Расчёты по бизнес-карте: что можно, а что нельзя
Делать моментальные переводы, расплачиваться за покупки в интернете и офлайн, снимать наличные в банкоматах — у бизнес-карт масса плюсов, но есть и свои особенности. Разбираемся, когда бизнес-картой можно оплатить доставку еды на дом, а в каких случаях надо тратить деньги только в интересах бизнеса — и как вообще это всё работает.
Как происходят расчёты бизнес-картой?
Корпоративная карта упрощает безналичную оплату: она проходит мгновенно и без оформления лишних бумаг. Оплатить покупку в интернете или офлайн можно в любое время суток: поставщик сразу получит деньги и начнёт собирать заказ. При этом классические платежи по реквизитам расчётного счёта могут идти дольше.
Клиенты Сбера также могут переводить деньги по номеру карты: с бизнес-карты на бизнес-карту или на карту физлица. К примеру, так можно оплачивать услуги подрядчиков.
Как выбрать подходящую бизнес-карту?
Ориентируйтесь на количество сотрудников, специфику и потребности бизнеса. Небольшой компании или фрилансеру-ИП подойдет базовый вариант — моментальная бизнес-карта с бесплатным обслуживанием на срок до года, которая выпускается в отделении Сбера за несколько минут при открытии расчётного счёта. На один счёт можно оформить до 5 карт. В любое время за пару минут можно выпустить карту без пластика в интернет-банке СберБизнес: её обслуживание дешевле и природу сберегаете.
Можно ли привязать бизнес-карту к расчётному счёту другой компании?
Нет. Бизнес-карта выпускается к расчётному счёту определённой компании или ИП. Привязать карту к другому счёту или сразу к нескольким нельзя.
Осторожно: бизнес-картой нельзя оплачивать личные расходы
ИП на всех системах налогообложения, кроме УСН «Доходы» или патента, а также все ООО и АО уменьшают налог на сумму расходов для бизнеса. Поэтому налоговая проверяет траты и следит, чтобы они были обоснованными.
По каждой операции нужно доказательство, что она совершена для работы, а не в личных целях. Траты подтверждаются документами, такими как чеки, квитанции и акты. Если документов нет или налоговая заподозрит, что операция совершена в личных целях, её не включат в перечень расходов — и доначислят налог.
Единственные, кому не нужно отчитываться о тратах перед налоговой — ИП на УСН «Доходы» или патенте. Только им можно покупать по бизнес-карте всё: от ноутбука для работы до еды с доставкой на дом.
Все остальные, кроме этих двух типов предпринимателей, не могут оплачивать бизнес-картой никакие личные траты.
Что можно оплачивать бизнес картой ооо
НАЛОГИ
6 МИН
Как использовать бизнес-карту в рамках 115-ФЗ
Бизнес-карта — это банковская карта для предпринимателя, которая открывает круглосуточный доступ к деньгам на расчётном счёте компании. Требования к операциям по ней такие же, как к операциям по счёту: необходимо подтверждение доходов и расходов. Рассказываем, какие правила нужно соблюдать, чтобы сохранить доверие банка и налоговой.
Зачем и кому нужна бизнес-карта
Бизнес-карту может оформить любое юридическое лицо или ИП. В СберБизнесе количество карт, выпущенных к одному расчётному счету компании, не ограничено. По желанию генерального директора банк может установить лимиты на объём расходуемых средств, чтобы наделить сотрудников — бухгалтера, кадровика, закупщика и так далее — полномочиями распоряжаться деньгами предприятия.
С бизнес-картой можно:
- вносить наличную выручку на расчётный счёт компании в любом банкомате;
- покупать товары у поставщиков так же просто, как совершать обычные покупки в магазинах;
- оплачивать расходы в командировках, в том числе за рубежом;
- снимать наличные.
Бизнес-карта значительно упрощает банковское обслуживание и сокращает расходы на бухгалтерию, а операции по ней тарифицируются дешевле, чем при традиционном банковском расчётно-кассовом обслуживании.
Но несмотря на схожесть с обычной пластиковой картой физлица, карта для бизнеса требует более ответственного обращения.
Как не стоит использовать бизнес-карту
Тратить средства в личных целях
Расходные операции по бизнес-карте, как и просто по расчётному счёту, должны быть связаны с деятельностью компании.
Например, нельзя оплачивать бизнес-картой:
- товары в гипермаркетах для своей семьи,
- услуги такси в личных целях;
- сотовый или домашний интернет;
- расходы в отпуске.
Определите лимит трат по карте на статьи расходов, которые опосредованно связаны с бизнесом. Например, если вы работаете в торговле, расходы на сотовую связь, транспортные или командировочные расходы не могут составлять 100% от выручки. У банка и налоговых органов возникнет логичный вопрос, почему предприниматель все деньги предприятия потратил на бензин, в то время как у компании нет собственного автотранспорта или не заключён договор аренды транспортных средств.
Все расходы по карте должны соотноситься со сферой деятельности предпринимателя и подтверждаться документами. Чеками, накладными, актами приёма-передачи товара — теми же бумагами, которые необходимы бухгалтеру при стандартных банковских платежах с расчётного счёта.
Если это командировочные расходы, нужно оформить приказ о командировке, установить суточный лимит расходов и выдать сотруднику командировочное удостоверение. Нельзя расплатиться бизнес-картой в ресторане, не имея бухгалтерских документов о представительских расходах, перевести деньги другу без заключения договора или снять наличные без пояснительных бумаг.
Перед совершением спорной операции проконсультируйтесь с банком, какие документы могут понадобиться, — и обязательно их сохраните. С нецелевой израсходованной суммы нужно уплатить налоги.
Нерегулярно вносить большие суммы наличными
Если планируете использовать бизнес-карту как инструмент для инкассации, ещё при оформлении заранее сообщите банку примерный объём наличных, который будет вноситься на счёт. Любое превышение лимита может быть расценено как нарушение условий договора. Банк обязан контролировать соблюдение норм Федерального закона 115-ФЗ по борьбе с легализацией денежных средств и поэтому вправе запросить подтверждающие первичные документы на сумму наличных, которая превышает установленный лимит.
Регулярно снимать наличные на прочие нужды
Снимать большие суммы наличными с помощью бизнес-карты также не рекомендуется: банк может запросить документы, которые подтвердят необходимость такой суммы для хозяйственной деятельности предпринимателя. Если нужно закупить товар или оборудование, а поставщик отказывается принимать к оплате бизнес-карту, можно предложить более традиционный способ — банковский перевод.
Получать дополнительный доход и не декларировать его
Многие компании при оплате бизнес-картой предлагают разнообразные скидки и бонусы. Важно определить, не станет ли акционное предложение внереализационным доходом предприятия. Если станет, то это поступление в виде скидки необходимо задекларировать и уплатить с него налог в установленные сроки. В противном случае у ФНС появятся обоснованные претензии с последующим начислением штрафов и пени.
Бизнес-карта упрощает и удешевляет взаимодействие с банком. Но нельзя путать её со стандартной картой физлица, по которой доступны любые неподотчётные операции. Используйте бизнес-карту грамотно: только для целей предприятия и развития собственного бизнеса.
Получите бесплатную консультацию по вопросам комплаенс, даже не имея расчётного счёта в Сбере, обратившись за помощью по номеру горячей линии для корпоративных клиентов 0321 доб. 6 с мобильного или 88005555777 доб. 6 с городского телефона.
Учет расходов по бизнес-карте: как отчитаться без проблем с налоговой и банками
Бизнес-карта привязана к расчетному счету предпринимателя или компании. Ей оплачивают расходы на бизнес, например канцелярию, обеды, топливо, командировки, деловые встречи. ИП оплачивают бизнес-картой даже личные покупки, а компании выдают их сотрудникам для трат на бизнес.
Если бизнес только начинает использовать корпоративные карты, у него могут возникать вопросы. Какие документы нужны для учета трат? Нужны ли вообще? Как принять к вычету НДС на ОСН? Отвечаем на них вместе с налоговыми экспертами.
Кому и зачем нужно отчитываться
Подтверждать расходы по бизнес-карте документами должны все компании и ИП — независимо от режима налогообложения. Компании и ИП делают это для встречных проверок контрагентов, а банки — по 115-ФЗ. Для чего еще могут понадобиться документы — зависит от формы бизнеса и его налоговой системы.
ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД не нужно подтверждать расходы документами. Они платят налог без учета затрат и не ведут бухгалтерский учет.
ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужно подтверждать расходы на бизнес. У таких предпринимателей бухучета тоже нет, но налоговый учет они ведут — для уменьшения налога на доход. Для этого записывают номера и даты подтверждающих документов в книгу учета доходов и расходов — КУДиР. По ней подтверждают расходы, если у налоговой есть сомнения. Если документов не будет, то обосновать расходы нечем — и уменьшить налог не получится. Личные расходы по бизнес-карте предприниматели не учитывают.
Компании должны подтверждать все расходы. Это нужно для бухучета и уменьшения налога на ОСН и УСН «Доходы минус расходы». По всем расходам компания должна хранить подтверждающие документы. Налоговая может их запросить в любой момент.
Если подтверждающих документов не будет, налоговая может расценить это как грубое нарушение правил бухучета и наложить штраф до 30 000 ₽. При этом, если компания снижает налог на доходы за счет неподтвержденных расходов, штраф другой — 20% от недоимки, но не менее 40 000 ₽.
ИП и компании должны подтверждать расходы для встречных проверок контрагентов. Если налоговая проверяет контрагента, она может запросить у ИП или компании документы под расходы. Если их не окажется, бизнес может получить штраф 10 000 ₽.
ИП и компании независимо от налогового режима должны подтверждать расходы по запросу банков. Если подтверждающих документов нет, получается, что бизнес потратил деньги со счета, а на что — неизвестно. Тогда обоснование трат по 115-ФЗ может запросить банк.
Курьеры похищали по миллиону рублей в месяц
Какие подтверждающие документы нужны
Разберемся, какие документы нужно оформить, что можно и нельзя купить в счет расходов бизнеса.
Сначала компания или ИП оформляют внутренний документ — локальный нормативный акт. Он приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. Локальный акт можно оформить один раз и дальше все траты сотрудников по бизнес-картам будут считаться подотчетными средствами.
Сотрудник составляет авансовый отчет. К нему он прилагает документы по тратам. Этого будет достаточно, чтобы компания или ИП смогли отчитаться перед налоговой или банком. Если деньги потратил сам ИП, он может не составлять авансовый отчет, а просто хранить подтверждающие документы.
Отчет составляет сам сотрудник по форме № АО-1 или бухгалтер в программе, например 1С. Отчет представляют в срок, который установила компания.
Сотрудник прикладывает подтверждающие документы: кассовый или товарный чек, товарную накладную, акт выполненных работ или акт об оказании услуг. По всем тратам нужны документы: не важно, по бизнес-карте или расходам наличными. Какие документы понадобятся — зависит от ситуации. Хранить их нужно минимум 5 лет, считая с года, в котором документ в последний раз использовался для исчисления налоговых обязательств или бухучета.
| Ситуация | Документы |
|---|---|
| Покупка в любом магазине, если НДС к вычету принимать не нужно | Кассовый чек |
| Покупка в магазине вашего контрагента, с которым заключили договор | Закрывающие документы: акт, накладная, а если продавец на ОСН — счет-фактура |
| Заказ на поставку у вашего контрагента | Закрывающие документы: акт, накладная, а если продавец на ОСН — счет-фактура |
Компании и ИП могут учесть по документам только траты для бизнеса, в налоговом кодексе их обозначают как «экономически оправданные затраты».
Это любые траты, которые помогают развивать бизнес. Для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» есть точный список расходов. А для ООО на общей системе налогообложения такого нет: учесть можно любые расходы, которые помогают компании заработать.
В таблице несколько примеров: что можно и нельзя купить в счет расходов бизнеса.
| Экономически оправданные затраты для бизнеса | Экономически не оправданные затраты — не на бизнес |
|---|---|
| ✅ Оргтехника в офис | ❌ Принтер домой |
| ✅ Канцелярия в офис | ❌ Набор красок или карнавальных костюмов для корпоратива |
| ✅ Оплата бензина для поездки на деловую встречу с партнером | ❌ Оплата бензина для поездки за город с семьей на отдых |
| ✅ Организация деловых встреч и мероприятий | ❌ Ужин с коллегами после работы |
| ✅ Командировочные расходы | ❌ Расходы на отпуск с семьей за границей |
Если работаете без НДС, сохраните кассовый чек после покупки
Кассовым чеком подтверждают расходы на УСН: не нужно принимать к вычету НДС. На ОСН тоже можно учитывать расходы только по чеку, но тогда НДС принять к вычету не получится.
Допустим, у владельца кафе не хватает соков, а через два часа забронирован банкет. Сотрудник бежит в соседний супермаркет, берет ящик соков, оплачивает их бизнес-картой и получает кассовый чек. В кафе есть соки, а для отчетности есть чек.
Кассовые чеки выдают почти все компании и ИП, которые продают за наличные или по картам. Исключений мало, скорее всего, вы с ними не столкнетесь.
Во всех чеках должна быть информация о продавце, товарах, работах или услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ. При покупках в интернете в чеке дополнительно должны быть указаны электронная почта и сайт магазина, номер телефона или электронная почта покупателя.
Если потеряли чек или он испортился, есть шанс все исправить. Его можно восстановить, если в приложение вашей бизнес-карты подтягиваются все покупки. А чтобы не рисковать из-за некачественной печати, рекомендуем сразу снимать скан чека после покупки и прикладывать его к оригиналу.
Если работаете с НДС и покупаете у контрагентов, нужны акты, накладные и счета-фактуры
Обычно компании или ИП переводят деньги контрагентам с расчетного счета или оплачивают наличными, а после сделки партнер выдает закрывающие документы. В том числе счет-фактуру с выделенным НДС, если продавец работает на ОСН.
Например, компания покупает 30 офисных кресел у поставщика на ОСН по договору. Тот привозит кресла и выдает компании товарную накладную и счет-фактуру с выделенным НДС или универсальный передаточный документ — УПД, — в котором эти документы совмещены.
При переводе на расчетный счет контрагента компания платит комиссию за платеж. Если оплатить товары в офисе или магазине партнера через банковский терминал бизнес-картой, можно сэкономить — за такие платежи банк не берет комиссию.
Допустим, владельцу кафе нужна партия соков. Сотрудник идет в магазин, с которым компания заключила договор, и берет ящик соков. При оплате он показывает клубную карту магазина — ее юрлицам выдают большие торговые сети, и магазин высылает закрывающие документы.
Если клубной карты нет, тогда на кассе перед оплатой сотрудник говорит кассиру: «Я из компании „Ромашка“, у нас с вашим магазином заключен договор № 123. Можете выслать закрывающие документы по этой покупке нам на почту? Адрес есть у бухгалтера, Петра Валерьевича». После этого кассир пробивает покупку, а сотрудник оплачивает ее бизнес-картой. Кассир связывается с бухгалтером, и он высылает закрывающие документы.
Как именно получить закрывающие документы, зависит от договоренности с контрагентом. Он может передать вам их лично, когда привезет товары или окажет услугу, отправить по почтовому адресу компании или электронно — через систему электронного документооборота.
Для учета расходов на организацию деловой встречи нужны документы и чеки
Представительские расходы — это траты на организацию и проведение деловых встреч. Их тоже можно оплатить бизнес-картой.
| Затраты на представительские расходы | Затраты, которые не относятся к представительским расходам |
|---|---|
| ✅ Деловые встречи: завтраки и обеды | ❌ Обед с обсуждением текущих задач без приказа на организацию мероприятия |
| ✅ Организация мероприятий, например конференций | ❌ Жилье и питание для партнеров вне делового завтрака или обеда |
| ✅ Оборудование помещения, например микрофонами или проектором для презентации | ❌ Оформление офиса для поздравления сотрудников или партнеров с праздником |
| ✅ Буфетное обслуживание | ❌ Развлечения, например посещение бильярда или бара |
| ✅ Транспорт до мероприятия и обратно | ❌ Транспорт вне деловой встречи, например прогулки на теплоходе после делового ужина |
| ✅ Услуги внештатного переводчика | ❌ Отдых и лечебные процедуры, например спа |
В учете представительских расходов есть нюансы.
| Можно | Нельзя |
|---|---|
| ✅ Можно учитывать на ОСНО | ❌ Нельзя учитывать на УСН «Доходы минус расходы» |
| ✅ Можно учитывать только до 4% от фонда оплаты труда за отчетный период | ❌ Все траты свыше 4% от фонда оплаты труда нельзя учесть для уменьшения налога на прибыль |
Список документов при оплате бизнес-картой все тот же — чеки, квитанции, акты, накладные и счета-фактуры от контрагентов на ОСН. Плюс нужно оформить документы, которые подтверждают, что встреча деловая:
- приказ о проведении мероприятия с указанной целью мероприятия и всеми, кто в нем участвует;
- смету расходов на мероприятие;
- отчет о проведенном мероприятии. В нем прописывают, когда и где проходило мероприятие, по какой программе, кто участвовал, сколько потратили на организацию. Если на встрече компания подписала договор, это тоже указывают в отчете.
Если по запросу налоговой не предоставить эти документы, она может расценить мероприятие как личное и не принять расходы в уменьшение налога на прибыль.
Для учета командировочных расходов нужны все чеки и билеты
В командировке сотрудник тоже может расплачиваться бизнес-картой.
К командировочным расходам относят:
- суточные за каждый календарный день командировки;
- транспортные расходы: на поезд, самолет, аэроэкспресс, такси, служебный, личный и арендованный транспорт;
- расходы на проживание: гостиницы, хостелы, аренду квартиры в месте командировки;
- другие расходы: на оформление визы, медицинской страховки на время командировки, услуги бизнес-залов и прочее.
На бизнес-карте будут суточные и деньги на все остальные командировочные расходы свыше.
Перед командировкой компания или ИП составляет несколько документов. Они понадобятся, если у налоговой возникнут сомнения в цели поездки и размере суточных. Вот что нужно оформить:
- положение о командировочных расходах. Оно единое и составляется для всех командировок, но можно менять;
- приказ о направлении сотрудника в командировку.
Суточные — это деньги, на которые сотрудник живет в поездке: питается, ходит в магазины и ездит по делам. Их размер утверждает работодатель. Траты из суточных подтверждать документами не нужно: сотрудник распоряжается этими деньгами сам. А вот по всем расходам свыше суточных нужно собирать подтверждающие документы.
В основном от сотрудника нужны документы, подтверждающие расходы на транспорт, проживание и страховки. В целом они те же, что мы перечисляли выше, но есть нюансы.
| Вид расходов | Что можно учесть | Что нельзя учесть | Документы для учета | НДС к вычету |
|---|---|---|---|---|
| Проживание в гостинице | Оплата гостиничного номера | Затраты на ресторан и бар, обслуживание номера, посещение спа и спортзала, если работник за все это платил отдельно | Чек на оплату номера, электронный или отпечатанный бланк строгой отчетности или счет-фактура |
Да, если в БСО или счете-фактуре он выделен отдельной строкой. |
Если генеральный директор или сотрудник компании был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Их нужно будет перевести любым способом, хоть через онлайн-переводчик: Минфин не предъявляет особых требований к переводу.
Что запомнить по бизнес-картам
- Подтверждать расходы по бизнес-карте документами должны все компании и ИП для встречных проверок контрагентов и для банков по 115-ФЗ.
- Если бизнес-картой расплачиваются работники, нужен авансовый отчет и документы, чтобы доказать правомерность трат работодателю.
- ИП на ПСН, НПД и УСН «Доходы» для уменьшения налога не нужны документы под расходы — они на размер платежей не влияют.
- ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужны подтверждающие документы по тратам на бизнес, чтобы уменьшить налог с доходов.
- Компании всегда собирают подтверждающие документы по расходам.
- Кассовый чек используют как подтверждающий документ, если не нужно принимать НДС к вычету.
- Акты и накладные используют как подтверждающий документ, если товары, работы или услуги приобретены не в розницу.
- Бизнес на ОСН принимает к вычету НДС по счету-фактуре, в котором он выделен отдельной строкой. Компания или ИП получит такой документ, если заключила договор с контрагентом на ОСН.
- Без счета-фактуры НДС принимают к вычету только по командировочным расходам на гостиницу, авиа- и ж/д билеты. В этих случаях подойдет бланк строгой отчетности с выделенным НДС.
Бизнес-карта для компаний и ИП
- Оплата напрямую с расчетного счета
- Обслуживание — 0 ₽
- Можно настроить лимиты для каждой карты в мобильном приложении
Бизнес-карта для ООО и ИП: инструкция по применению
Бизнес-карта – банковская карта, которая привязана к расчетному счету предпринимателя. ИП могут пользоваться ей без ограничений, в том числе для личных нужд, ООО должны использовать бизнес-карту только для нужд компании. Например, директор оплатить свой обед или заправить личный автомобиль бизнес-картой не может, но может оплатить деловой ужин и заправить служебный автомобиль.
— Контролировать расходы сотрудников и устанавливать лимиты;
— Минимизировать работу с наличкой;
— Улучшать условия работы для сотрудников (можно пользоваться в командировках);
— Упростить процесс возврата аванса или переплаты;
— Оплачивать госпошлины, налоги и др.;
В первую очередь, надо узнать о возможности и условиях выпуска бизнес-карты в банке, где открыт расчетный счет. Также стоит обратить внимание на стоимость обслуживания, наличие бонусов, кешбэка или процентов на остаток. Также нелишним будет уточнить количество и расположение банкоматов, если планируется снимать наличные.
По запросу банки выпускают несколько бизнес-карт и пользоваться ими могут не только руководитель, но и сотрудники. На каждой карте можно установить лимиты по сумме или на определенные операции. Например, для заправки служебного транспорта.
Все пользователи бизнес-карт в компании, включая директора, должны собирать и сдавать в бухгалтерию чеки, квитанции, акты или другой подтверждающий документ по расходам с карты. Также должны быть оформлены внутренние документы, подтверждающие расходы бизнеса: приказ, смета расходов, авансовый отчет, договор с партнером и пр. Это нужно для подтверждения расходов в налоговой.
За нарушение правил бухучета может быть наложен штраф до 30 тыс. рублей.
Индивидуальным предпринимателям на «упрощенке» «Доходы минус расходы» и на общем режиме налогообложения (ОРН или ОСНО) также надо собирать чеки, чтобы подтвердить расходы и уменьшить сумму налога.
Использовать карту следует в основном для безналичных операций. Регулярное снятие больших сумм может вызвать подозрение у банка или налоговой, что предприниматель выплачивает зарплату «в конверте».