Сколько хранить авансовые отчеты в бухгалтерии

Какой срок хранения у авансовых отчетов?

Срок хранения авансовых отчетов для организаций определен законодательно. Однако проблема в том, что таких сроков существует не один, а целых три. Не запутаться в них поможет наша статья.

• В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов?
• Статья 23 НК РФ: хранить отчет надо 4 года
• Статья 283 НК РФ: хранить отчет требуется 10 лет
• Статья 29 закона 402-ФЗ: отчет необходимо хранить 5 лет
• Приказ Росархива № 236: организациям следует хранить отчеты 5 лет
• Итоги

В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов?

Документы, связанные с хозяйственной деятельностью субъектов, можно разделить условно на 2 категории:

• налоговые (используются при исчислении налогов, взносов);
• бухгалтерские (дополняют налоговые в части ведения учета кадров, активов, контроля над расходами и в иных аспектах).

Авансовые отчеты — это бухгалтерская документация. Относятся они к категории первичных документов (п. 1 постановления Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55).

Подробнее о форме авансового отчета, установленной законодательством, читайте в этой статье.

Основные положения законодательства, устанавливающие правила хранения авансовых отчетов, зафиксированы в:

• ст. 23 НК РФ;
• ст. 283 НК РФ;
• ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
• приказе Росархива от 20.12.2019 № 236 (действует с 18.02.2020).

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, узнайте в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите к комментариям экспертов к Указанию ЦБ от 05.10.2020 № 5587-У.

Изучим ключевые положения отмеченных НПА подробнее.

Статья 23 НК РФ: хранить отчет надо 4 года

В положениях подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ сказано о том, что фирмы обязаны, если в НК РФ не зафиксированы иные нормы, в течение 4 лет обеспечивать сохранность сведений, относящихся к бухгалтерскому либо налоговому учету, а также представленных в иных документах, которые задействуются для исчисления и перечисления в бюджет налогов, подтверждения доходов и расходов.

Авансовый отчет относится к документам, которые подтверждают расходы фирмы. Данные отчеты предоставляются наемными сотрудниками работодателям в подтверждение того, что подотчетные денежные средства израсходованы по назначению. Компания-работодатель, в свою очередь, может задействовать авансовые отчеты и документы, прилагающиеся к ним, с целью уменьшения налогооблагаемой базы.

Таким образом, авансовые отчеты попадают под юрисдикцию рассматриваемой части НК РФ.

Статья 283 НК РФ: хранить отчет требуется 10 лет

В нормах, которые содержатся в п. 4 ст. 283 НК РФ, сказано о том, что компании обязаны хранить источники, подтверждающие убытки, в случае переноса таковых на будущие периоды. Авансовый отчет относится к их числу, поскольку, как мы отметили выше, подтверждает корректность расходования средств, выданных работодателем наемному сотруднику.

В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ отчеты нужно хранить на протяжении всего периода, пока соответствующие расходы снижают налоговую базу. Таковой может составлять до 10 лет, следующих за тем периодом, в котором зафиксирован соответствующий убыток (п. 2 ст. 283 НК РФ), в данном случае связанный с расходованием денежных средств наемным сотрудником.

В течение какого срока хранить авансовый отчет, если возникли споры и/или разногласия с налоговиками или с подтчетником? Ответ на этот вопрос есть в КонсультанПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ. Это бесплатно.

Статья 29 закона 402-ФЗ: отчет необходимо хранить 5 лет

В соответствии с положениями п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ первичная документация, к которой относятся и авансовые отчеты, должна храниться субъектом экономических отношений как минимум 5 лет после отчетного года.

Подробнее о критериях отнесения документов к первичным читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Авансовые отчеты, как правило, дополняются различными квитанциями, ПКО, товарными чеками и иными документами, удостоверяющими фактическую оплату работником товаров и сервисов с помощью подотчетных денежных средств. Таковые могут быть отнесены к категории иных источников, которые связаны с бухучетом в соответствии с п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ. Компания должна обеспечивать их сохранность, как и в случае с авансовыми отчетами, не менее 5 лет после отчетного года.

Фирма обязана хранить отчеты и дополняющие их источники в безопасных условиях (п. 3 ст. 29 закона № 402-ФЗ). Если у фирмы меняется руководитель, то он должен корректным образом принять документы бухучета в порядке, установленном фирмой (п. 4 ст. 29 ФЗ № 402).

Приказ Росархива № 236: организациям следует хранить отчеты 5 лет

В таблице, которая размещена в ст. 277 перечня Росархива от 20.12.2019 № 236, указано, что первичные первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы, в том числе кассовые документы и авансовые отчеты, должны храниться 5 лет и даже дольше, если к моменту истечения данного срока не завершена проверка, а при возникновении споров и разногласий эти документы сохраняются до принятия решения по делу.

Итоги

В большинстве случае хранить авансовые отчеты организации придется не менее 5 лет. Но возможно, их потребуется сохранять и дольше, если они используются для подтверждения расходов, перенесенных на другие периоды. Соответствующий срок в корреляции с переносом убытков организации может составить 10 лет.

Сколько хранить авансовые отчеты в бухгалтерии

Форма заказа звонка

• НДС
• Налоги с физлиц
• Налоги общее
• Налог на прибыль
• Бухгалтерский учет
• Все новости
• Другие категории
  • НДС
  • Налоги с физлиц
  • Налоги общее
  • Налог на прибыль
  • Бухгалтерский учет
  • Все новости

  СРОК ХРАНЕНИЯ АВАНСОВОГО ОТЧЕТА

  Как долго следует хранить авансовые отчеты командированных работников и приложенные к ним первичные документы на осуществление расходов?

  Составление сметной документации согласно требований ДСТУ

  

  Составим инвесторскую смету, договорную цену контракта; согласно ДСТУ Б Д.1.1-1:2013 используя нормативные ценовые показатели

  Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

  

  Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

  Подготовка сметной документации для участия в тендере

  

  Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

  В нормативных документах установлены разные сроки хранения Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет (1) (далее — Отчет).

  Так, в соответствии с п.336 Перечня № 578 (2) первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и послужившие основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых документах (кассовые документы, авансовые отчеты и т.п.), подлежат хранению в течение 3 лет, но при условии завершения проверки органами ГНС по вопросам соблюдения налогового законодательства. В случае возникновения споров, возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения.

  В то же время согласно п.44.3 ст.44 НКУ (3) налогоплательщики обязаны обеспечить хранение первичных документов не менее чем 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой они используются, а в случае ее непредставления — с предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности.

  Читайте также
  ИНВЕНТАРИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ: НАИМЕНОВАНИЕ ОБЪЕКТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

  При ликвидации налогоплательщика указанные документы за период деятельности налогоплательщика не менее чем 1095 дней, предшествующих дате ликвидации, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

  Согласно п.44.4 ст.44 НКУ в случае если первичные документы связаны с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования, принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, они подлежат хранению до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не меньше сроков, предусмотренных п.44.3 ст.44 НКУ.

  Таким образом, при отсутствии административного или судебного обжалования, по НКУ срок хранения документов составляет не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, причем независимо от того, проводилась за этот период проверка контролирующими органами или нет.

  Официальные органы ранее акцентировали внимание на том, что применительно к бухгалтерской документации ориентироваться следует на более «жесткие» по сравнению с НКУ сроки хранения из действующего до 01.01.2013 г. Перечня № 41(4) (см., к примеру, письмо Государственной архивной службы Украины от 13.09.2012 г. № 01.2/2855, Государственного комитета архивов от 06.03.2007 г. № 01-321, разъяснение в разделе 020.01 ЕБНЗ(5)). Однако с 01.01.2013 г. ситуация несколько изменилась(6).

  Как известно, большинство налогоплательщиков теперь представляют в органы ГНС только годовую налоговую декларацию по налогу на прибыль. И для них предельный срок хранения первичных документов, в том числе и Отчетов, по НКУ может составлять 4 года со дня составления документа. К примеру, если Отчет был составлен 01.02.2013 г., а декларация за 2013 г. подана 01.02.2014 г., то такой Отчет должен храниться до 01.02.2017 г. В то время как согласно Перечню № 578 он подлежит хранению до 01.02.2016 г. (при условии проведения проверки).

  Читайте также

  Женщина находится в частично оплачиваемом отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, работает на условиях неполного рабочего времени. Положено ли ей выплачивать пособие по временной нетрудоспособности, если в период этой работы заболеет она или ребенок?

  Исходя из этого, во избежание конфликтных ситуаций с налоговыми органами, при хранении Отчетов имеет смысл ориентироваться на более «жесткие» сроки:

  – если проверка была проведена, то Отчет следует хранить в течение 1095 дней со дняпредставления декларации, при составлении которой он использовался;

  – если проверки не было, то Отчет целесообразно сохранять до момента проведения проверки;

  – если предприятие осуществляет административное обжалование или судебное разбирательство, для которых используется Отчет, его следует сохранять до окончания такого разбирательства, но не менее 1095 дней со дня представления декларации, при составлении которой он использовался.

  Как и сколько хранят документы по бухучету, отчетности и налогообложению

  Организации и ИП создают различные документы в процессе своей деятельности. Они обязаны в течение установленных сроков хранить первичку, регистры бухучета, отчетность, другие документы по ведению бухучета и составлению отчетности, а также документы, необходимые для налогообложения (далее — документы по бухучету и налогообложению) (п. 1 ст. 18 Закона N 57-З, подп. 1.14 ст. 22 НК).

  Организует хранение документов по бухучету и налогообложению руководитель организации. Он несет за это административную ответственность. При хранении документов нужно обеспечить их защиту от несанкционированного доступа (п. 2 и 3 ст. 18 Закона N 57-З).

  Обратите внимание!
  Должностное лицо организации или ИП, которые не обеспечили сохранность документов по бухучету и налогообложению, могут оштрафовать в размере от 4 до 35 базовых величин (далее — БВ) (ч. 3 ст. 12.32 КоАП).

  Справочно
  1 БВ с 01.01.2022 составляет 32 руб. (постановление N 792).

  Для хранения в течение установленных сроков законченных делопроизводством документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения организации создают архив. Одной из его задач является учет документов и обеспечение их сохранности (ч. 1 п. 4, абз. 3 п. 5, ч. 2 п. 205, п. 269 Правил работы архивов N 143).

  Обратите внимание!
  Временное хранение документов — хранение документов организациями и ИП в течение установленных сроков до момента их уничтожения (абз. 7 ч. 1 ст. 2 Закона N 323-З).

  Архивы организаций создают по решению их руководителей. В организациях, в которых штатная единица работника архива отсутствует, функции по приему, хранению, учету и использованию архивных документов выполняют лица, назначаемые руководителем (ч. 3 и 4 ст. 13 Закона N 323-З).

  Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передают и по истечении сроков временного хранения их уничтожают в установленном порядке. Вместе с тем в исключительных случаях такие дела могут быть переданы в архив по решению руководителя организации (п. 98, гл. 13 Правил работы архивов N 143).

  Обратите внимание!
  Организации, ИП, представительства иностранных организаций могут передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы в госархивы, территориальные (городские или районные) архивы, иные организации на основании договора хранения (ч. 3 ст. 12, ст. 21 Закона N 323-З).

  Если документы по бухучету и налогообложению утрачены либо уничтожены, факт их утраты (уничтожения) нужно документально подтвердить. Например, в случае пожара следует обратиться в соответствующее подразделение МЧС и получить документ, удостоверяющий пожар. При хищении документов следует написать заявление в органы внутренних дел и впоследствии получить документ о результатах расследования факта хищения.

  Утерянные документы подлежат восстановлению. Например, чтобы восстановить товарные, товарно-транспортные накладные и акты выполненных работ (оказанных услуг), можно обратиться к контрагентам.

  2. Сроки хранения документов

  Документы по бухучету и налогообложению, которые включены в Перечень N 140, как правило, хранят в течение установленных сроков. Некоторые документы хранят постоянно. Продолжительность хранения зависит от вида документа. Кроме того, на сроки хранения большинства из них влияет проведение или непроведение налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (далее — налоговая проверка).

  Уменьшить установленные сроки хранения документов нельзя. Их увеличение допускается по решению центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации, решению ИП (п. 4 примечания к постановлению N 140, п. 52 Правил работы архивов N 143).

  Обратите внимание!
  За уничтожение должностным лицом организации или ИП бухгалтерских документов (документов учета доходов и расходов, применяемого при УСН) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков хранения их могут оштрафовать в размере от 50 до 100 БВ (ч. 2 ст. 12.32 КоАП).

  Справочно
  1 БВ с 01.01.2022 составляет 32 руб. (постановление N 792).

  Сроки хранения документов исчисляют с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 7 примечания к постановлению N 140).

  Пример. Определение даты, с которой исчисляют сроки хранения первички

  Первичные учетные документы оформлены в январе — декабре 2022 г. и сформированы в делопроизводстве за 2022 г. Их хранят в течение 3 лет после проведения налоговой проверки. Если она не проводилась — 10 лет. Сроки хранения исчисляют с 01.01.2023.

  С 27.10.2022 сроки хранения документов в Перечне N 140 установлены в разрезе 3 групп субъектов (графы 3, 4 и 5 Перечня N 140):

  — госорганы, иные госорганизации, подчиненные им (входящие в состав, систему) органы и (или) организации, негосударственные организации, которые являются источниками комплектования госархивов (далее — организации — источники комплектования госархивов);

  — организации, подчиненные госорганам, иные госорганизации (входящие в их состав, систему), негосударственные организации с долей госсобственности в уставном фонде более 50%, которые не являются источниками комплектования госархивов (далее — организации — не источники комплектования госархивов);

  — иные негосударственные организации, которые не являются источниками комплектования госархивов, ИП (далее — иные организации, ИП).

  Сроки хранения типовых документов по бухучету и налогообложению представлены в виде таблиц 1 и 2 (гл. 13 «Бухгалтерский учет и отчетность» Перечня N 140).

  В таблице 1 указаны сроки хранения документов, одинаковые для всех групп субъектов:

  Вид документа	Основание (пункт Перечня N 140)	Срок хранения	Примечание
  Переписка по вопросам бухучета и бухгалтерской и (или) финансовой отчетности	189	1 год	После проведения налоговой проверки. Если она не проводилась — 10 лет
  Регистры бухучета и приложения к ним (книги журнал-главная, оборотные ведомости, журналы-ордера, книги учета ассигнований и фактических расходов, карточки аналитического учета кассовых расходов и др.)	198
  Кассовые книги	199
  Сведения и переписка об учете фондов, лимитов зарплаты и контроле за их распределением, расчетов по перерасходу и задолженности по зарплате, удержаниях из зарплаты, из средств государственного социального страхования, выплате пособий, пенсий, наложении и взыскании штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и другим вопросам	203
  Справки на оплату отпусков в связи с обучением	218
  Журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, счетов-фактур, доверенностей и др.	200, 236
  Исполнительные листы	220	1 год	После их исполнения и проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после их исполнения
  Документы о результатах инвентаризации (протоколы, инвентаризационные описи, сличительные ведомости, акты и др.)	234	1 год	После ликвидации ОС, проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после ликвидации ОС
  Документы по учету валютных операций (платежные требования, платежные поручения, распоряжения банков, мемориальные ордера и др.)	193	3 года	После проведения налоговой проверки. Если она не проводилась — 10 лет
  Кассовые книги по валютным операциям	194
  Документы по учету средств государственных внебюджетных фондов (платежные требования, распоряжения банков, мемориальные ордера и др.)	196
  Первичные учетные документы и приложения к ним (приходные и расходные кассовые ордера, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты, акты сдачи-приемки, списки, описи, инвентарные карточки, книги, журналы и др.)	197
  Документы о проведении зачетов взаимных требований (акты, справки, сведения, реестры и др.)	201
  Акты сверки расчетов между организациями	202
  Документы по начислению зарплаты работникам (табели учета рабочего времени, расчеты, справки и др.)	205
  Документы о премировании работников (докладные записки, расчеты, списки и др.)	209
  Журналы регистрации расчетно-платежных ведомостей по зарплате, ведомостей выдачи матпомощи и др.	210
  Документы о выплате пособий, пенсий, об оплате листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию (заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения и др.)	215
  Документы о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях имущества (справки, акты, обязательства, переписка и др.)	216
  Рекламационные акты потребителей по забракованной продукции	217
  Листки нетрудоспособности	219
  Журналы регистрации листков нетрудоспособности	223
  Гарантийные письма	221
  Журналы регистрации исполнительных листов	222
  Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты, переписка и др.)	224
  Документы об использовании услуг электросвязи (счета-фактуры, расшифровочные ведомости, переписка и др.)	225
  Документы о налогообложении организаций (налоговые декларации, расчеты, отчеты, переписка и др.)	227
  Документы о подтверждении применения нулевой ставки НДС (заявления о ввозе товара и уплате НДС, марки таможенного контроля и др.)	228
  Документы об образовании, распределении, накоплении средств в обороте и о расчетах по средствам в обороте (справки, расчеты, переписка и др.)	229
  Документы о расходах на приобретение оборудования, производственных и жилых помещений (заявки, справки, лимиты, расчеты и др.)	230
  Доверенности на получение или выдачу денег, имущественных, материальных и других ценностей	233
  Документы по распределению прибыли и покрытию убытков организации (решения, протоколы и др.)	235
  Учетные документы (книги учета доходов и расходов, книги учета товаров (готовой продукции) и др.)	237
  Приходно-расходные книги по учету бланков строгой отчетности	239
  Расчетно-платежные ведомости по зарплате, ведомости выдачи матпомощи, списки работников на перечисление зарплаты и других выплат на счета в банк	206	3 года	При отсутствии лицевых счетов — 55 лет
  Положения о премировании работников организаций	208	3 года	После замены новыми, проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после замены новыми
  Переписка о выдаче и возврате бюджетных ссуд	213	3 года	После возврата (погашения) бюджетной ссуды
  Документы о социальных налоговых, имущественных налоговых вычетах и других вычетах при удержании подоходного налога (договоры, справки, квитанции и др.)	226	3 года	После окончания срока действия договора, проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после окончания срока действия договора
  Образцы подписей материально ответственных лиц (МОЛ)	231	3 года	После увольнения, смены МОЛ, проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после увольнения, смены МОЛ
  Договоры о материальной ответственности	232
  Книги учета депонированной зарплаты	211	3 года
  Документы к годовой бухгалтерской и (или) финансовой отчетности (таблицы, доклады и др.)	188	5 лет
  Переписка о передаче клиентов и банковских операций из одних банков в другие	190
  Переписка об открытии и ведении счетов юрлиц-нерезидентов	191
  Справки о балансодержателе и балансовой стоимости	212
  Документы по открытию, переоформлению и закрытию текущих (расчетных) и других банковских счетов, по оформлению полномочий на распоряжение ими (заявления, договоры, справки, карточки и др.)	214	5 лет	После закрытия банковского счета, выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после закрытия банковского счета
  Книги покупок	238	5 лет	С даты последней записи, при условии проведения налоговой проверки. Если она не проводилась — 10 лет с даты последней записи
  Лицевые счета (расчетные листки) по начислению зарплаты работникам	204	55 лет

  В таблице 2 указаны сроки хранения документов, которые отличаются по группам субъектов и (или) имеют различные дополнительные условия для их применения:

  Обратите внимание!
  Изменения с 27.10.2022 в Перечне N 140 для всех групп субъектов:
  — данный Перечень не содержит срок хранения в отношении актов проверок кассы;
  — документы по открытию, переоформлению и закрытию текущих (расчетных) и других банковских счетов, по оформлению полномочий на распоряжение ими (заявления, договоры, справки, карточки и др.) хранят 5 лет вместо 3 после закрытия банковского счета. Они выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки. Если она не проводилась — 10 лет после закрытия банковского счета;
  — лицевые счета (расчетные листки) по начислению зарплаты работникам хранят 55 лет вместо 75;
  — расчетно-платежные ведомости по зарплате, ведомости выдачи матпомощи, списки работников на перечисление зарплаты и других выплат на счета в банк при отсутствии лицевых счетов хранят 55 лет вместо 75.

  Читайте этот материал в ilex >>*
  * по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

  Сколько хранятся авансовые отчеты в архиве организации

  Сколько хранятся авансовые отчеты в архиве организации — минимум 5 лет. Такой срок установлен законодательными актами для первичных бухгалтерских документов.

  Срок хранения авансовых отчетов

  Авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации. Его форма ОКУД 0302001 унифицирована, но необязательна к применению. Организации вправе разрабатывать собственный бланк авансового отчета, закрепив его в учетной политике. Общепринятая унифицированная форма АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата № 55 от 01.08.2001.

  

  Принадлежность авансового отчета к первичным бухгалтерским документам определяет, сколько хранятся авансовые отчеты подотчетных лиц — не менее 5 лет после окончания отчетного периода. Сроки определены в законодательных нормативах:

  • НК РФ (п. 8 ч. 1 ст. 23, ч. 4 ст. 283);
  • 402-ФЗ от 06.12.2011 (п. 1 ст. 29);
  • приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 (ч. 4.1, п. 277).

  Для первичных документов бухгалтерии определен общий срок хранения — 5 лет после окончания отчетного периода. В приказе Росархива № 236 есть примечание: если проводится проверка, то бухгалтерская документация хранится до принятия решения по делу.

  В НК РФ не все так однозначно. Здесь организация обязана хранить первичку, подтверждающую расходы на нужды организации и влияющую на налогооблагаемую базу. В 2022 году период сохранности увеличили до 5 лет (п. 8 ч. 1 ст. 23 НК РФ). Но в ст. 283 НК РФ указано, сколько лет хранить авансовые отчеты в бухгалтерии и др. первичку при переносе убытков на будущее — в течение всего срока, пока плательщик уменьшает текущую базу на суммы ранее полученных убытков (ч. 4 ст. 283 НК РФ). Во избежание штрафов со стороны ФНС храните документы по максимальным нормам.

  Налоговая отчетность тоже хранится в течение 5 лет после ее формирования (пп. 310–313 приказа Росархива № 236). А вот срок хранения отчетов в ПФР и ФСС отличается: отчетность в ФСС хранится 5 лет, а в ПФР — 6 лет на бумаге и 75 лет в электронной форме (п. 624 приказа Росархива № 236, ч. 4 ст. 8 27-ФЗ от 01.04.1996).

  Эксперты КонсультантПлюс разобрали порядок заполнения и представления авансового отчета в 2022 году. Используйте эти инструкции бесплатно.

  Правила хранения отчетности

  Единого свода правил сохранности документации не предусмотрено. Период, сколько должна храниться бухгалтерская и налоговая отчетность, закреплен и в НК РФ, и в 402-ФЗ. В законе о бухгалтерском учете прямо говорится, что компания обязана хранить первичную документацию (ст. 29 402-ФЗ).

  Основные требования, как хранить документы бухучета, установлены в Положении о документообороте в бухгалтерском учете № 105 от 29.07.1983. В Положении приводятся такие правила (п. 6):

  1. Бухгалтерские первичку и регистры необходимо передавать в архив.
  2. В организации (до передачи в архив) следует хранить бумаги в закрывающихся шкафах, в специальных помещениях.
  3. Ответственность за сохранность лежит на лицах, назначенных главным бухгалтером.
  4. Авансовые отчеты, кассовые ордера, банковские выписки комплектуются и переплетаются в хронологическом порядке.

  Порядок архивной деятельности утвержден 125-ФЗ от 22.10.2004. По правилам компании вправе, но не обязаны создавать собственные архивы. Обязанность заключается в обеспечении сохранности регистров и первичной документации в течение нормативного срока и предоставлении необходимых бумаг по запросу контролеров.

  Ответственность за нарушения

  Если нарушить срок хранения бухгалтерской отчетности в организации (равно как и первичных учетных документов), организации грозят административная ответственность и штраф. За несоблюдение правил сохранности и комплектования бухгалтерской и кадровой документации придется заплатить (ст. 13.20 КоАП РФ):

  • физическим лицам — от 1000 до 3000 рублей;
  • должностным лицам — от 3000 до 5000 рублей;
  • юридическим лицам — от 5000 до 10 000 рублей.

  За грубое нарушение требований к бухучету и отчетности, в том числе и за отсутствие необходимой документации, штрафуют по ст. 15.11 КоАП РФ. Взыскания таковы:

  • при первом нарушении — от 5000 до 10 000 рублей;
  • при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация от 1 до 2 лет.

  Если при налоговой проверке налогоплательщик не представит первичку в указанные сроки, то ему назначат штраф — по 200 рублей за каждый непредставленный документ (ст. 126 НК РФ). Если же первичка отсутствует и нет доказательств того, что она существовала, но утрачена в связи с форс-мажором, кражей, то в случае занижения налоговой базы с плательщика взыщут от 20 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Если инспектор докажет, что бюджет пострадал, назначат штраф в размере 20 % от неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей. Кроме того, при обнаружении неподтвержденных затрат ИФНС вправе снять расходы и доначислить налог. И затем назначить пени и штрафы.

  Похожие публикации:

  1. 8 800 302 31 38 чей номер
  2. Binancezh io что это
  3. Как продавать на nft аукционе
  4. Компания ubit чем занимается