Как сэкономить время главного бухгалтера

Как сэкономить время бухгалтера и увеличить прибыль компании?

01.07.2020 распечатать Перегруженный бухгалтер, который увязает в текущих делах, не может сходить в отпуск, работает по 10-12 часов в день и постоянно «тушит пожары», героически разгребая аврал – увы, привычная картина. Многие даже поощряют такой темп работы, мол, вот это человек выкладывается, значит, работает на славу.

На самом деле – нет. Такой бухгалтер работает на истощение и выгорание, его концентрация и трудоспособность снижается, он допускает все больше ошибок. И, самое главное, он настолько погряз в трясине текучки, что его не хватает на стратегические задачи. В измотанном состоянии бухгалтер не сможет заняться вопросами налоговой оптимизации, автоматизации бухгалтерского учета, повышением собственной квалификации и поиском путей экономии для компании. А ведь эти задачи – половина успеха любой фирмы. Бухгалтер, который уделяет хотя бы 1-2 часа в день стратегическим задачам, стоит целого штата. Но вместо этого доблестная бухгалтерия продолжает «тушить пожары», которых можно было бы избежать. Давайте вместе посмотрим, куда утекает время бухгалтера, и как этого можно было бы избежать. Мы приготовили для вас конкретные рекомендации и наводки на полезные инструменты.

Куда уходит время бухгалтера?

Если бухгалтер не распивает чаи с коллегами, не висит на телефоне и не «шабашит» на другую фирму прямо на рабочем месте, можно подумать, что он всегда при деле, так что полезное время выкроить негде. Это самая частая ошибка: если рабочее время занято работой – значит, ничего не поделаешь. Три раза нет. Поделать можно, потому что в подавляющем большинстве случаев корень всех зол кроется в том, что трудочасы бухгалтера заняты не стратегическими задачами, а кучей мелких дел, которые безболезненно можно делегировать, автоматизировать или вовсе отмести. Давайте взглянем на 6 главных пожирателей времени бухгалтера, а в следующих разделах разберемся, как с ними бороться.

Пожиратель 1. Рутина

Ввод первичной документации, проверка ошибок, контроль контрагентов, ручная подготовка отчетности, подписание документов, взаимодействие с налоговой и с банками – все это важные задачи, но чаще всего они выполняются «ручками», и на это уходит целая прорва времени. Лучше один раз потратить час-другой на поиск решений автоматизации (мы разберем их в следующем разделе), чем сливать сотни и тысячи рабочих часов на то, что можно сделать в пару кликов.

Пожиратель 2. Совещания

«Как тратить меньше времени на совещания? Давайте посовещаемся на эту тему!». Как показывает практика, бухгалтера зовут на все совещания, но реально он нужен на 2 из 10. И все равно человек отсиживает каждое, потому что «вдруг надо будет уточнить цифры или посоветоваться»? Говорят, люди уже изобрели телефон и даже скайп, по которому всегда можно связаться с бухгалтером, если он вдруг понадобится в ходе совещания. В остальном лучше оставить человека в покое и дать ему поработать.

Пожиратель 3. Выбивание документов

Если сложить все время за год, которое тратит бухгалтер, чтобы собрать акты, договоры, счета-фактуры, авансовые отчеты, табели и прочие «бумажки» с сотрудников других отделов, получился бы полноценный отпуск.

Пожиратель 4. Поиск и исправление ошибок

Первое правило бухгалтера: «Проверь. Потом перепроверь. И еще раз – свежим взглядом». Чем больше человек имеет доступ к финансовым документам компании, тем выше вероятность ошибки. И бухгалтер частенько сливает свои трудочасы в яму бесконечных перепроверок и правок.

Пожиратель 5. Обучение сотрудников

«А как заполнять вот эту строчку в табеле?», «Посмотрите, я правильно авансовый отчет оформил?», «А вы не подскажете, вот тут как верно?». И еще тысяча вопросов от сотрудников, которые повторяются уже в сотый раз. Да, менеджер отдела продаж не должен шарить в бухучете, и не обязан запоминать все эти сложные формы. Но разве обязательно обучать его каждый месяц?

Пожиратель 6. «Война» с 1С

«Я ничего не нажимала, оно само все пропало». Проблемы с 1С – не редкость: то сотрудник что-то подзабыл, то обновление выкатили, то мистические глюки. Даже при всей своей стабильности 1С может «чудить», и на решение этих проблем тоже тратится немало времени.

 
Совет из практики: карта дня.
 
Мы рассмотрели самые распространенные «черные дыры», в которые утекает время, но в каждом конкретном случае могут обнаружиться и другие пожиратели. Чтобы узнать точно, советуем вам попробовать карту дня. Ее может заполнять сам бухгалтер или человек со стороны (другой сотрудник или приглашенный эксперт). Смысл в том, чтобы в течение дня фиксировать все задачи, которые решает сотрудник, и записывать количество времени, которое ушло на их решение. В идеале нужно сделать не одну, а несколько карт, так результаты будут более показательными.
 

Скиньте рутину на роботов: 5 примеров автоматизации

К автоматизации у нас относятся с большим сомнением, потому что многим кажется, что это долго, дорого и сложно. На самом деле, есть множество простых решений, которые можно применить в пару кликов, и начать получать с них профит сразу же, а не ждать разработчика или программиста. Давайте взглянем на несколько примеров автоматизации, которые можно внедрить прямо сейчас.

1. Ввод первички.

Одна из самых затратных по времени задач – ввод первичной документации. И именно в ней бухгалтеры чаще всего допускают ошибки, которые потом могут оказаться критичными и потребуют серьезных исправлений.

 
Совет из практики.
 
Автоматизировать ввод первичной документации при помощи сервиса Fasta: с ним вы потратите 10-15 минут вместо привычной вилки от 1 до 5 часов.Для проверки контрагентов используйте сервис 1С:Контрагент.
 

2. Электронная отчетность.

Сдача отчетности может сожрать немало времени. Пока все подготовишь, пока проверишь, пока отправишь – уже и домой пора идти.

 
Совет из практики.
 
Сервис 1С:Отчетность позволяет формировать и отправлять отчеты напрямую из 1С.
 

3. Обмен документами с контрагентами и банком

Документооборот между компаниями и банками – настоящая головная боль и еще один участок, который требует повышенного внимания, потому что на нем может встретиться множество ошибок. А, как мы помним, ошибаться бухгалтеру не стоит, чтобы не потратить на исправление ляпов в три раза больше времени.

 
Совет из практики.
 
Существуют отличные сервисы 1С:Сверка для контрагентов и 1С:ДиректБанк для отправки документов в банк напрямую из 1С.
 

4. Проверка контрагента

Перед тем, как заключать новую сделку, любая компания тщательно проверяет контрагента, если не хочет потом отвечать перед налоговой за «недостаточную осмотрительность» – ведь наказывать стали не только мошенников, но и тех, кто с ними сотрудничает. На тщательную проверку может уйти от 3-4 часов до нескольких дней.

 
Совет из практики.
 
Для проверки контрагентов используйте сервис 1С:Контрагент.
 

5. Проверка ошибок и правильности оформления документов.

Проверять вручную – настоящая мука. Для этого нужна предельная концентрация, в состоянии которой любой живой человек может продержаться совсем недолго. В среднем это значение составляет не более 25 минут, потом концентрация снижается, внимание рассеивается, и показатели резко идут на спад. Когда говорят «глаз замылился» – это как раз об этом процессе пикирующего снижения. О какой проверке ошибок может идти речь в таком состоянии? Так что автоматизировать проверку ошибок – отличная идея.

 
Совет из практики.
 
Попробуйте сервис Sauri, в нем множество встроенных помощников бухгалтера, и он отлично справится с задачей проверки. Вот у кого глаз точно не замылится.
 

Мы рассказали об автоматизации самых затратных по времени процессов, но это не значит, что на этом возможности передачи дел «роботам» заканчиваются. Вы можете самостоятельно познакомиться с сервисами 1С в Маркете42 и выбрать те решения, которые подходят именно вам. Удобно то, что любой сервис оформляется по подписке, то есть каждый можно протестировать и в любой момент отключить, если продукт не подошел.

Другие способы выкроить время

Не автоматизацией единой. Можно освободить несколько свободных часов в день, если грамотно изменить правила работы и для бухгалтера, и для других сотрудников.

1. Организационные решения

• Отменить обязательное участие бухгалтера в каждом совещании, вызывать его только при необходимости, предпочтительно – по телефону или по конференц-связи.
• Разработать инструкции для сотрудников по правилам заполнения форм, которые они подают в бухгалтерию. Разместить эти инструкции на сервере в общем доступе.
• Если в компании есть штат бухгалтерии, то передать всю текучку бухгалтерам, ввести показатели эффективности и премии за успешное выполнение (например, обозначить предельно допустимое количество ошибок, четкие сроки сдачи и т.д.).

2. Работа с документами

В бумажной работе тоже стоит ввести ряд четких правил, чтобы раз и навсегда искоренить пожары и авралы:

• Завести журнал сдачи первичной документации. Назначить ответственных по отделам и предельные сроки, указанные с запасом для бухгалтера. При необходимости – ввести штрафы.
• Снять подписание части документации с главного бухгалтера и передать рядовым сотрудникам.
• По максимуму отказаться от бумажных носителей и передавать документацию и отчетность в электронном виде.

3. Облачная 1С

Еще одно отличное решение для упрощения жизни бухгалтеру – облачная 1С, которую он сможет использовать не только на рабочем месте, но и из дома, и даже с мобильного телефона. Это особенно пригодится, когда придется посидеть в очереди в налоговую или в ПФР.

Другая полезная особенность облака – легкость настройки разграничения прав доступа. Это гарантирует бухгалтеру, что никто из сотрудников, имеющих доступ к 1С, не «прорвется» в важные документы и не натворит там дел, которые потом придется исправлять.

А еще к облаку «прилагается» техническая поддержка и консультанты 1С, которые помогут оперативно и грамотно разобраться с любой возникшей проблемой в программе. Не придется вызывать и ждать программиста 1С или до бесконечности «гуглить» решение проблемы силами бухгалтера.

4. «Принудительные» перерывы и отпуска

В нашей культуре к трудоголикам относятся с одобрением и даже уважением, но хитрость в том, что человек, который перерабатывает, быстро выгорает и теряет свою трудоспособность. Так что либо бухгалтеру, либо его руководителю стоит серьезно отнестись к вопросу отдыха сотрудников бухгалтерии, отправлять их в отпуск и делать короткие перерывы в работе, особенно в те дни, когда готовятся отчетные документы.

Главное, помнить, что бухгалтер, сгорающий в огне аврала, не герой, а человек, у которого есть проблемы с организацией труда. Либо слишком много возложено на одного сотрудника, либо его обязанности определены неверно. Ответственность в равной степени лежит и на нем, и на его руководителе. Но не надо искать виноватых, куда важнее разобраться в ситуации и организовать труд бухгалтера таким образом, чтобы и он сам работал эффективно, и приносил максимальную пользу компании.

Как экономить на бухгалтерском учете (и при этом не рисковать)

То, что для эффективного управления финансами важно упростить бухгалтерский учет и оптимизировать расходы для него, очевидно всем предпринимателям. Кстати, в этой статье делаем сравнительный анализ стоимости различных подходов. Но как при этом миновать риски и как выбрать те методы, которые подходят именно вашему бизнесу?

В статье расскажем о способах, актуальных при самостоятельном ведении бухгалтерии, об оптимизации работы штатных сотрудников и особенностях привлечения аутсорсинговых компаний.

Если решили вести бухгалтерию самостоятельно

О том, насколько эффективным и разумным решением для предпринимателя будет решение взять ведение бухгалтерии на себя, можно говорить долго – и это не тема нашей статьи. Очевидно, что у этого решения есть и плюсы, и минусы, а также то, что всё зависит от индивидуальных особенностей бизнеса. Мы лишь дадим несколько рекомендаций тем, кто на это всё же решился.

За актуальную информацию необязательно платить

Для успешного ведения бухгалтерии важно всегда быть в курсе изменений в законодательстве и оперативно узнавать о новых возможностях для упрощения бухгалтерского учёта. Об этом знают и бухгалтеры, и предприниматели, которые ведут учёт самостоятельно, – и многие из них платят за актуальную информацию, покупая дополнительное ПО или подписку на специализированные ресурсы.

Но не стоит забывать, что информирование о законодательных изменениях – прямая обязанность налоговой службы. Поэтому вы можете найти и сохранить все необходимые источники информации, используя официальные веб-ресурсы ведомств (и добавляя их, например, в закладки в браузере). Это поможет вам всегда быть в курсе изменений – и при этом сэкономит деньги вашей компании.

Возможно, пора перейти на ЭДО

Один из способов сэкономить на бухгалтерском учете и упростить его процессы – это переход на электронный документооборот (ЭДО). Это не только экономия на бумаге, краске для принтера и доставке документов, но и значимое повышение эффективности работы бухгалтерии в целом. Переход на ЭДО даёт вам несколько значимых преимуществ.

• Во-первых, автоматизированные системы позволяют сдавать отчётность буквально в пару кликов, направлять документацию в банк, контрагентам и сотрудникам, а также удобно вести переписку с контролирующими органами.
• Во-вторых, электронный документооборот значительно упрощает процессы передачи и обработки документов. Он позволяет автоматически формировать документы – что экономит время и снижает риск ошибок.
• В-третьих, ЭДО обеспечивает высокий уровень безопасности и защиту данных. Электронные документы могут быть защищены паролями, шифрованием и другими мерами безопасности, что обеспечивает конфиденциальность и сохранность информации.

И наконец, на ЭДО в ближайшем будущем перейдут все – включая тех, для кого это пока необязательно. Операторов ЭДО становится всё больше, и благодаря конкуренции между ними эта услуга становится доступной даже для малого и микробизнеса. Так что чем раньше вы это сделаете, тем удобнее вашим контрагентам будет с вами работать.

Взгляд со стороны или частичный аутсорсинг

Если вы ведёте бухгалтерский учет самостоятельно и у вас нет необходимости в большом штате бухгалтеров, рассмотрите возможность частичного аутсорсинга бухгалтерии. Это позволит вам сократить затраты и получить профессиональную поддержку, при этом сохраняя определённый контроль над процессом.

Это может быть, например, заключение договора с удалённым бухгалтером, который будет периодически приходить и контролировать процесс ведения бухгалтерии. Он может проводить проверку правильности учёта, анализировать финансовые отчёты и оставлять свои практические рекомендации для улучшения процессов. Это позволит вам не только снизить затраты на штатного бухгалтера, но и получить экспертную поддержку, когда это необходимо.

При выборе удалённого бухгалтера стоит обратить внимание на его профессиональные квалификации и опыт работы. Важно, чтобы специалист был хорошо знаком с требованиями и спецификой вашего бизнеса. Заключение договора также является важным аспектом, чтобы установить обязанности и ответственность сторон.

Если у вас есть штатный бухгалтер

Даже если вы довольны работой своего бухгалтера (или штата бухгалтеров) и доверяете на 100%, не стоит пускать дело на самотёк. Есть несколько способов оптимизировать процессы и повысить эффективность работы сотрудников – тем самым сэкономив деньги компании.

На вооружение можно взять и те рекомендации, которые мы дали выше. Но есть и другие – которые будут полезны именно тем компаниям, в которых есть штатный бухгалтер.

Повышаем квалификацию и усиливаем контроль

Может прозвучать жёстко и психологически некомфортно, но при грамотном применении этот совет сэкономит вам деньги и нервы. Будем честны: не все наёмные сотрудники настолько вовлечены в ваш бизнес, чтобы переживать за него как за свой. И если ваш бухгалтер, например, применяет систему налогообложения, не самую выгодную для вашей компании, он может не заметить этого – а вы из-за это будете терять деньги.

Один из способов избежать такие неприятности – это постоянное повышение квалификации вашего главного бухгалтера. Обучающие программы, курсы и тренинги помогут специалисту улучшить его профессиональные навыки, что позволит ему более эффективно выполнять свои задачи и справляться с возникающими трудностями. Кроме того, штатный бухгалтер, обладающий актуальными знаниями, может самостоятельно находить способы снижения налоговой нагрузки и оптимизации финансовых операций компании.

Введение жёсткого контроля поможет избежать пеней и штрафов от контролирующих органов, уменьшить количество просрочек платежей и минимизировать негативные последствия низкого уровня квалификации персонала. Важно прописать в должностных инструкциях персональную ответственность каждого работника за ведение бухгалтерского и налогового учёта.

Также рекомендуется провести переаттестацию всего отдела бухгалтерии. Это позволит оценить квалификацию и профессиональные навыки сотрудников, а также выявить возможные недостатки и проблемы. Для контроля над качеством работы можно ежегодно привлекать аудиторскую фирму, которая проведёт проверку и предоставит полный отчёт об эффективности работы команды бухгалтеров.

Оптимизируем рабочее время бухгалтера

Этот пункт особенно актуален для тех компаний, штатный бухгалтер которых буквально тонет в рутине. Это чревато не только высокой нагрузкой на специалиста, но и финансовыми потерями для бизнеса из-за просрочек и/или невнимательности. Эту проблему можно и нужно решать – и вот несколько рекомендаций.

1. Анализ и сокращение «лишних» функций. Внимательно проанализируйте все функции, выполняемые бухгалтером в течение рабочего дня (включая изучение 1С, помощь новым специалистам, участие в планёрках, исправление предыдущих ошибок и так далее). Найдите функции, которые можно перераспределить на других сотрудников или автоматизировать. Освобождение бухгалтера от «лишних» функций позволит ему лучше сконцентрироваться на своих непосредственных обязанностях, что снизит вероятность ошибок, возникающих из-за спешки и отвлечений, а также риски штрафов.
2. Упрощение процессов и процедур. Проанализируйте текущие процессы и процедуры в бухгалтерском учёте и найдите возможности для их упрощения и оптимизации. Это может включать пересмотр и упрощение форм и документов, стандартизацию процедур, устранение избыточных шагов или внедрение электронных систем учёта и хранения данных. Упрощение процессов сократит время, затрачиваемое на выполнение задач, и повысит эффективность работы бухгалтера.
3. Использование современных инструментов и ПО. Вместе со специалистом изучите рынок бухгалтерских программ и инструментов, которые могут помочь оптимизировать бухгалтерский учёт и упростить работу.

Переводим на «удалёнку»

Довольно радикальный, но в большинстве случаев вполне оправданный шаг – перевод бухгалтеров на удалённый формат работы. Ваши сотрудники смогут работать из дома, а вы сможете сэкономить на аренде офисного помещения и организации рабочих мест.

При принятии решения о переводе бухгалтера на «удалёнку» необходимо обратить внимание на наличие необходимого для этого оборудования, доступность программного обеспечения и возможность предоставления бухгалтеру доступа к необходимой информации. Стоит также обратить внимание на безопасность передачи и хранения данных.

Бухгалтерия на аутсорсинге

Всё большую популярность в современных реалиях набирает полная передача бухгалтерского учёта на аутсорс – то есть поручение выполнения бухгалтерских функций специализированной внешней компании. Экономическая выгода здесь очевидна: в таком случае предприниматель платит исключительно за оказанные услуги, отпадает необходимость в содержании и обучении штатных бухгалтеров.

При выборе аутсорсинговой компании стоит обратить внимание на опыт работы и квалификацию бухгалтеров, время работы самой компании и на то, каким образом будет происходить ваше с ней взаимодействие. Важно, чтобы компания была для вас не просто поставщиком услуг, а настоящим компаньоном – то есть, была тоже заинтересована в процветании вашего бизнеса.

Компания Фингуру с 2012 года ведёт бухгалтерский учёт компаний, за это время нашими клиентами стали более 1600 российских компаний. Мы дорожим своей репутацией – и поэтому несём финансовую ответственность за свою работу.

Начать работать с Фингуру очень легко: достаточно выбрать подходящий для вас тариф (в зависимости от системы налогообложения, количества сотрудников и ежемесячных хозяйственных операций) и оставить заявку. Наш сотрудник свяжется с вами в течение 10 минут.

Как сэкономить время главного бухгалтера

Перегруженный главбух в вечном аврале, который задерживается по вечерам, работает по выходным и не может уйти в отпуск – стандартная картина для многих компаний. У кого-то это даже вызывает уважение, ведь если главбух «зашивается», значит, молодец – старается.

Однако если авральный режим главбуха стал нормой, это еще не значит, что пора расширять штат, нанимать главбуху помощников или повышать ему заработную плату. Сначала узнайте, куда уходит время.

Повышенная зарплата не прибавит часов в сутках и не поможет главбуху успевать больше. Постоянные перегрузки в конце концов приведут к тому, что человек потеряет интерес к работе и в итоге либо будет работать «на отвали», либо вовсе уволится.

Другая проблема перегруженного бухгалтера – увязание в текучке. Он только и делает, что занимается повседневными задачами, которые сыплются на него как из рога изобилия, и «тушит пожары». На стратегические задачи, такие как налоговая оптимизация, автоматизация процессов, поиск путей экономии, повышение квалификации у него не остается ни времени, ни сил.

В этой статье расскажем об «убийцах» рабочего времени главбуха, и что с этим можно сделать.

Мы не будем говорить о том, что главбуху нужно планировать рабочий день, организовывать рабочее место, нельзя зависать в соцсетях и т.д. Это статья для руководителей, чтобы они со стороны могли оценить, на что действительно уходит время главного бухгалтера, и подумали, как его можно разгрузить.

«О, хотя бы еще одно заседание относительно искоренения всех заседаний!»

Главных бухгалтеров любят приглашать на всевозможные совещания, вот только не всегда они там нужны.

Бывает, что обсуждаются технические вопросы, маркетинговые, организационные и любые другие, кроме финансовых. Бухгалтера на такие совещания зовут на всякий случай или для уточнения одного-двух моментов.

Проанализируйте, так ли нужен главбух на всех совещаниях, летучках, планерках? Минус одно совещание – это уже плюс один-два часа рабочего времени главбуха.

«Марьванна, а как авансовый отчет оформить?»

Сотрудники других подразделений часто обращаются к главбуху с разными вопросами, и он вынужден тратить время на объяснения.

Чтобы бухгалтер каждый раз не инструктировал сотрудников по одним и тем же ситуациям, нужно повышать грамотность работников и опережать эти вопросы.

Имеет смысл составить список часто задаваемых вопросов и подготовить инструкции с заполненными образцами документов. Только не надо делать инструкции ради инструкций, которые написаны сложным канцелярским языком, иначе поток обращений не снизится. Это должны быть понятные разъяснения на человеческом языке, проще говоря для «чайников».

Инструкции с образцами документов рассылаются по отделам или помещаются на сервере в папке, к которой имеют доступ те, для кого они составлялись. Если сотрудник обращается с вопросом, пусть главбух отсылает его к этой папке, а отвечает только по нестандартным ситуациям. Постепенно сотрудники привыкнут и перестанут беспокоить.

«Проще сделать самому, чем переделывать за другими»

Если главбух тратит время на то, что должны делать его сотрудники или постоянно исправляет за ними ошибки, это еще не значит, что он герой труда, а сотрудники бестолковые. Это неумение делегировать, плохо организованная работа отдела или неумение (а может, нежелание) объяснять. И получается, что вы покупаете низкоквалифицированную работу по стоимости времени главбуха, да еще и рядовым сотрудникам платите.

Задача главбуха – построить работу бухгалтерии так, чтобы каждый хорошо делал свое дело. Для этого нужно грамотно подбирать кадры, обучать, объяснять, а где-то требовать. Парадокс в том, что и для этого главбуху нужно время, а его из-за постоянных авралов нет. Получается замкнутый круг: главбух делает работу сам, потому что нет времени объяснять, сотрудник не может научиться, потому что ему не доверяют и не объясняют.

Пропишите KPI (ключевые показатели эффективности) бухгалтеров, где их премия зависит от количества допущенных ошибок в учете и первичных документах, и выполнения дополнительной работы. Тогда бухгалтеры будут заинтересованы в том, чтобы не делать ошибок и учиться новому.

За сторонними специалистами не придется ничего переделывать – все свои ошибки компания-аутсорсер оплачивает из своего кармана.

«Где документы, мне месяц закрывать надо?!»

Бухгалтерия больше всех остальных служб зависит от документов. На каждую операцию нужен подтверждающий документ. Но главбухам часто приходится буквально «выцарапывать» нужные бумажки из других служб.

Если главбух вовремя не получит накладную, акт, счет-фактуру или другие документы, он неправильно посчитает налог и сделает неправильную отчетность. Поэтому приходится либо одолевать отделы и службы компании звонками и требовать нужные документы, либо переделывать готовые отчеты, либо пересчитывать налоги и сдавать уточненные декларации. Нужно ли говорить, сколько времени это отнимает?

Выстройте документооборот организации «под бухгалтерию», чтобы у главбуха вовремя были все документы, которые нужны для отчетов и расчета налогов, и ему не приходилось напоминать и переделывать отчеты. Составьте график документооборота, где четко прописано, кто, когда, куда и какой документ должен сдать. Своевременную сдачу документов в бухгалтерию пропишите в KPI сотрудников ответственных подразделений, чтобы они были материально заинтересованы вовремя оформить документ или «вытрясти» его с контрагентов.

«Налоговая все время что-то требует»

С такой проблемой особенно часто сталкиваются компании на общей системе налогообложения, которые платят НДС. Налоговики любят заваливать их требованиями, в ответ на которые бухгалтерии приходится собирать кипы документов.

Сократить потери времени в этой ситуации поможет полный порядок в документах и электронный архив документов, чтобы можно было быстро найти и собрать все бумаги.

1C-WiseAdvice использует уникальную запатентованную технологию обработки первичных документов («Процессинг»). Это позволяет обеспечить оперативный контроль за состоянием «первички» и в максимально сжатые сроки подготовить документы, которые требует ИФНС в рамках камеральной или выездной налоговой проверки.

Как выяснить, на что именно уходит время главного бухгалтера?

С этим поможет фотография рабочего дня.

Это документ, где в течение дня фиксируются все действия, которые выполняет сотрудник, и их продолжительность.

Фотографию может сделать:

1. Сам главбух
   Это проще, но не всегда показательно, т.к. нет гарантии, что он напишет все как есть. Один наш клиент рассказал, что хотел проанализировать рабочее время сотрудников и поручил всем заполнить фотографии. Впоследствии он узнал, что главный бухгалтер отнесся к этому как к ненужной формальности. В конце рабочего дня просто вызвал сотрудницу и продиктовал ей, что вписать в таблицу.
2. Другой сотрудник или приглашенный специалист
   Если вы действительно хотите узнать, на что уходит время главбуха и как это время можно сэкономить, привлеките другого человека для заполнения фотографии. Может случиться так, что именно в дни, когда делают фотографию рабочего дня, главбух успевает больше, чем обычно. Значит в другие дни без наблюдателей он делал что-то не по работе. Например, «шабашил», ведя бухгалтерию других фирм. Форма фотографии может быть любой, за основу можно взять эту:

Имея на руках такую фотографию, а может и не одну, вы сможете выявить «пожирателей» времени главного бухгалтера и узнать, кто в этом виноват. И уже потом сделать вывод, что нужно для решения проблемы: оптимизировать процессы, расширять штат или что-то другое.

«Пожирателей» времени ликвидировали, но главбух все равно не успевает

Вам поможет аутсорсинг.

Вовсе не обязательно передавать на аутсорсинг всю бухгалтерию, вы можете отдать на аутсорсинг отдельные участки , чтобы сэкономить время и деньги на зарплате рядовых бухгалтеров для рутинных операций.

На аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, кроме рутинных операций, вы можете передать:

1. Обработку сложных документов и операций: ГТД, факторинг и пр.
2. Специфические, трудоемкие формы налоговой отчетности: отчеты о контролируемых сделках, подтверждение экспорта, подтверждение импорта из Белоруссии и Казахстана и пр.
3. Подготовку отчетности по кредитам и гарантиям по форме банка.
4. Учет и расчеты по второстепенным, вспомогательным бизнес-процессам: столовая, арендодатели, вспомогательное производство и пр.
5. Бухгалтерию сопутствующих/непрофильных юр.лиц и т.д.

Вывод

Освободите драгоценное время главного бухгалтера, дайте сосредоточиться на важном – и он принесет вашему бизнесу больше пользы.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Экономим время главного бухгалтера

Главный бухгалтер несет ответственность за своевременную сдачу отчетности в проверяющие органы. Его время ценно не только для него, но и для компании.

Главный бухгалтер часто сталкивается с нехваткой времени, особенно в крупных компаниях с большим количеством внутренних процессов. Чтобы успеть закрыть отчетный период, нередко приходится работать допоздна или на выходных. Консультация бухгалтера в СПб поможет избежать подобной ситуации, как и несколько простых рекомендаций.

Зачем экономить время главного бухгалтера?

Экономия времени главного бухгалтера – это не только забота о специалисте. Чем меньше он тратит сил на рутину, тем больше сможет сосредоточиться на более важных задачах. Это напрямую отражается на ее развитии.

Срочные совещания

Бухгалтер – важное лицо в организации, однако прежде, чем приглашать его на каждое совещание или планерку, стоит обдумать, нужен ли он там, как специалист. Если его присутствие не требуется, то не стоит отнимать рабочее время. Даже если нужно уточнить один-два вопроса, не стоит ради них вырывать специалиста из рабочего процесса.

Помощь в оформлении

Когда работники обращаются к бухгалтеру по оформлению документов – это никак не настраивает на собственную работу. Все подобные вопросы решаются повышением грамотности сотрудников – заранее составляются инструкции, предоставляются образцы.

Делегирование полномочий

Главный бухгалтер не должен исправлять ошибки за другими или переделывать работу подчиненных. Определенные процессы можно отдать на аутсорсинг. Однако и без него все процессы должны работать как часы, если процесс не налажен – у специалистов всегда будет нехватка времени.

Задержки с документооборотом

Бухгалтерия – это самый зависимый от документов отдел. Главный бухгалтер не должен обзванивать все службы и требовать сдачи отчетов или документов – они должны поступать своевременно без напоминаний.

Поиск документов

Налоговая служба регулярно проводит проверки и всегда что-то требует. С учетом данного аспекта все документы должны храниться так, чтобы их легко было найти. Оптимальный вариант – электронный архив.
Сейчас существует довольно большое количество программ, которые позволяют организовать хранение в электронном виде и не тратить на поиск нужного документа лишнее время.

При выборе программы необходимо обратить внимание на:

• скорость загрузки в нее нового документа;
• скорость поиска требуемого документа;
• удобство интерфейса.

При грамотной организации электронного архива можно существенно сэкономить время при поиске нужного документа.

Бухгалтерские услуги в Санкт-Петербурге

Бухгалтерская консультация – простой способ оптимизировать бухучет в компании любого формата. Специалисты консалтинговой группы «АС» проведут анализ состояния вашей бухгалтерии и предоставят консультации для повышения эффективности бухгалтерского учета.