Интранет портал организации что это

Интранет-портал: каким организациям нужна данная технология и зачем

Всем известно, что успешная работа компании строится в основном силами команды. Но зачастую сотрудники мало мотивированы, плохо понимают свои обязанности и функционал, не умеют общаться друг с другом, а значит, и работать в коллективе. Как исправить ситуацию? На помощь может прийти создание единого информационно-рабочего пространства внутри компании.

Корпоративный портал = интранет?

В первую очередь определимся с терминологией. С точки зрения технологий корпоративный портал и интранет — разные понятия.

Интранет, или интрасеть — это, как следует из названия, внутренняя сеть для сотрудников, работающая по тем же принципам, что и интернет, закрытая для посторонних пользователей [1] . Технически наполнение этого виртуального пространства «для своих» может быть любым: например, небольшой сайт (или даже несколько для разных отделов), набор документов для внутреннего пользования или общая база клиентов, доступная только сотрудникам. От обычной локальной сети интрасеть отличает использование web-технологий, то есть возможность входа пользователя через обычный интернет-браузер [2] .

Корпоративный портал (КП) — современная разновидность содержимого внутренней сети организации, многофункциональный сервис, который может обеспечивать доступ к программам документооборота, к планировщику задач, к платформе для видеоконференций и многим другим возможностям в зависимости от потребностей компании. Портал может быть выполнен на базе различных платформ, например, известные «Битрикс24», Yammer, Jive, CyberCloud, Microsoft SharePoint, Podio.

Итак, если интранет — это внутренняя сеть компании в целом, то КП — внешний интерфейс такой сети [3] . Однако все чаще корпоративные порталы для сотрудников именуют просто «интранет». В рамках данной статьи мы будем придерживаться этого же принципа и использовать термины «интранет», «интрасеть» в значении «корпоративный портал».

Функционал интранет-портала

Некоторые считают, что создание внутреннего корпоративного портала приносит пользу лишь крупным компаниям. Безусловно, именно они получают максимальную отдачу от этого решения, но многие функции необходимы и небольшим фирмам. Итак, какие задачи может решить внедрение интранета?

Создание общего информационного пространства
Пользователи корпоративного портала смогут иметь под рукой все необходимые рабочие документы, в любой момент времени, из любой точки земного шара и практически с любого современного устройства, что очень важно для компаний с несколькими филиалами или удаленных сотрудников.
Кроме того, интранет может все, что раньше решалось с помощью почтовых рассылок: здесь можно разместить объявления от руководства компании, новости и изменения в политике фирмы, правила и инструкции.
Обучение персонала
Многие компании формируют собственную «базу знаний» или FAQ, которые помогут новичкам быстрее освоить уникальные техники, применяемые в отделе, изучить принятую в фирме терминологию, проникнуться корпоративным духом. И все это без помощи наставника, то есть без дополнительных затрат на обучение;
Формирование корпоративной культуры
Даже простейшие возможности интранета, например, наличие карточек сотрудников, помогут любому работнику лучше узнать структуру компании, своих коллег и их функции. Может быть, для небольшой фирмы это не столь важно, но в крупных корпорациях, а также при удаленной работе персонала это необходимый сервис. Оповещения о предстоящих днях рождения сотрудников, интерактивные голосования, объявления и онлайн-обсуждения важных тем помогут превратить рабочий коллектив в команду.
Коммуникации
Еще недавно для передачи задания или сообщения к сотруднику необходимо было подойти лично или отправить e-mail. С интрасетью такой подход в прошлом: планировщики задач решают эту проблему. На интранет-портале можно найти контакты любого сотрудника и во многих случаях даже позвонить ему прямо через встроенный сервис. Не нужно тратить время на поиск работника, отвечающего за тот или иной вопрос, искать его по этажам здания, выяснять, кто заменил этого сотрудника на время отпуска и т.д.: все можно быстро увидеть на портале.
Контроль
Для руководителей фирм любого размера немаловажной является возможность контролировать рабочий процесс. Корпоративный портал позволяет сделать это в любой момент времени: проверить, какую задачу в данный момент выполняет отдел или конкретный сотрудник, какое количество времени было затрачено на ту или иную деятельность.
Безопасность
Многие помнят, какой скандал разразился в США после взлома рабочей переписки на личной почте высокопоставленных чиновников [4] . Интрасеть может быть и не способна на сто процентов защитить данные компании от проникновения хакеров, но она гораздо безопаснее, чем бесплатные почтовые сервисы или мессенджеры, которыми неизбежно пользуется большинство сотрудников при отсутствии корпоративных.

Все перечисленное — лишь часть тех возможностей, которые способен дать интранет, и количество доступных сервисов постоянно растет.

Это интересно
По статистике [5] сотрудники тратят непосредственно на выполнение своих обязанностей в среднем около 18% всего рабочего дня. Более 30% времени они тратят впустую: на общение через внешние (некорпоративные) мессенджеры (10%) и соцсети (12%), а также на чтение новостей, книг и изучение сайтов (10%). Около 17% времени сотрудник отсутствует за компьютером.

Как внедрить интрасеть в организацию?

Существует три основных способа создания интрасети:

разработка корпоративного портала исходя из потребностей фирмы на базе существующей платформы;
покупка и внедрение готового «коробочного» решения;
подключение к «облачному» сервису [6] .

Как правило, первый вариант — самый затратный (особенно при использовании платформ с платной лицензией), долгий и сложный, однако позволяет учесть все требования и пожелания фирмы, создать собственную уникальную систему.

Второй вариант — более бюджетный и быстрый в исполнении. Он подходит тем компаниям, которых устраивают стандартные возможности «из коробки», а также тем, кто пока не определился, какие функции понадобятся в дальнейшем. По мере развития фирмы такой портал можно дорабатывать.

Самые низкие первоначальные затраты — у третьего варианта, однако он требует регулярного внесения абонентской платы и, по мнению специалистов, подходит лишь небольшим и средним фирмам [7] .

Вне зависимости от выбранного типа для внедрения корпоративного портала лучше обратиться в специализированную компанию, которая имеет опыт подобных проектов. Профессиональные разработчики смогут рассказать о плюсах и минусах конкретных решений и платформ, подобрать оптимальный вариант, исходя из потребностей, планов развития, технических ресурсов и бюджета организации.

Плюсы и минусы корпоративного портала

Итак, как мы сказали выше, интранет позволяет автоматизировать и упростить многие аспекты рабочего процесса, сократить пустые траты рабочего времени персонала, сформировать корпоративную культуру. Однако стоит упомянуть и недостатки, которые часто присущи этому решению:

Чрезмерная официальность. Как ни крути, корпоративный портал — хорошая среда для работы, но не для общения или совместного решения творческих задач. Сам интерфейс настраивает сотрудников на рабочий лад, да и возможности интранета в этой части ограничены.?
Малая вовлеченность пользователей — следствие предыдущего пункта. Управление порталом — задача администратора, а пользователи не заинтересованы в наполнении сети интересным контентом.
Отсутствие обратной связи. Руководитель не видит реакции пользователей на те или иные решения, не может обсудить с ними идеи и предложения.
Ощущение работниками давления и контроля. Разумеется, контроль — одна из функций портала, но во многих случаях интранет из удобного инструмента превращается в бесконечную череду получения задач и написания отчетов.
Нехватка общения. Те самые урезанные порталом пустые траты рабочего времени дают сотруднику возможность общаться с разными работниками, обсудить решения руководства, похвастаться успехами по проекту или просто перекинуться парой слов о погоде. Это и небольшой отдых, и налаживание отношений между людьми. С порталом сотрудник может решать большинство вопросов, не вставая с кресла, но может сложиться ситуация, когда работающий долгое время человек знает своих коллег только по рабочим карточкам и коротким телефонным разговорам.

Создание виртуального рабочего пространства в каждой компании — лишь вопрос времени, ведь подобные инновации помогают развитию фирмы. Однако необязательно выбранным решением должен быть корпоративный портал, так как ему присущи серьезные недостатки.

Что такое корпоративный портал и интранет?

Каждое предприятие – это сложный механизм, который функционирует эффективно только за счет слаженности рабочих процессов. Чем предприятие крупнее – тем его структура неоднороднее и разветвленнее, и персоналу из одних отделов сложнее понять представителей других. Именно с целью согласования рабочих процессов и способствованию адекватного восприятия корпоративной информации всеми представителями фирмы и были изобретены такие системы как интранет.

Интранет портал представляет собой внутреннюю корпоративную систему компании, которая объединяет пользователей в сеть и, тем самым, инициирует повышение эффективности работы организации. Интранет сравним с интернетом, с той только разницей, что первый доступен лишь ограниченному количеству пользователей – сотрудникам компании, в то время как второй открыт для всех. Интранет подразумевает всю сеть с ее техническим базисом – оборудованием, компьютерами и т. п.

Корпоративный портал – это программная сторона интранета, которая, как правило, имеет вид веб-страницы. Она может базироваться на основе «Битрикс24», Yammer, Jive, CyberCloud, Microsoft SharePoint, Podio и аналогов. Попасть на корпоративный портал могут все участники сети, имеющие соответствующий доступ и ссылку. На страничке допускается сосредоточение всех инструментов, востребованных бизнесом: финансовых программ, планировщиков, платформ для видео-звонков и т. п.

Несмотря на тот факт, что корпоративный портал – это внешний интерфейс интранета, здесь мы будем использовать оба термина в качестве синонимов для обозначения внутрикорпоративной сети.

Создание корпоративного портала актуально для организаций с большими потоками информации, руководство которых стремится взять их под контроль, упорядочить, систематизировать.

Разработка информационного портала – это всегда первый шаг в сторону повышения качества работы персонала, а значит, и в сторону роста прибыли. Доверять эту задачу следует опытным профессионалам с соответствующим стажем.

Корпоративный портал:основные функции

Рассмотрим функции, которыми наделен корпоративный портал:

Совместная работа над проектами и документами. Сотрудники компании могут сообща составлять чек-листы и контракты, заходить в систему управления временем, настраивать фильтры, использовать базовые шаблоны и конструкторы для офисной документации;
Возможность импорта и экспорта документов, эффективный и быстрый обмен информацией внутри компании. Коллектив может читать загруженные документы без необходимости их скачивания;
Удобная CMS с широким функционалом. За счет этого обеспечивается простота доступа к корпоративному порталу, удобство его использования рядовыми членами команды;
Управление персоналом. Представителям отдела HR становится понятна структура предприятия, они могут без проблем получать информацию о сотрудниках на корпоративном портале;
Формирование и укрепление корпоративной культуры. Интранет компании позволит дать представление о ее целях и ценностях. А коммуникации между персоналом, инициированные проектом, поспособствуют сплочению коллектива;
Контроль. У руководителя всегда есть возможность контролировать рабочий процесс, отслеживать системы управления временем, смотреть рабочие переписки, оценивать степень занятости персонала;
Безопасность. По статистике, корпоративные веб порталы гораздо более защищены от утечек информации, чем почтовые ящики и мессенджеры;
Построение корпоративной базы знаний. Формирование архива важной электронной документации. Концентрация информации, касающейся деятельности компании и актуальных бизнес-процессов в одном месте, с быстрым доступом к ней.

Используя вышеперечисленные функции, компания-заказчик может рассчитывать на повышение эффективности работы в организации и быструю окупаемость инвестированных средств.

Индивидуальная разработка информационного портала

Наиболее трудоемким процессом является разработка корпоративных порталов по индивидуальному заказу. В процессе работы с такими заказами мы тщательно изучаем потребности клиента, вникаем в бизнес-процессы и, учитывая нюансы, предлагаем несколько вариантов макета. После согласования непосредственно с руководителем мы приступаем к верстке, программированию отдельных модулей.

Ключевые плюсы индивидуальной разработки

Корпоративный портал, отвечающий потребностям именно Вашей организации
Гибкость доработок. Продукт, сделанный нами с нуля, может быть доработан другой командой разработчиков
Надежность. Перед запуском проекта проводится многопрофильное тестирование и устранение брешей безопасности
Поддержка. Мы поможем по любым вопросам, связанным с работой на корпоративном портале

Из каких этапов состоит разработка информационного портала?

Проектирование – фундаментальный процесс, который занимает около 30 процентов всего рабочего времени. На него отводится составление ТЗ, согласование сроков, постановка задач.
Разработка динамических макетов – на данном этапе происходит согласование дизайна будущего портала, доработка в соответствии с требованиями клиента.
Программирование – разработка самого программного обеспечения корпоративного портала, модулей, составных частей.
Интеграция – ведущий специалист нашей компании берется за верстку портала и соединяет программное обеспечение с дизайном.
Наполнение тематическим контентом, публикация пользовательской информации.
Отладка – ключевой этап, на нём происходит проверка соответствия выполненного проекта поставленному заданию.
Размещение – разработка динамических проектов требует мощных ресурсов. Мы поможем клиенту выбрать сервер и сделаем портал открытым для всех пользователей.
Сдача проекта заказчику

Что мы предлагаем?

Мы можем разработать корпоративный портал на основе существующего решения, например, sharepoint или разработать специализированное решение, отвечающего вашим потребностям, на технологиях Microsoft и Oracle. Мы не раз разрабатывали порталы с возможностью распределенного доступа, совместного администрирования, электронным документооборотом и многими другими полезными функциями.

Наши клиенты могут рассчитывать на:

Комплексный подход с использованием инновационных технологий
Надежность и безопасность полученного портала
Гибкость – доработки сайта смогут вести при необходимости и другие команды разработчиков

Что такое интранет, и как его разработать

Внутренний интранет-портал часто путают с корпоративным сайтом. В реальности это два совершенно разных инструмента. Рассмотрим, что представляет собой внутренний портал компании, для чего он необходим, в чем его плюсы и минусы, а также как проходит процесс его разработки.

Что такое внутренний интранет-портал (примеры)

Обеспечение удобной коллективной работы сотрудников компании;
Обеспечение максимально эффективной внутренней коммуникации между сотрудниками.

Например, для результативного и грамотного решения этих задач intranet-портал может включать такие «подсистемы»:

корпоративные документы (устав компании, структура, инструкции);
информацию о сотрудниках (контакты, должности, достижения);
обновляемые данные (распоряжения, приказы, объявления);
единую базу данных с шаблонами, справочной информацией, архивами;
инструментарий для общения (опросы, форумы, анкеты);
корпоративные механизмы (проекты, задачи, заявки на покупку оргтехники) и т. д.

Практика показала, что технология интранет способна эффективно решать рабочие вопросы, касающиеся контроля выполнения сотрудниками их задач, анализа работы компании, автоматизации бизнес-процессов, взаимодействия с потребителями и т.д.

Зачем нужен intranet-портал

Разработка интранет-портала — важный шаг для компаний, которые имеют в штате удаленных работников. Так как интранет для сотрудников позволяет полностью отказаться от бумажных документов. Разумеется, если в компании трудится всего несколько человек, разработка intranet-портала будет неоправданной.

Поэтому внедрять интранет, например, рекомендуется в случаях, когда:

Необходимо оптимизировать рабочее время. Работники могут тратить много времени на поиски необходимой информации, ее обработки, взаимодействия с работниками других подразделений и т. д.
Появляется необходимость сделать работу сотрудников более эффективной. С помощью интранета все сотрудники будут в курсе текущих корпоративных событий, смогут пользоваться общей базой данных, лучше взаимодействовать с другими филиалами.
Нужно повысить контроль и управляемость компании. С интранетом работа всех подразделений и каждого сотрудника станет наиболее прозрачной, можно будет эффективнее контролировать занятость работников.
Возникает необходимость в сжатые сроки повысить эффективность всего бизнеса в рамках управленческих решений. Интранет поможет оптимизировать основные бизнес-процессы, что, в свою очередь, может привести к увеличению дохода компании и повышению ее конкурентоспособности.
Решение создать интранет также станет оптимальным и для тех компаний, в которых остро стоит вопрос скорейшей адаптации либо обучения работников.

Преимущества и недостатки создания интранета для сотрудников компании

Главные преимущества создания интранета для сотрудников компании заключаются в возможности

упростить и автоматизировать рабочие процессы;
наладить процессы обучения персонала;
сократить временные затраты на работу с документами.

Среди недостатков интранет-портала, например, можно выделить

риск возникновения у сотрудников ощущения давления и контроля со стороны руководства компании.
необходимость адаптации сотрудников к системе, что может занять время.

Процесс разработки интранет-портала

Процесс разработки и внедрения технологии интранет можно разделить на следующие шаги:

Сбор требований и планирование проекта. На этом шаге определяются основные цели проекта, собираются данные от всех лиц, которые заинтересованы в создании интранета для сотрудников компании.
Формирование информационной архитектуры интранет-портала. Структурирование всей собранной на предыдущем шаге информации. Процесс подразумевает сбор и предоставление данных в том виде, в котором они будут показаны пользователям. Информационная архитектура позволяет ускорить поиск данных таким образом, чтобы они были доступны в несколько кликов.
Оптимизация бизнес-процессов. Основные функции интранет-портала позволяют сформировать не просто базу данных, но и автоматизировать наиболее ресурсоёмкие корпоративные процессы.
Формирование дизайна интранета. В данном случае дизайн подразумевает не только графическую составляющую, но и предоставление пользователям максимально удобного доступа к информации. Разработка и реализация дизайна интранет-портала выполняется параллельно с программистами, работающими над структурой платформы.
Наполнение платформы информацией. Здесь необходимо внести нужные документы и данные в систему так, чтобы информацией было удобно пользоваться тем сотрудникам, которые будут с ней взаимодействовать. Также можно настроить уровни доступа к информации для каждого сотрудника.
Продвижение проекта среди работников, их обучение. Этап подразумевает составление писем с оповещением о запуске интранета и их рассылку всем работникам.

Функции интранет-портала

Основная цель разработки intranet-портала — формирование единого информационного пространства для компании. Среди главных функций интранет-портала можно выделить:

Управление документами. Интранет позволяет упростить работу с файлами для сотрудников предприятия.
Корпоративный календарь. Полезный модуль, который позволяет предоставлять работникам компании информацию о предстоящих корпоративных событиях.
Автоматизация бизнес-процессов. При помощи intranet-портала можно автоматизировать рутинные процессы, такие как распределение среди сотрудников задач, утверждение документации и др.
Виртуальный информационный стенд. Инструмент позволяет удобно хранить и предоставлять важную информацию сотрудникам компании.
Организационная схема. Предоставляет работникам компании информацию о том, кто и за что отвечает.
Планирование, учет времени. Интранет повышает показатели дисциплины среди работников, помогает эффективнее оценивать затраты времени на решение определенных задач.

Выводы

Интранет-портал позволяет наладить бизнес-процессы, сделать коммуникацию между сотрудниками более комфортной.
Такое решение открывает широкие возможности в плане социализации и общения между работниками.
Собственный интранет-портал поможет усилить контроль за качеством выполненной работы и оптимизировать действия сотрудников, достигнув более высокой эффективности.

Внутренний интранет-портал как инструмент управления

— это виртуальный «центр коммуникаций» компании. Он помогает:

Сотрудникам — сплотиться в единую команду (даже если они находятся в разных городах);
Менеджерам — контролировать сроки выполнения рабочих заданий, повышать управляемость компанией.

Компания ProNET — производитель интеллектуальных продуктов. Наша стратегическая цель — создание эффективной организации, представленной во всех сегментах Украины. Для этого мы консолидируем профильные активы, совершенствуем систему управления проектами и бизнесом в целом; в частности, уделяем большое внимание использованию новейших технологий для автоматизации основных .

В связи с экспансией в регионы возникла острая потребность в расширении штата компании: на сегодняшний день у нас работают более 170 сотрудников в головном офисе и в региональных представительствах. Бурный рост компании, в свою очередь, потребовал стандартизации работ, четкого планирования и контроля, постоянной связи с сотрудниками удаленных подразделений.

Мы понимали, что отдельные меры здесь не помогут: нужно объединять имеющиеся информационные ресурсы, создавать корпоративный — единое информационное пространство. И такое решение было принято.

Для реализации проекта создали рабочую группу из специалистов нашей компании. Руководство группой было поручено заместителю директора, который отвечает за обеспечение качества и организацию внутренних процессов.

Рабочей группе были поставлены задачи, которые можно сгруппировать в три направления:

Взаимоотношения между сотрудниками, внутрикорпоративные коммуникации:
- Описать функциональные/служебные обязанности для всех сотрудников (для всех должностей);
- Разработать положение «О взаимодействии подразделений компании»;
Работа с клиентами:
- Создать единые корпоративные правила/стандарты обслуживания, организации работ и коммуникации подразделений, участвующих в планировании и реализации комплексных ;
- Оптимизировать и автоматизировать процесс «управление договорами»;
Работа с сотрудниками: максимально сократить период адаптации новичков, а также временные затраты на решение их типичных проблем.

В итоге получился комплексный проект, который привел к изменению, доработке и формализации многих процессов. Самое интересное, что столь масштабный проект нам удалось реализовать фактически с «нулевым» бюджетом и собственными силами.

Для начала мы определили:

Цели;
Временные рамки проекта;
Состав рабочей группы.

Особое внимание хочу обратить на необходимость четко устанавливать сроки. Если лимиты времени не зафиксированы, то, приступая к выполнению работ, исполнители нередко обрекают себя на «вечный проект». Это большая ошибка. Крайне важно четко расставить не только финальные «контрольные точки» (сдача), но и промежуточные — подведение итогов, анализ достигнутых результатов. Кроме того, важно правильно сформировать команду: здесь главное — не количество людей «на борту», а то, понимают ли они значимость проекта, хотят ли с его помощью сделать компанию лучше.

При реализации проектов, связанных с изменениями привычного алгоритма работы, инициаторы неизбежно сталкиваются со скрытым или явным сопротивлением. Мы были готовы к этому. Чтобы предупредить возможное недовольство, вели разъяснительную работу с сотрудниками:

Рассказывали о том, что разрабатывается , что благодаря его работе каждый из них получит определенные выгоды.
На общем собрании сообщили людям об идее, а также целях портала. Затем провели собрания в каждом отделе — рассказали, какую выгоду принесет сотрудникам правильная организация работ. Провели опрос коллег о необходимых модулях и собрали пожелания.;
Организовали постоянную обратную связь;
Фиксировали конструктивные предложения коллег.

На первом этапе были разработаны ключевые блоки внутреннего портала:

«Модель компании», «автоматизация согласования договоров», «база знаний»;
Ряд специальных сервисов: внутрикорпоративный справочник сотрудников; личная карточка сотрудника; список дней рождения; новостная лента; календарь событий; техническая поддержка (Service Desk), список услуг компании (см. Рис. 1 и 2).

Рис. 1. Личная карточка сотрудника

Рис. 2. Система управления файлами

В качестве инструмента решения этих задач была выбрана система Business Studio. Построение «бесшовной» системы управления (включающей моделирование, регламентацию и контроль исполнения ) удалось решить путем интеграции систем Business Studio и DIRECTUM:

Сначала в системе Business Studio была выстроена архитектура компании в целом и основных операционного уровня;
Затем уже оптимизированные (например, «управление договорами») были автоматизированы с помощью системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.

Интеграция этих двух систем позволила быстро выстроить оптимальные, работающие без сбоев . Теперь портал помогает нам:

Формализовать и оптимизировать ;
Проектировать и корректировать организационную структуру, штатное расписание, построение организационной диаграммы (см. Рис. 3);
Формировать регламентирующую документацию в соответствии со стандартами ISO и др.

Описав «как есть», мы создали диаграммы, с помощью которых определили основных участников процесса, требования к срокам выполнения, необходимые документы и ряд других параметров (например, согласование договоров — см. Рис. 4). После завершения формализации , для каждого из них были назначены «владельцы» и «исполнители».

Затем были разработаны:

Положения о подразделениях (место в организационной структуре, права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями, показатели оценки эффективности и пр.);
Должностные инструкции специалистов компании (см. Рис. 5).

Рис. 3. На портале можно увидеть (и скорректировать) оргструктуру компании

Рис. 4. Пример рабочей схемы

Рис. 5. Должностные инструкции специалистов на портале

Мы творчески подошли к решению поставленных перед нами задач, поэтому в итоге получился далеко не типичный корпоративный портал:

, здесь сотрудники могут найти организационную структуру и должностные инструкции, которые построены на реальных компании (с детализацией до конкретного исполнителя, указанием рамок его ответственности, а также степени влияния на конечный результат).

, благодаря новый стимул к развитию получил уже действующий внутренний проект «Знак качества». Цель проекта — собирать идеи и предложения сотрудников, касающиеся улучшений и модернизации существующих . В Service Desk была создана специальная очередь, где принимаются предложения сотрудников, а также контролируется ход их обсуждения/доработки/внедрения.

, автоматизировав процесс согласования договоров, нам удалось минимизировать возникающие при их составлении риски. Например, теперь:

Почти вся информация автоматически вносится в шаблон договора;
Появилась возможность защищать определенные поля от редактирования (а значит, и внесения ошибок);
Для согласований документа используется электронная подпись.

Компания получила отличный инструмент — специально разработанный и настроенный под наши потребности. Для средних и крупных компаний с большим количеством сотрудников, развитой филиальной структурой и клиентов внедрение корпоративного портала уже давно не роскошь, а настоятельная необходимость.

Новый значительно повысил эффективность нашей работы! Вот лишь первые результаты:

Существенно вырос уровень исполнительской дисциплины;
Оптимизирована работа с договорами:
- Сократилось время подготовки и согласования договоров (в среднем на 50%);
- Повысилось количество согласованных в срок договоров (с 55 до 90%);
- Снизилась трудоемкость выполнения работ по договору на этапе регистрации (с трех до одного );
- Уменьшилось количество итераций при согласовании договора в одном подразделении (в среднем с пяти до двух).
Сократилось время адаптации новых сотрудников (с четырех до двух недель);
Компания получила сертификат «Система управления качеством» ISO 9001:2009;
Наша команда стала победителем конкурса Intranet Awards в номинации .

Награждение компании ProNET, победившей в конкурсе Intranet Awards

Но самое главное — изменение людей: команда стала дружной, все работают более согласованно, добиваются лучших результатов.

Что еще важно? Мы убедились в том, что поддержка и модернизация внутреннего портала требует постоянной работы, — это не тот проект, который можно сделать и забыть. Поэтому наша команда не останавливается на достигнутых результатах — мы уже готовимся к редизайну портала! В частности, планируем:

Автоматизировать процесс «Подготовка коммерческого предложения»;
Внедрить модуль «Кадровые процессы» (здесь будут автоматизированы следующие процессы: подбор кандидатов, контроль завершения испытательного срока, оформление в штат, увольнение, перевод и назначение, согласование кадровых документов, учет командировок );
Провести двустороннюю интеграцию функций (данных) с программой «1С».

Будем рады поделиться накопленным опытом и рассказать о достигнутых успехах.

Компания ProNET основана в 1997 году. Один из ведущих системных интеграторов Украины. Главные направления деятельности: инфраструктурные комплексы для зданий и кампусов; электрооборудование зданий; сети и телекоммуникационные системы; комплекс технических средств охраны; противопожарная защита зданий; центры обработки и хранения данных; управление ; прикладная среда предприятия; системы электронного документооборота; сервисная поддержка; и аутсорсинг; обучение сторонних специалистов. Численность персонала — 170 человек.

Опубликовано по материалам:
Журнал Менеджер по персоналу