Срок хранения документов по основным средствам
Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения документов по основным средствам (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Основные средства:
- 001 счет
- 011 счет
- 0504031 образец заполнения
- 0504104 образец заполнения
- 1 и 2 амортизационная группа налог на имущество
- Показать все
- Основные средства:
- 001 счет
- 011 счет
- 0504031 образец заполнения
- 0504104 образец заполнения
- 1 и 2 амортизационная группа налог на имущество
- Показать все
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Как при применении ФСБУ 6/2020 и ФСБУ 26/2020 принять к учету основные средства, приобретенные за плату
(КонсультантПлюс, 2023) Первичные документы по учету основных средств необходимо хранить в течение срока, который определяют в зависимости от вида документов.
Срок годности документов
Сроки хранения документов устанавливаются законодательством и при их определении, как правило, документы разделяют на 3 основные группы: налоговые, бухгалтерские и кадровые.
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Попробовать бесплатно
Документы налогового учета
К этой группе относятся все документы, которые содержат информацию для исчисления налога (акты, накладные, чеки, квитанции и т.д, а также КУДиР) и платёжки на уплату налога, которые подтверждают факт его перечисления. Общее правило для хранения таких документов установлено в Налоговом Кодексе (пп.8 п.1 ст. 23): налоговые документы должны храниться в течение 5 лет. Иных комментариев по поводу расчета срока хранения документов не содержится, поэтому можно его рассчитывать со следующего дня составления документа.
Иногда документы следует хранить больше, чем 5 лет. Например, если списывается приобретенное основное средство, — тогда срок хранения документов следует отсчитать с момента полного признания данного основного средства в расходах. Так же при переносе убытков на будущие периоды необходимо сохранять все подтверждающие документы в течение всего срока, когда убыток будет учитываться при расчете налога.
При определении срока хранения документа необходимо помнить, что выездные налоговые проверки проводятся за 3 предшествующих года, поэтому прежде, чем уничтожить документ, убедитесь, что он больше не пригодится.
Бухгалтерские документы
В эту группу можно отнести все первичные документы, кассовые и банковские документы, учетную политику, документы инвентаризации, бухгалтерскую отчетность.
Сроки хранения документов бухгалтерского баланса регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивным законодательством (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»).
Общий срок хранения бухгалтерских документов — 5 лет. Причем он рассчитывается с начала года, следующего за годом прекращения использования документа.
В течение 5 лет необходимо сохранять первичные документы (договоры, акты, накладные, чеки, БСО и т д.), документы учетной политики, результаты проведения инвентаризации, банковские, кассовые документы.
Годовую бухгалтерскую отчётность необходимо хранить постоянно, этот срок определен в Приказе Росархива № 236.
Кадровая документация
Сроки хранения регламентируются только архивным законодательством (Приказом Росархива № 236).
Все документы по своим сотрудникам, которые связаны с социальными выплатами, льготами граждан, работодатель обязан хранить в течение 75 лет. Данный срок хранения установлен для трудовых договоров, личных карточек, личных дел, аттестационных заключений и т.п.
5 лет хранятся документы о переводе сотрудников на полный\сокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени, документы о премировании сотрудников, документы подписания техники безопасности, документы о командировке.
3 года можно хранить документы о дисциплине труда и графики отпусков.
В этой статье мы рассмотрели только основные документы, с которыми чаще всего сталкивается предприниматель в своей деятельности. Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.
Санкции за неправильное хранение документов
За нарушения правил хранения архивных документов могут оштрафовать по ст. 13.20 КоАП:
- юрлиц на сумму от 5000 до 10 000 руб.;
- должностных лиц — от 3000 до 5000 руб.
Что делать, если документы живут дольше фирмы
При ликвидации фирмы, документы по личному составу работников (трудовые договора, личные дела и т д.) передаются в муниципальный архив. Иные документы, у которых не истёк срок хранения, можно сохранить в любом ином месте. До истечения срока хранения уничтожать документы не стоит, даже если фирмы уже не существует.
Статья актуальна на 25.05.2022
Продолжайте читать
Трудовой стаж самозанятых
Открыл ИП и не пользовался им. Как узнать про долги и что делать дальше?
Как заполнить уведомление о прибытии иностранного гражданина в 2023 году
Ещё больше полезного
Рассылка для бизнеса
Дайджест о законах, налогах, отчётах два раза в месяц
Успех! Мы выслали подтверждение на адрес указанной вами электронной почты.
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компании СКБ Контур
Соцсети
Новости и видео — простыми словами, с заботой о бизнесе
Мы всегда рады комментариям по теме статьи, которые не нарушают наши правила и поддерживают дружелюбную атмосферу на сайте. Стараемся в течение 2-4 дней отвечать на все вопросы по Эльбе и несложным бухгалтерским темам. Если вопрос срочный, лучше обратиться в техподдержку .
Хранение бухгалтерских, налоговых, кадровых документов
По общему правилу обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру (например, кассовые, банковские документы), подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке.
На практике же каждый бухгалтер сам решает, как хранить документы. Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от способа организации бухгалтерского учета.
Например, выписанные в адрес предприятия счета на оплату многие бухгалтеры подшивают к платежным документам, а заявления на выдачу денег на хозяйственные нужды – к авансовым отчетам.
Одним словом, вы можете выбрать тот способ хранения первички, который наиболее удобен для вас. Главное, чтобы всегда можно было быстро найти необходимый документ.
Особый порядок предусмотрен для счетов-фактур. Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям, вы должны хранить в специальных журналах.
Сколько хранить бухгалтерские документы
Первичные документы и отчетность хранят в течение сроков, которые указаны в правилах архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. А учетную политику храните в течение пяти лет после года, в котором их в последний раз использовали для бухгалтерской отчетности (ст. 29 Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ).
О том, какой порядок хранения первичных учетных документов установил ФСБУ 27/2021 читайте в практической рекомендации «Хранение «первички» по ФСБУ 27/2021».
Подробнее сроки хранения бухгалтерских документов, а также документов по основным средствам, смотрите в Таблице ниже.
| Документ | Срок хранения | Основание |
| БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ | ||
| Первичные учетные документы | 5 лет Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу |
П. 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Ст. 29 Закона № 402-ФЗ |
| Кассовые документы и книги | ||
| Банковские документы | ||
| Корешки чековых книжек | ||
| Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денежных средств | ||
| Авансовые отчеты | ||
| Переписка | ||
| Кассовый чек и бланк строгой отчетности | 6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе | П. 8 ст. 4.7 Закона от 22 мая 2003 № 54-ФЗ |
| Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями | 5 лет | Ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-Ф |
| Документы учетной политики | 5 лет | П. 267 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Бухгалтерская отчетность: баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о целевом использовании средств, приложения к ним | Годовая – постоянно Промежуточная – 5 лет |
П. 268 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| ДОКУМЕНТЫ ПО ОСНОВНЫМ СРЕДСТВАМ | ||
| Документы о переоценке основных фондов и амортизации | 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов | П. 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы о списании основных средств | 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов. | П. 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т. е. при передаче с баланса на баланс | 5 лет после выбытия имущества | П. 325 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Сколько хранить налоговые документы
Общий срок хранения налоговых документов составляет 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Подробнее о том, сколько хранить документы для расчета и уплаты налогов в взносов, смотрите в Таблице.
| Документ | Срок хранения | Основание |
| ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ РАСЧЕТА И УПЛАТЫ НАЛОГОВ И ВЗНОСОВ | ||
| Налоговые декларации и расчеты, кроме РСВ | 5 лет | П. 310, 311 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом | 5 лет | П. 305, 312, 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 П.8 ст. 23 НК РФ |
| Документы, необходимые для исчисления налогов и документы, подтверждающие расходы | 5 лет | П.8 ст. 23 НК РФ Ст. 29 закона № 402-ФЗ. |
| Документы, подтверждающие объем понесенного убытка | Весь период, по которому уменьшен налог | |
| Уведомления, требования, решения, постановления, возражения, жалобы. | 5 лет | |
| Документы, использованные при подготовке жалобы по результатам выездной или камеральной проверки | 10 лет | |
| Электронные документы с УКЭП, сертификаты ключей проверки электронный подписей, которыми завизированы документы. | 5 лет | |
| Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные): | П. 308 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Стр. 395 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558 |
|
| если делопроизводство закончено до конца 2002 года | 5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты). | |
| если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года | 5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты) 50 лет |
|
| Карточки индивидуального учета выплат и начисленных страховых взносов | 6 лет | П. 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Счета-фактуры | 5 лет | П. 317 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Постановление Правительства от 2612.2011 № 1137 |
| Книги покупок продаж и дополнительные листы к ним | 4 года с момента последней записи | Постановление Правительства от 2612.2011 № 1137 |
| Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов | 6 лет | П. 3 ст. 89.2 НК РФ |
| ДОКУМЕНТЫ ПРИ ПРИМЕНЕНИИ УСН | ||
| Книги учета доходов и расходов на УСН | 5 лет | П. 318 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Но Налоговый кодекс предусматривает отдельные сроки хранения для некоторых документов. Например:
- в течение 6-ти лет надо обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов ( пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ);
- документы, подтверждающие расходы на обучение, надо хранить в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физического лица, обучение которого было оплачено фирмой в соответствии с заключенным с работником трудовым договором, но не менее 4-х лет (п. 3 ст. 264 НК РФ);
- документы, подтверждающие расходы на прохождение работником независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации, надо хранить в течение всего срока действия договора оказания услуг по проведению независимой оценки и 1-го года работы сотрудника, расходы на независимую оценку квалификации которого понес работодатель. Но опять же, этот срок должен составлять не менее 4-х лет (абз. 5 п. 3 ст. 264 НК РФ);
- документы, подтверждающие объем понесенного убытка хранят в течение всего срока, пока вы уменьшаете налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283 НК РФ).
Ограничение по сроку переноса убытков, равное 10 годам, снято, начиная с 2017 года. Следовательно, по переносимым убыткам вы должны хранить документы не в течение 10-ти лет, а в течение всего срока, пока учитываете убыток по налогу на прибыль.
Сколько хранить кадровые документы
Кадровые документы — самые важные в компании. Соответственно и сроки у них самые длинные.
Сроки хранения кадровых документов регламентирует архивное законодательство. Так, в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236) подробно расписано, какие бумаги сколько времени нужно хранить.
Для первичных бухгалтерских документов этот перечень также устанавливает пятилетний срок хранения. А вот документы по учету кадров перечень обязывает так:
- график отпусков в течение трех лет;
- документы о дисциплинарных взысканиях в течение трех лет;
- документы об отпусках и командировках — 5 лет. А если сотрудники заняты на вредных и опасных работах, то 50/75 лет. Это означает, что если документы созданы начиная с 2003 года, то минимальный срок их хранения в организации составляет 50 лет. Если документ создан до 2003 года, то его хранят не менее 75 лет.
Сроки хранения кадровых документов и документов, свалянных с начислением и выплатой зарплаты, смотрите в Таблице ниже.
А также: докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу.
Сколько хранить документы по сделкам с контрагентами
Организации обязаны обеспечивать сохранность не только бухгалтерских и кадровых документов, но также и договоров и соглашений, оформляемых в процессе хозяйственной деятельности компании. Для этих документов также установлены свои сроки хранения.
Подробнее о том, сколько хранить гражданско-правовые договора, соглашения и иные документы по хозяйственной деятельности, смотрите в Таблице ниже.
| ДОГОВОРЫ И СОГЛАШЕНИЯ | ||
| Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества; движимого имущества | По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств: 10 лет и 5 лет | П. 94 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор дарения (пожертвования) имущества | До ликвидации организации | П. 90 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор лизинга | 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. | П. 96 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы по залогу недвижимости | 10 лет с момента истечения срока действия договора. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу. | П. 98 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор мены недвижимости; движимого имущества | До ликвидации организации; 5 лет по истечении срока действия договора или по выполнения обязательств. | П. 99 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор поручения: по недвижимому имуществу; по движимому имуществу | 15 лет; 10 лет | П. 101 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор кредита или займа с условием о залоге имущества | 10 лет | П. 261 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| ПЛАН ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ | ||
| План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету | П. 243 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
| по месту утверждения | 5 лет | |
| по месту разработки | постоянно | |
| Отчеты о выполнении планов ФХД: | П. 272 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
| годовые | постоянно | |
| квартальные | 5 лет | |
| месячные | 1 год | |
| Отчеты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий | 5 лет | П. 262 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Как определить срок хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых документов
Начало течения срока хранения документа определяется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (ч. 2 ст. 21.1, п. 17 ст. 3 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Под годом окончания делопроизводства можно понимать год, в течение которого в последний раз был использован документ при расчете налога, для составления отчетности, для подтверждения доходов или расходов (письмо Минфина от 19 июля 2017 года № 03-07-11/45829).
Например, при выставлении счета-фактуры срок его хранения исчисляйте с первого числа года, следующего за тем, в котором вы отразили этот счет-фактуру в книге продаж и уплатили по нему НДС.
Срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (письмо Минфина России от 16 августа 2019 года № 03-03-06/1/62257).
При этом сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.
Что делать, если срок хранения документов истек
Если срок хранения истек, документы можно уничтожить. Для этого составьте акт, в котором перечислите названия и количество дел с документами на утилизацию. Акт подписывает специальная комиссия, которую утверждает директор.
Комиссия должна зафиксировать факт уничтожения бумаг или передачи их на переработку и составляет еще один акт об уничтожении документов. К акту необходимо приложить накладную, по которой документы передали на переработку. Акты храните в организации.
Организация может уничтожить документы следующими способами:
- передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
- самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.
Выбранный способ уничтожения укажите в акте.
Срок хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.
Где хранить обработанные документы, организации определяют самостоятельно. Так, вы можете:
- хранить документы на фирме;
- сдать документы на хранение в архив (государственный или частный).
Обратите внимание, что если документы будут утеряны, например вследствие пожара или затопления архива, их нужно восстановить. Это касается и тех документов, которые уже были проверены налоговиками, но срок их хранения еще не окончен (письмо Минфина России от 7 июня 2013 г. № 03-02-07/1/21191).
Такая необходимость возникает из-за того, что инспекторы могут потребовать эти документы при повторной выездной (камеральной) проверке, а также других мероприятиях налогового контроля – проверка деятельности организации или ее конкретных сделок (ст. 89 и 93.1 НК РФ).
Но помните: инспекторы не вправе вновь исследовать одни и те же документы (п. 5 ст. 93 НК РФ). Это статья закона поможет вам избежать дополнительных перепроверок, однако есть случаи, при которых она не действует, а именно:
- если подлинники документов после налоговой проверки были возвращены организации;
- если изъятые в ходе проверки документы утеряны вследствие непреодолимой силы.
Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора
Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:
- Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
- Вы получите бератор по очень выгодной цене
- Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!
Если у вас уже есть доступ, войдите в личный кабинет
Как долго нужно хранить документы по основным средствам
07.11.2023 По общему правилу срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе подтверждающих доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов, составляет 5 лет. С какого момента начинает течь этот пятилетний срок в отношении первички, подтверждающей первоначальную стоимость ОС?
Как известно, первоначальная стоимость ОС определяется как сумма расходов на его приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором оно пригодно для использования (за исключением НДС и акцизов). При этом такие затраты учитываются в составе «прибыльных» расходов через механизм амортизации.
Следовательно, пятилетний срок хранения документов, отражающих формирование первоначальной стоимости ОС, начинает течь с момента завершения начисления амортизации по этому ОС в налоговом учете.
Источник: Письмо Минфина от 13.09.2023 № 03-03-06/1/87507