Как вести учет финансов

Как правильно вести финансовый учет: три самых важных отчета для вашего бизнеса. Организация и ведение финансового бухгалтерского учета

Финансы в бизнесе — это не пустые цифры в Excel, а данные, на основании которых предприниматель принимает решения. Чтобы понять, успешен ли бизнес, сколько реальной прибыли он приносит, почему появляется кассовый разрыв и как исправить положение в случае убытка, важно разобраться, как правильно вести финансовый учет. В этом помогут три главных отчета. Фактически, финансовый учет и есть совокупность этих отчетов: отчет о движении денежных средств (ДДС), отчет о прибылях и убытках (ПиУ) и отчет по балансу. В этой статье мы разберем, как вести финансовый учет в бизнесе эффективно и с минимальными временными затратами.

• Отчет о движении денег (ДДС)
• Отчет о прибылях и убытках предприятия (ПиУ)
• Баланс
• Как вести финансовый учёт просто, затрачивая минимум времени?

Расскажем, как вести финансовый учет в бизнесе, а также возьмем на себя кадровые и бухгалтерские вопросы. Вы сможете заняться развитием бизнеса, ни о чем не беспокоясь!

1. Отчет о движении денег (ДДС)

Показывает, количество поступивших и ушедших денег на расчетных счетах.

Помогает предсказать кассовый разрыв: критическую точку, когда вам не хватит денег на оплату аренды, покупку товара или выплату зарплаты сотрудникам.

Отчет о движении денежных средств показывает:

• С какой суммой на счету фирма начала месяц.
• Сколько получили и потратили в течении месяца.
• Сколько осталось в конце.

Остаток — это переходящее сальдо.

Важно, чтобы в отчете отражались все счета: расчетные счета в банке, электронные кошельки, наличная касса, сейф, а также фиксировались все расходы по трём направлениям деятельности:

• операционная: покупка и продажа товаров, зарплаты сотрудников, аренда офиса, лизинг авто;
• инвестиционная: покупка и продажа оборудования или автомобилей доставки, разработка интернет-магазина;
• финансовая: кредиты и выплата дивидендов.

Дополнительно можно разбить каждое направление на статьи расходов. Это позволит более детально отслеживать, куда компания тратит деньги.

Не обязательно дробить слишком подробно, можно объединить по категориям. Например, канцелярия, вода, чай и кофе в офис могут быть списаны «на нужды офиса», а топливо, техобслуживание автомобилей и мелкий ремонт — на «транспорт».

Частоту, с которой необходимо сверять отчет и реальное положение дел, каждый предприниматель определяет для себя сам. Можно делать это в конце каждого рабочего дня, можно раз в неделю или месяц.

2. Отчет о прибылях и убытках предприятия (ПиУ)

Отчет о прибылях и убытках предприятия показывает результат деятельности компании за отчетный период. Он содержит данные о выручке и расходах бизнеса, которые основываются на закрывающих документах. Анализ отчета о прибылях и убытках помогает оценить чистую прибыль: доход – расход. Формула простая, но большинство бизнесменов считает прибыль неправильно.

Рассмотрим пример.

У Егора бизнес по производству крафтовой упаковки — пик продаж приходится на праздники, когда люди массово покупают и упаковывают подарки. Дела идут хорошо, заказов много, деньги на счете есть. Но когда приходит время платить зарплату и закупать новую бумагу для производства, хватает только на оплату аренды. Регулярно приходится брать в долг, покупать материалы в рассрочку. Основные деньги на счетах — кредитные деньги. Егор составил отчет о прибылях и убытках предприятия и понял, что сумма на счету не является прибылью. Он уже полгода работает в минус, нужно менять финмодель или закрывать компанию.

3. Баланс

Анализ балансового отчета помогает оценить чистую стоимость капитала, понять, становится ли бизнес прибыльнее и из чего состоит прибыль. Балансовый отчет состоит из активов и пассивов компании. Активы — все имущество, которое находится в компании и обеспечивает ее работу: техника, мебель, служебный автомобиль, оборудование для производства и даже дебиторская задолженность. Нематериальные активы — ценность бренда, товарный знак, патент. Ценность всех активов в способности генерировать прибыль. Пассивы — это средства, на которые куплены активы: личные средства собственника, накопленная прибыль или кредитные деньги.

Балансовый отчет на конец года может отличаться от других периодов. Например, Антон ведет бизнес по продаже подарков на Пасху и Рождество. Минимальный запас материалов на производство придется на март и ноябрь, так как всю продукцию заберут оптовики и розничные магазины для начала продаж. На балансе предприятия в активах будет минус, а в пиковый сезон подготовки к отгрузке товаров, напротив, большой запас.

Как вести финансовый учёт просто, затрачивая минимум времени?

Не спешите гуглить, чтобы узнать, как вести финансовый учет в Excel. Для этой цели есть более подходящие сервисы!

Отчет о движении денежных средств и отчет о прибылях и убытках предприятия — столпы управленческого учета. Оба отчета просто и удобно готовить в сервисе Seeneco , чтобы не ломать голову над тем, как вести финансовый учет в Excel.

Отчет о движении денежных средств формируется на основе фактических выплат и поступлений по всем счетам и кассам бизнеса и показывает остатки денег на начало и конец периода, денежные потоки по операционной, финансовой и инвестиционной деятельности.

Отчет о прибылях и убытках предприятия формируется на основе доходов и расходов, показывает прибыль в разрезе денежных потоков: по месяцам, по кварталу и году.

В Seeneco любую ячейку каждого отчета можно раскрыть: увидеть, какие операции составили ее результат, как деньги распределились по контрагентам.

Отчет можно скачать в Excel, чтобы продолжить работу в привычном инструменте, показать инвесторам или кредиторам.

Теперь вы знаете, как вести финансовый учет в бизнесе и понимаете, зачем составлять отчет о прибылях и убытках предприятия, отчет о движении денежных средств и отчет по балансу. Эти знания помогут предотвратить кассовый разрыв и минимизировать потери, если он все же наступил. О том, как вести финансовый учет в Excel, забудьте — есть более удобные современные сервисы для этих целей.

С пониманием того, как правильно вести финансовый учет, вы убережете свой бизнес от многих проблем. Отслеживайте ключевые показатели и будьте успешны!

3 способа вести учет личных финансов, не усложняя жизнь

В прошлой статье «Как начать вести учёт личных финансов» я упоминал способы ведения. Расскажу только о тех, которыми пользовался или пользуюсь сейчас.

Таблица в Excel

Популярный способ ведения учета. Удобный вариант — это таблицы от Гугл. Автоматически сохраняются все изменения, и внести данные можно с любого устройства. Выглядеть она может по-разному. Вариантов много, покажу свой, досталась она мне по подписке:

Здесь годовой план доходов и расходов. Веду ежемесячно, так как таблица не рассчитана на ежедневный учет. Таблица большая и объемная, и имеет множество вкладок. В будущем планирую сделать попроще. Найти шаблоны таких таблиц на просторах интернета можно везде, либо сделать самостоятельно. Минус только в том, что с мобильного устройства не всегда удобно вносить изменения, если у вас Гугл-таблица. Главное, чтобы было удобно её вести, не усложняя жизнь.

УЧЕБНИК Т—Ж
Курс: как справляться со стрессом
Бесплатный курс поможет чувствовать себя лучше даже в трудные времена

Изучить программу

Заметки

Это был основной способ ведения своего учёта. В них можно сделать таблицу, внести необходимые категории и составить бюджет на месяц. Минус в том, что нет формулы, в которую можно было бы вносить свои траты на ежедневной основе или как-то вносить коррективы, чтобы это тоже считалось автоматически. Плюс — проще и удобнее разбираться, особенно на начальном этапе.

Приложения

Notion. Не буду описывать полный разбор функций. Их много, поэтому остановимся на нужном. В самом приложении есть уже готовый шаблон для ведения доходов и расходов.

Можно сделать свою таблицу, либо ссылки на каждый месяц, и там вносить данные. Удобно, что есть категории. Их можно сортировать, добавлять или удалять. Добавлять описание к каждой категории и т.д. Разноплановость приложения помогает составить личный финансовый план. Или вообще не ограничиваться одним шаблоном и сделать несколько и вести их параллельно.

Само приложение бесплатное, на английском языке. Есть подписка, так как в бесплатной версии имеются ограничения на: количество блоков (в бесплатной их тысяча), загрузку файлов и число участников в команде (если ведёте семейный бюджет). Но даже бесплатной версии хватает на комфортное пользование.

CoinKeeper. У разработчика есть две версии этого приложения: CoinKeeper и CoinKeeper 3. Отличий между ними мало, пользоваться можно двумя. Им я пользуюсь на ежедневной основе.

В главном меню можно посмотреть все деньги, которые у вас есть: наличные, карточка, вклады, инвестиции и т.д. Есть возможность добавлять дополнительные категории или убрать то, что не нужно. Сразу же внести доходы и расходы, посмотреть историю и почитать советы. Нравится, что можно добавлять категории и устанавливать на них лимит, дабы удобнее было отслеживать траты.

Ещё есть тэги и комментарии. Их можно подписывать как и где угодно. Например, если заложен бюджет на подарки, и вы идёте в магазин, чтобы купить набор конфет, то это уже идёт в категорию не «Продукты», а «Подарки». Так и подписываем: название магазина, и комментарий, чтобы не спутать категории.

Здесь же посмотреть историю расходов и доходов, внести изменения или удалить операцию вовсе. Есть информация о расходах в виде инфографики, но это есть в любых подобных приложениях. Платная подписка имеется — она даёт возможность добавлять множество категорий. В бесплатной версии есть ограничение — до 10.

Это все способы, которыми я хотел поделиться. Если у вас есть другие, то расскажите о них в комментариях, будет интересно почитать.

Как вести учет финансов

Объедините всю отчётность из 1С в сервисе «Финансист» без программиста за 5 минут

Сэкономьте
50% стоимости «Финансиста»
по гранту для МСП

Сэкономьте 50% стоимости «Финансиста»
Объедините всю отчётность из 1С в сервисе «Финансист» без программиста за 5 минут
Как вести финансовый учёт — 9 шагов к порядку в финансах
Как вести финансовый учёт — 9 шагов предпринимателя к порядку в финансах

Неверный подход к ведению финансов компании может привести к ошибочным управленческим решениям и, как следствие, к закрытию бизнеса.

Екатерина Яхонтова, финансовый директор для малого бизнеса, поделилась с «‎Финансистом» кейсом своих клиентов и сформулировала 9 шагов по ведению финансового учёта, которые помогут малому и среднему бизнесу успешно развиваться.

Получайте статьи почтой
Присылаем статьи раз в 1-2 недели. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Екатерина Яхонтова
Финансовый директор для малого бизнеса

Не помню ни одной компании, у которой было бы всё хорошо с управленческим учётом. Предприниматели — как новички, так и «бывалые» — совершают одни и те же ошибки. Не придают значения важности управленческого учёта — есть же бухгалтерский! Вот только не понимают, почему бухгалтер показывает прибыль, а по ощущениям — убытки.

На эти же «грабли» встали и мои клиенты. В конце апреля ко мне обратилась компания по продаже мебели за помощью по настройке учёта.

Ситуация

Николай пришёл в компанию в качестве управляющего, где собственником компании был Тимур. Основная задача перед Николаем стояла увеличить продажи, вывести бизнес на 10 млн рублей чистой прибыли за год.

Первое, что заметил Николай, что собственник вытаскивает для себя деньги, как захочет и когда захочет. Оплачиваются с расчётного счёта и расходы по бизнесу, и расходы на рестораны, покупки в магазинах. В компании часто не хватает денег на закупку товара для продажи по уже оплаченным заказам.

Взяли кредит, скоро же в компании увеличится объём продаж — и всё будет хорошо.

Но это «хорошо» никак не наступает. Объём продаж не получается увеличить, т. к. клиенты уходят к конкурентам, не дождавшись товара, и просят вернуть переплаченные деньги.

Ух… страшно. К сожалению, с такой ситуацией сталкивается каждый предприниматель.

Что же делать, чтобы не допускать таких ошибок? Начать вести финансовый учёт бизнеса.

Как правильно вести свои финансы

В ведении любого бюджета самое главное — это умение долгосрочно мыслить. Отсутствие этого навыка служит корнем всех проблем. По своей природе люди плохо умеют планировать, потому что привыкли жить в настоящем. Однако исправить это не так сложно, ведь сейчас есть множество готовых, проверенных подходов и методик . Именно о них мы сегодня и поговорим.

Освоение финансовой грамотности на личном уровне позволит эффективнее работать в управленческой сфере . Главный агроном должен уметь просчитать все затраты, необходимые для успешного посевного сезона. От расходов топлива и рабочей силы, до стоимости удобрений, семян, средств для борьбы с вредителями и прочих вычетов. Подробнее об агрономии как специальности вы сможете узнать из нашей статьи «В чем заключается профессия агроном».

Как организовать учет личных финансов

В первую очередь нужно зафиксировать все планируемые доходы и расходы в текущем месяце. Это поможет создать общую финансовую картину. Детальный план расходов нельзя вести в своей голове, даже если память у вас хорошая.

Как это сделать? Для начала на бумаге (или в Excel, кому как удобно) составляем таблицу со всеми поступлениями и тратами. Важно хорошо продумать аспекты жизнедеятельности и ничего не упустить. Хотя в первые разы, конечно, будут недочеты. Сразу невозможно осуществить четкое и правильное планирование. При обнаружении любых недочетов, следует фиксировать их в заметках. Такой подход поможет улучшить схему ведения бюджета на следующий месяц. Тогда каждый последующий учет будет качественнее предыдущего.

Действия, которые помогут в ведении бюджета:

• Любой поход в магазин должен быть запланирован. Список покупок и максимально точное ему следование поможет сэкономить финансы. Полезно составлять меню на несколько дней, на основе которого будет понятно, сколько продуктов нужно приобрести и в каком количестве. В немалой степени на умение хорошо планировать свои траты влияет навык тайм-менеджмента. О нем мы уже детально рассказывали в нашей статье «Личный тайм-менеджмент или как управлять своим временем».
• Учет трат. Их можно записывать в тетрадь, блокнот или использовать специализированные приложения на смартфоне. Это помогает обнаружить ненужные покупки и избежать их в будущем;
• Откладывание денег. Всегда есть риск лишения постоянного дохода. Важно, чтобы на случай непредвиденной ситуации был запас, который поможет протянуть несколько месяцев. Желательно, чтобы он составлял хотя бы три заработные платы.

Семейный бюджет: планирование и контроль домашних финансов

Благополучие семьи в значительной мере зависит от навыков ведения бюджета . Правила письменного планирования здесь также необходимы. Учет доходов и расходов, умение копить — важны не меньше.

Существует интересный способ организации домашнего бюджета, называется он «10-20» . Его суть заключается в ежемесячном откладывании не менее 10% от общего дохода. Финансовые специалисты советуют сразу устанавливать цель накопления. Например, отдых, крупная покупка или резерв на «черный день».

«Семь конвертов» — это еще один способ ведения семейного бюджета. В день получения заработной платы нужно распределять деньги по семи конвертам. Их предназначения могут быть следующими (пунктов может быть меньше или больше, тут все индивидуально):

• Ежемесячные платежи;
• Питание;
• Деньги на детей;
• Затраты на существенные покупки (мебель, техника, одежда);
• Деньги на отпуск, развлечения;
• Накопления;
• «Радость» — средства, которые остались с предыдущего месяца после совершения обязательных покупок и платежей.

Метод «Четыре конверта» . Этот вариант схож с предыдущим. Но здесь каждый конверт соответствует неделе месяца. Недостаток этого способа заключается в трудности распределения средств на конкретные траты.

Для успешного ведения домашнего бюджета достаточно соблюдать 7 основных правил:

1. Не допускать закредитованности. По возможности избегайте долгов, незапланированных кредитов и невыгодных кредитных карт;
2. Обоснованное накопление и распределение средств. Не стоит копить ради того, чтобы просто копить. Желательно выбрать конкретную цель (например, покупка авто). Такая мотивация улучшит продуктивность;
3. Каждый член семьи должен четко понимать , как и для чего планируется бюджет;
4. Распределять доходы и расходы согласно финансовым реалиям на сегодняшний день;
5. Обязательно откладывать от 10% доходов в резервный фонд;
6. В конце определенного периода (например, года) радовать семью какой-либо поездкой, покупкой, развлечением;
7. Регулярно, желательно каждый месяц, вести планирование и учет. Только стабильность поможет достичь результата.