Какие документы нужны для отгрузки товара покупателю

Отгрузочные документы: что это такое — что входит в комплект первичной документации на отгрузку товара со склада — формирование, оформление, подготовка пакета бумаг

В обычных гражданских отношениях при переходе имущественных ценностей зачастую достаточно стандартного договора (например, купли-продажи) и акта приема-передачи. Но если речь идет об оптовых закупках ТМЦ, типовой регламент претерпевает некоторые изменения. И потребуются несколько иные отгрузочные документы на отгрузку товара покупателю при поставке от поставщика (это один из ключевых видов документации при приобретении товарно-материальных ценностей в крупном объеме). Вернее, они должны быть дополнены. А чем именно, зависит от конкретного события, сделки.

Причем важно понимать, что сами участники вправе привлекать еще одного человека, миссия которой будет заключаться в доставке указанной продукции. Но даже в этом случае, это не просто курьер, а полноправный член процедуры. Поэтому он получает на руки все официальные бумаги, в том числе, разрешительные. Соответственно, каждый из этапов передачи обязан сопровождаться подачей документации, что прописано в 223 статье ГК РФ.

Отгрузочные документы от поставщика – это какие

В первую очередь нужно понять, чем наше юридическое событие отличается от обычного перехода имущества, а значит, и имущественных прав. Зачем нам нужен дополнительный пакет, который может включать транспортные и разрешительные бумаги.

Дело в том, что при передаче ценностей происходит еще несколько процедур. Это отгрузка и поставка. И они также должны быть зафиксированы и подтверждены. Иначе эти процессы не будут считать легитимными.

Давайте посмотрим, какая конкретно документация может быть необходима в различных случаях.

Финансовые

Тут существуют только два варианта. Первый – счет-фактура, один из важнейших фундаментальных элементов. Второй – различные инвойсы. Фактически это коммерческие счета. Примечательно то, что принимающей стороне не нужно разбираться, как сделать отгрузочные документы, формирование этих двух видов бумаг полностью находится в компетенции отравителя, а зачастую им и является продавец. Лишь в редких случаях, когда компания пользуется услугами аутсорсинга, в этой роли может выступать третье лицо.

Комсчёт или «CI»

Данные виды необходимы в первую очередь для решения вопросов с таможней, а также с выявлением налогооблагаемой части ТМЦ. Они же сказываются на начислении дебиторской задолженности.

Содержание в редких случаях способно отличаться в нюансах, но существуют обязательные моменты, которые указываются всегда:

• Конкретный вид товара.
• Количественный фактор.
• Состояние (качество). Опция необходима для идентификации повреждений, которые теоретически возникают во время транспортировки.
• Общее количество партии.
• Ценовой эквивалент всех ТМЦ, а в отдельных случаях и каждой отдельной единицы, если это потребуется.
• Наименование организаций, а также фактические адреса. Причем учитывается как точка отправки, так и приема.

Счёт-проформа

Дополнительная бумага, которую формирует продавец. Она не входит в общий пакет документов при отгрузке товара. В главной степени, потому что у нее нет строгой унифицированной формы на территории Российской Федерации. Это своего рода предварительный список товаров с их условной ценой. Но это важный момент, ведь данная стоимость не является конечной и официальной. Стоит считать ее предварительным расчетом, чтобы обе стороны понимали, о каких суммах в принципе идет речь, не более того. Но соблюдение этой формы общепринято в мировой практике, поэтому не стоит ее игнорировать.

Платформы и коммерческие счета

Это еще один вид дополнительной документации. Первые – это лишь обязательства, где четко прописывается уже конечная стоимость. Но фактически требованием к оплате они являться не могут. Соответственно, выделять деньги на эту статью расходов в бухгалтерии не нужно. Но при этом второй вид – коммерческие счета – уже более официальный. Он в какой-то мере легитимный, проверяется налоговой, а также на его основании формируется последующая отчетность, в том числе и таможенная.

Консульский счет-фактура

Необходим сугубо для валютного контроля, а также для выявления потенциальных отчислений в пользу бюджета государства. Это оформление пакета отгрузочных документов будет нужно только при наличии импортных ТМЦ, пересекающих государственную границу. Причем просто получить его на руки будет недостаточно, он должен пройти проверку в консульстве той страны, куда и осуществляется поставка. Без нее и официального штампа вся партия будет считаться не прошедшей таможенный контроль в полной мере. Ведь формирование сбора (пошлины) во многом зависит от этого момента.

Товаросопроводительная документация

Вот здесь набор зачастую произвольный. Стороны сделки сами определяют, каким именно он будет. Причем главная цель его состоит в подаче полноценной и объемной информации по количеству, качеству и виду перевозимых ценностей. Он отвечает за распределение финансов в пользу самого перевозчика, порядок и форму оплаты его деятельности. Поскольку сфера эта не совсем типовая, то каких-то четких стандартов по формату обычно не преследуется. Причем вне зависимости от того, какие документы оформляются при поставке товара, на отгрузку должны прибыть все в полном составе. Даже, если часть из них не была необходима по закону, но первоначальный договор их предусмотрел, то других вариантов не остается.

Контрольный упаковочный лист

Это перечень всех ТМЦ, но с точным указанием их товаромест. То есть, расположение и количество упаковок любой формы. Это ящики, палетки, коробки, цистерны и другие варианты. Также важно учитывать и качество упаковки, оно должно быть прописано в обязательном порядке. Кроме того, нужно помнить, что у бумаги нет четкой стандартной формы, соответственно, отправитель, в чьей компетенции и лежит этот фактор, сам формирует свой вариант. И он в большинстве случаев не совпадает с тем, каким обычно пользуется покупатель. Но это не имеет большого значения, ведь он обязан принять его в любой форме.

Опять же, разбирая вопрос – какие первичные документы нужны при отгрузке товара покупателю, контрольный упаковочный лист можно не учитывать. Но хоть он и не понадобится при проверке налоговой, но окажется строго необходим при прохождении таможенного контроля. Ведь он будет подтверждать сам факт перехода ценностей в указанном составе.

Накладная на груз

Для сверки используется ТОРГ 12, ничего необычного. С его помощью получится провести полную проверку наличия и объемов продукции.

Товарно-транспортная

Всю информацию по логистической компании вносится именно сюда. Это количество используемой техники, ее качество, тип, принадлежность, общий километраж предполагаемого или пройденного маршрута, участники поездки ― это экспедитор и водитель. Важно знать, что подобный вариант сопроводительных бумаг станет необходимым исключительно при наличии промежуточного участника сделки – перевозчика. Если покупатель своими силами забирает ТМЦ и осуществляет их транспортировку, то пункт с чистой совестью стоит пропускать. Но сейчас уже редко кто поступает подобным образом, обычно при адекватных объемах поставки ― это просто нерентабельно и лишено всякой логики.

Грузовая

Т-накладная – выписывается сразу на весь груз. Но исключительно в тех случаях, когда доставка осуществляется с применением одного транспортного средства. К примеру, грузовика. Если же используется несколько видов машин, то бумагу придется составлять отдельно на каждую выявленную партию. Подготовка отгрузочных документов этого типа лежит полностью в компетенции грузоотправителя. Но если иное предусмотрено изначальным договором, то этой задачей занимается другая сторона. Как вариант – это логистическая компания или иная организация, в том числе аутсорсинг.

Сквозной коносамент

Бумага, необходимая для подтверждения прав на товар и его наличие, а также помогающая в распределении. Но используется только в случае морской перевозки. И то не всегда, а лишь при передаче партии с одного судна на другое. Как раз в этот момент и сверяется данный тип документации. Он поможет понять, что именно этот груз и ожидается, а также проверить доставку всех его составных частей, посмотреть на наличие нужных упаковок и так далее. Это один из ключевых моментов при вопросе – какие документы оформляются при поставке товара судоходным путем.

Смешанный коносамент

Схож с предыдущим типом. Но в этой конкретной вариации подразумевается не только передача от одного судна к другому, но и к сухопутным видам транспорта. Например, часть пути груз прошел по морю на грузовом судне, а потом в порту его принял на руки не покупатель, а все та же (или даже новая) логистическая компания. И дальше он отправился в дорогу уже на грузовиках. Именно тогда понадобится смешанный коносамент.

Международная транспортная накладная

Используется при сухопутном пересечении границы. Причем абсолютно любого государства. Поэтому становится ясно, что форма полностью универсальная. Она содержит данные, которые легко воспринимаются таможенными органами любой страны. И CMR становится важнейшим элементом всего пакета в этом случае. Ведь как бы правильно не был составлен остальной комплект документов при отгрузке товара со склада, в отсутствии международной накладной ― весь груз просто будет арестован на границе.

Свидетельство о происхождении

В нем указывается место производства ТМЦ. Помимо этого, вносятся сведения о характеристиках объекта. Выдается компетентным органом той страны, где и была произведена продукция, относительно Российской Федерации – торговая палата.

Сертификат по форме А

Смысл тот же – информация о происхождении указанного объекта. Но в этом случае документация носит уже международный характер, поэтому применяется в большинстве стран. При этом любопытно то, что последние две формы не являются взаимоисключающими.

Контроль места назначения

Сопроводительная бумага. Эта выписка документов на отгрузку продукции со склада является свободной, не всегда обязательной и формат у нее произвольный. По сути, это просто заявление, что данный объект следует в конкретную точку. И он сопутствует основной транспортной накладной международного формата.

При этом его главной целью является не проверка соответствия, а лишь информирование компетентных органов о том, куда следует груз. Для самого получателя нет никакой нужды в этом заявлении. Да и для всех остальных участников сделки только для таможенных органов. И то это не официальная позиция отправителя, а лишь пояснение, чтобы представлять ситуацию в целом.

Какие документы нужны для отгрузки товара, повествующие о качестве

А в этом разделе собрана сопроводительная документация, задачей которой является не столько информирование, сколько сверка. Чтобы сам грузополучатель, а также логистические компании (особенно если их несколько) смогли сверить наличие объектов, а также состояние, в котором они поступили. Чтобы было ясно, на каком моменте произошло повреждение или утеря, кто обязан нести ответственность за случившиеся.

Сертификат приема третьей стороной

Это заключение, которое оставляют независимые эксперты. Их задачей является проверка всей партии на соответствие. Они вполне могут брать различные пробы, в том числе, лабораторного характера, проводить визуальный осмотр, инвентаризацию на месте временного хранения и так далее. Важный вопрос – кто же оплачивает их услуги? По договору эти обязательства ложатся на тех участников сделки, которые потребовали проведения независимой экспертизы.

Сертификат качества материалов

Такое же заключение, но только для различных товарных объектов, оценить состояние которых невооруженным взглядом попросту невозможно. Обычно это различные химические вещества и ценное сырье.

Правила формирования первичной документации

В пакете должны содержать следующие сведения:

• Наименование, форма, точный номер.
• Дата.
• Лица, которые составляли документ (или одно).
• Содержание.
• Величина (в натуральном или финансовом виде).
• Лица, ответственные за использование (к кому он попадет на руки).
• Подписи людей, которые временно владели бумагой (отправитель, логистическая компания, получатель).

Участники процесса

По стандарту их всего два – продавец и покупатель. Но также для доставки может привлекаться перевозчик, а для оценки – независимые эксперты. Иногда используются еще и дополнительное сопровождение, например, для мер безопасности. Но если говорить про оформление отгрузки товара, документы для подобных организаций не предусмотрены.

Готовые решения

На данный момент самым логичным методом осуществления процесса грузоперевозок является заказ услуги в специализированных компаниях. Это не только выгодно, но и удобно.

Правила заполнения ТОРГ 12

Обязательные разделы:

• Полный список всех сведениях об участниках сделки.
• Ключевые транспортные реквизиты.
• Сведения Т-накладной касаемо номера и датирования.
• Полные данные о ТМЦ.
• Перечень приложений.

Необходим ли ТОРГ 12

Передавать содержащиеся в нем сведения нужно в любом случае. Иначе это будет серьезное нарушение правил товарно-денежных отношений в целом. Но использовать конкретно этот формат с 2013 года уже не обязательно. Отправитель вправе выбрать свой собственный, если ему так удобнее и у него есть разработки в этом направлении. В противном случае нет никакой логики, в том, чтобы его игнорировать.

Нюансы

Поскольку эти документы зачастую строго необходимы, их оформление – важная задача. И ладно, когда речь идет о тех типах, что не имеют строгой формы, но почти половина пакета – это четкий образец. Причем оформлять все равно придется в трех экземплярах в самом минимальном варианте, если, кроме отправителя, получателя и водителя, участников не предусматривается. Если сотрудник за рулем – это не представитель покупателя, а работник логистической компании, один экземпляр нужно будет оставить и им. Соответственно, лучше подготовить заранее достаточное количество копий.

Также разумно будет на каждом этапе транспортировки выявлять ответственное лицо заблаговременно. Ведь как показывает практика, ввиду климатических факторов, дорожных условий и возможных инцидентов – шанс повреждения объектов весьма высокий.

Подведем итоги

Отгрузочная документация – это важная часть приобретения ТМЦ. Если превентивно не подготовиться к этому этапу, то риск срыва сделки весьма высокий. Груз могут развернуть на таможне, или ФНС назначит значительные санкции ввиду нарушений. А если Вы дорожите своим товаром, то перевозку всегда лучше адресовать компетентным профессионалам.

Закрывающие документы: зачем они нужны и как их составить

Недостаточно получить плату за товары, работы, услуги или оплатить их самому: нужно оформить для себя и контрагента пакет закрывающих документов. Без них не получится отчитаться о затратах или подтвердить сделку

Сергей Скрябин

Эксперт по праву

Поделиться
Поделиться
Поделиться

Недостаточно получить плату за товары, работы, услуги или оплатить их самому: нужно оформить для себя и контрагента пакет закрывающих документов. Без них не получится отчитаться о затратах или подтвердить сделку

Сергей Скрябин

Эксперт по праву

Поделиться

Закрывающими называют документы, которые подтверждают, что условия договора выполнены, товары, работы или услуги оплачены, а стороны не имеют друг к другу претензий.

Например, компания «Альфа» поставила товары, а компания «Бета» их оплатила. Компания «Альфа» оформляет пакет документов по сделке в двух экземплярах, подписывает с «Бетой» и передает ей один экземпляр. Теперь сделка считается закрытой.

Закрывающие документы нужны для обоснования доходов и расходов в бухгалтерском и налоговом учете. Для предпринимателей закрывающие документы будут такими же, как для компаний, но ИП они нужны только для налогового учета, потому что бухгалтерский они не ведут.

Хранить закрывающие документы нужно минимум пять лет, считая с года завершения сделки.

В статье рассказываем, какие документы подходят для разных видов сделок, когда и как их оформлять и как сделать это быстро.

Какие бывают закрывающие документы

Список закрывающих документов зависит от вида сделки.

Перечень закрывающих документов по сделкам

Сделка	Перечень закрывающих документов
Поставка товаров, материалов	— Товарная накладная по форме ТОРГ-12 или форме, которую разработал продавец. — Счет-фактура, если продавец — плательщик НДС. — Универсальный передаточный документ, УПД, — заменяет накладную и счет-фактуру
Выполнение работ	— Акт выполненных работ. — Счет-фактура, если продавец — плательщик НДС. — УПД — заменяет акт и счет-фактуру
Оказание услуг

Расскажем подробнее про каждый документ.

Товарная накладная

Товарную накладную оформляют при отгрузке товаров.

Форма. Проще всего подготовить товарную накладную по форме № ТОРГ-12. Но продавец может доработать форму — сократить или дополнить нужными полями.

В товарной накладной должны быть обязательные реквизиты первичного учетного документа. Это нужно, чтобы покупатель мог признать расходы на приобретение товаров.

Обязательные реквизиты — это:

• дата составления;
• наименования продавца и покупателя, грузоотправителя и грузополучателя;
• наименование, количество, единицы измерения и стоимость товара;
• должности и подписи лиц, которые отвечают за отгрузку и приемку товаров.

Банковские реквизиты, телефон, ИНН и КПП можно не указывать. Эти данные не относятся к обязательным реквизитам.

Юридическую силу имеет только оригинал товарной накладной. Использовать копию можно в промежуточном периоде в качестве отчетного документа. Как правило, это прописано в договоре. Но для закрытия сделки и списания расходов нужен оригинал.

Количество экземпляров. Товарную накладную оформляют на каждого участника сделки. Если участников двое — продавец и покупатель, то и экземпляров товарной накладной будет всего два.

Один экземпляр остается у продавца. На основании товарной накладной он списывает проданный товар со своего склада. Другой экземпляр товарной накладной передают покупателю, который по ней приходует товар на своем складе.

Как оформить. Продавец должен оформить товарную накладную при отгрузке товара.

Если товар по одному долгосрочному договору поставляют частями в разные даты, продавец может оформлять товарные накладные с определенной периодичностью. Например, выписывать накладную один раз в месяц на все поставки, которые были за этот период.

Если долгосрочных договоров нет, товарную накладную оформляют на каждую поставку. Один документ на несколько поставок оформлять нельзя.

Товарную накладную можно составить как электронно, так и на бумаге. Электронный вариант нужно подписать квалифицированной электронной подписью, КЭП. Электронная подпись также должна быть и у покупателя.

Если нет возможности передать оригинал или получить КЭП, поставщик может также сформировать документ, подписать его и отправить товарную накладную по e-mail, а позже предоставить оригиналы.

Товарно-транспортная накладная

Товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т обязательна при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. В остальных случаях этот документ можно не использовать.

Форма. Товарно-транспортную накладную оформляют по форме из постановления Госкомстата.

Количество экземпляров. ТТН обычно выписывают в четырех экземплярах, если продавец и грузоотправитель либо покупатель и грузополучатель — разные лица:

• первый экземпляр остается у грузоотправителя и служит для списания продукции;
• второй, третий и четвертый экземпляры заверяют подписями и печатями грузоотправителя и подписью водителя и вручают водителю.

Если продавец и грузоотправитель а также покупатель и грузополучатель — одно лицо, достаточно двух экземпляров накладной: по одному для продавца и покупателя.

Как оформить. Товарно-транспортную накладную составляет грузоотправитель для каждого грузополучателя отдельно на каждую перевозку.

ТТН состоит из двух разделов:

• товарного — на основании сведений из этого раздела грузоотправитель списывает товар, а грузополучатель его приходует;
• транспортного — сведения из этого раздела нужны, чтобы учитывать расходы на перевозку груза.

Заполнить нужно все реквизиты.

Транспортная накладная

Транспортная накладная подтверждает, что отправитель и перевозчик заключили договор о транспортировке товара, отражает стоимость перевозки и сопутствующих услуг. Такая накладная не подтверждает покупку товара, она лишь фиксирует расходы на перевозку.

Если договор поставки предусматривает, что продавец сам доставит товар покупателю, а перевозка не выделена в отдельную платную услугу, можно обойтись и без транспортной накладной.

Форма. Транспортную накладную составляют по форме из постановления правительства. Документ можно составлять как на бумаге, так и в электронном виде.

В последнем случае понадобится КЭП, а накладную нужно направить в ГИС ЭПД, Государственную информационную систему электронных перевозочных документов.

Количество экземпляров. Оформить бумажную транспортную накладную нужно в трех экземплярах: для отправителя, перевозчика и получателя. Электронную накладную достаточно составить в единственном экземпляре.

Как составить. Транспортную накладную по общему правилу оформляет грузоотправитель, то есть заказчик перевозки груза. Грузоотправителем может быть как продавец, так и покупатель. В договоре перевозки стороны могут установить и другие условия: например, стороны могут прописать, что транспортную накладную выписывает перевозчик.

Кто составляет транспортную накладную

Кто составляет	Грузоотправитель	Грузополучатель
Груз доставляет продавец	Покупатель	Покупатель	Покупатель
Груз доставляет перевозчик, нанятый продавцом	Зависит от условий договора.

В транспортной накладной нужно заполнить все разделы и реквизиты, за исключением тех строк, где есть отметки «при необходимости». Если каких-то показателей для заполнения транспортной накладной нет, ставят прочерки.

Счет-фактура

При продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг нужно оформлять счет-фактуру. Это основной документ для начисления НДС у продавца и вычета налога у покупателя на ОСН.

Выставлять счета-фактуры обязаны:

• компании и ИП на ОСН;
• компании и ИП на ЕСХН, если они не получили освобождение от НДС по ст. 145 НК РФ;
• посредники, которые продают товары, выполняют работы, оказывают услуги от своего имени в интересах заказчика — плательщика НДС. Например, ИП — агент на УСН продает товары принципала на ОСН от своего имени;
• экспедиторы, которые организуют перевозку для заказчика с привлечением третьих лиц, а также застройщики, которые организуют строительство для инвестора с привлечением подрядчиков;
• налоговые агенты по операциям, которые облагаются НДС. Например, компания или ИП покупает металлолом, макулатуру или другое вторсырье у плательщиков НДС. В этом случае покупатель становится налоговым агентом по НДС независимо от применяемой системы налогообложения.

Счет-фактуру могут не выставлять компании и ИП, которые:

• не платят НДС, например те, кто применяет УСН;
• на ОСН совершают операции, освобожденные от уплаты НДС по ст. 149 НК РФ. Исключение — при экспорте товаров в ЕАЭС надо составлять счет-фактуру, хотя эти операции освобождены от НДС.

Форма. Счет-фактуру составляют по форме, утвержденной постановлением правительства. Составить документ можно как электронно, так и на бумаге.

При продаже прослеживаемых товаров, например стиральных машин, счета-фактуры составляют только в электронном виде, а при продаже остальных товаров — на бумаге или в электронном виде.

Количество экземпляров. Бумажные счета-фактуры составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр продавец передает покупателю, второй оставляет себе.

Один экземпляр можно составить, например, когда:

• продают товары в розницу;
• безвозмездно передают товары по рекламной акции.

Как оформить. Счет-фактуру нужно выставить не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг. Если последний день срока выпадает на выходной, нерабочий праздничный или нерабочий день, выставить счет-фактуру надо не позднее ближайшего рабочего дня. Дату отгрузки включают в этот пятидневный срок. Выставлять счет-фактуру до отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг нельзя.

Если продавец задерживает документы, покупатель должен сам позаботиться о том, чтобы получить их вовремя

Ситуация. Контрагент компании выставил счет-фактуру с опозданием. Компания получила документ и подала уточненную декларацию, в которой заявила НДС к возмещению из бюджета.

Аргументы. Налоговая пришла к выводу, что компания-покупатель пропустила срок, когда могла применить налоговый вычет по НДС, из-за того, что контрагент поздно передал счет-фактуру, и теперь вернуть налог нельзя. Компания не согласилась с решением налоговой и обратилась в суд.

Решение суда. Судьи заявили, что налоговая права: организация-покупатель должна была сама побеспокоиться, чтобы своевременно получать счета-фактуры от поставщика.

Иногда счет-фактуру выставляют до 5 числа месяца, следующего за истекшим месяцем или кварталом. Например, когда:

• отгружают товар ежедневно одному и тому же покупателю на протяжении нескольких месяцев;
• сдают имущество в аренду;
• оказывают иные длящиеся услуги, такие как охрана, хранение, связь.

В счете-фактуре важно заполнить обязательные реквизиты. Из-за ошибок в документе, которые не позволяют установить стороны, предмет и цену сделки, а также ставку и сумму НДС, покупателю на ОСН могут отказать в вычете налога. По желанию в документ можно внести дополнительные реквизиты.

УПД

Универсальный передаточный документ, УПД, заменяет счет-фактуру, а также накладную, акт выполненных работ или акт об оказании услуг.

УПД подойдет не для всех продаж, сфера его применения ограниченна. Разрешенные операции собраны в специальный перечень. Это, например, поставка товаров, передача результатов выполненных работ, оказание услуг.

УПД не подойдет при получении продавцом на ОСН частичной или полной предоплаты — аванса. В этом случае нужно выставлять покупателям обычные счета-фактуры.

Форма. Обязательной к применению формы УПД нет. Налоговая служба предлагает использовать рекомендованные ею формы, но можно и разработать собственную. Главное, чтобы она содержала все реквизиты счета-фактуры и первичного документа.

Оформлять универсальные документы можно на бумаге или электронно. При продаже прослеживаемых товаров УПД оформляют только в электронном виде.

Количество экземпляров. УПД составляют минимум в двух экземплярах — для продавца и покупателя. Если сторон сделки больше, оформляют для каждого контрагента.

Как составить. Если компания или ИП иногда оформляют УПД, это не значит, что они должны использовать этот документ по всем сделкам. Можно по своему усмотрению применять как универсальные документы, так и обычные счета-фактуры и товарные накладные либо акты. Все зависит от договоренностей с контрагентами.

Акт выполненных работ

Акт выполненных работ — документ, который подтверждает передачу результатов работ заказчику и их приемку.

Форма. Обязательной формы акта выполненных работ нет. Стороны могут использовать унифицированные формы или разработать собственную. Главное, чтобы такой акт содержал все обязательные сведения: реквизиты заказчика и исполнителя, расшифровку работ, стоимость, единицу измерения, подписи работников, ответственных за передачу и прием результатов работ.

Единственная унифицированная форма акта — № КС-2, которая используется в строительстве. По ней принимают строительно-монтажные работы по договорам строительного подряда. Если решите использовать ее без доработки, это нужно прописать в договоре.

Акт выполненных работ можно составить в электронной форме, если это прописано в договоре с контрагентом. Если такое условие не зафиксировано, акт можно составить только на бумаге.

Количество экземпляров. Количество актов зависит от количества участников сделки. Это прописывают в условиях договора. Обычно акт оформляют в двух экземплярах: один — для заказчика, другой — для исполнителя.

В акте указывают количество экземпляров. Формулировка может быть такой: «Акт составлен в двух экземплярах равной юридической силы: по одному для Заказчика и для Исполнителя».

Как составить. Акт выполненных работ выставляют в день, когда подрядчик передает результаты работ заказчику.

Акт можно выставлять на каждый этап работ, если это прописано в договоре и на каждом этапе есть конечный результат, например отремонтирован один цех из пяти планируемых.

Не считаются этапом работы, которые подрядчик выполнил за месяц или за квартал, если у них нет конечного результата. В таком случае помесячные или поквартальные акты можно использовать только как справочные документы по выполненным объемам работ. По окончании всех работ составляют итоговый акт. Если в договоре не прописана поэтапная сдача работ, промежуточные акты не подтвердят расходы.

Как быстро оформить закрывающие документы

Можно оформлять документы вручную — вписывать в унифицированную форму обязательные реквизиты, а можно ускорить процесс с помощью специальных сервисов.

Например, клиенты Тинькофф Бизнеса могут использовать бесплатный сервис по созданию счетов и закрывающих документов, доступный как в личном кабинете, так и в мобильном приложении.

Создавать закрывающие документы в Тинькофф можно:

• с нуля — в личном кабинете;
• по выставленному счету — в личном кабинете или в приложении.

С нуля. На примере накладной покажем, как это работает:

1. В разделе «Выставление счета» нажмите «Создать» и выберите нужный вид закрывающего документа из выпадающего списка.

2. Заполните обязательные реквизиты сторон. Нажмите «Дальше».

3. Заполните данные о товаре. Нажмите «Дальше».

4. В разделе «Дополнительно» доступен предпросмотр документа — можно проверить, что все данные указаны верно. Здесь же можно подписать документ факсимильной подписью и поставить печать, достаточно загрузить изображения и данные подписанта. Это позволит отправить контрагенту документ в электронном виде, а потом, когда удобно, передать оригинал с живой подписью и печатью.

5. Сформировать документ.

По выставленному счету. Чтобы создать документ по уже выставленному счету:

1. Выберите счет, кликните на три точки и выберите тип закрывающего документа.

2. Проверьте итоговую форму, сформируйте документ. Выберите способ отправки документа контрагенту — по СМС или по е-mail, внесите его контакт и отправьте документ.

Если нужен оригинал документа, скачайте PDF-файл, распечатайте его, подпишите собственноручно и передайте контрагенту.

Нормы и правила

ВНИМАНИЕ! Время ожидания автомобиля ООО «ТД ТДС» с товаром на месте выгрузки у Покупателя, в случае не готовности Покупателя принять товар, не более 30 минут!
Если Покупатель не смог принять товар по своей вине, то повторная доставка производится за дополнительную плату!

1. При отгрузке Товара через Транспортную компанию необходимо направить в адрес ООО «ТД ТДС» письмо с соответствующим требованием и подтверждением передачи полномочий по забору и доставке груза Транспортной компании, а также требованиями к упаковке
   (образец: Письмо об отгрузке через ТК.doc)
2. Для получения Товара у Представителя Покупателя должен быть оригинал доверенности на получение ТМЦ (см. требования к оформлению Доверенностей п.7)
3. При получении Товара представитель Покупателя обязан подписать все необходимые документы подтверждающие отгрузку:
   • Товарную накладную (по форме ТОРГ-12)
   • Товарно-Транспортную накладную (по форме 1-Т, если требуется);
   • Акт приема-передачи (если требуется);
   • Эксплуатационную карточку (если требуется).
4. Получение товара Покупателем, требования к оформлению Доверенностей на получение ТМЦ.

Получать товар от лица Покупателя могут следующие лица:

Руководитель должен иметь при себе печать организации-Покупателя.

• ООО «ТД ТДС»
• Общество с ограниченной ответственностью «Торговый Дом Техника для склада»
• ООО «Торговый Дом Техника для склада»
• Ничего не написано (наименование поставщика Покупатель может вписать от руки)
• Если товар отгружается от филиала, то возможно (но не обязательно) указание филиала:Северо-Западный Филиал ООО «Торговый Дом Техника для склада»

КАТЕГОРИЧЕСКИ не допускаются наименования нашей организации:

• ООО «ТД Техника для склада»
• Общество с ограниченной ответственностью «ТД Техника для склада»
• ООО «Торговый Дом ТДС»
• Общество с ограниченной ответственностью «Торговый Дом ТДС»
• Все прочие наименования и интерпретации названия нашей организации;

• В доверенности должно удостоверяться право представителя на получение всех грузов, отгружаемых в адрес организации или ИП. Доверенность заверяется круглой печатью организации и подписями руководителя и главного бухгалтера. Специальная доверенность на получение грузов частного лица или ИП без печати должна быть нотариально заверена;
• В доверенности обязательно должен быть указан номер договора, по которому происходит поставка Товаров или Услуг. В случае отсутствия подписанного договора с Покупателем отгрузка товара возможно только по разовым Доверенностям (см.пп7.2.);
• Отгрузка производится только при наличии у Поставщика оригинала такой доверенности;

Примечания:

• Доверенность, переданная в нашу организацию по факсимильной связи, не имеет юридической силы, поэтому не является документом, подтверждающим права уполномоченного лица;
• Грузы выдаются по документам, удостоверяющим личность гражданина РФ. Согласно Указу Президента РФ от 13 марта 1997 г. N 232 «Об основном документе, удостоверяющем личность гражданина Российской Федерации на территории РФ» паспорт гражданина Российской Федерации является основным документом, удостоверяющим личность гражданина РФ на территории РФ.

Иные документы, для удостоверения личности, при выдаче груза не принимаются;

• Если возникают сомнения в подлинности представленной Доверенности, Поставщик оставляет за собой право снятия копии паспорта физического лица, получающего груз;
• В случае не предоставления документов удостоверяющих личность Поставщик вправе отказать в передаче груза Покупателю;

В случае не выполнения ВСЕХ требований в пунктах 7.1, 7.2 или 7.3, документы «ДОВЕРЕННОСТЬ на получение ТМЦ» и «Товарная накладная» считаются НЕ ПРАВИЛЬНО ОФОРМЛЕННЫМИ и Покупателю может быть отказано в Передаче товара.

1. Приемка Товара по качеству (внешний вид, повреждения, соответствие заявленной номенклатуре) и количеству должна быть произведена Покупателем в течение недели после получения груза. В случае обнаружения несоответствий в отгруженном товаре, Покупатель должен произвести фотофиксацию (товар в упакованном виде, товар в распакованном виде, общий план, детальные планы, шильды и таблички с кодами и информацией о товаре, при этом кадры фотофиксации должны максимально достоверно отражать возможные повреждения, составы комплектов, количество в упаковке) и заполнить акт приемки товара, в котором достоверно указать данные о Полученном товаре, выявленных несоответствиях и способ устранения (допоставка, обмен, возврат, ремонт)

Акт приемки и фотографии необходимо отправить на e-mail: roman@tdtds.ru
(образец: Акт приемки.doc).

Свернуть

Правила доставки техники и оборудования

Наша служба логистики осуществляет доставку оборудования в любые города России и за рубеж. В соответствии с пожеланиями клиента мы можем отправить Ваш заказ любой из партнерских транспортных компаний.

Для наших постоянных заказчиков действуют специальные условия доставки и программы страхования оборудования. Специалисты «Техники для склада» имеют большой опыт транспортировки специализированного оборудования. Они знают, как доставить товар максимально быстро, просто и удобно для каждого клиента. Свяжитесь с Вашим менеджером и узнайте Ваши персональные условия доставки!

• OK 25-115/OK 30-115
• LM 20/LM 25

Товарная накладная ТОРГ-12

Товарная накладная по форме ТОРГ-12 — это первичный документ, с помощью которого оформляют отгрузку материальных ценностей. Расскажем, для чего нужна ТОРГ-12, как она выглядит и какие данные нужно указать в бланке.

Когда применяется товарная накладная ТОРГ-12

Товарная накладная ТОРГ-12 предназначена для двух сторон: продавца и покупателя. Первый фиксирует выбытие товарно-материальных ценностей со склада, второй — приёмку. На основании ТОРГ-12 сторона, отпускающая ТМЦ, производит списание продукции. Ответим на вопрос: когда использовать форму ТОРГ-12 обязательно?

При приёмке продукции. В стандартном случае товарная накладная ТОРГ-12 подтверждает поставку товара от оптовика к розничному продавцу: магазину или предприятию сферы услуг. Форму должна заполнить организация, которая отгружает продукцию со своего склада. Во время приёма партии покупатель должен уточнить количество и комплектность товаров и сверить данные с тем, что указано в накладной. Если поставщик не предоставил форму ТОРГ-12, его контрагент имеет право не принимать груз

При отгрузке товара посреднику. Если компания приобрела продукцию у поставщика, но собирается хранить её на чужом складе, заполнить ТОРГ-12 также необходимо. При этом в поле «Плательщик» нужно указать данные юрлица, которое оплатило товар, а в поле «Грузополучатель» — сведения об организации, которая приняла партию.

При работе с самозанятыми. Форму ТОРГ-12 требуют от самозанятых поставщиков их покупатели, которым нужно оприходовать товар и вести бухучёт. Товарная накладная самозанятого содержит обязательные для всех реквизиты. Отличие только в том, что самозанятые не заполняют коды ведения деятельности

ТОРГ-12 и ТТН. ТОРГ-12 обязательна в тех случаях, когда груз сопровождается обычной транспортной накладной (ТН). Если поставщик оформил товарно-транспортную накладную (ТТН), которая содержит и сведения о перевозке, и информацию о товаре, форму ТОРГ-12 заполнять не нужно.

ТОРГ-12 и счёт-фактура. Следует отличать назначение акта ТОРГ-12 и счёта-фактуры. ТОРГ-12 применяется как для признания в налоговом учёте расходов на покупку активов, так и для вычета НДС, поскольку она подтверждает переход права собственности на ТМЦ. А основное назначение счёта-фактуры — учёт налога на добавленную стоимость. Эти документы не заменяют друг друга.

Электронные перевозочные документы — легко!

Сервис обмена между участниками грузоперевозок