Оптимизируй свой бизнес это что

Прежде чем оптимизировать свой бизнес, нужно его понять

«Ну почему, почему мой заместитель с отличным бизнес-образованием и окладом, эквивалентным паре тысяч долларов, должен отвечать за надлежащее оформление документов, сопровождающих продажи, вместо того чтобы непосредственно продавать?» — вопрошал коммерческий директор крупной региональной торговой компании. Знакомая ситуация, скажут многие читатели. Тупиковое благополучие Такую реплику мы услышали во время проведения одного из проектов по оптимизации бизнес-процессов. Вполне типичная ситуация — компания давно занимает лидирующие позиции на рынке, продажи растут, персонал растет вместе с компанией, отцы-основатели рука об руку вместе со своей командой завоевывают родного покупателя. Теплая семейная атмосфера, улыбки и уверенность в будущем во взгляде подчиненных. Все спокойно и надежно, просто идиллия. Вот только рынок растет, покупатель все более и более разборчив, да и иностранные конкуренты не дремлют, не говоря уже об отечественных. И с чем сталкиваются такие теплые семейные компании? С неготовностью идти в ногу со временем старыми методами и нежеланием исследовать новые пути достижения своих целей. Особенно часто это происходит в тех компаниях, где сотрудники «выросли» вместе с бизнесом и, надо отдать им должное, сделали свои компании лидерами рынка. Но в какой-то момент развития таким сотрудникам бывает непонятно, зачем вообще какие-то изменения и революционные действия, если в подразделении и так все работает хорошо. С их точки зрения, нет смысла менять и регламентировать несколькими документами и так осуществляемую деятельность. Общее понимание идеи развития, как правило, есть только у руководства. В результате информация о процессах изменений и стратегических планах на уровень подразделений передается или не вовремя, или не в полном объеме. Складывается ситуация, когда большой опыт работы сотрудников перерастает в убежденность в исчерпывающих знаниях о своей компании в целом. Такое «позиционирование» зачастую ведет к открытому саботажу изменений или к необходимости долгих согласований и разъяснительных бесед по абсолютно всем инновациям. Перестройка начинается в головах «Мысли нестандартно. Выходи за рамки. Посмотри со стороны. Взгляни на вопрос глазами клиента (конкурента, поставщика)» — подобные призывы все чаще можно услышать из уст руководителей наших компаний. Причем разного уровня: начиная от глав корпораций и вплоть до мастеров производственных цехов. Уже всем знакомо, но только не всегда выполнимо самими руководителями. А ведь действительно, если посмотреть на устоявшуюся ситуацию слегка под другим углом и задавать самые простые вопросы (а зачем мы это делаем, а для чего (для кого)?), то вполне возможно, что «мир явится нам в несколько ином свете. ». В нашем случае отцы-основатели бизнеса вовремя оценили риски, решились посмотреть со стороны на ситуацию и пригласили специалистов по реинжинирингу процессов.

Вместо качественной замены процессов происходит некоторое видоизменение существующих

Если сформулировать зачем, собственно, предприятия привлекают консультантов, то наиболее общим определением окажется следующее: для осуществления или поддержки изменений, приводящих к улучшению результатов деятельности предприятий. Изменения, какими бы незначительными они ни были и насколько локальную область они не затрагивали бы, можно представить как некоторый проект, требующий затрат времени, денег и усилий. Если усилия и ответственность, затрачиваемые на проект, предприятие готово поделить с консультантами, то такой проект становится консультационным. И тогда, если внутри компании создается проектная команда из ведущих специалистов, нацеленная на позитивный результат, позитивный результат гарантирован. На первый взгляд, это не выглядит очевидным, но качество выполнения работ сильно зависит от специалистов, участвующих в проекте со стороны заказчика. Первое, с чем приходится сталкиваться консультанту, это понимание целей консалтинга конкретными специалистами отделов, участвующих в проекте, — у каждого оно свое. Причем это более всего касается структурных подразделений, в которых внедряемое управленческое решение не предусматривает кардинальных изменений. И поэтому особенно важно сплотить проектную команду общей целью в самом начале проекта, дать единое понимание его целей. И консультанты смогут получить самую правильную информацию о компании и процессах, протекающих внутри. От этого зачастую зависят и сроки диагностики ситуации в компании, и ее качество. На что жалуетесь? Диагностика предприятия Какие процессы необходимо «обуздать» в первую очередь? Существует два подхода. Или это наиболее «больные» процессы сейчас в компании, или (а зачастую так и бывает) это ключевые процессы, создающие ту самую главную добавленную стоимость или потребительскую ценность продукта или услуги. В нашем случае все вопросы были «немножко больные», но управляемые, поэтому мы перешли сразу к ключевым. Напомним, компания занималась торговлей, поэтому сбытовые процессы (процессы, приносящие деньги компании, — продажи) в компании самые главные. Проблемы с управлением проявлялись на всех уровнях. Прежде всего беспокоили ставшие регулярными конфликты между подразделениями, сводившиеся к «перетягиванию одеяла» на себя: руководители защищали интересы своих отделов, не проецируя их на уровень всей компании. Как следствие — обмен информацией между подразделениями был нарушен. Более того, члены одной команды не слышат друг друга и не понимают границ своей ответственности. Это чувствовалось сразу же, как только была создана проектная команда и на первом же совещании она пыталась озвучить границы ключевых процессов компании. Сколько людей, столько и мнений. Вторая явная проблема — в компании принимаются управленческие решения и создаются регламенты, но не всегда фиксируются и документируются. И каждый раз процессы в компании протекают разными способами, ведь именно самоотверженное ручное регулирование всегда являлось самым верным решением в этой отрасли. Так считали и свято в это верили сотрудники компании. Ведь они выросли вместе с компанией и другого подхода к решению задач просто не видели. Вот и решал их каждый по-своему. Стратегическая точка опоры Как же найти точку опоры в такой ситуации? Ту самую, благодаря которой можно сдвинуть землю, как говорил Архимед, или. в нашей ситуации, провести серьезные изменения, добавив эффективности, динамичности и гибкости компании. А давайте поднимемся на уровень выше, предложили консультанты отцам-основателям компании. Есть ли у компании стратегия? Есть ли миссия и понимание своего уникального конкурентного преимущества, которое и дает лидерство на рынке? Кто мы такие? Мы поставляем потребителю массовый продукт? Или мы формируем культуру потребления того самого продукта, создавая моду, формируя вкусы и спрос? И в каких вариантах продажи являются ключевым звеном, а в каких — продвижение и логистика? Команда обсуждала, где начинаются границы процесса продаж и где они заканчиваются. Вовремя был задан вопрос: а зачем мы нужны клиенту вообще? Знаете, иногда полезно задаваться таким вопросом. Вот и здесь — множество мнений о том, что же нужно клиенту. И уже здесь все чаще звучали такие слова, как «доставка», «запасы», «ассортимент», «оборачиваемость», «документооборот». Вот тогда-то в сердцах и прозвучала фраза коммерческого директора о своем заме, вынужденном заниматься вопросами документооборота вместо продаж. На самом деле, большинство национальных компаний сталкиваются с тем же. Давно уже типичный специалист отдела продаж тратит 75% своего времени на обслуживание своих (и далеко не всегда своих) продаж, 1096 — на планирование продаж и только 1596 — на коммуникации с клиентом, выявление его потребностей и поддержание его лояльности к продукту или услуге компании. И зачастую отделить продажи от закупок и процессов логистики в таком случае очень сложно. И как «помирить» мотивацию и цели отделов продаж, закупщиков и логистов? Ведь для клиента не так уж и важны все процессы, протекающие внутри компании. Ему важен результат — то, что касается его заказов и потребностей, а не методы распределения и снабжения, принятые в компании. Разделяем и властвуем — как отделить продажи от логистики Подавляющее большинство компаний делают упор лишь на оперативное управление продажами, в то время как вопросы снабжения и распределения товара целиком и полностью находятся в компетенции менеджеров по закупке и логистике. Последние, в большинстве случаев, не имеют прописанной методологии и действуют по наитию либо применяя простейшие схемы (к примеру, просто переадресуя заказы от клиентов своим поставщикам, либо формируют запасы, исходя из средних продаж за некоторый выбранный период). В последнее время в связи с обострением конкуренции руководители компаний пытаются решать данную проблему. Однако в большинстве случаев они ограничиваются лишь внедрением в некой информационной системе (как правило, учетной системе компании) тех же самых простейших алгоритмов, которые применялись менеджерами в «ручном» режиме. Подобный подход, безусловно, способен привести к некой оптимизации оперативных бизнес-процессов. Но касается он в основном только оптимизации бизнес-процессов деятельности менеджеров как таковых, не являясь при этом каким-то качественным инструментом по оптимизации общего процесса по управлению компанией. Таким образом, в большинстве компаний, пытающихся как-то реорганизовать и оптимизировать свои процессы, происходит подмена понятий — вместо качественной замены процессов происходит некоторое видоизменение существующих. Плюс к тому, подобные решения дают результат лишь в краткосрочной перспективе, в то время как причины «болезни» по-прежнему не устранены.

Специалист отдела продаж тратит 75% своего времени на обслуживание своих продаж, 10% — на планирование продаж и только 15% — на коммуникации с клиентом

Как только руководство озвучило свое видение позиционирования на рынке, по-другому увиделись и пути развития. Сразу определились ключевые процессы — получение заказов, закупка товаров, управление запасами, сбытовая логистика. Проектная команда описала процесс движения заявки клиента, начиная от заключения договора, получения заявки и заканчивая расстановкой товара на полке клиента и документооборотом, сопровождающим выполнение заявки. Определились владельцы и границы процессов. И наконец-то, ответственность за документооборот сняли с заместителя коммерческого директора. А логистику вообще выделили в отдельную огромную зону ответственности и предложили. передать ее на аутсорсинг. Да-да, именно аутсорсинг в нашем проекте и был той самой вехой, отделившей границы процесса продаж и логистики. Начали отдавать ответственность по кусочкам. Это можем отдать на аутсорсинг? Тогда отдаем и находим инструменты и методы контроля. Как? А по ключевым показателям процесса. Тогда понятен результат и качество процесса. И понятно, достигает ли он своих целей. А ведь в данном случае аутсорсинг процессов логистики и есть тот самый взгляд со стороны на привычные устои. Ведь раньше продажи зависели от качества работы департамента логистики, да еще и ответственность за эти процессы была размыта. А сейчас решили обозначить ключевые показатели как задачу и передать ее выполнение профессионалам. Что и сделали вскоре. Процесс оказался непростым, но проходил управляемо, ведь зоны ответственности обозначены и заданы критерии эффективности, по которым можно было отслеживать качество перехода и вовремя корректировать его ход. Как видим, всего лишь осмысленный взгляд со стороны на свой бизнес помог компании обозначить динамичный путь развития. Компания медленно, но уверенно начала трансформироваться в отлаженный механизм, способный идти не только в ногу со временем, а и задавать темп на рынке. И в данном случае семейный тип культуры только помог, ведь это не дало бизнесу превратиться в бездушный механизм. Сотрудники приняли самое главное — методологию изменений и тут же, на волне энтузиазма, запустили еще один проект по оптимизации вспомогательных, но еще остающихся «больными» процессов. Теперь и руководство и подчиненные нашли общий язык и смогут и в будущем договариваться о целях и новых перспективах. Команда получила еще одно уникальное конкурентное преимущество на своем рынке. Более того, в результате такой «перезагрузки», длившейся всего пару месяцев, сотрудники мыслить стали по-другому. Теперь в их лексиконе, в офисных коридорах и на кухне, в шутливой форме слышатся термины процессного управления. И пусть «владельцем» процесса корпоративного праздника на этот раз стал тот самый заместитель коммерческого директора, зато в такой игровой форме формируется подход этих молодых людей к ответственности в своей жизни. И мы верим, что им удастся отнестись к своему бизнесу с полной ответственностью и таки сформировать культуру, спрос и даже моду на свой продукт.

• оптимизация бизнес-процессов
• финансовый кризис
• стратегия
• руководитель

Оптимизация бизнес-процессов и систем компании: цели и методы анализа + пошаговая инструкция

Успех компании во многом связан с профессиональными навыками сотрудников, но еще больше — с организацией внутренних процессов. Если работники постоянно сталкиваются с препятствиями при выполнении задач, то про продуктивность можно забыть.

Из бизнес-процессов состоит вся рабочая деятельность, поэтому от качества их оптимизации зависит будущее предприятия. В этой статье расскажем, что это такое и как провести «перестройку» без разрушения существующих алгоритмов и репутации бренда.

Что такое бизнес-процесс в компании простыми словами

Понятие «процесс» имеет общепринятое значение — это деятельность, в результате которой происходит изменение свойств объекта — а для бизнес-процесса такого определения нет.

Но если объединить все существующие расшифровки в одну, получится следующее:

Что значит оптимизация бизнес-процессов

Несмотря на четкую структуру, бизнес-процесс в компании — это не конвейер.

В бизнес-процессе все задачи исполняются в связке: результат каждого этапа работы зависит от результата предыдущего. Чтобы все исполнители работали согласовано и не приносили неожиданных убытков, бизнес-процессы важно грамотно оптимизировать.

Оптимизация означает разработку и реализацию методов по изменению бизнес-процессов, чтобы выявить наиболее оптимальный путь для достижения целей предприятия. Одна из основных задач — устранить недочеты в организации труда. Но еще важнее — не создать новых.

Поэтому стоит рассматривать оптимизацию как комплексную процедуру: прежде, чем вносить корректировки в существующий алгоритм, стоит проанализировать воздействие на весь бизнес-процесс, в идеале — на организацию в целом.

Понимание этого принципа поможет руководству правильно организовать деятельность предприятия, а сотрудникам — избавиться от страха перед «эффективными менеджерами».

Что можно оптимизировать

Изменения не всегда подразумевают сокращение затрат, людей или других ресурсов. Наоборот, задачей может стать и увеличение штата — если в перспективе это приведет к увеличению показателей.

Оптимизация касается не только финансовых показателей, но и более абстрактных, таких, как репутация предприятия. Но даже такие показатели должны быть измеримы: например, за счет увеличения положительных отзывов о продукте.

Какие цели могут стоять перед оптимизаторами:

1. Повышение качества товаров или услуги и уровне удовлетворенности покупателей.
2. Снижение издержек и себестоимости товара.
3. Сокращение трудозатрат на выполнение задач.
4. Перераспределение ресурсов компании.
5. Повышение управляемости.
6. Автоматизация производства.

Оптимизация может коснуться как отдельных этапов, бизнес-процессов или всего предприятия. Последний вид крайне трудоемкий, поэтому применяется редко.

Иногда организация оказывается в настолько глубоком кризисе, что простых изменений становится недостаточно. Тогда необходимо привлекать антикризисный менеджмент, а речь идет уже о таком понятии как «реинжиниринг» — полном переосмыслении курса компании.

КСТАТИ

Зарегистрируйтесь в нашем сервисе голосовых рассылок Zvonobot и получите первые 20 звонков — бесплатно!

Когда необходима оптимизация управления бизнес-процессами

Оптимизация даже небольшого этапа требует больших затрат. Поэтому проводить её на регулярной основе невозможно, да и не требуется.

Но как понять, когда оптимизация все-таки нужна?

Например, когда предприятие очевидно выросло — увеличилось количество сотрудников, заказов, покупателей. Если год назад штат состоял из десяти человек, а сегодня — из ста, то, вероятнее всего, сбои в бизнес-процессах уже происходят.

Как и в любой программе, в бизнес-процессах компании постепенно накапливаются системные ошибки. Даже если расширение не происходило, со временем устаревшие методы требуется заменять более современными.

Вот признаки, которые помогут понять, что с изменениями не стоит тянуть:

1. Штат увеличился, а показатели предприятия — нет.
2. Качество продукта или услуги значительно уступает конкурентам.
3. Принятие решений и их исполнение постоянно затягивается.
4. Выполнение задач требует бесконечных согласований.
5. Поставленные задачи выполняются на недостаточном уровне или выполняются совсем.
6. Нарушена связь между отделами — что приводит к непониманию или неисполнению определенных этапов работы.
7. Отсутствие единой системы взаимодействия между всеми подразделениями компании.
8. Задачи ставятся некорректно, и рабочий не понимает, что от него требуется.
9. Границы между подразделениями, руководителями и подчиненными слишком размыты.
10. Некоторые функции сотрудников или даже отделов дублируют друг друга.
11. Выполнение задач никак не контролируется, а результаты не фиксируются.
12. На выполнение рутинных задач тратится слишком много времени.

Наличие хотя бы нескольких из этих «симптомов» — повод задуматься об изменениях в существующем порядке. Анализ ситуации и своевременные действия позволят предотвратить развитие компании по негативному сценарию.

Специалисты утверждают, что без накопления критической массы сотрудников (от 100 до 200 человек), проводить оптимизацию нерационально. Но компании отличаются друг от друга, поэтому ориентироваться стоит только на собственные данные и ощущения.

Правила оптимизации бизнес-процессов компании

У оптимизации есть свои правила, выработанные годами практического опыта. Они помогают компании избежать ошибок «первопроходцев» и через набор конкретных процедур подсказывают, в каком направлении двигаться.

Деталей много, поэтому, для экономии времени, объединим их в четыре основных принципа:

1. Локализовать проблему

Прежде, чем приступать к изменению существующих бизнес-процессов предприятия или внедрению новых, необходимо сформировать модель «как есть» — прописать список основных операций, происходящих в компании.

Систематизировать бизнес-процессы можно с помощью таблиц или схем. В них необходимо указать основные параметры — например, сроки выполнения, задействованный персонал и результаты.

Это поможет выделить существующие преимущества, недостатки и создать стратегию решения конкретных проблем. А также — выявить полностью неисправные алгоритмы. Их невозможно описать, а влияние токсично — значит, придется ломать и выстраивать с нуля.

2. Двигаться от общего к частному

Не стоит пытаться сразу изменить весь порядок дел в компании.

Во-первых, игнорирование деталей приведет к разрушению существующих связей между бизнес-процессами.

Во-вторых, оптимизация — это длительная процедура. Регулирование всего подряд быстро потратит ресурсы, а также есть вероятность оптимизировать не то, что нужно.

Начинать необходимо с небольших задач, последовательно изменяя каждую ступень. Так вы сможете видеть улучшения в реальном времени, избежать недовольства работников и выявить неочевидные проблемы прежде, чем они окажут негативный эффект на производство.

3. Смотреть на проблему комплексно

Бизнес-процессы в компании неразрывно связаны между собой. Задача оптимизации — найти оптимальное решение, чтобы перемены оказались положительными.

Прежде, чем запускать мероприятия в одном секторе, проанализируйте, как они повлияют на остальные — сейчас или в будущем.

Если изменение значительно снизит продуктивность отдельного участка работ, лучше поискать другое решение. Исправления постфактум потребуют еще больше времени и затрат.

4. Ориентироваться на цифры, а не мнения

Оптимизация сопряжена с выходом из «зоны комфорта», и каждый руководитель должен быть готов к сопротивлению работников.

В дальнейших действиях следует доверять цифрам, а не словам. Обновленный алгоритм снизил время обработки заявок в два раза? Отлично, продолжаем.

Но нельзя полностью скидывать «человеческий фактор» со счетов. Игнорирование негатива может привести к саботажу.

Чтобы снизить градус напряжения, нужно привлечь коллег к диалогу: аргументировать каждый шаг и обеспечить доступность информации о результатах.

Основные методы оптимизации бизнес-процессов

Методов, с помощью которых проводится оптимизация, существует множество. Хотя решение проблем строго индивидуально, эксперты выделяют несколько самых популярных подходов для оптимизации предприятия:

Подход	Описание
Инжиниринг	Этот метод подразумевает техническую перестройку производства и менеджмента. Сюда относятся исследование рынка, разработка проектов, документации, а также автоматизация.
Метод непрерывного совершенствования (кайдзен)	Согласно ей, оптимизация должна происходить везде и сразу: от качества товара до организации менеджмента. Бизнес-процессы предприятия перестраиваются с ориентацией на удовлетворенность клиента.
Теория ограничений	Согласно автору методологии Элияху Голдратту, эффективность оптимизации измеряется достижением результата с минимально возможным количеством затрат. Основа данного метода —поиск ограничителя, в рамках которого система работает качественно и приносит прибыль. Когда он найден, проводится исключение противоречий, которые мешают сохранять баланс.

К сожалению, универсального метода оптимизации, подходящего любой компании, нет. Научившись правильно применять, совмещать, изменять их для каждой конкретной ситуации, можно грамотно регулировать любые бизнес-процессы.

Определение целей оптимизации

Кажется, что ответ на вопрос «зачем вам нужна оптимизация?» очевиден — чтобы производить быстрее и делать больше денег. Но, сформулировав цель настолько абстрактно, вы никогда не поймете, какими путями её можно достичь.

Чтобы сузить зону поисков, используют метод последовательных вопросов. Для наглядности, рассмотрим на примерах:

Зачем нужно оптимизировать процесс заключения контрактов?
Чтобы исключить влияние человеческого фактора.
Зачем нужно исключить влияние человеческого фактора?
Чтобы снизить количество ошибок и ускорить согласование заказа.
Зачем нужно ускорять согласование заказа?
Чтобы уменьшить промежуток времени между поставками комплектующих.
Зачем нужно уменьшить промежуток между доставками комплектующих?
Чтобы увеличить объем производства и за счет этого снизить себестоимость продукции.
Зачем нужно снижать себестоимость продукции?
Чтобы привлечь покупателей более низкими ценами и закрепиться на рынке.

Так мы выявили не только истинную цель, но и примерные пути её достижения. Эти простые вопросы позволяют разложить существующие бизнес-процессы по полочкам: какие необходимо упростить, какие — усложнить или исключить вовсе.

Как провести подготовку к оптимизации бизнес-процессов

Качественная подготовка к оптимизации бизнес-процессов предприятия — половина успеха. Иначе, в лучшем случае, оптимизация не окажет должного эффекта, а в худшем — негативно скажется на производстве.

Что необходимо сделать до начала изменений:

Задача	Решение
Провести внешний и внутренний аудит	Выделить ключевые бизнес-процессы и провести SWOT-анализ — определить их сильные и слабые стороны, перспективы развития и улучшения. По возможности — собрать данные о похожих бизнес-процессах конкурентов, сравнить с процессами компании и на основе этого составить стратегию изменений.
Назначить ответственного	От руководителя проекта во многом зависит его эффективность. Нужно, чтобы в нем сочетались достаточный статус для принятия решений и подходящий характер. В качестве ответственного чаще всего выбирают топ-менеджера. При выборе руководителя низшего звена возникают дополнительные риски — например, сложности с согласованием.
Организовать проектную группу	В идеале, она должна состоять из сотрудников и специалистов извне — например, экспертов из консалтингового агентства. Первые помогут в совершенствовании существующих бизнес-процессов, а вторые — с внедрением актуальных технологий в работу. При поиске сторонней организации обращайте внимание на репутацию, а не на цену — экономия может стоить вам конфиденциальной информации!
Подобрать инструменты	В зависимости от целей и ситуации будут меняться инструменты, применяемые для усовершенствования системы. Перечислим основные: — Исключение или ликвидация — избавление от сбоев, ненужных затрат и необязательных операций. — Изменение — замена старых алгоритмов, технологий на новые, более современные. — Ускорение — увеличение скорости работы за счет автоматизации производства. — Упрощение — переход к более простому способу приема заказов и распределения задач. — Стандартизация — изучение актуальных методов работы с программами и внедрение их в производство. — Обеспечение взаимодействия — создание единой информационной системы предприятия для обеспечения слаженности действий. — Добавление — установка новых узлов, комплектующих для обеспечения непрерывности производства.

Кроме этого, стоит организовать презентацию плана преобразований для штата. Открытость к диалогу поможет превратить сотрудников в союзников оптимизации.

Пошаговая инструкция по оптимизации бизнес-процессов в компании

Хотя работа над преобразованиями во многом индивидуальна для каждой организации, существует общий алгоритм действий. Рассмотрим его последовательность:

1. Формирование проектной группы и изучение текущей ситуации На этом этапе назначаются ответственных и собираются данные о бизнес-процессах, выделяются ключевые, приносящие основную прибыль, и второстепенные, операционные.
2. Формулирование цели и ключевых показателей эффективности Обычно, ключевые показатели — это затраты и сроки производства. Всегда можно обратиться к сотрудникам и клиентам и узнать мнения о существующих бизнес-процессах. Они подскажут, где искать проблему, но при постановке целей стоит отдать предпочтение цифрам.
3. Выявление лишних элементов процесса Такие задачи, которые дублируют друг друга или заполняю промежутки в работе, например, согласование или занесение данных в таблицу. Их можно автоматизировать или безболезненно убрать из бизнес-процесса.
4. Создание идеальной модели Это бизнес-процесс, который приведет к выполнению поставленной цели с учетом текущих потребностей предприятия, персонала и клиентов, а также не превысит возможности по затратам ресурсов.
5. Внедрение разработанного алгоритма Происходит утверждение регламентов для обновленных задач и обучение персонала, в ходе которого важно объяснить сотрудникам необходимость происходящих изменений. В этот момент стоит подключить систему мониторинга — как производства, так и поведения работников.
6. Фиксирование и анализ результатов Производится расчет изменений по ключевым показателям, баланса расходов, прибыли и оценка удовлетворенности клиентов — например, с помощью опросов. Подтвердив позитивное влияние изменений, возможно масштабирование оптимизации на все предприятие.

Примеры оптимизации бизнес-процессов

Оптимизацию принято делить на три категории: изменение уровня процесса, среды и задачи. В первом случае меняется схема выполнения, во втором — переменные, в третьем — конкретный этап. Чтобы стало понятнее, рассмотрим на примерах.

1. Оптимизация задачи — автоматизация рутинной работы предприятия

Смысл: заменить ручной труд одной программой.

Польза: ускорение процесса, уменьшение себестоимости обработки, высвобождение ресурсов для более трудоемких задач.

Вред: высокие затраты на разработку — необходимо нанять специалистов, которые составят техзадание, напишут программу и займутся её обслуживанием.

Когда применять: у вас есть задачи, повторение которых происходит по сотне-тысяче раз в день.

Пример: в компании много задач, которые требуют согласования и постоянной смены исполнителя. Все взаимодействия происходят в разных каналах — по телефону, в мессенджерах, через почту, при личном общении. Объединение их в CRM или BPMS-систему сократит срок ожидания ответа, переключения и исключит возможность утери данных.

2. Оптимизация процесса — передача обязанностей потребителю

Смысл: расширение уровня самостоятельности клиента позволит избавиться от части задач и ускорить обработку заявок.

Польза: ускорение процесса, уменьшение себестоимости обработки, высвобождение ресурсов для более трудоемких задач.

Вред: потеря части клиентов, которые не хотят делать что-то самостоятельно, снижение лояльности, повышение затрат на проверку данных.

Когда применять: если вашему продукту или услуге нет альтернатив или, когда заявок так много, что потеря части из них незначительно скажется на прибыли.

Пример: подобное решение часто встречается в банках, например, при оформлении заявок на кредит. Организовывать встречу, чтобы менеджер заполнял договор со слов клиента — долго и дорого. Люди, которым нужны деньги, заполнят форму, а кто нет — банку не интересны.

3. Оптимизация уровня процесса — отказ от согласования

Смысл: сократить срок принятия промежуточных решений за счет проверки итогов постфактум.

Польза: ускорение процесса, сокращение затрат на операционные процессы.

Вред: поздно фиксируются ненужные процессы — те, которые не приносят прибыли.

Когда применять: согласование не оказывает значительного влияния, цена обработки невысокая, и ошибки не принесут значительных убытков.

Пример: на согласование оплаты нужного сервиса требуется от 1 до 3 дней. Ответственный сотрудник передает документы напрямую бухгалтерии, и необходимые суммы стали зачисляться в тот же день. В конце месяца руководитель проверяет все оплаченные счета и фиксирует данные.

4. Оптимизация уровня процесса — выполнение задач параллельно

Смысл: ускорить процесс за счет одновременного выполнения взаимозависимых задач.

Польза: ускорение процесса.

Вред: затраты на перестройку и сбои в процессе адаптации.

Когда применять: всегда, это должно стать нормой эффективного производства.

Пример: сотрудник интернет-магазина, получив заказ с сайта, одновременно проверяет наличие товара, проводит процесс подтверждения и допродажу — в этом ему помогут программы с открытым доступом к информации склада.

5. Оптимизация уровня среды — давать возможность, когда она нужна

Смысл: предсказать пожелания клиента, выполнив заявку сразу там, где появляется потребность.

Польза: увеличить входящий трафик, повысить лояльность, ускорить процесс обработки.

Вред: повышение затрат на операционные процессы.

Когда применять: есть места, где постоянно концентрируются клиенты, требуются временные затраты на поиск и установление связи.

Пример: компания, оказывающая услуги эвакуатора, проанализировала и выявила наиболее аварийные участки дороги в регионе. Чтобы сократить время на получение и выполнение вызова, специалисты патрулируют эти места и приезжают к пострадавшим быстрее конкурентов.

И еще немного банальных оптимизаций:

• Обучить сотрудника выполнять несколько последовательных задач.
• Создать гайды, чек-листы, инструкции, которые понимает даже специалист без опыта.
• Вместо расширения штата передать часть задач на аутсорс.
• Собрать всю информацию на первом этапе работы, чтобы отказаться от лишних контактов.
• Исключить из работы задачи, которые не влияют на эффективность.

Где найти еще идеи для оптимизации бизнес-процессов

Используйте научные теории и системы, чтобы составить схему существующих процессов и смоделировать новые — например, для этого подойдут теория графов, сеть Петри и раздел математического программирования.

Продумать стратегии, аргументацию и подчерпнуть идеи для улучшений помогут теория решения изобретательских задач и такой раздел философии как диалектика.

Типичные ошибки оптимизации бизнес-процессов

Успех мероприятия определяется выгодами, которые приобрел исполнитель. Но совершенные в процессе ошибки способны полностью нивелировать результат.

Здесь перечислены самые частые промахи процесса оптимизации, которые следует избегать:

1. Начало глобальных изменений с ключевых процессов. Внедрение не обкатанных технологий может разрушить налаженный алгоритм. Сначала стоит менять те, которые не показывают результаты — и после внедрять обновления в остальные.
2. Неверная постановка цели и приоритетов. Некачественный анализ или его отсутствие заставит исправлять ошибки, которые незначительно влияют на результат, и проводить оптимизации ради оптимизации, а не улучшения показателей.
3. Использование интуиции в качестве аргумента для принятия решений. Иногда хорошие идеи — это продукт мозгового штурма или озарения эксперта. Но не все они приведут к повышению эффективности, поэтому планы должны быть математически подкреплены — так результаты возможно будет зафиксировать и масштабировать.
4. Привлечение топ-менеджмента к проекту. Постоянное вмешательство вызовет задержки в согласовании или саботирует процесс целиком. Руководство — это наблюдатели, а принимает и контролирует решения исключительно ответственный исполнитель.
5. Внедрение готовых решений. Оптимизация — процесс индивидуальный. Ориентироваться на чужой опыт можно, но реализация решений даже в похожих организациях часто показывает разную эффективность. Любой кейс необходимо рассматривать через призму нужд конкретной организации.
6. Экономия на специалистах. Нередко оптимизация откладывается из-за высокой цены. Но иногда без нее не обойтись — тогда руководство пытается снизить расходы. И теряет больше, чем приобретает: «эксперты», не обладающие нужными компетенциями, приведут к тратам времени и ресурсов компании.

Как известно, бизнес-процессы – это последовательность определенных действий или мероприятий, направленных на достижение поставленных целей и задач в той или иной организации. И время от времени любые бизнес процессы, какими бы точными и выверенными они ни были, нужно оптимизировать. С какой целью необходимо проводить оптимизацию бизнес процессов? И как это лучше всего делать? Расскажем в этой статье.

Оптимизация бизнеса и ее функции

Итак, как правило, принято выделять следующие причины для того, чтобы провести оптимизацию бизнес процессов компании. Она нужна для:

• увеличения рентабельности и повышения управляемости дела
• улучшения адаптации новых сотрудников
• составления более точного прогноза и повышения качества планирования
• повышения важности фирмы/бренда в глазах целевой аудитории
• повышения качества работы
• улучшения микроклимата в компании (отношений между сотрудниками)
• сокращения расходов и более оптимального распределения ресурсов
• закрепления за каждым работником его персональной зоны ответственности

Как видим, оптимизация управления бизнес процессами — процесс длительный, требующий не только мастерства, но и, главным образом, последовательности действий. Если оптимизация бизнес процессов в организации происходит время от времени, без наличия четкого плана, то на успех сильно рассчитывать не приходится.

Чтобы ваша система оптимизации бизнеса принесла положительные результаты, для нее нужен прочное основание. И таким своего рода фундаментом послужит, как ни странно, та система работы внутри вашей фирмы, которая уже есть. Вам нужно будет просто внести корректировки в нее, так скажем — усовершенствовать ваши принципы работы. В этом и есть суть оптимизации и главное ее отличие от такого процесса, как реинжиниринг — в случае с ним все создается с нуля. Вам же нужно просто «подчистить» недостатки в имеющейся работе.

Задача оптимизации

Как мы смогли понять, одна из главенствующих задач оптимизации состоит в улучшении уже действующих в компании процессов работы. Но кроме того, в список задач оптимизации также входят:

• устранение ошибок, неточностей и прочих недочетов,
• повышение результативности уже имеющихся и работающих процессов и принципов,
• налаживание взаимосвязи между работающими принципами.

Но иногда бывает так, что оптимизация приобретает масштабные размеры, когда уже принятые принципы и правила пересматриваются буквально «на корню». В данном случае уже принято говорить либо о «глобальной оптимизации», либо это также называют «частичный реинжениринг».

Кстати, данные процессы касаются не только крупного бизнеса, оптимизация малого бизнеса также возможна. Более того, проводить данную процедуру полезно всем: и сред ему, и малому, и тем более крупному бизнесу. Ведь вы наверняка хотите повысить эффективность собственного дела.

Если вам важно правильно оптимизировать собственный бизнес, то нужно понимать важность соблюдения некоторых принципов, которые повлияют в конечном счете на качество проведенного процесса. В данном случае важно понимать следующее:

• процессы оптимизации должны происходить снизу вверх или от частного к общему и т.д.
• оптимизировать можно систему, которая уже была создана ранее и которая понятна и прозрачна.

Кроме того, важно помнить следующее: если описать существующие бизнес процессы вашей фирмы, их придется сделать заново, потому как в противном случае у вас попросту не будет самого объекта для оптимизации. Также немаловажным моментом является и то, как ваши оптимизационные действия будут сказываться на исполнителях — то есть, если вы оптимизировали рабочие процессы, то к чему они привели? Стало ли сотрудникам сложнее работать? Повысилась ли их эффективность? Следите за этим, чтобы не получилось, как в известной поговорке — «одно лечим, другое калечим». Словом, оптимизация одной сферы не должна привести к дисбалансу другой.

Именно поэтому так важно скрупулезно и внимательно подбирать технологии оптимизации бизнеса и параллельно проводить анализ проведенной работы.

Да, оптимизировать свой бизнес — это важная и не быстрая работа, она требует времени, умственных усилий и большого труда. Но оно того явно стоит. Ведь если вы все проведете правильно, то результат в виде сниженных издержек, уменьшения затрат и увеличения эффективности труда подчиненных наверняка будет радовать. Причем долгое время.

Что можно достичь благодаря оптимизации

Итак, если вы решили провести в своей компании оптимизацию, то сам собой возникает вопрос: а какие цели я смогу достичь, благодаря проведенным действиям? С помощью оптимизации вы сможете:

1. Наладить взаимодействие среди всех подразделений фирмы (актуально для больших компаний).
2. Поднять качество выпускаемого товара или предоставляемых услуг.
3. Улучшить процессы предоставления услуг или доставки товара до клиента.
4. Устранить недочеты, которые были прежде.
5. Снизить затраты. То есть, это как раз и будет оптимизация расходов бизнеса.
6. Прийти к запланированных показателям и отметкам.

В итоге все это приведет вас к тому, что у вас получится провести такую оптимизацию, которая выведет компанию на качественно новый уровень. Если ваша цель — рост, развитие и расширение, то оптимизировать все процессы организации крайне необходимо. Но помимо этого не стоит забывать о том, что провести оптимизацию один раз — не достаточно. Это необходимо делать регулярно. Чтобы вовремя выявить какие-то проблемы и устранить их. Так, например, если вы провели налоговую оптимизацию бизнеса, то пересмотреть проведенную работу нужно будет снова, спустя какое-то время, чтобы удостовериться — все ли работает правильно, не возникли ли какие-то проблемы?

Каких систем касается оптимизация бизнеса

Теперь стоит оговорить то, какие же системы более всего нуждаются в оптимизации. Конечно, оптимизировать работу можно во всех подразделениях, но обычно ее советую проводить для того, чтобы:

• оптимизировать потоки информации
• оптимизировать систему контроля (например, за безопасностью)
• оптимизировать учетную систему
• оптимизировать мотивацию сотрудников
• оптимизировать систему качество и систему управления качеством.

Конечно, чтобы провести эти мероприятия, нужно знать, какие методы будут наиболее эффективными. Ниже мы приведем пятерку лучших методов.

Лучшие методы оптимизации

Когда речь заходит о методах оптимизации бизнеса, то на данный момент лучшими среди них принято считать следующие:

• фиксация идей, которые привели к управленческим решениям,
• разрабатывание и усовершенствование форм документов компании,
• улучшение последовательности процессов оптимизации,
• пересмотр требований к конечным показателям и данным,
• закрепление за сотрудниками индивидуальной зоны ответственности.

Остановимся подробнее на каждом из указанных выше методов.

1. Фиксация идей, которые привели к управленческим решениям

Согласитесь, что иметь четкий и точный алгоритм действий по принятию управленческих решений — очень важно. Подобные алгоритмы могут быть разные — например, стандартные. То есть, те, что были приняты уже во время процесса ведения бизнеса. К ним можно отнести, допустим, предоставление товара или услуг с отсрочкой платежа или только по предоплате. Такой подход помогает освободить от текущей деятельности главу компании. Этим могут заниматься непосредственно сами сотрудники. Что в итоге положительно может сказаться на тратах или издержках организации.

1. Разрабатывание и усовершенствование форм документов компании

Вы наверняка знаете, что нередко информацию передают устно — то есть, ничем не фиксируя ее. Это приводит к тому, что часть данных может искажаться и приходится тратить время на «восстановление истины». Чтобы этого не происходило, стоит все определенным образом фиксировать. Это поможет вам четко учитывать что сделано, а что — нет, а также формировать разного рода планы по выполнению тех или иных процессов.

1. Улучшение последовательности процессов оптимизации

Если какие-либо действия не приводят к улучшению итоговых цифр работы компании, то такие действия нужно просто устранять. Когда будете проводить оптимизацию, уберите из списка мероприятий то, что будет лишним, что явно замедлит какие-то процессы. К примеру, если у вас составлен типовой договор на поставку продукции оптовым клиентам, то нет смысла каждый раз менеджеру нести этот договор на согласование с юристами фирмы. Согласовывать стоит только тогда, когда условия договора меняются кардинально. Или когда клиент сам просит о внесении каких-то изменений.

1. Пересмотр требований к конечным показателям и данным

Те требования, которые вы предъявляете к конечным цифрам и показателям, важно проанализировать и «расчленить» на измеримые шаги. Иными словами, если вы хотите получить качественную продукцию (например, конфеты), то стоит своим подчиненным дать ориентир — что для вас качество: размер конфеты, вкусовые и органолептические показатели и так далее. То есть, работники должны четко понимать — что именно вы хотите получить от них на выходе. Потому как просто сказать — «я хочу видеть вкусные конфеты» — не достаточно. Понятие вкуса у всех разное.

1. Закрепление за сотрудниками индивидуальной зоны ответственности

Важно, чтобы каждый подчиненный понимал, за что он отвечает. Возьмем за пример те же конфеты: необходимо, чтобы кто-то один отвечал за замес начинки, второй — за глазировку конфеты, третий на работу упаковочного аппарата и так далее. И также важно, чтобы следил за всеми процессами кто-то один (например, мастер цеха). В этом случае каждый рабочий будет четко знать только отведенное ему дело, сосредотачиваться именно на нем и преуспевать в этом. Он не будет распыляться на множество задач, всякий раз что-то упуская из виду. Многозадачность — хорошее дело. Но часто взваливание на одного сотрудника избыточного числа работы приводит к снижению общего качества.

Оптимизация бизнеса: ТОП-7 приемов

Мы с вами рассмотрели наиболее приемлемые и лучшие методы оптимизации бизнес процессов. Теперь стоит перейти к не менее важному аспекту — с помощью каких приемов можно оптимизировать работу своей компании.

Мы выделяем семь приемов.

1. Вывести идеальный итоговый результат (ИИР)

Если вы серьезно рассматриваете оптимизацию своей компании, то нужно понимать, насколько важно грамотно, доступно и корректно описывать тот результат, к которому вы стремитесь и который принят за эталон. Но ИИР должен быть создан заранее, чтобы не искать его потом в созданных уже рамках бизнес процессов. Приведем пример: компания производит конфеты, которые поставляют в регионы РФ и ближнее зарубежье. Доставка производится собственными машинами фирмы. Но в следствие возросших цен на бензин доставка своими силами стала затруднительной для фирмы. Очень неправильно будет, если вы сформулируете задачу так: снизить на 15% расходы на доставку с помощью своего транспорта. Грамотнее будет озвучить требование»Принять необходимые действия для снижения расходов за доставку товара за обозначенный километраж». То есть, вам нужно создать такой ИИР, достичь который сотрудники смогут, если будут применять уже созданные ранее бизнес процессы.

1. Убрать лишние действия

Чтобы реализовать данный прием, вам нужно тщательно и детально рассмотреть все действия, всю работу компании в разных подразделениях и на различных этапах и выявить то, что можно убрать вовсе, а что — объединить друг с другом. Например: если ранее у вас при приеме на работу сначала нужно было пройти собеседование по телефону, потом — личное собеседование с менеджером по кадрам. Потом — встреча с директором. Затем — стажировка. После этого — поход к кадровику для оформления на работу (допустим, он находится в другом здании). И только после всех этих этапов новый сотрудник начинал работать. Долго, согласитесь? Гораздо эффективнее будет, если вы уберете, например, телефонное собеседование и оставите только личную встречу с эйчаром. Также можно убрать поход к кадровику и оформлять новичка прямо на месте. Словом, вам нужно сократить различные рабочие процессы, не «убивая» их эффективности. Как это делать? Проанализировать все процессы и выявить те, которые повторяются или те, которые можно заменить, убрать или объединить.

1. Корректировать последовательность этапов исполнения

Для более точного понимания сразу приведем пример: вы пришли в банк, чтобы оформить кредит. Сотрудник банка подготовил пакет документов, что заняло немало времени и что составляет большую часть работы. То есть, порядка 80% времени уходит именно на эту работу. Далее сотрудник несет документы безопасникам для того, чтобы получить разрешение на выдачу кредита. Если же получается так, что в кредите по каким-либо причинам вам откажут, то выходит, что менеджер попросту потратил львиную долю времени просто так. Гораздо эффективнее будет поменять местами эти этапы — сначала получить разрешение на предоставление рассрочки и только потом заниматься оформлением всей необходимой документации. Чтобы эффективно применить этот прием, вам нужно проанализировать все действия на всех этапах работы и определить наиболее важные, выстроить их в порядке приоритетности: что за чем должно идти.

1. Дробить обозначенные операции

Говорят, что если все рабочие процессы отлажены максимально, они усовершенствованы, то квалификация сотрудников компании начинает играть второстепенную роль. В целом, это так. Ведь если вы сможете раздробить существующие у вас бизнес процессы, это позволит вам упростить деятельность. Кстати, этот метод известен еще с давних пор — упоминания о нем есть в истории экономики Англии XVII века. И вам, чтобы сейчас внедрить этот прием в оптимизацию бизнеса, нужно совсем немного: просто задайте себе вопросы — какие крупные процессы можно разделить на более мелкие, чтобы заниматься ими могли даже те рабочие, кто не имеет высокой квалификации?

1. Вынести операции за границы процесса

Наверняка вы понимаете, что если сотрудник будет работать в режиме многозадачности (когда один человек выполняет параллельно сразу несколько дел из разных сфер), то это неизменно приведет к тому, что качество выполненной работы будет снижаться. Да и такие многостаночники — явление редкое. Рассмотрим пример: у вас есть магазин бытовой техники, где можно оформить покупку в кредит. И ваши продавцы работают и на продажу товара, и на оформление кредитов. В итоге — снижается качество продаж. Ведь если продавец будет проводить всю процедуру работы с клиентом как положено, то на это уйдет немало времени. А еще кучу времени нужно на то, чтобы оформить кредит. В результате получится так, что вместо, скажем, десяти проданных единиц товара сотрудник сможет за всю рабочую смену продать и оформить две единицы. Эффективно? Ничуть! В этом случае вам нужно вынести во вне оформление кредитов — например, нанять людей, которые будут этим заниматься. Таким образом, для внедрения данного приема нужно пересмотреть всю работу компании и какие-то действия перепоручить или другим сотрудникам, кто сможет это делать в параллели со своими иными обязанностями без вреда для эффективности, или нанять для выполнения этих дел новых людей. Также хороший вариант — если вы сможете найти компании-аутсорсеры, кто также сможет этим заняться.

1. Объединить операции

Этот прием подходит тем, кто может объединить сразу несколько дел. Например, смотрите: рыболовецкое судно ловило рыбу в месте рождения полезных ископаемых. Вы можете повысить эффективность работы за счет того, что вместе с рыбой будете также продавать и ископаемые. Как это внедрить? Просто нужно сделать аналитику вашей системы работы и, если это возможно, то точно так же объединить некоторые действия. Тогда вы сможете повысить эффективность работы как сотрудников, так и всей компании в целом. А также повысить прибыльность.

1. Автоматизация работы или передача роботам (станкам, машинам) функционала человека

Здесь все понятно: если у вас есть какие-то процессы, которые могут делать машины, то выгоднее будет заменить людей на станки. Особенно это касается тех компаний, где развито производство. В данном случае вы сможете сократить издержки и нивелировать человеческий фактор. Однако вам все же будет необходим человек, который будет эти станки обслуживать. Но, согласитесь, что обучить одного сотрудника проще и быстрее, чем десятерых. Да и в плане финансовой затратности это вам также будет идти в плюс.

Словом, оптимизация бизнеса — это процесс не быстрый. Не стоит думать, что вы сможете с ним справиться за пару месяцев. Ведь сначала вам нужно будет провести аналитику всех действий, затем внедрить изменения. После этого — посмотреть, все ли хорошо работает с внесенными изменениями. Если нет, то исправить ошибки. Иными словами, стоит быть готовыми к кропотливой работе. Но если все будете делать верно и со всей серьезностью подойдете к работе, она неизменно даст отличный результат.

Как оптимизировать свой бизнес и реализовать свою продукцию госзаказчику

Собеседниками финансового обозревателя РБК Алевтины Пенкальской стали начальник управления автоматизации закупок малого объема и оперативных сделок департамента города Москвы по конкурентной политике Антон Прокофьев и начальник управления автоматизации закупок малого объема столичного департамента информационных технологий Ольга Проскурякова. — Для малого и среднего бизнеса участие в госзакупках — это хороший шанс найти новых заказчиков, масштабировать свое дело, возможно, даже выйти в новые ниши или новые регионы. В числе прочего делать это можно с помощью «Портала поставщиков». Расскажите, пожалуйста, о проекте. А. П. Это совершенно бесплатный для предпринимателей интернет-ресурс, в рамках которого заказчики реализуют свои потребности, а поставщики предоставляют свои товары и услуги. Это столичный проект, но он работает для всей страны. Курирует этот проект департамент информационных технологий, а функциональным заказчиком выступает департамент города Москвы по конкурентной политике. В этом году у портала юбилей — десять лет. Площадка помогает малому и среднему бизнесу участвовать в госзакупках, упрощая и максимально автоматизируя этот процесс. Здесь поставщики могут получить контракты разного объема и разной сложности, что позволяет развивать свой бизнес. А для предпринимателей из регионов использование сервиса — это хорошая возможность выйти на крупных заказчиков из других субъектов РФ, в том числе столичных. По нашим подсчетам на сегодня порталом пользуются свыше 56 тыс. заказчиков из 40 регионов России. Поставщиков зарегистрировано более 310 тыс., каждый день на портале заключается свыше 1,5 тыс. контрактов. О. П. Стать поставщиком может как любое юридическое лицо, так и физлица — самозанятые и ИП. Для того чтобы войти на портал и участвовать в госзакупках, необходимо: во-первых, получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), если ее еще нет; а во-вторых, пройти упрощенную регистрацию, заполнив небольшую форму. И далее дождаться аккредитации: система автоматически проверит информацию в нескольких федеральных реестрах. — Думаю, сейчас многие мечтают о том, чтобы открыть свой бизнес и выйти на популярные маркетплейсы. Насколько проще или, наоборот, сложнее работать с «Порталом поставщиков»? А. П. На портале очень удобно и доступно все, что касается электронных закупок малого объема. Как в плане их осуществления, так и размещения лотов. Нужна только УКЭП, нет никаких дополнительных требований и критериев. Приведу пример. В Пскове учительница вышла на пенсию и решила попробовать себя в роли экскурсовода в городском музее. Она зарегистрировалась на портале и буквально за лето заработала около 1,5 млн руб. Дело в том, что она оказалась единственным экскурсоводом в городе, который опубликовал свою стандартную товарную единицу в нашем каталоге «Экскурсии по Псковскому музею» — и все местные школы обращались только к ней. При этом соответствующую информацию о своих услугах на портале могли бы размещать и другие специалисты. Каждая закупка размещается на портале в открытом режиме и доступна всем. В ней могут участвовать несколько поставщиков, что создает здоровую конкурентную среду и обеспечивает дальнейшее снижение закупочной стоимости для заказчика, в частности госзаказчика. По результатам проведения котировочных сессий, например, в среднем речь идет об экономии 13–13,5% бюджетных средств. — Назовите, пожалуйста, основные тренды в сфере электронных госзакупок. А. П. Можно с уверенностью говорить, что большая часть государственных закупок сегодня перешла в автоматизированный формат, на электронный документооборот. Каталог товаров, работ и услуг очень обширный, заведен широкий ассортимент в структурированном порядке. По итогам проведения закупок заключается контракт в электронном виде с использованием УКЭП. Также сейчас внедряется электронное исполнение. Сам рынок госзакупок, его география расширяются. Кроме столицы в первом полугодии на нашем ресурсе чаще всего закупались заказчики Пермского края, Ямало-Ненецкого и Ханты-Мансийского автономных округов, Новгородской и Псковской областей. Эти регионы провели более 46 тыс. процедур и закупили у предпринимателей товары, работы и услуги на сумму свыше 6 млрд руб. Всего с января по июнь этого года заказчики из разных регионов России провели на столичном «Портале поставщиков» почти 280 тыс. закупок на сумму более 42 млрд руб. И объем будет расти, а время проведения — сокращаться. Сегодня закупочные процедуры на нашем портале длятся от трех до 24 часов. — Как происходит обмен информацией между предпринимателем, продавцом и покупателями? О. П. Информация по закупкам на «Портале поставщиков» формируется в зависимости от геопозиции пользователя. То есть в первую очередь предпринимателям предлагают те закупки, которые актуальны именно для его региона. Но поставщик может расширять свою географию, если он настроит соответствующую подписку на рассылки в тех регионах, которые ему нужны. Таким образом у нас многие региональные поставщики выходят на столичных заказчиков. В процессе заключения контракта, когда закупочная процедура завершилась и выбран победитель, поставщику открывается чат для быстрого взаимодействия по согласованию и подписанию контракта. А в части исполнения контракта вся необходимая документация согласовывается и подписывается в электронном виде с помощью сервисов «Портала поставщиков». При этом все уведомления поступают в личный кабинет и дублируются на электронную почту, что очень удобно. А. П. Если раньше, когда речь шла о закупках малого объема, все воспринимали это только как прямой договор заказчика и поставщика, то «Портал поставщиков» развивает три способа закупки, которые оптимизируют данный процесс. Первый — это котировочная сессия, когда заказчик размещает перечень необходимых спецификаций, поставщики делают ставки, победитель определяется автоматически по наименьшей цене последнего предложения. При этом после участия в одной котировочной сессии поставщику можно рассчитывать на более крупные контракты от нескольких заказчиков. Здесь же стоит отметить формат закупок востребованной продукции. Она похожа на непрерывно идущую котировочную сессию, которая еще не объявлена. Поставщик в любой момент может предложить свою цену, и если она будет минимальной, то заказчик имеет право заключить с этим предпринимателем прямой договор. Второй способ — закупки по потребностям. Чаще всего этот формат предпочитают именно регионы нашей страны, которые работают на портале. Смысл здесь простой: заказчик публикует перечень необходимой продукции и сроки сбора предложений от поставщиков. По завершении указанного срока среди собранных коммерческих предложений заказчик выбирает лучшее предложение не с точки зрения цены, а то, которое нравится и отвечает его личным критериям, возможно, каким-то нюансам, связанным с логистикой, ну и прочим. То есть каким-то отдельным особенностям региона. Потому что страна у нас действительно очень большая, особенности логистики у всех свои. Это не стоит забывать. Наконец, собственно прямая закупка. Но с одним нюансом — на «Портале поставщиков» весь соответствующий процесс полностью оцифрован, что повышает его прозрачность, улучшает критерии, связанные с обоснованием цены того или иного контракта — с учетом предложений, которые публикуются в открытом режиме на портале. — Какие сервисы или опции на портале сегодня популярны у бизнеса? О. П. Главный инструмент нашей площадки — структурированный каталог. Именно здесь публикуются все предложения поставщиков с указанием цен. Каждая позиция называется «стандартная товарная единица» (СТЕ). Она уникальна и содержит полную информацию, изображение товара или услуги, характеристики. Удобно отображается и информация о ценах на ту или иную СТЕ: можно посмотреть динамику цен на товар или услуги, для каждого предложения указан срок действия ценового предложения и регион поставки. Заказчик при этом имеет исчерпывающую информацию по тому или иному товару перед тем, как запустить закупку. Поставщики же могут планировать свое ценообразование. Для молодых предпринимателей, которые еще, скажем, не определились с направлением своего бизнеса, «Портал поставщиков» является тем самым инструментом, где можно подсмотреть, какие товары наиболее востребованы, по каким ценам они реализуются, и для себя выбрать то направление, которое интересно и будет приносить прибыль. Для удобства поставщика у нас есть возможность импортировать прайс-лист, что упрощает и ускоряет процесс, когда поставщики достаточно крупные и товаров у них много. На портале также работает система электронного документооборота. То есть весь процесс от публикации закупки до ее исполнения у нас происходит в электронном виде, что сильно экономит время, снижает затраты как поставщика, так и заказчика. Но самое главное — минимизирует ошибки при подготовке документации, так как у нас государственные контракты и тут ошибок надо избегать. Важным этапом в развитии электронного документооборота стала интеграция «Портала поставщиков» с единой информационной системой в сфере закупок (ЕИС). То есть поставщики в рамках исполнения 44-ФЗ могут заранее подготовить проекты электронных актов в своем личном кабинете на «Портале поставщиков», а затем в установленный контрактом срок опубликовать их в ЕИС для дальнейшего подписания заказчиком. При этом универсальный передаточный документ (УПД) служит для предпринимателя одновременно и счетом-фактурой, и актом приема-передачи. Еще один способ формирования документов об исполнении, которые мы реализовали для нашего поставщика — это API-сервис, благодаря которому пользователи могут оформить документ в своей системе бухгалтерского учета, а затем все автоматически передается на портал и далее в ЕИС. Это существенно сокращает время на подготовку документов, исключает дублирование. К сервису могут подключиться любые бухгалтерские системы. Еще одна востребованная возможность — получение банковской гарантии: подав онлайн-заявку через личный кабинет, причем сразу в несколько банков, предприниматель потом может выбрать лучшее для себя предложение из поступивших ответов. Мы открыты для сотрудничества с разными банками. Одним из важных нововведений стало появление сервиса «Логистика», после чего пользователям портала стал доступен полный цикл управления закупками: от поиска товара до исполнения контракта и доставки заказчику. Многие опции портала сегодня работают на базе технологий искусственного интеллекта (ИИ). К примеру, для упрощения работы и сокращения количества ошибок мы внедрили автоматическое распознавание изображений продукции — после их загрузки ИИ за считанные секунды анализирует картинку и предлагает наиболее подходящие варианты категорий, например полиграфическая продукция, медицинские препараты, зоотовары, канцтовары. Точность определения категории сейчас составляет 92%. И этот показатель постоянно растет, поскольку нейросеть обучается и пополняет свой «багаж знаний». А. П. Также с учетом роста количества котировочных сессий, которые параллельно проводятся заказчиками из разных регионов нашей страны, мы в конце прошлого года запустили полезный сервис — торговый бот автоматических ставок. В режиме реального времени вы можете установить предельную сумму, до которой бот будет торговаться за вас, и внутренние алгоритмы системы будут контролировать, чтобы ставки делались по очереди, один другого не перебивал, но при этом шли друг за другом в пределах ценового диапазона. После запуска торгового бота в октябре 2022 года пользователи портала применили его в 36 тыс. котировочных сессий, по итогам которых заключены госконтракты на сумму 3,6 млрд руб. Снижение начальной цены позволило заказчикам сэкономить 2 млрд руб. Здесь очевидны плюсы и для госзаказчиков, и для предпринимателей, которые могут участвовать сразу в нескольких котировочных сессиях, не переключаясь все время между вкладками, и намного больше доверять техническим средствам. Мы сразу моделировали ситуацию, что один поставщик может участвовать параллельно во многих котировочных сессиях. Но без электронного сервиса это банально технически сложно — человека могут отвлечь, он может пропустить последнюю возможность сделать ставку. Идею о создании такого сервиса мы, кстати, получили благодаря обратной связи с пользователями. — Какие гарантии качества и безопасности обеспечиваются на портале? О. П. У нас повышенные меры безопасности. Все юридически значимые действия на «Портале поставщиков» подтверждаются как раз УКЭП. То есть зайти в сделку без нее невозможно. Кроме того, мы проверяем абсолютно всех поставщиков на добросовестность через федеральные ресурсы. Их несколько, поэтому со своей стороны мы гарантируем, что поставщик, пришедший на сделку, что называется, чист. — Как еще портал помогает развиваться бизнесу? А. П. «Портал поставщиков» еще до пандемии и до текущих геополитических событий был и сейчас остается ключевым каналом закупок для госзаказчиков. И мы продолжаем активно развиваться, в том числе в части поддержки пользователей, их информирования о возможностях нашей системы для их бизнеса, принципах ее функционирования. У нас есть служба поддержки, есть call-центр, которые отвечают пользователям на их вопросы, а также служба контроля качества. Сегодня мы развиваем проект «Школа поставщика», о котором рассказали на Московском урбанистическом форуме. Наша платформа последовательно развивается. Свидетельство этому — 17 тыс. новых пользователей за последние полгода. И практически все наши пользователи активные — выполняют условия контрактов и участвуют в наших котировочных сессиях. Для удобства пользователей «Портал поставщиков» был интегрирован помимо ЕИС еще и с Единым государственным реестром юридических лиц (ЕГРЮЛ), что позволило не только упростить регистрацию на портале, но и усовершенствовать электронный документооборот. «Портал поставщиков» также позволяет поддерживать российских производителей: здесь заказчики могут подбирать отечественные аналоги импортной продукции. О. П. Есть такой инструмент, как конструктор сайтов. Пользователи могут создавать собственные сайты-визитки на портале. На такие сайты можно внести всю необходимую информацию о своей деятельности, продукции. Такой сервис особенно актуален для небольших компаний и самозанятых, у которых зачастую нет средств для создания большого хорошего сайта. Эти сайты можно использовать абсолютно везде, не только на «Портале поставщиков», но и давать расширенный доступ через QR-код и через прямые ссылки. И это очень сильно популяризирует бизнес.