласно п. 1 гл. 1 этого раздела на предприятиях обеспечивают централизованное хранение файлов ЭД. Должны быть четко определены права доступа работников к ЭД и права на создание реквизитов ЭД, возникающих при прохождении и хранении таких документов.

Для обеспечения неизменности входящих ЭД специалисты IT-отдела организуют их хранение в режиме доступа «только для чтения»

Как мы убедились, переход к электронному документообороту существенно оптимизирует операционные процессы на предприятии. Однако есть одно «но»: чтобы участники процесса могли выполнить реальные действия на основании полученной информации, например, провести платеж или отгрузить товар, электронный документ должен быть юридически значимым.

• Электронным считается документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.
• Юридическая сила электронного документа не может отрицаться исключительно из-за того, что он имеет электронную форму.
• СЭД призваны создавать единое информационное пространство предприятия и обеспечивать централизованный доступ к корпоративной информации.
• Электронная подпись не может быть признана недействительной только из-за того, что она имеет электронную форму или не базируется на усиленном сертификате ключа.
• Общие требования к внедрению электронного документооборота изложены в Порядке № 1886/5.

Электронные документы: виды, требования и особенности документооборота

Любой юридически значимый документ можно передать в электронном виде в рамках документооборота ЭДО. Но для этого необходимо соблюдать требования законодательства к его оформлению, передаче и хранению. Невыполнение этих требований чревато штрафами, неустойками и убытками.

Елена Ефимова
02 Июля 2019
Подключиться

Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП

Разберёмся, в чем различия бумажного варианта документа, его отсканированной версии и документа, изначально созданного в электронной форме, затем сравним требования к ним и определим сферы применения.

Документ бумажный, электронный образ и электронный документ

Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как «Материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.

Понятие электронного документа закреплено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так:

«Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа. Во втором — изначально создаётся в форме электронного документа.

В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы. Но если для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид электронной подписи, то для электронных документов зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.

Требования к документам в электронном виде

Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:

1. Общие требования. Не отличаются от требований к документам в бумажном виде и в основном касаются формы и содержания.
2. Требования, предъявляемые к конкретному виду документов в электронном виде, в том числе электронным документам. Ключевые в этой категории — требования к электронной подписи. Именно она и соблюдение условий её применения делают документ юридически значимым.
3. Особые требования к конкретным документам в электронном виде, предъявляемые исходя из их назначения, условий создания, обработки, передачи и хранения. Эти требования всегда индивидуальны по отношению к категориям или видам документов. Они отражены в специальных нормативных актах или инструкциях.

Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.

Виды и применение электронных документов

Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.

Договоры, контракты, соглашения

Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.

Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.

Первичные учётные документы

Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учёте». Специальные требования к счетам-фактурам — в статье 169 НК РФ.

Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично. Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота. Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота — налаженная система сбережёт ваше время.

Выполнение всех требований к первичным учётным документам — это фактически выполнение требований ФНС. Упрощает задачу применение обязательных или рекомендованных налоговым органом форматов — формализованных электронных документов. Обязательные форматы утверждены для счёта-фактуры и универсального передаточного документа, в том числе корректировочных (Приказы ФНС № ММВ-7-15/155@, № ММВ-7-15/155@ и № ММВ-7-15/189@). Рекомендованные форматы есть для акта приёмки работ и документа о передаче товаров (Приказы ФНС № ММВ-7-10/552@ и № ММВ-7-10/551@) — можно применять их или разработать свой формат.

Отчётность

Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие для сдачи электронной отчетности — подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора ЭДО или через официальный сайт ФНС.

Документы для подачи в суд

Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обращения в государственные органы

Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.

Юридическая значимость электронной переписки

Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.

Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.

В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:

• кто составил документ;
• кто, в какое время и откуда его направил;
• кто, в какое время и где получил;
• применялся ли полученный документ, какой юридический характер и значимые последствия он имел.

Дать ответы на эти вопросы и подтвердить их доказательствами бывает непросто.

Если адреса электронной почты указаны в договоре с контрагентом и при этом чётко определён порядок обмена документами, проблем обычно не возникает. Идентифицировать СМС-отправления можно посредством сотового оператора. Сообщения в чатах и мессенджерах — через техподдержку соответствующей платформы. Но проблемы могут возникнуть, если придется оспаривать факт личного отправления. Ведь не исключено, что доступ к логину, паролю, устройству и сим-карте может получить третье лицо.

В 2016 году арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассматривал дело №А56-95953/2015, где фигурировали СМС-уведомления. Истец судился со Сбербанком относительно несанкционированного вывода со счёта истца денежных средств на сумму более 6 миллионов рублей. Для операций использовались платёжные поручения, подготовленные в информационной системе банка и подписанные сгенерированными одноразовыми кодами (паролями), которые направлялись на телефон истца и при вводе в подтверждение операции означали подписание документа простой ЭП. Суд отказал в удовлетворении исковых требований, сославшись на то, что истец, хотя, возможно, и не был причастен к операциям, не обеспечил недоступность средств идентификации.

Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования. Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий — аналог использования простой электронной подписи.

Подведём итог

Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.

Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее перейти на ЭДО. Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.

Cистемы электронного документооборота – виды, примеры, готовые решения

Система Электронного Документооборота (СЭД) — это автоматизированная многопользовательская система (компьютерная программа), внедренная на предприятии, позволяющая организовать совместную работу сотрудников с различными электронными документами. Внедрение электронного документооборота (ЭДО) позволит создать единое хранилище данных, систематизировать, ускорить и упорядочить делопроизводство компании.

Виды электронного документооборота и СЭД

В зависимости от целей и задач, различают внутренний и внешний документооборот. Электронный документооборот внутри организации позволяет обмениваться документами только в пределах структурных подразделений компании. Внешний документооборот – это обмен входящей и исходящей документацией с контрагентами (клиентами, контролирующими органами).

Отдельно хотелось бы отметить такой вид СЭД, как ECM система. ECM (Enterprise Content Management) – более емкое понятие, чем просто система электронного документооборота. Это целый комплекс приложений для управления всем корпоративным контентом компании, деловыми процессами и совместной работой сотрудников. СЭД класса ECM решает широчайший спектр задач в области автоматизации документооборота, включая обеспечение ввода электронных документов (сканирование), оцифровки (распознавание), безопасности хранения и других операций с документами.

Преимущества систем электронного документооборота

Прозрачность
всех этапов деятельности компании

Каждый документ, задача или процесс фиксируются в системе электронного документооборота, сопровождаются учетно-регистрационной информацией, которая упрощает контроль сроков исполнения, мониторинг, аналитику, планирование

Сокращение
времени на операции с документами

Руководитель и сотрудники предприятия гораздо быстрее справляются с такими повседневными действиями над документами, как создание, поиск, согласование, утверждение, отправка, проверка и др.

Удобство
работы с электронными документами

В СЭД предусмотрены — разграничение прав доступа, автоматическая загрузка из каталога, полный цикл договорного учета, сканирование, распознавание для полнотекстового поиска, использование шаблонов, редактирование и контроль версий

Повышение ответственности работников предприятия

Благодаря системе уведомлений в системе, сотрудники просто не смогут забыть про какую-либо задачу, а учет рабочего времени и трудозатрат позволит руководящему составу эффективнее планировать распределение задач между работниками

Улучшение
качества обслуживания клиентов

Движение электронных документопотоков происходит существенно быстрее и четче, чем в оффлайн режиме, а значит освобождает время для более внимательного отношения к каждому клиенту и проявления индивидуального подхода

Чтобы понять прикладную пользу той или иной системы электронного документооборота, предлагаем Вам ознакомиться с несколькими вариантами информационных систем, которые прекрасно справляются с задачей автоматизации ЭДО любого предприятия.

Системы электронного документооборота в Украине — примеры СЕД систем

Внутренний электронный документооборот

• ► BAS Документообіг КОРП

“BAS Документообіг КОРП” – система электронного документооборота ECM-класса линейки программных продуктов BAS, которая позволяет организовать внутренний электронный документооборот на предприятиях Украины. Программа предоставляет широкий набор возможностей для автоматизации управления корпоративным контентом, деловыми процессами и совместной работой сотрудников.

Среди ключевых возможностей системы можно выделить следующие:

• Работа с договорными документами
• Управление документами
• Эффективное управление процессами
• Привычный и функциональный почтовый клиент
• Учет и планирование рабочего времени
• Проектный учет и контроль выполнения
• Инструменты для совместной работы
• Интеграция с любыми решениями
• Доступ с различных устройств

Наибольшую потребность в удаленной работе с документами чувствуют корпоративные пользователи с разветвленной управленческой структурой, которые уже используют программы для автоматизации бизнеса для корпоративного рынка. Именно для таких пользователей поступает в продажу специальная поставка программного продукта “BAS Документообіг КОРП” со скидкой 30% от розничной стоимости полного продукта. Читайте подробнее ➦.

Более подробно обо всех функциях системы
BAS Документообіг КОРП читайте на соответствующей странице

перейти на страницу

Электронный документооборот между организациями

Для обмена электронными документами (счетами, актами выполненных работ, товарными накладными, юридически значимыми документами) с контрагентами и другими организациями подойдут СЕД системы – FLyDoc и FREDO ДокМен.

Обе системы сходны по функционалу и позволяют настроить ЭДО непосредственно из программ для автоматизации бизнеса BAS без создания внешних промежуточных файлов.

Среди ключевых возможностей систем можно выделить следующие:

• создание первичных документов по существующим шаблонам
• прямая интеграция с программами для автоматизации бизнеса BAS
• подписания, шифрования, отправка контрагентам и получения от них электронных документов
• пакетная работа с документами

Интеграция сервисов с учетной программой автоматизации предприятия позволяет использовать ее как полноценную систему электронного документооборота. Опишем различия и преимущества каждого из вариантов.

• ► FlyDoc

Программный модуль FlyDoc полностью интегрируется в базу учетной конфигурации предприятия. Это позволяет организовать единое информационное пространство данных – все электронные документы, подписи, настройки доступа хранятся в одном месте. Это значительно упрощает процедуру подписи и отправки документов, позволяет отслеживать возможные корректировки первичного документа с переотправкой клиенту нового документа.

За счет гибкой системы настройки прав доступа, сервис FlyDoc больше подойдет и будет интересен корпоративным пользователям, которым необходима работа с ЭДО более одного пользователя.

Полностью открытый код позволяет дорабатывать систему под индивидуальные требования предприятия.

Для ускорения и упрощения этапа интеграции существуют совместные решения BAS с уже предварительно интегрированным сервисом FlyDoc. Среди них такие программы как:

• BAS Бухгалтерія ПРОФ
• BAS Бухгалтерія КОРП
• BAS Малий бізнес
• BAS Управління торгівлею
• BAS Комплексне управління підприємством

Про совместные программы BAS + FlyDoc смотрите подробнее на странице ➦.