Какие существуют виды организационно-распорядительных документов?
Какие существуют виды организационно-распорядительных документов?
Организационно-распорядительные документы могут включать организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию и документы по личному составу. Основные требования и рекомендации к их оформлению представлены в обосновании.
Организационно-распорядительные документы фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организации и относятся к унифицированной организационно-распорядительной группе (системе) документов (ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации, утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299).
Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению (п. 46 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст (далее — ГОСТ Р 7.0.8-2013)).
Поэтому под организационно-распорядительными документами возможно понимать комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции организации, организацию ее работы.
Виды организационно-распорядительных документов
Организационно-распорядительная документация может включать организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию и документы по личному составу.
Распорядительные документы
Распорядительные документы носят административный характер. Ими оформляются разнообразные поручения единоличных/коллегиальных органов и должностных лиц. Вместе с этим данные акты выступают в качестве средств передачи письменных распоряжений конкретным лицам и подчиненным. К ним относят:
решения;
постановления;
приказы по основной деятельности;
распоряжения;
указания и т.д.
В каждом конкретном случае выбор типа документа осуществляется исходя из полномочий, статуса и компетенции должностного лица, которое его издает. Учитывается и порядок принятия управленческого решения (коллегиальный или единоличный). Как правило, приказы и распоряжения издает генеральный директор или его заместитель. Если документ издается в результате рассмотрения вопроса коллегиальным органом управления, оформляется постановление или решение.
Организационные документы
Организационные документы определяют правовой статус и ключевые направления деятельности организации, а также ее структурных подразделений. К ним относят:
правила;
устав;
штатное расписание;
инструкции;
положения;
регламенты;
коллективный договор и т.д.
Информационно-справочные документы
Информационно-справочные документы служат основанием для принятия определенных решений. К ним относят:
корреспонденцию (телеграммы, письма и пр.);
докладные записки;
служебные записки;
пояснительные записки;
объяснительные записки;
справки;
акты и т.д.
Документы по личному составу
Организационно-распорядительными являются также входящие, исходящие и внутренние документы по личному составу. К ним относят:
карточки;
справки;
заявления;
трудовые книжки;
приказы по личному составу;
трудовые договоры, соглашения и т.д.
Общие требования и рекомендации к организационно-распорядительным документам
Регламентирующим документом при составлении организационно-распорядительных документов является ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016).
В целях применения ГОСТ Р 7.0.97-2016 также разработаны Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (разработаны ВНИИДАД) (далее — Методические рекомендации).
Кроме того, требования к оформлению документов, в том числе организационно-распорядительной документации, установлены ГОСТ Р 7.0.8-2013, которым устанавливаются термины, в том числе рекомендуемые для применения во всех видах такой документации.
Организационно-распорядительные документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов (п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Основные требования и рекомендации к созданию документов следующие (п. п. 3.2 — 3.7 ГОСТ Р 7.0.97-2016, разд. 3 Методических рекомендаций):
при создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа;
допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны;
для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты;
для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N N 12, 13, 14;
при составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров;
абзацный отступ текста документа — 1,25 см;
заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста;
многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом;
текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала;
если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала;
интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел;
текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);
длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см. Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки;
нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом;
нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с Приложением А к ГОСТ Р 7.0.97-2016;
если приложением к распорядительному документу является локальный нормативный акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляются отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение (п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Рекомендации к оформлению текста документов представлены в разд. 5 Методических рекомендаций.
Соблюдение данных требований и рекомендаций позволяет обеспечить оперативный поиск организационно-распорядительных документов, их качественное и своевременное составление и исполнение.
Отметим, что организация самостоятельно определяет, применять или нет ГОСТ и Методические рекомендации для оформления организационно-распорядительных документов (п. 1 ст. 4, ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»).
Такое решение следует зафиксировать в локальном документе (в положении о делопроизводстве, положении о документообороте) или в отдельном приказе (распоряжении).
Реквизиты организационно-распорядительных документов
Для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов, то есть иметь определенный набор реквизитов.
Каждый вид организационно-распорядительного документа имеет определенный набор реквизитов. Максимальный набор реквизитов, используемых в документах, — 30. Состав реквизитов, характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования (разд. 4 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Порядок оформления реквизитов документов представлен в разд. 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016 и разд. 4 Методических рекомендаций. В Приложениях к Методическим рекомендациям также приведены образцы оформления некоторых документов.
Внутренние документы организации: перечень
Так, внутренние документы банка и внутренние документы магазина могут значительно отличаться. Кроме индивидуальных особенностей деятельности компании есть ряд документов, обязательных для всех организаций. К ним относится организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация.
Если вы собираетесь проводить ревизию документов в своей компании или автоматизировать работу с бумагами, читайте далее.
Виды внутренних документов организации
Любой аспект деятельности компании должен быть зафиксирован. Регламентирующие внутренние нормативные документы организации помогают вести учет рабочих процессов и поддерживать их в установленном порядке. Акты имеют несколько категорий со своим обязательным перечнем.
Организационно-правовые нормативные акты
Это свод правил компании, который служит ее нормативной базой. Организационно-правовые нормативные акты определяют назначение деятельности, задачи и общую структуру фирмы, регулируют процесс работы, обязанности, права и ответственность сотрудников и руководящего звена.
- устав предприятия;
- штатное расписание;
- документ о штатной численности;
- регламент компании (документ, определяющий взаимодействие между структурными подразделениями и между отдельными должностными единицами организации);
- правила внутреннего трудового распорядка;
- должностные инструкции.
Распорядительные документы организации
Независимо от формы собственности функционирование предприятия невозможно без распорядительных документов. Сюда входит документация, фиксирующая управленческие решения руководства. Например, приказы по производственным вопросам и личному составу. Производственные документы включают в себя акты о выделении средств или ресурсов, снабжении, продаже товаров или услуг, распределении средств. Личные — приказы о приеме на работу, увольнении, отпуске, командировках. Любое распоряжение подписывается руководителем, а сотрудник, о котором идет речь в приказе, обязательно информируется о его содержании.
Примеры приказов, относящихся к распорядительным документам:
- об утверждении штатного расписания;
- о переводе сотрудника на другую должность;
- о временном замещении отсутствующего сотрудника;
- о переводе сотрудника на удаленную работу.
Информационно-справочные документы
Содержат информацию о положении дел относительно сотрудника или процедуры выполнения работ. Информационно-справочные документы могут стать причиной принятия административных решений, издания руководством приказов. Они не носят распорядительный характер, не включают в себя поручения, требующие выполнения.
- служебная записка об использовании личного транспорта;
- объяснительная записка сотрудника об отсутствии на рабочем месте;
- заявление об отпуске без сохранения зарплаты;
- протокол совещания;
- акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору.
Договоры
Договор — один из наиболее важных документов любых видов экономических взаимоотношений. Он регулирует выполнение соглашений между физическими и юридическими лицами. Договоры заключаются при покупке товаров/услуг, аренде помещений, поручительстве, найме сотрудников Договор обычно содержит условия о предмете, вознаграждении, порядке расчетов, правах и обязательствах обеих сторон, конфиденциальности, сроках
Это могут быть договоры:
- аренды — жилых и нежилых помещений, земельных участков, транспортного средства;
- подряда — бытового, строительного ;
- оказания услуг;
- покупки-продажи;
- займа и др.
Служебные бумаги по основной деятельности
Служебные бумаги по основной деятельности устанавливают различные аспекты текущей деятельности организации, способствуют регулированию рабочих вопросов. К ним относятся:
- лицензии;
- допуски;
- свидетельства;
- уведомления.
Финансово-бухгалтерские документы
Финансово-бухгалтерские документы подтверждают совершение любых финансовых операций и служат документальным свидетельством происходящих процессов. В них фиксируется выполнение определенного события, которое имеет стоимостную оценку. В документе указываются и другие критерии, характеризующие конкретную хозяйственную операцию. Этот вид документации используется при составлении налоговых, бухгалтерских, статистических отчетов.
- отчет о финансовых результатах;
- акт о списании товаров;
- кассовая книга.
Документы по трудовым отношениям
Деятельность компании обычно невозможна без подбора новых сотрудников, расстановки кадров, принятия их на работу, внутренних переводов и увольнений. Документы по трудовым отношениям регламентируют все эти процессы. Также они включают обязательные правила взаимоотношений работодателя и работника.
Обязательные трудовые документы:
- трудовой договор;
- трудовая книжка;
- личное дело;
- личная карточка;
- график отпусков.
Почитать об автоматизации HR-функции можно здесь: Как освободить кадровиков от рутины →
Личные документы
Это внутренние документы, регулирующие процессы взаимодействия отдельного сотрудника с компанией. Создаются в индивидуальном порядке.
- резюме;
- доверенность на подписание кадровых документов;
- расписка на получение трудовой книжки и др.
Требования к оформлению внутренних документов организации
Многие внутрикорпоративные документы имеют юридическую значимость, поэтому необходим строгий порядок их оформления.
Компании создают типовые формы для определенных видов документов, которые содержат обязательные элементы. В отношении некоторых документов есть требования к оформлению, установленные законом или другим нормативным актом.
Как правило, обязательными составляющими оформления внутренних документов являются:
- реквизиты — код, наименование и другая информация об организации;
- датирование — дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации;
- адресование — указание адреса получателя. Им может быть предприятие, структурное подразделение, должностное лицо;
- резолюция на документе — включает фамилию исполнителя в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения;
- текст документа и заголовок к нему — содержит всю информацию, ради которой он был составлен.
Составление документов и учет их оборота занимает много времени у каждого подразделения организации. Чтобы оптимизировать рабочие процессы, компании прибегают к автоматизации документооборота. Она позволяет руководителям видеть и контролировать общую картину дел, происходящих во всех подразделениях. А сотрудникам — взаимодействовать между отделами слаженно, повышая производительность труда.
Программы по систематизации документов, подготовке платежек в банк, регистрации договоров значительно облегчают рабочие процессы. Кроме этого, они позволяют организовать удаленную работу сотрудников с онлайн-доступом ко всем необходимым файлам. Переход многих компаний в России на цифровой формат связан со стремлением избавиться от бумажных скоплений, а перевод некоторых документов в цифровой формат связан с новыми требованиями государства. Например, с 1 января 2020 года появилась возможность заводить электронные трудовые книжки, ряд финансово-бухгалтерских документов должен создаваться и подаваться в органы отчетности в электронном формате.
В конце 2020 года Президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности утвердил Концепцию электронного документооборота в хозяйственной деятельности и план мероприятий по её реализации.
Посмотреть подробнее о государственных планах оцифровки документов можно на вебинаре Doczilla и Terralink здесь:
Полностью автоматизировать делопроизводство можно с системой электронного документооборота (СЭД). Она обеспечивает работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла. В функции СЭД входит возможность создания, корректировки, хранения и передачи документов по сети между устройствами, классификация и пр. С помощью системы автоматизируется такое взаимодействие между сотрудниками, как передача документов, выдача заданий, отправка уведомлений
Как Doczilla Pro помогает бизнесу?
Doczilla Pro — это специализированная платформа, которая помогает компаниям автоматизировать типовые формы. При помощи профессионального конструктора сотрудник может создать интерактивные шаблоны документов, которые позволят его коллегам создавать нужные типовые формы в несколько кликов и без ошибок. Сотрудники при заполнении типовых форм просто отвечают на вопросы анкеты, а документ формируется автоматически. За счет интеграции с публичными реестрами и внутренними базами компании большая часть документа заполняется автоматически, суммы расшифровываются, указывается правильное склонение.
При помощи Doczilla Pro можно автоматизировать любой документ:
- договоры;
- доверенности;
- кадровые документы;
- корпоративные документы;
- процессуальные документы
Сервис подходит для всех сфер и форм деятельности: физических и юридических лиц, самозанятых, ИП, государственных учреждений. Doczilla Pro значительно упрощает трудовой день сотрудников организации. Но самое главное — помогает грамотно составлять документацию. Все типовые документы можно преобразовать в интерактивные шаблоны, что в дальнейшем сэкономит десятки и сотни часов высококвалифицированных специалистов и позволит ускорить заключение сделок.
Doczilla Pro может быть интегрирована в СЭД, что позволит максимально оптимизировать работу с документами.
Внутренние нормативные документы организации составляют большую часть ее документооборота независимо от сферы деятельности и штатной численности. Поэтому организованность в учете бумаг с содержанием персональных данных и правильность их составления играет большую роль в деятельности не только отдельных подразделений, но и всей компании. Автоматизировав подготовку и обмен документацией, можно сэкономить много рабочего времени и направить его на другие значимые цели. А подготовленные шаблоны помогут справляться с поставленными задачами за пару минут, вместо привычных растянутых временных рамок.
- Ускорить подготовку документов в 10 раз
- Полностью исключить простые ошибки
- Забыть про неактуальные шаблоны
- Избавиться от рутины и перепроверок
Внутренние документы по пожарной безопасности (приказы, инструкции и т.д.)
Внутренние документы по пожарной безопасности предприятия (приказы, инструкции, журналы, акты и т.д.) являются обязательным комплектом документов по пожарной безопасности который должен быть на объекте. В него входят необходимые приказы, инструкции, журналы, акты, программы инструктажей, программы обучения и т.д.
Какие внутренние документы по пожарной безопасности должны быть на объекте
— приказ о назначении ответственного по пожарной безопасности
— инструкция о мерах пожарной безопасности
— приказ о создании пожарно-технической комиссии (не обязателен)
— инструкция о действиях персонала по эвакуации людей при пожаре
— инструкция о порядке действий дежурного персонала при получении сигналов о пожаре и неисправности установок (систем) противопожарной защиты объекта
— распорядительные документы, регламентирующие порядок обучения работников мерам пожарной безопасности (порядок и сроки проведения противопожарного инструктажа и прохождения пожарно-технического минимума)
— журнал учета проведения инструктажей по пожарной безопасности
— Программа проведения вводного противопожарного инструктажа (утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации).
— программы проведения первичного противопожарного инструктажа (утверждаются руководителями структурных подразделений организации или лицами, ответственными за пожарную безопасность структурных подразделений).
— график проведения повторного противопожарного инструктажа (утверждается руководителем организации)
— специальные программы обучения пожарно-техническому минимуму непосредственно в организации.
— перечень контрольных вопросов для проверки знаний требований пожарной безопасности работников организации
— документы планирования и учета результатов проведения практических тренировок лиц, осуществляющих свою деятельность на объекте, по отработке инструкции о действиях персонала по эвакуации людей при пожаре (распорядительные документы, планы, графики, акты, протоколы, журналы, отчеты, заключения и пр.).
— документы планирования и учета результатов проведения занятий по подготовке лиц, осуществляющих свою деятельность на объекте, к действиям по эвакуации граждан в случае возникновения пожара (распорядительные документы, планы, графики, акты, протоколы, журналы, отчеты, заключения и пр.),
— распорядительный документ о назначении ответственного за приобретение, сохранность и контроль состояния огнетушителей.
— журнал учета наличия, периодичности осмотра и сроков перезарядки огнетушителей, а также иных первичных средств пожаротушения.
Имеются и другие документы для узкопрофильных объектов, а также в случае наличия определенных типов систем.
Какие документы регламентируют наличие приказов, инструкций и т.д. по ПБ на объекте
Основные требования к наличию внутренних документов по пожарной безопасности на объекте прописаны в ППР № 390 Правила противопожарного режима В РФ (утверждены постановлением Правительства РФ от 25 апреля 2012 г. № 390)
Обязательно ли разрабатывать внутренние документы по ПБ
Внутренние документы по пожарной безопасности предприятия (приказы, инструкции, журналы, акты и т.д.) являются обязательным комплектом документов по пожарной безопасности который должен быть на объекте.
Стоимость разработки внутренних документов по ПБ нашими специалистами, цена
Стоимость разработки внутренних документов по пожарной безопасности для объекта зависит от объема работ, который в свою очередь зависит от типа объекта. В среднем комплект документов по пожарной безопасности обойдется примерно в 40-60 т.р.
В любом случае стоимость и сроки определяются в каждом конкретном случае, поэтому если у Вас имеются вопросы, позвоните нам по телефону 8(499)608-89-48 и мы на них ответим.
Сроки разработки и согласований
Срок разработки комплекта документов составляет порядка 10 дней. В любом случае стоимость и сроки определяются в каждом конкретном случае, поэтому если у Вас имеются вопросы, позвоните нам по телефону 8(499)608-89-48 и мы на них ответим.
Ход проведения работ
— заключение договора;
— предоставление данных согласно опросному листу;
— выезд специалиста на объект защиты при необходимости;
— разработка внутренних документов;
— согласование разработанной документации с заказчиком работ;
— подписание закрывающих документов по договору.
4. Организационно-распорядительная документация предприятия
Государственные, коммунальные, частные предприятия, общественные объединения, акционерные общества действуют на основе устава.
Устав — это свод правил, регулирующих деятельность предприятий, учреждений, организаций, их взаимоотношения с другими предприятиями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной и хозяйственной деятельности.
Устав является основным документом, на основании которого действует предприятие. В нем определяются:
— предмет и цели деятельности;
— органы управления и порядок их формирования;
— компетенция и полномочия трудового коллектива предприятия и его выборных органов;
— орган, который имеет право представлять интересы трудового коллектива (совет трудового коллектива, профсоюзный комитет и т. п.);
— порядок создания имущества предприятия;
— условия реорганизации и прекращения деятельности предприятия.
При оформлении устава используются следующие реквизиты:
— наименование вышестоящей организации (06);
— наименование организации (07);
— название вида документа (10);
— дата документа (11);
— место составления или издания документа (14);
— гриф утверждения (17);
— текст документа (21);
— запись о государственной регистрации (32).
Текст устава, его структура и содержание разделов зависят от формы собственности и организационно-правовой формы предприятия. Например, устав общества может иметь такие разделы :
1. Общие положения
2. Цели и предмет деятельности общества
3. Ответственность общества и участников
4. Уставный капитал
5. Имущество общества
6. Формирование фондов общества
7. Порядок распределения прибыли и покрытия убытков
8. Права и обязанности общества и его участников
9. Органы управления обществом и их должностные лица
10. Учет и отчетность
11. Персонал общества
12. Вступление и выход участника из общества
13. Прекращение деятельности общества
14. Заключительные положения.
Цели создания и деятельность предприятия, другие положения устава не должны противоречить действующему законодательству. Незаконные положения должны быть заменены новыми. Иначе говоря, устав должен постоянно обновляться путем внесения изменений, дополнений или путем издания новой редакции устава. Все вносимые в устав поправки, изменения и дополнения должны быть утверждены полномочным органом.
После утверждения устав подлежит обязательной регистрации (перерегистрации) в соответствующих государственных органах, о чем на титульном листе устава производится запись установленной формы.
Уставы оформляются на листах бумаги формата А4 печатным способом. Все листы прошивают, нумеруют и скрепляют печатью.
В соответствии с уставом предприятия разрабатывается ее структура, определяется штатная численность, составляется штатное расписание, издаются положения, правила и другие документы.
Положение — это правовой акт, определяющий структуру, функции, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятий и учреждений, их структурных подразделений, отделов, секторов (например, Положение о филиале), либо порядок действий органов управления предприятий и организаций в определенных случаях (например, Положение о порядке расследования несчастных случаев, которые произошли во время учебно-воспитательного процесса в учебных заведениях).
Это могут быть также положения о постоянно действующих комиссиях: экспертных, ревизионных, надзорных, контрольных, методических и др. (например, Примерное положение об экспертной комиссии объединения граждан, религиозной организации, а также предприятия, учреждения и организации, основанной на частной форме собственности); или положения о проведении конкурсов, смотров и т. д.
Положения бывают примерные, типовые и индивидуальные.
Типовые положения разрабатываются вышестоящими организациями для учреждений и предприятий своей системы (ведомства), примерные — для любых предприятий всех форм собственности, индивидуальные — на основе типовых и примерных положений непосредственно на предприятиях, в учреждениях, организациях.
Основанием для разработки положений служит устав предприятия, организации.
Если структура предприятия состоит из различных подразделений, то для каждого из них разрабатывается Положение о структурном подразделении.
В оформлении положений должны присутствовать следующие реквизиты:
— наименование вышестоящей организации (06);
— наименование организации (07);
— название вида документа (10);
— дата документа (11);
— регистрационный индекс документа (12);
— место составления или издания документа (14);
— гриф утверждения документа (17);
— заголовок к тексту (19);
— текст документа (21);
— гриф согласования документа (24);
— визы документа (25).
Заголовок к тексту может объединяться с названием вида документа, например: Положение об отделе материально-технического снабжения и т. п.
Текст положения о подразделении может включать следующие разделы:
1. Общие положения — определяется правовой статус подразделения, его подчиненность, наличие печати и (или) штампа. В этом разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должны руководствоваться работники структурного подразделения в своей деятельности.
2. Задачи — указываются основные направления деятельности структурного подразделения.
3. Структура — схематично представляется деление на структурные подразделения более низкого уровня (участки, бюро, секторы и т. п.) по подчиненности и во взаимосвязи.
4. Руководство — определяется порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю.
5. Функции — перечисляются конкретные виды производственно-хозяйственной деятельности.
6. Взаимоотношения (связи) — определяются служебные взаимоотношения с другими подразделениями предприятия и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности.
7. Права — указываются права подразделения, необходимые для осуществления возложенных на него функций.
8. Ответственность — устанавливается в соответствии с законодательством ответственность руководителя структурного подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на него функций и неиспользование предоставленных прав.
Положение вводится в действие со дня его утверждения (или даты, указанной в распорядительном документе, которым утверждено положение).
Положение является сложным документом, поэтому для него целесообразно оформлять титульный лист, на который выносятся следующие реквизиты: наименование организации, гриф утверждения, дата документа, название вида документа и объединенный с ним заголовок к тексту, место составления или издания документа, регистрационный индекс. В этом случае нет необходимости издавать приказ о введении положения.
Разрабатывается Положение о структурном подразделении руководителем этого подразделения и им подписывается, согласовывается с заместителем директора по подчиненности, заместителем директора по экономическим вопросам, заместителем директора по правовой работе и утверждается руководителем предприятия. Положения могут визироваться начальником отдела труда и заработной платы, юрисконсультом.
Порядок оформления, построения, изложения, согласования и регистрации положений о структурных подразделениях и внесения в них изменений устанавливается методологической инструкцией, разрабатываемой на предприятии.
Изменения в Положение о структурном подразделении вносятся на основании приказа руководителя предприятия.
Приведем образец формы положения.
Инструкция — организационный документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятий, учреждений, организаций (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Инструкции издаются для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов и содержат правила общего характера, регламентирующие порядок и условия осуществления деятельности в какой-либо определенной отрасли управления.
Отдельные группы составляют инструкции по эксплуатации оборудования (механизмов, машин, устройств, приборов), инструкции по охране труда, должностные инструкции.
Реквизиты инструкции следующие:
— наименование организации (07);
— название вида документа (10);
— дата документа (11);
— регистрационный индекс документа (12);
— место составления или издания документа (14);
— гриф утверждения документа (17);
— заголовок к тексту (19);
— текст документа (21);
— гриф согласования документа (24);
— визы документа (25);
— фамилия исполнителя (28) (при необходимости).
Инструкция оформляется на общем бланке предприятия или на чистом листе формата А4. Утверждается инструкция непосредственно руководителем или распорядительным документом. Более предпочтительным является введение инструкции в действие путем издания приказа . Это позволяет устанавливать срок введения инструкции, предусматривать необходимые организационные мероприятия, указывать ответственных исполнителей и тем самым обеспечивать скорейшее введение в действие инструкции.
В случае когда инструкция утверждается распорядительным документом и является приложением к нему, она должна иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер. Отметку делают в верхнем правом углу первого листа инструкции-приложения (см. раздел 3.5 данного спецвыпуска на с. 25).
Помимо собственно инструкций, различают инструкции примерные, типовые, методологические, должностные. Инструктивный характер имеют также рекомендации, методические рекомендации, методические указания и др.
Приступая к составлению инструкции, следует выяснить, есть ли примерные или типовые инструкции по данному вопросу, и затем на их базе разрабатывать нужную инструкцию.
Инструкция является документом длительного действия и, как правило, действует до замены ее новой. В ней отсутствуют указания на конкретных исполнителей и не устанавливаются сроки исполнения. В то же время инструкции регламентируют порядок выполнения определенных действий, процессов разными исполнителями и предназначены для постоянного использования. И эти обстоятельства определяют особенности изложения текста инструкции.
Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например : « Инструкция о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, которые содержат конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью государства» , « Должностная инструкция инспектора по контролю качества продукции» .
Так как инструкция содержит методические аспекты, ее текст должен быть исключительно точным и понятным, излагаться в логической последовательности законченными разделами, которые разбиваются на пункты, подпункты. Рубрикация для инструкции является обязательной, будут ли это только пункты или более сложное деление текста на структурные элементы (разделы, подразделы, пункты, подпункты) — все они должны быть пронумерованы.
Инструкции относятся к организационным документам и носят директивный характер, поэтому в тексте используют формулировки со словами: должен, необходимо, следует, обязан, не допускается, запрещается, имеет право и т. п. Отступления от действий, предусмотренных инструкцией, квалифицируются как нарушение дисциплины. Изложение текста ведется от третьего лица или в безличной форме. Например: «Секретарь отвечает за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и убывающих в командировку, и производит отметки в командировочных удостоверениях» или: « Записи в трудовой книжке при увольнении или переводе на другую работу должны вестись согласно формулировкам действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона» и т. д.
Правовое положение работников предприятия регламентируется должностными инструкциями , которые устанавливают функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Текст должностной инструкции , как правило, состоит из следующих разделов:
1. Общие положения — устанавливается сфера деятельности работника, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, подчиненность, перечисляются основные законодательные акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей работе.
2. Задачи и обязанности — указывается предмет, содержание и перечень видов работ, из которых состоят выполняемые работником функции, перечисляются конкретные задачи, возложенные на работника, определяется форма его участия в процессе — обеспечивает, подготавливает, исполняет, курирует, контролирует, представляет и т. д.
3. Права — указываются полномочия, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него задач и обязанностей.
4. Ответственность — устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение работником должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.
5. Должен знать — содержатся требования к специальным знаниям, а также к знанию законодательных актов и нормативных документов, необходимых для выполнения должностных обязанностей.
6. Квалификационные требования — содержит нормы, касающиеся образования, образовательно-квалификационных уровней и опыта, достаточных для полного и качественного выполнения работ по должности.
7. Взаимоотношения (связи по должности) — регулируются трудовые взаимоотношения работника с сотрудниками своего и других структурных подразделений, а также со сторонними предприятиями (указываются сроки получения и предоставления информации, порядок согласования и утверждения соответствующих документов и т. п.). Этот раздел может отсутствовать в должностной инструкции, если порядок взаимодействия работников структурных подразделений отражен в положениях об этих подразделениях.
Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения или специалистом по труду, подписывается руководителем структурного подразделения или подготовившим ее специалистом, согласовывается с начальником отдела труда и заработной платы, заместителем директора по подчиненности, юрисконсультом, утверждается руководителем предприятия и доводится до работника. Подтверждением факта ознакомления работника с должностной инструкцией является виза ознакомления . Она включает подпись работника, ее расшифровку и дату ознакомления. Ей должна предшествовать запись: « С должностной инструкцией ознакомлен» .
Изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия. В определенных случаях должностная инструкция должна быть заменена, например, при изменении наименования предприятия или структурного подразделения, изменении названия должности.
Порядок оформления, построения, изложения должностных инструкций и внесения в них изменений устанавливается методологической инструкцией, разрабатываемой на предприятии. Подробно о порядке составления должностных инструкций см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, спецвыпуск № 5.
Приведем пример должностной инструкции.
Общество с ограниченной ответственностью