Как расставлять приоритеты во встречах руководителя

Как назначать задачам приоритеты, когда важно все

Бывает так, что дедлайн по задаче уже приближается, а работа еще не начата. Не реже встречается вариант, когда каждая задача кажется важной, а выбрать, с какой начать – непонятно. Часто с такими ситуациями сталкиваются, когда у компании проблемы с определением приоритетности задач. Правильному определению приоритетов можно научиться, главное – начать. Прочитав статью, вы узнаете, как расставлять приоритеты в работе, чтобы не срывать дедлайны.

Что означает «приоритизировать задачи»?

Приоритизация задач – это процесс назначения каждой задаче из общего пула работ отдельного статуса, который зависит от сложности и срочности конкретного задания. Для этого участники команды должны иметь навыки определения приоритетов.

В результате правильной расстановки приоритетов список задач выглядит следующим образом:

• важные и срочные задачи, выполнение которых следует немедленно начать, стоят в начале;
• менее срочные, но тоже важные дела, расположены ниже.

Приоритизация помогает команде экономить время и увеличивать продуктивность и эффективность работы.

Что такое дедлайн и как он влияет на производительность?

Дедлайн – это конечный срок выполнения задачи, который устанавливается в зависимости от объема работы, ее сложности и срочности. Есть жесткий дедлайн, то есть такой, когда результат задачи, не выполненной в установленные сроки, больше не имеет ни для кого никакой ценности. А есть мягкий — когда ценность все же сохраняется, но становится меньше. Считается, что четкий дедлайн хорошо влияет на мотивацию.

Человек, который точно знает, когда должен завершить работу, трудится продуктивнее того, который не ограничен во времени.

Неправильно установленные сроки могут сыграть с командой злую шутку. Недооценка работы и установка слишком оптимистичных дедлайнов может привести к тому, что команда не будет успевать закрывать задачи, соответственно, и сдача проектов будет несвоевременной.

Переоценка сложности задачи также приведет к установлению неправильных сроков. В этом случае будет действовать принцип Паркинсона: любая работа будет продолжаться столько, сколько на нее отведено. Иными словами, если фактически задачу можно закрыть за две недели, а команда заложила на нее четыре, то, вероятно, работа будет продолжаться именно столько.

Если учесть, что своевременное выполнение проектов – залог хорошей репутации компании и удовлетворенности клиентов, то без адекватных дедлайнов обойтись почти невозможно.

9 советов, которые помогут в приоритизации задач

Существует множество приемов, которые помогают определить приоритетность задач максимально эффективно. Выбор конкретной техники зависит от стиля работы команды и специфики задач. Общим для всех этих подходов является то, что на выходе команда получит отсортированный список задач и будет знать, в какой последовательности работать с ними, чтобы не сорвать дедлайны. Итак, как расставить задачи по приоритетности?

Составьте список всех задач в работе

Очевидно, что расставлять приоритеты можно только тогда, когда перед глазами есть все задачи, которые должны быть выполнены в рамках проекта.

Еще лучше – когда каждая задача описана подробно, указано, кто за нее отвечает, а кто – контролирует исполнение. Также следует прописать связь между задачами, если она есть.

К примеру, часто написание текстов для сайта невозможно начать, пока не будет списка ключевых слов. А если тексты уже написаны, а сайта как такового еще нет, то речи о СЕО-продвижении идти не может.

Определите цели компании

Прежде чем расставлять приоритеты, уделите время определению стратегических целей компании хотя бы на год. Когда они будут сформулированы и зафиксированы, можно начинать расставлять приоритеты.

Руководитель должен пропускать каждую задачу через «фильтр» ее влияния на долгосрочную перспективу и назначать ей уровень важности с учетом этого. Не забывайте, что большая загруженность и занятость команды – не синонимы результативности и успеваемости.

Выберите метод приоритизации задач, который устроит коллектив

Во многом конкретные методики будут зависеть от специфики проекта и методологии, по которой работает команда. Но один из важнейших моментов здесь – чтобы они устраивали всех сотрудников (или хотя бы большую их часть).

В этом поможет обсуждение, во время которого каждый должен высказать свое мнение. Если большая часть коллектива молчит и ничего не говорит, это вовсе не означает, что им все нравится. Скорее всего, потом появятся проблемы, о которых кто-то не решился сразу сказать.

Выбранный руководством в одностороннем порядке метод однозначно ускорит распределение задач. Но качество такой приоритизации и дальнейшей работы команды под большим вопросом.

О разных методах и техниках приоритизации расскажем ниже.

Выделите срочные задачи

Выше мы писали о том, что для некоторых задач есть жесткие дедлайны, по истечении которых результат ничего не стоит. Эти задачи необходимо выполнять в первую очередь. При этом важно донести до команды, почему это происходит именно так.

Объяснение поможет избежать недоразумений, которые приведут к финансовому ущербу и/или ухудшению репутации компании на рынке.

Избавьтесь от конкурирующих приоритетов

Когда команда одновременно работает над несколькими проектами, может случиться так, что один сотрудник получает сразу несколько задач с наивысшим приоритетом и дедлайном на одну дату. Такая ситуация сложная, но ее можно решить. Для этого нужно:

• Общаться с руководителями проектов и коллегами, обсуждать с ними ход выполнения задач. Когда появляются конкурирующие приоритеты, можно уточнить, на какое время от исполнителя требуется результат. Может оказаться, что кому-то из заказчиков отчет нужен на утро, а кому-то – на вечер. Пазл сложится.

Но может быть и так, что работа по обеим задачам должна закончиться утром в один день. Тогда нужно будет искать вариант, при котором ключевому сотруднику по задаче кто-нибудь поможет и выполнит рутинные действия.

Следовательно, чем лучше слажены коммуникации, тем меньше вероятность возникновения конкурирующих приоритетов и тем проще этот вопрос можно будет решить.

• Иметь шкалу затрат времени по задаче. Может быть так, что руководитель просто не знает фактической загруженности команды. Если показать ему, у кого сколько задач и объяснить, что времени на еще одну просто не хватит физически, то, вероятно, дедлайн можно будет перенести, или назначить другого ответственного за эту задачу.

Также очень полезно, когда у вас уже есть данные о количестве времени на выполнение типовых задач. Тогда ситуации с конкурирующими приоритетами будут встречаться реже, потому что первоначальное планирование будет более четким.

Используйте календарь для планирования задач

Когда перед глазами есть конкретные списки дел на тот или иной день, неприятных сюрпризов будет точно меньше. Так можно заранее спланировать свои усилия, а если что-то пошло не по плану — сразу понять, как скорректировать расписание на следующие дни.

Это очень важно в командной работе, ведь понимая, что произошли изменения, вы можете посмотреть в календаре, с кем из коллег у вас связаны задачи и сообщить об этом, чтобы человек тоже скорректировал свои планы.

Будьте реалистичны в ожиданиях

Четко расставленные приоритеты и усердная работа — не гарантии того, что все точно пойдет так, как запланировано, поэтому не стоит быть чрезмерно оптимистичными. Лучше понимать, что всегда есть место форс-мажору, но при адекватном планировании, реалистичных дедлайнах и верно расставленных приоритетах есть время для маневра и исправления ситуации.

Регулярно обдумывайте усилия

Если перечень задач велик, а большинство из них объемные и долговременные, то можно погрузиться в уныние. Ведь кажется, что список задач не становится меньше, не смотря на то, что работа не стоит на месте. Чтобы этого избежать, всегда напоминайте себе, что выполняете стратегические задачи. А чтобы было проще морально, попробуйте:

1. разбить большие задачи на несколько мелких. Отмечайте каждую выполненную, чтобы видеть прогресс.
2. найти в списке задачи, которые можно выполнить быстро. Старайтесь ставить на каждый день хотя бы одну такую ​​задачу и закрывать ее. Это тоже мотивирует и показывает, что вы двигаетесь вперед.

Используйте софт для эффективной приоритизации задач

Существует множество инструментов, которые помогают приоритизировать проекты и задачи, планировать работу и успешно придерживаться дедлайнов. Одним из таких инструментов является Worksection. Это украинский облачный таск-менеджер, мощный функционал которого позволяет пользователям эффективно контролировать статус проекта в целом и отдельных задач в нем, отслеживать сроки, обмениваться информацией и многое другое.

Среди значимых преимуществ Worksection:

1. удобный дашборд;
2. приятный и понятный интерфейс;
3. тайм-трекер;
4. календарь;
5. диаграмма Ганта и доска Канбан;
6. быстрая и качественная техническая поддержка;
7. надежная защита данных проекта.

Ранее мы писали о других продуктах, которые помогут, в частности, в приоритизации задач.

Методы приоритизации задач

Кроме общих советов следует знать и о конкретных техниках, которые помогут команде работать с задачами.

Разделение задач на группы

Расставить приоритеты в работе можно с помощью группировки задач, если, конечно, вы уже составили их полный список. Задачи группируются в зависимости от категории/идеи. Например:

• по функциональным возможностям (задачи, необходимые для реализации одной опции, попадают в одну категорию);
• по этапам проекта (какие задачи нужно выполнить для MVP, предварительного релиза и т.п.).

Приоритизация с помощью группировки позволяет лучше увидеть картину проекта и взаимосвязь между отдельными этапами и задачами.

Фрагментация

Такой подход означает, что все задачи следует разделить на группы по какому-либо общему признаку, а затем последовательно выполнять задачи из одной группы. Когда они завершены, можно перейти в другую группу и двигаться дальше.

Этот метод базируется на том, что мозгу сложно переключаться между совершенно разными по содержанию задачами. Когда вы настроились, например, писать тексты, то в один день можете сделать статью, публикацю в соцсети и презентацию. А на следующий день можно посвятить пару часов работе над поиском референсов для дизайнера, затем провести несколько встреч, а остаток дня уделить ответам на электронную почту.

Технология пузырьковой сортировки

Техника пузырьковой сортировки помогает понять, насколько эта задача важна по сравнению с другими в этом списке.

Приоритизация в данной технике начинается с размещения всех рабочих задач в горизонтальную линию. Далее сравниваются первые две задачи и определяется, какая из них важнее. Более важная перемещается влево.

Далее процесс сравнения продолжается: сравниваются вторая и третья задачи, третья и четвертая и т. д. На выходе команда получает ряд пунктов, где слева направо размещаются задачи по степени важности.

Техника ABCDE

Техника ABCDE является одним из подходов не только к установлению приоритетов, но и к управлению временем. Сначала составляют весь список задач. После этого задачи группируют в зависимости от последствий, возникающих, если эти задачи не будут выполнены вовремя.

Группа А включает в себя задачи, без выполнения которых проект не будет завершен. Невыполнение задач группы А имеет серьезные последствия для проекта.

Группа В – это задачи, которые желательно выполнить, поскольку невыполнение этих пунктов также будет иметь негативные последствия, но не такие серьезные, как для задач группы А.

Группа C – это задачи, которые было бы неплохо выполнить, поскольку они придают конечному продукту более завершенный вид. При этом их невыполнение не имеет критически серьезных последствий.

Группа D включает задачи, которые могут быть необязательными, несрочными и не представляют большого интереса для проекта. В конце концов их можно делегировать.

Группа Е содержит задачи, которые следует удалить из текущей итерации или проекта. Их результат не влияет на конечный продукт, но требует времени и ресурсов.

Матрица Эйзенхауэра

По своему принципу матрица принятия решений Эйзенхауэра подобна технике ABCDE. По оси Y указывается степень важности, а по оси X – степень срочности. Между этими осями координат размещены четыре группы задач:

Группа 1 – важные и срочные задачи
Группа 2 – менее важные, но срочные
Группа 3 – важные, но не срочные
Группа 4 – неважные и несрочные.

Таким образом, работу следует начинать с первых двух групп, затем перейти к выполнению задач из группы 3. Дела из группы 4 необязательны, поэтому их можно выполнить, если есть время, или не выполнять вообще.

Метод 100 долларов

В этом методе оценки и определения приоритетов каждому участнику команды дается перечень заданий. Он имеет воображаемые 100 долларов (или 100 баллов) и самостоятельно решает, сколько он готов «заплатить» (дать баллов) за ту или иную задачу. Логика состоит в том, что сложная задача и «стоит» соответственно. В результате задачи с большим количеством баллов имеют более высокий приоритет, поэтому начинать работу нужно с них.

Приоритизация задач экономит время и силы каждого члена команды, приближая проект к успешному завершению без сорванных дедлайнов. Надеемся, что вышеперечисленные советы и техники пригодятся и помогут расставлять приоритеты правильно, способствуя слаженной и продуктивной работе.

Деловые встречи: как расставить приоритеты в расписании и при этом добиться максимальной эффективности

Выбор приоритетов ваших задач и списков дел является ключевым моментом, когда речь заходит о производительности и управлении временем. Что если у вас есть календарь, полный встреч и важных дел? Среди них также нужно выбрать первостепенные задачи.

Если вы говорите «да» на каждый запрос, когда вы уже распланировали время, в конечном счете вы будете чувствовать себя истощенным. В результате возникнут конфликты в расписании, и вы отстанете от графика выполнения важных задач. Это может привести к негативным последствиям, профессиональному выгоранию, ухудшению связей.

Определение приоритетов

Прежде чем назначать встречи, найдите время, чтобы оценить, какие из них имеют приоритетное значение. Когда вы можете ранжировать задачи по степени их важности, вы сможете работать максимально продуктивно.

Назначайте встречу только в том случае, если это поможет вам достичь ваших целей. Допустим, вы ищете новых перспектив или инвесторов. Ваши встречи могут заключаться в построении отношений, обмене мнениями или показателями (доход, продажа определенного продукта или количество звонков с продаж, которые вы совершаете в день).

Соответствие целям

Первый шаг в назначении приоритетов – убедиться, что они соответствуют вашим целям. Требуется задержка, делегирование или удаление любой встречи, которая не помогает вам достичь определенной цели.

Расстановка приоритетов дает вам достаточно времени, чтобы выполнить свою работу. Предварительное назначение встреч может показаться великолепным в теории. Но это не разумный подход, потому что нам нужно время, чтобы подготовиться к этому. Например, если вы являетесь бухгалтером или налоговым консультантом, вам необходимо просмотреть информацию о своем клиенте до назначения, чтобы собрание было более продуктивным и менее трудоемким как для вас, так и для вашего клиента.

Учет последовательности событий в графике

После встречи вам нужно время, чтобы отдышаться, перекусить, пообщаться с клиентом и заняться административными задачами, например, отправкой электронных писем.

Расставив приоритеты, вы лучше поймете, что именно нужно сделать до, во время и после приема. Это делает встречи более эффективными и дает вам хорошее представление о том, сколько времени займет это событие. Теперь вы можете соответствующим образом запланировать весь свой день, чтобы все, что нужно, было сделано.

Экономия времени, денег и здоровья

Грамотная расстановка приоритетов при назначении встреч сэкономит время. Вам не нужно посвящать большую часть своего дня неперспективным встречам. Вы можете сосредоточиться исключительно на тех событиях, которые помогут вам достичь цели.

Это также может сэкономить вам деньги. Так, если вы не определяете приоритеты, вы можете назначить слишком много сотрудников на проведение неэффективных переговоров. В результате вы платите своей команде за нецелесообразную работу. Еще хуже, вы можете чувствовать недостаток сотрудников в часы пик.

И самое главное — расстановка приоритетов для ваших встреч держит вас в тонусе. Вам не нужно все время спешить с одних переговоров на другие. Вы можете сохранять спокойствие, хладнокровие и собранность. У вас также будет время расслабиться и отдышаться.

Отсутствие конфликтов планирования

Если вы не расставляете приоритеты для своих встреч, существует большая вероятность возникновения конфликтов.

Например, поскольку вы принимаете каждый запрос, вы можете назначить две встречи в одно и то же время. Вы также можете опоздать на следующее мероприятие. В результате клиент тратит свое время на ожидание вас.

Если вы работаете с другими, эти конфликты могут привести к неправильному использованию рабочей силы. Опять же, это может быть дорогостоящей ошибкой, заставив ваших клиентов ждать.

Когда вы расставляете приоритеты на встречах, вы сосредотачиваетесь только на самых важных вопросах. Это уменьшает конфликты. Вместо того, чтобы бронировать слишком много встреч, вы назначаете только те мероприятия, которые вы можете охватить за день.

Можете подготовиться к неожиданностям

Независимо от того, насколько вы подготовлены, вы всегда можете быть уверены, что в какой-то момент произойдет нечто неожиданное.

Вы или ваш клиент могут быть вынуждены отменить или перенести мероприятие из-за чрезвычайной ситуации в семье, неблагоприятных погодных условий или тушения пожара на работе.

Хотя вы не можете предугадать каждый сценарий, вы можете разработать несколько запасных планов действий в чрезвычайных ситуациях. Например, если у вас назначена встреча с высокопоставленным клиентом или инвестором, ваш партнер может находиться в режиме ожидания на случай, если вы не сможете провести переговоры. Таким образом, встреча продолжится, а не перенесется на несколько месяцев.

Оценка вашего времени

Время, без сомнения, — ваш самый ценный актив. Но, если вы принимаете каждое предложение, вы позволяете другим неуважительно относиться к вашему графику.

Распределяя приоритеты, вы четко даете понять другим, а также себе, что ваш календарь и цели являются вашим главным приоритетом.

Некоторые встречи не стоят вашего времени

Оцените встречи в настоящее время в вашем приложении календаря, чтобы определить, какие из них важны.

Например, первый звонок потенциальному клиенту не должен иметь такой большой вес, как переговоры о проекте с давним партнером. Поэтому первый разговор с клиентом должен быть перенесен, если он мешает более важному собранию. Ведь вас должно заботить отношение к вашей компании существующих клиентов, а уже потом потенциальных.

Баланс между работой и личной жизнью

Достижение баланса между бизнесом и личной жизнью — один из самых эффективных способов быть счастливым.

Расстановка приоритетов помогает достичь баланса между работой и личной жизнью, поскольку вы находите время только для самых важных встреч. Когда пройдут только эти собрания, вы можете сосредоточиться на вещах, которые действительно имеют значение в вашей жизни. Это ваша семья, друзья, хобби.

Советы по расстановке приоритетов

Далее представлено несколько способов создания эффективного графика и расстановке приоритетов:

• Распланируйте свою неделю.
• Выделите время для выполнения главных задач.
• Удалите ненужные собрания и делегируйте свои встречи сотрудникам.
• Используйте программное обеспечение для планирования встреч онлайн.
• Определите цель встречи.
• Начните говорить «нет».
• Проанализируйте свои встречи, оцените время, потраченное на них.

Это дает вам возможность узнать, сколько встреч вы можете реально забронировать за день.

Расставьте приоритеты и управляйте временем

Сутки для Вас делятся на две половины — по 12 часов работы и отдыха? Каждое утро добавляет новые задачи, которые постоянно накапливаются? Изменить ситуацию поможет метода управления временем Эйзенхауэра.

1.3K открытий

​Фотография: матрица Эйзенхауэра одна из самых удобных систем, которая позволяет правильно расставить приоритеты и все успевать.

Пожиратели времени — статистика

Проведенное исследование в европейских и американских компаниях показало, что у подавляющего большинства руководителей и специалистов, мягко говоря, ненормированный рабочий день. Так, служащие каждую неделю проводят в офисах:

• немецкие — 70 часов;
• английские — 60;
• американские — 58;
• французские — 56;
• шведские — 54 часа.

Надо добавить: 23 % менеджеров Германии трудятся по 80 часов в неделю, а 24 % — по 100. Таким образом, 75 % людей сами себе установили семидневку. Главными же пожирателями времени являются различного формата деловые совещания, на которые приходится порядка 65 % рабочих часов.

Собранные статистические данные также показывают, что 36 % служебного времени (78 дней в году) используются нерезультативно. Причины — некачественные организация и планирование. Другими словами, не используются принципы тайм-менеджмента. Поэтому научитесь ценить каждую минуту, и организовывайте свой день продуктивно. Решить проблему поможет диагностика по методу Эйзенхауэра.

Тест «Умеете ли вы расставлять приоритеты и управлять временем»?

Заполните четыре окна Эйзенхауэра (мини-тест займет максимум 10 минут). Выпишите из личного еженедельника полный список дел, над которыми работали в любой из дней, а также не забудьте внести деловые встречи и совещания. Конечно, желательно это сделать с приблизительным хронометражем по всем пунктам. Затем просуммируйте общие результаты по каждому из четырех квадратов.

​Управление временем: запишите в каждую ячейку матрицы Эйзенхауэра основные задачи на текущий день и работайте по плану

Квадрат A: срочные и важные дела

Если в нем оказалось наибольшее количество задач, то Вы откладываете принятие решений до последнего момента и/или есть проблемы с планированием. В результате стрессы становятся неотъемлемой частью жизни. Плюс не остается времени и сил: на аналитическую работу; составление перспективных планов; продуцирование новых идей (по предложению, например, современных услуг или продуктов). Соответственно, достижение намеченных целей задерживается.

Причины: не расставлены приоритеты; Вы не решаетесь делегировать часть полномочий заместителю; сомневаетесь в работоспособности, умениях и навыках своих подчиненных… Словом, перетягиваете «одеяло» на себя. При подобных установках будет сложно подняться на очередную карьерную ступень, ведь нет глобального видения перспектив структурного подразделения, надлежащего планирования, новых предложений. Источник проблем: Вы занимаетесь решением лишь текущих вопросов.

Что делать: поработайте над личной эффективностью — своей и подчиненных. Если есть необходимость, то направьте сотрудников на семинары по повышению квалификации, а затем делегируйте им часть своих полномочий. Подготовьте для каждого специалиста чек-лист его обязанностей и требующихся навыков. Пересмотрите приоритеты расстановки задач — это даст возможность скорректировать ошибки и управлять временем, то есть заняться перспективным планированием.

Квадрат B: не срочные, но важные дела

Вы управляете временем таким образом, что заполняется второе «окно» — можете гордиться собой! Вам отлично удается организовать работу (свою и вверенного личного состава)!

Причины: Ваша система расстановки приоритетов как нельзя лучше подходит для конкретной деятельности. Вы умеете делегировать полномочия и не тратите время на решение чужих проблем.

Что делать: так держать и не предоставлять возможностей пожирателям времени вмешиваться в ваши планы!

Квадрат C: срочные, но не важные дела

Большая часть тезисов оказалась именно в этом разделе? Есть над чем задуматься…

Причины: Вы бросаетесь на амбразуру и решаете текущие оперативные проблемы, причем делаете это как по необходимости, так по собственной инициативе. Ответьте честно сами себе: зачем, ведь это не входит в Ваши должностные обязанности? А кто тогда занимается стратегическим планированием? Расставленные таким образом приоритеты со временем обязательно приведут к недовольству высшего руководства. В лучшем случае вы долго засидитесь на своей должности, а в худшем — Вам найдут замену.

Что делать: приведите в порядок дела, чтобы у босса и мыслей не было Вас уволить. Сфокусируйте внимание на планировании, пересмотрите приоритеты, графики выполнения работ, разберитесь в методиках тайм-менеджмента и применяйте их. Научитесь делегировать полномочия. Вам отступать некуда, поэтому срочно избавьтесь от пожирателей времени.

Квадрат D: не срочные и не важные дела

Большинство пунктов оказались именно в этом «окне»… Интересно, а за какие заслуги Вам платя зарплату? Признайтесь: не жалко «убивать» дни, недели, месяцы и годы на ерунду? В подобном случае анализировать источник проблем, и давать советы бесперспективно. Можно только порекомендовать найти занятие, которое будет по душе.

Nota Bene. Читайте как: на практике использовать систему Эйзенхауэра, правильно расставлять приоритеты и управлять временем? А также найдите примеры грамотного распределения дел в зависимости от должности и продолжительности нахождения на данном посту.

Расставить приоритеты, чтобы бить прямо в цель

Когда дел много, а времени и ресурсов мало (то есть всегда), предельно важным становится умение руководителя правильно расставлять приоритеты. Руководитель должен видеть ситуацию системно и ставить в первый приоритет именно те задачи, которые дадут максимальный результат. Ситуация осложняется еще и тем, что, если ты не собственник предприятия (то есть, в 99% случаев), то тебе придется объяснять своему руководителю, собственнику, смежникам и даже сотрудникам (да, им тоже важно это понимать), почему твое подразделение занимается именно этим и именно сейчас.

Хорошим способом расстановки приоритетов для достижения максимального результата за минимальное время и отображения логики этой расстановки является построение «сети проблем и решений«.

Этот метод немного похож на причинно-следственную диаграмму, используемую в управлении качеством, но он принимает во внимание, что взаимосвязи между проблемами не всегда организованы иерархически, а также более ориентирован на нахождение приоритетного решения.

Твой план

1. Подготовься. Пригласи сотрудников, которые хорошо знают текущую ситуацию и могут помочь тебе выявить всю проблематику и предложить решения. Открой Визио или приготовь доску и наклейки post-it.
2. Собери основные проблемы. Накидай на диаграмму все проблемы, которые есть сейчас. Одна проблема — одна фигура. Не путай проблемы с решениями. Проблема — это возможность чего-то или отсутствие чего-то, нужного для выполнения целей организации. А решение — это призыв к конкретным действиям. На этом этапе мы занимаемся только проблемами, а решениями займемся чуть позже.
3. Найди причины и расставь взаимосвязи между проблемами. Есть ли связи между проблемами, которые ты обозначил в предыдущем пункте? Что из вызывает? Помести на диаграмму причины этих проблем и расставь связи в виде стрелок, идущих от проблемы-причины к проблеме-следствию.
4. Выдели корневые проблемы. Корневые — это те, к которым на диаграмме не подходит ни одной стрелки. Именно над ними и нужно работать, так как без их решения ты будешь заниматься всего лишь «лечением симптомов», а это сизифов труд, который придется повторять снова и снова.
5. Предложи решения и покажи их взаимосвязь с проблемами. Ответь на вопрос «что нужно сделать, чтобы решить корневые проблемы»? Накидай на диаграмму идеи решений корневых проблем. Одно решение — одна фигура. Стрелками обозначь, какие решения решают какие корневые проблемы. Стрелки идут от решений к проблемам. Возможны отношения «много-ко-многим».
6. Расставь приоритеты. В первом приоритете к исполнению должны стоять решения, от которых отходит наибольшее количество стрелок, то есть, решающие наибольшее количество корневых проблем — именно они позволят тебе достичь максимальных результатов. (На самом деле, в первый приоритет нужно ставить решения, которые решают наибольшую по сумме тяжести группу корневых проблем и проблем-последствий, вызываемых ими, но можно обойтись и вышеизложенным, более простым правилом).

Результат

В результате ты получишь:

• Системное понимание текущей проблематики
• План работ, позволяющий достичь максимальных результатов за минимальное время
• Четкое видение приоритетов у тебя и твоей команды
• Возможность наглядно продемонстрировать твоему руководителю и твоим смежникам, почему ты распланировал свои действия именно так

Кстати, этот метод отлично применим не только в работе, но и при выходе из запутанных личных ситуаций.

Заключение

Ты, как каждый руководитель, несешь крест ответственности за курс, которым ты ведешь свою команду. Сегодня слишком много управленцев повторяют подвиг Ивана Сусанина. А твоя задача — быть Данко.

Дочитал до конца? Я рад, что тебе понравилось. В качестве ответного одолжения ответь, пожалуйста, в комментариях на один вопрос:

В чем причина неправильных решений руководителей?